در شرکت خاور پرس کلیه مدارک سیستمی مانند نظامنامه، روش اجرایی، دستور العمل ها و کلیه مدارک فنی از قبیل برنامه کنترل، نقشه ها و مشخصات فنی، استانداردها، استانداردDin ، منجمله مدارک دارای منشأ برون سازمانی مانند نقشه های مشتری و استانداردها را در بر می گیرد.
برای این منظور ایجاد یک سیستم یکپارچه و کنترل شده ای جهت تنظیم و تهیه، تصویب، تجدید نظر و توزیع کلیه مستندات و مدارک به گونه أی که اطمینان کافی از کاربرد مدارک به روز و تأیید شده در سیستم کیفیت شرکت احتیاج می شود، که در شرکت خاور پرس سیستم فوق در ذیل آورده شده و بدین شرح است:
| ردیف |
فعالیت |
مسئولیت |
مدارک مورد نیاز |
| |
به طور کلی ماهیت فعالیت ها به 2 گونه است: |
نماینده مدیریت |
کلیه اسناد سیستمی |
| کنترل مدارک سیستمی( نظامنامه، رویه دستورالعمل) |
واحد فنی مهندسی |
کلیه اسناد فنی |
| کنترل مدارک فنی از قبیل نقشه ها داخلی، نقشه ها و استانداردهای مشتری |
|
|
| 1 |
تهیه، تأیید، تصویب و توزیع مدارک سیستمی در صورت احساس نیاز به صدور مدارک جدید یا تغییر دادن مدارک موجود موضوع توسط بخش مربوط و با تأیید مدیر بخش به اطلاع نماینده مدیریت با استفاده از پر کردن فرم تغییر مستندات می رسد. |
|
|
| بررسی فرم مذکور با استفاه از نماینده مدیریت |
واحد مربوطه |
فرم درخواست تغییر مستندات |
| |
|
|
| در صورت احتیاج به مدارک جدید به روند گفته شده در برگ سوم عمل نمائید در غیر این صورت به فعالیت 4 ارجاع نمائید. |
|
|
| تذکر: در صورتی یک مدرک احتیاج به مدرک جدید می باشد که تعداد بازنگری به 5 بازنگری رسیده باشد و نحوه تشخیص نیز برگه ای است که بر روی مدارک چسبانده شده و با استفاه از یک سیستم کدینگ عدد بعد از اعشار تعداد بازنگری ها مشخص می شود. |
|
فرم درخواست تغیر مستندات |
| در صورت بازنگری و بروز آوری و اعمال تغییرات مدارک فنی و سیستمی: |
نماینده مدیریت |
|
| بازنگری مدرک |
|
|
| به روز آوری و اعمال تغییرات مدارک فنی و سیستمی |
|
|
| تذکر: به روز آوری مدارک پس از انجام ممیزی و بازخورد از اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه صورت می پذیرد. |
|
|
| تذکر: به روز آوری مدارک فنی و استانداردها با مراجعه به اداره استاندارد و همچنین آرشیو مشتری در پریودهای سالیانه انجام می شود. |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
کلیه روش ها و دستورالعمل ها |
| |
|
|
| |
تهیه کننده مدرک |
|
| |
نماینده مدیریت |
|
| 5 |
کد گذاری مدرک جدید شده و تأیید آن |
با توجه به پیوست |
مدارک بر حسب نیاز( نظامنامه. . . .) |
| تذکر: مسئولیت های مراحل تهیه، تأیید و تصویب در جدول شرح مسئولیت ها در برگ پیوست می باشد. |
| تذکر: در صورتی که در یک سند تغییر ایجاد کردیم آخرین تغییرات را Bold می نمائیم. |
| 6 |
ارسال مدارک تأیید شده برای اخذ تصویب از مدیر عامل |
مدیر عامل |
|
| 7 |
زدن مهر “ تحت کنترل” |
نماینده مدیریت |
|
| 8 |
به هنگام کردن فهرست اصلی مستندات |
نماینده مدیریت |
|
| 9 |
جمع آوری مدارک قبلی و به روز آوری مدارک قبلی از طریق نامه یا اعمال در مستندات |
نماینده مدیریت |
|
| 10 |
آگاه ساختن واحد مربوطه در قبال گرفتن امضا از آنها و پر کردن یک ردیف از لیست توزیع مدارک و اسناد تأیید شده |
نماینده مدیریت |
|
| |
توضیح: در صورت احتیاج به مدرک جدید داریم: |
|
|
| 1 |
تهیه پیش نویس مدرک جدید |
واحد درخواست کننده |
|
| 2 |
تایپ و کد گذاری مدرک جدید و تأیید آن |
نماینده مدیریت |
دستورالعمل کدگذاری |
| |
تذکر: کدگذاری به این صورت می باشد که اعداد بعد ممیز میزان بازنگری را نشان می دهد اعداد قبل از ممیز رقم یکان واحد مورد استفاده، رقم صدگان نوع مدرک را نشان می دهد که از روی نحوه کد گذاری در شرکت انجام می شود. |
|
|
| |
ارسال مدارک تأیید شده برای اخذ تصویب از مدیر عامل |
|
|
| |
ممهور کردن به مهر“ تحت کنترل” |
|
|
| |
به هنگام کردن لیست مدارک( فهرست اصلی مستندات) |
|
|
| |
جمع آوری مدارک قبلی و زدن مهر“ باطل شد” |
|
|
| 3 |
نگهداری یک نسخه از مدارک باطله در فایل مخصوص و مشخص |
|
|
| |
توزیع اسناد تأیید شده در قبال گرفتن امضاء از مدیر واحد و آگاه کردن او نسبت به مدرک جدید |
نماینده مدیریت |
|
| 4 |
|
نماینده مدیریت |
|
| 5 |
|
نماینده مدیریت |
|
| |
|
|
|
| 6 |
|
نماینده مدیریت |
|
| 7 |
|
نماینده مدیریت |
|
| |
|
|
|
| 8 |
|
نماینده مدیریت |
|
| |
|
|
|
« روش اجرایی ممیزی »
هدف:
هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح چگونگی اجراء مراحل ممیزی توسط تیم ممیز می باشد.
ورودی ها:
گزارش عملکرد واحدها گزارش انحراف برنامه تولید
گزارش شکایات و نظرات مشتری گزارشSPC
گزارش توقف خط تولید هرگونه عدم انطباق های بالقوه و بالفعل
گزارش انحراف تحویل به موقع گزارش وضعیت پروژه ها
ارزشیابی ممیزی های قبلی گزارش ممیزهای قبلی
گزارش ضایعات و دوباره کاری ها اقدام اصلاحی و نتایج مربوط به آن در طی 6 ماهه گذشته
لیست افراد ممیز و تخصص های مربوط به آن
خروجی ها:
انجام ممیزی داخلی یافته های ممیزی
کنترل انطباق شواهد ممیزی
کنترل اثر بخشی نتیجه نهایی ممیزی
مسئولیت های ممیزی :
مسئولیت اجرای ممیزی: افراد ممیز منتخب
مسئولیت نظارت و هماهنگی: نماینده مدیریت
مسئولیت پایش و اندازه گیری: واحد تضمین کیفیت
منابع مورد نیاز:
منابع مالی نیروی متخصص( کارشناس) ممیز
معیارهای ممیزی:
خط مشی و اهداف کیفیت دستورالعمل های کاری و اداری
نظامنامه کیفیت نقشه ها
روش های اجرایی موجود در واحدها
شیوه های ممیزی:
استفاده از ممیزی شخص اول
لازم به تذکر است شرکت تنها از ممیزی نوع اول استفاده می نماید، در این ممیزی، شرکت برای ارزیابی عملکرد واحد مربوطه دست به ارزیابی و ممیزی می زند و بدین وسیله یک خود اظهاری درباره عملکرد واحد تهیه می نماید.
روش اجراء: “ نحوه تدوین گزارش استراتژی ممیزی ”
تشکیل جلسه با حضور مسئولان واحدها و نماینده مدیریت و مدیر کارخانه در دو هفته آخر ماه های خرداد و آذر
لازم به تذکر است ممیزی داخلی در شرکت خاورپرس به تعداد دو دفعه و در هفته پایانی ماه های خرداد و آذر انجام می گردد.
بررسی عملکرد هر یک از واحدها در طی 6 ماهه گذشته:
مدیر کارخانه به عنوان رئیس جلسه و نماینده مدیریت به عنوان دبیر جلسه، عملکرد هر یک از واحدها را ارزیابی می نمایند و سپس اقدامات انجام شده اصلاحی در 6 ماهه گذشته مورد ارزیابی قرار می گیرد.
تجزیه و تحلیل گزارش های ارائه شده
گزارش های ارائه شده عبارتند از: گزارش شکایات و نظرات مشتریان گزارش توقف خط تولید گزارش انحراف تحویل به موقع گزارش ضایعات و دوباره کاری ها گزارش SPC گزارش انحراف برنامه تولید گزارش وضعیت پروژه ها گزارش ممیزی های قبلی
با توجه به گزارشات و تحلیل آنها، عملکرد فرآیندها در طی 6 ماه مشخص میشود.
بدست آوردن شواهد و نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل گزارشات
مشخص کردن فرآیندهایی که نیاز به ممیزی دارند (دامنه شمول ممیزی تعیین می شود)
بررسی و ارزیابی میزان اهمیت فرآیند مشخص شده بر روی محصول و میزان رضایت مشتری و سپس sort کردن آن ها
نتیجه حاصل به واحد تضمین کیفیت ارجاع داده می شود تا واحد تضمین کیفیت برنامه ممیزی، ممیزان و مسئولیت ها را مشخص نماید و طرح ریزی کند.
نتیجه حاصل “ گزارش استراتژی ممیزی ” نام دارد که توسط نماینده مدیریت تهیه می شود.
نحوه برنامه ریزی ممیزی:
1- تشکیل جلسه در واحد تضمین کیفیت با حضور نمایند مدیریت.