توصیه هایی برای مدیران
اهمیت مدیریت
از مرحوم آیت اله العظمی حاج سید محمد حسن شیرازی (ره) منقول است که فرموده اند: ریاست (منظور مرجعیت دینی و رهبری بوده) نیازمند به یکصد جزء است که یک جزء آن علم و جزء دیگرش عدالت و نود و هشت جزء دیگر آن مدیریت است.
بنابراین لازم است از بالاترین مقامات نظام تا وزیر و مدیر مدرسه و رئیس ثبت و پیش نماز، مدیر مجله، واعظ، نامه رسان و آشپز و...
همه و همه طریقه ساماندهی و مدیریت خوب کار خود را بدانند وگرنه درجا زدن و انحطاط، نتیجه قهری کارشان خواهد بود.
آیا مدیریت ذاتی است یا اکتسابی؟
صفات روحی همانند اعضاء بدن مواد خامی هستند که قابل رشد می باشند همانگونه که دست کودک کم کم رشد می کند تا بمیزان معین خود در طول، عرض، کیفیت و سایر مزایا برسد، بهمین ترتیب علم کودک هم قابل رشد است تا جایی که به درجه یکی از دانشمندان بزرگ برسد همچنین نسبت به صفات و غرایز دیگر.
صفت نیز در دو جهت مانند عضو است:
الف- رشد عضو بستگی به غذا دارد، همانگونه که به دست انسان اگر غذا نرسد، رشدش متوقف می گردد، انسان هم اگر در تحصیل علم نکوشد، رشد دانش او متوقف می گردد.
ب- هر یک از اعضاء بدن انسان میزان معینی رشد می کند و نهایتی دارد که هر وقت رشد به آنجا رسید باز خواهد ایستاد، رشد علم و دانش نیز نمی تواند بیش از استعداد بشری که در افراد متفاوت است، برسد.
البته تفاوتی بین صفات روحی و اعضاء بدن وجود دارد و اینکه ممکن است یک صفت در یک حالت معینی متوقف شود بدون آنکه از بین برود یعنی اگر تحصیل ادامه پیدا نکرد معلومات محدودی برای شخص می ماند.
ولی اعضاء بدن در صورت بی غذا ماندن از بین می روند.
لذا مهارت در مدیریت یکی از صفات روحی است و تا حدودی ذاتی است.
صفت مدیریت از همان مراحل ابتدایی تا مراحل رشد مکانی آن اکتسابی است، اکتساب این صفت احتیاج به جدیت و کوشش فراوان و یادگیری و ممارست بسیار دارد تا در مراحل ابتدایی رشد آن متوقف نشود.
مثلاً حفظ مطالب در ابتدا کاری دشوار است، اما اگر انسان همیشه در خواندن و تکرار مطالب مصر باشد حفظ شده و برای او ملکه خواهد شد بطوری که هر وقت بخواهد می تواند آن محفوظات را بدون زحمت و بصورت طبیعی از حفظ بخواند و حتی بجایی می رسد که همزمان با انجام کاری دیگر هم می تواند محفوظات را قرائت کند.
ممارست و تمرین نکات مدیریت نیز چنین نتیجه ای دارد.
عادت به صبر در ناملایمات:
کسی که اداره اموری را بعهده دارد قهراً برای او ناملایماتی چه از ناحیه رؤسا و مافوق و چه از ناحیه دوستان و همکاران و چه از ناحیه مرئوسین و زیردستان و یا از ناحیه کارهای مربوطه پیش خواهد آمد.
بنابراین بدون صبر و بردباری انسان نمی تواند به خوبی از عهده اداره امور مربوطه برآید.
اکثراوقات رؤسا و افراد مافوق مدیر از او توقعاتی دارند که تأمین آنها برای او مقدور نیست، اگر صبور باشد و اظهار عجز و خستگی از توقعات آنان ننماید، بتدریج خواسته های رؤسا تعدیل می شود و این صبر و بردباری محبوبیت خاصی برای مدیر می آفریند.
به همین ترتیب همکاران و هم قطاران اکثراً درباره انسان حسادت می ورزند و بیشتر به بزرگنمائی اشتباهات مدیر می پردازند بازهم چاره کار صبوری است و موجب می شود تخریب ها با مرور زمان متوقف و سربلندی را ارمغان آورد.
مرئوسین و زیردستان مدیر نیز همیشه از اوامر و نواهی او اطاعت نمی کنند و موجب ناقص ماندن یا تعطیلی برخی از امور می شوند.
اینجا نیز چاره کار صبر و تحمل است و با پشتکار و سماجت برای انجام کار مورد نظر بایستی تلاش نمود تا نتیجه و هدف پیش بینی شده تحقق یابد.
کم حرفی و پرکاربودن مدیر
نتیجه گیری مطلوب در پی کار و کوشش حاصل می شود نه با پرحرفی و گفتار بیجا، بلکه بیشتر اوقات پرحرفی و سخن بیمورد موجب شکست مدیر خواهد شد.
لذا حداقل از موارد زیربایستی خودداری نمود:
الف- خرده گیری و انتقاد شدید در مورد کسانیکه در کار مدیر مشارکت دارند ولو بحق هم باشد، موجب تحریک طرف مقابل و سستی در کار و مقاومت منفی و حتی قیام بر ضد انتقادکننده خواهد شد.
ب- گریز از بیهوده گوئی که معمولاً افراد کار بدست به آن دچارند.
شعار یکی از احزاب بزرگ اندونزی (کم حرفی و پرکاری است) و این ضرب المثل «کار کردن با سکوت و آرامش نشانه پیروزی است» در عمل کارائی خود را نشان داده است.
شناسائی راه ورود و خروج در هر کار
انسان مسافر زمانی مسافرت موفقی را خواهد داشت که قبل از انجام بداند به کجا می رود؟
چه زمانی می رود؟
با چه وسیله ای می رود؟
و اگر در اثنای مسافرت مشکلی برای وسیله او پیش آمد چه جایگزینی را برای ادامه مسیر دارد؟
طرق شروع و خاتمه دادن موفق به هر کاری نیز تبعیت از همین مثال دارد و از نکات حساس مدیریتی است که به مدد دانش، تجربه، استعداد و مشورت می توان بهترین خط مشی را برگزید.
در راه رسیدن به یک هدف خاصی ممکن است راه حلهای گوناگونی موجود باشد و طبیعتاً مدیری موفق تر است که بهترین و آسانترین گزینه ها را انتخاب کند.
بررسی زندگینامه مدیران بزرگ
مطالعات پیگیر در حالات اداره کنندگان بزرگ، مانند نورافکنی قوی راههای مدیریت را به انسان می آموزد و همانگونه که تجربیات گذشته هر مدیر برای آینده او کارگشاست، به همین ترتیب تجربیات مدیران موفق نیز می تواند کارساز باشد.
مدیریت مانند نهر آبی است که قطره قطره جمع می شود و قطرات مدیریت نیز از هزاران قطره حکمت و صدها قطره تجربه جمع آوری می گردد.
مطالعات باید پیگیر باشد، زیرا دست کشیدن از مطالعه همانند بریدن آب از یک درخت سبز و خرم است و موجب جمود فکری می شود.
ترجیح اهم بر مهم در مدیریت
مواقعی در تصمیم گیریها مصالح امور با هم در تعارضند و یا مفاسد معارض یکدیگرند.
در این قبیل موارد مدیر باید مصلحت بیشتر و مفسده کمتر را در نظر بگیرد وگرنه مصلحت را از دست داده در مفسده بزرگ خواهد افتاد و هر دو بمعنای ضعف مدیریت است.
گذشت در پاره ای موارد
غیر از معصوم(ع) انسان هر اندازه رتبه اش بیشتر و بالاتر باشد امکان لغزش و اشتباه بزرگتر برای او قابل تصور است، بنابراین گذشت از خطای دیگران در برخی موارد از خصلتهای یک مدیر موفق است.
اگر مدیر از خطای دیگران گذشت نکند در مدیریت خود شکست می خورد.
همچنانکه خداوند به پیامبر خود در سوره 7 آیه 991 فرمان عفو و گذشت می دهد و مولی علی(ع) می فرماید «با احسان خاطی را سرزنش کنید.
»
بدیهی است گذشت نامحدود و اغماض از هر جرم و خیانتی، مورد نظر نیست بلکه در حدود امکانات و مواردی است که چندان ضروری به کار نمی زند.
تفویض اختیار
مدیر خود باید عهده دار امور مهم تر شده و امور جزئی و روزمره را به مرئوسین خود تفویض اختیار کند.
اگر مدیری اصرار داشته باشد که خود شخصاً همه کارها را از کوچک و بزرگ انجام دهد نوعی اهانت به تدبیر و نظر مرئوسین کرده و موجب دلسردی و بی تفاوتی آنان می شود و اگر امور مهم را به آنان واگذار کند موجب از هم گسیختگی و شکست مدیر می شود، لذا واگذاری امور فقط باید در امور جزئی و روزمره محدود بماند.
برنامه ریزی و سازماندهی
تنظیم و تقسیم امور از شرایط مهم مدیریت است تا جائیکه حضرت علی(ع) می فرماید «شما را به خدا سوگند در تنظیم کار خود کوشا باشید» لذا برای جدی بودن مرئوسین در انجام وظیفه سیاست تشویق و تنبیه کارساز و تعیین کننده است حال اگر نظارت بصورت مستمر بر عملکرد باشد بالطبع نقطه ضعفی برای مدیر نخواهد ماند.
مدیران فاقد نظم و برنامه، سررشته امور را از دست داده و از دسترسی به اهداف تعیین شده باز می مانند و با ایجاد رکود و موانع درکارها، بدترین و رسواترین نوع شکستها در انتظار آنهاست.
پوپایی
مدیر باید همیشه در حال تفکر و یافتن گزینه های جدید و طرق ابتکاری دسترسی به اهداف تعیین شده باشد و به نتایج تصمیماتی که می گیرد قبل از اجرا بیندیشد.
مولا علی(ع) می فرماید: «تفکر در هر کاری همانند آئینه مضاعف است.
»
مدیر در اثر تفکر مدام، بطریقه و راه صحیح تفکر دست یافته و تفکر برای او ملکه می گردد و بدین ترتیب دارای نظریات درست و قاطعی خواهد شد.
برای هر مدیری در مواقع نامشخص مشکلات پیش بینی نشده ای بروز می کند و راه حلهای گوناگونی به ذهنش متبادر می شود و فقط مدیرانی قادر به تشخیص بهترین ر اه حلها خواهند بود که سابقه تفکر و پویائی داشته باشند.
خلاقیت و طراحی
همانگونه که یک مهندس برای ساخت هر بنایی قبل از هرچیز به تهیه طرح و نقشه می پردازد و در کارگاه صنعتی محل نصب دستگاه ها و موتورآلات را تعیین می کند، مدیر هر بخش نیز قبل از شروع کار بایستی نقشه و برنامه داشته باشد تا با مشکل عمده ای مواجه نشده و بازدهی مطلوب داشته باشد.
حسن سلوک و اخلاق نیکو
اخلاق نیکو عبارت از بردباری و تحمل در مقابل ناملایمات است تا بتوان بالاترین کارائی را از همکاران انتظار داشت، زیرا انسان از گوشت، خون، قلب و روح ترکیب یافته و تمام اجزاء وجودی انسان تنها به اخلاق نیک و سازش و عاطفه و تبسم و مسالمت و...
بیشتر همخوانی نشان می دهد و موجب افزایش انگیزه و کارائی می شود بهمین دلیل است که بعضاً مشاهده شده با تغییر مدیری یک پروژه موفق به رکود دچار شده یا در یک تحول مدیریتی پروژه راکد فعال شده و به بازدهی می رسد.
تفحص در روحیات مرئوسین
مدیر بایستی برای شناخت حالات روحی و نقاط ضعف و قوت عوامل زیردست حساس بوده و شناخت کافی پیدا کند و حتی در زندگی خصوصی و مسائل و مشکلات شخصی آنها کنجکاوی داشته و مطلع شود و به تناسب آنها عکس العمل نشان دهد.
در شادیهای آنها اظهار خوشحالی و در نگرانی های آنها همدردی و مساعدت نشان دهد ضمن آنکه از همین شناختها برای تقسیم مسئولیتها و سپردن امور به اهل آن بهره گیری نماید.
البته لازم به ذکر است که آگاهی از اسرار و زندگی خصوصی افراد منحصراً بایستی برای استفاده از حضور و وجود آنها در سازمان بکار گرفته شود و بهیچوجه دستاویزی برای افشاگری و هتک حرمت آنان قرار نگیرد که اثرات تخریبی آن بمراتب بیش از آن است که بتوان پیش بینی نمود.
از شیخ مرتضی انصاری(ره) نقل می کنند که: «اگر هفتاد نفر عادل گواهی دادند که فلانی این حرف را زده، اما خودش گفت: نگفته ام، گفتار او را تصدیق کن و شهادت آن هفتاد نفر را نادیده بگیر» و مقصود از این نقل قول که مبالغه به نظر می رسد حفظ حرمت انسانی و ایجاد تضمین و تأمین شغلی و در نتیجه ایجاد همبستگی و علاقمندی در خود نسبت به سازمان است.
از شیخ مرتضی انصاری(ره) نقل می کنند که: «اگر هفتاد نفر عادل گواهی دادند که فلانی این حرف را زده، اما خودش گفت: نگفته ام، گفتار او را تصدیق کن و شهادت آن هفتاد نفر را نادیده بگیر» و مقصود از این نقل قول که مبالغه به نظر می رسد حفظ حرمت انسانی و ایجاد تضمین و تأمین شغلی و در نتیجه ایجاد همبستگی و علاقمندی در خود نسبت به سازمان است.
نه خود باختگی نه غرور مدیر شایسته نه اظهار ضعف می کند و نه اظهار قدرت، اگر نقاط ضعف خود را برملا سازد زمینه تحقیر خویش را فراهم نموده و اظهار قوت نیز ضمن ایجاد توقع در دیگران زمینه حسادت و دشمنی رقبا و اطرافیان را به وجود می آورد و همچنین اظهار شادی، دوستان را به حسادت سوق می دهد و اظهار اندوه، شادی دشمنان را سبب می شود.
بنابراین خوددار بودن صفتی است که هر مدیر موفق بدان پایبند است.
روش قطع همکاری اگر مصلحت در جدائی با یکی از همکاران باشد بهتر است با صلح و صفا و به نیکی این عمل انجام شود.
در حدیث آمده است: عاجزترین فرد کسی است که از یافتن دوستان برای خویش عاجز باشد و عاجزتر از آن کسی است که اگر دوستی برای خود گرفت نتواند او را حفظ کند.
لذا در صورت ضرورت بر کناری کسی به دلیل خلافکاری و غیره و یا عدم تمایل به ادامه همکاری توسط یکی از همکاران، مدیر بایستی دو شرط زیر را در مورد آنان رعایت کند: الف- مدیر علت برکنار نمودن شخص متخلف را برای او کاملا توضیح دهد، بطوری که طرف متوجه شود که موجب برکناری او رفتار خودش بوده است.
ب- جدائی به نیکی انجام گرفته با حفظ آرامش و دوستی باشد.
زیرا اکثراً مشاهده می شود افراد پس از جدائی از مؤسسه، به بدگوئی و مخالفت می پردازند و با دشمنان احتمالی مؤسسه تماس گرفته و به تحریکات و تخریب می پردازند.
لذا مدیر می بایستی با حوصله و حلم با این قبیل موارد مواجه شده و در مقابل دشمنی ها سکوت پیشه کند و ضمناً از افشاء کردن عیوبی که در کارمند اخراجی بوده بپرهیزد.
وقار و هیبت مدیر بایستی در حفظ حرمت خویش کوشا بوده و خود را سبک و مبتذل نسازد و اصولا این شغل نیاز فراوانی به خویشتن داری و هیبت و شخصیت دارد بدون آن که کبر و خودخواهی توصیه شود.
لذا در حدیث وارد شده از فضائل مؤمن آن است که درعین حال که فروتن است سبک و مبتذل نیست.
حفظ سطوح مدیریت درهر اجتماعی افرادی یافت می شوند که بهر دلیل از قبیل جوانی، کم اطلاعی، مشکل تربیتی و...
از رشد کافی برخوردار نیستند ولو آنکه پر عاطفه و اجتماعی و با محبت باشند.
اگر مدیر با چنین افرادی در تماس باشد، دو خسارت خواهد داد: الف- اگر سخن و توصیه آنان را عمل نکند، دشمنی آنان را علیه خود برانگیخته است.
ب- مدیر از برنامه صحیح خود در اثر مدارا با آنان بازمانده و شکست در مدیریت نصیب او خواهد شد.
نوآوری و توسعه اکتفا بر انجام وظایف محدود مدیریت موجب جمود فکری و عملی می شود و تحمل و پیشرفت بارزی در حوزه مسئولیت مدیر قابل پیش بینی نیست.
لذا مدیران موفق پا را فراتر از وظایف تعریف شده گذارده و دائماً به نوآوری و تعریف فعالیت های جدید و یافتن روشهای ابتکاری دسترسی سریع تر به اهداف مؤسسه می پردازند.
اینگونه افراد و مدیران لایق درپیشرفت جهان بشریت سهم بسزائی داشته و پیشرفت جامعه را از سطحی که پیشینیان به آن رسیده اند بالاتر می برند.
اصلاح اشتباهات پس از وقوف به اشتباه، مدیر بایستی بلادرنگ در فکر اصلاح آن باشد و بپذیرد که تنها معصوم(ع) در برابر هر نوع اشتباه و خطائی مصونیت دارد.
برخی افراد به غلط تصور می کنند که اقرار به اشتباه و در صدد اصلاح آن برآمدن یکنوع شکست و سستی و از دست دادن شخصیت است و در نتیجه به راه اشتباه خویش اصرار می ورزند که قطعاً خسران می بینند.
لذا در میان خردمندان مشهوراست که اعتراف به خطا برای مدیر نوعی فضیلت است، اما منظور از اعتراف به خطا اعتراف لفظی نیست بلکه گاهی اعتراف به اشتباه خلاف مصلحت است.
بنابراین عملا بایستی پس از پی بردن به اشتباه به اصلاح و رفع اشتباه اقدام نماید.
زمانبندی اوقات گرانبهاست «وقت طلاست» لذا به همان اندازه که مدیر وقت خویش را بیهوده مصرف کند به همان میزان در مدیریت او نقصان وارد میشود.
ضمن آنکه میزان اهمیت برخی مدیریتها به گونه ای است که اگر تمام دقائق و لحظات مدیر نیز صرف پیشرفت کار شود باز هم زمینه برای فعالیت هست.
بنابراین بر مدیر لازم است وقت هر کاری را قبلا ارزیابی کند و بشناسد و برای هر فعالیتی زمان مناسبی را اختصاص دهد.
بعنوان مثال زمان تشکیل جلسات هماهنگی با مدیران رده پائین تر از خود را در ساعات آخر اداری تعیین کند که تراکم کار روزانه آنان و تجمع ارباب رجوع و تداخل امور را موجب نگردد و یا زمان برنامه ریزی و نوشتن دستورالعمل و تنظیم گزارشات و مقالات و...
را در اوقات تعطیلی سازمان انجام دهد.
تشویق و تمجید زیردستان تشویق و توصیف کارمندان و موظفین از شرایط عمده ای است که هر مدیر موفق بایستی در سرلوحه کار قرار دهد طبیعی است که باید تشویق و تعریف به اندازه ای صورت پذیرد که طرف مقابل استحقاق آنرا داشته باشد.
روایت است که نبی اکرم(ص) یاران خود را احترام فرموده و آنان را با کنیه صدا می زد.
تشویق موجب دلگرمی و نشاط و امیدواری کارمند شده و با اخلاص بیشتری به فعالیت خود می افزاید و طبعا نتایج بهتری عاید موسسه می شود و این معنا حقیقتی است که مدیران پخته و کارآزموده بر آن وقوف کامل دارند.
بدیهی است زیاده روی در تشویق سبب ایجاد توقع بیجا و یا تکبر و غرور افراد میشود و اگر از حد ظرفیت آنها بگذرد خود را گم کرده و چه بسا دست از کار و فعالیت بردارند.
سرعت در انجام وظایف مدیر بایستی در عین حال که در امور محکم کاری و حزم و احتیاط را مدنظر دارد.
برای انجام کار در سرعت معقول نیز تلاش کند.
انسانها بر دو دسته هستند؛ دسته ای که ذاتا در کار سریع و چالاک هستند و دسته دیگر کندکار، اما انسان کند کار هم می تواند خود را به سرعت در کار عادت دهد.
زیرا سرعت حالتی نفسانی و قابل رشد و تکامل است، همچنان که عادت تندنویسی در نویسندگی و سرعت در گفتار، آموزش و تربیت جدیدی است که بسیار پسندیده است.
سرعت در کار ضروری است زیرا هر اندازه عمر آدمی طولانی باشد در مقابل کارهائی که می تواند انجام دهد، کوتاه و وقتش تنگ است.
خداوند تبارک و تعالی در قرآن کریم سوره های حدید آیه 12 و بقره آیه 841 بر این موضوع تاکید دارد.
میانه روی در تفکر یکی از اموری که جزو شرایط مهم مدیریت است میانه روی در طرز تفکر است، دسته ای از مردم هستند که دارای روح تردید و تشکیک میباشند و هر چیزی در نظر آنان احتمالی است و هر نهضتی و حرکتی به نظر آنان از یک جهت درست و از جهت دیگر نادرست است، اینگونه افراد بی اراده که همیشه در حال تردید و دودلی هستند به طور کلی صلاحیت مدیریت هیچ کاری را نداشته سزاوار جمود و در جا زدن هستند.
دسته دیگر برعکس این دسته با سرعت تمام و بدون آنکه موازین و ادله امر ثابت شود، نسبت به چیزی جزم پیدا می کنند، این دسته نیز استحقاق شکست و ضعف در مدیریت را دارند.
در جنگ جهانی دوم برخی از مردم در بحبوحه کشتارها در اصل وجود جنگ تشکیک می کردند و سروصداها را نوعی تبلیغات با اغراض خاص از طرف کشورهای بزرگ میدانستند، در حالی که دسته دیگر در همان هنگام فکر می کردند که به وسیله این جنگ، زندگی در روی کره زمین از بین خواهد رفت.
افراد کم رشد و نارس جامعه اکثرا از این دو دسته هستند، یا حالت شک و تردید به همه چیز دارند یا حالت سرعت نظر و خوش باوری که هر دو حالت مردود است بنابراین رعایت اعتدال و میانه روی در طرز تفکر یکی از شرایط بسیار مهم برای موفقیت در مدیریت است.
دوری از خودستایی خودستایی عادت نکوهیده ای است که موجب تنفر مردم و پراکنده شدن آنان از اطراف انسان می گردد تجربه نشان می دهد مردم طبعا افرادی را دوست دارند و بیشتر با آنها همکاری می کنند که متواضع بوده و هر چند که پرکار و ثمربخش باشند درباره خویش سکوت می کنند.
خودستایی تنها با تصریح زبان و گفتار نیست، بلکه گاهی ممکن است شخصی با نگارش، اشاره یا کنایه و یا انجام عملیاتی خودستایی نماید، مثل آنکه در راه رفتن یا پس از انجام یک عمل موفقیت آمیز حالت یا چهره ای مخصوص نشان دهد.
گاهی از طریق منفی نیز خودستائی می تواند رخ دهد و کسی بگوید؛ من سوادی ندارم و یا به احدی خدمت نکرده غم و مقصودش به نمایش گذاردن دانش و سواد و یا انجام خدمت به دیگران باشد که البته همان خودستایی است و مردود می باشد.
دوراندیشی مدیر بایستی به فکر عاقبت کار باشد زیرا عوامل زیادی در شکل گیری و به نتیجه رسیدن یک فعالیت دخیل و بعضا در ارتباط تنگاتنگ با یکدیگرند لذا مسائل باید از ابعاد مختلف مورد بررسی قرار گیرد.
آن گونه که در آثار اسلامی وارد شده حضرت امیر(ع) بسیار دوراندیش بوده اند.
چه بسا دوستی با یک فرد یا دشمنی با شخصی، سرسلسله پاره ای از موفقیت ها و یا شکستها خواهد شد، زیرا ممکن است آن فرد شاخ و برگ و ریشه هائی داشته باشد که اگر انسان دوراندیش نباشد در دوستی و دشمنی با این گونه افراد ممکن است در اثر بی اطلاعی از شاخ و برگ و ریشه های آن فرد، از عاقبت کار بی خبر بوده قهرا با عجله نمودن در دشمنی و یا در اثر کندی در جلب رضایت آن شخص با شکستهای جبران ناپذیری مواجه شود.
شنونده صبور مدیر بایستی حوصله کافی برای شنیدن نظر دیگران داشته باشد با توجه به این نکته که اغلب مردم پرگوئی را دوست دارند و می خواهند راجع به هر موضوعی اظهارنظر کنند.
لذا بهترین عکس العمل شنیدن بدون واکنش خواهد بود زیرا ضمن صرفه جوئی از وقتی که برای رد یا قبول و اظهارنظر درباره مطالب گوینده می شود، از پیدا شدن منتقدان جدید که چرا نظر فلان گوینده را مدیر رد کرده یا چرا مطالب فاقد محتوای کافی را تایید کرده جلوگیری می نماید.
یکی از عادتهای مرحوم میرزای شیرازی این بود، هنگامیکه پیرامون نظریات تازه ای با او گفت وگو می شد در مقابل طرف سکوت می کرد و اگر طرف پاسخی از ایشان مطالبه می کرد، باز هم پاسخش سکوت بود، زیرا ایشان ناراحتی گوینده را از بی جوابی، برناراحتی او از پاسخی که در رد گفتارش می بایست بگوید ترجیح می داد.
کنترل اطرافیان مدیر علی القاعده مورد اعتماد مردم است و رشد کافی دارد، اما اگر از وضع اطرافیان غفلت کند و محدودیتی برای آنان منظور نکند به دو طریق زیر بایستی منتظر تضعیف خویش باشد: الف- اگر اطرافیان در کنترل مدیر نباشند ممکن است بر مدیر تسلط یافته او را تحت نفوذ خود قرارداده و آلت دست خویش نمایند و به وسیله او هر دستوری که بخواهند بدهند و دریچه فکری او را ببندند و بجای مدیر، خودشان ثروت و مقام و اداره امور را قبضه کنند و بدین ترتیب خسارتی سنگین به مدیر وارد کرده و مدیریت و نام نیک وی را زیر سؤال ببرند.
ب- خسارت دوم تسلط اطرافیان این است که با نظریات ناپخته و محدودی که دارند طبق هوا و هوس و میل خود امور را می چرخانند و موجب ناراحتی و شکایت مردم شده و آنان را از اطراف آن مؤسسه و مدیر پراکنده می سازند.
بنابراین بر مدیر لازم است اطرافیان را محدود و کنترل کند و در صورت لزوم کسانی را که مرز خود را نمی شناسد بدون نگرانی از عواقب آن اخراج کند و بدین ترتیب اعتماد مردم را که بالاترین پشتوانه است همواره برای خویش ذخیره نمایند.
مدارا با دشمنان اصولا مدیر در معاشرت با مردم بایستی اخلاق نیکو داشته باشد زیرا به دلیل مقامی که دارد مورد حسادت دوست و دشمن قرارمی گیرد، گرچه دوستان ممکن است حسادت خود را از انسان مخفی سازند، اما نمی توانند انقلاب درونی خود را خاموش سازند و بناچار روزی بعضی از دوستان هم عقده درونی خود را منفجر می سازند، در مورد دشمن و کینه و حسادت او که روشن است و نیازی به توضیح ندارد، لکن معاشرت و اخلاق نیکو از جمله عواملی است که شعله حسادت را تا حدی سبک ساخته و از شدت آن می کاهد و به همین نسبت مدیر از شر حسادت و دشمنیهای آنان در امان خواهد ماند و با تدبیر عالمانه آسوده خاطر از تخریب حسودان می تواند در انجام مأمویت خود توفیق داشته باشد، زیرا مدیر هرچند هم که با تدبیر باشد در محیط اضطراب و نگرانی نمی تواند در کار خود آنطور که باید و شاید پیشرفت نماید.
البته مدیر باید بیش از آن اندازه ای که از دشمن احتیاط می کند از دوست خود بر حذر باشد، زیرا انسان نسبت به دشمن هوشیار است.
و اسرار داخلی و نقاط ضعف خود را در اختیار او نمی گذارد و لذا دشمن نمی تواند با سوءاستفاده از ضعفها او را بکوبد، اما دوست با توجه به اعتماد فی مابین در تماسها به عیوب و نقاط ضعف مدیر پی برده و در صورت دشمن شدن علیه او به کار می گیرد و خسارات جبران ناپذیری وارد می کند.
سد رخنه های کوچک هر فسادی که در کارها پیشامد می کند اول کوچک و بی اهمیت به نظر می رسد، اما اگر در اثر سهل انگاری همان رخنه کوچک به حدی بزرگ می شود که دیگر نمی شود آنرا اصلاح کرد، لذا بر مدیراست که رخنه های کوچک را قبل از بزرگ شدن اصلاح کند و مفاسد جزء را از همان ابتدای پیدایش قبل از آنکه به مفسده بزرگی تبدیل و اساس سازمان را تهدید کند، مرتفع سازد.
پرهیز از اعمال نفرت انگیز مدیر بایستی از اعمالیکه نفرت دیگران را برمی انگیزد، پرهیز نماید تا دچار شکست در مدیریت خویش نشود برخی اعمال که سبب رنجش خاطر و دوری مردم از مدیر می شود عبارتند از: پیمان شکنی، استبداد رأی، چاپلوسی، گوشه گیری از اجتماعات و مردم، عدم شرکت در مجالس جشن و سوگواری، خودستایی، غذایی خوردن در معابر، شوخی و خنده خارج از عرف، عدم رعایت بهداشت محیط، جاه طلبی، تبعیض حقوق افراد، ستیزه جویی با مردم، خلاف واقع گویی، انجام اعمال غیرشرعی یا غیرمنطقی، غلو کردن و بیان مطلب باور نکردنی.
جلب اعتماد مردم یک مدیر تا زمانی قادر به جذب مرید و پیرو می باشد که رفتار تنفرانگیزی را مرتکب نشود و اعتماد مردم را جلب کرده باشد.
تاجر تا هنگامی قدرت تجارت و داد و ستد دارد که مردم به او اعتماد داشته باشند.
بهمین ترتیب اگر مدیر با درست کاری و معاشرت نیکو توانست اعتماد مردم را نسبت به خویشتن جلب کند می تواند خود و سازمان راحفظ کرده، راه پیشرفت را هموار سازد.
نظارت و رسیدگی مداوم یک مدیر هر چند هم قوی باشد بایستی بیدار بوده و احتیاط پیشه کند وگرنه در گوشه و کنار و زوایای فعالیت سازمان مفاسدی راه یافته، کم کم در اساس سازمان نفوذ کرده و موجودیت آنرا به خطر می اندازد.
رئیس یک کشور باید از احوال ملت خویش در اقصی نقاط با خبر بوده و از ماوقع امور استانها و شهرها و روستاها اطلاع کافی داشته باشد تا بتواند خادم و خائن را شناسائی و به رفع نارسائیها توفیق یابد، همچنانکه یک مرجع تقلید باید مدام از اعمال نمایندگان و حالات پیروان و مقلدان خویش و اوضاع اعتمادی دیگر ملل جهان با خبر باشد.
یک فرمانده نظامی نیز باید همیشه در کوران مسائل فرماندهان زیردست و احوال لشگریان و تجهیزات آنها بوده و از امکانات دشمنان خود اطلاع دقیق داشته باشد.
شورا و مشورت مدیر هر قدر با تجربه و دانش و مسلط به کار باشد، مشورت با دیگران هر چند هم از نظر مقام و معلومات و تجربیات از او پائین تر باشند برای او مفید بوده و به این وسیله مسیرهای تازه ای را شناسائی می کند.
از خواص بدیهی مشورت آن است که اگر نظر مدیر بر دیگر اظهارنظرها رجحان داشت با اعتماد بیشتر و اراده قاطع نظر خویش را اعمال می کند و اگر بعداً این نظر اشتباه از کار درآمد بار خطا و اشتباه تنها به دوش مدیر نخواهد افتاد و اگر در میان نظریات مشاورین خود نظر بهتری یافت که طبق آن عمل می کند، بهرحال کسی با او مخالفت نخواهد کرد.
زیرا افرادی هستند هرچند مدیر درست باشد اگر شخصا تصمیم گرفته باشد با او مخالفت می کنند.
البته بر مدیر لازم است با کسی مشورت کند که اگر نظرش صحیح نبود و مدیرنظر او را رد کرد به مخالفت و دشمنی با مدیر برنخیزند که ضرر این قبیل مشاورین بیشتر از منافع آنهاست.
همچنین باید طرف مشورت را هم از سالخوردگان و هم جوانان انتخاب نمود که تجربه با تیزهوشی عجین شود.
پرهیز از خشونت مدیران اکثرا دارای شرکاء و همکاران مختلف هستند که هرچند هم در سطح پائین تری از مدیر باشند باز دارای نظر و رأی هستند ولی در هر صورت طبق معمول در پایان مشاوره نظر مدیر باید اجراء شود.
اما همین که نظر مدیر معلوم شد، قهرا کسی با رأی مدیر مخالفت خواهد کرد، گاهی مدیر در برابر مخالفین خشونت به خرج می دهد و می خواهد با تندی و سختی نظر خود را تحمیل کند، این طریق اشتباه است و موجب عداوت و کدورت و ایجاد تزلزل در سازمان می شود، ولی اگر نظر خود را با نرمی و آرامش اظهار کند سبب دوستی ها و محبت اطرافیان مدیر میگردد.
یکی از شخصیت ها می گوید: زمانی می خواستم به شخص معینی مسئولیتی بدهم، اما برای جلب نظر اعضاء سازمان بی آنکه نامی از شخص مورد نظر ببرم با آنها مشورت می کردم، اگر مشاورین همان فرد را پیشنهاد می دادند که چه بهتر والا شخص تعیین شده از طرف آنها را بین خودشان به بحث می گذاشتم بدون آنکه خود مناقشه ای کرده باشم و این روند ادامه پیدا می کرد تا بالاخره به فرد مورد نظر می رسیدند و پیشنهاد می دادند و بدین ترتیب فرد مورد نظر من به ظاهر از طرف آنان پیشنهاد و تعیین می شد و مشکلی هم پیش نمی آمد و مورد تکریم و ستایش آنان نیز قرار می گرفتم زیرا طبق نظر آنها عمل کرده بودم.
گریز از خودخواهی مدیر خودخواه هدفش جز خودش نیست و اصلا به هدفی که سازمان برای آن تأسیس شده توجهی ندارد بنابراین مؤسساتی که تحت پوشش چنین مدیرانی قرار گیرند نه تنها به هدف تعیین شده برای آنها نمی رسند، بلکه رو به اضمحلال پیش می روند.
جالب اینجاست در عین حال که مردم با تمام قدرت میخواهند شخص خودخواه را سرکوب کنند، او از مردم انتظار دارد که با تمام امکانات از او قدردانی کنند!
دقت و مراقبت مدیر بایستی علل و عوامل پیشرفت کار را شناسائی کرده و با دقت و مراقبت جدی و عاقبت اندیشی به اتخاذ تصمیم بپردازد، از لحظات استفاده کند و برای دسترسی به اهداف سازمان گزینه ها و طرق مختلف را بررسی و کوتاهترین مسیر را برگزیند.
موانع و مشکلات پیشرفت کار را همانند دشمنانی فرض نماید که بایستی چشم و گوش و حافظه و اعصاب خویش را برای شناسائی و مقابله با آنها به کار گیرد.
نیروی تبلیغات هر سازمانی با اهداف مشخص طراحی شده و مدیری برای آن تعیین شده است.
این مدیر بایستی افکار مردم را به سوی اهداف سازمان و فعالیتهای سودمندی که خود در این مسیر انجام داده است، جلب کند تا بتواند زمینه پیشرفت و دسترسی سریع به هدفهای تعیین شده را میسر سازد.
دین مقدس اسلام نیز برای حفظ ارکان خویش تبلیغاتی را مقرر داشته است.
اذان، تبلیغات و دعوت برای نماز و اعلان و تبلیغ مسائل اسلام است و به همین ترتیب روزه و حج و...
صور مختلف تبلیغ این دین انسان ساز است و مردم به وسیله آنها بسوی اهداف مقدس الهی دعوت می شوند.
اما مدیر در تبلیغات خود باید میان تبلیغ و خدعه و نیرنگ فرق بگذارد و خارج از واقعیت چیزی را تبلیغ نکند و مراقب باشد که از صورت معقول خارج نشود و در این عرصه به تخریب رقبا اقدام نکند.