ثبت املاک واسناد که موضوع قانون ثبت است مانند هر قانون دیگری از قبیل قانون مدنی و کیفری و غیر برای خود هدفی دارد که از اهداف عمده و اساسی ثبت املاک حفظ مالکیت مالکین و ذوی الحقوق نسبت به آنهاست تا از تجاوز و تعدی دیگرانان در امان بماند و مالکیت افراد از امنیت برخوردار باشد با این مقدمه و به موجب ماده 9 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 26 اسفند 1310 مقرر گردید که از تاریخ تصویب قانون در نقاطی که اداره ثبت دارد ودر سایر نقاط پس ازتشکیل اداره ثبت کلیه اموال غیر منقول هر ناحیه به ثبت برسد و لذا عده کثیری از مردم در اجرای ماده 10 و11 قانون مذکور در وقت مقررمبادرت به ثبت املاک خود در اقصی نقاط کشور نموده اند .
نخستین قانونی که به دنبال آن سازمان ثبت به وجود آمد قانون سال 1302 بود پیش از آن قانونی به تصویب رسید اما تشکیلات ثبتی به وجود نیامد در سالهای بعد در قانون مصوب 1302 تغییرات و اصلاحاتی و الحاقاتی در آن بوجود آمد تا سال 1320 که در تاریخ 26/12/1310 قانون کنونی تصویب شد مقررات ثبت سال 1302 را با تمام الحاقات و اصلاحات آن تا سال 1310 ثبت عادی می گویند .
ثبت عمومی یا اجباری به لحاظ اینکه ثبت کردن ملک اجباری وعدم آن دارای ضمانت اجرای قوی بوده است که البته ازسال 1332 تغییری کرد که ازاین شدت کاسته و به جای آن جزای نقدی جایگزین شد.
اما بعد ازانقضاء مواعد مقرر کسانیکه موفق به ثبت املاک خود دراجرای ماده 11 قانون ثبت نشده اند می توانند برابر ماده 12 قانون مذکور نسبت به ملک خود تقاضای ثبت نماید .
روش کار
ابتدا متقاضی بایستی تقاضای خود را با یک برگ استشهاد محلی که به تایید اهالی محل و همسایگان و مجاورین و معمرین رسیده باشد منضم به فتوکپی شناسنامه خود و سایر مدارک دیگر از قبیل قول نامه عادی یا هر مدرک مرسوم دیگری که در محل عرف است به اداره ثبت محل وقوع ملک تسلیم نماید.
دراستشهاد محلی یا قولنامه عادی بایستی حدود و مشخصات ملک بطوراجمال قید شود در صورتیکه متقاضی آنرا بطور عادی از دیگری خریداری نموده مشخصات فروشنده نیز بایستی قید شده باشد.
مسئول اداره ثبت بعد از بررسی ابرازی در صورتیکه آنها را کافی تشخیص داد دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و وقت بازدید و معاینه محلی را با توجه به دفتراوقات که در اختیار دارد تعیین و به متقاضی اعلام میدارد.
متصدی دفتر اندیکاتور پس از ثبت تقاضا در دفتر سوابق را جهت تشکیل پرونده و انجام امور مقدماتی مربوط به بایگانی ارسال میدارد.
مسئول بایگانی با مراجعه بدفتر توزیع اظهارنامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملک را گواهی و در صورتیکه مقداری از سهام ملک مورد تقاضا قبلا ثبت شده باشد مقدار سهام مجهول باقیمانده را تعیین و مراتب را گواهی نماید.
تذکر1: دفتر توزیع اظهارنامه دفتری است که املاک بخشهای مختلف حوزه ثبتی هر شهرستان به ترتیب پلاک کوبی آن شماره گذاری گردیده.
سپس در وقت مراجعه متقاضی در روز مقرر متصدی بایگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او با توجه به دفتر اوقات نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل وقوع ملک به منظور تحقیقات محلی و احراز تصرف مالکان متقاضی و تنظیم صورت مجلس و ترسیم نقشه ملک تعیین و نیز وقت مراجعه بعدی متقاضی را جهت به او اعلام میدارد.
بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتری باشد وبه نماینده و نقشه برداری فوق العاده ماموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی مکلف است فوق العاده یاد شده را به حساب سپرده ثبت واریز نماید که در این صورت پرونده به حسابداری ارسال و پس از محاسبه میزان فوق العاده متعلقه نسبت به ایام ماموریت متصدی حسابداری قبض سپرده را صادر و به متقاضی تسلیم و او پس از تودیع در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است نسخ مربوط را به ثبت اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود.
آنگاه نماینده و نقشه بردار در معیت متقلضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند و پس از استقرار در محل نماینده با توجه به مدارک ابرازی و سوابق امر و وضعیت مجاورین و مشاهدات عینی و پرسش از همسایگان مطلعین تحقیقات لازم را پیرامون چگونگی مالکیت و نحوی تصرفات مالکانه متقاضی انجام و نقشه بردار نیز نقشه ملک را برداشت می نماید .
سپس نماینده با توجه به مجموع تحقیقات به عمل آمده صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه را تنظیم و نقشه بردار نیز گروهی ملک را ترسیم و پس از امضاء خود و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورین در صورتی که ثبت ملک را خالی از اشکال دید اظهار نامه ثبت ملک را نیز تنظیم و پس از امضاء وسیله خود و مالک یا نماینده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نماید.
در صورت جلسه که تحت عنوان صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه تنظیم می شود نماینده بایستی ضمن اشاره به دستور رئیس ثبت مبنی بر عزیمت به محل تاریخ حضور خود و نقشه بردار را در محل نیز روزمعاینه محلی را قید سپس مشاهدات خود و نحوه مالکیت متقاضی را با تعیین ایادی مربوطه به نحوی که ارتباط متقاضی را با کسی که ملک در دفتر توزیع اظهار نامه به نام او معرفی شده مشخص نماید همچنین حدود و مشخصات وطول ابعاد و مساحت ملک را که وسیله نقشه بردار تعیین می شود در صورت جلسه قید نموده و نظر نهائی خود را در خصوص بلا اشکال بودن ثبت ملک به طور صریح مرقوم دارد.
هم چنین در هنگام تعیین شماره برای ملک مورد تقاضا در صورتی که مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود و مشخصات ملک موردتقاضا شمارات مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد .
در اظهار نامه ثبت ملک که نمایند آن را همراه با صورت جلسه معاینه محل و احراز تصرف مالکانه تنظیم می نمایند بایستی مشخصات کامل مالک یا مالکین بر اساس مندرجات شناسنامه آنها قید شود و از استناد به مشخصات مندرج در سایر اوراق و مدارک متقاضی از قبیل گواهی نامه رانندگی و امثالهم جدا اجتناب شود .
همچنین سایر ستون های اظهار نامه بایستی به طور دقیق و با خط خوانا تکمیل و پس از امضاء نماینده و متقاضی همراه با صورت جلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئیس ثبت ارائه گردد.
لازم به ذکر است که کل قیمت ملک مورد تقاضا بر اساس قیمت منطقه ا ی وسیله نقشه بردار تعیین و در ستون مربوط در اظهار نامه قید می شود.
رئیس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و نقشه بردار بررسی صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه و تطبیق مندرجات آن را مدارک ابرازی متقاضی در صورتی که تحقیقات انجام شده و صورت جلسه تنظیمی را کافی تشخیص دهد پس از کنترل مندرجات اظهار نامه با صورت جلسه معاینه محلی آن را امضاء سپس اظهار نامه را در دفتر کد304 (دفتر ثبت اظهار نامه ) ثبت شماره ردیف دفتر را روی اظهار نامه غیر و سوابق را جهت ثبت اظهار نامه در دفتر اندیکاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت قوق العاده نماینده و نقشه بردار به ترتیب دفتر و حسابداری ارجاع می نماید.
پس از ثبت اظهارنامه در دفتر اندیکاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و درآنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای بهای کل ملک به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واریز به حساب مربوطه نزد بانک ملی به متقاضی تسلیم و نیز فوق العاده نماینده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نماید .
متقاضی پس از واریز حقوق دولتی متعلقه در بانک نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده گردد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و میزان حق الثبت و مقدماتی را تفکیک در اظهارنامه قید و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارسال میدارد.
متصدی بایگانی مراتب ثبت ملک را در مقابل شماره ملک مورد ثبت در دفتر توزیع اظهار نامه قید و پس از ثبت در دفتر آماری پرونده را در ردیف سایر پروندهایی که بایستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهیه و منتشر شود قرار داده ووقت مراجعه بعدی متقاضی را که معمولا پایان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملک است به متقاضی اعلام می دارد.
تذکر2 : در انجام هر یک از مراحل قبول ثبت چنانچه قانونا نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح ملاحظه شد بایستی انجام شود بدیهی است که استعلام های بی مورد و بدون مجوز که موجب ایجاد وقفه در انجام کار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بایستی از آن اجتناب شود.
روش تهیه و انتشارآگهی نوبتی
پس از ثبت ملک و وصول حقوق دولتی متعلقه آن بشرحی که توضیح داده شدبر اساس ماده 59 آئین نامه قانون ثبت کلیه املاکی که در هر سه ماده به ثبت نمیرسند بایستی بترتیب مقرر در آئین در دو نوبت به فاصله 30 روز با ذکر شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع آن در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار که از طریق وزارت ارشاد اسلامی تعیین میشود آگهی گردند تا چنانچه افرادی نسبت به املاک ثبت شده اعتراضی دارند یا حقی برای خود قائل هستند مراتب را ظرف 90 روز از تاریخ اولین انتشار به ثبت محل کتبا اعلام و رسید دریافت دارند.
پس از ثبت ملک و وصول حقوق دولتی متعلقه آن بشرحی که توضیح داده شدبر اساس ماده 59 آئین نامه قانون ثبت کلیه املاکی که در هر سه ماده به ثبت نمیرسند بایستی بترتیب مقرر در آئین در دو نوبت به فاصله 30 روز با ذکر شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع آن در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار که از طریق وزارت ارشاد اسلامی تعیین میشود آگهی گردند تا چنانچه افرادی نسبت به املاک ثبت شده اعتراضی دارند یا حقی برای خود قائل هستند مراتب را ظرف 90 روز از تاریخ اولین انتشار به ثبت محل کتبا اعلام و رسید دریافت دارند.
در آگهی نوبتی که هر سه ماه یکبار تهیه و منتشر میشود باید مشخصات و نکات زیر منظور گردد: شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع املاکی که اظهارنامه آنها در سه ماهه مربوطه قبل تنظیم و جهت انتشار آگهی در ردیف منظور گردیده اند.
املاکی که قبلا اظهارنامه آنها تظیم ولی اشتباها در موعد مقرر آگهی نشده اند.
املاکی که آگهی نوبتی آنها در وقت مقرر منتشر ولاکن بواسطه اشتباه مؤثری که در انتشارآنها رخ داده و بموجب آراء هیئت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی هیئت نظارت موضوع بندهای 380 – 386 – 378 مجوعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر 65 منجر به تجدید آگهی شده اند.
در تهیه پیش نویس آکهی نوبتی که وسیله مسئول بایگانی انجام میشود بایستی نهایت دقت لازم معمول گردد تا اشتباهی واقع نشود و در مقدمه آن نام شهرستان مربوطه قید سپس مشخصات و شماره پلاک ثبتی املاک هر بخشی که در سه ماهه مربوطه قبل ثبت شده اند به ترتیب از کوچک به بزرگ با ذکر مشخصات ملک و مالک یا مالکین املاک موضوع بند 3 که در اجرای دستور هیئت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی منجر به تجدید آگهی شده اند قید می شود.
سپس در پایان آگهی زمان قبول اعتراض نسبت به املاک ردیف 1 و2 که 90 روز و املاک ردیف 3 که 30 روز بعد از تاریخ اولین انتشاراست ذکر می گردد و نیزمدلول مواد 16و 17 و 20 قانون ثبت درپایان آگهی درج و تاریخ انتشارنوبت اول و دوم نیز بربابر قانون تعیین و قید میشود .
مسئول بایگانی پس از تهیه آگهی نوبتی که تایپ شده آن را نزد رئیس اداره ارسال و او پس از بررسی و کنترل امضاء و سپس آگهی را طی نامه ای جهت درج دریکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا محلی و نیز چاپ نسخ پشت سفید به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال میدارد.
پس از وصول آگهی درج شده در روزنامه و نسخ پشت سفید مسئول بایگانی آنرا با پیش نویس آگهی تطبیق و در صورتیکه اشتباهی واقع نشده باشد عین عبارت آگهی نوبتی و شماره روزنامه و تاریخ انتشار و نام روزنامه ناشر را در اظهارنامه های مربوطه قید و مراتب صحت و سقم انتشار آگهی را گواهی می نماید.
بدیهی است از تطبیق چنانچه پلاکی از قلم افتاده یا آن اشتباهی واقع شده باشد مسئول بایگانی موظف است مراتب را به رئیس اداره گزارش و او حسب مورد و برابر مقررات دستور مقتضی را صادر خواهد نمود سپس تعداد کافی از نسخ پشت سفید جهت الصاق در معابر عمومی به مامور ابلاغ تسلیم واو پس از الصاق مراتب را کتبا به اداره اعلام و رئیس ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی هادستور ثبت گزارش مامور را در دفتر اندیکاتور صادر و پس از ثبت جهت ضمیمه شدن به سابقه به بایگانی ارسال می شود و نیز یک نسخه از آگهی نوبتی برای ادارات ذیربط ارسال می شود و نسخه ای از آن جهت مجلد نمودن با سایر آگهی ها منظور و در نهایت آگهی در دفتر ثبت آگهی های نوبتی ثبت میگردد.
روش رسیدگی به اعتراض آگهی های نوبتی بعد انتشار آگهی نوبتی نسبت به املاکی که بشرح قبل از آنها قبول ثبت بعمل آمده بموجب ماده 16قانون ثبت هر کس میتواند اعتراضی نسبت به ثبت ملک مورد نظر داشته باشد ظرف 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی مراتب را کتبا به ثبت محل مربوطه اعلام و رسید دریافت نماید.
البته ممکن است افرادی بعد از تنظیم اظهارنامه و قبل از انتشاره آگهی نوبتی یا بعد از انقضاءمهلت مقرر نیز نسبت به ثبت ملکی اعتراض نمایند که طریقه رسیدگی به هر یک از آنها به شرح زیرمی باشد: 1- چنانچه اعتراض بعد از تنظیم اظهارنامه و قبل ازانتشارآگهی نوبتی وسیله معترض به ثبت محل تسلیم شود رئیس ثبت پس از دستور ثبت ان در دفتر اندیکاتورآنرا جهت رسیدگی و اقدام به بایگانی ارجاع مینماید مسئول بایگانی پس از ضمیمه نمودن اعتراض به پرونده وملاحظه چگونگی جریان امرمراتب را طی نامهای به معترض اعلام میدارد که چون هنوز آگهی نوبتی نسبت به ملک مورد نظر منتشرنشده لذا اعتراض دراین زمان مسموع نبوده و قابل رسیدگی نیست و تاکید می نماید که معترض بایستی اعتراض خود را ظرف مدت نود روزاز تاریخ اولین نشر آگهی به ثبت محل تسلیم دارد (موضوع ماده 87 آئین نامه قانون ) ناه پس ازامضاء رئیس ثبت و درج شماره بر آن توسط متصدی دفتر اندیکاتور به آدرس معترض ارسال می شود.
2 – چنانچه اعتراض ظرف 90 روزاز تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی واصل شود رئیس اداره ابتدا دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور میدهد و نامه پس از ثبت در دفتراندیکاتور جهت اقدامات بعدی به شعبه بایگانی ارسال میشود.
مسئول بایگانی پرونده مربوطه را استخراج و بعد از ملاحظه آن در صورتیکه تشخیص داد اعتراض ظرف مهلت مقرر واصل شده یک نسخه فتوکپی از آن تهیه و درپرونده ثبتی مربوطه ضبط وسپس قبض رسید اعتراض را که حاوی مشخصات کامل معترض وآدرس دقیق او باشد به نحویکه تاریخ وصول اعتراض با تمام حروف در آن درج شده باشد را صادر و همراه با اصل اعتراض طی نامه ای جهت رسیدگی به دادگاه صالحه محل (در حال حاضر دادگاه حقوقی) ارسال و یک نسخه از قبض رسید را به معترض تسلیم یا به آدرس او ارسال میدارد و اظهارنامه ملک و پوشه پرونده را به مهر اعتراض دارد ممهور می نماید (مواد90 -91 -92 – آئین قانون ثبت) سپس نامه تهیه شده وسیله مسئول بایگانی پس از امضاء رئیس اداره همراه با اصل اعتراض و قبض رسید مربوطه پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دادگاه صالحه محل جهت رسیدگی ارسال می شود .
3- چنانچه اعتراض بعد ازانتشارآگهی نوبتی وانقضاء زمان واخواهی مقرردر قانون به اداره ثبت واصل شود رئیس ثبت دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور صادر و جهت رسیدگی به بایگانی ارجاع می نماید اعتراض پس از ثبت دردفتر اندیکاتور جهت اقدام به بایگانی ارسال می شود مسئول بایگانی پرونده مربوطه را استخراج وبا ملاحظه محتویات پرونده و تاریخ انتشاراولین آگهی درصورتیکه وصول اعتراض بعد از انقضاء مهلت مقرر در قانون تشخیس داده شود مراتب را به رئیس ثبت گزارش می نماید مسئول اداره با ملاحظه گزارش مسئول بایگانی و حصول اطمینان از صحت گزارش مبنی بر وصول اعتراض خارج از مهلت دستور رسیدگی به آن را در نشست اداری با حضور رئیس دادگاه محل صادرمی نماید.
سپس در اجرای قسمت اخیر ماده 16 قانون ثبت از رئیس دادگاه محل کتبا دعوت می شود تا در نشست اداری که در ثبت محل تشکیل می شود حضور یافته و به موضوع اعتراض رسیدگی نماید .
پس از تشکیل جلسه که با حضور رئیس ثبت دادگاه محل در وقت مقرر انجام می شود پرونده ثبتی مربوطه و اعتراض واصله مطرح و بررسی آنگاه رای مقتضی صادر و مراتب در پایان صورت جلسه و انشاء رای بعمل آمده و به امضاء اعضاء شرکت کننده در جلسه رسیده و سپس پرونده جهت ادامه عملیات ثبتی به بایگانی ارسال می شود رای صادره در این مورد قطعی است .
روش انتشار آگهی تحدید عمومی بعد از انتشار اولین آگهی نوبتی املاکی که به عنوان مجهول المالک به شرح قبل از آنها قبول ثبت بعمل آمده انتشار آگهی تحدید حدود عمومی امکان پذیر می باشد ( ماده 66 آئین نامه قانون ثبت ) و در تهیه پیش نویس آگهی تحدید عمومی رعایت نکات زیر ضروری است : پیش نویس آگهی تحدید حدود عمومی هر بخش به ترتیب شماره املاک تهیه و برای هر یک یا چند پلاک با توجه به موقعیت و مساحت آنها روز یا روزهایی برای تحدید حدود تعیین می شود بدین معنی که ممکن است برای یک پلاک با توجه به موقعیت آن چند روز جهت تحدید حدود منظور و یا برای چند پلاک یک روز برای تحدید اختصاص داده شود ( موضوع مواد 61 و 62 آئین نامه قانون ثبت ) و تاریخ روز تحدید و ساعت مقرر برای شروع عملیات تحدیدی باید ذیل شماده پلاکهای مربوطه قید شود .
در پیش نویس آگهی تحدید عمومی باید دقت شود که فاصله بین روز انتشار آگهی تحدیدی و روز تحدید حدود کمتر ا ز 20 روز و بیشتر از 60 روز نباشد (ماده 67 آئین نامه قانون ثبت ) و در ذیل آگهی تذکر داده میشود مجاوری که نسبت به حدود یا حقوق ارتفاعی ملک مورد تحدید حقی برای خود قائل است میتواند فقط ظرف 30 روزاز تاریخ تحدید بوسیله اداره ثبت به مرجع صلاحیت دارعرضال دهد ( ماده 20قانون ثبت ) .
مسئول بایگانی پس از تهیه پیش نویس آگهی تحدید حدود عمومی آن را نزد رئیس ثبت ارسال و او پس از بررسی و کنترل آن را امضاء می نماید پیش نویس آگهی تحدید حدود پس ازتایپ به امضاء مسئول اداره رسیده و همراه با نامه ای که آن نیزوسیله مسئول اداره امضاء می شود و پس از درج شماره بر آنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می گردد .
پس ازوصول روزنامه حاوی آگهی درج شده درآن مسئول بایگانی آن را با پیش نویس تطبیق ودر صورتیکه اشتباهی واقع نشده باشد مراتب صحت وسقم آن را گواهی می نماید .
سپس نسخهای از آگهی را برای ادارات ذیربط ارسال و نسخه دیگری ازآن را جهت مجلد نمودن با سایر آگهی های موجود منضور می نماید آنگاه بایگانی مربوطه متن عبارت آگهی و شماره و تاریخ ونام روزنامه ناشر را بر روی هر یک از اظهارنامه ها قید و صحت آن را گواهی می نماید و نیز تعدادی ازآگهی ها جهت الصاق در محل وقوع ملک و اماکن عمومی به مامورابلاغ تسلیم میشود که او نیز پس ازالصاق آنها در معابر ئ اماکن عمومی مراتب را به رئیس اداره گزارش و مسئول ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی ها ضمن دستور ثبت گزارش مامور ابلاغ در دفتر اندیکاتور آنرا جهت ضبط در سابقه به بایگانی ارجاع می نماید.
گزارش مأمور پس از ثبت در دفتر اندیکاتور ببایگانی ارسال و در سابقه ضبط میشود .در خاتمه آگهی در دفتر ثبت آگهی های تحدیدی ثبت میشود.
روش تحدید حدود عمومی هدف از تحدید حدود تشخیص و تعیین حد فاصل ملک مورد تحدید نسبت به املاکی است که با آن املاک همسایگی دارد عمل تحدید حدود به عهده نماینده و نقشه بردار است که با راهنمائی متقاضی ثبت و یا قائم مقام او با در نظر گرفتن حدودیکه در اظهارنامه ذکر شده و با توجه به میزان مورد تصرف وی صورت میگیرد و روش انجام آن بدین شرح است: پس از انتشار آگهی تحدیدی و قبل از فرا رسیدن موعد تحدید رئیس اداره نماینده و نقشه بردار را جهت انجام عملیات تحدید حدود تعیین و دستو میدهید ابلاغ لازم برای آنها صادر شود.
امور اداری ابلاغ لازم را صادر وپس ازامضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن به ضمیمه یک نسخه از آگهی تحدید آنرا به نماینده و نقشه بردار تسلیم میدارد بدیهی است چنانچه قطعاتی ازاملاک مورد تحدید خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار و هزینه سفر آنها در تحدید عمومی به عهده ثبت محل میباشد که بایستی از اعتبار مربوطه پرداخت گردد.
نماینده قبل از شروع عملیات تحدید پرونده های مندرج در آگهی تحدیدی را از بایگانی تحویل گرفته و رسید آنهارا به بایگانی تسلیم می دارد.
با شروع زمان عملیات تحدید نماینده به اتفاق نقشه بردار همه روزه نسبت به تحدید املاک مندرج در آگهی به ترتیب تاریخ ضمن رعایت مواد 68 الی 75 و78 الی 81 آئین نامه قانون ثبت اقدام می نمایند ترتیب تحدید حدود بدین نحو است که ابتدا اندازه و متراژو تعریف حد شمال سپس حد شرق بعد حد جنوب و سپس حد غرب تعیین و مشخص میگردد.
صورت جلسه تحدید حدود املاک مورد تحدید همه روزه بایستی با خطی خوانا و بدون قلم خوردگی و صحیح تنظیم و به امضاء مالک و مجاورینی که حضور دارند برسد و نقشه بردار نیز خود آن را امضاء بنمایند.
نقشه بردار علاوه برترسیم نقشه ملک و تعیین مساحت آن موظف است کل ملک را برمبنای قیمت منطقهای ارزیابی و برگ ارزیابی را نیزتنظیم و به امضاء مالک رسانیده و خود نیزآنرا امضاء نموده تا همراه با نقشه و صورت تحدید ضمیمه پرونده گردد.
پس از انجام عملیات تحدید نماینده محدد موظف است مورد تحدید را با مجاورین تطبیق و پیش نویس سند مالکیت هر پلاک را بطور جداگانه تهیه و ضمیمه پرونده نماید .
در پیش نویس سند مالکیت که وسیله نماینده میشود علاوه بر قید مشخصات کامل مالک و شماره پلاک و محل وقوع ملک و حدود و مشخصات آن جریان کامل پرونده بایستی در قسمت مربوطه از ابتدا تا عملیات تحدید ذکر و نماینده نظر نهائی خود را در خصوص صدور سن مالکیت اعلام و آنرا امضاء نماید.
پیش ازاتمام تنظیم پیش نویس اسناد مالکیت نماینده گزارش ختم عملیات تحدید را به رئیس ثبت ارائه و او نیز دستور ثبت صورت جلسات تحدیدی را در دفتر اندیکاتور صادرمی نماید.
پس از ثبت صورت جلسات تحدیدی در دفتر اندیکاتور پرونده ها به ضمیمه صورت جلسه تحدید و برگ ارزیابی و نقشه ملک و پیش نویس سند مالکیت به بایگانی تحویل داده می شود.
روش تفکیک املاک اصطلاح تفکیک در حقوق جدید ارین پدید آمده و به مفهوم افراز و تقسیم نزدیک است .
لکن با آنها فرق دارد زیراهمان گونه که در مبحث قبل گفته شده درافراز باید حالت اشاعه وجود داشته باشد ولی درتفکیک وجود حالت اشاعه ضرورت ندارد به عبارت ساده تردرافراز تعداد مالکین مشاعی باید از2 نفربیشتر باشند ولی در تفکیک حتی یک نفر هم که مالک شش دانگ ملکی باشد می تواند آن را به قطعات متعددی که قانونا مقدور باشد تفکیک نمایند که روش انجام عمل تفکیک به شرح زیر بیان می شود : متقاضی باید با مراجعه به دفتر اسناد رسمی و اخذ تقاضای تفکیک آن را به ضمیمه نقشه تفکیک ملک که خود موظف به تهیه آن می باشد به ثبت محل تسلیم دارد .
تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضمیمه شدن به پرونده و اقدام لازم به ترتیب به شعبه بایگانی و یکی از نمایندگان ارجاع میگردد .
نماینده پس ازملاحظه تقاضا و بررسی پرونده ثبتی نقشه ارائه شده وسیله متقاضی را طی نامه ای جهت تایید و موافقت با تفکیک به شهرداری محل ارسال می دارد .
نامه تهیه شده پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیکاتور به ضمیمه نقشه به شهرداری ارسال و پرونده تا وصول پاسخ شهرداری به بایگانی جهت ضبط اعاده می گردد .
تذکر 1 – چنانچه ظرف دو ماه از تاریخ ارسال نقشه به شهرداری پاسخی از ناحیه آن مرجع واصل نشود حسب مراجعه و تقاضای اداره ثبت می تواند راسا" مبادرت به تفکیک نماید .
پس از وصول پاسخ شهرداری منضم به نقشه تایید شده و ثبت آن در دفتر اندیکاتور حسب دستور مسئول اداره تاریخ مراجعه بعدی متقاضی برای عزیمت به محل و انجام عملیات تفکیک تعیین و به او ابلاغ و پرونده جهت ضبط تا روز مذکور به بایگانی ارسال می شود .
در روز مقرر و با مراجعه متقاضی به بایگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل و و انجام عمل تفکیک تعیین می نماید .
بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر بوده و به نماینده و نقشه بردار فوق العاده ماموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی موظف است آن را به شرحی که در مباحث قبل توضیح داده شد در حساب سپرده نزد بانک ملی واریز نماید .
آنگاه نماینده و نقشه بردار در در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت و پس از استقرار در محل و معرفی ملک وسیله متقاضی حدود آن را با مجاورین و سوابق ثبتی تطبیق و در صورتیکه قطعات تفکیکی داخل در محدوده ملک باشند و اختلافی با مجاورین ملاحظه نگردد نقشه بردار نقشه تفکیکی را با توجه به نقشه تأیید شده شهرداری ترسیم و قطعات تفکیکی را به نرخ منطقه ای ارزیابی و نماینده صورت جلسه تفکیکی را تهیه مراتب را طی گزارش باطلاع مسئول اداره می رسانند.
در صورت جلسه تفکیکی ابتدا بایستی جریان ملک و سپس حدود و مشخصات کل ملک آنگاه حدود و مشخصات قطعات تفکیکی با تعیین شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت بترتیب و مساحت بترتیب نوشته شود و نمایند و نقشه بردار ومتقاضی آن را امضاء نمایند.
مسئول اداره پس ا بررسی صورت جلسه تفکیکی و تطبیق قطعات شده با نقشه ترسیمی در صورتیکه اقدامات انجام شده را کافی تشخیص دهد صورت جلسه را جهت گواهی عدم بازداشت و اخذ هزینه تفکیک به ترتیب به دفتر بازداشتی و حسابداری ارجاع می نماید .
متصدی دفتر بازداشتی پس از انجام گواهی لازم مبنی بر عدم بازداشت پرونده را به حسابداری ارسال می دارد.
متصدی حسابداری هزینه تفکیک را بر مبنای بهای مندرج در برگ ارزیابی تنظیم شده به وسیله نقشه بردار محاسبه و قبض مربوطه را صادر و جهت واریز در بانک ملی به متقاضی تسلیم می دارد.
متقاضی پس از واریز هزینه تفکیک در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخ لازم را به ثبت اعده تا ضمیمه پرونده شود.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض مربوطه به واریز هزینه تفکیک به پرونده و گئاهی وصول آن آن را جهت اقدام بعدی نزد مسیول اداره ارسال می دارد.
مسئول اداره پس از کنترل و بررسی عملیات انجام شده صورت جلسه تفکیکی را امضا و هرا با پرونده به دفتر اندیکاتور می فرستد.
متصدی دفتر اندیکاتور پس از درج شماره بر صورت جلسه آن راعطف به سابقه به دفتر خانه در خواست کننده تفکیک ارسال و پرونده را جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی اعاده می دهد.
روش تفکیک املاک الف-روش قطعی: 1- مراجعه متقاضی به دفتر خانه واخذ درخواست تفکیکی وارائه ان به ثبت محل به ضمیمه نقشه تفکیکی که خود تهیه نموده باشد.
2- دستور ثبت درخواست در دفتراندیکاتور وارجاع به نماینده جهت اقدام.
3- ارسال درخواست تفکیکی به بایگانی جهت پیوست پرونده وتسلیم آن به نماینده .
4- بررسی وتهیه نامه جهت ارسال نقشه به شهرداری برای تائید عنداللزوم.
5- امضاءنامه وسیله مسئول مربوطه وصدور آن .
6- برگشت پرونده به بایگانی وضبط آن تاوصول پاسخ شهرداری 7- مراجعه متقاضی به ثبت پس از گذشت دو ماه از تاریخ تسلیم نامه به شهرداری در صورت عدم وصول پاسخ از شهرداری جهت ادامه عملیات تفکیک.
8- وصول پاسخ از شهرداری منضم به نقشه تائید شده.
9- دستور ثبت نامه شهرداری در دفتر اندیکاتور وتعیین وقت مراجعه بعدی وسیله مسئول مربوطه واعلام آن به متقاضی.
10- ثبت نامه در دفتر اندیکاتور 11- ارسال سوابق به بایگانی جهت ضبط تا مراجعه متقاضی در روز تعیین شده .
12- مراجعه متقاضی در روز مقرر وارسال سوابق نزد مسئول مربوطه جهت تعیین نماینده ونقشه بردار.
13- تعیین نماینده ونقشه بردار وسیله مسئول مربوطه جهت عزیمت به محل.
14- تودیع فوق العاده ماموریت وهزینه سفر نماینده ونقشه بردار در صورت تعلق.
15-عزیمت نماینده ونقشه بردارکاداستربه محل همراه متقا ضی 16- معرفی ملک وسیله متقاضی وتشخیص حدودتوسط نماینده وبرداشت نقشه وارزیابی توسط نقشه بردار وتعیین وقت مراجعه بعدی متقاضی 17-ترسیم نقشه تفکیکی وتنظیم برگ ارزیابی وسیله نقشه برداروتهیه صورت جلسه تفکیکی وسیله نماینده وامضا آن وسیله نقشه بردار ونماینده ومتقاضی 18-ارائه گزارش نماینده ونقشه بردار به مسئول مربوط منضم به صورت جلسه ونقشه تفکیکی 19-گواهی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت 20- بررسی مسئول اداره وارجاع به حسابداری جهت اخذ هزینه تفکیکی 21-ارسال پرونده به حسابداری جهت محاسبه هزینه تفکیک 22-پرداخت هزینه تفکیک توسط متقاضی در بانک 23-پیوست قبض پرداخت هزینه تفکیک به پرونده وارسال آن نزد مسئول مربوطه جهت امضا 24-کنترل وامضا صورت مجلس تفکیکی وسیله مسئول مربوطه 25-ارسال صورت مجلس تفکیکی به دفتر اندیکاتورجهت صدور وارسال آن به دفتر خانه 26صدور صورت جلسه تفکیکی وارسال آن به دفتر خانه مربوطه 27-برگشت پرونده همراه با سوابق به بایگانی جهت ضبط د ر ردیف مربوطه روش جدید 1- مراجعه متقاضی به دفتر خانه واخذ درخواست تفکیکی وارائه آن به ثبت محل به ضمیمه نقشه تفکیکی که خود تهیه نموده باشد.
2- دستور ثبت درخواست در دفتر اندیکاتور وارجاع به نماینده جهت اقدام.
3- ارسال درخواست تفکیکی به گروه فنی کاداستر جهت تهیه برگ نقشه کاداستر یک ملک ودرج در پرونده 3-1- تسلیم پرونده به نماینده .
5- امضاءنامه وسیله مسئول مربوطه وصدور آن.
6- برگشت پرونده به بایگانی وضبط آن تاوصول پاسخ شهرداری.
7- مراجعه متقاضی به ثبت پس از گذشت دو ماه از تاریخ تسلیم نامه بهشهرداری در صورت عدم وصول پاسخ ازشهرداری جهت ادامه عملیات تفکیک.
9- دستور ثبت نامه شهرداری در دفتر اندیکاتور وتعیین وقت مراجعه بعدی وسیله مسئول مربوطه واعلام ان به متقاضی.
10- ثبت نامه در دفتر اندیکاتور.
11- ارسال سوابق به بایگانی جهت ضبط تا مراجعه متقاضی در روز تعیین شده.
12- مراجعه متقاضی در روز مقرر وارسال سوابق نزد مسئول مربوطه جهت تعیین نماینده ونقشه بردار کاداستر .
13- تعیین نماینده ونقشه بردار وسیله مسئول مربوطه جهت عزیمت به محل .