دانلود مقاله چند توصیه برای آموزش مدیریت

چند توصیه برای آموزش مدیریت :

اولین اولویت در آموزش ، کمیته راهبری کیفیت است .

آموزش این گروه باید اولین کار نماینده مدیریت یا مشاوراستخدامی باشد ، زیرا آنها مسئوول اجرای کل سیستم کیفیت هستند و مدیریت باید به سرعت شناخت کاملی از جزئیات استانداردها بدست آورد .

آنها باید از تلاش اجرای درون سازمان مربوط به خود پشتیبانی نموده ، آماده پاسخگویی به پرسش های کارکنان خود باشند .

آگاهی و دانش مشروح آنها مؤثرترین ابزار برای نشان دادن تلاش سازمانهای تحت مسئوولیت آنها در حمایت از فرایند دریافت گواهی می باشد .

نخست باید یک دیدگاه کلی از کل استانداردها به کمیته راهبری کیفیت داده شود .

لازم است آنها درکی کلی و عمیق از استانداردها و روند دریافت گواهینامه داشته باشند .

آموزش آنها باید به روشنی بیانگر نقش رهبرگونه و مسئوولیت آنها در اداره سیستم کیفیت باشد .

باید به کمیته راهبری کیفیت جزئیات ISO 9000  را نیز آموزش داد .

بدین منظور ، در جلسات آموزش مرور دقیق و جزء به جزء  هر عنصر از استاندارد باید انجام شود ، و بار دیگر هر مدیر باید بتواند براحتی نظرات و سئوالات خود را بیان کند .

بعلاوه کمیته راهبری باید در مورد هر عنصر ، نیازمندیها و ارزش تجاری آن ، به تفاهمی جامع برسد.

چند توصیه برای آموزش سطوح سرپرستی :

تمامی سرپرستان باید آموزشی جامع دیده باشند تا بتوانند به پرسش های کارکنان پاسخ گویند .

آنها باید هدف زمانبدی و دلایل پیگیری دریافت گواهی را درک کنند .

افرادی که در پست های سرپرستی انجام وظیفه می کنند ، باید یک درک و شناخت کلی از استاندارد ISO 9000  و گواهینامه سیستم کیفیت داشته باشند .

افراد شاغل در پستهای سرپرستی ، مسئوول آموزش نیروی کار می باشند .

هیچ روشی برای یادگیری مطالب ، بهتر از آمادگی برای آموزش آن به دیگران نیست .

این روش دو مزیت دارد : نخست در جهت گسترش درک و آگاهی سرپرستان گروه می باشد .

دوم به روشنی نشان دهنده تعهد و حمایت آنها نسبت به بقیه نیروی کار است .

چند توصیه برای آموزش نیروی کار :

برای برآوردن نیازهای آموزشی نیروی کار ، لازم است دوره ای برگزار کنید و طی آن هدف دریافت گواهی و مفاهیم اساسی استانداردها را آموزش دهید .

آموزش باید به پرسش های زیر پاسخ گوید :

ISO چیست ؟

مجموعه استانداردهای ISO 9000 چه هستند ؟

نیازمندیهای عمومی استانداردها کدامند ؟

چرا باید پیگیر دریافت گواهی باشیم ؟

دریافت گواهینامه چه مزایایی دارد ؟

روند دریافت گواهینامه کدام است ؟

بعلاوه مهمترین نکته این است که ، این آموزش مقدماتی باید در شناخت و آگاهی هر فرد نسبت به تأثیر اجرای استانداردها بر شغلش کمک کند.

کارکنان می خواهند بدانند که چه انتظاری از آنها وجود دارد و چه تغییراتی را می توانند انتظار داشته باشند .

هر کارمندی باید بتواند در این تغییرات لازم ، سود و منفعت شخصی بیابد .

در غیر این صورت در برابر تغییرات مقاومت می کند .

نباید انتظار داشته باشید که نگرانی آنها را در یک دوره آموزشی کم کرده و حس ارزشمندی را برای دریافت گواهینامه بوجود آورید .

انجام چنین کاری نیاز به اطلاع رسانی و کمک مستمر دارد .

مجموعه استانداردهای ISO 9000 ، نیازمندیهایی را برای یک سیستم کیفیت تعریف می کند.

بنابراین شگفت انگیز نیست که اولین عنصر سیستم کیفیت استانداردهای ISO 9001, 9002, 9003   به مسئوولیت های مدیریت بپردازند .

برآوردن این نیازمندیها باید اولین دستور کاری کمیته راهبری کیفیت باشد ، زیرا این نیازمندیها زیر ساخت فعالیت های اجرایی سایر نیازمندیها است .

تعیین خط مشی در قبال مسأله کیفیت :

تعیین خط مشی کیفیت شرکت ، باید اولین اولویت کمیته راهبری کیفیت باشد ، مگر اینکه این خط مشی از قبل وجود داشته باشد .

اگر شرکت از قبل خط مشی را داشته باشد ، باید دوباره آنرا بازنگری نماید تا از برآورده شدن نیازمندی ISO 9000 اطمینان یابد .

خط مشی کیفیت باید وضعیت مدیریت را به اطلاع برساند .

این خط مشی باید شامل شناسایی مسئوولیت و تعهد مدیریت به کیفیت باشد .

بیانیه خط مشی همچنین باید به طور خلاصه و روان نوشته شود .

انگیزه تهیه بیانیه خط مشی ، راهنمایی تمامی کارکنان است.

اشتباه دیگری که شرکت های بزرگ مرتکب می شوند ، اتخاذ خط مشی های چند گانه است.

علاوه بر خط مشی شرکت ، مدیریت هر قسمت از سازمان یا هر واحد ، نسبت به ایجاد بیانیه خط مشی برای سازمان خود ، احساس نیاز می کند .

اگر چه ممکن است اینکار احساس تعلق خاطر به خط مشی را در سطوح پایین تر سازمان ایجاد کند ، اما در صورتی که این خط مشی ها به خوبی با یکدیگر هماهنگ نشده باشند ، می توانند باعث سردرگمی کارکنان شود .

در زیر چند مثال از خط مشی های کیفیت ساده اما کارا ، از چند سازمان دارای گواهینامه ، ارائه می گردد :

نمونه 1 : خط مشی ما تولید کالاهایی است که انتظارات مشتریانمان را بطور کامل برآورده سازد .

بدین منظور ، ما کیفیت را مسئوولیت تک تک افراد می دانیم و از همه کارمندان انتظار می رود ، پیگیر بهبود و مستمر ، در کیفیت و بهروری کالاها و خدمات ارائه شده ، باشند .

نمونه 2 : ما متعهد به رهبری کیفیت ، توسط بهبود مستمر در تولید و تحویل کالاهای مورد نظر ، برای برآوردن خواسته ها یا فراتر رفتن از خواسته های ثابت مشتریان ، هستیم .

نمونه 3 : ما با در پیش گرفتن یک راهبرد پیشگیری ، بکارگیری روش های آماری و بهبود مستمر ، بعنوان شرکتی که بیشترین بها و ارزش را به مشتریانش در ارایه کالا و خدمات می دهد ، شناخته خواهیم شد .

تعریف اهداف کیفیت :

علاوه بر بیانیه خط مشی ، هر سازمان باید هدف های کیفیتی خاص خود را مستند نماید .

اگر چه این اهداف ، گاهی در بیانیه خط مشی نیز ذکر شده اند .

اما باید آنها را بطور جداگانه مستند کرد .

بیانیه خط مشی معمولاً بدون تغییر می ماند ، اما در بیشتر موارد هدفهای خاص ، سالانه تغییر می کند .

اگر هدفها جداگانه مستند شوند ، می توان آنها را بدون تأثیر بر بیانیه خط مشی ، به روز درآورد و به اطلاع همگان رساند .

اگر چه اهداف کیفیت ، از بیانیه خط مشی کیفیت جدا هستند ، اما باید آنها را مستند کرد .

دو روش برای مستد سازی مجزای اهداف کیفیت ، از بیانیه خط مشی کیفیت وجود دارد.

نخست ، فهرستی ویژه از اهداف در نظامنامه کیفیت گنجانده شود .

مزیت چنین روشی این است که چون تمامی کارکنان باید به نظامنامه کیفیت دسترسی داشته باشند ، بنابراین در هر لحظه به روشنی خواهند دانست که در کجا به دنبال هدف ها بگردند .

اما عیب این روش این است که نظامنامه کیفیت ، باید با هر بار تغییر در هدف ها ، مورد تجدید نظر قرار گرفته ، دوباره توزیع شود .

بجای گنجاندن هدف ها در نظامنامه کیفیت ، روش دیگر این است که در نظامنامه کیفیت هدف های خاصی ، که باید بهبود و توسعه یابند، ذکر شود.

این بیانیه همچنین مشخص می سازد که چه کسی مسئوول توسعه هدف هاست .

اهداف کیفیت 1994

کاهش عدم تطابق های کالای خروجی با استاندارد به کمتر از 100 PPM

رساندن مقادیر CPK به بالاتر از 5/1 برای پارامترهای محصول بحرانی

حفظ و نگهداری گواهینامه ISO 9001

دخالت دادن 100 %  کارکنان در پروژه بهبود کیفیت

اهداف کیفیت

واحد گرین هلیز شرکت آکمه الکترونیکس هدفی معین برای تأیید گواهی و حفظ و نگهداری گواهینامه ISO 9002 , 1987 دارد .

بعلاوه هر سال کارکنان این واحد، هدفهای ویژه کیفیتی را ، برای عوامل زیر مطرح می کنند :

اولین جواز محصول

فرایند پیشرفت اهداف

مشارکت کارکنان

تحویل به موقع

هزینه های کیفیت

مستند سازی تعهدات و کیفیت :

بیانیه تعهد

آکمه الکترونیکس با آغوش باز از فلسفه مدیریت کیفیت جامع استقبال می کند .

تعهدات زیر برای اجرای موفقیت آمیز این فلسفه در تمامی جنبه های فعالیت ما ، ضروری است :

ما محیطی را فراهم خواهیم کرد تا برای افراد ارزش قایل شود ، مهارتهای هر فرد را توسعه دهد و اراده پیگیری بهبود مستمر را بپردازند .

ما از فرایند بهبود کیفیت ، بعنوان روشی ساختاری برای پیشرفت و بهبود ، استفاده خواهیم کرد .

ما سیستم کیفیتی را ایجاد خواهیم کرد که نیازمندیهای ISO 9001, 1987 را برآورد یا از آن پیشی گیرد .

تعهدات کیفیت نیز باید مستند شود .

این تعهدات همانند خط مشی کلی ، معمولاً با گذشت زمان ، تغییر زیادی نمی کند .

بدین ترتیب می توان آنها را به صورت یک بخش ، در خط مشی کیفیت گنجاند یا سند جداگانه ای برای آنها در نظر گرفت .

ابلاغ خط مشی کیفیت :

به منظور نشان دادن موافقت و تأییدیه کل سازمان ، تمامی اسناد – خط مشی کیفیت ، اهداف کیفیت ، تعهدات کیفیت – باید به امضای مدیریت ارشد زمانی که پیگیر دریافت گواهینامه است ، رسانده شود .

خط مشی ، اهداف و تعهدات باید مستند شوند و کمیته راهبری باید مطمئن شود که هر فرد در سازمان خط مشی را درک ، اجرا و نگهداری خواهد کرد .

هر کارمند باید وضعیت کیفیت شرکت را درک کرده ، از آن آگاهی داشته باشد .

کیمته راهبری باید راهبرد و برنامه ای معین را ، برای اطمینان از درک و فهم همه جانبه خط مشی در پیش گیرد . 

کیمته راهبری باید راهبرد و برنامه ای معین را ، برای اطمینان از درک و فهم همه جانبه خط مشی در پیش گیرد .

تعریف مسئوولیت ها و اختیارات کیفیت : کمیته راهبری باید به روشنی مسئوولیت کیفیت را از مدیریت ارشد تا کلیه سطوح سازمان ، تعریف کند .

مسئوولیت ، اختیار و روابط بین تمامی کارکنانی که اداره اجرا و تصدیق فعالیت های مؤثر بر کیفیت را بر عهده دارند باید تعریف گردد .

مخصوصاً این تعریف باید مسئوولیت و اختیار فعالیت های زیر را مشخص کند : شناسایی و پیشگیری از وقوع هر نوع عدم تطابق با استاندارد در یک فرآورده ، فرایند یا سیستم مدیریت کیفیت شناسایی و مستند سازی مشکلات کیفیت یافتن و اجرای رهیافتها کنترل بر مواد نامنطبق تضمین استقلال رأی ممیزین داخلی اجرا و تأیید اقدامات اصلاحی چون این فعالیت ها ، نشان دهنده روابط داخلی بوده و بیشتر شرکت ها از قبل آنها را تعریف کرده اند ، نمودار سازمانی ، روشی ساده برای تعریف مسئوولیت ، ارائه می کند .

شما باید علاوه بر نمودار سازمانی ، فهرستی از مسئوولیت ها و اختیار هر قسمت را در نمودار سازمانی تهیه کنید .

پس از تهیه این فهرست ، باید از عناوین سازمانی عمومی و طبقه بندی مشاغل استفاده کنید ، نه از فهرست شغل بخصوص یا از نام افراد .

بدین صورت ، می توانید نگهداری و بازنگری این سندها را به حداقل برسانید .

استانداردها حقیقتاً لازم می دانند که مسئوولیت ها ، تعریف و مدون شوند .

این که به چه کسی ، چه مسئوولیت هایی بدهید ، تصیم با شماست .

مسئوولیت ها و اختیارات کیفیت : مدیر کارخانه : مسئوولیت و اختیار کل کارخانه و کیفیت کالاهای تولیدی و خدمات ارائه شده را به عهده دارد .

این امر شامل مسئوولیت های بخصوص زیر است : نظارت براجرای خط مشی کیفیت و تعهدات نسبت به آن تعیین هدفهای کیفیت تأمین منابع برای نیل به اهداف انتصاب نماینده مدیریت ، برای اطمینان از تطابق سیستم کیفیت با ISO 9002 مدیر تضمین کیفیت : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر کارخانه است و مسئولیت تضمین اجرا و حفظ و نگهداری نیازمندیهای نظامنامه کیفیت را به عهده دارد .

مسئولیت های ویژه او شامل موارد زیر است : نماینده مدیریت در استانداردهای ISO 9000 رابط بین کارخانه و مشتری برای رسیدگی به شکایات تضمین اقدامات اصلاحی مؤثر ، برای رفع تطابق ها عضو و رابط کمیته راهبری کیفیت نظارت و گزارش عملیات اجرائی کیفیت مدیر منابع انسانی : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر کارخانه است و وظیفه او ایجاد فضای مثبت در روابط بین کارکنان کارخانه است .

مسئوولیت های ویژه او عبارتند از : عضو کمیته راهبری کیفیت استخدام افراد واجد شرایط برای آوردن نیازهای کارخانه سازمان دهی ، مستند سازی و نگهداری برنامه های آموزشی کارخانه مدیر تولید : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر کارخانه است و مسئوولیت کلی امور تولید را به عهده دارد .

مسئوولیت های ویژه او عبارتند از : عضو کمیته راهبری کیفیت مدیریت اجرای خط مشی کیفیت در تولید همکاری با مدیر کارخانه در توسعه اهداف کیفیت تأمین منابع تولید ، برای نیل به هدفها مدیر فنی : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر کارخانه است و مسئوولیت کارهای فنی را عهداه دار می باشد مسئوولیت های ویژه او در تضمین کیفیت عبارتند از : نماینده کمیته راهبری کیفیت همکاری با مدیر کارخانه ، در توسعه اهداف کیفیت مدیریت اجرای خط مشی کیفیت درامورفنی تأمین منابع فنی ، برای نیل به هدفها مدیر خدمات بازرگانی : نماینده ای با اختیارات معین از طرف مدیر تولید است و مسئوولیت پشتیبانی از خدمات بازرگانی کارخانه ( مانند ثبت سفارش مشتری ، خرید ، حمل و نقل و دریافت کالا ) را عهده دار است .

مسئوولیت های ویژه او عبارتند از : عضو کمیته راهبری کیفیت نظارت بر عملکرد عرضه کننده مواد اولیه تصدیق کیفیت مواد دریافتی نظارت بر عملکرد تحویل اداره امور خرید کارخانه اداره امور حمل و نقل و دریافت مواد مدیر واحد بازرگانی : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر تولید است و مسئوولیت کیفیت ، هزینه و تحویل کالای تولید شده در محدوده آن را بعهده دارد .

مسئولیت های ویژه او عبارتند از : عضو کمیته راهبری کیفیت گزینش ، آموزش و توسعه نیروی انسانی تضمین انجام فرایندها ، در حالتی کنترل شده تصدیق و ترخیص محصولات با کیفیت شناسایی مشکلات و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز اجرای سیستم کیفیت در نواحی تعیین شده طرح ریزی تولید تضمین بهبود مستمر کیفیت کالا کنترل مواد نامنطبق مدیر مهندسی : نماینده ای با اختیارات معین ، از طرف مدیر فنی است و مسئوولیت گسترش و توسعه محصولات جدید را به عهده دارد .

مسئوولیت های ویژه او عبارتند از : عضو کمیته راهبری کیفیت اجرای روش های تولید با جریان پیوسته ایجاد تکنولوژی فرایند نوین ، به منظور پیشرفت تواناییهای تولید مدیر واحد کنترل سند ایجاد فرایند مؤثر بازنگری مدیریت : سومین و شاید مهمترین قسمت از نیازمندی مسئوولیت مدیریت ، بازنگری مدیریت است .

همانطور که درISO 9001 ، آمده است : « سیستم کیفیت پذیرفته شده ، باید در فواصل زمانی معین ، توسط مدیریت سازمان عرضه کننده ، مورد بازنگری قرار گیرد تا از مناسب بودن و کارایی پیوسته آن در برآوردن نیازمندیهای ذکر شده در این استاندارد ، اطمینان حاصل گردد » بازنگری مدیریت ، فعالیت پیوسته و دائمی کمیته راهبری کیفیت است ، اما این فرایند باید از آغاز تلاش برای دریافت گواهی ایجاد و پالایش گردد .

در خلال عملیات اجرا و آماده سازی شرکت برای ارزیابی در برابر استاندارد ISO 9000 ، شرکت باید رویه های کاری نوین و اصلاح شده و فرایند های اجرایی را بوجود آورد .

کمیته راهبری کیفیت ، باید رسماً کارایی این تغییرات را توسط سیستم ممیزی داخلی ، مورد بازنگری قرار دهد .

سوابق این بازنگریها ، باید مستند و نگهداری شوند ، زیرا بطور قطع ، مؤسسه گواهی دهنده درباره آنها با شما گفتگو خواهند کرد .

مؤسسه گواهی دهنده انتظار دارد که تمامی جنبه های سیستم کیفیت ، دست کم یکبار پیش از ارزیابی رسمی ، بازنگری شده باشند .

انجام یک خود ارزیابی : اگر چه هر عنصر از سیستم کیفیت ، سرانجام بعنوان بخشی از فرآیند بازنگری مدیریت ، رسماً ارزیابی می شود ، اما یک خود ارزیابی اولیه ، برای مقایسه وضعیت موجود سیستم کیفیت با مجموعه استاندارد های ISO 9000 ، ضروری است .

این خودارزیابی ، اختلاف سطح و نواحی ضعف سیستم موجود را شناسایی می کند.

بر آن اساس ، سازمان می تواند برنامه هایی را برای بهبودهای مورد نیاز ، طرح و اجرا نماید .

تهیه یک برنامه کاری : در طول مرحله آماده سازی ، کمیته راهبری کیفیت باید هر هفته جلسه ای ، برای تهیه برنامه کار اجرایی داشته باشند ، برای تهیه چنین طرحی ، مراحل زیر باید انجام شوند : مرور نیازمندیهای ISO 9000 تهیه و تبادل نظر در مورد پرسش های خود ارزیابی ارزیابی انطباق سازمان های مجزا بحث و تبادل نظر ، درباره کفایت سیستم های موجود ایجاد اقدامات ویژه مورد نیاز تعیین مسئوولیت ها کسب تعهدات ممیزی اقدامات انجام شده به منظور اطمینان از کفایت آنها برآوردن نیازمندیهای مستند سازی سیستم کیفیت : راهبردهایی برای تدوین نظامنامه کیفیت ISO 9000 مرور اولیه مجموعه استانداردهای ISO 9000 ، ایجاد یک نظامنامه کیفیت را بعنوان کاراترین ابزار برای توصیف و مستند سازی سیستم کیفیت ، و بعنوان مرجعی برای سراسر سازمان قویاً توصیه می کند .

روش چند ردیفه در مستند سازی سیستم کیفیت : روش چند ردیفی مستند سازی سیستم کیفیت ، در بسیاری از سازمانها مؤثر است .

ردیف بالا در چنین روشی ، نظامنامه کیفیت شرکت قرار دارد .

این نظامنامه سند خط مشی سازمان است که کلیّت سیستم کیفیت را توصیف می کند .

نظامنامه بالاترین ردیف ، همچنین شامل بازگشت هایی به روش اجرایی ردیف پایین تر است .

این روش های اجرایی ممکن است در نظامنامه های بخشها مانند نظامنامه خرید و نظامنامه مهندسی آورده شوند .

این سطح از مستند سازی شامل توصیف دقیق مسئوولیت و فرایند های عمومی است .

بعلاوه این ردیف شامل بازگشت هایی به ردیف چهارم مستند سازی ، شامل اطلاعاتی از قبیل دستورالعمل های دقیق و فرم ها می باشد .

این ردیف ، شامل مستند سازی چگونگی دستیابی به اطلاعات است .

راهبردهایی برای تهیه نظامنامه کیفیت : برای تهیه نظامنامه کیفیت می توان از روش های زیر استفاده کرد : کپی کردن یک نظامنامه تأیید شده خرید یک نظامنامه کیفیت استخدام مشاور برای نوشتن نظامنامه تعیین افرادی از واحد تضمین کیفیت ، برای تدوین نظامنامه درخواست از مدیران ، برای هدایت تلاش ها در جهت تهیه نظامنامه کیفیت .

مستند سازی سیستم کیفیت : اصول راهنما در تمامی مجموعه استانداردهای ISO 9000 عبارتند از : آنچه را که انجام می دهید ، بیان کیند .

آنچه را می گویید ، انجام دهید .

آنچه را که انجام شده است ، ثبت کنید.

مستند سازی یعنی کلیه عناصر ، نیازمندیها و شرایطی که توسط مدیریت کیفیت یک شرکت ، برگزیده می شود ، باید به روشی منظم و نظام گرا به شکل خط مشی ها و رویه های نوشته شده ، مستند شوند .

تعریف فعالیتی که مدل می گردد و جای دادن آن در جعبه اصلی فعالیت .

این جعبه اصلی که اساس ایجاد جزئیات اضافی مربوط به فعالیت را تشکیل می دهد .

مشخص کردن داده های ( مانند اشیاء یا اطلاعات ) لازم برای انجام شدن فعالیت در جعبه اصلی .

این داده ها با پیکانهایی که از سمت چپ به جعبه وارد می شوند ، نمایش داده می شوند .

مشخص کردن خروجیهای مطلوب حاصل ( مانند اشیاء ، سوابق ، اطلاعات ) از فعالیت در جعبه اصلی .

این خروجیها با پیکانهایی که از سمت راست جعبه خارج می شوند ، نمایش داده می شوند .

تعریف نیازهای مستند سازی اولین ردیف ( مانند خط مشی ها ، نیازمندیها ) این مستند سازی انتظارات مورد نظر از فعالیت را – که خروجی های مطلوب نتیجه ورودی های تعریف شده است – تعریف می کند .

این کنترل کلی مستند سازی با پیکانی که از طرف بالا به جعبه وارد شده ، نمایش داده می شود .

مشخص کردن توانایی های مطلوب ( مانند نیازهای آموزشی ) که برای اجرای مؤثر فعالیت ذکر شده در جعبه ای اصلی باید وجود داشته باشند .

نیازهای آموزشی با پیکانهایی که از انتها وارد جعبه می شوند ، نمایش داده می شود .

شکستن فعالیت جعبه اصلی ، به سه تا پنج فعالیت با جزئیات بیشتر .

برای پرهیز از گیر کردن تحلیل فردی یا گروهی در باتلاق جزئیات ، این جزئیات اضافی باید به حداکثر 5 فعالیت محدود گردد .

اگر گروه نتواند فعالیت اصلی را به دست کم سه هدف فعالیت با جزئیات بیشتر تقسیم کند ، احتمالاً نمودار به اندازه کافی جزئیات دارد .

بنابراین ، این مرحله سطح جزئیات را کنترل می کند ، فرد یا گروه را به جستجوی عناصر به روشی خیلی ساختاری وامی دارد .

مشخص کردن کل ورودی ها و خروجیها برای نمودار با جزئیات بیشتر .

اتصال تمامی جعبه ها با پیکانهای اضافی ورودی / خروجی که نشان دهنده ارتباط میان فعالیت ها باشد .

مشخص کردن کنترل مستندسازی ( مانند روش های اجرایی ، دستورالعمل های کاری و فرم ها ) که برای اجرای هر فعالیت داخل جعبه ، لازم است .

این مستند سازی که پشتیبان خط مشی ها و نیازمندیهای نظامنامه کیفیت است ، با پیکانهایی که از بالا وارد جعبه های فعالیت می شوند ، نشان داده می شوند .

مشخص کردن مهارتهای ویژه و دانش مورد نیاز ، برای انجام فعالیت .

این اطلاعات که با پیکانهایی که از پایین وارد جعبه می شوند ، نمایش داده شده اند ، تعیین کننده آموزش لازم ، برای تضمین انجام فعالیت در حد نیاز است .

ارزیابی این که آیا نمودار حاوی جزئیات کافی است ؟

اگر مستند ساز ی مشخص شده ، اطلاعات و کنترل هایی کافی را ، برای تضمین انجام فعالیت به روش مطلوب ارائه نماید ، تحلیل کامل است .

اما در صورتیکه شکافهایی وجود داشته باشد و اطلاعات اضافی برای یک یا چند جعبه لازم باشد ، آن فعالیت ها باید بیشتر تحلیل گردند .

در چنین مواردی ، جعبه های فعالیت ، جعبه های اصلی شده ، به سر جعبه یا بیشتر شکسته می شوند و مراحل هفت تا یازده تکرار گردد.

تحلیل نیازهای مستند سازی : یک نمونه فعالیت خرید در جعبه اصلی A0 قرار می گیرد .

کل ورودی به این جعبه ، یک خرید است – مثل آنکه فردی تصمیم گرفته است ماده یا خدماتی از خارج شرکت خریداری گردد .

کل خروجی ، یک ماده اولیه یا خدمات خریداری شده است که نیازمندی های خریدار را برآورده می کند .

کل عوامل کنترل کننده ، نیازمندیهای عالی ترین نظامنامه کیفیتی هستند به شرح زیر می باشند : انتخاب فروشنده ، بر اساس توانایی برآورده ساختن نیازمندیهای مشخص .

توصیف نیازمندیها تأیید این که ماده خریداری شده نیازمندیها را برآورده می سازد .

این نیازمندیها با پیکانهایی که از بالا به جعبه خرید وارد می شوند .

گام بعدی شکستن جعبه خرید به فعالیت های معیین و مفصل تر است .

A1 – تعیین نیازمندیها A2 – انتخاب فروشندگان A3 – قرار دادن سفارشها A4 – تصدیق کیفیت در شکل زیر افزودن جزئیات به نمونه تحلیل نیازهای مستند سازی نشان داده شده است .