دانلود تحقیق بررسی رابطه بین فناوری اطلاعات و کارایی کارکنان شرکت گاز

مقدمه :

عصر فعلی را برخی عصر اطلاعات لقب داده اند .این نام گذاری شاید به این دلیل باشد که امروزه اطلاعات به جزء تفکیک ناپذیر زندگی بشر تبدیل شده است.

اگر چه اطلاعات از دیر باز در زندگی بشر تاثیر به سزایی داشته و انسان برای تصمیم گیری ها و طی طریق ، همواره محتاج آن بوده است ولی آن چه که امروزه اهمیت آن را صد چندان کرده ، شرایط نوین زندگی و افزایش سهم اطلاعات در آن است .

اختراع رایانه ، امکان پردازش سریع و ذخیره ی حجم انبوهی از داده ها را فراهم آورد و پیشرفت های بعدی در زمینه ی ارتباط بین رایانه ها و امکان تبادل داده بین آنها ، تبادل و انتقال اطلاعات را در سطح وسیعی ممکن ساخته است.

این رویدادها به همراه سایر پیشرفت های صورت گرفته در زمینه ی الکترونیک و ارتباطات اعم از میکروالکترونیک ، نیمه هادی ها ، ماهواره ورباتیک به وقوع انقلابی در زمینه ی نحوه جمع آوری ،پردازش ، ذخیره سازی ، فراخوانی و ارایه ی اطلاعات منجر گردید که شکل گیری فناوری اطلاعات ، حاصل این رویداد بود.

دراین میان نقش ابزارهای رایانه ای و مخابراتی به وضوح مشخص است .

این فناوری به سرعت در حال رشد بوده و فعالیت ها وسرمایه گذاری های انجام شده در این زمینه به ویژه پس از ظهور پدیده ی اینترنت ،بسیار چشم گیر است ; دامنه ی علوم مرتبط با آن بسیار گسترده و وسیع شده و مباحثی نظیر علوم رایانه و مهندسی نرم افزار ، مخابرات ، هوش مصنوعی ، سیستم های اطلاعاتی مدیریتی ، مهندسی دانش ، فناوری چند رسانه ای ، مدیریت اطلاعات ، امنیت داده واطلاعات ، دادوستد و ارتباطات انسان-رایانه ، ارتباطات گروهی مبتنی بر رایانه ، روباتیک و پایگاه های اطلاعاتی اینترنتی را شامل می شود.

پرتوهای این فناوری نوین بسیاری از زوایای زندگی انسان را فرا گرفته و بسیاری از علوم و موضوعها را تحت تاثیر خود قرار داده است .

امروزه موارد استفاده ی فناوری اطلاعات را می توان در آموزش ، مدیریت وسازمان ، پزشکی ، تجارت ، امور نظامی ، تولید وصنعت ، تحقیقات ، حمل ونقل ، کنترل ترافیک وصنعت نشر به وضوح مشاهده کرد.

اهمیت موضوع وتحقیق  :

امروزه اهمیت اطلاعات ، هم به عنوان یک منبع مهم تاکتیکی و استراتژیکی در سازمان مطرح می باشد وهم به عنوان یک منبع عمده برای ارزش افزوره ی احتمالی شناخته شده است .

اطلاعات همیشه در محیط کسب و کار به عنوان یک مزیت رقابتی مطرح بوده اما نکته ی مهم این است که تغییرات واقعی که می تواند ارزش بالقوه ی اطلاعات را افزایش دهد ، توانایی سازمان ها در استفاده از این منبع مهم از طریق کاربرد فناوری جدید است .

فناوری اطلاعات با ویژگی ذخیره سازی ، پردازش ، بازاریابی و انتقال اطلاعات می تواند مدیران را در بهبود عملکرد سازمان هایشان یاری کند .

فناوری اطلاعات ، تمام ابعاد سیاسی ، اجتماعی ، فرهنگی ، اقتصادی و تجاری زندگی انسان را متحول کرده وبا تغییرات زیربنایی بیشتری نیز مواجه خواهد ساخت .

بدین ترتیب ساختار اشتغال ، صنعت ، اقتصاد ، تجارت و...

به شدت از این پدیده متاثر خواهد شد.

بیان مسئله :

فناوری نو ظهور و پیشرفته ی اطلاعات ، برای حل مسایل مدیریتی ، در حال تغییر دادن شیوه های مدیریت سازمان ها و مهندسی مجدد هستند .

مدیریت در محیط متحول امروز، برای هر تصمیم گیری نیازمند توجه به عوامل گوناگونی است.

از جمله ی ای عوامل می توان به موارد زیر اشاره کرد: برنامه ریزی های قوانین دولتی ، نگرشهای کارفرمایانه ی توسعه ی فناوری اطلاعات و ارتباطات ، اطلاع رسانی و افزایش انتظار مشتریان با داشتن امکان انتخاب .

در هر کدام از موارد فوق ، مدیریت نیاز به اطلاعات مناسبی دارد که دانش او را افزایش وعدم اطمینان وی را کاهش دهد تا بتواند فعالیت موثری داشته باشد .

بنابراین بهتراست به جای عبارت آشنای "مدیریت ، انجام دادن کارها از طریق دیگران است" ، عبارت "مدیریت ، انجام دادن کارها با استفاده از اطلاعات مناسب و از طریق افراد است" را به کار ببریم .

در این راستا توجه به فناوری اطلاعات ضروری به نظر        می رسد.

در دنیای فعلی ، فناوری اطلاعات ، خمیر مایه ی توسعه ی انسانی در سازمان و جامعه است و محورهای اساسی توسعه ی منابع انسانی و ماهیت آن را نیز متناسب با نیاز جامعه و انسان ها تعیین می کند.

در توسعه ی منابع انسانی ، همواره باید ظرفیت های جدید انسانی را شناخت ، با توسعه ی قابلیت ها و کیفیت های انسانی به صورت یک فرایند دایمی انجام شود .

تحقق این امر در گرو بهره گیری از فناوری اطلاعات است ، چون در فرایند فناوری اطلاعات دایما اطلاعات ،تولید ،پردازش ، توزیع و مدیریت می شود .

بنابراین ، فناوری اطلاعات زمانی حلال مشکلات خواهد بود که در خدمت توسعه و پرورش انسان ها قرار گرفته و قابلیت های انسانی با هم تلفیق و به توسعه ، کارایی و بهره وری منجر شود .

دراین تحقیق رابطه ی بین فناوری اطلاعات و کارایی د رشرکت گاز استان خراسان مطمح نظر واقع می شود.

دراین تحقیق رابطه ی بین فناوری اطلاعات و کارایی د رشرکت گاز استان خراسان مطمح نظر واقع می شود.

اهداف تحقیق : هدف اصلی از انجام این تحقیق ، ارایه ی چارچوب نظام دار از چگونگی تاثیر گذاری فناوری اطلاعات بر کارایی است .

آگاهی ازاین موضوع می تواند دانش مدیران و کارکنان را نسبت به اثرات فناوری اطلاعات بر کارایی افزایش دهد ; نگرش سیستمی به این موضوع زمینه ای فراهم می کند که در آن بتوان فناوری اطلاعات وابعاد کارایی و تعاملات آ ن دو را بررسی کرد .

بنابراین دو هدف فرعی زیر را می توان برای این تحقیق برشمرد : بررسی رابطه ی بین به کارگیری فناوری اطلاعات و استفاده بهینه از منابع اطلاعاتی بررسی رابطه ی بین به کارگیری اطلاعات و استفاده ی بهینه از منابع انسانی فرضیه های تحقیق : این پژوهش دارای یک فرضیه ی اصلی و دو فرضیه ی فرعی به شرح زیر است : فرضیه های فرعی فرضیه اول : " به کار گیری فناوری اطلاعات موجب استفاده ی بهینه از منابع انسانی می شود".

فرضیه دوم: " به کارگیری فناوری اطلاعات موجب استفاده ی بهینه از منابع اطلاعاتی می شود".

روش انجام تحقیق و جمع آوری اطلاعات : روش انجام تحقیق ، توصیفی از نوع پیمایشی است و جمع آوری اطلاعات با استفاده از سه روش زیر انجام می گیرد : بررسی میدانی شامل تدوین، توزیع و جمع آوری پرسشنامه ای است که هدف آن کسب اطلاعات درباره ی رد یا اثبات تحقیق می باشد.

تحقیق کتابخانه ای شامل بررسی انواع متون فارسی و انگلیسی در ارتباط با ادبیات فناوری اطلاعات و کارایی خواهد بود.

انجام مصاحبه با مدیران، کارشناسان و کارکنان شرکت گاز استان خراسان به ویژه واحد فناوری اطلاعات.

جامعه ی آماری و حجم نمونه : جامعه آماری این پژوهش، پرسنل شرکت گاز استان خراسان - یکی از شرکت های تابع شرکت ملی گاز ایران ، و شامل 270 نفر از کارکنانی می شود که از امکانات فناوری اطلاعات از جمله شبکه و رایانه استفاده می کنند .

حجم نمونه از طریق فرمول محاسبه و پرسشنامه ها بین آنها توزیع خواهد شد .

روش های تجزیه و تحلیل آماری: در این تحقیق با استفاده از آمار توصیفی و آمار استنباطی، داده های استخراج شده از پرسشنامه پردازش خواهد شد.

در سطح آمار توصیفی از جداول یک بعدی و توزیع فراوانی و در سطح آمار استنباطی از آزمون توزیع دو جمله ای ، کای اسکوتر و ضریب همبستگی کای استفاده خواهد شد.

متغیرهای تحقیق : متغیر مستقل: متغیر مستقل متغیری است که از طریق آن متغیر وابسته تبیین یا پیش بینی شود.

متغیر مستقل این تحقیق عبارت است از ‹‹ فناوری اطلاعات ››.

متغیر وابسته: متغیری است که محقق به دنبال تشریح یا پیش بینی تغییر پذیری در آن است.

در این تحقیق متغیر وابسته ‹‹ کارایی ›› است و در فرضیات فرعی به ترتیب ‹‹ منابع انسانی›› و ‹‹ منابع اطلاعاتی ›› مد نظر هستند.

مفاهیم و واژه های عملیاتی : کارایی : کارایی عبارتست از نسبت ستاده به داده و یا به بیان دیگر نسبت تولید کالا یا خدمات نهایی به منابع به کار رفته در آن.

منابع انسانی : منظور از منابع انسانی یک سازمان ، تمام افرادی هستند که در سطوح مختلف سازمان مشغول به کارند .

منابع اطلاعاتی : اطلاعات از مهم ترین منابع هر سازمان و نظام اجتماعی است.

اگر نیروی انسانی، مواد، سرمایه و تجهیزات را منابع فیزیکی بدانیم، اطلاعات در زمره ی منابع مفهومی یک نظام به شمار می آید.

منابع فیزیکی به وسیله منابع مفهومی اداره می شوند و از طریق سیستم مفهومی ، اطلاعات مربوط به منابع فیزیکی ، انعکاس می یابند.

فناوری : فناوری سازمان تمام فرایندهایی را که یک سازمان برای تبدیل ستاده ها به داده ها به کار می گیرد ، شامل می شود.

اطلاعات : اطلاعات عبارت است از جریان هایی که مجموعه ی دانایی ها را تغییر می دهد، این تغییر زمانی اتفاق می افتد که یا مطلبی به مجموعه ی دانایی ها افزوده شود و یا تجدید ساختاری در آن به وجود آید.

فناوری اطلاعات : عبارت است از شبکه ای پیچیده از رایانه ها، سیستم های ارتباطات از راه دور و دستگاه های کنترل که به افراد و سازمانها در گردآوری، انتقال، پردازش و بازیابی داده ها و اطلاعات کمک می کند.

آزمون فرضیات : برای آزمون فرضیات از دو روش توزیع فراوانی (کیفی) و از تست دو جمله ای(کمی) استفاده خواهد شد .

فرضیه اول : ‹‹ به کارگیری فناوری اطلاعات موجب استفاده بهینه از منابع انسانی می شود›› .

بیان فرض ها: H0 : فناوری اطلاعات موجب استفاده ی بهینه از منابع انسانی نمی شود.

H1 : فناوری اطلاعات موجب استفاده بهینه از منابع انسانی می شود.

پیشنهادهایی برای دیگر محققان : به عنوان پیشنهاد ، موارد زیر می تواند به عنوان موضوعات پژوهشی مورد عنایت محققان محترم قرار گیرد: بررسی رابطه ی به کارگیری فناوری اطلاعات و استفاده ی بهینه از منابع مالی و فیزیکی بررسی تطبیقی وضعیت استفاده از فناوری اطلاعات در دو سازمان مختلف ، به طور مثال شرکت ملی گاز ایران و شرکت مجتمع گاز پارس جنوبی.

بررسی تطبیقی نحوه ی انجام فعالیتهای سازمانی بین دو سازمان که فقط یکی از آن ها از فناوری اطلاعات استفاده می کند؛ از جمله دو واحد تابعه ی شرکت ملی گاز ایران.

تحقیق در مورد چالش های فراروی سازمان ها در استفاده ی بهینه از فناوری اطلاعات و استقرار سیستم های اطلاعاتی.

بررسی رابطه ی بین فناوری اطلاعات و اثر بخشی به عنوان یک موضوع پژوهشی.

بررسی رابطه ی بین فناوری اطلاعات و بهره وری به عنوان یک موضوع پژوهشی.

بررسی رابطه ی فناوری اطلاعات و استراتژی سازمان به عنوان یک موضوع پژوهشی.

در بخش مقدمه ی چنین می خوانیم : عصر فعلی را برخی عصر اطلاعات لقب داده اند .این نامه گذاری شاید به این دلیل باشد که امروزه اطلاعات به جزء تفکیک ناپذیر زندگی بشر تبدیل شده است.

اگر چه اطلاعات از دیر باز در زندگی بشر تاثیر به سزایی داشته و انسان برای تصمیم گیری ها و طی طریق ، همواره محتاج آن بوده است ولی آن چه که امروزه اهمیت آن را صد چندان کرده ، شرایط نوین زندگی و افزایش سهم اطلاعات در آن است .

اختراع رایانه ، امکان پردازش سریع و ذخیره ی حجم انبوهی از داده ها را فراهم آورد و پیشرفت های بعدی در زمینه ی ارتباط بین رایانه ها و امکان تبادل داده بین آنها ، تبادل و انتقال اطلاعات را در سطح وسیعی ممکن ساخته است.

این رویدادها به همراه سایر پیشرفت های صورت گرفته در زمینه ی الکترونیک و ارتباطات اعم از میکروالکترونیک ، نیمه هادی ها ، ماهواره ورباتیک به وقوع انقلابی در زمینه ی نحوه جمع آوری ،پردازش ، ذخیره سازی ، فراخوانی و ارایه ی اطلاعات منجر گردید که شکل گیری فناوری اطلاعات ، حاصل این رویداد بود.

دراین میان نقش ابزارهای رایانه ای و مخابراتی به وضوح مشخص است .

این فناوری به سرعت در حال رشد بوده و فعالیت ها وسرمایه گذاری های انجام شده در این زمینه به ویژه پس از ظهور پدیده ی اینترنت ،بسیار چشم گیر است ; دامنه ی علوم مرتبط با آن بسیار گسترده ووسیع شده و مباحثی نظیر علوم رایانه و مهندسی نرم افزار ، مخابرات ، هوش مصنوعی ، سیستم های اطلاعاتی مدیریتی ، مهندسی دانش ، فناوری چند رسانه ای ، مدیریت اطلاعات ، امنیت داده واطلاعات ، دادوستد و ارتباطات انسان-رایانه ، ارتباطات گروهی مبتنی بر رایانه ، روباتیک و پایگاه های اطلاعاتی اینترنتی را شامل می شود.

پرتوهای این فناوری نوین بسیاری از زوایای زندگی انسان رافرا گرفته وبسیاری از علوم و موضوعها را تحت تاثیر خود قرار داده است .

امروزه موارد استفاده ی فناوری اطلاعات را می توان در آموزش ، مدیریت وسازمان ، پزشکی ، تجارت ، امور نظامی ، تولید وصنعت ، تحقیقات ، حمل ونقل ، کنترل ترافیک وصنعت نشر به وضوح مشاهده کرد.

اهمیت موضوع وتحقیق : امروزه اهمیت اطلاعات ،هم به عنوان یک منبع مهم تاکتیکی و استراتژیکی در سازمان مطرح می باشد وهم به عنوان یک منبع عمده برای ارزش افزوره ی احتمالی شناخته شده است .

به شدت از این پدیده متاثر خواهد شد.

بیان مسئله : فناوری نو ظهور و پیشرفته ی اطلاعات ، برای حل مسایل مدیریتی ، در حال تغییر دادن شیوه های مدیریت سازمان ها و مهندسی مجدد هستند .

در هر کدام از موارد فوق ، مدیریت نیاز به اطلاعات مناسبی دارد کهدانش اورا افزایش وعدم اطمینان وی را کاهش دهد با بتواند فعالیت موثری داشته باشد .

بنابراین بهتراست به جای عبارت آشنای "مدیریت ، انجام دادن کارها از طریق دیگران است" ، عبارت "مدیریت ، انجام دادن کارها با استفاده از اطلاعات مناسب واز طریق افراد است" را به کار ببریم .

در این راستا توجه به فناوری اطلاعات ضروری به نظر می رسد.

در دنیای فعلی ، فناوری اطلاعات ، خمیر مایه ی توسعه ی انسانی در سازمان و جامعه است و محورهای اساسی توسعه ی منابع انسانی و ماهیت آن را نیز متناسب با نیاز جامعه و انسان ها تعیین می کند.

بنابراین ، فناوری اطلاعات زمانی حلال مشکلات خواهد بود که در خدمت توسعه و پرورش انسان ها قرار کرفته و قابلیت های انسانی با هم تلفیق و به توسعه ، کارایی و بهره وری منجر شود .

دراین تحقیق رابطه ی بین فناوری اطلاعات و کارایی د رشرکت مجتمع گاز پارس جنوبی را کهدارای یکی از کاربردی ترین وبه روز ترین واحدهای فناوری اطلاعات در شرکت ها تابعه ملی گاز ایران است مطمح نظر واقع می شود.

دلیل انتخاب این جامعه ی آماری ، درگیری مستقیم محقق با آثار یاشی از بکارگیری فناوری اطلاعات در شرکت مذکور می باشد .

امید آن که نتایج این تحقیق برای تصمیم گیری های بهتر در آینده ، دراختیار مدیران این سازمان قرار گیرد و همچنین بتواند ضمن ارایه ی راه کارهای مفید برای بهره گیری مناسب تر از این فناوری در شرکت ، اداره ی بهتر امور را موجب شود .

روش انجام تحقیق و جمع آوری اطلاعات : روش انجام تحقیق ، توصیفی از نوع پیمایشی است و جمع آوری اطلاعات با استفاده از سه روش زیر انجام گرفته است : بررسی میدانی شامل تدوین، توزیع و جمع آوری پرسشنامه ای است که هدف آن کسب اطلاعات درباره ی رد یا اثبات تحقیق می باشد.پرسشنامه حاوی 28 سؤال است که برای هر فرضیه 14 سؤال در نظر گرفته شده بود.

تحقیق کتابخانه ای شامل بررسی انواع متون فارسی و انگلیسی در ارتباط با ادبیات فناوری اطلاعات و کارایی بوده است.

انجام محاصبه با مدیران، کارشناسان و کارکنان شرکت مجتمع گاز پارس جنوبی به ویژه واحد فناوری اطلاعات.

جامعه ی آماری و حجم نمونه : جامعه آماری این پژوهش، پرسنل فازهای 1 و2 و3 شرکت مجتمع گاز پارس جنوبی- یکی از شرکت های تابع شرکت ملی گاز ایران، واقع در استان بوشهر ، بندر عسلویه- بوده و شامل 770 نفر از کارکنانی می شود که از امکانات فناوری اطلاعات از جمله شبکه و رایانه استفاده می کنند.

حجم نمونه با استفاده از فرمول های آماری 170 نفر برآورد گردید ولی برای افزایش اعتبار داده ها 250 پرسشنامه توزیع و 220 نسخه جمع آوری شد.

روش های تجزیه و تحلیل آماری: در این تحقیق با استفاده از آمار توصیفی و آمار استنباطی، داده های استخراج شده از پرسشنامه پردازش شد.

در سطح آمار توصیفی از جداول یک بعدی و توزیع فراوانی و در سطح آمار استنباطی از آزمون توزیع دو جمله ای ، کای اسکوتر و ضریب همبستگی کای استفاده شده است.

منابع انسانی : ‹‹ منظور از منابع انسانی یک سازمان ، تمام افرادی هستند که در سطوح مختلف سازمان مشغول به کارند››.

فناوری : فناوری سازمان تمام فرایندهایی را که یک سازمان برای تبدیل ستاده ها به داده ها به کار می گیرد، شامل می شود.

فناوری اطلاعات : عبارت است از شبکه ای پیچیده از رایانه ها، سیستم های ارتباطات از راه دور و دستگاه های کنترل که به افراد و سازمانها در گردآوری، انتقال، پردازش و بازیابی داد ها و اطلاعات کمک می کند.

آزمون فرضیات : برای آزمون فرضیات از دو روش توزیع فراوانی (کیفی) و از تست دو جمله ای(کمی) استفاده شده است.

در روش توزیع فراوانی امتیازی که هر یک از پاسخگویان به 14 گویه ی مربوط به فرضیه ی اول بر حسب طیف لیکرت (4...0) داده بودند محاسبه شد، چنان چه بیشتر از 50 درصد کل امتیاز ممکن کسب می شد، نتیجه موافق و در غیر این صورت مخالف محسوب می گردید.

در روش کمی نیز با توجه به تعداد سؤالات شاخص برای سنجش هر فرضیه و با استفاده از بسته نرم افزار spss ، تست دو جمله برای اثبات یا رد فرضیات به کار گرفته شد.

فرصیه اول : ‹‹ به کارگیری فناوری اطلاعات موجب استفاده بهینه از منابع انسانی شده است›› .

نتیجه گیری کلی و پیشنهادات : همان طور که پیش از این اشاره شد فرضیه ی اصلی پژوهش عبارت بود از این که "به کار گیری فناوری اطلاعات موجب افزایش کارایی می شود " که بر این اساس ، فناوری اطلاعات عاملی اثر گذار در افزایش کارایی محسوب می شود .نتیجه ی کلی که از تجزیه و تحلیل اطلاعات به دست آمد حاکی از اثبات فرضیه ی تاثیر فناوری اطلاعات بر افزایش کارایی بود و همان طور که در قسمت قبل اشاره شد هر دو فرضیه با احتمال 95 درصد تایید شدند .

در ادامه ، نتیجه گیری های مبتنی بر یافته های تحقیق به همراه پیشنهادهای محقق برای پژوهشگران آینده به شرح زیر ارایه می شود.

عدم وجود فرهنگ و بستر مناسب برای استفاده بهینه از فناوری اطلاعات : لازمه ی به کارگیری گسترده و بهینه از فناوری اطلاعات ، وجود یک فرهنگ و بستر مناسب در این ارتباط است .

در واقع تا زمانی که زیر ساخت ها و بستر مناسب در سازمان در راستای به کار گیری فناوری وجود نداشته باشد و فرهنگ لازم در سازمان در رابطه با ضرورت به کارگیری فناوری اطلاعات به وجود نیاید ، نمی توان انتظار داشت که کارکنان چندان رغبت و تمایلی به استفاده از آن داشته باشند .

برای فراهم کردن این بستر و فرهنگ ، ایجاد یک باور و ذهنیت فردی در همه ی سطوح سازمان در ارتباط با نقش و اهمیت فناوری اطلاعات و میزان تاثیر گذاری آن در کلیه ی امور سازمانی ضروری است و تا زمانی که کارکنان سازمان خصوصا مسئولان این باور و نگرش رادر رابطه با فناوری اطلاعات نداشته باشند امکان مفید و ثمر بخش بودن فناوری اطلاعات در سازمان اندک می باشد .

نبود فرهنگ مناسب در این ارتباط موجب استفادهی نابجا و غیر اصولی برخی کارکنان از امکانات فناوری اطلاعات نظیر شبکه می شود.

در واقع بعضا مشاهئه می گردد که از تجهیزات و سخت افزار موجود به عنوان ابزار سرگرمی استفاده می کنند که خود باعث بروز مسایلی از جمله به هرز رفتن انرژی کارکنان ، کندی در انجام وظایف سازمانی و اختلال در شبکه و کاهش کارایی آن می شود .

بدیهی است رفع این مسئله نیز مستلزم ارتقاء سطح فرهنگ سازمانی است که صد البته هزینه بر و زمان بر خواهد بود.

ضرورت برگزاری دوره های آموزشی : نکته ی بسیار مهم در رابطه با بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمان ، بحث آموزش است .

با توجه به نیاز سازمان به نیروی انسانی جدید ، استخدام ، انتقال و جا به جایی هایی که برای رفع کمبودهای سازمان صورت می گیرد غالب کارکنان تازه وارد آشنایی وتخصص چندانی برای کار با شبکه و استفاده ی بهینه از قابلیت های آن ندارند .به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان بدون برگزاری دوره های آموزشی لازم برای کارکنان امکان پذیر نخواهدبودتا زمانی که از سوی سازمان ، آموزشهای لازم و مرتبط در رابطه با فناوری اطلاعات در سازمان امیدواد بود.

آموزشهایی که برای کارکنان در نظر گرفته می شود می بایست هم جنبه ی تخصصی مربوط به موقعیت کاری و هم جنبه آماده سازی آن ها برای استفاده از امکانات فناوری اطلاعات راداشته باشد .

برگزاری دوره های آموزشی برای کارکنان جدید نیازی ضروری است که کمبود آن به طور محسوسی در سازمان مورد مطالعه در ک می شود.

بدیهی است در صورت عدم برگزاری چنین دوره هایی ، شناخت لازم در بلند مدت و با صرف هزینه هایی بسیار بیشتر از برگزاری چنین دوره هایی برای سازمان ، صورت خواهد گرفت.

ضرورت تدوین برنامه ی راهبردی فناوری اطلاعا ت : تدوین برنامه ی راهبردی فناوری اطلاعات یکی دیگر از مواردی است که سازمان باید به آن توجهی ویژه مبذول دارد .

همان طور که تدوین برنامه ی راهبردی برای سازمان ها مهم و ضروری است ، در رابطه با فناوری اطلاعات نیز وضع به همین منوال می باشد و سازمان می بایست در جهت شناسایی اهداف راهبردی خود در رابطه با فناوری اطلاعات اقدام کند .

بر اساس اهداف مورد نظر دورنما و چشم انداز سازمان دررابطه با فناوری اطلاعات ترسیم می شود و نتیجه ی این مراحل باید به صورت برنامه ای کاربردی و عملی به واحدهای تابعه ی سازمان ابلاغ شود تا همه ی آن ها درجهت واحد حرکت کرده و از هر گونه دوباره کاری و اتلاف منابع وانحرافاتی که ممکن است از برنامه ی اصلی صورت پذیرد جلو گیری به عمل آید .

در سازمان مزبور نیز مانند اکثر سازمان های دولتی و خصوصی کشور ما ، عدم وجود فرهنگ و تفکر استراتژیک ، که خود ناشی از رقابتی نبودن فضای کسب وکار در کشور است ، وضعیتی را پدید آورده که به برنامه ی استراتژیک مدون و توافق شده ، توجه چندانی صورت نگیرد.

برای رفع این نقصیه در حوزه ی مورد بحث این پژوهش باید از برنامه ریزی فناوری اطلاعات بهره جست.د ر واقع یکی ازاصلی ترین اهداف برنامه ریزی فناوری اطلاعات در سازمان ها ،همسوسازی این فناوری با استراتژیهای سازمان است .

در هر صورت، اهمیت وجود حداقلی از برنامه ی استراتژیک سازمانی برای موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات به حدی است که از آن به عنوتن پیش نیاز اجرای این گونه پروژه ها یاد می شود .

وجود سیستم های موازی اطلاعات : از جمله موارد مشاهده شده در سازمان ، وجود اسناد مکتوب موازی با اطلاعات ذخیره شده درشبکه است .

این موضوع از دو بعد قابل بررسی است .

نخست این به نظر می رسد نیروهای شاغل در سازمان در حال حاضر آن چنان که باید و شاید نسبت به فناوری اطلاعات باور و اعتماد کافی ندارند و مدیریت سازمان باید در جهت ارتقاء وبهبود این باور و ذهنیت تلاش کند .

به هر حال هر اندازه که سطح اعتماد به فناوری اطلاعات در سازمان افزایش یابد به همان میزان نیز استفاده از آن گسترش می یابد .

نکته دوم اینکه اساسا فلسفه ی به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان تسهیل در انجام امور و کاهش دوباره کارییها و حذف فعالیتهای موازی است .

این موضوع نه تنها می بایست در خصوص نگهداری اسناد و مدارک به کار برده شود بلکه باید در رابطه با سایر امور نیز این نگارش سرلوحه ی فعالیتها قرار گیرد.

البته ممکن است این ذهنیت وجود داشته باشد که علت نگهداری اسناد مکتوب بی اعتمادی نسبت به فناوری اطلاعات نیست بلکه وجود خطراتی است که همواره سیستم های اطلاعاتی را تهدید می کند از جمله ویروس های رایانه ای که ممکن است باعث نابودی اطلاعات شوند.

در این ارتباط نیز باید اشاره کرد که با توجه به پیشرفت های روزافزون در این زمینه و وجود امکاناتی نظیر لوح های فشرده و نسخه های پشتیبان از اطلاعات ، دیگر نیاز چندانی به نگهداری اطلاعات به صورت مکتوب وجود ندارد.

عدم استفاده ی صحیح و به هنگام از سیستم تقاضای الکترونیکی: سیستم تقاضای الکترونیکی برای جایگزینی روش سنتی، ارایه ی تقاضای طراحی شده است که به کارگیری صحیح و اصولی آن موجب جلوگیری از اتلاف وقت مدیران و کارکنان به واسطه ی عدم نیاز به تقاضای حضوری، کاهش هزینه نسبت به روش سنتی ، تسریع در رسیدگی به تقاضاهای کارکنان ، بهبود جریان امور و افزایش رضایت کارکنان می شود.

با وجود چنین مزایای قابل توجهی ، به دلیل وجود برخی مسایل پیش بینی نشده از جمله: عدم تفویض اختیار مدیران سطوح بالای سازمان در جهت رسیدگی به هنگام به تقاضاهای مطرح شده ، عدم اعتقاد یا توجه صحیح برخی مدیران به استفاده از این سیستم و نیز طراحی محدود این سیستم صرفاً جهت رسیدگی به تقاضای برخی واحدهای سازمانی و نه همه ی واحدها و موارد قابل اشاره دیگر، کارایی این سیستم تا حد قابل ملاحضه ای کاهش یافته است که در این ارتباط می توان راه کارهای زیر را در جهت رفع مسایل مطرح شده و بهبود کاربرد آن پیشنهاد کرد: باور مدیران مبنی بر این که این سیستم می تواند به عنوان ابزاری مفید در راستای انجام وظایف روزمره به کار گرفته شود و ازآن در جهت استفاده ی بهینه از زمان محدود که همواره از مشکلات مدیران در همه سطوح است، استفاده نمایند.

طراحی جامع این سیستم برای استفاده ی سایر واحدها در رسیدگی به تقاضاها، چراکه در حال حاضر صرفاً واحدهای فناوری اطلاعات و مخابرات از این امکانات سیستم تقاضای الکترونیکی برخوردارند.

تفویض اختیار در سطوح عالی سازمان برای تسریع در رسیدگی به تقاضاها.

عدم استفاده ی بهینه از امکانات شبکه : شرکت مجتمع گاز پارس جنوبی از یک شبکه ی وسیع برخوردار است که به راحتی ارتباط میان کلیه ی واحدهای شرکت را برقرار می کند.

هر واحد از طریق این شبکه به راحتی در سطح کل سازمان اطلاع رسانی می کند و همه ی کارکنان با شناسه ی خاص خود به آن متصل می شوند.

با توجه به بررسی های صورت گرفته و نیز اشتغال محقق در شرکت مزبور، به نظر می رسد گاهی اوقات نه تنها استفاده ی صحیح و کاربردی از امکانات شبکه ی مزبور صورت نمی پذیرد بلکه به دلیل عدم استفاده اصولی ، وقت و انرژی کاربران نیز به هدر می رود.