مقدمه:
اطلاعات همانند خونی است که در کالبد سازمان جریان می‌یابد و به آن حیات می‌بخشد، اطلاعات می‌تواند فرایند تصمیم‌گیری را در مورد ساختار، تکنولوژی و نوآوری تغذیه نماید، و همچنین اطلاعات همانند یک رگ حیاتی است که سازمان را به عرضه کنندگان مواد اولیه و مشتریان متصل می‌سازد، توسعه فن‌آوری اطلاعات مانند کامپیوترها و وسایل ارتباط الکترونیکی ماهیت بسیاری از کارهای دفتری را دگرگون کرده‌اند، شبکه‌های کار در خانه و خودکار شدن، امکان محدود کردن بعضی بخشها و کاهش تعداد کارکنان سازمان را فراهم آورده‌اند.
از این پدیده‌ها (فن‌آوری اطلاعات) ممکن است چنین استنباط شود که سازمانهای بزرگ کوچکتر می‌شوند و گرایش بسوی انواع انعطاف‌پذیرتر و کوچکتر سازمان نیرومندتر می‌شود.
فن‌آوری اطلاعات همچنین می‌تواند منجر به تغییرات نسبتاً وسیعی در سطح بین‌المللی باشد.
زیرا این فنآوریهای اطلاعاتی و کامپیوترها می‌توانند تاثیر شدیدی بر عملکردهای اقتصادی و اجتماعی و مناسبات جهانی داشته باشند.
هم در پیش‌بینیهای خوشبینانه از نظر ابعاد مثبت تاثیرات فن‌آوری اطلاعات بر شیوه‌های زندگی و هم در بدبینیهای موجود نسبت به تاثیرات مخرب آن عناصری از واقعیت نهفته است، به هر تقدیر، بر بازار کار و شیوه زندگی تاثیر خواهد نهاد.
در حال حاضر فن‌آوری اطلاعات مهمترین مساله‌ای نیست که یک کشور بخصوص با آن روبرو باشد بلکه تجلی آن بعنوان سریع‌التغیرترین عامل اقتصاد بسیاری از کشورها، مساله‌ساز است.
این فن‌آوری به سرعت در حال بهسازی و ارتقاست و هزینه‌ها با سرعت قابل توجه کاهش می‌یابند.
دامنه کاربرد آن بسیار وسیع است و در غالب صنایع تاثیرات آن بر قیمت تمام شده محصول از نظر سهم هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی از اهمیت بسیار برخوردار است.
همچنین کاربرد این فنآوریهای اطلاعاتی در سازمانها در حکم یکی از منابع و دارائیهای با ارزش سازمانی است و انتخاب و تعیین استراتژی صحیح برای کاربرد آن ضروری است.
البته در مرحله اول این مطلب برای بسیاری از مدیران سازمانها چندان پذیرفتنی نیست و برخورد با اطلاعات در حکم منبعی همپایه همچون نیروی انسانی، مواد اولیه، منابع مالی و … و گاه مهمتر از این‌ها، امر راحتی نیست.
حتی برای بسیاری از مدیران سطح اجرایی نیز، تلقی عنصری غیر ملموس در حکم منبع اصلی امکانات حیاتی، مشکل است.
اما اگر درست توجه کنیم می‌بینیم که چطور این عناصر غیر ملموس، بر بالا رفتن بهره‌وری و سوددهی هر سازمانی و بهینه‌سازی اتخاذ تصمیمات مدیران راهبردی تاثیر می‌گذارند.
اطلاعات در حیات هر سازمانی می‌تواند نقش مهمی را بعهده داشته باشد.
در واقع اطلاعات وسیله‌ای است که امکان استفاده بهتر و مناسبتر از منابع ملموس سازمان را برای مدیریت فراهم می‌آورد.
اطلاعات در سازمان غالباً به شکل موثری اداره نمی‌شود و با وجود آنکه در بسیاری از سازمانها، اطلاعات با فن‌آوری پیشرفته همراه شد و نظامهای پیچیده خودکار برای خدمات اطلاعات[1] و همچنین نظامهای خودکار دفتری و اداری[2] در سطح وسیع به کار گرفته می‌شوند، هنوز در مورد مسئله مدیریت این نظامها و مراکز خدمات اطلاعاتی و چگونگی و میزان کاربرد این فن‌آوریها و مدیریت منابع اطلاعاتی بحث و بررسی دقیق و مفصلی نشده یا اجرا نگردیده است.
می‌توان اولین گام برای کاربرد فنآوریهای اطلاعاتی را آگاهی مدیران از ارزش بالقوه آن دانست.
همان طوری که با فعالتر شدن مدیریت، بکارگیری اصول و علوم آن ساده‌تر گردید، با ارج نهادن به نقش اطلاعات در سازمان به کاربرد فنآوریهای اطلاعاتی و نیز نقش‌آفرینی اطلاعات در تصمیمات و استراتژیهای مدیریتی و چگونگی بهره‌گیری از آن آگاه‌تر خواهیم شد.
تکنولوژی (فن‌آوری) :
تکنولوژی یکی از عوامل موثر و تعیین کننده در ساختار سازمانی است و تغییرات و تحولات تکنولوژیکی باعث پیدایش صنایع و مشاغل جدید و از بین رفتن یا بی‌اهمیت شدن بعضی از صنایع و مشاغل قبلی می‌گردد.
بنابراین ورود تکنولوژی به سازمان محدودیتها و فرصتهایی را پدید می‌آورد که از جمیع جهات بر سازمان تاثیر می‌گذارد.
تکنولوژی ترکیب جدیدی از تلاش انسان، ماشینها و تجهیزات و روشهای انجام کار را ایجاد میکند که نیازمند آمادگی سازمان در جهت پذیرش و انتخاب ترکیب صحیح می‌باشد.
در مفهوم واقعی تکنولوژی، اتفاق نظر کامل وجود ندارد.
برداشتهای متفاوت از تاثیر تکنولوژی در سازمان شده است همچین سطوح تجزیه و تحلیل تاثیر تکنولوژی در سازمان نیز متفاوت بوده است و عده‌ای کل سازمان را بعنوان استفاده کنندگان تکنولوژیهای متفاوت و حتی عده‌ای دیگر فرد را بعنوان یک واحد تاثیرپذیر تکنولوژی مورد بررسی قرار داده‌اند.
به همین جهت تعریف واحدی از تکنولوژی ارائه نشده است.
به هر حال، تکنولوژی عبارتی است که برای هر نوع سازمانی قابل کاربرد است.
سازمانها همگی اعم از صنعتی و خدماتی از تکنولوژی استفاده می‌کنند.
همه سازمانها به این منظور بوجود آمده‌اند که تغییری را در «شیء» بوجود آورند و ایجاد این تغییر مستلزم داشتن تکنولوژی است.
البته شیء مذکور حتما نباید دارای شکل ظاهری و مادی باشد، بلکه می‌تواند شامل مواردی مثل اطلاعات، نمادها و حتی افراد نیز باشد.
محسوس و ملموس بودن یا نبودن شیء مورد تغییر در سازمان، تاثیری در مفهوم و اهمیت تکنولوژی به طور عام ندارد به عبارت دیگر بعنوان عامل موثر هماهنگی که در یک پالایشگاه نفت مورد بررسی قرار می‌گیردبه همان نحو نیز در یک موسسه بیمه مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.(Scott .
Bedeian .
1986)
تکنولوژی در جهان پیشرفته امروز، همان گنج پر ارزشی است که نوع بشر پس از قرن‌ها تلاش برای دانستن و کاربرد دانشها برای زندگی بهتر و آسانتر بدست آورده است و در یک کلام می‌توان گفت تکنولوژی دستاورد دانش است.
(هوا کیمیان، 1374، ص 20)
علم، صنعت و تکنولوژی می‌توانند جامعه و جهان را متحول کنند تا آن حد که پایه‌گذار تحولهای تاریخی باشند و جوامع بشری را از دورانی به دوران دیگر، با ویژگی‌های کاملا متفاوت انتقال دهند.
«ژان ژاک سروان شرایبر» نویسنده کتاب (تکاپوی جهانی)از لحظه‌های استثنایی و دگردیسی جوامع سخن می‌گوید که پیشرفت تکنولوژی زمینه‌ساز آن خواهد بود.
شرایبر می‌گوید «ما در لحظه‌ای استثنایی از دگردیسی جوامع از جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگی می‌کنیم، لحظه‌ای که نظیر آن در طول قرن‌ها کمتر پیش می‌آید.
… شرایبر برای اثبات این سخن به پیشگفتار کتاب «تکاپوی آمریکا» استناد میکند.
پنج قرن پیش، رابله و سروانتز، بر پایه اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزایش (رنسانس) را بنا نهادند.
و نظم اخلاقی را به لرزه در آوردند.
زیر و رو شدن فنون در ساختهای اجتماعی و الگوی ذهنی جامعه قرون وسطی شکاف ایجاد کرد.
این ضربه «نوزایش» را بوجود آورد.
شرایبر ابراز امیدواری میکند که این بار تحول جهان به گونه‌ای باشد که همه جوامع از دستاوردهای آن برای رفاه و بهرورزی بهره گیرند.
او می‌گوید «البته اراده و حماسه را نباید از ماشینهای کوچکی که مردمان سواحل اقیانوس آرام یکی پس از دیگری به خدمت ذکاوت انسانها در می‌آورند، انتظار داشت.
اگر قرار است و باید جامعه اطلاعات که هم اکنون جانشین جامعه صنعتی فرو پاشیده می‌شود، به اشتغال کامل استعدادهای همه بیانجامد و درهای آینده را بر روی ما و پنج میلیارد انسان دیگر پیش از پایان نفت، بگشاید، یک انقلاب اجتماعی آنهم همین امروز ضروری است…»
با این تفاسیر باز بنظر می‌رسد که هنوز نمی‌توان تعریف جامعی را از تکنولوژی ارائه داد ما در این پژوهش پس از بررسی تعاریف متعدد از تکنولوژی تعریف هنری مینتزبرگ از تکنولوژی را جامع‌تر یافتیم مینتز برگ تکنولوژی را عبارت از ابزاری می‌داند که برای دگرگون کردن «وارده یاin Put » به «ستاده یا Out Put» در هسته عملیاتی بکار می‌رود.
مجموع تکنولوژیهای مورد استفاده در سازمان، نظام فنی سازمان را تشکیل می‌دهند که شامل سه تکنولوژی، انسانی، ماشینی و روشهای انجام کار می‌باشد.
(مینتز برگ، 1371 ص 17)
همانطور که در صفحات پیشین اشاره کردیم تکنولوژی یکی از عوامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی است.
و از نخستین سالهای انقلاب صنعتی آنچه نقطه همگرایی صاحب نظران قرار گرفت، فن‌آوری و پیشرفتهای آن بود که ضمیمه استمرار انقلاب را فراهم آورد.
تاثیر فن‌آوری بر روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول سالهای قرن بیستم تحقیقات قابل ملاحظه‌ای به منظور شناخت ماهیت و عوامل موثر در فن‌آوری صورت گرفته است در اینجا ما به چند نمونه اشاره خواهیم کرد:
1- پژوهش وود وارد[3]:
خانم جون وود وارد (1971 1916 م) استاد جامعه شناسی صنعتی دانشگاه علوم تکنولوژی امپریال دانشگاه لندن بود او تحقیقات خود را در دانشگاه لیورپول شروع کرد ولی اشتهارش را مرهون مطالعاتی است که وی متعاقبا در سمت مدیره واحد پژوهش‌های مناسبات انسانی در دانشکده فنی اسکس جنوب شرقی بر روی تکنولوژی و ساختار در شرکتهای تولیدی بعمل آورده است.
بعدها او و همکارانش، ضمن توسعه مطالعات یاد شده بر عمق آنها نیز افزودند.
وود وارد و همکارانش حدود 100 شرکت را مورد مطالعه قرار دادند که اطلاعات بدست آمده از هر شرکت با شرکتهای دیگر متفاوت بود شاید یکی از دلایل متفاوت بودن نتایج اندازه شرکتها بود که یکی شاید 10 کارمند و دیگری 100 کارمند داشت.
(نمودار 1 2)
وود وارد سازمانها را در سه گروه کلی فره‌مند، سنتی و بور و کراتیک جای داد و در این نوع طبقه‌بندی نکاتی از قبیل: سلسله مراتب اداری بین بالاترین و پایین‌ترین سطح، حیطه نظارت و یا میانگین افرادی که زیر نظر یک سرپرست بکار اشتغال دارند، میزان ابهام یا وضوح در شرح وظایف کارکنان، حجم مکاتبات و دستور العمل‌ها، میزان تقسیم وظایف کارشناسان و متخصصین مورد نظر وی بودند.
وود وارد درمی‌یابد که سازمانها از نظر ویژگی‌های بالا با هم متفاوت هستند.
مثلا در یکجا افراد تحت سرپرستی یک سرپرست خیلی کم بودند و در جایی دیگر شاید 80 تا 90 نفر.
سلسله مراتب در واحدهای تولیدی از حداقل 2 تا حداکثر 8 رده می‌رسید و ارتباطات در جایی بکلی بصورت شفاهی انجام می‌گرفت اما در جایی دیگر همین ارتباطات کلا بصورت کتبی صورت می‌پذیرفت.
او از خود پرسید این تفاوتها ناشی از چیست؟
گروه خانم وود وارد برای یافتن پاسخ به سوال فوق ابتدا فرض کردند که ممکن است اندازه یا سوابق تاریخی سازمانها دلیل اختلافشان باشد.
اما به جوابی نرسیدند.
ولی وقتی تفاوت بین فنون متفاوت تولید بررسی گردید، معلوم شد واقعا فن‌آوری تولید با سلسله مراتب، حیطه نظارت و آن ویژگی‌های سازمانی فوق الذکر ارتباط دارد.
وود وارد و همکارانش ادعا نکردند که فن‌آوری تنها عامل موثر در ساختار یک سازمان است همچنان که نگفتند مدیران نمی‌توانند بر ساختار سازمانها اثر بگذارند اما تاکید کردند که فن‌آوری در ساختار سازمان اثر عمده‌ای دارد.
نتایج اصلی تحقیقات خانم وود وارد بشرح ذیل می‌باشد: 1ـ ساختار سازمان با فن‌آوری ارتباط دارد.
2ـ سلسله مراتب همراه با پیچیدگی فن‌آوری تولید بیشتر می‌شود.
3ـ تعداد افراد تحت نظارت در تولید انبوه بیشترین ولی در تولید سفارشی و پیوسته پایین است.
4ـ هزینه نیروی کار همراه با افزایش پیچیدگی فن‌آوری کاهش می‌یابد و از 36 درصد تولید سفارشی 34 درصد از کل هزینه‌های تولید در تولید انبوه به 14 درصد در تولید پیوسته می‌رسد.
5 ـ نسبت کارکنان اداری و سرپرستی به کارگران ساعت مزد با پیچیدگی فن‌آوری کاهش می‌یابد.
6ـ با پیچیدگی فن‌آوری سطح تحصیلات کارکنان بالا می‌رود.
7 ـ با افزایش پیچیدگی فن‌آوری، حیطه نظارت مدیریت سطح بالا افزایش می‌یابد.
8 ـ سازمان تولید سفارشی و پیوسته انعطاف‌پذیر است ولی در تولید انبوه شرح وظایف، مقررات و مسئولیتها دقیقا باید رعایت شود.
9 ـ ارتباطات کتبی بخصوص در تولید انبوه بیش از ارتباطات کتبی در تولید سفارشی و پیوسته است.
10 ـ تقسیم کار و تخصص در تولید انبوه شدید است.
11 ـ علی‌رغم نیاز به کنترل شدیدتر در تولید انبوه، فاصله مدیریت با سرپرستی بیشتر است.
(رحمان سرشت، 1377، ص 134 ـ 132) لازم به یادآوری است که خانم وود وارد شرکتهای مورد مطالعه خویش را به سه دسته ذیل تقسیم کرد: 1 ـ تولید تک محصولی و دسته‌های کوچک: که این شرکتها معمولا به صورت کارگاه هستند و سفارشات اندک می‌گیرند و بر طبق خواست مشتری عمل می‌کنند و در نتیجه استفاده بسیاری زیادی از دستگاههای پیشرفته و مکانیزه ندارند.
2 ـ تولید انبوه و دسته‌های بزرگ: که یک نوع فرایند تولید یا ساخت است که از قطعات استاندارد استفاده میکند و سیستم تولید نسبتا طولانی است.
3 ـ فرایند تولید مستمر: در فرایند تولید مستمر همه کارها بوسیله دستگاههای پیشرفته و مکانیزه انجام می‌شود.
در این فرایند چیزی بنام شرع یا متوقف ساختن دستگاه وجود ندارد.
(دفت، 79، ص 211 ـ 207) نمودار (1 ـ 2) طبقه‌بندی وود وارد از صد شرکت برتیانیا بر اساس سیستم تولید.
منبع: (وود وارد، به نقل از دفت، 1379، ص 209) 2 ـ پژوهش، درک پیوو و گروه آستن: این گروه سازمانها را آنچه که هستند مورد مشاهده و مطالعه قرار دادند.
آنان در تحقیقاتشان ویژگیهایی از قبیل هدف، مالکیت، فن‌آوری، اندازه و وابستگی سازمانی را مطالعه کردند، تا اثر آنها را بر میزان و شدت ساخت ارادی، وظایف کارکنان و تمرکز اختیارات در سازمان آشکار سازند.
معلوم گشت مالکیت و فن‌آوری هیچ کدام بر ساختار سازمانی اثر قابل ذکری نمی‌نهند!
مالکیت دولتی یا خصوصی چه محدود به یک خانواده کوچک یا گسترده در بین جمع بزرگی از افراد غیر مربوط به هم و نیز فن‌آوری تولید هیچ تغییر محسوس در قالبمندی فعالیتهای اعضای سازمان و تمرکز اختیارات سازمانی بوجود نمی‌آورد.
طبعاً این یافته علمی حتی نتایج حاصل از تحقیقات خانم وود وارد را قابل تعمق‌تر و ارزش و اعتبار آن را محدود میکند.
عواملی که بر ساختار سازمانی اثر گذاشته و می‌گذارد اندازه سازمان و اتکا یا وابستگی آن به سازمانهای دیگر است.
هر قدر سازمان بزرگتر شود احتمال اینکه شمار تخصصهای مورد نیاز آن فزونی یابد بیشتر خواهد شد و هر قدر سازمان بزرگتر شود (یعنی تعداد کارکنان آن افزایش یابد) نیاز به کنترل امور از طریق تدوین و اعمال راهکارهای استاندارد و استفاده از دستورالعملها و چارچوبهای مشخص بیشتر خواهد شد.
هر قدروابستگی سازمان به تعدادی از اشخاص حقیقی و حقوقی اعم از سهامداران، فروشندگان مواد اولیه، خریداران محصولات تمام شده بیشتر باشد برای تصمیم‌گیری از آزادی عمل کمتری برخوردار خواهد بود حتی اگر به یک سازمان وابسته اختیار تصمیم‌گیری در بعضی موارد داده شود باز تصمیمات در درون خود حالتی متمرکز خواهد داشت و بطور غیر متمرکز قابل اتخاذ نخواهد بود.
3 ـ مطالعات جیمز تامپسون: تامپسون در مطالعات تئوریک خود به بررسی و طبقه‌بندی فنآوریهای موجود پرداخته است به نظر تامپسون در ساختار سازمانی فن‌آوری که دارای نقش کلیدی است، فن‌آوری اساسی است.
فن‌آوری اساسی عبارتست از فرایندی که برای تبدیل درون داد به برون داد و عودت آن به محیط، بکار می‌رود.
(رابنیز، ص 162) تامپسون فن‌آوری را به صورت ذیل طبقه‌بندی میکند: 1 ـ فن‌آوری پیوسته مستمر: اگر وظایف عملیات بطور متوالی با هم وابستگی متقابل داشته باشند، فن‌آوری پیوسته خواهد بود.
در فن‌آوری میانجی روابط بین فعالیتها بصورت روابط متقابل مکمل و یا تمام کننده می‌باشد.
یعنی فعالیت الف باید قبل از فعالیت ب انجام شده و فعالیت ب پس از تکمیل به فعالیت ج منتهی خواهد شد.
خطوط تولید شرکتهایی که بصورت انبوه بوده از نوع فن‌آوری مستمر استفاده می‌کنند.
2 ـ فن‌آوری واسطه‌ای: تامپسون فن‌آوری واسطه‌ای را نوعی فن‌آوری که مشتری را به دستاورد سازمان پیوند می‌دهد تعریف کرده است.
ویژگی مهم این فن‌آوری وابستگی متقابل فعالیتهاست.
در این فن‌آوری روابط بین فعالیتها بصورت وابستگی متقابل پشت سر هم می‌باشد.
در سازمانهایی که از این نوع فن‌آوری استفاده می‌شود، استاندارد کردن کارها و برنامه‌ریزی ابزار هماهنگی محسوب می‌شود.
3 ـ فن‌آوری متمرکز (فشرده): سومین گروه فن‌آوری از دیدگاه تامپسون، فن‌آوری متمرکز است.
فن‌آوری متمرکز دادن پاسخ متعارف به مجموعه متنوعی از شرایط گوناگون و موارد استفاده اقتضایی است.
فعالیتها در این نوع فن‌آوری به طور متقابل به هم وابسته هستند.
به علت وجود این وابستگی متقابل، نیاز است تا ارتباط چند جانبه، درک متقابل پرسنل از یکدیگر، توانایی برخورد با مشکلات از دید دیگران در این سازمانها وجود داشته باشد.
روابط بین عوامل سازمانی با انواع فن‌آوری ذکر شده در جدول (1 ـ 2) بطور خلاصه آمده است.
(رابنیز، 1380، ص 163 ـ 160) جدول (1 ـ 2) روابط بین عوامل سازمانی با انواع فن‌آوری تعریف فن‌آوری اطلاعات: فن‌آوری اطلاعات واژه‌ای است که در بر گیرنده دو موضوع محاسبات و ارتباطاتمی‌باشد.
تعابیر مختلفی از این واژه ارائه شده است، در یکی از تعابیر، به پردازش اطلاعات اداری محدود شده است و در تعبیر دیگر به کاربرد رایانه در امور تولیدی مانند استفاده از آدم واره‌ها و کنترل‌های از راه دور اشاره دارد.
(مومنی، 1372، ص 191) «اصطلاح فن‌آوری اطلاعات برای توصیف فن‌آوریهایی بکار می‌رود که ما را در ضبط ذخیره‌سازی، پردازش، بازیابی، انتقال از طریق فاکس، میکروگرافها ارتباطات از راه دور، همچنین فنآوریهای قدیمی‌تر بایگانی اسناد، ماشینهای محاسباتی مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می‌گیرد.
(بهان، هولمز، 1377، ص 5) فن‌آوری اطلاعات بر بکارگیری سیستمهای اطلاعات، ارتباطات و سیستمهای مکانیزاسیون اداری بنام کامپیوتر تاکید دارد.
(تهرانی، تدین، 1379، ص 9) می‌توان گفت فن‌آوری اطلاعات در تعریف محدودش به جنبه‌های مرتبط با فن‌آوری یک سیستم اطلاعاتی اشاره دارد و شامل: سخت‌افزار، بانک اطلاعاتی، شبکه‌های نرم‌افزار و دیگر ابزارها می‌باشد در این تعریف فن‌آوری اطلاعات: می‌توان بعنوان یک زیر سیستم، سیستم اطلاعاتی در نظر گرفته شود.
برخی مواقع فن‌آوری اطلاعات را مترادف سیستمهای اطلاعاتی نیز بکار می‌برند و یا حتی می‌توان بعنوان یک مفهوم گسترده‌تر، در بر گیرنده چندین سیستم اطلاعاتی، کاربران و مدیریت بکار رود.(Turban & others,1996.
P:9) در تعریف دیگری گفته شده است که فن‌آوری اطلاعات یک طبقه‌بندی وسیع از تکنیکهای ارتباطات است که سریعا به چگونگی ارتباط مدیران اثر می‌گذارد و شامل دستگاه ضبط نوارهای ویدئویی، وسایل و خدمات پاسخگویی تلفنی، سیستمهای تلویزیونی مدار بسته و دستگاه پست تصویری می‌باشد.(Lewis & others.
1995, P:392) در یک جمع‌بندی کلی فن‌آوری اطلاعات را می‌توان نقطه همگرایی الکترونیک، پردازش داده و ارتباطات دور برد دانست.
این همگرایی دو جنبه دارد: نخست از میان رفتن فاصله‌ها و در نتیجه قرار گرفتن رایانه‌های سابقا مجزا از هم در یک شبکه گسترده جهانی، و دوم رایانه‌ای شدن سیستمهای ارتباطات دور برد که باعث ایجاد ظرفیتهای جدیدی، در انتقال صدا و تصویر می‌شود.
این همگرایی دو وجهی ابزارهای جدیدی را برای گردآوری، ذخیره‌سازی، پردازش، سازمان‌دهی، انتقال و نمایش اطلاعات در اختیار انسان قرار می‌دهد.
(فرنه، 1375، ص 132) پیشرفتهای،حاصل در زمینه فن‌آوری اطلاعات را می‌توان بی‌واسطه ناشی از پیشرفت اخیر میکرو الکترونیک دانست.
زیرا نتایج علمی و مرتبط با فن‌آوری بدست آمده در عرصه ترانزیستورها، نیمه‌هادیها و مدارهای یکپارچه، و تراشه‌ها، چنان بوده است که امروزه نقش چسبی را دارد که بخشهای گوناگون سازمان را به یکدیگر پیوند می‌دهند.
این عامل همچون تیری در ترکش مدیریت بوده و همزمان ابزار کنترل و نوآوری است.(Turban, 1996.
P:13) تکنولوژی اطلاعات، امروزه از مدارهای الکترونیکی برای پردازش اطلاعات استفاده میکند.
تکنولوژی اطلاعات جایگزین و یا مکمل توانایی‌های جسمی انسان شده است و این مورد در مقایسه با تکنولوژی مکانیکی که جایگزین توانایی‌های جسمی انسان است قابل توجه است، عده‌ای معتقدند که تکنولوژی اطلاعات تنها برای فعالیتهایی قابل کاربرد است که تحت عنوان «پردازش داده» و بایگانی اطلاعات قرار می‌گیرند، در حالی که عده‌ای دیگر هرگونه کاربرد و استفاده از تجهیزات الکترونیکی مانند رباتها در اتوماسیون تولید را نیز تحت عنوان تکنولوژی اطلاعات می‌دانند.
نظر منطقی دیگر آنست که مفهوم تکنولوژی اطلاعات آن کاربردها و مواردی را در بر می‌گیرد که تا حدی در بر دارنده پردازش الکترونیکی داده‌هاست.
(Child, 1984, P:20) تاریخچه فن‌آوری اطلاعات: تاریخچه فن‌آوری اطلاعات به چهار دوره اصلی تقسیم‌بندی می‌گردد و هر یک به وسیله فن‌آوری اصلی که در آن زمان برای حل مسائل مربوط به داده، پردازش، بازداد و ارتباطات بکار می‌رفته متمایز می‌گردد.
این چهار دوره عبارتند از: عصر قبل از مکانیکی (1450 ـ 3000 قبل از میلاد مسیح) عصر مکانیکی (1840 ـ 1450 پس از میلاد مسیح) عصر الکترو مکانیکی (1940 ـ 1840 پس از میلاد مسیح) عصر الکترونیک (زمان حال ـ 1940 پس از میلاد مسیح) چگونگی ذخیره و نمایش اطلاعات بگونه‌ای که دقیق و روشن و دائمی باقی بماند، از جمله مسائل اساسی بود که انسانها در طی دوره ما قبل مکانیکی با آن روبرو بودند و با اختراع الفبا و اولین سیستمهای نوشتاری و شمارش، ایجاد سیستمهای شمارش 9 رقمی و سپس 10 رقمی، کاغذ، قلم، کتاب و کتابخانه به انسان امکان غلبه بر موانع و شناخت بهتر جهان اطراف را عطا نمود و به او اجازه داد به ثبت و انتقال دیده‌هایش بپردازد.
اما زمان و هزینه زیادی مورد نیاز بود و برای همه بهره‌گیری از این امکانات ممکن نبود.
مخترعین با بهره‌گیری از ابزارها و فن‌آوری موجود (چرخ زنده، محورها و قدرت انتقال مکانیکی بوسیله آنها) ماشین‌هایی را اختراع نمودند که برخی کارها را که انسان عادت داشت خودش انجام دهد به جای او انجام می‌داد.
(عصر مکانیکی).
با پیچیده‌تر شدن نیازهای جوامع صنعتی، نیاز به فن‌آوری قدرتمندتر برای پشتیبانی از سیستمهای اطلاعاتی پیشرفته افزایش می‌یافت.
دستیابی به روشهایی برای مهار الکتریسیته کلید پیشرفت در این دوره (الکترو مکانیکی) بود و دانش و اطلاعات می‌توانست تبدیل به ضربات الکتریکی گردد.
در طی 50 سال پس از عصر الکترو مکانیکی نیاز به فن‌آوری سریع‌تر، قدرتمندتر و معتبرتر برای کمک به انطباق با تغییرات سریع دنیای اطراف.
یک مساله کلیدی بود و کشف فن‌آوری دیجیتال که قادر بود این نیاز را مرتفع سازد پیشرفت اصلی این دوره بود.
(laudon & others, 1996, PP:37 - 48) نمودار زیر منعکس کننده این طبقه‌بندی است: ابزارهای اولیه: خاک رس (سفال)،پاپیروس ـ نی اختراع تلفن و تلگراف (2 ـ 2.
نمودار تاریخچه فن‌آوری اطلاعات) همانگونه که در نمودار فوق نشان داده شده است.
یکی از نخستین و مهمترین وسیله محاسبه‌ای که در اختیار انسان بوده، انگشتان دست است.
او از وسایل ابتدایی دیگری نظیر دانه‌های شن، تکه‌های چوب و … نیزه بهره گرفته است.
اما با پبشرفت زندگی اجتماعی این وسایل و ابزارهای اولیه بتدریج کارآیی خود را از دست دادند و انسان مجبور شد وسایل دیگری را ساخته و بکار گیرد.
چرتکه یکی از قدیمی‌ترین ابزارهایی است که برای این منظور ساخته شده و بکار گرفته شده است.
در سال 1642 دانشمند جوانی بنام بلز پاسکال اهل فرانسه برای رهانیدن خود و پدرش از زحمت محاسبات مربوط به دربار فرانسه، اولین ماشین حساب مکانیکی را که به آن ماشین جمع زن مکانیکی لقب دادند، ساخت.
استفاده از این وسیله به علت حجم و وزن زیاد آن عملا گسترش چندانی نیافت.
اما ایده بکار برده شده در آن مورد توجه لایب نیتز ریاضیدان آلمانی قرار گرفت.
وی در سال 1671 ماشین محاسبه کاملتری ساخت که علاوه بر اعمال جمع و تفریق قادر به انجام دادن محاسبات ضرب و تقسیم نیز بود.
ضمن کاملتر شدن ماشینهای محاسباتی مختران به دنبال یافتن وسیله‌ای بودند که بتوان فرمانهایی را در آن ضبط و سپس به کمک آنها اعمال ماشینهای مخصوص دیگر را کنترل کرد.
باسیل بوشون توانست با استفاده از نوارهای کاغذی سوراخ شده، کار ماشینهای بافندگی را به گونه‌ای کنترل کند.
با توسعه این روش، کارخانه‌های بافندگی ماشینهای کاملا خودکار در فرانسه ساخته شد که بوسیله یک سری کارتهای مقوایی سوراخ شده کنترل می‌شد.
ژوزف ژاکار در ساخت این ماشینها سهم عمده‌ای داشت.
(فتح‌آبادی و علاقه‌بند، 1375، ص 13 ـ 12) در همین دوره چارلز بابیج استاد دانشگاه کمبریج، طرح‌های مختلف ساخت وسایل محاسباتی را با هم ترکیب کرد تا به یک وسیله محاسباتی برای انجام اعمال ریاضی پیچیده‌تر دست یابد و در دهه 1820 ماشینی را طرح کرد که موتور تفاضلی نامید.
وی در دهه 1830 وسیله دیگری را طراحی نمود که از طریق کارتهای سوراخ شده اطلاعات را دریافت می‌نمود.
و پس از انجام محاسبات لازم، داده‌ها و نتیج حاصله را چاپ می‌نمود.
این ماشین دارای حافظه بوده، می‌توانست.
اعداد ورودی و نتایج محاسبات را ذخیره نماید.
وی این دستگاه را موتور تحلیلی نامید.
(Laund on and Others, Opcit, P.41) کار این ماشینها، اساس کار کامپیوترهای امروزی گردید.
از این رو بابیج را پدر رایانه‌های الکتونیکی گویند، بابیج در اثر محدودیتهای فنی و مهندسی آن دوره نتوانست ماشینهای مورد نظر خود را تکمیل کند.
و بر این اساس این نوع رایانه‌ها هرگز ساخته نشدند.
(رحمانی، 1376، ص 1) در ادامه این تلاشها شخصی بنام هرمان هولریث در اولین تلاش برای مکانیزه کردن کار آمارگیری شکست خورد.
اما سرانجام به ساختن دستگاهی موفق گردید که او را به شهرت جهانی رساند.
او ماشین جدول‌بندی الکترونیکی ساخت خود در سال 1986 آنرا به یک شرکت فروخت.
بعدا از ادغام این شرکت در چند شرکت دیگر شرکت I.B.M بوجود آمد.
(فراخانی بهار، 1370، ص 27 ـ 23) عصر الکترونیک عصر پیدایش تحولات چشمگیردر رایانه‌ها و ظهور نسل‌های جدیدی از آنهاست به گونه‌ای که در سالهای حدود 1940 تاکنون شاهد عرضه چهار نسل از آنها می‌باشیم: الف) رایانه‌های نسل اول: یکی از رایانه‌هایی که در این دوره ساخته شد، ایناک با 30 تن وزن که 170 متر فضا را اشغال می‌کرد و 1800 لامپ خلاء در آن بکار رفته بود.
برخی از ویژگی‌های رایانه‌های نسل اول عبارت بودند از: حجم زیاد، ظرفیت محدود حافظه، سرعت محدود، برنامه نویس به زبان ماشین، تک منظور بودن آنها، تولید گرما و حرارت زیاد و نیاز به دستگاههای خنک کننده قوی، نیاز به نیروی برق بالا و غیر قابل اعتماد بودن.
ب) رایانه نسل دوم: پس از اختراع ترانزیستور نخستین رایانه تمام ترانزیستوری در سال 1958 ساخته شد.
پیشرفت دیگری که در همین دوره بوجود آمد پیدایش زبانهای رایانه‌ای بود (اسمبلی، فرتون، کوبل).
با استفاده از ترانزیستورها جای لامپ خلاء از مصرف برق کاسته شد و حرارت و گرمای کمتری تولید شد.
رایانه‌های این نسل، افزون بر حجم و وزن کمتر، قابل اعتمادتر نیز بودند و به سرعت آنها نیز افزوده شده بود.
پ) رایانه‌های نسل سوم: در اوایل دهه 1960 در نتیجه پیشرفتهای اساسی در زمینه فن‌آوری مدارهای الکتریکی، تغییر عمده‌ای در ساخت رایانه‌ها ایجاد گردید.
ساخت صفحات مدار مینیاتوری که جانشین مدارهای حجیم آن زمان گردیدند سرعت انجام گرفتن اعمال رایانه‌ای را تا هزار برابر افزایش دادند.
نسل سوم نسبت به نسل دوم اندازه‌ای کوچکتر داشتند.
گرمای کمتری تولید می‌نمودند، انرژی کمتری نیز مصرف می‌نمودند و ضمن اینکه ظرفیت حافظه آنها افزایش یافته بود از حافظه کمکی نیز برخوردار بودند.
رایانه‌های این نسل همه منظوره بودند نه تک منظوره و توانایی انجام محاسبات پیچیده و طولانی و علاوه بر این پردازش الفبایی را داشتند و در این دوران بود که دیسک سخت مغناطیسی نیز برای ضبط و ذخیره داده‌ها ساخته شد.
ج) رایانه‌های نسل چهارم: اختراع تراشه‌های سیلیکان یا مدارهای مجتمع تحول بزرگی در ساخت رایانه‌ها ایجاد نمود.
این تراشه‌ها به اندازه‌ای کوچک هستند که چندین عدد از آنها در سر یک انگشت جا می‌گیرد و هر یک می‌تواند جایگزین هزاران ترانزیستور شده، حاوی هزاران قلم داده و دستور برنامه باشد.
ساخت مینی‌رایانه‌ها، حافظه جانبی بنام دیسک نرم لرزان یا دیسک، ریز پردازند‌‌‌ه‌ها و واحد پردازش مرکزی در رایانه‌های نسل چهارم تحولی ایجاد نمود.
(فتح‌آبادی و علاقه‌بند، همان، ص 13 ـ 6) بطور کلی می‌توان گفت، در دهه 1950 رایانه‌ها صرفا کاربرد علمی داشتند و علاوه بر بزرگ و پر هزینه بودن مشکل برنامه‌ریزی نیز وجود داشت.
در دهه 1960 عملاً رایانه‌ها در سازمانها بکار گرفته شدند و کاربردهایی در قسمتهای حسابداری و مالی و در فعالیتهای حجیم یا محاسبات ساده مثل ارائه فیش‌های حقوقی پیدا نمودند و سیستم رایانه‌ای مشهور در این دور، سیستم پردازش داده‌ها بود علاوه بر این سیستمهای رایانه‌ای بصورت متمرکز بودند و از زبانهای سطح بالا مثل فورترن استفاده شد.
پس از آن در دهه 1970 به لحاظ سخت‌افزاری شاهد وقایعی مثل به بازار آمدن مینی‌رایانه‌ها می‌باشیم.
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، سیستم حمایت از تصمیم و مفاهیم مدیریت بانک اطلاعات معرفی گردیدند و شبکه‌های توزیعی توسعه یافتند.
همچنین میکرو رایانه‌ها نیز در این دهه عرضه شدند.
دهه 1980 اطلاعات بعنوان یکی از منابع در کنار سایر منابع شناخته شد و میکرو رایانه‌ها بعنوان ابزار کسب و کار پذیرفته شدند و بسته‌های نرم‌افزاری پر قدرتی برای میکرو رایانه‌ها معرفی شدند.
همچنین ضمن مطرح شدن شبکه‌های محلی و منطقه‌ای تلاشهایی نیز در جهت ایجاد سیستمهای خبره صورت گرفت.
همچنین سیستمهای اطلاعاتی استراتژیک، سیستمهای خبره، اتوماسیون اداری و کنفرانس از راه دور در این دهه مطرح شدند.
مولفه‌های فن‌آوری اطلاعات: سخت‌افزار: سخت‌افزار اصطلاحی است که در مورد اجزای فیزیکی یک سیستم رایانه‌ای به کار می‌رود.
از دیدگاه کلی یک دستگاه رایانه شامل سه بخش اصلی واحد پردازنده مرکزی وسایل ورودی ـ خروجی و حافظه اصلی است.
واحد پردازنده مرکزی را می‌توان مغز رایانه نامید، زیرا هم تمام محاسبات و عملیات را انجام می‌دهد و هم کنترل قسمتهای مختلف دیگر بر عهده آن است.
وسایل ورودی و هر وسیله‌ای که بتواند اطلاعات و یا علائمی را به واحد پردازنده مرکزی ارسال یا مستقیماً به داخل حافظه منتقل کند همچنین هر وسیله‌ای که بتواند اطلاعات یا علائمی که واحد پردازنده مرکزی تولید کرده یا به نمایش در آورد، وسیله، خروجی گویند.
از جمله وسایل خروجی و ورودی می‌توان به کارت‌خوان، چشم الکترونیکی، صفحه انگشتی حساس، صفحه‌کلید، چاپگر و … اشاره کرد.
حافظه اصلی در واقع انباره رایانه است در کنار حافظه اصلی رایانه‌ها از حافظه کمکی که معمولترین آنها دیسکت رایانه‌ای است، نیز استفاده می‌نماید.
(فتح‌آبادی و علاقه‌بند، پیشین، ص 20 ـ 14) نرم‌افزار: سخت‌افزار یا مجموعه اجزای فیزیکی رایانه به تنهایی قادر به انجام دادن هیچ عملی نیستند و لازم است با اجرای فرمانهایی این مجموعه فعال شود و دستورهای کاربر را اجرا کند.
دو گروه نرم‌افزار کاملاً مشخص وجود دارد: نرم‌افزار سیستم و نرافزار کاربردی.
نرافزار سیستم عملیات رایانه را هماهنگ می‌سازد و نرم‌افزار کاربردی برای حل مسائل خاص تجاری طراحی می‌شود.
(بهان، هولمز، پیشین، ص 34) پایگاه اطلاعاتی: به به مجموعه‌ای از کلیه داده‌های مورد استفاده در یک برنامه کاربردی بانک اطلاعاتی اطلاق می‌شود.
(سعادت، 1374، ص 21) پایگاه اطلاعاتی یا بانک اطلاعات مجموعه‌ای از فایلهای مربوط به هم است.
منظور از مربوط به هم این است که تغییر یک فایل از پایگاه اطلاعاتی ممکن است باعث یک سلسله تغییر در دیگر فایلهای این پایگاه شود.
مزیت یک پایگاه اطلاعاتی ایجاد مجموعه‌ای از اطلاعات همسان مربوط به یک سازمان و حذف افزونگی اطلاعات و عدم یکدستی است.(سعادت، 1374، ص 21) معرفی چند نمونه از فنآوریهای اطلاعاتی: پست صدا: یکی از زمینه‌های تحقیقی جالب و در حال توسعه، پست صداست، در حال حاضر نظامهای پست صدا سه عمل را انجام می‌دهند: ضبط و ارسال صدا: در این نوع فن‌آوری شخص تلفن کننده بجای شماره مخاطب شماره نظام و شماره پست الکترونیکی را می‌گیرد و پیامهای خود را به صندوق پستی گیرنده ارسال می‌دارد دریافت کننده هم با سیستم ارتباطات تلفنی تماس برقرار میکند و پیامهای خود را با صدای ارسال کننده دریافت میکند.
ـ پاسخگویی تلفنی: نظامهای پست صدا به تنهایی قادر به جوابگویی به پیامهای تلفنی نیستند.
این نظامها فقط از یک طرف پیام را گرفته ضبط و سپس برای طرف دیگر ارسال می‌کنند.
اما هم اکنون در بعضی از انواع PABX امکانات پاسخگویی تلفنی فراهم شده است در صورت اشغال بودن خط تلفن، پیام‌ها به پست صدا هدایت و متعاقباً از گیرنده درخواست می‌شود که پاسخ خود را آماده کند.
ـ اعلام پیام: در گذشته، استفاده کنندگان از پست صدا یا شخصاً با سیستم تلفن تماس می‌گرفتند یا منتظر برقراری ارتباط با سیستم تلفن می‌شدند و کسی که پاسخ می‌داد و پیام را دریافت می‌کرد.
اما با پیشرفت فن‌آوری هرگاه متقاضی پیامی داشته باشد سیستم را مطلع می‌سازد.
ـ پست الکترونیک: خدمات مربوط به متن و پیام به نوار این امکان را می‌دهد تا پیامهایی را که بصورت متون کوتاه نوشته شده‌اند بصورت یک به یک یا یک به چند معادله کنند.
اصطلاح پست الکترونیکی که برای این کار استفاده می‌کنند.
معمولاً طیف وسیعتری مانند فاکس مایل (نمابر) تلکس و خدمات دیگری از این قبیل را نیز شامل می‌شود.
ویژگی مهم خدمات پیام اینست که فرستنده و گیرنده در زمان و مکان مناسب نسبت به ارسال پیام عمل میکند.