مدیریت زمان
مدیریت زمان موضوعی است اساسی که در عرصه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی به دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در عمل اهمیت خود را به اثبات رسانیده است .
نقش مدیریت زمان از آنجا حائز اهمیت است که سایر روشهای مدیریت بدون تأکید بر اجرای مدیریت زمان ناکارآمد بودن خود را نشان داده اند.
از همین رو، مدیریت زمان ، از یک سو برای پیشبرد کار و از سوی دیگر برای انجام مراحل مختلف آن در مدت زمان معین نقش محوری ایفاء می کند، چنانچه زمان به گونه ای مناسب برای انجام امور یک سازمان مدیریت نشود فعالیت در محیط کار بازدهی لازم را نخواهد داشت.
مدیریت زمان موضوعی است اساسی که در عرصه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی به دقت مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در عمل اهمیت خود را به اثبات رسانیده است .
از همین رو، مدیریت زمان ، از یک سو برای پیشبرد کار و از سوی دیگر برای انجام مراحل مختلف آن در مدت زمان معین نقش محوری ایفاء می کند، چنانچه زمان به گونه ای مناسب برای انجام امور یک سازمان مدیریت نشود فعالیت در محیط کار بازدهی لازم را نخواهد داشت.
کارشناسان امور مدیریت برای اجرای دقیق مدیریت زمان روشهای بسیار ساده ای ارائه داده اند که می توان با توسل به این راهکارها نحوه بهتر کارکردن و چگونگی استفاده بهینه از زمان را تجربه نمود.
برای نیل به این هدف نخست فرد باید آمادگی لازم برای انجام کار را در خود به وجود آورد.
برای مثال چنانچه شما سحرخیز باشید و کارتان را به طور جدی در صبح آغاز نمائید، اگر پیش از هر اقدامی این احساس در شما ایجاد شود که فعالیت روزانه تان را با کار سختی باید شروع کنید، آغاز کار برای شما سخت تر به نظر خواهد رسید.
از این رو توصیه می شود ابتدا با کاری که از انجام آن لذت می برید شروع کنید.
زیرا انجام کار فکری و عملی لذت بخش ، ذهن و جسم شما را قبل از مواجه شدن با کارهای طاقت فرسا آماده خواهد نمود.
افزون بر این سعی نکنید تمام کار را یکباره انجام دهید بهتر است در مرحله نخست قسمت بسیار کوچکی از کار را در دست بگیرید و پس از انجام آن به مراحل دیگر کار بپردازید.
در این راستا قاطعیت و سرسختی در انجام کار نیز حائز اهمیت است .
توصیه می شود کارها را برای پیگیری فهرست نمائید اگر یک یا دو مورد از کارها مدتی در فهرست باقی بماند، صادقانه از خود بپرسید: "آیا من واقعاً تصمیم دارم این کار را انجام بدهم ؟" چنانچه پاسختان منفی باشد یا برای انجام آن وقت نداشته باشید خود را سرزنش نکنید، کافی است به علت فرصت نداشتن یا بی اهمیت بودن آن کارها بر روی آنها در فهرست خط قرمزی بکشید.
کارهای اساسی را که به طریقی برای بقاء کار شما ضروری است جدا از دلبستگی و علاقه به آن در دستور کار خود حتماً قرار دهید و با اعمال مدیریت زمان آن را به انجام برسانید.
بیشتر افراد فهرست کارهایشان را به محض آغاز به کار تنظیم می کنند، از این شیوه تهیه فهرست کارها جداً اجتناب نمائید.
زیرا این عمل سبب می گردد که وقت برای انجام کارهای اساسی نداشته باشید و به تبع این موضوع شروع کارتان منطقی و کارآمد نخواهد بود.
برای پیشبرد اهداف سازمان بخشی از زمان خود را نیز به بررسی وضعیت کارکنان سازمان خود اختصاص دهید.
زیرا اهمیت دادن به کارکنان در بازدهی کار حیاتی است .
در ضمن این نکته را باید در نظر داشت که کارکنان بخشی از سرمایه موسسه به شمار می آیند، از این رو برای آموزش و ارتقاء مهارت های آنها باید وقت و سرمایه کافی صرف نمائید و تا آنجا که می توانید به آنها آموزش داده و با تفویض اختیارات بیشتر حوزه فعالیت آنها را گسترش دهید.
زمانی را نیز برای گفتگو با کارمندان جهت کسب آمادگی پذیرش مسئولیت کارهای پیچیده تر اختصاص دهید.
برای اینکه بتوانید اختیار بیشتری را به آنها تفویض کنید برنامه ای برای افزایش آمادگی کارکنان ترتیب دهید.
در راستای پیشبرد کارها، شناخت از استعداد، قابلیت ها و توانائی خودتان نیز بسیار اهمیت دارد.
این موضوع واقع بینی را در انسان ایجاد می کند و مانع از بلندپروازی می گردد.
اگر می خواهید در کارها موفق باشید باید واقع بینانه از زمان استفاده بهینه نمائید.
در مدیریت زمان توأم با واقع بینی باید هدفهایتان را محدود کنید و بپذیرید که بلندپرواز نبودن و واقع بینی یک مزیت است .
به عنوان نمونه اگر تمام طول روز را کار کنید ممکن است نتوانید تمام کارهای فهرست شده را انجام دهید.
در ضمن باید به این واقعیت نیز توجه نمود که در صبح بهتر می توانید کار کنید یا در عصر.
بعضی اشخاص اوایل روز روحیه بهتری برای انجام کار دارند و سپس این احساس با گذشت زمان افت می کند.
برخی از افراد عکس این حالت را دارند معمولاً این گونه اشخاص در اواخر روز فعال تر می شوند.
از دیگر عوامل موفقیت برای پیشبرد کارها کسب اختیارات است تا بتوان استعداد و قابلیت خود را فعلیت بخشید.
از این رو، جهت پیشبرد کارها پیشنهاد می شود نخست آموزش و مهارتهای کارکنان را افزایش دهید.
برخی از مدیران سرمایه گذاری بر روی افراد را نادیده می گیرند.
این نگرش مانع از کارآمدشدن کارکنان می گردد.
در حالیکه ضرورت ایجاب می کند کارکنان سازمان را برای تجزیه و تحلیل هر کاری که در شرکت انجام می شود به کار بگیرید و بررسی نمائید کدام مهارتها برای انجام هر کاری مورد نیاز است .
این موضوع چندان دشوار نیست .
یکی از کارمندان با تجربه و کارآمد را مأمور نمائید مشخص کند که آیا کارکنان مهارتهای لازم مورد نیاز سازمان را دارند؟
در صورت منفی بودن پاسخ لازمست برنامه آموزشی جهت ارتقاء سطح توانایی آنها ترتیب دهید.
از سوی دیگر باید بر این نکته تأکید داشت که توجه به مشتریان باعث صرفه جویی در زمان می شود.
یکی از مشکلات شرکتهای بزرگ این است که مدیران آنها مشغله فکریشان مشکلات سازمانی است نه مسائل و نیاز مشتریان !
این دسته از مدیران بخش اعظم تلاش و وقت خود را برای رتق و فتق اوضاع مالی و نیازهای شرکت صرف می کنند.
از این رو، مدیریت ارشد را متقاعد کنید اگر به کسب اطلاعات در زمینه نیاز مشتریان بپردازد به تبع تحولاتی که بسته به نیاز مشتری در سازمان انجام خواهد شد در زمان صرفه جویی می شود.
در نهایت مشخص کنید که فرهنگ مدیریت در سازمان شما چیست ؟
آیا مدیران به این موضوع واقف اند؟
چقدر انرژی برای انجام کارها به خاطر فرهنگ رهبری نامناسب به هدر می رود!؟
در این زمینه باید به این واقعیت توجه داشت که فرهنگ سازمانی خوب است که از افراد موفق و کسانی که به خوبی در تیمها کار می کنند حمایت کند، اتلاف انرژی را به حداقل برساند و اولویتها را در جهت تحقق استراتژی سازمان قرار دهد.
دریچه ای بر مدیریت زمان
از شاخصه های مدیریت، کنترل بر عوامل دخیل در آن است.
نکته ای که تصور آن درمورد زمان امری محال و غیرممکن می نماید.
زمان ارزشمندترین سرمایه موجود نزد هر فرد، گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست.
اینک به نظر می رسد تنها سرمایه دراختیار انسان زمان است وبس.
زیرا تولید پول، ماشین و فناوری وحتی انسان وابسته به صرف وقت و تامین زمان است و تنها سرمایه غیرقابل خریداری و غیرقابل تولید، زمان است.
حال این سوال مطرح است که مدیریت زمان در این میان چه نقشی را ایفا می کند؟
همه می دانند که زمان گذراست و دراختیار ما نیست، پس مدیریت این سرمایه چه مفهومی می تواند داشته باشد؟
به نظر می رسد که استفاده از واژه مدیریت زمان صحیح نباشد و استفاده از برنامه ریزی زمان مطلوب تر باشد.
درواقع اکثر صاحبنظران علم مدیریت معتقدند که زمان اساساً اداره شدنی نیست و از مدیریت زمان، تعبیر به مدیریت بر خویشتن می کنند و تنها به ارائه برنامه ها و طرحهایی جهت جلوگیری از اتلاف وقت اکتفا می کنند، زمان اساساً اداره شدنی نیست و خواه ناخواه زمان می گذرد و این ما هستیم که بایستی از آن به خوبی استفاده کنیم.
به یک تعبیر، مدیریت زمان درواقع همان مدیریت بر خویشتن است؛ شناخت صحیح و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهند، خیلی مهم است، زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را کوتاه خواهیم کرد.
همه اندیشمندان در کتابها و مقالات خود یک الگوی خاص و قالبی را جهت جلوگیری از هدررفتن وقت ارائه می کنند و در اصطلاح به آن مدیریت زمان می گویند که شامل سه اصل کلی (۱) هدف گذاری (۲) تعیین اولویتها و (۳) رعایت اولویتهاست.
آنچه این بزرگواران بیان می کنند تنها استفاده صحیح از وقت است، نه مدیریت زمان!
از شاخصه های مدیریت، کنترل بر عوامل دخیل در آن است.
نکته ای که تصور آن درمورد زمان امری محال و غیرممکن می نماید.
الک مکنزی در کتاب مدیریت بهره وری از زمان کنترل را چنین تعریف می کند: کنترل زمان بدین معناست که این خود شما هستید که مشکل دارید نه شخص دیگری.
این به معنای آن است که باید با همه توان بکوشید تا عادات جاافتاده را ترک کنید.
این به معنای آن است که باید بر کششهای منفی طبیعت انسانی چیره شوید.
این نوشته خواهان آن است که به موضوع کنترل زمان از نظرگاهی دیگر اشاره کند و دریچه ای دیگر بر روی این علم بگشاید زیرا به نظر می رسد که در سالهای گذشته مبحث کنترل زمان در حاشیه قرار داشته است.
کنترل زمان و مدیریت بر آن یعنی به اختیار درآوردن بازه زمانی تاثیرگذار بر یک تصمیم و جداکردن آن بازه از قطار زمان، به نحوی که گذر زمان بر آن تصمیم بی اثر شود.
لحظه ای که ما توانایی آن را داشته باشیم که تصمیمات مناسبی اتخاذ یا انتخاب کنیم که گذر زمان بر اجرای آنها بی تاثیر باشد؛ دیگر زمان در کنترل ما خواهدبود و مدیریت زمان معنا خواهد داشت.
به دیگر سخن، مدیریت زمان را می توان اینگونه تعریف کرد:
تثبیت عامل زمان درتصمیم گیریهای آگاهانه.
اگرچه اتخاذ یا انتخاب تصمیمی که به طور مطلق تاثیر زمان را بر آن تصمیم از بین ببرد تقریباً غیرممکن است اما می توان بازه های زمانی متنوعی را ایجاد کرد، در کنترل گرفت و بر آن مدیریت کرد.
به عنوان مثال، اگر یک مدیر باتوجه به طول دوره رشد عمر محصول تولیدی؛ درصدد تولید همان محصول یا محصول جدیدی با قابلیتهای بهتر برآید و منحصر به فردی کالای خود را حفظ کند تاثیرگذاری زمان بر محصول خویش را برای مدتی از بین برده است.
مدیریت زمان در مدیریت بازار
با این که زمان نادرترین منبع ارزشمند در اختیار بشر می باشد، شروع اهمیت یافتن مدیریت آن از انقلاب صنعتی بوده است.
با این که زمان نادرترین منبع ارزشمند در اختیار بشر می باشد، شروع اهمیت یافتن مدیریت آن از انقلاب صنعتی بوده است.
در این هنگام رقابت مفهومی جدی و جدید یافت و مدیران و تجار متوجه شدند که زمان منبعی بی مانند است و اگر از دست برود جایگزین نخواهد داشت.
بعدها در اوایل قرن بیستم که نخستین توجهات جدی به مدیریت علمی صورت گرفت موضوع زمان سنجی مطرح شد تا برای هر کاری و تولید هرقطعه ای زمان لازم معین شود و از آن به بعد بحث مدیریت زمان هر روزه اهمیت بیشتری یافته است طوری که حالا زمان سنجی از ابزارهای مهم و رایج در صنعت و تجارت می باشد و در ابعادی بزرگتر و وسیع تر مدیران در پی استفاده مناسب از زمان در راستای به کارگیری بهینه و به موقع از نیروی انسانی و تجهیزات و منابع مالی در راه رسیدن به اهداف فردی و سازمانی می باشند.
نسل های مدیریت زمان
در عالم واقعیت تمام اعمال انسان بعد زمانی و مکانی دارند.
ارتباط این ابعاد نیز ارتباطی تعاملی می باشد.
زمان دارای دو جنبه اصلی مادی و روانی است.
زمان مادی زمانی است که برای انجام کار صرف می نماییم اما زمان روانی احساس طول مدت ذهنی و عاطفی است که در هنگام انجام یک کار داریم.
ما در هر صورت به گذشت زمان واقفیم و حتی اگر در تاریکی و سکوت و بدون هیچ احساس جسمی نیز قرار بگیریم باز نسبت به گذشت زمان واقفیم و طول مدت را حس می کنیم.
شاید دلیل فهمیدن گذشت زمان وقوف ناخودآگاه ما نسبت به ریتم های جسمی مان مثل ضربان و تپش قلب و تنفس باشد.
اما رشد توجه به زمان از سوی بشر مراحلی داشته است.الوین تافلر می گوید تحولات اجتماعی مسلسل وار یکدیگر را تعقیب می کنند و هر کدام بعد و حیاتی تازه به تاریخ بشر می دهند.
مثلاً در رشد و پرورش اجتماعی انقلاب صنعتی بعد از انقلاب کشاورزی ظهور کرد و آنگاه نوبت به انقلاب اطلاعاتی رسید که هر کدام از این امواج متوالی غلیانی از پیشرفت های اجتماعی و فردی را در پی داشته است.
مدیریت زمان هم از این امر مستثنی نیست.
هر نسلی نقطه نظراتش را بر اساس نقطه نظرهای نسل پیشین بنا کرده و آدمی را به سوی کنترل دقیق تر زندگی رهنمون کرده است.اولین نسل مدیریت زمان را می توان با نوشته ها و صورت موجودی ها توصیف کرد.
تلاشی که به صورتی ابتدایی بر اهمیت مدیریت زمان تأکید می کرد و برای تقاضاهایی که وقت و نیروی ما را طلب می کرد حدود زمانی تعیین می نمود.
تقویم ها و دفترچه های قرار ملاقات معرف دومین نسل مدیریت زمان است.
این موج بازتابی از کوشش بی وقفه ای بود که سعی می نمود فعالیت های آینده را پیش بینی و برنامه ریزی نماید.
سومین نسل مدیریت زمان که ما با آن روبه روییم نقطه نظرهای مهمی از قبیل اولویت بندی توصیف ارزش ها و مقایسه ارزشمندی نسبی فعالیت های مبتنی بر روابط به آن ارزش ها را به نقطه نظرهای نسل پیشین افزود.
هدف گذاری اهداف کوتاه مدت و میان مدت و بلندمدت را مرکز توجه خود قرار داد تا وقت و نیروی صرف شده در آن با ارزش ها جور و هماهنگ باشد.
این نسل شامل برنامه ریزی به شیوه ای است که اهداف و فعالیت هایی که از بیشترین ارزشمندی برخوردار است مطرح شود و به منصه عمل درآید.
اما نسل چهارم مدیریت زمان که با شیوه های قبلی کاملاً متفاوت است و بر حفظ و حراست و خودجوشی و کیفیت زندگی تأکید دارد و محدودیت و احساس دشواری نسل سوم را نیز ندارد هم وجود دارد.
این نسل بر این ادعا پا می فشرد که مشکل مدیریت زمان کیفیتی بیرونی نمی باشد بلکه اداره اوضاع و شرایط خویش و توجه به خود است.
خوشنودی و رضامندی تابع انتظارات و شناخت ماست و هر دو عامل فوق در حلقه نفوذ ما ساکن می باشند.
نسل چهارم به جای این که اشیا و زمان را کانون توجه خود قرار دهد به حفظ و گسترش روابط و تحقق نتایج می اندیشد.
در واقع این نسل می کوشد توازنی بین بازار و قابلیت تولید برقرار کند.
در عالم واقعیت تمام اعمال انسان بعد زمانی و مکانی دارند.
در واقع این نسل می کوشد توازنی بین بازار و قابلیت تولید برقرار کند.
ابعاد مدیریت زمان در بازار این ابعاد نتیجه چهارمین نسل مدیریت زمان می باشد که به طور کلی سپری شدن اوقات مدیران بازار در آن به چهار شیوه مختلف امکان پذیر می باشد.
دو معیار اصلی در تقسیم بندی زمان در اینجا مورد نظر می باشد: ۱- فوریت: کارهایی که مستلزم توجه فوری می باشند.
برای مثال پاسخ به زنگ تلفن در هر شرایطی امری الزامی است.
اغلب مدیران نمی توانند نسبت به شنیدن صدای ممتد زنگ تلفن بی تفاوت باشند.
ممکن است ساعت ها وقت خود را در تهیه مطلبی صرف کنیم و لباس بر تن کنیم و خود را برای گفت وگو درباره موضوعی خاص در دفتری آماده کنیم در عین حال مادامی که تلفن زنگ بزند پاسخ به تلفن نسبت به جلسه اولویت پیدا می کند.
موارد فوریت ما را تحت فشار قرار می دهند و ملموسند و در انجام کار تأکید می ورزند و معمولاً انجام این کارها خالی از لطف نیست و اغلب مطلوب دیگران واقع می شود با وجود این غالباً غیرضروری اند.
۲- ضرورت: که به نتایج کار مربوط می شود.
هر ضرورتی به رسالت و ارزش ها و اهداف مهم و طراز اول ما یاری می رساند.
موارد ضروری فاقد فوریت اما نیازمند طمأنینه و ابتکار عمل و خوی و سرشت عامل بودن می باشند.
اگر تصور و تصویری روشن از موارد ضروری و نتایج مطلوب و دلخواه زندگی پیش رو نداشته باشیم به سادگی در مسیری قرار می گیریم که تنها نسبت به کارهای فوری واکنش نشان می دهیم.
در ادامه چهار بعد اصلی کارهای ضروری و فوری به صورتی تعاملی بررسی می شوند: ۱- کارهای فوری و ضروری: شامل بحران ها و مشکلات حاد و طرح های مهلت دار می باشند.
کارهای این گونه به طور معمول مسائلی می باشند که دردسرساز و ناخواسته هستند.
همه ما در زندگی با بحران ها و مسائلی روبه روییم اما بعضی افراد با تمرکز بر این بخش زندگی خود را به ورطه تباهی می کشند.
مثل مدیران و تجاری که به شدت تحت تأثیر بحران ها قرار می گیرند و تولیدکنندگانی که همیشه از برنامه تولید عقب می باشند.
مادامی که ذهن مدیران به مسائلی از این دست مشغول باشد این مسائل بزرگتر و بزرگتر می شوند تا عاقبت به طور کامل مدیر را تحت استیلای خود درآورده و با ضربات کوبنده از میدان به در کنند.
افرادی که همیشه در بحران زندگی می کنند ممکن است با تقلای زیاد بپاخیزند و خود را خلاص کنند اما بار دیگر با بحرانی دیگر نقش بر زمین می شوند.
یکی از دلایل اصلی گرفتاری در این وضعیت فقدان ثبات عاطفی در مدیران و تجار می باشد.
این مدیران امنیت عاطفی کافی برای پیگیری اهداف بلندمدت خود حس نمی کنند.
۲- کارهای ضروری و غیرفوری: این کارها شامل امور برنامه ریزی و تفریح سازنده و شناخت فرصت های تازه و ایجاد ارتباط و آموزش و پیشگیری مشکلات بازار می باشد.
این نوع فعالیت ها کانون مدیریت مؤثر بازار می باشند که به کارهای غیرفوری و در عین حال ضروری می پردازند.
کارهایی از قبیل نوشتن رسالت فردی و برنامه ریزی بلندمدت و ورزش و تدارکات برای پیش گیری رویدادهای غیرمترقبه و تمام کارهایی که همه ما به اهمیت آنها واقفیم و تنها به صرف این که فوریت ندارند از انجام آنها طفره می رویم.
کنترل و داشتن مسائل محدود و نظم و توازن و بینش و دیدگاه روشن شاخصه این وضعیت می باشد.
به قول پیتر دراکر افراد مؤثر هرگز مسائل را مرکز توجه خود قرار نمی دهند بلکه ذهن خود را به فرصت ها و راه حل ها معطوف می دارند.
در واقع آنها به فرصت ها خوراک می رسانند و مسائل را دچار گرسنگی می کنند.
قاطعانه می اندیشند و به بحران ها کم توجه بوده و تمرکز خود را بر کارهای ضروری و غیرفوری داده و اهرم نیرومند تمرکز را در اختیار می گیرند.
۳- کارهای غیرضروری و فوری: رهزنان تمرکز و زمان می باشند مانند بعضی از تلفن ها و نامه ها و گزارش ها و بعضی جلسات و امور فشارآور و رعایت کارهای عامه پسند.
در واقع افراد در این شرایط کارهایی را انجام می دهند که اغلب این کارها به اولویت و انتظارات تعیین شده از سوی دیگران بستگی دارد.
این حالت که از توجه کوتاه مدت ناشی می شود از بی ارزش دانستن طرح ها و اهداف می آید و باعث احساس قربانی بودن و بی ارادگی شده و روابط را سست و گسسته کرده و به نوعی بوقلمون صفتی منجر می شود.
۴- کارهای غیرضروری و غیرفوری: بطالت محض است.
نه ضرورت دارد و نه فوریت.
تمایل به سمت کارهای سطح پایین و اتلاف وقت و سرگرمی های زودگذر.
برخی روانکاوان انجام اموری از این دست را به نوعی فرار از خود نسبت می دهند که فرد برای گریز از تنهایی و روبه رو شدن با خود به هر کاری رو می آورد.
مدیران بازاری که تقریباً تمام وقت خود را به کارهای ۳ و ۴ اختصاص می دهند اساساً افرادی بی مسئولیت هستند.
این افراد در زمینه مسائل اساسی متکی به دیگران یا تشکیلات می باشند و به دلیل عدم مسئولیت کامل در اداره کوشش های بازار تحت نظارت خود ناکام می شوند.
در صورتی که تجار مؤثر و موفق هرگز به کارهای حیطه ۳ و ۴ وارد نمی شوند چرا که این کارها خواه فوری خواه غیرفوری هیچ گاه ضروری نیستند.
این مدیران بازار بیشتر وقت خود را به کارهای ضروری و غیرفوری اختصاص می دهند.
می گویند ناپلئون نامه هایی را که به دستش می رسید همه را زیر فرش می انداخت و بعد از ۱۵ روز به سراغ آنها می رفت و معمولاً مشاهده می کرد که بیشتر مسائلی که در نامه ها ذکر شده بودند خود به خود حل شده اند بدون این که نیازی به دخالت او باشد و بدون این که ذهن او به آن مسائل آلوده شده باشد که این می تواند نمونه بارزی از تمرکز حواس به مسائل ضروری غیرفوری باشد.
زمان و وظایف مدیریت بازار متغیرها و عوامل غیرقابل کنترلی که یک مدیر بازار با آنها سروکار دارد بسیار زیادند و غیرقابل پیش بینی.
مدیران بازار به غیر از ارتباط هایی که در داخل سازمان با همکاران خود دارند با عوامل اثرگذار بسیاری در خارج از سازمان نیز در تعاملند که هر یک از این عوامل می توانند به راحتی مدیر بازار را وادارند به کارهایی به غیر از کارهای ضروری و غیرفوری بپردازد.
بحران هایی مثل برگشت کالاهای مرجوعی و کاهش نقدینگی و کم بودن مواد اولیه در بازار بحران هایی معمول می باشند که می توانند مدیر را همیشه در حیطه کارهای ضروری و فوری فرو برند.
مدیریت بازار فرایندی برای شناسایی و پیش بینی و ایجاد و تأمین نیازها و خواست های مشتریان برای محصولات و خدمات است.
در بررسی وظایفی که یک مدیر بازار دارد به تنوع متغیرهای اثرگذار پی می بریم و بیش از پیش به اهمیت استفاده مناسب از زمان برای یک مدیر بازار واقف می شویم.
جوئل ایوانس و باری برگمن برای مدیر بازار ۹ وظیفه اصلی به شرح زیر قائلند: ۱- شناسایی نیازهای بازار ۲- خریدن ملزومات و تجهیزات ۳- فروختن محصولات و خدمات ۴- برنامه ریزی محصول و خدمت ۵- قیمت گذاری ۶- توزیع ۷- تحقیقات بازار ۸- تجزیه و تحلیل فرصت ها ۹- مسئولیت اجتماعی.
در ادامه بعضی از عوامل روزمره که می توانند اجرای این وظایف را مغشوش نمایند و از تمرکز مدیر بر امور ضروری و غیرفوری جلوگیری نمایند ذکر می شوند.
مغشوش بودن مسئولیت ها و تداخل کارها، مراجعین پیش بینی نشده، ناتوانی در گفتن نه به خصوص به رئیس خود، ناکافی بودن کنترل ها و ناقص بودن گزارشات، برداشت نادرست از فرایند برنامه ریزی، فقدان آموزش کارکنان، اطلاعات ناقص، تصور امکان انجام سریعتر و بهتر کار توسط خود، فقدان انضباط شخصی، ناتمام گذاشتن وظایف، پرداختن بیش از حد به بحران ها، کثرت یا قلت بیش از حد جلسات ،تردید و بی تصمیمی، ترس از فراموشی و منیت، ضعف در برقراری ارتباط با دیگران، به تعویق انداختن کارها، پرداختن به حاشیه و مزاحمت های ناشی از تماس های تلفنی و در نهایت نامشخص بودن هدف از مسافرت ها و استفاده نامناسب از طول زمان سفر.
مؤخره هر کدام از ما در هر لحظه از زندگی باید کاملاً شفاف و بدون خودسانسوری، بدانیم که حالا چه کار می کنیم و آیا این کاری که می کنیم در راستای اهداف بلندمدت می باشد؟
باید این سؤال را از خود بپرسیم و در پاسخ به خود صادق باشیم که ما در کدام یک از ابعاد مشغولیم و همین کاری که حالا می کنیم و کارهایی که برای امروز و این هفته خود داریم تا چه حد با اهداف برنامه های بلندمدت ما در زندگی سازگار می باشند و آیا به کارهای ضروری و غیرفوری مشغولیم؟
به طور خلاصه می توان اذعان داشت بعد از گذشت سال ها، آنچه حالا می دانیم این است که مدیریت زمان به مفهوم تمرکز بر کارهای اصلی ا ست.
۱۴ روش برای مدیریت زمان مادران شاغل بخوانند بعضی از افراد تصور می کنند کارکردن مادران بیرون از منزل تأثیر نامطلوبی به خانواده دارد، چون زنان شاغل وقت کافی برای نگهداری و مراقبت از فرزندان خود ندارند و نمی توانند به کارهای خانه و همسر خود توجه لازم را داشته باشند.
اما واقعیت امر اینست که چون مادران شاغل وقت کمی دارند، معمولاً با استفاده از برنامه ریزی بیشترین استفاده را از حداقل زمان خود خواهند داشت.
بنابراین اگر شما هم جزو مادران شاغل هستید می توانید با بهره گیری از توصیه های زیر زمانبندی مناسبی را برای فعالیت ها و سایر وظایف خود در نظر بگیرید.
۱- نمی دانید از کجا شروع کنید؟
لیستی از کارهایی که روزانه باید انجام دهید تهیه و آن را به دو قسمت وظایف فعلی و وظایف آتی تقسیم کنید.
سپس این وظایف را در گروه های جداگانه ای شامل محل کار، خانواده، کارهای شخصی و...
قرار دهید.
چند کپی از این نوشته را در قسمت های مختلفی از منزل مانند آشپزخانه، روی کمد لباس ها یا داخل جیبتان بگذارید.
بدین ترتیب قادرید هر زمان که لازم بود به آنها دسترسی داشته باشید یا به یاد بیاورید که زمان برای شما چقدر اهمیت دارد.
۲- لیست کارهای روزانه خود را اولویت بندی و بازنگری کنید و آنها را بدین صورت در نظر بگیرید: کارهایی که باید انجام دهید، کارهایی که نیاز به برنامه ریزی مجدد دارد، وظایفی که قادرید انجام آن را به سایرین محول کنید یا فعالیت هایی که انجام آن از برنامه شما حذف شده است.
۳- برنامه خودتان را چند بار مرور کنید.
آیا واقع بینانه است؟
آیا برای انجام آن باید خیلی کوشش کنید؟
۴- در انتهای هر روز برنامه روز بعد را یادداشت کنید.
این امر به شما کمک می کند که نظم و ترتیب بیشتری داشته باشید و وظایف شما تحت کنترل خودتان باشد.
۵- روش شخصی خود را در برنامه ریزی دنبال کنید.
اگر تصور می کنید که برنامه روزنامه شما سنگین و مشقت بار است تغییراتی در ظاهر آن ایجاد کنید تا مشاهده این وظایف برایتان دلپذیرتر باشد.
می توانید از رنگ های مختلف، تصاویر و مقواهای رنگی در تهیه لیست وظایف روزانه خود استفاده کنید.
۶- افرادی که دوست دارند از تقویم و دفترچه های برنامه ریزی استفاده کنند یک گام از بقیه جلوتر خواهند بود.
حسن این دفترچه ها این است که می توانید وقایع تاریخی مختلف از جمله سالگرد ازدواج، تولدهمسر و فرزندان و دوستان و اقوام را همیشه به یاد داشته باشید.
به علاوه نوشتن اهداف کلی و روش رسیدن به آنها، ثبت یادداشت ها و نظرات، قرار ملاقات ها، جلسات، برنامه ریزی برای تعطیلات، کار و...
از دیگر مزایای داشتن چنین ابزاری به شمار می رود.
۷- بلندپروازانه فکر نکنید.
اهداف ویژه ای را که قابل اندازه گیری، واقع بینانه و قابل دستیابی باشند در نظر بگیرید تا مسیر درستی را به شما نشان دهند.
یعنی به طور دقیق مشخص کنید که چه کاری را می خواهید به انجام برسانید و زمان مورد نیاز شما برای به پایان رساندن این کار چقدر است.
۸- برنامه شام باید قابل انعطاف باشد.
همیشه زمانی را برای تعلیق کارها یا حواس پرتی خودتان در نظر بگیرید و زمان بیشتری را برای کارهای اولویت دار تعیین کنید.
۹- چه زمانی از روز در بهترین شرایط قرار دارید؟
آیا صبح ها فعال تر هستید یا عصرها بهتری می توانید کار کنید؟
همیشه سعی کنید زمانی در شبانه روز به فعالیت های مهم خود بپردازید که در وضعیت ایده آلی قرار دارید.
۱۰- ابتدا کار و وظایف صحیح و اصولی خود را مشخص و سپس بر روی آن تمرکز کنید.
این اقدام یک روش مناسب برای افزایش بهره وری شخصی شماست.
۱۱- برای اولویت های مهم زندگی خود فرجه زمانی مناسبی تعیین کنید تا برای انجام آنها به اندازه کافی وقت داشته باشید.
۱۲- از کمال گرایی بپرهیزید و برای انجام کارهای بزرگ و اساسی شیوه های ساده تری برگزینید.
می توانید این وظایف را به بخش های کوچکتری با مدت زمان مشخص تقسیم کنید تا سرانجام به نتیجه دلخواه خود برسید.
۱۳- «نه» گفتن را بیاموزید و بر روی اهدافتان تمرکز کنید.
اوقات فراغت خود را در صورت لزوم به دوستان، خانواده و شخص خودتان اختصاص دهید.
۱۴- اگر موفق شدید به اهدافتان دست یابید پاداشی را برای خود در نظر بگیرید و زندگی را با سرگرمی‌های دلخواه متعادل کنید.
زمان را مدیریت کنید!
شما تا چه اندازه برای وقت خود ارزش قائلید؟!
آیا از برنامه زمانی مشخصی برای به انجام رساندن کارهای خود پیروی می کنید؟!
یک عامل بسیار مهم در هر موفقیتی برنامه ریزی صحیح و پیروی از یک برنامه زمانی مشخص برای نیل به اهداف مطلوب می باشد.
اکنون برای آنکه قادر باشید از وقت خود به نحو احسن استفاده کنید، راهکارهای زیر را در زندگی خود به کار بندید.
▪ همواره فعالیت ها و تکالیف روز بعد خود را از شب قبل برنامه ریزی کنید و کارهایی که باید به انجام رسانید را روی کاغذ یادداشت نمایید.
▪ فهرست تکالیف و کارهای خود را اولویت بندی کرده و برای هر کدام از آنها ضرب الاجل اجرایی منظور کنید.
▪ همیشه کارهایی دشوار و پردغدغه تر را زودتر از بقیه و یا در هنگامی که در بهترین شرایط جسمی و روحی می باشید انجام دهید.
کارهای سبک تر را در هنگام خستگی نیز می توان به انجام رساند.
▪ امور با اهمیت اما ناخوشایند را به تعویق نیندازید.
هیچ گاه کارها با به تعویق انداختن خوشایند تر نمی گردند.
▪ هرگاه شروع به انجام کاری کردید سعی کنید بدون وقفه آن را به پایان رسانید.
▪ مابین فعالیت ها برای خود وقت استراحت نیز در نظر بگیرید.
▪ مکالمات تلفنی خود را نیز از پیش برنامه ریزی کنید.
سخنانی که می خواهید بیان کنید و یا اطلاعاتی که می خواهید کسب کنید را روی کاغذ یادداشت کنید.
▪ همواره خودانگیخته باشید و با پشتکار کارهای خود را به پایان رسانده و مقهور موانع نگردید.
▪ در هر زمان که تصور کردید کاری که در حال انجام آن می باشید، عبث، بی فایده و غیرسازنده می باشد به محض دریافت دست از آن بکشید.
▪ به خود و اولویت بندی که صورت داده اید اعتماد و ایمان داشته باشید و در هر شرایطی به آنها پایبند باشید.