دانلود تحقیق مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى

اهداف  و موضوعات  مورد بحث

 در این فصل مراحل و چگونگى انجام فاز یکم از چرخه حیات توسعه سیستم مطرح شده و مورد بحث قرار مى‏گیرد.

محورهاى اصلى این فصل عبارتند از :

  درک سیستم موجود

 بدست آوردن دید کلى از سیستم موجود و اجزاء و چگونگى انجام عملیات.

  پى بردن به مشکل

 یافتن مشکلاتى که در سیستم موجود وجود دارد و بررسى ریشه‏هاى آن، و ارائه راه حلى کلان براى رفع این مشکلات.

  بررسى امکان پذیرى

 کنترل اینکه آیا راه‏حل ارائه شده، از ابعاد مختلف، عملى است یا خیر.

 

 

 نکات  قابل توجه براى یادگیرى

 پس از مطالعه دقیق و کامل این فصل، براى درک بهتر قسمتهاى 11-6 و 12-6 (برنامه‏ریزى و برآورد هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید)، فصل هفتم (مطالعه و طراحى سیستم جدید) کاملاً و با دقت مطالعه شود و سپس این دو قسمت (11-6 و 12-6) مجدداً مرور و مورد مطالعه قرار گیرد زیرا درک بهتر این دو بخش نیاز به داشتن اطلاع کامل از چگونگى انجام مطالعه و طراحى سیستم دارد.

 

 

 1-6 - مطالعه سیستم موجود چیست؟

 براى آنکه تحلیلگر، اصلاحاتى را در یک سازمان انجام دهد، اولین چیزى که باید بداند آنست که سیستم موجود در سازمان چگونه عمل مى‏کند و چه مشکلاتى در آن وجود دارد.

این کار طى فاز مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى انجام مى‏شود.

در این فاز تحلیلگر اطلاعاتى پیرامون سیستم موجود کسب کرده و امکان پذیر بودن تغییرات را بررسى مى‏کند (شکل 1-6).

این مطالعه شامل موارد زیر است :

  بررسى سیستم موجود سازمان و مستند کردن آن.

  تعیین نقاط ضعف و مشکلات سیستم موجود.

  تعیین راه‏حل‏هاى کلان (وارد جزئیات راه حل نمى‏شود) براى رفع مشکلات.

  بررسى میزان کارائى راه‏حل‏ها و تعیین ارزش سیستم جدید.

  تعیین میزان هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید (فاز بعدى).

  تعیین دقیق اهداف و نقطه‏اى که باید به آن برسیم (در انتهاى مطالعه و فاز بعدى) و اثبات امکان پذیر بودن اهداف.

  تعیین مشکلاتى که در مطالعه وجود خواهد داشت و اعلام آن به سازمان، براى تصمیم مناسب.

نظیر اصطکاک با کارکنان، بازآموزى و ...

  تعیین شرایط و سیستم کامپیوترى و انتخاب سخت‏افزار و محیط مناسب آن، و انتخاب سیستم عامل نرم‏افزار و نیز تعیین خط مشى و مشخصات سیستم کامپیوترى مورد نیاز.

  بررسى روشهاى مختلف انجام طرح و ابعاد آن شامل شرایط محیطى، عوامل انسانى و....

 در انتهاى این فاز، تحلیلگر گزارشى از وضعیت سیستم موجود و مشکلات آن را تنظیم و به مدیریت ارائه مى‏کند.

مدیریت احتمالاً نقطه نظرات جدیدى را مطرح و یا نواقصى را در گزارش به تحلیلگر گوشزد کرده و تحلیلگر این موارد را در گزارش اصلاح مى‏کند.

این روند اصلاح ممکن است چند بار تکرار شود (شکل 2-6).

پس از آن، زمانى که هیچ نقطه ابهام و اشکالى در گزارش وجود نداشته باشد، مدیریت گزارش مطالعه سیستم موجود را تایید کرده و دستور آغاز به کار فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید را صادر مى‏کند.

چنین فراروندى براى فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید نیز تکرار مى‏شود، تا مدیریت تایید و دستور پیاده‏سازى را بدهد.

2-6 - چرا باید مطالعه انجام شود؟

 همانطور که مشاهده مى‏شود، مطالعه سیستم موجود شامل چندین فعالیت متفاوت است، که هر یک زمانگیر و نیاز به صرف وقت و تلاش کافى است.

با توجه به اینکه در انتهاى این مرحله چیز جدیدى به سیستم موجود اضافه نخواهد شد و تنها یک بررسى است، به عبارت دیگر محصول جدید و ملموسى ندارد، مدیران و برخى از تحلیلگران نمى‏توانند وجود آنرا تحمل کنند.

وقتى مى‏خواهید یک زمین بایر را به یک باغ تبدیل کنید، باید ابتدا آنرا شخم بزنید، سنگهاى آن را خارج کنید و مدتى را صرف آماده کردن آن کنید.

اما اغلب افراد علاقه دارند سریعتر درخت‏ها را بکارند.

اگر شرایط آماده نشده باشد، درختهاى کاشته شده پس از مدتى از بین خواهند رفت.

مطالعه سیستم موجود مانند آماده کردن زمین براى کاشت است.

تحلیلگرانى که مطالعه سیستم موجود را به دلایلى چون کم اهمیت شمردن آن، تنبلى، فشار مدیریت و ...

بسیار سریع و ناقص انجام مى‏دهند و یا بعضا، اصلاً آنرا انجام نمى‏دهند و به یک گشت یکى دو ساعته در سازمان اکتفا مى‏کنند، در طراحى و پیاده سازى سیستم دچار شکست مى‏شوند.

این شکست هم متوجه تحلیلگر، و هم متوجه سازمان خواهد بود و هر دو از این موضوع زیان خواهند دید.

همانطور که در ایجاد یک باغ، آماده کردن زمین، زمان و هزینه‏اى کمتر از کاشتن درختان را طلب نمى‏کند (اگر بیشتر نکند)، مطالعه سیستم موجود نیز در مقایسه با طراحى و پیاده سازى سیستم جدید، زمان و هزینه قابل‏توجهى را مصرف مى‏کند(شکل3-6).

این

 

 

 

 

 نسبت در سیستمهاى مختلف، متفاوت است.

 مطالعه سیستم موجود، اثرات متعددى را در توسعه سیستم مى‏گذارد (شکل 4-6).

نقص یا عدم انجام مطالعه سیستم موجود باعث ایجاد مشکلات زیر مى‏شود :

 1- عدم پشتیبانى کامل و لازم مدیریت در زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید و پیاده‏سازى.

زیرا مدیریت، از جوانب و ابعاد مشکل آگاه نشده است.

معمولاً قبل از مطالعه سیستم موجود، مدیریت تنها بخش کوچکى از مشکلات سازمان را شناسائى کرده است، بنابراین اهمیت کمترى براى اصلاح و توسعه سیستم قائل خواهد شد.

 2- عدم تصریح و تشریح مسئله و اهداف مورد نظر و اشتباه گرفتن اهداف.

 3- خوشبینى بیش از حد.

 4- انتخاب شرایط و سخت‏افزار نامناسب و سیستم کامپیوترى نامناسب.

نکته قابل توجه آنست که درموارد متعدد، سخت‏افزار و نرم‏افزار با برآوردى سریع و بدون در نظر گرفتن شرایط مسئله و محیط سیستم انتخاب مى‏شوند.

این موضوع منجر به غیرقابل استفاده شدن یا تحمل ضرر تغییرات مجدد مى‏شود.

 5- شکست خوردن و عملى نشدن طرح.

این موضوع مى‏تواند ناشى از دو علت باشد.

اول آنکه شرایط اجراى طرح درست محاسبه نشده، و دوم آنکه طرح اصلاً امکان پذیر نباشد.

 6- خطاى تخمینها و پیش‏بینى‏ها در هزینه، زمان، فعالیتها، همکاریها و ....

 7- مقاومت کارکنان در مقابل تغییرات.

شناسائى سیستم موجود و مشکلات آن، به کارکنان سازمان نیز اهمیت و لزوم اصلاحات را نشان خواهد داد و همکارى آنان را در اصلاح سیستم جلب خواهد کرد.

 8- اصطکاک سیستم با عوامل محیطى.

وقتى در هنگام طراحى و ساختن یک اتومبیل، شرایطى را که قرار است آن اتومبیل در آن فعالیت کند درست نشناخته باشید، اتومبیل طراحى شده در آن محیط قابل استفاده نخواهد بود.

مثلاً اگر قرار است اتومبیل در جاده‏هاى کوهستانى حرکت کند (و شما این موضوع را ندانید) ممکن است اتومبیلى با محور و کف (شاسى) کوتاه طراحى کنید.

این اتومبیل در اولین دست‏اندازهاى جاده متوقف، و بر روى دست‏اندازها معلق خواهد ماند!.

 9- عدم امکان انجام ارزیابى سیستم پس از اتمام کار.

وقتى ندانیم سیستم قبلى چه وضعیتى داشته و دچار چه مشکلاتى بوده است، نمى‏توانیم تشخیص دهیم که سیستم جدید چقدر نسبت به سیستم

قبلى بهتر است.

9- عدم امکان انجام ارزیابى سیستم پس از اتمام کار.

وقتى ندانیم سیستم قبلى چه وضعیتى داشته و دچار چه مشکلاتى بوده است، نمى‏توانیم تشخیص دهیم که سیستم جدید چقدر نسبت به سیستم قبلى بهتر است.

10- دیده نشدن تمام جوانب مشکل و اصلاح یک‏بعدى سیستم.

مشکل ممکن است ابعاد مختلفى داشته باشد و ما تنها یک بعد آن را مشاهده، و بر اثر مشاهده همان یک بعد، به اصلاح سیستم مبادرت کرده باشیم.

مطالعه سیستم موجود، ابعاد دیگر مشکل را نیز بر ما مشخص مى‏کند.

11- اصلاح دید مدیریت.

تجزیه و تحلیل سیستم یک موضوع قالب بندى شده و مشخص نیست.

احتمال اینکه دید مدیریت از مطالعه طراحى سیستم، چیزى باشد و دید تحلیلگر خبره چیز دیگر بسیار زیاد است.

این یعنى، تحلیلگر روى سیستم کار مى‏کند، ولى وقتى گزارش نهائى سیستم جدید به مدیریت ارائه مى‏شود، مدیریت اصولاً با آن مخالفت مى‏کند، زیرا دید وى با دیدگاه تحلیلگر یکى نبوده است.

مطالعه سیستم به ما این اجازه را مى‏دهد، تا آنچه را که براى خودمان درست تلقى مى‏کنیم براى مدیریت مطرح کرده، و اولاً به او جوانب مسئله را نشان دهیم، او را از جزئیات و مسائلى که معمولاً مدیران به آنها توجه نمى‏کنند، با خبر کنیم، صورت مسئله را به شکل منظم، مدون و طبقه‏بندى شده درآوریم، و نکات ابهام را برطرف کنیم.

ثانیاً تایید مدیریت را براى انجام مطالعه و جزئیات و اهداف مطالعه بگیریم.

و ثالثاً از دیدگاههاى مدیریت مطلع شویم و دیدگاههاى خود را اصلاح کنیم.

3-6 - مراحل مطالعه مطالعه سیستم موجود طى مراحل زیر انجام مى‏شود : 1- تهیه برنامه زمانى.

2- جمع‏آورى اطلاعات در مورد محدوده تحت مطالعه.

3- درک و مستندسازى سیستم موجود.

4- ارائه مستندات سیستم موجود به مدیریت و گرفتن تایید یا اصلاحیه مدیریت.

5- پى‏بردن به مشکل و ریشه‏هاى آن و تعیین راه‏حل‏هاى کلان رفع مشکل.

6- ارائه موارد مشکل به مدیریت و گرفتن تایید یا اصلاحیه مدیریت.

7- بررسى امکان پذیرى.

8- تعریف دقیق مسئله، خواسته‏هاى سیستم و چهارچوب سیستم جدید.

9- تعیین محیط عمومى و بستره سخت‏افزارى و نرم‏افزارى سیستم کامپیوترى.

10- برنامه‏ریزى و تعیین سازماندهى مطالعه و طراحى سیستم جدید.

11- برآورد هزینه و زمان و تعیین میزان کارائى و ارزش سیستم جدید.

12- تنظیم گزارش نهائى مطالعه سیستم موجود.

13- ارائه گزارش نهائى مطالعه سیستم موجود به مدیریت و احیاناً ارائه توضیحات شفاهى.

همانطور که مشاهده مى‏شود، علاوه بر آنکه در انتهاى پروژه، گزارش سیستم موجود به مدیریت ارائه مى‏شود، در میانه انجام پروژه نیز طى دو مرحله، ابتدا وضعیت سیستم موجود به مدیریت ارائه شده و از وى خواسته مى‏شود نظرات خود را به تحلیلگر اعلام کند، تا چنانچه تحلیلگر احیاناً نکاتى رإ؛َّؤؤ در سیستم موجود در نظر نگرفته و یا اشتباه برداشت کرده، قبل از انجام هر فعالیت دیگر، این موارد را اصلاح کند.

همچنین پس از تعیین مشکل نیز موارد مشکل را با مدیریت در میان گذاشته، و نظرات وى را جویا مى‏شود.

به عبارت دیگر گزارش مطالعه سیستم موجود، در سه مرحله به مدیریت ارائه و تایید وى براى هر مرحله اخذ مى‏شود.

در هر یک از موارد، درک سیستم موجود و یا پى‏بردن به مشکل و یا بررسى امکان پذیرى، احتمال بازگشت به عقب وجود دارد، و گاه لازم مى‏شود تا مرحله قبلى در مواردى تکرار شود.

در تمام مراحل انجام پروژه، باید مدیریت و کارکنان به عنوان یکى از اعضاء همیشگى تیم محسوب شوند.

جلب همکارى مدیران و کارکنان بر عهده تحلیلگر است.

پروژه باید توسط همه انجام شود.

تحلیلگر باید از کمک افراد سازمان در مطالعه سود ببرد و در موارد مختلف از جمع‏آورى اطلاعات گرفته تا تعیین محیط عمومى سخت‏افزار و نرم‏افزار، آنها را در انجام فعالیتها دخالت دهد.

همچنین در تمام مراحل کار، ارزش و اهمیت فعالیتى را که در حال انجام است (تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم) براى تمام افراد، به روشهاى گوناگون و مناسب تشریح شود.

در تمام طول پروژه، افراد سازمان باید در جریان مراحل انجام کار و وضعیت جارى کار مطالعه سیستم قرار داشته باشند.

تحلیلگر همچنین مى‏تواند در صورت لزوم ستادى را در سازمان تشکیل دهد، که وظیفه هدایت و سازماندهى و نظارت بر فعالیت تجزیه و تحلیل سیستم را بر عهده داشته باشند.

مدیران ارشد سازمان، چند کارمند با تجربه و مطلع و خود تحلیلگر از اعضاء این ستاد هستند.

این ستاد به تحلیلگر در رفع مشکلات کمک مى‏کند و مهمتر آنکه سازمان را در همکارى در کار تجزیه و تحلیل برمى‏انگیزد.

شکل 5-6 چگونگى انجام مراحل مطالعه سیستم موجود را نشان مى‏دهد.

4-6- برنامه‏ریزى اولین گام در انجام هر فعالیت، برنامه‏ریزى براى آن است.

وقتى مى‏خواهید در تعطیلات به مسافرت بروید، براى مسافرت خود برنامه‏ریزى مى‏کنید.

چه روزى حرکت کنید؟

چه روزى برگردید؟

با چه وسیله‏اى بروید؟

در کجا اقامت کنید؟

و سئوالات متعدد دیگر باید پاسخ داده شوند تا "برنامه" سفر شما مشخص شود.

مطالعه سیستم موجود نیز از این امر مستثنى نیست.

با توجه به پیچیده بودن و تعدد کارهائى که باید در این فاز انجام شود، برنامه‏ریزى اهمیت زیادى پیدا مى‏کند.

اولین چیزى که باید در برنامه‏ریزى مشخص شود، راهکار اختصاصى توسعه سیستم است (مطالب فصل 4-3 را به یاد بیاورید).

با توجه به سیستم مورد نظر و شرایط محیطى آن، باید چرخه حیات، متدولوژى و مدل مناسب براى توسعه سیستم انتخاب شود و این عوامل سه‏گانه را به نحوى تغییر داد و تنظیم نمود، تا با شرایط مسئله تطابق کامل پیدا کند.

رئوس و محور راهکار اختصاصى توسعه سیستم، که طى تجزیه و تحلیل این سیستم مورد استفاده قرار مى‏گیرد، باید مکتوب و مستند شود تا اولاً خود تحلیلگر فراموش نکند که جزئیات راهکار مورد استفاده چیست، و ثانیاً افرادى که با تحلیلگر همکارى مى‏کنند و یا افرادى که قرار است کار یک تحلیلگر را ادامه دهند، از راهکار مورد استفاده باخبر شوند.

سپس تحلیلگر باید استاندارد کارى تیم تجزیه و تحلیل را مشخص کند.

این استاندارد شامل تمام مواردى مى‏شود که به نحوى با فعالیت مطالعه سیستم موجود و مطالعه و طراحى سیستم جدید سروکار دارند.

از جمله: نرم‏افزار ویراستار مورد استفاده براى نگارش گزارش‏ها.

قالب گزارش‏هاى افراد تیم.

طریقه تنظیم و ارائه گزارش‏هاى افراد تیم.

زمان و تعدد ارائه گزارش‏هاى افراد تیم.

قالب فیزیکى مستندات سیستم، از اندازه صفحه گرفته تا نوع قلم و چگونگى صفحه بندى.

قالب منطقى مستندات از طریقه طبقه بندى و فصل بندى گرفته تا چگونگى تنظیم صفحه عنوان و فهرست.

مکانیزم کد گذارى.

شامل مکانیزم کدگذارى مستندات.

مکانیزم شماره‏گذارى صفحات مستندات.

مکانیزم کد گذارى بخشهاى مختلف سازمان و....

نمودارهاى مورد استفاده.

سیستمهاى Case مورد استفاده.

....

در حالت کلى، براى تمام موارد لازم باید استاندارد مشخصى وضع شود.

این استاندارد به عنوان یک قرارداد، در بین تمام اعضاء تیم تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار مى‏گیرد.

متن موارد استاندارد باید در مستندات جداگانه مکتوب شود، و در هنگام توسعه سیستم و پس از آن (در زمان نگهدارى سیستم)، در اختیار تمام افرادى که به نحوى با توسعه و یا نگهدارى سیستم در ارتباط هستند قرار گیرد.

در طى انجام پروژه ممکن است بر حسب نیاز، مواردى به استاندارد اضافه شود، که این تغییرات نیز باید در مستندات استاندارد ثبت شود (شکل 6-6).

نکته قابل توجه آنست که راهکار و استاندارد وضع شده در ابتداى فاز مطالعه سیستم موجود، در تمام پروژه و فازهاى بعد هم معتبر و قابل استفاده خواهد بود.

به عبارت دیگر راهکارها و استاندارد براى تمام پروژه وضع مى‏شود، نه براى یک فاز.

یک تحلیلگر خبره و با تجربه، بهتر است تا مجموعه‏اى از استانداردهاى مورد نیاز در انجام پروژه‏هاى تجزیه و تحلیل را براى خود گردآورى، و در تمام پروژه‏ها از آن استفاده کند.

بدین ترتیب در ابتداى هر پروژه، وقت کمترى صرف تعیین استانداردها خواهد شد.

پس از مشخص شدن راهکار و استاندارد، باید مراحل انجام مطالعه سیستم موجود مشخص شود و تقدم و تاخر زمانى و مدت انجام هر یک از کارها و شخص انجام دهنده کارها تعیین، و در یک جدول زمانى تدوین شود.

این کار باید در سطحى از کارها، ریز و وارد جزئیات شود که هر کار خاص را بتوان توسط یک نفر، در مدت زمانى کوتاه انجام داد.

سپس بااستفاده از اطلاعات جدول زمانى، نمودار مسیر بحرانى - CPM پروژه رسم شود.

با توجه به اینکه این موضوع در بخش چهارم کتاب مختصراً مورد بحث قرار گرفته است، از توضیح بیشتر این فعالیت خوددارى مى‏کنیم (شکل 6-6).

در برنامه‏ریزى باید به دو مرحله میانى، که گزارش به مدیریت ارائه و نظرات و تایید مدیریت کسب مى‏شود توجه شود.

چه ممکن است مدیریت در مدت زمان پیش‏بینى شده، پاسخ خود را اعلام نکند (با توجه به عادت تاخیر اغلب مدیران !).

همچنین ممکن است نظرات مدیران اصلاحى باشد و لازم باشد تا برخى از کارهاى انجام شده، دوباره انجام و بررسى شود.

در انتهاى کار برنامه‏ریزى، مستندات برنامه سیستم، تدوین و در اختیار کلیه اعضاء تیم و مدیریت قرار مى‏گیرد.

همچنین بهتر است نمودار مسیر بحرانى پروژه - CPM در محلى در سازمان (دفتر تیم تجزیه و تحلیل یا دفتر مدیریت، یا حتى محلى عمومى، که توسط همه افراد سازمان قابل مشاهده باشد) نصب گردد و انجام کار بر روى آن، از طریق قراردادن علامت یا پرچم بر روى آن مشخص شود.این موضوع علاوه بر یادآورى مراحل کار به اعضاء تیم تجزیه و تحلیل، دو مزیت دیگر نیز دارد.

اول آنکه باعث افزایش روحیه افراد سازمان و جلب همکارى آنان در انجام پروژه مى‏شود.

و دوم آنکه به افراد و واحدهاى سازمان که باید کارى را براى انجام پروژه انجام دهند (از کارهاى خدماتى گرفته تا در اختیار گذاشتن وسائل نقلیه و یا آماده کردن یک مجموعه اطلاعات)، گوشزد مى‏کند که ادامه کار به انجام به موقع کار آنان بستگى دارد.

در طول انجام پروژه، مدیر تیم تجزیه و تحلیل باید اجراى به موقع کارها را کنترل کند، و در صورت عقب افتادن از برنامه، اقدامات لازم را انجام دهد.

تحلیلگران باید کلیه فعالیتهاى خود را طى گزارشات ادوارى (روزانه یا حداکثر هفتگى) و همچنین گزارش‏هاى موردى و در موارد خاص تنظیم، و به مدیر تیم تجزیه و تحلیل ارائه کنند.

روشهاى کنترل پروژه نیز در بخش چهارم کتاب مورد بحث قرار خواهد گرفت.

5-6 - جمع‏آورى اطلاعات کلى در مورد محدوده تحت مطالعه طولانى ترین و اصلى‏ترین فعالیت مطالعه سیستم موجود، جمع‏آورى اطلاعات است.

1-5-6- چه چیزهائى باید جمع‏آورى شود ؟

در جمع‏آورى اطلاعات از سازمان باید به دنبال موارد زیر باشیم : [PCC90][WBB90][ج‏ه‏م76] الف- اطلاعاتى راجع به سازمان اهداف سازمان چیست؟

سازمان چه ساختارى دارد؟

خصوصیات و وظایف واحدها چیست؟

خط مشى‏هاى سازمان چیست؟

سیاست‏ها و اهداف دراز مدت(پایه‏اى)، کوتاه‏مدت(عمومى) و روزمره(موضعى) سازمان چیست؟

ب- اطلاعاتى راجع به مشاغل و کارکنان قدرت، توانائى‏ها و مسئولیت هر یک از کارکنان در چه سطحى باید باشد؟

روابط بین کارکنان چگونه برقرار مى‏شود؟

شرح وظایف هر یک از کارکنان چیست؟

نیازهاى اطلاعاتى هر یک از کارکنان چیست؟

ج- اطلاعات راجع به کار و عملیات چه‏کارهائى انجام مى‏شود؟

بوسیله چه کسى؟

چه‏وقت؟

چگونه؟

از کجا شروع مى‏شود؟

طبق چه برنامه‏اى انجام مى‏شود؟

چرا انجام مى‏شود؟

چقدر زمان لازم دارد؟

حجم آن چقدر است؟

معیارهاى کارائى و کیفیت کار چیست؟

چه مکانیزم‏هاى کنترلى وجود دارد تا از دقت و صحت کار اطمینان پیدا کنیم؟

د- بدست آوردن ایده‏هاى کارمندان با تجربه در مورد سیستم.

ه- اطلاعاتى راجع به محیط کار موقعیت فیزیکى محل کار چگونه است؟

رفت و آمد افراد در محیط کار چگونه و در چه مسیرهائى انجام مى‏شود؟

و- منابع موجود چه منابعى وجود دارد؟

از کجا تامین مى‏شود؟

میزان آن چقدر است؟

چگونه مى‏توان از آنها استفاده نمود؟

ز- خدمات و سرویسها چه خدمات و سرویسهائى توسط سازمان ارائه مى‏شود؟

به چه کسانى ارائه مى‏شود؟

چگونه ارائه مى‏شود؟

ح- بازدهى کارها.

ط- کنترل و امنیت چه مکانیزم‏هاى کنترلى وجود دارد؟

چه نقاط ضعفى در امنیت سیستم وجود دارد؟

ى- ورودیهاى سیستم ورودیها کى، چگونه و به چه شکلى مى‏رسند؟

ورودیها از کجا و بوسیله چه کسى مى‏رسند؟

آیا ورودیها به همان صورت که هستند به کار برده مى‏شوند یا پردازشى روى آنها صورت مى‏گیرد؟

نسخه‏هاى مختلف فرم‏ها چگونه استفاده و بایگانى مى‏شود؟

چه کنترلهائى براى اطمینان از صحت و دقت ورودیها وجود دارد؟

یا- خروجیهاى سیستم چه اطلاعاتى خارج مى‏شوند و مقصد آنها کجاست؟

هر نسخه از فرم‏ها به کجا ارسال مى‏شود و به چه منظورى؟

خروجیها چگونه تکثیر، مرتب و بایگانى مى‏شوند؟

معمولاً چه نوع اشتباهات یا اشکالاتى برگشت داده مى‏شود و چگونه در مورد تصحیح آنها اقدام مى‏شود؟

چه کنترلهائى براى اطمینان از صحت خروجیها وجود دارد؟

یب- در مورد کامپیوتر و دستگاههاى جانبى مشخصات کامپیوتر و دستگاههاى جانبى،کاربردها و موارد استفاده، حجم کار، زمان و مدت انجام کار، قابلیت‏ها و توانائى سیستم کامپیوترى چیست؟

چه میزان از وقت و توانائى تجهیزات و برنامه‏نویسان استفاده مى‏شود؟

چه کنترلهائى جهت اطمینان از عملکرد صحیح سیستم کامپیوترى وجود دارد؟

یج- سابقه و تاریخچه سیستم سیر تکاملى و تغییراتى که در سازمان و اهداف آن رخ داده است چیست؟

ید- روش‏هاى بایگانى کجا بایگانى مى‏شوند؟

چگونه بایگانى مدیریت مى‏شود؟

مکانیزم دسترسى و طبقه‏بندى اطلاعات در بایگانى چیست؟

یه- قوانین و مقررات چه قوانین و مقرراتى در حیطه فعالیت سازمان وجود دارد؟

2-5-6- جمع‏آورى اطلاعات چگونه انجام مى‏شود؟

تحلیلگر از روشهاى زیر براى جمع‏آورى اطلاعات استفاده مى‏کند (شکل7-6) : 1- مطالعه رویه‏هاى مکتوب سازمان 2- مصاحبه با مدیران، کارکنان، مشتریان 3- تکمیل پرسشنامه توسط افراد 4- مشاهده 5- مشاوره توجه شود که در جمع‏آورى اطلاعات از طریق پرسشنامه و بعضاً مصاحبه، باید از روشهاى آمارى براى نمونه‏گیرى، جمع‏آورى اطلاعات و استخراج نتایج استفاده کرد.

مسائل مطرح در علم آمار و احتمالات، از جمله تعیین داده‏هاى قابل جمع‏آورى، تعیین جامعه مورد مطالعه (جامعه آمارى )، انتخاب نمونه‏ها، تعداد نمونه‏ها و ...، در این میان باید مورد توجه قرار گیرند.

توضیح بیشتر این موارد به کتب آمار و احتمالات واگذار مى‏شود و تحلیلگر باید در این زمینه دانش لازم را داشته باشد.

برخورد تحلیلگر با سازمان، در جمع‏آورى اطلاعات باید داراى ابعاد زیر باشد : 1- رسمى باشد.

در برخورد با واحدها، مدیریت و سازمان کاملاً رسمى باشد.

2- قانونى باشد.

تحلیلگر هیچ کار غیر قانونى و خارج از مقررات و ضوابط موجود در سازمان را نباید انجام دهد.

3- غیر رسمى.

در برخورد با افراد غیر رسمى، دوستانه ولى در محدوده کاملاً حساب شده و قابل کنترل باشد.

4- سیاستمدارانه.

در هر لحظه و هر مورد بداند که چه واکنشى از خود نشان دهد و چه مَنِشى داشته باشد.

برخوردها و رفتارها حساب شده و بر طبق شرایط موجود و محیط انجام شود.

3-5-6- مطالعه رویه‏هاى مکتوب سازمان کلیه مستندات مربوط به سیستم و سازمان باید مطالعه شوند.

از جمله : مطالعه جنبه‏هاى تاریخى سازمان.

احتمالاً بررسى اسناد و مدارک قدیمى.

خط مشى‏هاى جارى سازمان.

جنبه‏هاى اجتماعى - اقتصادى فعالیت سازمان.

مطالعه قوانین مربوط به فعالیت سازمان.

مطالعه آئین‏نامه‏هاى مربوط به فعالیت سازمان.

مطالعه بودجه سازمان (پیشنهادها، مصوبه‏ها و تخصیص‏هاى بودجه).

مطالعه پرونده‏ها، نوشته‏ها و مراسلاتى که با موضوع مرتبط هستند.

مطالعه چارت سازمانى.

مطالعه شرح وظایف.

مطالعه فرم‏ها و گزارش‏ها.

مطالعه نمودارهاى موجود.

مطالعه سایر مطالعات و تجزیه و تحلیل‏هاى مشابه در سازمان.

مطالعه سایر سازمانهاى مشابه و سیستمهاى مشابه.

مطالعه رویه‏ها و دستورالعمل‏هاى انجام کار.

مطالعه رویه‏هاى دیگر سیستم.

مطالعه آمارها.

مطالعه مستندات سیستمهاى کامپیوترى موجود.

مطالعه دیکشنرى داده‏ها.

...

4-5-6- مصاحبه در صورتى که با مطالعه رویه‏هاى مکتوب، نتوان به کلیه اطلاعات مورد نیاز دست یافت، باید با مراجعه به اشخاص و انجام مصاحبه این اطلاعات را جمع‏آورى نمود.

مراحل مصاحبه مصاحبه باید طى مراحل زیر انجام شود : شناسائى منابع اطلاعاتى و افرادى که باید مصاحبه شوند.

توجیه شخص مصاحبه شونده از اهداف مصاحبه و گذاشتن قرار مصاحبه.

آماده کردن متن سئوالات مصاحبه.

تعیین طریقه هدایت مصاحبه، براى رسیدن به اهداف و اطلاعات مورد نظر.

احتمالاً دادن سئوالات مصاحبه به شخص مصاحبه شونده، مدتى قبل از جلسه.

برگزارى جلسه در محیطى آرام و حتى‏الامکان دور از محل کار: توضیح مسئله براى مصاحبه شونده و اینکه چه انتظارى از وى داریم.

انجام سوالات توسط تحلیلگر و شنیدن پاسخهاى مصاحبه شونده.

در نهایت جمع بندى مطالب توسط تحلیلگر و تایید مصاحبه شونده.

پس از جلسه، یادداشت بردارى و تنظیم گزارش مصاحبه توسط تحلیلگر.

خصوصیات مصاحبه مصاحبه باید از بالا به پائین باشد، یعنى اول باید با مدیران بالاتر مصاحبه کند و بعد با کارمندان زیر دست آنها و احتمالاً پس از اتمام مصاحبه با افراد سطوح پائین، مجدداً مصاحبه با مدیران سازمان انجام شود.

تنها به مصاحبه با افراد سطح بالا اکتفا نکنید.

افرادى نظیر منشى‏ها یا کارمندان جزء، گاهى اوقات اطلاعات ذیقیمتى در اختیار شما قرار مى‏دهند.

انتخاب افراد براى مصاحبه، از بین کل کارمندان (چه کسانى مصاحبه شوند) با دقت انجام شود.

اینکار باید با توجه به هدف و نه به صورت تصادفى انجام شود.

مصاحبه تلف کننده وقت تحلیلگر است و در حداقل تعداد و حداقل موارد باید انجام شود.

زمان و مکان مصاحبه باید هم براى خود تحلیلگر و هم براى مصاحبه شونده مناسب باشد.

سعى در انجام مصاحبه در جوى غیر رسمى داشته باشید.

رفتار، خودمانى ولى در عین حال حرفه‏اى باشد.

مهمترین نکته در مصاحبه، جلب موافقت کارمندان است.

یعنى رفتار به گونه‏اى باشد که اطمینان کارمند جلب شود.

کنترل جلسه نباید از دست تحلیلگر خارج شود.

تحلیلگر کنترل کننده جلسه است، نه مصاحبه شونده.

گاهى اوقات باید اجازه دهید مصاحبه برعکس شود، یعنى او سئوال بکند و شما جواب دهید.

این موضوع بیشتر در ابتداى جلسه و در هنگام توجیه عمومى مصاحبه شونده نسبت به مسئله و اهداف کار است.

اما باید مراقب باشید که کنترل از دست شما خارج نشود.

حتى الامکان مصاحبه شونده را در پاسخ آزاد بگذارید.

مصاحبه و سئوالات بصورت کلیشه‏اى نباشد.

در سئوال کردن انعطاف پذیر باشید.

حتى اگر متن سئوالات از قبل به شخص داده شده است، اهمیت سئوالات فى‏البداهه از بین نمى‏رود.

از اصطلاحات محلى آن سازمان در مصاحبه استفاده کنید.

از بکار بردن واژه‏هاى نامانوس و غیر مصطلح در سازمان بپرهیزید.

سخنرانى نکنید.

از یادداشت پرهیز کنید.

ضبط نکنید.

بعد از مصاحبه در خارج از محل مى‏توانید یادداشت کنید.

مگر یادداشت‏هاى کوتاه، آن هم به مقدار کم.

ضبط و یادداشت باعث مى‏شود مصاحبه شونده راحت با سوالات برخورد نکند، و آنچه مى‏خواهد نگوید.

همچنین بسیارى از خطاهاى درک، در هنگام یادداشت بردارى پیش مى‏آید.

کار دیگرى انجام ندهید.

گوش دادن به حد کافى سخت هست.

در هنگام مصاحبه ذهن خود را فراتر از موضوع جزئى صحبت نگه دارید، و مواظب باشید تا در جزئیات موضوع غرق نشوید و کلیات را فراموش نکنید.

فکر مصاحبه کننده باید باز باشد و از بالا به مسئله نگاه کند.

به مسائل مهم بیشتر توجه کنید، تا مسائل پیش و پا افتاده.

همچنین در مباحث مختلف و جزئى و پراکنده مراقب باشید که گیج نشوید.

از قبل فکر خود را براى خوب گوش دادن تمرین دهید.

در هنگام گوش دادن، به ایده‏هائى که ممکن است از مصاحبه شونده به شما منتقل شود توجه کنید.

در آخر کار آنچه گفته شد را مرور و جمع‏بندى کنید.

حتماً تایید مصاحبه شونده را نسبت به جمع بندى خود بگیرید، مبادا درک شما از مطالب بیان شده توسط مصاحبه شونده، اشتباه بوده باشد.

موضوع مصاحبه باید مشخص، و سئوالات از پیش تعیین شده باشد.

سئوالات باید مناسب حال و کار و تحصیلات و دانش مصاحبه شونده باشد.

هر سئوال باید به موضوع خاص و واحدى اشاره کند.

سئوالات باید دقیق باشد.

هدف مصاحبه باید از قبل مشخص باشد.

مصاحبه شونده باید نسبت به موضوع و هدف دقیقاً روشن باشد (در ابتداى جلسه یا حتى قبل از جلسه، با نامه یا شفاها).

طریقه تنظیم سئوالات باید کاملاً حساب شده باشد، به صورتى که پاسخ سئوالات ما را به هدف خاصى برساند.

به سوالات بیست سئوالى توجه کنید.

کسى مى‏تواند پاسخ را بیابد، که با یک طبقه بندى خوب از سئوالات براى رسیدن به جواب استفاده کند.

در عین{P - در واقع بیست سئوالى در بر دارنده فلسفه کدگذارى و طبقه‏بندى کل موجودیت‏هاى (شناخته شده توسط انسان) موجود در جهان به صورت باینرى است، و مشخص مى‏کند به هر عنصر یا موجودیت شناخته شده موجود در جهان مى‏توان از طریق یک کد بیست بیتى دست یافت.

اگر چنین طبقه‏بندى وجود داشته باشد و کسى این طبقه بندى و مکانیزم کد گذارى را کاملاً بشناسد، در هر بیست سئوالى موفق و پیروز مى‏شود.

البته وسعت خلقت بیش از آن است که بیست بیت براى این کار کافى باشد.

P} اینکه روش طرح سئوال کاملاً با روش طرح بیست سئوالى تفاوت فاحش دارد، و اصلاً نباید شبیه آن باشد.

سئوالات جهت دار نباشد.

یعنى مصاحبه شونده را به جهت خاصى هدایت نکند و جواب خاصى را القاء نکند.

این موضوع باعث انحراف وغیر قابل استناد شدن مصاحبه مى‏شود.

مصاحبه کننده مى‏تواند قبلاً سئوالات را به مصاحبه شونده بدهد تا خود را براى جلسه آماده کند.

سئوالات باید به تفکیک فعالیتهائى باشد که یک شخص انجام مى‏دهد، یا با آنها ارتباط دارد، و گروه‏بندى و طبقه‏بندى شده باشد.

نکات و نقاط جالب، مهم و ضرورى کار براى صحبت انتخاب شود.

از سئوال کردن مطالب غیر لازم و غیر ضرورى و بى‏اهمیت اجتناب کنید.

از سئوالاتى استفاده کنید که پاسخى بیش از بله یا خیر داشته باشند.

صحبت‏هاى مصاحبه شونده را قطع نکنید.

واکنش‏هاى منفى افراد را بپذیرید و سعى در عکس‏العمل نداشته باشید.

با مصاحبه شونده بحث نکنید و سعى در تحمیل عقاید خود نداشته باشید، بلکه فقط جمع‏آورى اطلاعات را انجام دهید.

قضاوت نکنید.

در هیچ چیز افراط نکنید.

این احساس را بوجود بیاورید که قصد کمک دارید نه قصد انتقاد.

تحت تاثیر جاذبه‏هاى شخصى یا اظهارات مصاحبه شونده قرار نگیرید، ولى کاملاً به او با احترام توجه کنید.

همچنین تحت تاثیر ابهت برخى افراد از جمله مدیران رده بالا قرار نگیرید و با واهمه با آنها برخورد نکنید.

شخصیت و مقام و تحصیلات و دانش مصاحبه شونده را در چگونگى برخورد و بیان (بخصوص اگر مى‏خواهید خودمانى صحبت کنید) مد نظر داشته باشید.

شخص مصاحبه کننده با شخص مصاحبه شونده باید از لحاظ سطح علمى تناسب داشته باشد، بخصوص وقتى مصاحبه شونده داراى تخصص خاصى است.

اگر مصاحبه شونده، لازم است تا براى تهیه اطلاعات و ...

وقت بگذارد، با مسئول او در مورد این وقت کاملاً هماهنگى شود.

از طولانى شدن مصاحبه و تعدد آن جلوگیرى شود.

سئوالات باید موجز، و نیازمند جواب موجز باشد.

در زمان مصاحبه و گرفتن وقت کارکنان و مدیران بسیار دقت و صرفه‏جوئى کنید.

از دو جلسه شدن مصاحبه خوددارى کنید.

این موضوع باعث مى‏شود تا کارمند جوابهاى خود را بسازد و احیاناً تحلیلگر را گمراه کند.

در همان جلسه اول، باید کلیه اطلاعات را کسب کرد.

از طرح سئوالاتى که احتمال پاسخ ندادن مخاطب به آن وجود دارد خوددارى کنید.

براى مصاحبه با کارکنان، از مدیران بالاتر آنها اجازه بگیرید.

وقت شناسى تحلیلگر اهمیت بسیارى دارد.

هرگز دیر نکنید.

در صورتى که امکان حضور فیزیکى مصاحبه کننده و مصاحبه شونده دریک محل وجود نداشته باشد، مصاحبه مى‏تواند تلفنى یا از طریق شبکه کامپیوترى بین‏المللى انجام{P - P Internet} شود.

در چنین مواردى به خصوصیات چنین جلساتى باید توجه شود.

برخورد چهره به چهره در جلسه اهمیت بسیار زیادى را در برقرارى ارتباط فکرى دارد.

پس از اتمام مصاحبه و خارج از محل مصاحبه، تحلیلگر باید شرح مصاحبه و نکات قابل توجه و کسب شده را در یک گزارش ثبت کند.

این کار باید حداکثر چند دقیقه پس از اتمام مصاحبه صورت گیرد.

هرگز ثبت گزارش مصاحبه را به ساعات بعد یا روز بعد موکول نکنید.

حافظه کوتاه مدت انسان، بسیارى از اطلاعات را بخصوص در هنگام اولین خواب از بین مى‏برد.

سستى در ثبت گزارش، تلاش شما را براى کسب اطلاعات از طریقه مصاحبه بى‏ثمر مى‏کند.

این گزارش باید موجز و مختصر باشد و نکات کلیدى بدست آمده را شامل شود.

نمونه‏اى از سئوالات مصاحبه کدام عوامل محیطى بر کار شما اثر زیادى مى‏گذارند؟

چه عواملى باعث مى‏شود کار شما راکد بماند، یا درست انجام نشود؟

چه مقدار از وقت شما صرف کارهائى مى‏شود که به نظر شما مربوط به بى‏برنامگى‏ها و اشکالات در سیستم است؟

چه مواردى پیش مى‏آید که روال عادى کار شما تغییر مى‏کند؟

در این موارد روال کار به چه صورت در مى‏آید؟

در چه کارهائى و در چه زمانهائى، معلوم نیست که انجام یک کار بر عهده کیست و چه کسى چه اختیاراتى دارد؟

چه کنترلهائى براى اینکه کار درست انجام شود وجود دارد؟

5-5-6- پرسشنامه در شرایط زیر از پرسشنامه استفاده مى‏شود : 1- عدم وجود وقت و فرصت کافى براى مصاحبه.

2- لزوم انجام آمارگیرى.

3- بعد مسافت.

4- نیاز به مراجعه به اسناد و مدارک براى پاسخ به سئوالات.