: در سالهای اخیر در سراسر دنیا هزینه‌های فناوری اطلاعات (IT) در سازمانها، اعم از کوچک یا بزرگ، خدماتی یاتولیدی، انتفاعی یا غیر انتفاعی، افزایش یافته است.
هزینه‌های خودکار سازی دفتری و خودکار سازی تولید که شامل‌کامپیوترها، بسته‌های کاربردی، توسعه نرم‌افزارهای مطابق با نیاز، ارتباطات، شبکه‌های کامپیوتری و اینترنت است‌سرمایه‌گذاری محسوب می‌شود و معمولا به منظور توسعه اثربخشی، افزایش بازدهی، نگهداری و ارتقای جایگاه رقابتی‌سازمان صورت می‌گیرند.
متاسفانه همه سرمایه‌گذاریها و فناوری اطلاعات نتایج مورد انتظار را به بار نمی‌آورند.
این واقعیت به همراه گامهای‌سریع تغییر در منسوخ شدن فناوری اطلاعات در ابعاد سخت‌افزار و سکوهای نرم‌افزاری، مدیران سازمانها را وامی‌دارد که‌برنامه‌ریزی بلند مدت در سرمایه‌گذاری فناوری اطلاعات را مورد توجه قرار دهند.
این مقاله یک مدل ورودی خروجی را برای توسعه برنامه اصلی سیستمهای اطلاعات مدیریت ارائه می‌دهد و در آن‌چندین روش برنامه‌ریزی از جمله روشهای برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کار (BSP) و رویکرد مهندسی اطلاعات برای‌تولید چنین برنامه‌ای مورد مقایسه قرار می‌گیرد.
علاوه بر این، در این مقاله یک روش جدید برای برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات که در آن سعی شده است ضمن‌برطرف کردن نقاط ضعف روشهای موجود، بر نقاط قوت آنها تاکید شود ارائه شده است.
در پایان مجموعه‌ای از عوامل‌ارزیابی روشهای برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات ارائه شده که اهمیت نسبی هر یک از آنها از طریق مصاحبه روش‌مند بامتخصصان ایرانی گزارش شده است.
کلید واژه‌ها: فناوری اطلاعات، برنامه‌ریزی راهبردی، معیار گزینش، ضرورت برنامه‌ریزی، مدل ورودی خروجی، اولویت‌سیستمها، سیستمهای اطلاعات مدیریت، فرایند کسب و کار، عوامل حیاتی موفقیت
چکیده:
مقدمه
مدیران، شرکتها و سازمانها، اعم از خصوصی ودولتی، هر ساله هزینه‌های بسیار زیادی را در زمینه‌فناوری اطلاعات (نرم‌افزار، سخت‌افزار، شبکه،آموزش، استخدام نیروی انسانی، تحول در سازمان‌و ...) صرف می‌کنند.
متاسفانه در بسیاری مواردبازدهی و اثربخشی فناوریهای به‌کار گرفته شده‌نسبت به هزینه‌های مصرف شده پایین است که‌قابل تامل و بررسی است.
بقا و رشد سازمانها در گرو تغییر نگرش به‌اطلاعات به عنوان یکی از منابع اصلی هر سازمان‌است و بر این اساس، ضرورت برخورد مناسب،منسجم و برنامه‌ریزی شده مدیران با این منبع‌اولویت بسیار بالایی پیدا خواهد کرد.
اهداف وره‌آوردهای مقاله متعدد هستند و در ادامه به آنهااشاره می‌رود، اما هدف اصلی تحقیق انجام شده‌این‌است که یک مدیر چگونه روی فناوری‌اطلاعات سرمایه‌گذاری کند.
مفهوم سرمایه‌گذاری در سیستمهای‌اطلاعات مدیریت، که در این گزارش از آن بسیاراستفاده خواهد شد شامل تمامی‌سرمایه‌گذاریهایی است که در زمینه سیستمهای‌پردازش تراکنش، سیستمهای گزارش مدیریت،سیستمهای پشتیبانی تصمیم‌گیری، سیستمهای‌پشتیبانی مدیریت ارشد، سیستمهای مدیریت‌دانش و خودکار سازی اداری و مجموعه‌نیازمندیهای آنها اعم از سخت‌افزار، نرم‌افزار وشبکه خواهد بود.
برای آنکه موضوع از همین ابتدا روشن‌شود سؤالهایی را که سعی شده است در این مقاله‌به آنها پاسخ داده شود در اینجا مطرح می‌کنیم.
1.
چرا برنامه راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت برای بنگاه ضروری است؟
2.
ویژگیها و محتوی یک برنامه راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت چیست؟
3.
آیا می‌توان فرایند برنامه‌ریزی را در قالب یک‌مدل تدوین و ارائه کرد؟
4.
نقاط قوت و ضعف روشهای فراگیر کدام‌اند؟
وآیا می‌توان روشی را معرفی کرد که نقاط ضعف‌کمتری داشته باشد؟
5.
یک روش برنامه‌ریزی مناسب چگونه انتخاب‌می‌شود؟
6.
معیارهای گزینش روش مناسب کدام‌اند؟
ضرورت برنامه‌ریزی
تحولات انجام شده در چند دهه اخیر جای‌هیچگونه شک و تردیدی را نسبت به ضرورت‌برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت باقی نمی‌گذارد، زیرا:
- اقتصاد جهانی و بر اثر آن رقابت نیز بسیارفشرده‌تر شده است و عملیات هر بنگاه باید به‌شکل جهانی انجام شود.
- اقتصاد در صنایع مختلف تغییر پیدا کرده و بردانش و اطلاعات بنیان‌گذاری شده است.
- ساختارهای سازمانی و خطمشهای مدیریتی‌کاملا متحول شده‌اند.
- فناوری اطلاعات کاملا دگرگون شده است و به‌لحاظ کمی (توسعه در کل جهان) و کیفی (تنوع‌و سرعت اطلاعات) با قبل قابل مقایسه نیست.
- از اطلاعات به عنوان منبع راهبردی نامبرده‌می‌شود.
آنچه از دیدگاه مدیریت هر بنگاه پراهمیت به نظرمی‌رسد نحوه سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات‌است، زیرا:
- اجرای برنامه مستلزم سرمایه‌گذاری بسیارسسنگین است.
-نتایج حاصل از اجرای برنامه باید پاسخگوی‌نیازهای واقعی سازمان باشد.
- اجرای برنامه نیاز به ایجاد فرهنگ جدید دارد.
- اجرای برنامه مستلزم جذب و تربیت نیروی‌انسانی است.
- اجرای برنامه تاثیر بسیار گسترده و عمیقی درسازمان ایجاد میکند.
- طبیعت اجرای برنامه بلند مدت است.
- و نهایتا با توجه به تغییرات سریع در فناوری‌اطلاعات انتخاب روند مناسب باعث خواهدشد که از سرمایه‌گذاری مجدد جلوگیری به‌عمل‌آید.
محتوی برنامه راهبردی سیستمهای‌اطلاعات مدیریت
روشهای مختلفی وجود دارد که مدعی هستندمی‌توانند برنامه فناوری اطلاعات را برای سازمانهاو بنگاهها ایجاد کنند و بر ادعای خود نیز اصراردارند، اما سؤالهای اصلی که در انتخاب روش نقش‌مؤثری دارند عبارت‌اند از.
محتوی برنامه فناوری اطلاعات چیست؟
چگونه می‌توان به روش مناسب دست یافت؟
پارکر و ترینر بر مدلهای جاری و آینده‌فرایندهای کسب و کار در سطح کلی و جزئی وطراحی معماری داده‌ها با هدف یکپارچه و برنامه‌راهنما از سیستمها و اطلاعات جاری برای ساخت‌معماری هدف تاکید دارند [8].
آقا و خانم لادن برنامه را شامل عباراتی ازاهداف بنگاه می‌دانند که چگونه پشتیبانی ودستیابی به آن اهداف را توسط فناوری اطلاعات‌بیان میکند و بر سازمان بنگاه و طراحی فرایندهاتاکید دارند [1].
آلتر برنامه فناوری اطلاعات را جزئی ازبرنامه کسب و کار می‌داند که باید برنامه کسب وکار را پشتیبانی کند [2].
وی‌سوکی دمیشل برنامه‌ریزی سیستمهای‌اطلاعاتی یکپارچه و برنامه راهبردی بنگاه وواحدهای کسب و کار را که با همکاری مدیران‌ذیربط و مدیران سیستمهای اطلاعاتی به‌وجودآمده است به عنوان مبنای برنامه‌ریزی سیستمهای‌اطلاعاتی مدیریت قرار می‌دهد [7].
در سابقه این موضوع دو ابهام عمده دیده‌می‌شود که یکی از آنها نوع ارتباط بین فرایندهای‌برنامه‌ریزی راهبردی کسب و کار، و برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت است ودیگر اینکه علی‌رغم سطح مشترکی که بین محتوی‌برنامه‌های راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت‌وجود دارد اما چارچوب شفافی را از برنامه ومحتوای آن مطرح نمی‌کند و به همین دلیل سعی‌شده است که محتوی شفافی از یک برنامه فناوری‌اطلاعات به شرح زیر ارائه شود.
این محتوی فارغ‌و مستقل از روشهای مختلف برنامه‌ریزی راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت ارائه شده است.
برنامه فناوری اطلاعات
اهداف، راهبردها و سیاستهای برنامه راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت
محیط عملیاتی
ابزارهای توسعه نرم‌افزار
نحوه توسعه نرم‌افزار و به‌کارگیری آن
سیاستهای اداری و سازمانی
مجموعه سیستمها
فرایندها
سیستمهای اطلاعاتی
رابطه فرایندها و سیستمهای اطلاعاتی
نیازهای اطلاعاتی سازمان
موجودیتها
رابطه موجودیتها و سیستمها
درجه‌بندی و اولویت سیستمها
برنامه چند ساله اجرایی
وی‌سوکی دمیشل رابطه بین فرایندهای دوبرنامه‌ریزی راهبردی کسب و کار و برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات را در چهار شکل‌مستقل، انفعالی، مرتبط و یکپارچه مطرح میکند.از طرف دیگر ساز و کارهای دیگری ارائه شده‌است که به موضوع چگونگی دستیابی به‌همراستایی دو برنامه‌ریزی اشاره دارند و هدف آنهااین‌است که بین دو فرایند یکپارچگی ایجاد کنند.این نوع ساز و کارهای مستقل از روشها به عواملی‌پرداخته‌اند که نحوه به‌کارگیری روشها را در سازمان‌تحت تاثیر قرار می‌دهند و در ماهیت روش مؤثرنیستند.
روشهای مختلف برنامه‌ریزی که برنامه‌فناوری اطلاعات محصول فرایند برنامه‌ریزی‌آنهاست، علاوه بر اطلاعاتی که در طول فرایند به‌آنها دستیابی پیدا می‌کنند، نیازمند اطلاعات وورودیهای خاصی هستند.
همانطور که دیده می‌شود این روشها ازیک طرف متناسب با نوع رابطه‌ای که با فرایندبرنامه‌ریزی راهبردی کسب و کار دارند از برنامه‌راهبردی کسب و کار اطلاعات لازم را دریافت‌می‌کنند و از طرف دیگر از آنجا که اثر بخشی‌اجرای برنامه در تایید، پشتیبانی و هم‌افزایی تحقق‌برنامه راهبردی بنگاه دیده می‌شود، یکپارچگی‌بین دو فرایند برنامه‌ریزی امری اجتناب‌ناپذیراست.
مدل ورودی-خروجی برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت
در این مرحله به طرح مدلی شفاف و جامع به نام‌مدل ورودی-خروجی پرداخته می‌شود که به‌عنوان مبنا و معیاری جهت ارزیابی روشهای‌مختلف برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای‌اطلاعات مدیریت می‌تواند مورد استفاده واقع‌شود.
کلیات مدل در شکل 1 و مدل تفصیلی درشکل 2 آمده است.
اثر ورودیها بر خروجیها در جدول 1 آمده است.
بررسی روشهای موجود برنامه‌ریزی
روشهایی که در این مقاله مورد بررسی قرارگرفته‌اند عبارت‌اند از:
1.
تبدیل مجموعه راهبرد (KING)
2.
برنامه‌ریزی سیستم کسب و کار (IBM)
3.
عوامل حیاتی موفقیت (ROCKART)
4.
تحلیل اطلاعات کسب و کار و تکنیکهای‌یکپارچه‌سازی
(BURNSTINE)5.
تحلیل محصول-مناسبات(DICSON & WETHERBE)
6.
بازگشت سرمایه
7.
اعلام هزینه
8.
بودجه بر مبنای صفر (PYHER)
9.
برنامه‌ریزی راهبردی اطلاعات (MARTIN)
این روشها با مدل ورودی خروجی مورد ارزیابی‌واقع شدند و این ارزیابی در سه محور به شرح زیرانجام پذیرفته است.
الف) آیا ورودیهایی که روش برنامه‌ریزی از آن‌استفاده میکند، زیرمجموعه‌ای از ورودیهایی مدل‌هستند؟
الف) آیا ورودیهایی که روش برنامه‌ریزی از آن‌استفاده میکند، زیرمجموعه‌ای از ورودیهایی مدل‌هستند؟
ب) آیا خروجیهایی که روش برنامه‌ریزی‌تولید میکند (برنامه) زیرمجموعه‌ای ازخروجیهای مدل هستند؟
ج) آیا روش به کل ورودیهای مدل نیاز دارد وتمامی خروجیهای مدل را تامین میکند؟
پاسخ هر یک از روشها به سؤالهای فوق در جدول2 آمده است.
ورودیها و خروجیهای روشهای‌برنامه‌ریزی که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفته‌است از دیدگاه مدل ورودی و خروجی به دو گروه‌قابل تفکیک هستند.روشهایی که ورودی یاخروجیهایشان جزئی از ورودیها و خروجیهای‌مدل محسوب می‌شود و روشهایی که تمامی‌ورودیها و خروجیهای مدل را تامین می‌کنند.
با این رویکرد مدل ورودی خروجی روشها را به دودسته فراگیر به معنای پوشش دهنده به تمامی ورودیها و خروجیهای مدل و غیرفراگیر به معنای‌عدم پوشش کامل ورودیها یا خروجیها تقسیم‌می‌کند.
محصول این ارزیابی این‌است که روشهای‌برنامه‌ریزی سیستمهای کسب وکار از شرکت IBMو برنامه‌ریزی راهبردی اطلاعات از جیمزمارتین‌روشهای فراگیر هستند.
روش جدید برنامه‌ریزی به لحاظ پوشش‌کامل ورودیها و خروجیهای مدل نیز فراگیر است.
این دو روش دارای ویژگیهای مشترک ونقاط قوت و ضعف متفاوت‌اند که در ادامه به‌توصیف این ویژگیها پرداخته می‌شود.
الف) ویژگیهای مشترک هر دو روش بسیار مفصل‌اند و به جزئیات زیادی‌در طول فرایند برنامه‌ریزی می‌پردازند.
این ویژگی‌باعث می‌شود که اولا فرایند برنامه‌ریزی بسیارطولانی شود و ثانیا هزینه بسیار زیادی را برای‌سازمان ایجاد کند.
هر دو روش بسیار نظام‌مند عمل می‌کنندو از پشتوانه نظری و تجربی بسیار زیادی‌برخوردارند و به شکل جامع تمامی ابعاد سازمان‌را پوشش می‌دهند.
هر دو روش، روش‌برنامه‌ریزی از بالا به پایین و اجرا از پایین به بالا رادنبال می‌کنند.
ب) ویژگیهای غیرمشترک روش برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کار، تمرکزبسیار زیادی بر فرایندهای موجود کسب و کار داردو لذا تاکید دارد که سیستمهای اطلاعاتی باید ازوضعیت جاری جریان اطلاعاتی سازمان پشتیبانی‌کنند.
به همین جهت این روش کمتر در موردبازسازی فرایندها ارائه طریق میکند و برعکس،مجموعه سیستمهای کاربردی را به‌اندازه کافی‌مفصل ارائه می‌دهد.
روش برنامه‌ریزی راهبردی اطلاعات، برعوامل حیاتی موفقیت تمرکز بیشتری دارد و به‌اندازه کافی به فرایندهای کسب و کار نمی‌پردازد ولذا مجموعه سیستمهای کاربردی را به اندازه کافی‌معرفی نمی‌کند.
روش برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کارنسبت به روش برنامه‌ریزی راهبردی اطلاعات به‌لحاظ اخذ توافقات مدیریتی در مورد اولویتهای‌اجرایی موفقتر عمل میکند.
جدول 3 خلاصه‌ای از مقایسه روشها رانشان می‌دهد.
چون این دو روش با توجه به قدمت آنهاهنوز برای برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات درسازمانهای مختلف به‌کار می‌روند و مجریان آنها برصحت ونقاط قوت آنها تاکید بسیار می‌ورزند،نقاط قوت غیرمشترک آنها یعنی تاکید روش‌برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کار بر تحلیل‌فرایندهای هر بنگاه و تایید روش برنامه‌ریزی راهبرد اطلاعات بر تحلیل عوامل حیاتی موفقیت،به‌عنوان دو عامل اساسی در فرایند برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت باید موردتوجه قرار گیرند.
اما دلایل تاکید بر این دو عامل این‌است که‌تحلیل فرایندها رویکردی مستقل از وضعیت‌موجود به لحاظ ساختار سازمانی دارد وفرایندهای بنگاه را به شکل ذاتی ناشی ازماموریتهای بنگاه مورد بررسی وتحلیل قرارمی‌دهد.
از طرف دیگر تحلیل عوامل حیاتی‌موفقیت مدیریت ارشد هر بنگاه را برای تشخیص‌و روش اندازه‌گیری عوامل فوق در روندبرنامه‌ریزی فعال می‌سازد.
جمع‌بندی تحلیل بالا این‌است که با توجه‌به روند سریع تحولات در عرصه‌های بین‌المللی،ملی و صنعت، فشرده‌تر شدن رقابت، تغییرات‌فناوری، ضروری است که برنامه‌ریزی راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت، کوتاهتر و کم‌هزینه‌تر انجام پذیرد وسازمان و مدیریت سازمان‌را سریعتر به نتایج مورد انتظار برساند.
از طرف‌دیگر ضروری است که روشها بر فرایندهای‌سازمان و عوامل حیاتی موفقیت، به شکل‌یکسان، تاکید کنند وحداکثر توافق مدیریت را درمورد اولویتهای برنامه به‌دست آورند.
روش جدید برنامه‌ریزی راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت روش جدید پیشنهادی که شرح مراحل فرایندبرنامه‌ریزی آن را در ادامه ملاحظه خواهید کرد،طرح نظری آن برای اولین بار است که به‌طوررسمی انتشار می‌یابد و از گزارشهای مربوط به‌اجرای این روش در سازمان تربیت بدنی ایران درسالهای 1995 و 1996 اتخاذ و ارائه می‌شود[13].
این روش 5 مرحله کلی را شامل می‌شود واساس آن بر تحلیل فرایندهای بنگاه با رویکردمهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار و تحلیل‌عوامل حیاتی موفقیت است و با تلفیق دو روش‌فوق از نقاط قوت آنها کاملا بهره‌مند شده است.
مبنای این روش بر تحلیل فرایندهای‌بنیادین سازمان قرار دارد.
فرایندهای بنیادین‌فرایندهایی هستند که یا ماموریت سازمان راتشکیل می‌دهند یا در رابطه مستقیم با آنها هستند.
فرایندهای بنیادین به فرایندهای جزئیتر، تجزیه‌می‌شوند و فرصتهای کاربرد فناوری اطلاعات درآنها مورد بررسی قرار می‌گیرد.
مراحل اجرایی مراحل مختلف این روش به‌طور کلی در شکل 3آمده است که در ادامه به توصیف هر مرحله‌پرداخته خواهد شد.
مرحله اول.
تحلیل فرایند کسب و کار و عوامل‌حیاتی موفقیت این مرحله خود از زیر مرحله‌های متفاوتی تشکیل‌شده است که آنها نیز عبارت خواهند بود از: 1.
تعریف و ایجاد توافق مدیریتی بر نمودار فرایندکسب و کار بنیادین برای سازمان در این مرحله فرایندهای بنیادین کسب و کار که‌ماهیت سازمان را ترسیم می‌کنند معین و ارتباطآنها با یکدیگر و دیگر مدعیان سازمان مشخص‌می‌شود.
2.
شناخت مشتریان، اهداف، ورودیها و نمونه‌خروجیهای هر فرایند بنیادین 3.
شناخت و کسب توافق مدیریت بر عوامل‌حیاتی موفقیت برای هر فرایند بنیادین همراه باروش اندازه‌گیری و هدف متداول فعلی 4.
تجزیه هر فرایند بنیادین به زیرفرایندها به شکل‌تفصیلی 5.
شناخت فرصتهای فناوری اطلاعات، همراه باوضعیت فعلی به‌کارگیری آنها در سازمان، برای‌هر فرایند بنیادین مرحله دوم.
سیاستها، اهداف و راهبردهای‌سیستمهای اطلاعات مدیریت در این مرحله، خطرهای ایجاد سیستمهای‌اطلاعاتی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد ودلیل یا دلایل خطرپذیری مطرح و برای هر یک ازآنها راهبرد یا راهبردهایی جهت به حداقل رساندن‌خطرپذیری پیشنهاد می‌شود.
مجموعه راهبردهادسته‌بندی و راه‌حل اجرایی متناسب هر یک، درقالب راهنماییهای مشخص، به مدیریت پیشنهاد وبراساس آنها توافق مدیریت به منظور اجرا حاصل‌می‌شود.
مرحله سوم.
زیرساخت یکپارچه‌سازی داده‌ها در این مرحله که هدف آن ایجاد معماری ویکپارچه اطلاعات است سه زیر مرحله وجود داردکه عبارت‌اند از: 1.
ثبت فرایندها در این مرحله فرایندهایی که در طی تجزیه‌فرایندهای بنیادین به‌دست آمده است، به عنوان‌یک فرایند کلی و مستقل نگریسته و ثبت‌می‌شود.
ایجاد نمودار ارتباط موجودیتها برای فرایندهای‌کلی فوق در این مرحله نمودارهای ارتباط موجودیتهابرای هر یک از فرایندهای فوق رسم می‌شود.
3.
ترکیب نمودارها در یک نمودار مفهومی در سطح‌بنگاه در این مرحله از ترکیب نمودارهای فوق وحذف موجودیتهای تکراری و پوشش‌موجودیتهای فراموش شده یک نمودارمفهومی در سطح بنگاه ایجاد می‌شود.
مرحله چهارم.
مجموعه سیستمهای کاربردی ودرجه‌بندی پروژه‌ها در این مرحله سیستمهای کاربردی با هدف‌شناخت اثر آنها بر دستیابی به عوامل حیاتی‌موفقیت فرایندهای بنیادین، مورد ارزیابی قرارمی‌گیرد تا در نهایت بتوان اهمیت هر یک راشناخت و اولویت هر یک را در برنامه‌ریزی‌اجرایی تعیین کرد.
این مرحله دارای دو زیر مرحله است: 1.
ثبت سیستمهای کاربردی در این مرحله، سیستمهای کاربردی که در تجزیه‌فرایندهای بنیادین به‌دست می‌آیند ثبت می‌شوند.
تحلیل اثر هر سیستم در این مرحله اثر هر سیستم کاربردی روی‌فرایندهای بنیادین تحلیل و توافق مدیریت برای‌آنها اخذ می‌شود.
هر سیستم می‌تواند یکی از اثرهای زیر راروی فرایندها داشته باشد.
- تاثیر زیاد (3): بدین معنی که سرمایه‌گذاری درسیستم کاربردی، نتیجه قابل توجهی در دستیابی به‌عوامل حیاتی موفقیت فرایند کسب و کار مربوطخواهد داشت.
- تاثیر متوسط (2) - تاثیر کم (1): بدین معنی که سرمایه‌گذاری درسیستم کاربردی مناسب پشتیبانی فرایند کسب وکار ذیربط است.
- غیر قابل به‌کارگیری (0): سیستم کاربردی به‌اکثریت فرایند کسب و کار نمی‌پردازد.
مرحله پنجم.
اجرا در این مرحله به تدوین برنامه چند ساله سازمان‌پرداخته می‌شود.
مبنای این برنامه‌ریزی، نتایج‌مرحله چهارم است.
سیستمهای کاربردی‌اولویت‌بندی شده، مبنای فعالیتهای چند ساله،بودجه و محاسبات برنامه توسعه قرار می‌گیرد.
هر فعالیت پیاده‌سازی سیستم به تحلیل‌نیازهای اطلاعاتی به شکل تفصیلی آن نیاز دارد.نتایج حاصل از تحلیل فوق اطلاعات لازم را برای‌تکامل نمودار مفهومی بنگاه فراهم می‌آورد.
نمونه اجرایی روش جدید سازمان تربیت بدنی ایران سازمانی است که‌برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت در آن، با استفاده از این روش، انجام شده‌است.
طرح جزئیات اطلاعات مربوط به سازمان‌تربیت بدنی هدف این مقاله نیست، از این رو آنچه‌را که در این مبحث بدان پرداخته خواهد شد،توضیحات در باره مفاهیم تازه‌ای است که تا این‌مرحله، در این پایان نامه، مطرح نشده است.
تحلیل فرایند کسب و کار و عوامل‌حیاتی موفقیت 1.
تعریف و ایجاد توافق مدیریتی بر نمودار فرایندکسب و کار بنیادین برای سازمان فرایندهای بنیادین عمدتا از ماموریتها، فلسفه‌مدیریت، چشم‌انداز و راهبرد سازمان ناشی‌می‌شوند.
نتیجه این مرحله در سازمان تربیت بدنی‌در شکل 4 آمده است.
همان طور که در شکل 4 مشاهده شد فرایندهای‌بنیادین سازمان تربیت بدنی شامل فرایندهای زیراست.
فرموله کردن سیاستگذاری و توسعه راهبرد توسعه امکانات و ظرفیتها همگانی کردن تربیت بدنی پرورش قهرمانانی بین‌المللی ارتباط با سهامداران (مدعیان) فرموله کردن سیاستگذاری و توسعه راهبرد 2.
شناخت مشتریان، اهداف، ورودیها و نمونه‌خروجیهای هر فرایند بنیادین نتیجه زیر مرحله 2-1 (ص 69) را در مورددو فرایند از فرایندهای بنیادین سازمان تربیت‌بدنی در جدولهای زیر مشاهده می‌کنید.
شناخت و کسب توافق مدیریت بر عاملهای‌حیاتی موفقیت برای هر فرایند بنیادین همراه باروش اندازه‌گیری و هدف متداول فعلی.
عوامل حیاتی موفقیت برای فرایند بنیادین‌بالا همراه با روش اندازه‌گیری و هدف متداول‌فعلی آنها در جدول 5 آمده است.
4.
تجزیه هر فرایند بنیادین به زیر فرایندها به‌شکل تفصیلی، نتیجه تجزیه فرایند بنیادین فرموله کردن‌سیاستگذاری و توسعه راهبرد به زیر فرایندها به‌شکل تفصیلی در شکل 5 دیده می‌شود.
5.
فهرست نمونه فرصتهای فناوری اطلاعات،همراه با وضعیت فعلی به‌کارگیری آنها در سازمان،برای هر فرایند فرموله کردن سیاستگذاری وتوسعه راهبرد در جدول 6 دیده می‌شود.
توسعه امکانات و ظرفیتها 2.
شناخت مشتریان، اهداف، ورودیها و نمونه‌خروجیهای هر فرایند بنیادین; مشتریان، اهداف،ورودیها و نمونه خروجیهای فرایند بنیادین بالا درجدول 7 آمده است.
شناخت و کسب توافق مدیریت بر عوامل‌حیاتی موفقیت برای هر فرایند بنیادین همراه باروش اندازه‌گیری و هدف متداول فعلی.
عوامل حیاتی موفقیت برای فرایند بنیادین‌توسعه امکانات و ظرفیتها همراه با روش‌اندازه‌گیری و هدف متداول فعلی آنها در جدول 8آمده است.
تجزیه هر فرایند بنیادین به زیر فرایندها به‌شکل تفصیلی.
نتیجه: تجزیه فرایند بنیادین توسعه امکانات وظرفیتها به زیر فرایندها به شکل تفصیلی، در شکل6 دیده می‌شود.
فهرست نمونه فرصتهای فناوری اطلاعات،همراه با وضعیت فعلی به‌کارگیری آنها در سازمان،برای فرایند توسعه امکانات و ظرفیتها در جدول 9آمده است.
مرحله 2.
سیاستها، اهداف و راهبردهای‌سیستمهای اطلاعات مدیریت به عنوان نمونه به برخی از خطرها، دلایل آنها وراهبرد مقابله با آنها و نهایتا رهنمودهای اجرایی درسازمان تربیت بدنی اشاره شود (جدول 10) برخی از رهنمودهایی که مبنای ایجادچارچوبی برای حداقل‌سازی خطرها و پیشرفت‌عوامل حیاتی موفقیت، خواهد بود به شرح زیراست.
گزینش ترکیب مناسب مدیریت منابع اطلاعاتی کنترل و بازرسی فعالیتهای جمع‌آوری، پردازش‌و گزارشها طراحی وظیفه مدیریت داخلی داده‌ها سکوی سخت‌افزار و نرم‌افزار مرحله 3.
زیرساخت یکپارچه‌سازی داده‌ها در این مرحله برنامه‌های کاربردی مربوط به هر یک‌از فرایندهای جزئی حاصل از فرایندهای بنیادین،فهرست و نمودارهای ارتباط موجودیتها برای هریک از فرایندهای فوق رسم می‌شود و از ترکیب‌نمودارهای فوق و حذف موجودیتهای تکراری وپوشش موجودیتهای فراموش شده یک نمودارمفهومی در سطح بنگاه تشکیل می‌شود.
از آنجا که برای نتایج این بخش قبلانمونه‌های لازم مطرح شده است، از تکرار آنهاخودداری می‌کنیم.
مرحله 4.
مجموعه سیستمهای کاربردی ودرجه‌بندی پروژه‌ها برای این مرحله برنامه‌های کاربردی در سازمان‌تربیت بدنی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
همان‌طورکه قبلا دیده شد، فرایندهای بنیادین سازمان به‌شرح زیر است.
الف) فورموله کردن سیاستگذاری وتوسعه‌راهبرد ب) توسعه ظرفیتها و امکانات ج) ارتباطات با سهامداران د) همگانی کردن تربیت بدنی ه') پرورش قهرمانان بین‌المللی اثر هر یک از برنامه‌های کاربردی بردستیابی به عوامل حیاتی موفقیت هر فرایندبنیادین مورد ارزیابی قرار گرفته و نتایج آن درجدول 11 آمده است.
فرایندهای الف، ب و ج، فرایندهای‌ستادی سازمان، در مرکز هستند و بقیه فرایندها دربخشهای اجرایی سازمان توزیع شده‌اند و از آنجاکه برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت برای ستاد سازمان صورت می‌گیرد،مجموعه برنامه‌های کاربردی در قالب جدیدی‌برای سه فرایند بنیادین الف، ب و ج مطرح‌می‌شود.
نتایج ارزیابی جدید در جدول 12 آمده‌است.
هر یک از روشهای برنامه‌ریزی از طرف‌ابداع کنندگان، مروجان یا شرکتهای مشاور در امربرنامه‌ریزی سیستمهای اطلاعاتی سازمانها،به‌عنوان راه حل مطلوب، منسجم، کارآمد واثربخش معرفی شود.
در واقع، مدیران بنگاهها در این مرحله ازتصمیم‌گیری باید پاسخ سؤالهای اساسی زیر را به‌نوعی بدانند.
الف) آیا یک روش در هر سازمانی‌قابل‌به‌کارگیری است؟
ب) عواملی چون محیط سازمان، موقعیت سازمان، چه نقشی در روش برنامه‌ریزی دارند؟
ج) یکپارچگی بین راهبرد کسب و کار با روش‌برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای‌اطلاعاتی‌سازمان چگونه احراز می‌شود؟
د) معیارها و ضوابط اصلی انتخاب یک روش‌مناسب کدام‌اند؟
ه) با چه مدلی، معیارهای بالا را برای انتخاب‌یک روش باید به‌کار گرفت؟
و) آیا معیارهای بالا برای انتخاب روش کافی‌هستند یا خیر؟
در پاسخ به سؤال (الف) باید گفت که‌روشی چون برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کار ازشرکت آی.بی.ام، دارای عمری طولانی است.
این‌روش در سازمانهای مختلفی در طول عمر خود به‌خدمت گرفته شده و آثار مثبت رویکرد خود را دراکثر آنها نشان داده است.
روش بالا با اینکه از بدو تولد به مرورتکامل و تغییر پیدا کرده است ولی هنوز یکی ازروشهای مطرح در موضوع برنامه‌ریزی‌سیستمهای اطلاعاتی است و به همین دلایل یک‌روش می‌تواند در انواع سازمانها به کار گرفته شوداما ممکن است که این روش در برخی مؤسسات،نتایج مطلوبی در بر نداشته باشد.
به نظر می‌رسدبرای ارائه تحلیل مناسب ضروری است که‌تحقیقات لازم در این موضوع صورت پذیرد که آیاعدم موفقیت به کارگیری این روش ناشی از عوامل‌درونی این روش بوده یا عوامل دیگری بر نتایج‌حاصل مؤثر بوده‌اند؟
پاسخ سؤالات (ب و ج) را در یکی ازکاملترین مقالات تحت عنوان "یکپارچگی بافت وفرایند برنامه‌ریزی راهبردیهای سیستمهای‌اطلاعات مدیریت با راهبرد رقابتی" [12] می‌توان‌یافت.
نویسندگان مقاله ابتدا به طرح ابعادبرنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت، در دو حوزه بافت و فرایند پرداخته‌اند.
نویسندگان در ادامه به بیان سه نوع راهبردکسب و کار پرداخته و بر اساس اتخاذ هر یک ازراهبردها (دفاعی-تحلیلی-تهاجمی) توسط بنگاه‌میزان تاکید بر هر یک از ابعاد (بافت و فرایند)برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت را به منظور دستیابی به یکپارچگی بین‌دو راهبرد برشمرده‌اند.
در مقاله بالا به هیچ یک از روشهای‌برنامه‌ریزی راهبردی سیستمهای اطلاعات‌مدیریت اشاره نشده است.
نویسندگان مقاله برای‌دستیابی به یکپارچگی برنامه‌های راهبردی کسب‌و کار و سیستمهای اطلاعات مدیریت به بررسی‌عواملی پرداخته‌اند که نحوه به کارگیری روشها درسازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند و در ماهیت‌روش مؤثر نیستند.
هر سازمان یا بنگاهی در شرایط خاص ازمحیط بین‌المللی، ملی و صنعت و محصور در بین‌رقبا و دیگر مدعیان بنگاه یا سازمان به سر می‌بردو متناسب با شرایط بالا اهداف راهبردی وراهبردهای خود را تنظیم میکند.
این تصمیمات‌راهبردی بر نحوه استخدام روش برنامه‌ریزی‌راهبردی سیستمهای اطلاعات مدیریت در محیطسازمان مؤثر خواهد بود.
اهداف، راهبردها و سیاستهای برنامه‌راهبردی سیستمهای اطلاعاتی به عنوان یکی ازخروجیهای فرایند برنامه‌ریزی شامل تمامی مواردو ابعادی است که در مقاله بالا مورد بررسی وارزیابی قرار گرفته و متناسب با نوع راهبرد بر آنهاتاکید شده است.
با این نتیجه‌گیری به سؤال اصلی که قراراست بدان پاسخ داده شود می‌رسیم و آن این است‌که مستقل از شرایطی که یک سازمان یا یک بنگاه‌در آن قرار دارد، کدام یک از روشهای برنامه‌ریزی،باید مورد توجه مدیریت قرار گیرد و انتخاب‌شود؟
و معیارها و ضوابط این انتخاب کدام‌اند؟(سؤال د) معیارها و ضوابط انتخاب روش برنامه‌ریزی در این بخش به عوامل درونی و ماهیتی روشهاخواهیم پرداخت تا روشها را بتوان مستقل ازشرایط و راهبرد سازمان یا بنگاه مورد ارزیابی قرارداد.
این عوامل به شرح زیر هستند.
1- تاثیر بر اهداف، سیاستها و راهبردهای کسب وکار 2- تاثیر از اهداف، سیاستها و راهبردهای کسب وکار 3- تمرکز بر فرایندهای کسب و کار 4- مستندسازی 5- روش‌مندی و قاعده‌مندی 6- جامعیت (در بر گیرنده تمامی ابعاد و سطوح‌بنگاه) 7- زمان اجرا 8- هزینه اجرا 9- نیاز به نیروی انسانی متخصص 10- پرداختن به عوامل حیاتی موفقیت 11- مستند سازی عوامل حیاتی موفقیت 12- پرداختن به فرصتهای فناوری اطلاعات جدید 13- پرداختن به فرصتهای مهندسی مجددفرایندها 14- پرداختن به سیاستها، اهداف و راهبردهای‌سیستمهای اطلاعات مدیریت 15- برنامه‌ریزی بالا به پایین و اجرای پایین به بالا 16- مشارکت مدیران ارشد 17- مشارکت مدیران میانی 18- مشارکت مدیران عملیاتی 19- معرفی نیازمندیهای سیستمهای پردازش‌تراکنشی 20- معرفی نیازمندیهای سیستمهای مدیریت‌گزارش 21- معرفی نیازمندیهای سیستمهای پشتیبانی‌تصمیم‌سازی 22- کامل بودن مشخصات مجموعه‌های کاربردی 23- توسعه پایگاه داده‌های مفهومی 24- توسعه پایگاه داده‌های موضوعی 25- توسعه پایگاه داده‌های تفصیلی 26- ابزارهای نرم‌افزاری برای پشتیبانی‌برنامه‌ریزی 27- ایجاد توافقات مدیریتی برای اولویتهای‌اجرایی مدل ارزیابی روشها در پاسخ به سؤال (ه) مدل زیر مطرح می‌شود.
همانطور که قبلا مشاهده شد، سه روش‌به عنوان روشهای فراگیر مطرح شد، که نام آنها درزیر آمده است.
روش 1.
برنامه‌ریزی سیستمهای کسب و کار روش 2.
برنامه‌ریزی راهبرد اطلاعات روش 3.
روش پیشنهادی برنامه‌ریزی راهبردی‌سیستمهای اطلاعات مدیریت هر کدام از عوامل ارزیابی، در مورد هر یک‌از سه روش بالا دارای مزیت خاصی خواهد بود.مجموعه عوامل و روشها در جدول شماره 13آمده است.
مزیت هر عامل در مورد هر روش دراین جدول بیان شده است.
شاید اغراق نکرده باشند کسانی که گفته اند قرن 21 ، قرن مدیریت است .
مدیریتی بر اساس ابزار تکنولوژیک بسیار پیشرفته و مغز های آهنین ساخته ی دست انسان ، مدیریتی که در آن کاردانی علمی ، قدرت تشخیص و تصمیم گیری قاطع ، توام با تسلط روان شناختی بر کارکنان ، مشتریان بازار و ازهمه مهم تر تسلط بر عامل زمان از عوامل لازم و ضروری آن بشمار می رود .
امام علی ( ع ) : مَن تَعَدَ عَد جَنیه اقامه الشداد .
هرکه چاره اندیشی برنامه ریزی را رها کرد .
با مشکل مواجه شد .
برنامه ریزی به معنای تنظیم وقت است .
ما برای برنامه ریزی نیازمند به تخصیص زمان به صورت خاصی هستیم تا بتوانیم باقی مانده وقتمان را به امور دیگر ، اختصاص دهیم .
باتفکر در مورد فعالیت ها از نظر اولویت بندی و مقدار زمانی که خواهند گرفت می توانیم یادداشت ها و برنامه های مؤثری تهیه و از ین که وقتمان تا حد امکان با بهره وری بیشتر صرف می شود .
مطمئن باشیم وظیفه ی یک مدیر سازمان دهی و برنامه ریزی در سازمان است یک مدیر باید طوری نسبت به اعمال و وظایفش چاره اندیشی کند که درخودش عدم آرامش ایجاد نشود و خود را گرفتار در آن موضوع نداند .
هر رئیس و مدیر موفقی استفاده بهینه از زمان را می داند .
هدف گذاری و برنامه ریزی نسبت به وظایف فقط در صورتی مفید است که در آن عامل زمان به عنوان یکی از مهم ترین عامل در نظر گرفته شده باشد .
نهج البلاغه : واذکر فی الیوم غداً .
در امروز به یاد فردا باش .آشنایی نسبت به اهداف کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت ، سازمان شناخ راه ها و روش ها و فعالیت هایی که مدیر را به نسبت آن اهداف راهنمایی می کند در برنامه ریزی بهتر کمک خواهد کرد .
میان کسانی که به برنامه ریزی اعتقاد دارند و کسانی که اعتقاد ندارند تفاوت اساسی وجود دارد .
برنامه ریزی کردن یا نکردن حتی در میان حیوانات نیز موضوعی ذاتی بوده است .
برخی افراد آگاهانه از برنامه ریزی امتناع می ورزند آنها ترجیح می دهند بگذراند رویداد ها اتفاق بیفتد .
با این وجود این ضد برنامه ها نمی توانند از تاثیری که برنامه ریزی دیگران بر آنها دارد اجتناب کند و اینان اغلب به جای سود بردن از برنامه ها آزار می بینند .
مفهوم برنامه ریزی مطرح شده در این حا در مقایسه با مفهوم های رایج و متداول بهتر می توان شناخت .
تفاوت ضروری میان این مفاهیم ، از گرایش زمانی آنها ناشی می شود .
گرایش مسلط بعضی برنامه ریزان به گذشه است که به آن ارتجاعی گفته می شود .
گروهی به زمان حال گرایش دارند .
غیر فعال و برخی به آینده متمایل اند فعال می گویند .
چهارمین گرایش تعاملی است که گذشته ، حال ، آینده را به عنوان بخش هایی مجزا لیکن جنبه های غیر قابل تفکیک یک آشفتگی که باید برای آن برنامه ریزی کرد می شناسد .
این نگرش به طور ساده ای به همه ی آنها می پردازد .
چهار گرایش اصلی برنامه ریزی مثل مثل رنگهای اصلیند ، به ندرت به صورت خالص ظاهر می شوند .
بیشتر برنامه ها مثل رنگ ترمیبی اند .
با این وجود معمولا در آنها یکی از رنگ های اصلی غالب است .
در بیشتر شرکتهای سهامینمونه هایی ازهمه دین گرایش ها وجود دارد .
بعلاوه گرایش ها در طول زمان ، از فرد به فرد دیگر و در پرتو موقعیت های متفاوت تغییر می کنند .
برنامه ریزی ، نخستین و مهمترین مرحله ی کار مدیریت به شمار می آید .
دیدگاه « رویکرد فرآیندی در مدیریت » که یک رویکرد مهم تئوری دیریت کلاسیک ( سنتی ) است .
رویداد مدیریت را با برنامه ریزی آغاز کرده است .
این دیدگاه تا به امروز ارزش ود را حفظ کرده است .
بعلاوه امروز به ویژه تحولاتی مانند افزایش روابط بین المللی ، پنداشت جهانی شدن و بین المللی شدن کسب وکار ها ، برنامه ریی در ماهیت استراتژیکی را در اولویت قرار داده است .
توسعه و تحولات نوین در ساختارهای سازمان نیز (مانند شرکتهای استراتژیکی ) اهمیت تفکر استراتژیکی را در برنامه ریزی افزایش داده است .
برنامه ریزی و ویژگی های آن بر نامه و برنامه ریزی : برنامه ریزی چیست ؟
برای پاسخ می توان گفت برنامه یک تصمیم است یا مجموع تصمیمات است .
ویژگی این تصمیم یا تصمیمات ، باید به نقطه یا وضعیت های مشخصی اشاره داشته باشد که رسیدن به آن یا تحقق بخشیدن آن در داخل مقاطع زمانی آینده خواسته می شود .
در نتیجه در تعریفی کلی می توان گفت : از امروز قرار گذاشتن اینکه در آینده رسیدن به کجا و تحقق بخشیدن چه چیزهایی خواسته می شود .
یک چنین تصمیمی برنامه است .
اما برنامه ریزی ، تلاش های صرف شده برای پدید آوردن برنامه و یک فرآیند را بیان می کند .
برنامه یک غایت است و برنامه ریزی یک فرآیند .
آنچه از نظر مدیر اهمیت دارد .
مشغول بودن همیشه ذهن او با موضوعات مربوط به فرآینده نزدیک یادو راست .
از نظر مدیر مفهوم و اهمیت موضوع این است : آنهایی که نقش مدیر را بازی می کنند .
امنتداری هستند که بر اساس تحقق بخشیدن اهدافی معین منابع مادی و نیروی انسانی به خودشان محول شده است .
مدیر با خوب استفاده کردن از این منابع اهداف محوله را تحقق خواهد بخشید .
بدین ترتیب برنامه ریزی یک ابزار مهم برای این امر است .
اگر برنامه نباشد ، همانطور که تعیین کردن برای چه و چطور مورد استفاده قرار دادن این منابع دشوار خواهد بود ، همچنین مشخص کردن این که مدیر آنها را خوب استفاده می کند یا نه نیز امکان پذیر نخواهد بود زیرا به دلیل مشخص نبودن مسیری که طی خواهد شد تمامی راه ها مقبول خواهد بود .
درحالیکه اصل اساسی اقتصاد کلاسیک نایاب بودن منابع است .
پ مدیر فردی است که منابع محدود را مورد استفاده قرار می دهد .
در آن حال ضرورت دارد این منابع به شکل خیلی خوب مورد استفاده قرار بگیرد .
در نتیجه فردی که وظیفه مدیریت را بر عهده می گیرد .
در زندگی شخصی اش نگرش ها در رفتارهایش هرچه می خواهد باشد مجبور است برنامه ریزی کند .
ویژگی های برنامه ریزی : دو ویژگی اساسی برنامه ریزی ، سریع و آنی به چشم می خورد .
1 ) اول اینکه کار برنامه ریزی باید به تفکر ، ارزیابی ، تحقیق و بررسی معطوف به آینده باشد .
برنامه ریزی نگاه به آینده را بیان می کند .
برنامه ریزی به علت اینکه حصول به نقطه مورد خواست یا مشخص کردن وضعیت ها ودر آینده است .