دانلود مقاله تحول اداری

مقدمه

درقرن حاضر سرعت تغییر تکنولوژی مشکلات وعوارض متعددی رابرای سازمانها درپی داشته است، مثل ناپایداری شیوه های تولید وکوتاهترشدن مداوم عمرمحصولات وخدمات ازیکطرف وناپایداری مهارتها ازسوی دیگر محاسبات مربوط به امکان سنجی تامین بموقع منابع ، تولید محصول کیفی ومشتری پسند وتوزیع وفروش مناسب پیچیده تر گردیده است .

درچنین عرصه ای ازرقابت همه جانبه مدیریت سازمانها راناچاربه تغییراتی دررویه ها ، سازوکارها وزیرمجموعه های خود نموده است .

بعضی از سازمانها ازجمله شرکت مخابرات که ازآخرین وپیشرفته ترین تکنولوژی وفناوری ارتباطات استفاده می کند برای استمرار حیات سازمان ناچاراست تغییرات بنیادی ودامنه داری رابمنظور رویارویی با چالشهای جدید درساختار سازمانی ، نیروی انسانی، رویه ها وروشها وقوانین ومقررات موجود بوجود آوردتاظرفیتهای لازم رابرای ایجاد توانمندیهای جدید برای افزایش ضریب موفقیت سازمان دربلند مدت ایجاد نماید.

دراین راستا همگام با سیاستهای برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی وفرهنگی جمهوری اسلامی ایران اقدام به تشکیل کمیسیون تحول اداری برای راهبری تحول اداری درچهارزمینه فوق نموده است که درقالب چهارکمیسیون فرعی متشکل از مدیران وکارشناسان واحدهای ذیربط شروع به فعالیت نموده است .

الزامات تحول اداری

دلایل وانگیزه های گوناگون رامی توان برای تبیین نیاز سازمانها به انجام دادن تغییرات بنیادی وتحول اداری عنوان نمود ، اکثرسازمانهای دولتی درچرخه عمری موجود خود دوران جوانی وبالندگی راپشت سرگذاشته ووارد دوران افول تدریجی می شوند واین در شرایطی است که شرکت مخابرات به تبع استفاده از آخرین فناوری وتکنولوژی روز درچرخه عمری خود در دوران شکوفایی ورشد بسر می‌برد، لیکن بدلایل زیراین احتمال وجود دارد که این وضعیت نسبتا' مطلوب نتواند دربرهه زمانی پرتلاطم فعلی وآینده در رویارویی با چالشها محیطی به قوت قبلی خود تداوم یابد.

گرچه مشکل می توان فهرست جامعی ازشاخصها وعلائم هشداردهنده رابرای درک وضعیت سازمان وضرورت پرداختن به تغییرات بنیادی ارائه نمود، لیکن توجه به ظهور شاخصها وعلائمی که درذیل به عنوان الزامات محیطی والزامات درونی سازمان به آن پرداخته می شود می تواند جرقه های لازم رادرذهن مدیران شرکت درخصوص توجه وحساسیت بیشتر برای اجتناب ازافول تدریجی شرکت ایجاد نماید.

الزامات محیطی :

1- پیشرفت ارتباطات وسرعت انتقال اطلاعات ودرحقیقت نزدیکتر شدن جوامع جهانی به یکدیگر

2- یکی شدن بازار تولید وخدمات وتشدید رقابت

3- تغییر سریع تکنولوژی وبه تناسب آن ارائه محصولات وخدمات جدید ومتنوع وروشهای بهتر

4- کوتاهترشدن عمرمحصولات وسیکل حیات تولیدات وخدمات وبه تبع آن سرعت آهنگ (R& D) پژوهش وتوسعه وکوتاه شدن عمردانشها وتخصصها

5- افزایش هرچه بیشتر تولید انبوه ، کاهش هزینه های ثابت تولید، بهبود نقطه سربه سرو درنتیجه بهبود قیمتها وایجاد رقابت شدید دربازاریابی عرضه محصولات وخدمات جدید

6- افزایش سطح آگاهی ودانش استفاده کنندگان ومصرف کنندگان خدمات وتولیدات سازمانها وشرکتهای خدماتی وتولیدی ودرنتیجه ارتقاء سطح انتظارات وتوقعات وسرعت تغییر الگوی مصرف

این عوامل اصلی وبسیاری از عوامل محیطی دیگر ازجمله تغییر ساختارهای بین المللی وملی وتغییر قوانین ومقررات تجارت جهانی وبازرگانی داخلی وسایر عوامل محیطی دیگر سبب شده است که سازمانهای امروزی درمحیطی بسیار درحال تغییر وتحول زندگی کنند.

لذا شرکت برای تضمین بقاء وحیاتش باید کل فرایند دگردیسی را طی نماید بصورت:

1- حرکت بسوی انسجام دوباره سازمان

2- کسب مزیتهای جدید رقابتی درسطح ملی وبین المللی

3- جبران عقب افتادگی سازمان وقراردادن آن برمدار جدیدی از رشد وشکوفایی

4- سامان بخشی فرهنگی برای جلب مشارکت ذینفعان خدمات وتولیدات شرکت

الزامات درونی :

شاخصها وعلایم زیردرمجموع می تواند مبین لختی سازمان وحرکت  روبه ضعف وافول تدریجی آن باشد.

1- سازگار نبودن ساختار سازمان ، ترکیب نیروی انسانی وتجهیزات سازمانی بایکدیگر

2- وجود ساختارها وفعالیتهای موازی

3- توزیع نامناسب مسئولیتها واختیارات‌درسازمان، پراکندگی مراکز تصمیم‌گیری ووجوددیوانسالاری عریض وطویل درآن

4- کندبودن گردش اطلاعات درسازمان، عدم توازن ، انسجام وهم افزایی  مناسب دربین واحدهای مختلف شرکت

5-  عدم اشتغال کامل کارکنان شرکت ، پائین بودن سطح آگاهی فنی وتخصصی آنان نسبت به تکنولوژی وفن آوریهای جدید ارتباطی ودرنتیجه پائین بودن درصد بهره وری نیروی کار

6- وجود نیروهای مازاد دربرخی ازقسمتها به رغم کمبود نیروی متخصص درقسمتهای دیگر شرکت

باعنایت به شاخصهای فوق شرکت نیازمند تحولی بنیادین  درزمینه های زیر میباشد:

الف- تغییر درنوع کاری که انجام میدهد.

ب – تغییر درچگونگی انجام امور شرکت

ج – تغییر درفرهنگ سازمانی

د- بازنگری درترکیب ودانش افرادی که امور شرکت راباید انجام دهند.

درکسب وکار تخصصی شرکت یعنی سیستمهای پیشرفته دیجیتال، فن آوری فیبرنوری برای انتقال عظیم سیگنالها، فن آوریهای پیچیده سیستم دیتا وتلفن سیار با ترکیب متجانس صدا، تصویر، پیام و.......

وارائه خدمات سازمان یافته به میلیونها نفر مشتریان این سرویسهای جدید واعمال اصلاحات پی درپی هم درزمینه سخت افزاری وهم نرم افزاری درسطحی باتوانمندی قابل تحسین درصدد ایجاد سیستمی هستیم که سه ویژگی عمده درزمینه فرایند کارداشته باشد.

1- برتری خدماتی که به مشتریان ارائه میدهیم.

2- عملکرد بالا، توان بالا وافرادسخت کوش که داوطلبانه وارد میدان شوند ودرقالب گروههای تخصصی کار را انجام دهند.

3- بازگشت مالی چشمگیر برای تمامی ذینفعان مابیرون از شرکت دارای مشتریانی هستیم که میخواهند تلفن بزنند ودرباره معاملات، معالجات ، دانش وروادیدشان اطلاع حاصل کنند وتغییرات بدهند وجواب فوری بگیرند بنابراین باید کارکنانی داشته باشیم که برای پاسخ به این خواسته ها تربیت شده ومهارتهای لازم رابرای پاسخگوئی وخوشنودساختن مشتری فراگیرند وبسترمناسب پاسخگوئی راهمیشه آماده نگهدارند ومدیرانی که هردوی این دوگروه رابا روحیه نگهدارند ورهبری که بتواند همه آنها را همزمان بسیج کند، بدون وجود چنین سیستمی هرگز به هدفهای کسب وکار مان دست نخواهیم یافت .

دراین سیستم : - مابه تمام مشترکین ومتقاضیان اهمیت میدهیم.

- مابرای ارائه خدمات بهتر به مشتریانمان ازبهترین تکنولوژی استفاده می کنیم.

- مامصمم به انجام کارگروهی می باشیم وساختار سازمانیمان رابه ساختارگروههای کاری خودگردان تبدیل می کنیم .

- مادرانجام کارهایمان بصورت یکپارچه عمل می کنیم ونسبت به یکدیگر اعتماد داریم ماباقدردانی از کارکنانمان وراضی وخوشنود نگهداشتن آنان مصمم هستیم که موفق شویم.

درصنعتی که کارمی کنیم تحول تکنولوژی چنان پرشتاب است که برای موفق شدن درکارمان ناچاریم بخشی از خدمات غیراصلیمان رابه سایر بخشهای غیردولتی واگذار کنیم.

حال باید ببینیم برای انجام کارمان به این شیوه به چه فرهنگی نیازداریم.

تابه حال فرهنگ سازمانی مامبتنی بر دوعامل بوده است .

یکی ساختار سلسله مراتبی که شرکت به ارث برده بود ودیگری فرمانبرداری از اوامر ونواهی یک زنجیره فرمان با تبعیت ازمقتضیات وظایف بشدت کنترل شده ، لایه های ضخیم دیوانسالاری ، تقسیم دقیق وظایف درچنین سیستم دولتی افراد به اندازه کافی متخصص ، به حدکافی سریع وبقدر کافی دارای قوه تخیل وبه میزان کافی دارای روحیه بالا نیستند تاحمایت مشتریان راجلب کنند درتحول اداری موضوع آرایش دوباره چگونگی وابستگی کارکنانمان به کارشان وبه یکدیگر است ودراین میان ارزشهای فرهنگی حلقه ارتباطی میان احساس ورفتارمان خواهدبود این ارزشها به دودسته تقسیم می شوند.

الف – ارزشهای کاری شامل : - نشان دادن مستمر حداعلای شایستگی - اتخاذ ابتکار درانجام وظایف وشهامت قبول ریسک - قابلیت انطباق با تغییرات سازمانی وکاری - قابلیت اخذ تصمیم مناسب درمقاطع کاری وزمانی مختلف - انجام کارگروهی درقالب تیمهای کاری ب – ارزشهای اجتماعی شامل : - اعتماد کردن به دیگران وشایسته اعتماد بودن - عزت نفس واحترام گذاشتن به همکاران ومشتریان - پاسخگوئی درمقابل عملکرد وپذیرفتن مسئولیت اقدامات - قضاوت کردن وقضاوت شدن، قدردانی کردن وقدردانی شدن حال می خواهیم ببینیم که برای انجام کارمان به شیوه جدید وبا رفتار سازمانی خاص به چه نوع افرادی نیاز داریم.

امروزه کارکنان به عنوان عضواصلی سازمان تلقی می شوند وبا هرفرایندی که تماس پیدا می کنند ارزش آفرینی می کنند تایک شرکت سودآور داشته باشیم وهمگی ازمواهب آن استفاده نمائیم لذا مدیریت با یددرصدد متجلی ساختن رفتارهای زیردرتوسعه منابع انسانی باشد: 1- استفاده از نیروی کار متخصص ومتعهد ووفادار به سازمان درتمام سطوح سازمانی 2- شفافیت هدفها وعملکرد شرکت برای تمام کارکنان 3- بیشترشدن اقتدار ومسئولیت کسانی که به تولید ومشتری نزدیکترند با اعتماد کامل و تفویض اختیارات لازم.

4- قدرشناسی نسبت به کارکنان هم مادی وهم معنوی به افراد وتیمهای کاری که درموفقیت شرکت سهم بیشتری دارند وراه حلهای جدید وپیشنهادات ونوآوریهای تازه وارد شرکت می کنند.

5- درصنعت تکنولوژی گرد ارتباطی اغلب ایجاب می کند که کارکنان ازمدیرانشان متخصصترباشند تادرتصمیم سازی و مشاوره بامدیریت بتوان ازمهارت ، قوه تخیل وابتکار آنها بهره برد.

بطور کلی امروزه شرکت نیاز به کارکنانی دارد که هریک در کارخود تخصص خاصی داشته باشند ودارای استعداد کافی برای دادن پاسخ مناسب به مقتضیات درحال تغییر کار، فرصتهای درحال دگرگونی بازار،محصولات وخدمات درحال تکامل وپیشرفت وتقاضای جدید متقاضیان ومشتریان باشند.

اهداف تحول اداری اهداف شرکت مخابرات ایران وشرکتهای سهامی مخابراتی استانی به منظور تحقق برنامه سوم توسعه اقتصادی ، اجتماعی وفرهنگی جمهوری اسلامی ایران دربخش ارتباطات عبارتست از : 1- توسعه شبکه مخابراتی تلفن ثابت ازتعداد حدود 8500000 شماره به تعداد 15000000 شماره تاپایان برنامه سوم (معادل 90% افزایش) 2- توسعه شبکه مخابراتی تلفن سیار از تعداد 600000 شماره به تعداد 3000000 شماره (معادل 5 برابر رشد) 3- توسعه شبکه دیتا تاپایان برنامه به میزان 2000000 پورت 4- کاهش شاخص نیروی انسانی از 6 نفر به 5/4 نفر به ازاء هر 1000 شماره تلفن ثابت (223 خط تلفن ثابت به ازاء‌هریک نفر شاغل دربخش مخابرات کشور) 5- کاهش پنج درصد درکل برنامه ازردیفهای سازمانی وواگذاری فعالیتهای مذکور به بخش های غیردولتی (حدود 9000 ردیف سازمانی از 67500 پست های سازمانی تاپایان برنامه ) 6- تحول درساختار مدیریت ارتباطات کشور باهدف انجام سیاستگذاری متمرکز وتفکیک امورتصدی ازحاکمیتی ، برنامه ریزی جامع ، افزایش بهره وری وتقویت کارآفرینی 7- استفاده از فن آوریهای جدیدارتباطی،‌ماهواره وگسترش مخابراتی وامورارتباطات فضایی 8- خصوصی سازی وآزادسازی وواگذاری امورتصدی ارتباطات به بخش غیردولتی 9- تقویت مشارکت مردمی درزمینه های سرمایه گذاری دربخش ارتباطات ومشارکت کارکنان درتصمیم سازی وتقویت فعالیتهای گرو هی تخصصی وتقویت روحیه ابتکار وخلاقیت ونوآوری درصنعت ارتباطات 10- افزایش میزان دسترسی مردم به امکانات ارتباطی واطلاع رسانی آسان بمنظور صرفه جویی درزمان وهزینه وتامین رضایت مشتریان ومتقاضیان وبه تبعیت از سیاستهای کل شورای عالی تحول اداری، تحت نظارت شورای تحول اداری وزارت پست وتلگراف وتلفن درراستای سیاستهای کلی آن درزمینه تحول: ساختار سازمانی ، ساختار نیروی انسانی ، روشها ورویه ها وقوانین ومقررات .

یک دبیرخانه مستقل تحت عنوان دبیرخانه بهره وری وتحول اداری دردفتر تشکیلات وروشها سازماندهی گردید.

وبه منظور ساماندهی کارشناس تحول اداری یک گروه کارشناس تحت عنوان گروه پشتیبانی بهره وری وتحول اداری دردفتر تشکیلات وروشها ایجاد ومدیر دفتر تشکیلات وروشها به عنوان دبیرکمیسیون تحول اداری شرکت مخابرات ایران منصوب گردیدند.