دانلود مقاله مدیریت وبرنامه ریزی ورزشی

اصولا برگزاری یک مسابقه ورزشی به یکسری پیش بینی ها ، آینده نگری ها و برنامه ریزیهایی نیاز مند است .

آنچه مسلم است این است که هیچ مسابقه ای بدون زحمت و تلاش بخوبی برگزار نخواهد شد .

لذا برای برگزاری مسابقات می بایستی برنامه ریزی صحیح و گسترده ای در تمامی ابعاد صورت گیرد تا یک مسابقه به خوبی و با کیفیت مطلوب برگزار شود .

طبیعی است برگزاری یک مسابقه رابطه مستقیمی با برنامه ریزی مدیر برگزاری دارد ، یعنی اینکه هر اندازه برنامه ریزی اصولی تر و دقیق تر باشد ودر ان جزئی ترین مسائل در نظر گرفته شود .

به همان اندازه در کیفیت و برگزاری بهتر وشایسته تر مسابقات موثر خواهد بود بدیهی است که در برگزاری مطلوب یک مسابقه یک مدیر علاوه بر برنامه ریزی می بایستی  از تمامی امکانات و منابع انسانی و مادی جهت تحقق اهداف سازمانی که همانا برگزاری مسابقه مطلوب است استفاده نماید به عبارت دیگر بسیج امکانات مادی و بکارگیری ازنیروی انسانی کار امد و مجرب برای رسیدن به هدف مشخص مهمترین وظیفه یک مدیر ورزشی است .

اصولا برگزاری یک رویداد ورزشی ، فعالیت منقطع و بدون پیوسته نیست بلکه یک جریان مسمتری از عملیاتهای ویژه است که هر یک از این فعالیت ها در زمانهای متفاوتی به وقوع می پیوندد لذا در این بحث سعی شده است تا آنجا که ممکن است فعالیتها و عملیات های لازم را برای احرای یک مسابقه ورزشی به بخشها و عملیاتهای جداگانه ای تقسیم شود تا تفهیم مطالب سهلتر و آسانتر شود اگر چه تقسیم بندی آن تا حدودی مشکل می باشد .

مدیریت واداره مسابقات ورزشی مستلزم داشتن دانش ، بینش و تجربه لازم و کافی در این زمینه است .

به کار گیری مدیریت صحیح نیازمند داشتن اطلاعات کافی از این علم می باشد .اما بدیهی است که قوه ابتکار ، خلاقیت و مدیریت مدیر باعث می شود با برنامه ریزی صحیح ، آگاهانه و سازمان دهی مناسب از حداقل امکانات موجود هریک از اعضا بازده مطلوب را شاهد باشند .

الگوهای مسابقه

برای مدیر مسابقه دلایل زیاد و متعددی برای سازمان دهی بازیکنان در قالب یک مسابقه وجود دارد اکثر مسابقه ها با شناسایی سطح شرکت کنندگان یادر نهایت با ایجاد ساختار ممکن برای شناسایی سطح مورد استفاده قرار می گیرند .

بدون شک مدیر اهداف  دیگری نیز خواهد داشت که به واسطه قابل دسترس بودن زمان و امکانات آنها را شروع خواهد کرد .

میزبانی مسابقات :

زمانی که ناحیه ای مسئولیت میزبانی مسابقات را به عهده میگیرد و یا فدراسیون ورزشی مورد نظر میزبان را انتخاب می کند در اولین گام باید هماهنگیهای لازم با سایر سازمانها را انجام دهد .

در همین زمینه مهمترین مساله انتخاب زمان مناسب برای برگزاری مسابقات است و پس از آن باید با توجه به موجود بودن امکانات مورد نظر شروع به برنامه ریزی دقیق و منظم  کرد وسرانجام مدیر باید نتیجه کار را به قدراسیون مربوط اعلام کند در واقع بعد از مشخص شدن اینکه یک منطقه میزبان مسابقات است کار آن منطقه شروع خواهد شد .

سازماندهی منطقه ای :

یکی ازعوامل مهم در موفقیت برنامه ها برای اجرای مسابقات قهرمانی ، این است که منطقه و افراد آن کمک کنند و موافق وسازگار با مسابقه باشند .

دعوت از افراد رده بالای منطقه نظیر ، شهردار ، رئیس انجمن شهر ، فرماندار ، رئیس هیات امناء ،مدیران و باشگاههای ورزشی و مدیران باشگاههایی که قادر به ارائه خدمت هستند ضروری است .

در این مرحله باید برای جلب توجه افراد فوق جهت همکاری و کمک و مساعدت مالی و ...

سعی کند .

ساختارگروه (کمیته ) اجرایی مسابقه :

بدون توجه به نوع مسابقه برای هدایت آن موفقیت یک مسابقه بستگی به گروه (کمیته ) مسابقات دارد .

ساختار یک گروه باید شامل موارد زیر باشد :

مدیر مسابقه

از مسئولیت های او تکمیل برنامه اجرایی مسابقه  انتخاب گروه تشخیص صلاحیت ( گروه گزینشی )  برای گزینش تیمهای شرکت کننده و به طور کلی اظهار نظر در موردانتخاب سایر گروهها و تقسیم وظایف است .

معاون مدیر مسابقه :

این فرد مسئولیتهای واگذار شده از طرف مدیر را قبول خواهد کرد . 

گروه گزینش : مسئولیت این گروه ؛ مشخص کردن صلاحیت و شایسته بودن تیمهای شرکت کننده و صدورگواهی برای شرکت در مسابقه است .

منطقه یا هیات برگزار کننده مسابقات ممکن است آیین نامه های گزینشی را برای انتخاب تیمها یا ورزشکاران تعیین کند .

این هیات فهرستی از افراد شایسته برای شرکت و مسابقات را تهیه می کند و برای آنان پرونده تشکیل می دهد.

پس از صلاحیت ورزشکار برگه های مخصوصی جهت دعوت از ورزشکاران یاتیمها برای آنها فرستاده می شود .

گروه قانونگذاری : این گروه وظایف و مسئولیتهایی را به نمایندگی از رئیس گروه خواهد داشت وظایف با توجه به ورزش خاصی متفاوت خواهد بود .

پزشک مسابقات انتخاب یک پزشک به عنوان مسئول گرو.ه پزشکان الزامی است .

مسئول گروه پزشکان باید در تمام طول مسابقات یک پزشک را برای موراد لازم پیش بینی کند و یک جدول زمان بندی شده را بر اساس برنامه اصلی مسابقات تنظیم کند تادر طول انجام دادن هر مسابقه پزشک برای اقدامات ضروری حاضر باشد این مسئول همچنین باید امکانات و تجهیزات لازم را برای درمان سرپایی و یا انتقال به بیمارستان فراهم سازد.

گروه روابط عمومی : این گروه به عنوان هماهنگ کننده تبلیغات مسئول همه جنبه های رادیویی ،تلویزیونی و ارتباطات خواهد بود.

نمونه های ویژه اتاقهای مطبوعات تجهیزات تلویزیونی وسایر امکانات باید موجود باشد .

گروه پذیرش انتخاب یک نفر یا یک گروه که مسئولیت پذیرش ورزشکاران آن را به عهده بکیرد ضروری است .او مسئول آشناکردن با امکانات ساختمان هم هست .

گروه حمل و نقل : نقل و انتقال ورزشکاران با وسایل حمل و نقل باید با برنامه ریزی قبلی و دقیق انجام شود .

درهمین راستا می توان با بستن قرار داد با نمایندگیهای مختلف حمل و نقل مسئولیت را به آنان واگذار کرد .

برای انتقال ورزشکاران به محل مسابقه وبرگشت به خوابگاه باید یک برنامه دقیق را تنظیم کرد که ورزشکاران به موقع برای مسابقه حاضر شوند واین برنامه کامل را در اعتبار نمایندگی مورد نظر قرار دهند و حتی پیش بینی مسائل دور از انتظار باید صورت گیرد .

گروه خدمات این گروه مسئول پایش و مراقبت از همه وسایل لازم برای مسابقه و اطمینان از موجود بودن آنهاست این ابزار می تواند شامل تشک کشتی ، تجهیزات بسکتبال ، دو و میدانی و سایر رشته ها باشد .

با توجه به نوع مسابقه ، تعداد افرادگروه به طور قابل مسابقه بسکتبال نسبت به رشته های دو و میدانی و کشتی نیاز به گروهی با تجهیزات وسیع ندارد .

گروه ترفیع : این گروه باید شامل اعضای رادیو ، تلویزیون ، نمایندگان شهر و کشور و در برخی موارد نمایندگان دولتی واستانی باشد .

افرادی که کارشناس حرفه ای در ارتقا و بهبود هستند می توانند به طور گسترده ای – اگر امکان برقراری تماس مناسب با آنها وجود داشته باشد دعوت شوند.

گروه تبت امتیازها و زمانهای مسابقه : شخصی باید به نمایندگی مدیر مسابقه ، مسئولیت سازمان دادن و ارائه همه امتیازات و وقتهای ضروری برای مسابقه را به عهده گیرد .

در طول برنامه ریزی زمان مسابقه باید به خاطر داشت که ممکن است یک مسابقه برای چندین ساعت ادامه یاید بنابراین باید زمان اضافی لازم را در نظر گرفت .

این گروه همچنین ماموریت دارد که به افراد خود اختیار جدید را از نقاط مختلف برگزاری مسابقات جمع آوری کند وبه سرپرستان ؛ مطبوعات ، رادیو و تلویزیون و غیره برساند .

گروه ثبت نمرات : مسئولیت این گروه تهیه تابلو امتیازات برای همه ورزشکاران است .

این کار باید به دقت انجام گیرد واطمینان حاصل شود که تابلوی امتیازات به درستی نصب شده است وتغییرات به موقع و پس از وقوع هر مسابقه روی تابلو انجام گیرد .

گروه موسیقی : در بسیاری از مسابقات وظیفه گروه موسیقی : اجرای موسیقی ملی برای نفرات اول مسابقات و یا در برخی از رشته ها اجرای موسیقی برای شروع مسابقه و غیره است .

در این صورت سرپرست گروه موسیقی موظف است جدول مناسبی را طرح ریزی کند تا درآن زمان اجرای موسیقی مدت زمان اجرا و افراد مجری را مشخص کند در همین افراد این گروه باید موسیقی ملی کشورها آشنا باشند و قبلا هماهنگیهای لازم انجام شده باشد .

گروه مسئول خوابگاه : مسئول خوابگاهها وظیفه دارد که اتاقهای ورزشکاران را در اختیار قرار دهد واطلاعات دقیقی از تعداد افراد ورزشکار ، همراهان ، مربیان تیمهای شرکت کننده در اختیار داشته باشد تامشکل موجود نبودن جای مناسب برای افراد شرکت کننده به وجود نیاید .

در نظر گرفتن چند اتاق به صورت رزرو می تواند برای حل مشکلات پیش بینی نشده کمک کننده باشد.

گروه رفاه وتغذیه : مسئولیت پیدا کردن فضای مورد نیاز برای ایجاد دکه های فروش اغذیه به عهده این گروه است .

دادن ژتون غذایی از مسئولیتهای دیگر این گروه به حساب می آید .

سرو و ارائه به موقع و مناسب غذا می توان از مسائل مهمی باشد که به آن بایدتوجه کرد .

ایجاد بوفه های ویژه برای افرادعادی کارکنان مطبوعات ، رادیو و تلویزیون می تواند در مد نظر قرار گیرد.

گروه هدایای مخصوص افرادی که مایل به دادن هدایای ویژه به ورزشکاران برتر هستند می توانند از طریق این گروه هدایای خود را تقدیم کنند.

گروه دانشجویی یادانش آموزی : استفاده ازدانشجویان برای کمکهای ویژه ای نظیر : پذیرایی ، خدمات ،میزبانی ، ساخت دکورهای مسابقه و پخش مسابقات می تواندمفیدباشد .

ضمنا این مسابقات می تواند مکانی برای انجام دادن کارهای تحقیقی دانشجویان در زمینه های گوناگون باشد گروه جوائز : این گروه مسئول تهیه جوایز از منابع اقتصادی است .

مسئولیت این گروه شرکت در توزیع جوایز است .

او با همکاری مدیر مسابقه جدول زمانبندی شده توزیع جوایز را رسم می کند .

سایر وظایف : ناظر اتاق رختکن : برای استفاده تیمهای شرکت کننده از رختکن ، فردی نظارت را بر عهده می گیرد .

این شخص با دانستن تعداد افراد استفاده کننده از اتاقها و رختکن باید وسایل مورد نیاز بهداشتی را در اختیار آنان قرار دهد و اطلاعاتی را در مورد امکانات بهداشتی به اطلاع ورزشکاران برساند.

گوینده : مجری مسابقات ، فردی مهم در موفقیت برنامه مسابقات است او باید از اطلاعات مسابقه به خوبی صحبت کند باید فردی مسلط و خوش صدا باشد و بسیار شمرده صحبت کند .

عکاس : در صورت نیاز به فیلمبرداری و عکاسی می توان از عکاسان و فیلمبرداران استفاده کرد .

در این مورد به باید مکان استقرار و کارت شناسایی آنها آماده شده باشد .

اعضای افتخاری : می توان از افرادی نظیر : دولتمردان ،وزراء و روسای سازمانهای مختلف ،روسای انجمنهای ورزشی و غیره دعوت کرد .

فهرست و جدول مسابقات: باید جدول کاملی از مسابقات تهیه شود که تمام اطلاعات مربوط به زمان و مکان مسابقه در آن قید شده باشد .

عملیات های لازم برای برگزاری یک رویداد ورزشی به طور کلی این عملیات ها رادر سه بخش جداگانه مورد بررسی قرار می دهیم که شامل : عملیات لازم قبل از اجرا عملیات لازم درهنگام اجرا عملیات لازم بعد از اجرا عملیات لازم قبلا از اجرا در این مرحله اقداماتی لازم می باشد که به اهم آنها می پردازیم .

مرحله اول : برنامه ریزی برنامه ریزی شامل تعیین هدف و وضع خط مشی .تبدیل اهداف به صورت برنامه عملیاتی و پیش بینی چگونگی اجرای آنها می باشد .

برنامه ریزی یکی از مهمترین وظایف مدیران است چرا که برنامه ریزی تعیین کننده جهت بوده و نیروی انسانی را در مسیر وحدت بخشی هدایت می کند و .معمولا فقدان برنامه ریزی با نوعی فقدان جهت و هدف توام است .

اجرای برنامه های ورزشی نیز برای رسیدن به هدف خاص وبا دستیابی به هدفهای مشخص درعرصه ورزش است و معمولا مدیران ورزشی موفق کسانی هستند که از قدرت برنامه ریزی دقیق ومنظم برخوردار باشند و قطعا هر برنامه ورزشی که هدفمند نبوده و دارای چارچوب مشخص و مدونی نباشند به مقصود نهایی و کمال مطلوب نخواهند رسید به هر حال برای برگزاری یک رویداد ورزشی برنامه ریزی های زیر باید صورت بگیرد طراحی برنامه : در طراحی برنامه باید به موارد زیر توجه نمود .

1-1 تعیین هدف قبل از هر چیز باید هدف از برنامه ریزی مشخص شود .

چه برنامه ای در پیش داریم که باید آنرا اجرا کنیم این اهداف می تواند شامل : الف- اهمیت و سطح مسابقه : منظور این است که سطح مسابقه باید مشخص شود که این مسابقات شامل کدام یک از مسابقات اعم از مسابقات قهرمانی کشور ،مسابقات باشگاهی ؛مسابقات آموزشگاهی و مسابقات دانشگاهی و...

می باشد و نهایتا اهمیت مسابقات باید روشن شود که هدف از مسابقات مذکور چیست .

آیا از میان این مسابقات برای تیم ملی ؛مسابقات بین المللی دهه فجر ؛ مسابقات برون مرزی و غیره خواهد بود یا خیر .

ب- جنس شرکت کنندگان منظور این است که مشخص شود که در این مسابقات چه رده سنی از افراد اعم از بزرگسالان ،جوانان ،امید ،نوجوانان ،دانش آموزان مقطع ابتدایی ،راهنمایی و دبیرستان از مسابقات می توانند شرکت کنند وعلاوه بر رده سنی ،جنس شرکت کنندگان نیز باید مشخص شود که مسابقات شامل آقایان و یا خانم ها می باشد .

ج – رشته ورزشی موردنظر : در این مرحله باید رشته ورزشی مشخص شود مثلا رشته والیبال ،کشتی ، تنیس روی میز و...

د – زمان و مکان مسابقه : در این مرحله نیز باید در وهله اول زمان برگزاری مسابقه مشخص شود .

مثلادر نیمه دوم خرداد ماه سال جاری یا سال آینده و ثانیا مکان برگزاری مشخص شود مثلا محل برگزاری مسابقه در سالن 22 بهمن ماه ؛ شهر یا اداره مربوطه خواهد بو.د .

ه- بودجه به طور تقریبی : در این مرحله نیز باید حداقل بودجه مورد نیاز برای برگزاری مسابقه مشخص شود .

برای تعیین بودجه این چنین مسابقات معمولا از راههای مختلفی می تواند محاسبه و بودجه تقریبی آنرا مشخص کرد .

مراجعه به بودجه تمام شده مسابقات مشابه در سالهای قبل و درنظر گرفتن افزایش قیمتها در بازار مشورت بامسئولین فنی و افراد کار آزموده و مجرب بررسی اجمالی از وضعیت محل برگزاری مسابقه ،اشل داوری و هزینه اسکان وتغذیه ، پرسنل خدماتی واجرایی ،امور تبلیغاتی و فرهنگی ، تهیه وسایل فنی ،حمل ونقل و سایر موارد .

مشخص کردن منابع مالی خارج از سازمان که احتمالا در هزینه برگزاری مسابقه سهیم خواهند بود مثل استانداری ؛ شهرداری ،شرکت ها و...

2-1 ارائه پیشنهادبه مسئولین مافوق جهت برگزاری مسابقه در این قسمت مدیران ورزشی برنامه های پیشنهادی خود را برای برگزای مسابقات به مسئولین مافوق ارادئه میکنند .

البته در این برنامه پیشنهادی کلیات برنامه از قبیل اهداف بودجه تقریبی و وضعیت امکانات وتجهیزات ،وضعیت و میزان آمادگی تیم ورزشی سازمان مربوط ارائه میگردد که در این مرحله باید از طرف مسئولین مربوطه به تصویب برسدتا امکان برگزاری مهیا شود.

به هر حال برای تصمیم گیری نهایی سوالاتی مختلف مطرح می شود ازجمله : آیا بودجه و منابع مالی کافی برای برگزاری مسابقه موجود است ؟

آیا نیروی انسانی مجرب و کارامددر سازمان وجود دارد ؟

آیا زمان و وقت کافی برای برگزاری مسابقه هست ؟

آیا شرط آب وهوایی و موقعیت جغرافیایی امکان برگزاری را میدهد ؟

آیا امکانات وتاسیسات جوابگوی برگزاری مسابقه هست ؟

آیا مردم منطقه کارکنان سازمان واداره وحتی مسئولین علاقه مند به مسابقه هستند ؟

آیا امکان دسترسی به اهداف مثل کسب امتیاز و احراز مقام قهرمانی وجوددارد ؟

آیا مسئولین محلی خارج از سازمان ازجمله صدا و سیما رسانه های گروهی و..علاقه مند به مسابقه مزبور هستند .

1-3 تصویب برنامه پینشهادی در این مرحله باید موافقت مسئولین سازمان برای برگزاری مسابقه جلب شودتامقدمات سازماندهی عملیات صورت گیرد .

1-4 اعلام آمادگی وکسب موافقت نهایی از سازمان مربوطه دراین مرحله تربیت بدنی سازمان مربوطه باید آمادگی خود را به سازمان ورزشی مافوق اعلام کند تا آخرین موافقت را از سازمان مرکزی کسب نماید .

مرحله دوم : سازماندهی یک مدیر ورزشی باید برای رسیدن به اهداف سازمانی که از قبل پیش بینی شده است از کلیه منابع انسانی و مادی حداکثراستفاده را بنماید به همین منظور برای اجرای یک مسابقه لازم است تا نیروها وامکانات را طوری هماهنگ نماییم که ضمن جلوگیری از تداخل وظایف و اسراف در هزینه بتواند در یشبرد اهداف مورد نظر موفقیت کسب کند .

دراین مرحله برای شروع عملیات لازم است تا در خصوص موارد زیر اقدامهایی صورت بگیرد.

ترسیم چارت تشکیلاتی ترسیم چارت تشکیلاتی به عوامل مختلفی از جمله اهداف ، سطح و اهمیت مسابقه ، تعداد شرکت کننده ها وغیره بستگی دارد که در این بخش باید به نکات زیرتوجه نمود .

الف- مشخص شدن سلسله مراتب سازمانی : به عبارت دیگر هرکسی می بایستی افراد تحت نظر واداره خود را دقیقا بشناسد و بداندکه چه افراد و چند نفر تحت سرپرستی او انجام وظیفه خواهند کرد و ثانیا مسئولین خود او چه افرادی هستند .

ب : مشخص شدن حدود وظایف : یعنی اینکه هر فردی بداند که در حیطه مسئولیت خود چه وظایفی به عهده اوست و بنوعی از تداخل در مسئولیت و وظایف دیگران خودداری شود .

ج : نحوه ارتباط مسئولین چارتها در هنگام ترسیم چارت تشکیلاتی باید دقیقا نحوه ارتباط هر کمیته با کمیته دیگر و همچنین نحوه ارتباط بامسئولین مافوق را مشخص کند .

مثلا مسئولین کمیته فرهنگی با چه کمیته هایی می تواند ارتباط برقرار نماید .

تشکیل کمیته ها هدف از تشکیل کمیته ها گماردن و واگذاری مسئولیت ها به افراد شایسته وتوانمند که دارای صلاحیتهای عمومی و آگاهیهای فنی هستندمی باشد.

فرض می کنیم که یک مسابقه قهرمانی کشور در رشته بسکتبال درمرکز استان برگزار خواهیم کرد لذا چارت پینشهادی برای برگزاری این مسابقه را می توان به شکل زیرترسیم نمود .

برای روشن تر شدن مفهوم چارت تشکیلاتی مذکور لازم است که توضیحاتی داده شود.

برای تعیین سرپرست عالی برگزاری می توان از استاندار ،معاون سیاسی و امنیتی استاندار ، رئیس دانشگاه ، مدیر کل آموزش و پرورش ، مدیر کل تربیت بدنی و یاهر فرد مسئول دیگری را با توجه به میزان ارتباط بادستگاههای مختلف انتخاب نمود .

همچنین در چارت تشکیلاتی شورای برگزاری وجود دارد که متناسب با سطح مسابقه دیگر مسئولیتی که به نوعی ذینفوذ هستند نیز با توجه به نیاز و مشارکت آنها توسط سرپرست عالی انتخاب و طی حکمی به عضویت در آن شورا منصو.ب می شوند .

معمولا دبیر این شورا سرپرست کل مسابقات خواهد بود .

در خصوص کمیته ها نیز باید گفت که وظایف هریک از کمیتهها از قبل مشخص می شود برای آگاهی بیشتر به چند نمونه از وظایف کمیته ها اشاره می کنیم .

کمیته واسکان و امور خوابگاه مشخص کردن محل خوابگاه برای اسکان ورزشکاران ، سرپرستان و مربیان ؛ راننده ها و نمایندگان فدراسیونها و مسئولین اعزامی آماده سازی وسائل مورد نیاز خوابگاه از قبیل تخت خواب ، تشک ؛ ملحفه ، پتو ، مهر و جانماز و غیره .

نظارت بر وضعیت حمام ها ،دستشویی ها ،توالت ودر اختیار گذاشتن وسایل بهداشتی از قبیل صابون ،شامپو و نصب آئینه .

پیش بینی پرسنل خدماتی برای نظارت روزانه اطاقها ، حمام ها ، دستشویی ها وتعویض ملحفه ودیگر وسایل مورد نیاز .

وظایف کمیته افتتاحیه پیش بینی و مشخص کردن لیست مسئولین برای دعوت و حضور در مراسم افتتاحیه دعوت از گروه موزیک برای اجرای مراسم وپیش بینی نوار سرود جمهوری اسلامی ایران دعوت از یک قاری ممتاز برای اجرای مراسم و تلاوت قران مجید دعوت از یک سخنران برای ایراد سخنرانی هماهنگی برای ایراد خیر مقدم توسط سرپرست عالی مسابقات تهیه و آماده سازی پلاکارهای رژه باهماهنگی کمیته اجرایی وفرهنگی هماهنگی با کمیته فرهنگی در خصوص تزئین سالن هماهنگی با کمیته اجرایی در خصوص پذیرایی از مسئولین وشرکت کننده ها درحین برگزاری مراسم افتتاحیه هماهنگی باکمیته فنی و سرپرستان تیمها جهت شرکت آنها در مراسم رژه پیش بینی و تدارک برنامه ورزشی مفرح و گنجانیدن برنامه ورزشی در مراسم افتتاحیه وظایف کمیته تدارکاتی و خدماتی پیش بینی و خرید وسایل و تجهیزات فنی وخدماتی مورد نیاز بر اساس اعلام نیازمندی کمیته ها باموافقت سرپرست کل مسابقات .

در اختیار گذاشتن وسائل وتجهیزات مورد نیاز به مسئولین مربوطه که قبلا درخواست گردیده است .

انجام امور تدارکاتی وخدماتی کلیه کمیته ها پیش بینی هدایا وجوائز و خرید آنها با هماهنگی سرپرست کل مسابقات پی گیری نیازمندیها و درخواستها از سازمانها که درجلسه کمیته حمایتی وتشکیلاتی مشخص گردیده است .

تهیه وخریداری وسائلی که به طور اضطراری مورد نیاز می باشد .

وظایف کمیته اختتامیه آماده سازی سکوی توزیع جوائز برای مسابقات انفرادی و تیمی آماده سازی وسائل ضروری برای توزیع جوائز از قبیل سینی وپارچه مخصوص ،نوار مخصوص مدال ،گل شاخه ای برای اهدا به ورزشکاران ،مربیان و سرپرستان تدارک مدالها ، کاپها ،احکام قهرمانی به تعداد مورد نیاز .

هماهنگی با گروه موزیک برای نواختن سرودویا احیانا آماده کردن نوار شاد ورزشی آماده کردن لیست اسامی مسئولین و مقامات و دعوت از آنها برای اهداجوائز با برنامه زمان بندی شده پیش بینی تعدادی از نوجوانان با لباسهای متحدالشکل برای حمل جوائز آماده کردن پرچمهای کشور های شرکت کننده برای اهدا جوائز در مسابقات بین المللی ارتباط نزدیک با کمیته فنی برای انتقال نتایج مسابقات جهت آماده کردن احکام قهرمانی انجام هماهنگی با سرپرست مسابقات برای آماده کردن وارائه گزارش مسابقات پیش بینی یک نفر قاری برای شروع مراسم اختتامیه وظایف کمیته پذیرش اختصاص یک اطاق برای کمیته پذیرش در ابتدای ورود به اردو و محل مسابقات پذیرش تیمهای شرکت کننده بر اساس قوانین ومقرراتی که در بخشنامه ارسالی قید گردیده است.

صدورکارت شناسایی ویژه برای ورزشکاران ،مربیان و سرپرستان ،میهمانان و رانندگان و آماده کردن وسائل مربوطه به صدورکارت از قبیل چسب ؛ قیچی ، پلاک ،نخ مخصوص برای آماده کردن کارتهای شناسایی ،استامپ و مهر صدور معرفی نامه تیمها با قید تعداد شرکت کننده به کمیته اسکان صدور معرفی نامه تیمها با قید تعداد شرکت کننده به کمیته تغذیه صدور معرفی نامه به دیگر کمیته ها از جمله کمیته فوق برنامه و کمیته فنی آماده کردن کروکی و نقشه های اماکن ورزشی ،خوابگاه ، سلف سرویس و غیره ارائه برنامه کلی مسابقات به سرپرستان تیمها ارجاع موارد فنی به کمیته فنی مسابقات که احتمالا در هنگام پذیرش پیش می آید وظایف کمیته مالی پذیرش بودجه مورد نیاز ودریافت پول بر اساس درخواست سرپرست کل مسابقات از سرپرست عالی مسابقات پرداخت تنخواه گردان به مسئول خریدمسابقات طبق دستور سرپرست کل مسابقات بررسی و پرداخت سندهای هزینه شده که توسط مسئول خرید ارائه میگردد .

تنظیم و پرداخت سندهای هزینه شده که توسط مسئول خرید ارائه میگردد .

تنظیم وپرداخت حق الزحمه داوران وعوامل فنی تنظیم و پرداخت حق الزحمه عوامل اجرایی وخدماتی تنظیم وپرداخت حق الزحمه بر اساس قرارداهای منعقد شده با اشخاص حقیقی وحقوقی شرکتها وغیره وظایف کمیته فنی بازدید مجدداز محلهای برگزاری مسابقه برای شروع مسابقات کنترل کردن معرفی نامه ها و کارتهای شرکت کنندگان کنترل وسایل برگزاری مسابقات بر اساس آخرین قوانین و مقررات فدراسیون مربوطه از قبیل توپ ، میز و غیره حل وفصل نمودن مشکلات احتمالی که ازکمیته پذیرش ارجاع می شود .

اعلام برنامه جلسات سرپرستی وقرعه کشی مسابقات تشکیل جلسه سرپرستان که دراین جلسه علاوه بر مسائل فنی احتمالا به برنامه های کلی مسابقات نیزاشاره میگردد که شامل : خیر مقدم گویی مختصر توسط سرپرست کل و سرپرست فنی مسابقات به سرپرستان توجیه نمودن سرپرستان به موارد انضباطی توجیه نمودن سرپرستان به نحوه اجرای مسابقات وجدول برگزاری ارائه برنامه های فرهنگی و فوق برنامه از قبیل جنگ های فرهنگی ،هنری ؛ بازدید نمایشگاه و غیره اختصاص یک یاچند تابلوی ویژه کمیته فنی برای الصاق برنامه ها و نتایج و تذکرهای فنی اعلام برنامه مسابقات ونصب آنها در محلهای مناسب برگزاری جلسه هماهنگی با داوران وتعیین داوران برای هر مسابقه برگزاری مسابقات برنامه اعلام شده اعلام نتایج مسابقات به صورت روزانه تشکیل جلسات فنی در صورت نیاز و بررسی موارد ارجاعی که ممکن است درخصوص مسائل فنی و انضباطی باشد .

تنظیم گزارش نهایی مسابقات وارائه به سرپرستی کل تنظیم و ارائه گواهی انجام قضاوت داوران که درجریان برگزاری همکاری داشتند.

3- گزینش وانتصاب افراد برای کمیته ها : در این مرحله یک مدیر ورزشی باید از میان نیروهای موجود بهترین افراد را انتخاب کرده وطی ابلاغی او را به سمت مسئول کمیته ای منصوب کند .

بدیهی است درانتخاب این افراد برای هر کمیته ای ویژگیهای فردی ،علاقه مندی فردوتجربه و تخصیص را مد نظر داشته باشیم .

4- ابلاغ وشرح وظایف کمیته ها به مسئولین مربوطه جهت پیگیری واجرای امور محوله 5- شروع به کار کمیته های مختلف در جهت آماده کردن مقدمات برگزاری مسابقات مرحله سوم هماهنگی تشکیل جلسه روزانه با حضور کلیه مسئولین کمیته ها وایجاد هماهنگی بین کمیته هایی که وظایف آنها بنحوی به همدیگر مرتبط می باشد .

مکاتبه با مسئولین واحدهای درون سازمانی جهت همکاری با کمیته ها .

مثلاارسال نامه به اموراداری ، نقلیه ؛ خدمات ، رستوران ها ،خوابگاهها و غیره مکاتبه بامسئولین مافوق درون سازمانی جهت دریافت بودجه و تنخواه گردان مکاتبه بامسئولین درون سازمانی برای دریافت و تحویل وسائل مورد نیاز از انبار مرکزی هماهنگی و مکاتبات خارجی : تنظیم وارسال بخشنامه قطعی مسابقات به سراسر استانها و یا به مراکز تحت پوشش .

در ارسال بخشنامه باید به موارد ذیل توجه کرد : الف – زمان مسابقه اعلام تاریخ برگزاری مسابقه مثلا 22 بهمن ماه سال جاری حداکثر تاریخ اعلام آمادگی تیمها جهت شرکت در مسابقه زمان دقیق ورود و خروج تیم ها حداکثر تاریخ واریزی حق شرکت تاریخ و ساعت قرعه کشی مسابقات ب: مکان مسابقه استان ، شهرستان ، شهر وبخش ورزشگاه یا سالن ورزشی محل خوابگاه ، تا آنجایی که امکان دارد خوابگاه در نزدیکی محل مسابقه در نظر گرفته شود که دارای فواید زیادی از جمله صرفه جویی درحمل و نقل محلی می باشد .

محل خوابگاه باید دقیقا مشخص شود.

محل قرعه کشی : در بخشنامه ارسالی نیز باید محل دقیق جلسه هماهنگی با سرپرستان مشخص شود .

ج : اصول و مقررات فنی مسابقه * مشخص کردن نوع جدول مسابقه مثلا دوره ای و یا حذفی * مشخص کردن مقررات فنی مسابقه مثلا مسابقه براساس آخرین تغییرات فدراسیون جهانی برگزار خواهد شد و در مواقع بروز مشکل کمیته فنی تصمیم گیری خواهد کرد .

* تا کید بر حضور حتمی سرپرستان تیمها * حداکثر نفرات شرکت کننده در مسابقه ج : اصول و مقررات فنی مسابقه * مشخص کردن نوع جدول مسابقه مثلا دوره ای ویا حذفی * مشخص کردن مقررات فنی مسابقه * تاکید بر حضور حتمی سرپرستان تیمها * حداکثر نفرات شرکت کننده ها در مسابقه د : شرایط عمومی : رعایت کردن شرایط عمومی از جانب تیمهای شرکت کننده به نویه خود برگزاری مطلوب مسابقه موثر خواهد بود این شرایط می تواند شامل موارد زیر باشد .

تیمهای اعزامی می بایستی یک نفر سرپرست به همراه داشته باشند و تاکید گردد که سرپرست اعزامی دارای صلاحیتهای فنی و اخلافی باشد .

تیمهای اعزامی باید لباسهای متحدالشکل ودر صورت امکان یک دست اضافی برای مواقع ضروری به همراه داشته باشند .

درصورت امکان تیمهای شرکت کننده وسیله نقلیه به همراه داشته باشند از همراه داشتن افراد اضافی علی الخصوص بچه جدا خودداری نمایند .

تیمهای شرکت کننده موظف هستند که به طور مرتب و منظم در مراسم افتتاحیه مسابقات رژه ورزشکاران شرکت فعالانه داشته باشند.

تیمهای اعزامی در صورت امکان پرچم مخصوص سازمان و یا مثلا دانشگاه را به همراه داشته باشند .

هماهنگی جهت بازدید مسئولین کمیته ها از مکان مسابقه این مرحله شاید یکی از مهمترین مراحل برگزاری مسابقات است چرا که مسئولین کمیته ها باید با دقت تمام به محل مسابقه مراجعه کرده و نیاز مندیهای خود را مشخص نمایند در سرکشی به محل مسابقه باید به موارد زیر توجه کرد : الف – امور فنی در محل مسابقه : آیا سالن ورزشی اشکال فنی دارد یا نه آیا وسائل و تجهیزات ورزشی مربوطه استاندارد هست یا نه ب- امورعمومی در محل مسابقه : * آیا دستگاههای تهویه ، گرمایش ، سرمایش ، نور وصوت وجود دارد ویا اینکه کدامیک از دستگاهها دارای اشکال فنی می باشد .

* آیا برای مسئولین فنی و داوران محل جداگانه برای استراحتهای کوتاه مدت و پذیرایی در نظر گرفته شده است .

* آیا برای کمیته های برگزاری اتاقهای مخصوصی در نظر گرفته شده است * آیا در کمیته اتاق کمیته روابط عمومی وسائلی همچون دستگاههای تایپ ، فاکس ، تکثیر ،دوربین عکاسی و فیلمبرداری پیش بینی شده است .

* ایا در محل مسابقه مکانی برای بوفه ، گیشه فروش بلیط ، برپایی نمایشگاه و ...در نظر گرفته شده است .

* آیا آشپزخانه وسایلی همچون گاز ، سیستمهای حرارتی ، اجاق گاز ، آب سرد کن و ..

وجود دارد .

4- مکاتبات متفرقه این مکاتبات معمولادر داخل استان صورت می گیرد که به نمونه هایی از آنها اشاره می کنیم : دعوت از مسئولین استان جهت شرکت در مراسم افتتاحیه از قبیل استاندارد ؛ شهردار ، مسئولین ادارات وسازمانها و...

انجام مکاتبه با سازمانهای مختلف جهت جذب کمک وتهیه امکانات ودرخواست نیازمندیها و کمبودها مکاتبه با مسئولین صدا و سیما مکاتبه و دعوت ازمسئولین بهداری جهت اعزام گروه پزشکی به همراه پزشک و وسائل پزشکی و آمبولانس مکاتبه ودعوت از داوران ومسئولین فنی برای برگزاری مسابقه مکاتبات ویژه با بعضی از ادارات ، سازمانها و شرکتها برای کمک در برگزاری مسابقات 5- تهیه نیازمندیها و کمبودها وارائه گزارش توسط مسئولین کمیته ها که معمولا پس از بازدیدهای فنی صورت می گیرد .

مسئولین کمیته می باید نیازمندیهای کمیته مربوط را پس از برگزاری بهتر بطور مکتوب و دسته بندی شده تنظیم کرد و انرا به سرپرست مسابقات ارائه دهد .

6- جمع بندی نیاز ها ؛ کمبودهای کمیته توسط سرپرست کل مسابقات پس از گزارش مسئولین کمیته ها سرپرست کل مسابقات می باید درخواست های کلیه کمیته ها را جمع آوری و جمع بندی کرده ومقدمات تهیه و خریداری آنها را فراهم کند .

7- انعکاس نیازمندیها به سرپرست عالی مسابقات و مذاکره حضوری با مسئولین مافوق 8- تقسیم بندی نیازمندیها به مسئولین کمیته وپیگیری همه جانبه تمامی مسئولین برگزاری برای تهیه خرید وآماده کردن امکانات برای شروع مسابقات 2- عملیات در هنگام اجرا فعالیتهایی که در این بخش در نظر گرفته شده است تا حدودی به فعالیتهای اجرایی در جریان برگزاری مربوط می شود به عبارت دیگر این مرحله از زمان شروع به کار کمیته پذیرش و اردوهای ورزشی می باشد که به اختصار به آنها اشاره می کنیم.

مرحله چهارم : هدایت و کنترل برنامه توسط مدیر هدف اصلی این بخش عبارتست از بازدید و مراقبت از طرز پیشرفت اجرای عملیات و مقایسه اجمالی آن با وضع مطلوب وتغییر و اصلاح ضروری درعملیات به منظور جلوگیری از انحراف در برنامه و تحقق اهداف سازمانی است لذا یک مدیر ورزشی یا سرکشی مستمر به بخشها و کمیته های مختلف سعی دارد تا حدودی فعالیتهای اجرایی را کنترل و هدایت کند و در مواقع بروز مشکل در اسرع وقت انها را مرتفع سازد .