دانلود تحقیق اصول سرپرستی : تعریف سازمان ها و وظایف اصلی آن ها

بسم الله الرحمن الرحیم

بسیاری از مهندسان حاذق در صنعت مهندسی شرکتهای تولیدی و بعضی از آنها در شرکتهای مشاور طراحی و گروهی از آنها نیز در سازمانهای عمومی مشغول به کارند.

نکته ای که قابل توجه است این است که مهندسانی که از مشاغل مرتبط با مهندسی فاصله می گیرند هم از مهارتهای محاسباتی و مدیریتی خود در زمینه هایی مانند خدمات مدیریتی، مالی و محاسباتی بهره می کیرند.

آنان در سازمانهایی به کار مشغول می شوند که که ممکن است بسیار کوچک و یا بسیار بزرگ باشند.

در موقعیتی که مهندسی، مدیریت پروژه و منابع مالی و پرسنلی را عهده دار می شود درک و شناخت سازمان و الزامات آن برایش ضروری تر جلوه می نماید.

او باید از اهداف سازمان خود و نحوه توزیع و یا ترکیب فعالیتهای مهندسی برای نیل به این اهداف آگاه باشد، علاوه بر اینها، باید قادر به بررسی چگونگی شکل گیری سازمان،مسیر های ارتباطی، مقامات صاحب اختیار و قدرت، ارزیابی اثر بخشی ساختار برای دست یابی به اهدافش باشد.

ساختار سازمان و شناخت آن برای اجرا و پیاده سازی فن آوری عملکردهای کاری جدید حائز اهمیت زیادی است.

نحوه شکل گیری سازمان، عملیات آنرا نیز مهدود خواهد کرد، به عنوان مثال، افزایش سرمایه شرکت جهت توسعه ممکن است تحت محدودیت های قانونی قرار گرفته و به طرقی محدود امکن پذیر گردد.

  مشروعیت قانونی سازمان بازرگانی    

پنج شیوه متداول در پیدایش فعالیتی بازرگانی عبارتند از: تجارت شخصی، شراکتی، تعاونی، شرکتهای خصوصی و شرکتهای عمومی.

شیوه ای دیگر شیوه حق امتیاز است.

این شیوه در بسیارس از کشورهای جهان مرسوم بوده ولی از لحاظ اشکال قانونی موثر بر آن ممکن است کاملا با هم متفاوت باشند.

 تجارت شخصی

ساده ترین نحوه ایجاد یک فعالیت بازرگانی و انحلال آن تجارت شخصی است.

در این حالت ساده سود متعلق به یک نفر است که در قبال بدهیها نیز مسئول خواهد بود.

بعضی از ویژگی های فعالیت های تجاری شخصی یا خصوصی را می توان به شرح زیر برشمرد:

ضرورتی ندارد که حسابهای خود را به اطلاع عموم برسانید که در نتیجه امکان دسترسی رقبا به آنها نیز امکان داشته باشد.

 مالک تصمیم گیرنده و کنترل کننده مطلق تمام امور است و مزیت اصلی در سرعت بالای تصمیم گیری و عیب آن در محدود بودن حیطه قابلیتها و توانمندیهای مالک در خصوص تصمیم گیریهاست.

تاجر شخصی قادر به ارائه خدمات شخصی خاصی به مشتریان است که ممکن است از ارزش بالایی برایشان بر خوردار باشد.

کلیه دیون و سود متعلق به مالک است.

در صورت و خامت عملکرد ممکن است مالک زیر فشار قرار بگیرد زیرا بیشتر مالکان مکنزلشان را در وثیقه بدهیها یا دیون خود قرار می هدند و با رشد بدهیها یا دیون، امکان فروش آنها وجود نخواهد داشت و به همین سبب امکان توسعه و تجارت نیز محدود خواهد گردید.

انجام تمامی کارها به وسیله مالک (اداره امور ، حسابداری و …) مستلزم ساعات کاری طولانی است؛ از این رو شاید بهتر باشد که برای ساعات کار خود نیز حقوقی مناسب را منظور نمائید.

سپردن کار به دیگران در ایام تعطیلی مالک نیز مساله مهمی است.

عدم بهره گیری از صرفه جویی مقیاس نیز موسسه را پرهزینه تر خواهد کرد.

در مواردی خاص این مشکل را میتوان با تبانی گروهی از تجار شخصی و انجام امور به شکلی جمعی و گروهی(مانند خرید جمعی در حجم زیاد از عمده فروشان جهت خرید به قیمتی نازلتر) تا حدود زیاد از میان برد.

  شراکت

شراکت با وجود تعدادی از افراد که هر یک بخشی از مالکیت تجاری را بر عهده دارند شکل می گیرد؛ گرچه این نوع فعالیت بازرگانی از تشریفات رسمی برپایی فعالیت بی نیاز است ولی به هر حال وجود توافقنامه ای برای تقسیم سود سود و منافع به دست آمده در میان مالکان الزامی می نماید.

در بعضی از کشورها قانون، حداکثر تعداد شرکا را بر حسب انواع فعالیتهای بازرگانی تعیین کرده است.

در این نوع شراکت (تضامن) هر نوع تعهد شراکتی، صرفنظر از اطلاع قبلی از موضوع تعهد نسبت به شرکای دیگر، حامل تعهدی همگانی برای هر یک از آنها خواهد بود؛ به عنوان مثال اگر شریکی نسبت به تحویل قطعه ای خاص در ظرف زمانی معین تعهد کرده باشد و شریکی دیگر مخالف آن باشد، تعهد فوق برای همه آنها الزان آور خواهد بود.

در صورت کناره گیری فردی از شراکت  باید همه شرکا در جریان قرار بگیرند تا تعهدات قبلی فرد منظور و از تعهدات آتی مبرا گردد.

ویژگی های شرامت را میتوان به شرح زیر بیان کرد:

 دیون و تصمیم گیریها مشارکتی است.

این امر یه دلیل پر بار تر و موثر تر شدن تصمیمات یک مزیت به شمار آمده ولی تعهد همگان در قبال کلیه دیون شرکا عیب اصلی آن به شمار می آید.

کندی تصمیمات نیز به دلیل لزوم توافق و تراضی شرکا نسبت به حالت تجارت شخصی افزایش خواهد یافت.

هزینه ها و تشریفات یک شرکت تضامنی نسبت به شرکت های خصوصی و عمومی کمتر است.

به دلیل وجود شرکای متعدد امکان تهیه سرمایه بیشتر فراهم است.

با فوت یا ورشکستگی یکی از شرکاء‌ شراکت باطل خواهد شد مگر آنکه در اساسنامه شراکت، چیزی غیر از آن ذکر شده باشد.

امکان جایگزین نمودن شرکاء با هم در ایام تعطیلات و بیماری ها مهیا است.

  تعاونی

تعاونی از اجتماع افرادی داوطلب (اعضای تعاونی ) تشکیل شده که با هم و به طور جمعی و گروهی در یک موسسه به کار مشغولند.

هدف تعاونی ممکن است کسب سود نباشد.

در تعونی ها هر فردی صرفنظر از میزان سرمایه گذاریش دارای یک حق رای خواهد بود.

مزیت عمده تعاونی ها،‌حمایت آنها از اعضای خود است.

پنج اصل تشکیل دهنده ویژگیهای اصلی تعاونی ها را میتوان به شرح زیر بیان کرد:

عضویت تمامی کارکنان سازمان آزادانه و داوطلبانه خواهد بود.

هر عضو از یک حق رای برخوردار است؛ به همین سبب مدیریت بر مینای عضویت برگزیده می شود.

سود پرداختی به سرمایه محدود است.

فعالیتهای بازرگانی بر مبنای دوگانه (سود اعضا و کل سود مشارکتی) هدایت خواهد شد؛ به عبارتی دیگر به افراد به میزان نیازشان سود پرداخت خواهد شد نه بر مینای نرخ بازار برای شغلشان.

فعالیتهای تعاونی باید به اطلاع جامعه،‌ دیگر موسسات بازرگانی، مشتریان، عرضه کنندگان و انجمنهای محلی که در قبال اطلاع رسانی به آنها مسؤلیت وجود دارد برسد.

  شرکتها

یک شرکت از هویت قانونی مجزا از صاحبان خود برخوردار است و با تغییر مدیران و مالکان آن این هویت از بین نرفته و تغییر نخواهد کرد.

مالکان شرکت، سهامداران آن هستند و مالک به میزان ارزش اسمی سهام خود در قبال بدهی ها متعهد خواهد بود.

ارزش اسمی سهام ارزش حک شده در زمان صدور سهام بر روی آنهاست و ممکن است با قیمت بازاری آن (قیمت مورد معامله در بازار سهام ) متفاوت باشد.

ارزش معاملاتی سهام منعکسس کننده ارزشی است که سرمایه گذار برای شرکت قائل است.

جهت اخذ هویت قانونی باید شرکتها را به ثبت رسانید.

قوانین و مقررات و مدارم مورد نیاز جهت ثبت شرکتها در کشورهای مختلف متفاوت است.

شرکتها موظفند در چهارچوب اساسنامه خود و در راستای رسالت وجودی خود گام برداشته و به فعالیت اقدام نمایند.

مالکیت در شرکتها محدود بوده و عملیات شرکت به وسیله مدیران آن به اجرا در خواهد آمد.

مسؤلیت تهیه حسابها و گزارش سالانه طبق موازین قانونی بر عهده مدیران است.

گزارشات سالانه باید حداقل دو صورت عمده مالی یعنی ترازنامه  و صورت سود زیان را در خود داشته باشد.

شرکتهای بزرگ باید سایر صورت های مالی و اطلاعات عمومی مانند مروری اجمالی از نقطه نظرات مدیران و گزارشات حسابرسان را نیز ارائه نمایند.

گزارشی از منابع وجوه و طرق مصرف آنها طی دوره حسابداری نیز یکی از صورتهای مالی مورد نیاز دیگر (علاوه بر ترازنامه و صورت سود و زیان) بشمارمی آید.

در صورتیکه شرکت با مشکلات مالی عدیده ای روبرو بوده و قادر به بازپرداخت بدهی هایش نباشد ممکن است با حکم دادگاه مجبور به انحلال گردد.

انحلال از طریق تبدیل ونقد نمودن شرکت صورت می گیرد.

تبدیل به نقد کردن ممکن است اختیاری و ارادی و یا غیر ارادی و اجباری باشد.

در نوع اول آن دارائیهای شرکت پس از توافق سهامداران به فروش رسیده و تمامی بدهیهای شرکت پرداخت می شود.

در حالت غیر اختیاری و اجباری آن که با رای دادگاه تحقق می یابد شرکت مجبور به انجام این کار می باشد.

تبدیل به نقد کردن دارائیها یکی از شیوه ها بوده و میتوان شرکت را به صورت دایر آن نیز به فروش رسانید ونقد کرد.

ویژگی های شرکت را می توان به شرح زیر بر شمرد:

تعهد سهامداران در قبال بدهی، محدود به ارزش اسمی سهامشان می باشد.

شرکت از هویتی قانونی برخوردار بوده و مالکیت از مدیریت آن جداست.

امکان افزایش سرمایه برای شرکتها به خصوص از نوع عام آن فراهم تر است؛ زیرا می توان بدون مشورت با دیگر سهامداران سهام شرکت سهامی عام را به عموم عرضه و در قبال این مشارکت وجوه مالی مورد نیاز را تامین کرد.

با تفکیک مدیریت از مالکیت و به محض شکل گیری شرکت، عملیات دائمی آن شکل می گیرد.

حسابها را باید به اطلاع عموم رساند؛ این موضوع امکان کنترل شدیدتر آنچه که در شرکت در حال انجام است را برای رقبا تسهیل میکند.

فعالیتهای شرکت به آنچه که در اساسنامه و موضوع شرکت ذکر شده محدود می گردد.

حق امتیاز یک از شیوه های پر طرفدار برای انجام یک فعالیت بازرگانی، حق امتیاز است.در این حالت، فرد مبلغی وجه به سازمانی بزرگ می پردازد و در ازای آن امتیاز فروش محصولات یا خدمات سازمان صاحب امتیاز برخوردار می شود.

در قبال پرداخت حق امتیاز مربوطه، امکان بهره گیری از نام و بر چسب وبرخورداری از آموزشها و حمایت های بازاریابی سازمان صاحب حساب و اعطا کننده امتیاز فراهم خواهد بود.

دوره حق امتیاز معین بوده و دریافت کننده امتیاز ملزم به تهیه تجهیزات لازم برای فعالیت های بازرگانی خود است.

تجارت شخصی، شراکتی و شرکتی را میتوان با حق امتیاز انجام داد.

ویژگیهای بارز حق امتیاز عبارت اند از: به دلیل حمایت های امتیاز دهنده، ریسک فعالیت کمتر است.

آزمایش محصولات و بازاریابی به وسیله امتیاز دهنده در سطحی کلان انجام خواهد گرفت، تصور عموم از محصولات خوب بوده و محصولات از اشتهار کافی برخوردارند.

امتیاز گیرنده ممکن است از اداره محصول محروم باشد زیرا امکان دارد منافع امتیاز دهنده را رعایت نکنند؛ به همین سبب حس نگرانی و نظارت بر کیفیت برتر و حمایت از سوی امتیاز دهنده همواره وجود خواهد داشت.

وظایف اصلی سازمانها سازمانها برای نیل به اهداف خود ملزم به بکارگیری وظایف و تخصّصهای متنوع هستند.هر سازمان تولیدی نیز در عملیات تولیدی خود از تخصصهای ملی مختلف بهره میگیرد ؛ برای مثال شرکت تولیدی الف را در نظر بگیریم که برای دست یابی به محصولی خاص نیازمند به انجام تحقیقاتی متعدد است.

این در حالی است که شرکت از پول کافی برای تامین مالی عملیات برخوردار است.برای سود آور نمودن فعالیت بازرگانی اقدامات متعددی ضروری است که حداقل آنها را می توان این تور بیان نمود: 1ـ خرید قطعات.

2ـ ساخت و مونتاژ قطعات و بسته بندی محصول.

3ـ فروش محصول.

همانطور که میبینید شرکت نیازمند به ساخت قطعات مورد نیاز، تبدیل مواد خام یا قطعات ساخته شده به محصولی قابل فروش و در نهایت فروش به قیمتی است که سود کافی یا مورد نظری را به همراه داشته باشد.

بنابراین به طور کلی سه وظیفه اصلی در بازرگانی عبارتند از:خرید،ساخت و فروش.

که در این تحقیق فقط به بخش خرید و زیر مجموعه آن یعنی انبار داری می پردازیم.

بخشی از فعالیتهای شرکت شامل خرید یا تهیه مهصول برای تولید است.

بنابراین شرکت نیاز به مکان یا مکانهایی برای حفظ مواد یا قطعات ساخته شده یا خریداری شده و همچنین مکانی برای بررسی و کنترل مواد و قطعات خواهد داشت.

اجرای وظیفه بررسی و کنترل مواد و قطعات و نگهداری و حفظ آنها، سیستم انبارداری را ضروری می نماید که خود بخشی از سیستم کلی تر خرید را تشکیل می دهد.

ساخت محصول نیز نیازمند شناسایی و تعیین اجزاء ، کیفیت، تعداد و ...

و فرایند ساخت است.

تعیین مشخصات و فرایند ساخت محصول از جمله وظایف توسعه محصول به شمار می آیند که به وسیله عملیات طراحی به اجرا در می آیند.

خرید و انبار داری یک شرکت برای اجرای فعالیتهایش در همه جهات نیازمند به خرید کالاها و خدماتی مختلف و متعدد است.

در هر اقدام خریدی تصریح آنچه که نیاز به خرید آنها وجود دارد شناخت عرضه کنندگانی که نیازها را پاسخ گو خواهند بود و تضمین همسو بودن با اهداف ضروری است ؛ از سویی دیگر همسویی با اهداف با الزامات کیفی، کنترل های بودجه ای و تحویل به موقع محصولی مناسب نیز با هم مرتبط هستند.

وظیفه خرید وظیفه بسیار پیچیده ای است.

زیرا کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان برای خرید بسیار متنوع بوده و مشتریان از این بخش انتظارات متفاوتی دارند.

در یک سازمان بسیار بزرگ شاید ایجاد بخش بزرگی برای خرید، به گونه ای که هر فرد آن مسؤولیت تهیه کالا ویا خدمت خاصی را بر عهده بگیرد اقدامی مناسب به نظر می رسد.

در سازمان های کوچک اگر هر بخشی نیاز خودش را خود تهیه کند شاید مناسبتر باشد.

سازمان دهی خرید همچنین تحت تاثیر سیستم کیفیت قرار می گیرد؛ زیرا در صورت وجود بخش کنترل کیفیت، شرکت عملیات کنترل را اعمال کرده و در صورت عدم برخورداری از آن از طریق ارتباط با عرضه کنندگان ، به عنوان مثال به وسیله خط کامپیوتری ، این عمل را انجام داد.

نقش بخش خرید در یک شرکت مهندسی بخش عظیمی از خرید ها به گونه ای در محصول نهای آن مورد استفاده قرار می گیرد؛ چیزی حدود نیمی از کل مخارج خرید شامل خرید قطعات تولیدی، مذاکرات مربوط به قراردادهای موقت نیروی کار و ارز یابی عرضه کننده گان منابع و مواد و قطعات و مذاکرات مربوط به بهره گیری از تخفیفات خرید در حجم های زیاد است.

خرید مناسب خریدی است که محصولات مناسبی را با کیفیتی مناسب ، به قیمتی مناسب و در زمانی مناسب نتوان تهیه کرد.

وظیفه تدارکات وظیفه ای فرا تر از خرید است.

تدارکات در پی بر آورده ساختن نیازهای مشتریات درون سازمان است.

این مشتریان درون سازمانی عبارتند از: طراحی، ساخت، پرسنلی و مالی.

تعامل مناسب و موثر با کلیه این بخش های درون سازمانی و رفع نیاز های آنان در زمانی مناسب و با کیفیت و در زمانی مطلوب از اهمیت بسیار برخوردار است.

سازمان دهی وظایف بخش خرید اغلب در شرکتهای بزرگ بخش خرید بزرگی وجود دارد که به طور متمرکز تمامی جنبه های تهیه و تدارک کالا، نگهداری مطلوب و تحویل آنها را بر عهده دارد.

این بخش به مدیریت مواد نیز شهرت دارد.در شرکت های کوچک این فعالیت ها احتمالاً بین بخشهای مختلف آن توزیع شده تا هر بخش خرید نیازمندی های خود را به عمل آورد.با وجود این در سازمانهای کوچک نیز سیاستهای خرید به طور متمرکزی طرح خواهد شد و مواردی همچون کنترل جریان نقدینگی، رویه های انتخاب عرضه کنندگان و نهوه پرداخت به آنها را مورد بررسی قرار خواهد داد.

در حالت متمرکز که خریداران متعددی مشغول به کارند وظیفه خریدهایی خاص به هر یک از آنها واگذار خواهد شد.

به عنوان مثال، گروهی مسؤول خرید مواد غذایی ، گروهی مسؤول خرید اثاثه، گروهی مسؤول خرید تجهیزات و گروهی مسؤول خرید قطعاتن تولیدی و مانند آن خواهند بود.

مزیت این کار افزایش دانش تخصصی هر گروه در رابطه با کالاها یا خدمات و شناخت بهتر بازار مربوط به آن خواهد بود.

مزیت دیگر خرید متمرکز با تقسیم کار فوق بهره گیری از تخفیفات خرید به علت حجم بالای آن کاهش هزینه های کل سفارش دهی و جلو گیری از دو و چند باره کاری خواهد شد.

در بعضی از بخشهای خاص مانند بخش توسعه محصول اختیارات خرید داده می شود تا در سریع ترین زمان ممکن بتوانند نیازمندی های طراحی و مهندسی خود را تامین کنند.

در این حالت، کنترل متمرکز در آنها در حداقل خود اعمال خواهد شد.

در حالتی که عملیات بوروکراتیک از حجم بالایی بر خوردار بوده و نیازها از فوریت بر خوردار باشند، اعمال این روش مناسب به نظر میرسد.

آنچه که در سازماندهی این بخش با اهمیت است همانا کنترل بودجه ای، کنترل الزامات کیفی و کنترل توانایی های عرضه کنندگان در تامین بجا ، ارزان ، سریع و با کیفیت محصولات مورد تقاضا است.

اهم فعالیت های بخش خرید اهم فعالیت های بخش خرید عبارتند از: تعیین و تبیین سیاستها و خط مشی های خرید، منبع یابی و خرید و کنترل موجودی.

تعامل بخش خرید با دیگر بخشهای سازمان موجب شناخت صحیحتری از نیازمندیها و ویژگی های تقاضای آنها خواهد شد.

1ـ سیاستگذاری خرید: سیاستهای خرید، قواعد اجرای وظیفه خرید را تعریف میکنند .سیاست خرید ممکن است معیارهای انتخاب عرضه کنندگان یا موقعیت جغرافیایی آنان، محدودیتهای نقدینگی شرکت و یا حتی مقدار خرید و سقف آنها از عرضه کنندهای خاص را تعیین کند.

سیاستهای خرید در طول دورهای از زمان تدوین می گردند ولی موضوع مهم، اجرای سیاستها و کنترل و تظارت بر تعیین اثر بخشی آنها است .

کنترل بر اجرای سیستها و کنترل و ارز یابی اثر بخشی سیاستها در سازمانهایی که دارای سیستم خرید غیر متمرکز هستند بسیار مشکل تر از سیستم متمرکز است.

2ـ منبع یابی خرید: منبع یابی همانا یافتن عرضه کنندگانی است که قادر به برآورده ساختن نیاز های شرکت به کالاها و خدمات هستند.

قبل از منبع یابی ضرورت دارد با تمامی بخشها هماهنگی به عمل آید تا نیاز ها به درستی تعیین و تثبیت گردند.

گام بعدی ارتباط با عرضه کنندگان بالقوه و جمع آوری اطلاعات لازم برای تصمیم گیری در باره بهترین عرضه کننده یا عرضه کنندگان است.

منبع یابی فعالیتی زمانبر و مستلزم هزینه در رابطه با بهره گیری از متخصصان منبع یابی یا انجام این امور به وسیله خود شرکت است؛ به عنوان مثال ، در بخش نرم افزار اگر برای منبع یابی به شرکتهای متخصص نرم افزار مراجعه کرده و از نظر های مشورتی آنها بهره بگیریم شاید اقتصاذی تر باشد تا اینکه از افرادی که اطلاعات کمتری در این رابطه دارند نظر نخواهیم.

بسیاری از شرکتها برای عرضه کنندگان جانشینی را نیز می یابند تا در صورت عدم توان شرکت اصلی و عرضه کننده ویا مشکلات احتمالی در آینده، ریسک شرکت کاهش یابد.

بعضی از معیار های مهم در انتخاب عرضه کننده برتر عبارتند از: کیفیت، موقعیت مکانی، قابلیت اطمینان به تحویل نیازمندی های شرکت، ثبات و توانایی مالی عرضه کننده یا عرضه کنندگان.

در صورتی که رعایت مقررات استانداردو محصول الزامی باشد ضرورت دارد تا هر چند مدت یکبار ملاقاتی از شرکت عرضه کنندگان به عمل بیاید تا بتوان عرضه کنندگانرا از لحاظ تحویل و کیفیت خدمات بعد از فروششان مورد ارز یابی قرار گیرد .

3ـ خرید: شیوه های خرید متعدد است و ضرورت دارد تا معیارهای خرید در سیاست خرید تعریف شود.

در شرکت هایی که سیستم تولید آنها به طور نسبی از ثبات بیشتری برخوردار است لیست قطعات مورد نیاز و منابع عرضه کننده آنها معین است.

بسیاری از شرکتها دارای انباری خاص برای اقلام پر مصرف هستند.

برای اقلام این گونه انبارها سطح سفارش مجدد موجودی تعریف شده است.

مقدار سفارش جدید هر قلم در هر بار نیز محاسبه شده است.

مقدار سفارش مجدد با توجه به قیمت خرید، تخفیفات و هزینه نگهداری هر قلم موجودی محاسبه می شود.

شرکتها ممکن است از شیوه خرید « call-off » بهره بگیرند.

در این شیوه خرید برای کلیه اقلام مورد نیاز طی یک دوره یک سفارش جمعی داده میشود؛ گرچه که در زمان سفارش نیز به آنها نیازی نباشد.

مزیت این روش، کاهش شدید فعالیت های اداری و تحویل گرفتن نیازمندیها در زمان مورد نیاز و عدم نیاز به نگهداری موجودی حاصل از سفارش زیاد و حجیم است.

نکته حائز اهمیت برای خریدار، توان تعیین و پیشبینی زمان تاخیر سفارشات است.

تاخیر زمانی، فاصله زمانی میان سفارش دهی کالاهای مورد نیاز و دریافت آنها است.

تاخیر زمانی موجب تاخیر در تحویل محصول نهائی شرکت شده و بر مقدار موجودی که یک شرکت باید نگهداری نماید تاثیر میگذارد.

تاخیر زمانی شرکت را به نگهداری موجودی قابل مصرف طی مدت زمان موجود بین زمان سفارش دهی و زمان دریافت وامی دارد.

به دلیل اهمیت فراوان تاخیر زمانی در تولید، بسیاری از شرکت ها مدت زمان آنرا تعیین نموده و شرکت های عرضه کننده را تحت کنترل قرار می دهند.

وجود ارتباط مناسب میان خریداران و بخش ساخت یا تولید برای اعمال واکنش سریع واحد تولید در مواقع ضروری و فوری بسیار با اهمیت است.

بخشی از نقش خرید از طریق پیگیری پیشرفت کار ایفا می شود.

پیگیری، شامل کسب اطلاع و حصول اطمینان از تحویل مقدار مورد نیاز در زمان مقرر است.

بعضی از شرکت های بزرگ افرادی را برای حفظ ارتباط مداوم با عرضه کنندگان خود استخدام میکنند.

انبار داری و کنترل موجودی وظیفه اولیه سیستم کنترل موجودی، ایجاد اطمینان از دسترس بودن اقلام مورد نیاز در زمان مناسب است.

بنابر این فعالیت هائی مانند تعیین نیازمندی ها، خرید و آماده سازی قطعات برای تحویل به واحد ساخت یا تولید را در برمیگیرد.

این سیستم از اهدافی خاص در رابطه با هزینه، کیفیت و سطوح موجودی نگهداری شونده برخوردار است.

انبارها قلب سیستم کنترل موجودی هستند.

انبارها جایی هستند که نیازمندی ها در آنجا دریافت، نگهداری و توضیع شده و اسناد و مدارک این تعاملات و نقل و انتقالات نیز تهیه و نگهداری می شود.

انواع موجودی شرکت ها را به سه دسته میتوان تقسیم نمود: مواد خام، قطعات و اجزا.

کالای در جریان ساخت.

کالاهای ساخته شده و تکمیل شده.

مواد خام، قطعات و اجزا موادی هستند که به شکل اولیه خود در ساخت محصول به کار برده میشوند.ورقه های فولاد نمونه ای از مواد خام به شمار می آیند.

این مواد خریداری شده اند تا موقع نیاز به کارگرفته شوند.

قطعاتی که مونتاژ شده و برای تکمیل بیشتر به انبار عودت داده شده اند نیز دز این دسته جای میگیرند.

کالای در جریان ساخت موادی است که در سالن تولید پردازش شده و منتظر پردازش های بعدی است و کالاهی ساخته شده نیز کالاهایی هستند که کاملا تکمیل شده اند و از قابلیت فروش برخوردار هستند.

این محصولات تا زمان ارسال، در انبار کالاهی ساخته شده نگهداری می شوند.

انبارها مکانهایی هستند که کالاها در آنجا به گونهای صحیح و سالم نگهداری می شوندتا در مواقع نیاز به آنها تحویل شوند.

وجود انبارها از سوء استفاده، وارد شدن خسارت و گم شدن موجودیها جلوگیری به عمل می آورد.

انبارها از کیفیت جنس محافظت به عمل آورده و بسته بندی و فضا و نقل وانتقالات مناسبی را برای اجناس مختلف در نظر خواهند گرفت.

در طراحی فضای انبارها باید به انواع قطعاتی که در آن انبار خواهد شد، چگونگی دستیابی به آنها و تعداد دفعات و مقدار نیازمندی به آنها توجه کافی نمود.

اجناس مختلف ممکن است برای نگهداری مناسب به بسته بندیهای خاصی نیاز داشته باشند.

صرفنظر از چگونگی مکان یابی انبارها، قابل شناسائی و سهل الوصول بودن و در مواقع نیاز به اندازه کافی در دسترس بودن اقلام برای تولید یا فروش نیز از اهمیت زیادی برخوردار است.

بعضی از انبارها منطقه ای ممنوعه برای نگهداری اقلام بسیار با ارزش یا سری خود در نظر می گیرند.

انبارها را میتوان از لحاظ ماهیت مواد (قابل اشتعال، قابل انفجار و … ) نیز جدا کرد.

انبار دار مسئول نگهداری موجودی به طور شایسته است.

انبار دار علاوه بر مسئولیت عملیاتی از مسئولیت اطلاعاتی نیز برخوردار است.

چهار وظیفه مهم انباردار در این رابطه عبارت اند از: اطلاعات ورود کالا، خروج کالا، ردیابی و موجودی برداری کالا.

عملیات ورود کالا به انبار عملیات ورود کالا برای حصول اطینان از صحیح و درست و سالم بودن تعداد و مقدار کالا برای تحویل آن به منظور ساخت است.

این عملیات شامل بازبینی کردن کالاها در برابر سفارش خرید به عمل آمده است.

پس از بررسی مقدار، کیفیت و نوع کالای دریافتی و در صورت عدم مغایرت و صدمه ای خاص، برگ تحویل کالا امضاء خواهد شد.

کالاها برای بازرسی جزیی تر مورد مورد بررسی قرار می گیرند تا رسید و تحویل کالاقطعی شده و امضای نهایی یا تحویل قطعی کالاها صورت پذیرد.

کالاهایدریافتی در قفسه ها یا مکانهای خاص خود انبار خواهند شد.

در کنار جاگذاری فیزیکی، اسناد و مدارک موجودی انبار نیز بهنگام خواهند شد.

کالاها در بعضی مواقع به بسته بندی مجددی برای نگهداری در انبار نیازمند هستند.

انبار دار باید واحدهای تولید و خرید را در جریان رسدن و تحویل کالاها قرار دهد.

این آگاه سازی، جدول زمانبندی تولید را به گونه ای منظم تر و صحیح تر تعدیل میکنند و از سفارش مضاعف جلوگیری و موجبات پرداخت مضاعف به عرضه کنندگان کالاها را نیز فراهم می آورد.

مسئوولیت رد کردن و بازگرداندان کالاهای معیوب و ناقص و یا غیر مرتبط با سفارش یا متفاوت از لحاظ زمان دریافت آنها نیز ممکن است به انباردار واگذار شود.

در تمامی موارد مذکور اسناد موجودی تعدیل خواهند شد.

عملیات خروج کالا از انبار خروج کالا به فرایند فرستادن قطعات به واحد ساخت و یا ارسال آنها برای عرضه کنندگان و یا مشتریان اطلاق می شود.صدور یا خروج کالا ممکن است برای پاسخ گویی به نیاز فرد به انبار به عمل بیاید.

فرد مورد نظر باید فرمی را تکمیل کند که در آن نوع نیاز، مقدار مورد نیاز و نام محصولی که قطعه درخواست شده برای ساخت آن دریافت می گردد نعین خواهد شد.

اسناد موجودی را باید بلا فاصله پس از تحویل کالا و یا قطعه مورد نظر بهنگام کرد.

بعضی از شرکتها درخواست اقلام مصرفی که در لیست مواد استاندارد محصول نباشند را مجاز می داند.

اقلامی که برای مواردی خاص سفارش داده می شوند و به طور مستقیم در محصول به کار برده نمی شوند نیز بر اساس برگ درخواست کالا قابل دریافت خواهند بود.

در شیوه دوم لیست و مقدار مورد نیاز برای مونتاژ یا تولید محصول یا سفارشی خاص از قبل تعین می شود و یک باره از انبار خارج شده و اسناد موجودی نیز به ازای خروجی های موجودی بهنگام می شوند.

این کار لزوم پر کردن برگهای درخاست کالا یا موجودی را منتفی خواهد کرد.

قابلیت ردیابی و پیگیری در برخی از صنایع خاص قابلیت پیگیری و ردیابی الزامی است.

قابلیت ردیابی به توانا بودن در تعین تمامی قطعاتی که برای ساخت یک محصول و یا یک دسته از محصول به کار رفته اند اطلاق می شود.

این کار مستلزم اختصاص دادن شماره هایی سریال به کالاها، موجودی ها و اسنادی است که برای ثبت موجودی های مواد خام یک سفارش یا محصول به کار برده می شوند.

قابلیت پیگیری و ردیابی در انبار از طریق بررسی اسناد صدور کالاها میسر خواهد بود.

موجودی برداری(انبار گردانی) برای ارز یابی میزان موثر بودن عملیات انبارها ضرورت دارد بدانیم چه کالاهایی در انبار و به چه مقداری وجود دارند.

علی رغم وجود اسناد به هنگام شده موجود در انبار، وجود اختلاف میان مقادیر و انواع بیان شده بر طبق اسناد و موجودی واقعی امکان پذیر است؛ از این رو موجودی برداری یا شمارش موجودیها در شرکتها امری متداول است.

موجودی برداری برای ارزشیابی مالی موجودی شرکتها و درج آنها در حسابهای مالی نیز به اجرا گذاشته می شود.

به طور معمول دو نوع موجودی برداری متداول است.

در نوع اول که سالی یکبار به عمل می آید و بیشتر هم در ایام پایان سال مالی شرکتهاست، ضروری است تا عملیات شرکت طی دوره موجودی برداری متوقف و در انبارها بسته شوند.

در این روش باید از قبل به اطلاع همه بخشها رساند تا کالاهای مورد نیازشان طی دوره موجودی برداری را از قبل در خواست و تهیه کنند.

عدم پذیرش کالا از سوی عرضه کنندگان طی این دوره نیز باید از قبل به اطلاع آنها برسد.

گر چه ممکن است تمهیداتی را برای تحویل کالاهای در راه یا در یافتی مصرف نخواهند شد.

اقلام شمارش شده با اسناد آنها مطابقت داده می شوند.

در نوع دوم موجودی برداری؛ موجودی برداری به طور دایمی در طی سال به عمل می آید؛ به همین سبب نیازی به تعطیلی انبارها وجود ندارد.

به هر جهت، بهره گیری از این روش برای حسابداری، مستلزم تایید آن به وسیله حسابرسان است.

عملیات تولید وساخت عملیات، فعالیت اصلی شرکت به شمار می آید.

در یک شرکت تولیدی، عملیات شامل فعالیتهای تبدیل مواد خام به محصولات ساخته و تکمیل شده است.

اکثر شرکتهای مهندسی کم و بیش با عملیات ساخت یا تولید در ارتباط هستند.حتی شرکتهایی که به عملیات تولیدی اشتغال ندارند نیز طراحا آن باید در توسعه محصول از محدودیتهای تحمیل شده ناشی از فرآیندهای ساخت و یا سازمان آگاه باشند.

در این قسمت به بررسی چگونگی طرح ریزی و سازماندهی تولید برای بر آورده کردن اهداف شرکت پرداخته و فعالیتهایی را که به انجام عملیات ارتباط دارند می پردازیم.

سازماندهی تولید یا ساخت واحد ساخت مواد خام، قطعات و اجزاء را دریافت کرده، آنها را به محصولی ساخته و تکمیل شده تبدیل مینماید.

این تبدیل مستلزم اجرای تعدادی فرایند است.

این فرایندها ممکن است تنها بر روی یک ماشین ساده و یا به صورت فرایند مونتاژی پیچیده و رویه های آزمون کردن بر روی مجموعه ای از ماشین ‌‌‌‌آلات به اجرا در آیند.

برای سازماندهی بخش ساخت یا تولید باید تعداد و انواع محصولات و فرایندهای جاری تولید را به خوبی شناخت.

شناخت به دست آمده بررسی سازمان کارخانه را بر اساس ماشین آلات و میسر خواهد کرد.

چهار روش تولید مورد استفاده برای ساخت محصولات عبارتند از : تولید سفارشی،‌ تولید دسته ای،‌ تولید مرحله ای و تولید گروهی.

هر یک از این روش ها بر طرح مکان یابی و نیروهای کار و مواد مورد نیاز کارخانه به گونه ای موثر هستند.

در ادامه به توضیح هر کدام از روش ها میپردازیم.

روش تولید سفارشی: در این روش تولید، یک واحد محصول یا دسته ای کوچک از آن برای پاسخگویی به سفارشات یک مشتری خاص تولید می شود.

این روش تولید نیازمند به طرح ریزی بسیار زمان بری است و سازمان تولید مورد نیاز آن باید از انعطاف پذیری بالایی برخوردار باشد؛ زیرا محصولات یا به وسیله گروهی از افراد یا همه آنها و یا به وسیله یک فرد که تمامی عملیات را به تنهائی انجام میدهد تولید می شود.

این روش تولید برای کالاهیی با حجم کم که همیشه در شرکت تولید میشوند روش موثری به شمار می آید.

روش تولید دسته ای : در این روش تولید، محصولات در حجم زیاد و در طی یک سری مراحل تولید می شوند.

حجم محصولات به حدی نیست که روش تولید مرحله ای را ایجاب نماید.

دسته محصولات تولیدی، یک سری از عملیات متوالی را طی میکند به گونه ای که قبل از حرکت دسته تولید به مرحله بعدی لازم است تا همه اقلام دسته عملیا تشان تکمیل شده باشند.

این روش تولید برای تولید کنندگانی که دامنه وسیعی از انواع محصولات را تولید می کنند، مناسب است.

این روش، مستلزم طرح ریزی بسیار دقیق است تا بنوان ضایعات را به حداقل رساند.

کالای در جریان ساخت در این روش تولید پر حجم است.

شرکتهایی که این روش را به کار میبرند مکان یابی کارخانه را بر مبنای وظایف تخصصی به عمل می آورند به گونه ای که فرایندها و وظایف مشابه با هم جمع و گروهبندی شده و تمامی کارها یی که باید در یک قسمت پردازش شوند زمانبندی می شوند.

یک مثال از مکان یابی تولید دسته ای را میتوان با نمودار زیر نشان داد: