هدف این مقاله، بهبود درک فرآیندهایی است که بدان طریق فراهم‌آوری دانش، ابزارهای فنی، و عوامل سازمانی می‌توانند به توسعه سازمان از جهت گسترش دانش به عنوان یک سلاح رقابتی نظام‌‌مند کمک کنند. این مقاله، روابط بین تکنولوژی و ارزشهای انسانی را بررسی میکند، زیرا این روابط ابزارهای ضروری فرایند مدیریت دانش می‌باشند.
با توجه به اینکه مدیریت دانش به عوامل هوشمند، تکنولوژی اطلاعات، و سیستمهای حمایت از تصمیمات استراتژیک ارتباط دارد، درمی‌یابیم که هدف آن ارائه بینش مؤثری درخصوص کارآیی مدیریت دانش می‌باشد. در این مقاله، یک مدل مفهومی از کارایی مدیریت دانش در سازمانهایی که با ترکیبی از نقش عوامل هوشمند و منابع سیستمهای هوشمند حمایت می‌شوند، ارائه می‌شود. این مدل به دو بخش تقسیم میگردد:
1. بخش ابزارهای فنی برای تعیین مشخصات منابع سیستمهای هوشمند.
2. بخش عوامل هوشمند که وظیفه آنها تمرکز بر نقش‌شان در عملکرد سازمانی می‌باشد. عوامل عمده، مورد بحث قرار گرفته و برای پژوهشهای آینده پیشنهاداتی ارائه میگردد.
دانش، دارایی واقعی سازمانی است که براساس اصول بازار آزاد فعالیت میکند و بر یکپارچگی در بخشها و اصول خود تأکید دارد. چون مدیریت دانش1 با ابزارهای فنی و ارزشهای انسانی چندگانه سر و کار دارد می‌تواند نشان دهد که چگونه سازمانهای آموزشی، سازمانهای هوشمند، و اصولاً مدیریت سازمانی می‌توانند فرآیندهای خود را از طریق استفاده از یک رهیافت «دانش‌مدار» مجدداً طراحی نمایند. عوامل هوشمند (ارزشهای انسانی) و ابزارهای فنی قادر هستند مبنایی برای کارآیی بلندمدت سازمانیِ دستگاههایی که می‌خواهند مدیریت دانش را نهادینه سازند، فراهم کنند. مدیریت دانش بصورت روزافزون سودمندتر میگردد، زیرا مدیریت ارزش، سیستمهای هوشمند و عوامل هوشمند را مدنظر قرار می‌دهد (ولدریج و جنین، 1995).
در خلال دهه گذشته، این آگاهی روزافزون حاصل گردیده که سازمانها باید سرمایه معنوی و ابزارهای فنی خود را که در قلمرو اطلاعات قرار دارند به درستی مدیریت نمایند، یعنی اینکه افراد و سیستمهای اطلاعاتی، به صورت کارا، به کار گرفته شوند. بر طبق بعضی از اظهارنظرها (استوارت، 1997؛ ویگ، 1997)، مدیریت دانش به عنوان یک متدولوژی برای تولید، حفظ، و بهره‌برداری از تمام امکانات مجموعه عظیمی از دانش است که هر سازمانی در فعالیتهای روزانه خود از آنها سود می‌جوید. دیدگاه دیگری وجود دارد که مدیریت دانش را به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها توصیف میکند که از تولید، توزیع، و بهره‌برداری از دانش بین عوامل مرتبط هوشمند و ابزارهای فنی، چون تکنولوژی اطلاعات2 و سیستمهای حمایت از تصمیم‌گیری3، حمایت می‌نماید (لیبوتیس و ولکاکس، 1997). بعضی سازمانها، علاقه زیادی به اجرای فرایندها و فنون مدیریت دانش نشان می‌دهند و حتی شروع به گزینش مدیریت دانش به عنوان بخشی از استراتژی حرفه خود کرده‌اند. با توجه به نیاز به افزودن علاقه مدیران، این مقاله معتقد است که مجموعه‌ای از عوامل به نحو چشمگیری برای تبیین رابطه بین کارایی مدیریت دانش، عوامل هوشمند، و منابع فنی سودمند می‌باشند. باید بر روابط عملیاتی تأکید گردد، زیرا باعث تقویت مدیریت دانش میگردد. این مقاله سعی دارد که مدل مفهومی برای کارایی مدیریت دانش و یک چارچوب برای نقشهای عوامل هوشمند و ابزارهای فنی در مدل مفهومی مدیریت دانش، ارائه دهد. در نهایت بعضی از نقطه نظرات و مسائل مدیریتی نیز ارائه خواهد شد.
ارتقای دانش از طریق ابزارهای فنی
ابزارهای متنوعی وجود دارند که می‌توان از آنها برای ایجاد ارتباطات آموزشی یا یادگیری، مدلهای توصیفی، و همچنین کنترل مدیریت دانش استفاده کنیم. ابزارهای یادگیری جدیدی در حال ظهور هستند که ابعاد فنی بر قابلیتهای فکری انسان ارائه می‌کنند، به این معنی که مکانیسمی برای ایجاد سیستمهای پایدار مدیریت دانش ارائه می‌کنند. با این ابزارهای جدید، بخشی از دانش می‌تواند در یک برنامه نرم‌افزاری تجسم پیدا نموده و برای عوامل هوشمندی که در قسمتهای مختلف سازمان قرار دارند، دسترس‌پذیر گردند. ایجاد چنین سیستمی مستلزم آن است که دانش دسترس‌پذیر، قابل درک و همچنین قابل ذخیره توسط افراد هوشمند باشد. در سالهای گذشته پیشرفتهای مهمی در تکنولوژی اطلاعات رخ داده است که قابلیتهای جدیدی برای فرایند مدیریت دانش داشته‌اند. به عنوان مثال، واسطه‌های پیشرفته کامپیوتری، ظرفیت بیشتر ذخیره، پیشرفت در رهیافتهای مهندسی دانش، سیستمهای تقویت تصمیم‌گیری و سیستمهای حمایت از تصمیم‌گیریهایی که به وسیله کامپیوتر حمایت می‌گردند کمکهای سودمندی نموده‌اند. ظهور سیستمهای حمایت عملکرد4 یکی از مهم‌ترین این رهاوردها می‌باشد (گری، 1991).
تعداد زیاد کامپیوترهای شخصی و شبکه‌های ارتباطی به سازمانها این اجازه را داده که دانش جدید را به دست آورده و یا حفظ نموده و آن را در راستای نیل به موقعیتهای رقابتی برتر مورد استفاده قرار دهند (حلال و اسمیت، 1998؛ تاپ اسکاپ، 1996).