دانلود مقاله روش اجرایی کنترل مدارک

در شرکت خاور پرس کلیه مدارک سیستمی مانند نظامنامه، روش اجرایی، دستور العمل ها و کلیه مدارک فنی از قبیل برنامه کنترل، نقشه ها و مشخصات فنی، استانداردها، استانداردDin ، منجمله مدارک دارای منشأ برون سازمانی مانند نقشه های مشتری و استانداردها را در بر می گیرد.

برای این منظور ایجاد یک سیستم یکپارچه و کنترل شده ای جهت تنظیم و تهیه، تصویب، تجدید نظر و توزیع کلیه مستندات و مدارک به گونه أی که اطمینان کافی از کاربرد مدارک به روز و تأیید شده در سیستم کیفیت شرکت احتیاج می شود، که در شرکت خاور پرس سیستم فوق در ذیل آورده شده و بدین شرح است:

« روش اجرایی ممیزی »

هدف:

هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح چگونگی اجراء مراحل ممیزی توسط تیم ممیز می باشد.

ورودی ها:

گزارش عملکرد واحدها                              گزارش انحراف برنامه تولید

گزارش شکایات و نظرات مشتری                گزارشSPC

گزارش توقف خط تولید                             هرگونه عدم انطباق های بالقوه و بالفعل

گزارش انحراف تحویل به موقع                  گزارش وضعیت پروژه ها

ارزشیابی ممیزی های قبلی                          گزارش ممیزهای قبلی

گزارش ضایعات و دوباره کاری ها            اقدام اصلاحی و نتایج مربوط به آن در طی 6 ماهه گذشته

لیست افراد ممیز و تخصص های مربوط به آن

خروجی ها:

انجام ممیزی داخلی                                    یافته های ممیزی

کنترل انطباق                                              شواهد ممیزی

کنترل اثر بخشی                                         نتیجه نهایی ممیزی

مسئولیت های ممیزی :

مسئولیت اجرای ممیزی: افراد ممیز منتخب

مسئولیت نظارت و هماهنگی: نماینده مدیریت

مسئولیت پایش و اندازه گیری: واحد تضمین کیفیت

منابع مورد نیاز:

منابع مالی       نیروی متخصص( کارشناس)                ممیز

معیارهای ممیزی:

خط مشی و اهداف کیفیت                  دستورالعمل های کاری و اداری

نظامنامه کیفیت                                   نقشه ها

روش های اجرایی موجود در واحدها

شیوه های ممیزی:

استفاده از ممیزی شخص اول

لازم به تذکر است شرکت تنها از ممیزی نوع اول استفاده می نماید، در این ممیزی، شرکت برای ارزیابی عملکرد واحد مربوطه دست به ارزیابی و ممیزی می زند و بدین وسیله یک خود اظهاری درباره عملکرد واحد تهیه می نماید.

روش اجراء:                    “ نحوه تدوین گزارش استراتژی ممیزی ”

 تشکیل جلسه با حضور مسئولان واحدها و نماینده مدیریت و مدیر کارخانه در دو هفته آخر ماه های خرداد و آذر

لازم به تذکر است ممیزی داخلی در شرکت خاورپرس به تعداد دو دفعه و در هفته پایانی ماه های خرداد و آذر انجام می گردد.

 بررسی عملکرد هر یک از واحدها در طی 6 ماهه گذشته:

مدیر کارخانه به عنوان رئیس جلسه و نماینده مدیریت به عنوان دبیر جلسه، عملکرد هر یک از واحدها را ارزیابی می نمایند و سپس اقدامات انجام شده اصلاحی در 6 ماهه گذشته مورد ارزیابی قرار می گیرد.

 تجزیه و تحلیل گزارش های ارائه شده

گزارش های ارائه شده عبارتند از: گزارش شکایات و نظرات مشتریان گزارش توقف خط تولید گزارش انحراف تحویل به موقع گزارش ضایعات و دوباره کاری ها گزارش SPC گزارش انحراف برنامه تولید گزارش وضعیت پروژه ها گزارش ممیزی های قبلی

با توجه به گزارشات و تحلیل آنها، عملکرد فرآیندها در طی 6 ماه مشخص می‌شود.

 بدست آوردن شواهد و نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل گزارشات

 مشخص کردن فرآیندهایی که نیاز به ممیزی دارند (دامنه شمول ممیزی تعیین می شود)

 بررسی و ارزیابی میزان اهمیت فرآیند مشخص شده بر روی محصول و میزان رضایت مشتری و سپس sort کردن آن ها

 نتیجه حاصل به واحد تضمین کیفیت ارجاع داده می شود تا واحد تضمین کیفیت برنامه ممیزی، ممیزان و مسئولیت ها را مشخص نماید و طرح ریزی کند.

نتیجه حاصل “ گزارش استراتژی ممیزی ” نام دارد که توسط نماینده مدیریت تهیه می شود.

نحوه برنامه ریزی ممیزی:

1- تشکیل جلسه در واحد تضمین کیفیت با حضور نمایند مدیریت.

2- ارائه گزارش استراتژی ممیزی توسط نمایند مدیریت در جلسه.

3- ارائه لیست اسامی ممیزان و تعیین مهارت هر یک 4- ارائه ارزشیابی ممیزی های قبلی 5- انتخاب دو ممیز برای هر فرآیند با توجه به ارزشیابی ممیزی قبلی وی و مهارت مربوطه تذکر: منظور از ممیزی، ممیزی مختص برای فرآیند یا سیستم خاص نمی باشد بلکه حتی اجرای یک دستورالعمل نیز یک فرآیند محسوب می شود و در صورت لزوم ممیزی می شود.

تذکر: اهمیت و اولویت برنامه ممیزی بر اساس ترتیبات طرح ریزی شده می‌باشد تا بتوان سیستم را سریعتر در جهت انطباق با سیستم مدیریت کیفیت هدایت کرد.

6- ارائه نحوه انجام ممیزی به ممیزان (دادن دید کلی در ارتباط با چگونگی ممیزی) 7- تهیه برنامه ممیزی و اعلام تاریخ ممیزی به واحد مربوطه.

لازم به تذکر است برنامه ممیزی شامل زمان ممیزی، واحد ممیزی شوند، اسامی 2 نفر ممیز عدم انطباق های بدست آمده از گزارشات می باشد.

عمل ممیزی توسط ممیزان به شرح زیر است: 1- تسلط کافی بر روی فرآیند ممیزی توسط ممیزان و مطالعه معیارهای ممیزی وآشنایی جزء به جزء در ارتباط با چگونگی عملکرد و تعیین نحوه ممیزی لازم به تذکر است که انجام ممیزی دارای 2 منطق کلی می باشد که با هر بار انجام ممیزی، 2 منطق باید ممیزی شوند اولی کنترل انطباق و دومی کنترل اثربخشی می باشد.

منظور از کنترل انطباق این است که کنترلی در مورد سیستم مدیریت کیفیت که آیا با الزامات استاندارد و سیستم مدیریت کیفیت استقرار یافته در سازمان انطباق دارد یا خیر؟

کنترل اثربخشی عبارت است از اینکه نظارت نماینده که اثربخشی اجراء و برقرار نگهداشته شود.

2- حاضر شدن ممیزان در زمان مقرر و در واحد مربوطه 3- انجام ممیزی بر اساس برنامه ممیزی انجام ممیزی شامل جمع آوری شواهد ممیزی از جمله سوابق، شرح ماوقع و سایر اطلاعات که به معیارهای ممیزی مربوط و قابل تصدیق می باشد گویند.

در مرحله ممیزی کلیه مشاهدات و موارد توسط تیم ممیز یادداشت می شود.

4- تعیین یافته های ممیزی تذکر: نتایج حاصل از ارزیابی شواهد ممیزی گردآوری شده در مقایسه با معیارهای ممیزی را گویند.

5- بازگشت از واحد مربوطه 6- بازنگری موارد مشاهده شده و یافته های ممیزی و تعیین نتیجه نهایی ممیزی 7- نوشتن گزارش ممیزی و یافته های ممیزی و نتایج ممیزی بر اساس شواهد ممیزی و مقایسه با معیارهای ممیزی توسط ممیزان توجه: گزارش حاصله در حکم نتیجه ممیزی می باشد و بخش عمده ای از تصمیمات اقدام اصلاحی و پیشگیرانه بر اساس گزارش ممیزی می باشد لذا ممیزان می بایست در تهیه گزارش نهایت دقت را مبذول داشته تا باعث افزایش انطباق با QMS در آینده شوند.

تأئید گزارش ممیزی توسط دو ممیز با زدن امضاء در ذیل آن ارائه گزارش ممیزی به مدیر واحد تضمین کیفیت.

10- گزارش حاصله به واحد مربوطه رونوشت زده می شود.

11- رو نوشت گزارش ممیزی را همراه با تأئید ممیزان به عنوان سابقه کیفیت در دفتر نماینده مدیریت نگهداری می نمایند.

“ روش اجرایی کنترل سوابق کیفیت ” شرکت خاورپرس تولید کننده ماشین های پرس رویه ذیل را برای کنترل سوابق کیفیت در شرکت به کار می بندد تا بدین وسیله بتواند اسنادی را جهت انطباق با سیستم QMS و همچنین منطبق کردن خود باQMS فراهم نماید.

اهداف روش اجرایی ذکر شده عبارتند از: تعیین زمان و محل نگهداری سوابق کیفیت و تعیین چگونگی از دسترس خارج ساختن آنها به منظور دسترسی آسان به سوابق حاصل از انجام فرآیندهای نظام کیفیت.

تعیین نحوه بایگانی، ذخیره، و محل حفاظت سوابق کیفیت.

شرکت با تعریف و تدوین روش اجرایی در جهت تلاش برای رسیدن به اهداف و خط مشی می کوشد.

روش اجراء کنترل سوابق کیفیت طی متن ذیل و جدول صفحه بعد می باشد.

سوابق کیفیت در شرکت شواهد واضحی از اجرای فعالیت های سیستم کیفیت هستند که به صورت گزارشات، و یا فرم های ثبت نتایج، آزمون ها، بازنگری‌ها و … در نقاط مختلف شرکت به صورت روزانه و یا هفتگی و یا … تنظیم شده و به مرور جمع آوری می شوند و در بررسی و ارزیابی مسائل و اشکالات بسیار مفید است و یا حتی لازم است که جهت اطلاع از آنچه قبلاً گذشته است در جهت اجرای صحیح فعالیت ها در آینده به سوابق گرد آوری شده رجوع گردد.

در عین حال به دلیل حجم بالائی که بعضاً اینگونه سوابق دارند نگهداری تمامی آنها تا زمان های نا محدود در محیط شرکت تقریباً امری ناممکن است.

لذا مطابق جدول، محل نگهداری و مدت نگهداری هر نوع سابقه که و همچنین مدت زمان نگهداری احتمالی در بایگانی را کد آورده شده است.

کلیه ایجاد کنندگان سوابق و تکمیل کنندگان فرم ها موظفند به طور کامل پاسخگوی موارد درج شده در فرم ها بوده و ضمن روشن ساختن تاریخ تنظیم، فرم ها را امضاء نموده و به نحو خوانا آنها را تنظیم نمایند.

لازم به تذکر است محل حفاظت فرم ها و سوابق در داخل کمدها و قفسه های واحدهای ذکر شده در جدول می باشد.

همچنین مسئولین واحدها موظفند به نگهداری مرتب و قابل دسترسی سوابق در واحدها نظارت نموده و پس از انقضاء تاریخ نگهداری مطابق جدول ترجیحاً 2 نوبت در ماه های خرداد و آذر نسبت به انتقال آنها از واحد به محل تعیین شده اقدام نمایند.

« روش کنترل سابقه بر حسب نوع سابقه» «روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه» هدف: هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح چگونگی مراحل تجزیه و تحلیل و ریشه یابی عدم انطباق های بالقوه و بالفعل به منظور شناسایی و حذف علل ریشه آنها می باشد.

ورودی ها: گزارشات محصولات برگشتی گزارشات آدیت محصول گزارشات آدیت فرآیند گزارشات آدیت سیستم کیفی گزارش وضعیت پروژه ها گزارش شکایات و نظرات مشتریان گزارش وضعیت تأمین کنندگان گزارش انحراف برنامه تولید گزارش هزینه کیفیت 10- گزارش توقف و تذکر خط تولید 11- گزارش انحراف تحویل به موقع 12- گزارشات ضایعات و دوباره کاری 13- گزارش Spc 14- نتایج FMEA 15- هرگونه عدم انطباق بالفعل و بالقوه خروجی ها اصلاح عدم انطباق 2- فرصت های بهبود اقدام جهت جلوگیری از بروز عدم انطباق تشخیص عدم انطباق های بالقوه اقدام جهت جلوگیری از بروز عدم انطباق های بالقوه مسئولیت: مسئولیت اجرا: کلیه واحدهای ذیربط مسئولیت نظارت: نماینده مدیریت.

مسئولیت پایش و اندازه گیری: واحد تضمین (کنترل) کیفیت.

روش اندازه گیری و پایش: در پریودهای بازنگری مدیریت اثر بخشی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه مورد اندازه گیری و پایش قرار می گیرند.

6ـ گزارشات: 1ـ گزارشات اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به تفکیک موضوع 2ـ گزارشات تعداد درخواست اقدام اصلاحی و پیشگیرانه به تفکیک واحد 3ـ گزارشات درصد اثر بخشی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه به تفکیک واحد وظایف ارائه گزارشات بر عهده نماینده مدیریت می باشد و در پریودهای بازنگری مدیریت ارائه می شود.

7ـ منابع مورد نیاز: ـ منابع مالی ـ نیروی متخصص 8ـ روش اجراء: 9ـ ضمائم و مدارک مورد نیاز برای اجرای روش اجرایی اقدامات اصلاحی/پیشگیرانه: 1ـ فرم درخواست اقدام اصلاحی/پیشگیرانه 2ـ لیست پیگیری اقدام اصلاحی/پیشگیرانه 3ـ دستورالعمل حل مسأله 10ـ سوابق: عنوان مدرک روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق 1ـ هدف تعیین روش شناسایی و برخورد با اقلام و محصولات نامنطبق و نیز چگونگی تعیین تکلیف این اقلام.

2ـ دامنه کاربرد کلیه اقلام و قطعات ورودی، محصولات حین فرایند و تولیدات نهایی شرکت که نامنطبق شناخته شوند، تحت پوشش توضیحات ارایه شده در این مدرک قرار می گیرند.

3ـ مسئولیت ـ شناسایی، اعلام و تهیه و نگه داری سوابق اقلام نامنطبق بر عهده واحد کنترل کیفیت است.

ـ تعیین میزان اثر بخشی فعالیت های انجام شده و طرح ریزی اقدام های اصلاحی/پیش گیرانه احتمالی دیگری که ممکن است نیاز باشد، بر عهده مدیر تضمین کیفیت است.

4ـ روش اجرا 4،1 ـ کلیات تمامی اقلام ورودی، نیمه ساخته و نهایی که در بازرسی های کیفی نامنطبق یا مشکوک شناخته می شوند .

باید بر مبنای این مدرک و به شرح بندهای زیر کنترل و تعیین تکلیف شوند تا امکان هر گونه استفاه از آن ها به عنوان اقلام قابل قبول سلب شود.

این اقلام تا زمان تعیین تکلیف با کارت های زرد رنگ مشخص می شوند.

اقلام مشکوکی که انطباق یا عدم انطباق آن ها مشخص نشده نیز مشمول همین روال می شوند.

مسئولیت تعیین تکلیف اقلام نامنطبق، بسته به نوع اقلام، دربندهای بعدی این روش اجرایی و طرح های کنترل محصولات قید شده است.

مسئول مشخص شده می تواند با توجه به نوع مغایرت و بر اساس طرح های کنترل تهیه شده برای محصولات، اقدام هایی مانند بازکاری، جداسازی، انتقال کامل به ضایعات، پذیرش با اجازه ارفاقی یا درجه بندی برای استفاده دیگر را تعیین کند و به اجرا گذارد.

در صورت بازکاری اقلام نامنطبق، کلیه کنترل های مشخص شده در طرح های کنترل باید مجدداً روی اقلام صورت گیرد و از تطابق کامل اقلام با خواسته ها اطمینان حاصل شود.

پس از تکمیل اقدامات مشخص شده برای اقلام نامنطبق نیز باید مدیر تضمین کیفیت باید از اثر بخشی آن ها اطمینان یابد و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی/پیش گیرانه دیگری را نیز ترتیب دهد.

4،2ـ مواد اولیه و قطعات ورودی نامنطبق چنان چه مواد و قطعات ورودی به کارخانه مطابق روش اجرایی بازرسی و آزمون، بازرسی و نامنطبق تشخیص داده شوند.

واحد کنترل کیفیت در ابتدا مردود شدن محموله را در فرم رسید موقت ثبت و اعلام می کند.

استفاده از چنین محموله ای، همان طور که در روش اجرایی انبارش ذکر شده، تا پیش از تعیین تکلیف و نصب برگه های شناسایی مجاز نیست.

پس از بازرسی و انجام آزمون های تعریف شده در طرح کنترل از روی مواد ورودی تأیید شده کارت های زرد رنگ برداشته شده و کارت سبز بر روی آن ها الصاق می گردد.

در این مرحله انبار پس از تأیید کنترل کیفیت کارت شناسایی محموله را تکمیل می نماید.

در صورتی که محموله از سوی کنترل کیفی غیر منطبق اعلام گردد کارت زرد از روی محموله برداشته شده و کارت قرمز به مفهوم مردود شدن محموله بر روی آن نصب می گردد تا تعیین تکلیف صورت پذیرد.

برای تعیین تکلیف اقلام ورودی نامنطبق پس از تکمیل فرم تعیین تکلیف محموله نامنطبق توسط مسئول کنترل کیفیت و تأیید مدیر تضمین کیفیت موارد به مدیر بازرگانی ارجاع می گردد.

اقلام نامنطبق در این مرحله توسط مدیر بازرگانی تعیین تکلیف می گردند.

سپس این تصمیمات به واحدهای ذیربط اعلام می گردد تا در صورت ضایع تشخیص داده شدن طبق جدول برنامه وارهایی مواد و قطعات غیر قابل استفاده با آن برخورد گردد و در صورت صدور مجوز ارفاقی کارت سبز رنگ بر روی محموله نصب گردد.

ضمناً انبار نیز کارت شناسایی محموله پس از تأیید کنترل کیفیت تکمیل می نماید فرم تعیین تکلیف محموله نامنطبق پس از طی روال مذکور و تکمیل، در سوابق واحد کنترل کیفیت نگه داری می شود.

لازم به توضیح است که مانند هر محموله دیگر، سوابق این محموله نیز، مطابق دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان و پیمان کاران فرعی در سوابق محموله های دریافتی از پیمانکار وارد می شود.

4،3ـ محصولات نیمه ساخته هرگاه بازرسی کیفی انباشته های حین فرآیند در یک ایستگاه تولیدی مطابق روش اجرایی بازرسی و آزمون انجام و محموله غیر منطبق شناخته شود، بازرس کنترل کیفیت موظف است بلافاصله برای تعیین وضعیت انباشته، کارت محصول نامنطبق را برای آن صادر نموده و همراه کارت زردرنگ روی محموله قرار دهد.

برای تعیین تکلیف محموله نامنطبق، واحد کنترل کیفیت باید فرم توقف تولید را برای آن محصولات تکمیل کند و ضمن ثبت موارد مغایرت، آن را به جریان اندازد.

بسته به نوع مغایرت مشاهده شده، اقدام لازم نیز برای رفع مغایرت فرآیند از طرح کنترل مشخص می شود.

تعیین تکلیف محموله توسط مدیر کارخانه، ابلاغ گردیده و به جریان می افتد.

آن تعیین تکلیف ممکن است بازکاری، جداسازی، انتقال کامل انباشته به ضایعات یا موارد دیگر باشد.

پس از انجام اقدام های اتخاذ شده، در مرحله بعد اقدام کننده اطلاعات لازم را در قسمت بعدی فرم درج می کند.

از این اطلاعات در تهیه آمارهای مورد نیاز برای گزارش های مدیریتی، و محاسبه و تحلیل هزینه های کیفیت(COQ)استفاده خواهد شد.

در نهایت مدیر تضمین کیفیت اقدامات را کنترل و نتیجه را در انتهای فرم ثبت می کند.

این فرم نیز در سوابق واحد کنترل کیفیت نگه داری می شود.

اگر محصول نیمه ساخته را بازکاری، جداسازی یا غیره آماده بازگشت به خط تولید باشد، واحد کنترل کیفیت باید آن را مجدداً بازرسی کند.

چنان چه از انطباق آن با الزامات اطمینان حاصل شود، کارت ردیابی محصول برای آن ایستگاه تکمیل می شود و به تأیید بازرس می رسد و کارت محصول نامنطبق زیر آن پیوست شده و کارت زردرنگ از روی محموله برداشته می شود و هر دو کارت( ردیابی و نامنطبق) روی انباشته قرار می گیرد تا جریان فرآیند ادامه یابد.

توضیحات لازم درباره بازرسی محموله در کارت ردیابی محصول درج می شود.

4،4ـ محصولات نهایی اگر بازرسی کیفی محصولات نهایی مطابق روش اجرایی بازرسی و آزمون و انجام و محموله نامنطبق تشخیص داده شود، جریان کار مشابه مواد اولیه نامنطبق خواهد بود( بند 4،2).

چنان چه محصول محصول نهایی پس از تعیین تکلیف از انطباق آن با الزامات اطمینان حاصل شود، روند کار مطابق روش یاد شده دنبال می شود و سوابق محصول نامنطبق در واحد کنترل کیفیت بایگانی می گردد.

توجه: در صورت کشف هرگونه عدم انطباق در مراحل ساخت محصول نهایی( که زمان آغاز آن مشخص نباشد) موارد مشاهده شده در همان ایستگاه مراحل قبلی و بعد از ان تا انبار محصول و همچنین انبار مشتری در خصوص وجود محصولات معیوب و پیگیری های لازم توسط مدیر تضمین کیفیت و سرپرست کنترل کیفیت صورت می پذیرد.

در صورت موجود بودن این قطعات در هر مرحله تولید و انبار محصول و یا مشتری، کلیه موارد عودت داده شده و یا جداسازی می شوند و تا تعیین تکلیف نهایی( مطابق بند 4،3 ـ 4.4) در محل جداگانه ای و با کارت زرد رنگ شناسایی می گردند.

طرح اولویت بندی شده برای کاهش ضایعات: با توجه به سوابق گذشته درخصوص ضایعات در مراحل مختلف تولید، واحد تضمین کیفیت جهت کاهش ضایعات در این مراحل طرحهای اولویت بندی شده أی را مشخص و مطابق روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه و یا روش اجرایی مدیریت پروژه اقدام می نماید.

مدارک مرتبط: ـ روش اجرایی بازرسی و آزمون ـ دستورالعمل گردش کار انبارها ـ فرم تعیین تکلیف محموله نامنطبق ـ فرم رسید موقت ـ فرم فهرست عیوب ـ کارت ردیابی محصول ردیففعالیتمسئولیتمدارک مورد نیازبه طور کلی ماهیت فعالیت ها به 2 گونه است: ـ کنترل مدارک سیستمی( نظامنامه، رویه دستورالعمل) ـ کنترل مدارک فنی از قبیل نقشه ها داخلی، نقشه ها و استانداردهای مشترینماینده مدیریت واحد فنی مهندسیکلیه اسناد سیستمی کلیه اسناد فنی1تهیه، تأیید، تصویب و توزیع مدارک سیستمی در صورت احساس نیاز به صدور مدارک جدید یا تغییر دادن مدارک موجود موضوع توسط بخش مربوط و با تأیید مدیر بخش به اطلاع نماینده مدیریت با استفاده از پر کردن فرم تغییر مستندات می رسد.

بررسی فرم مذکور با استفاه از نماینده مدیریت در صورت احتیاج به مدارک جدید به روند گفته شده در برگ سوم عمل نمائید در غیر این صورت به فعالیت 4 ارجاع نمائید.

تذکر: در صورتی یک مدرک احتیاج به مدرک جدید می باشد که تعداد بازنگری به 5 بازنگری رسیده باشد و نحوه تشخیص نیز برگه ای است که بر روی مدارک چسبانده شده و با استفاه از یک سیستم کدینگ عدد بعد از اعشار تعداد بازنگری ها مشخص می شود.

در صورت بازنگری و بروز آوری و اعمال تغییرات مدارک فنی و سیستمی: ـ بازنگری مدرک ـ به روز آوری و اعمال تغییرات مدارک فنی و سیستمی تذکر: به روز آوری مدارک پس از انجام ممیزی و بازخورد از اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه صورت می پذیرد.

تذکر: به روز آوری مدارک فنی و استانداردها با مراجعه به اداره استاندارد و همچنین آرشیو مشتری در پریودهای سالیانه انجام می شود.واحد مربوطه نماینده مدیریت تهیه کننده مدرک نماینده مدیریتفرم درخواست تغییر مستندات فرم درخواست تغیر مستندات کلیه روش ها و دستورالعمل ها5کد گذاری مدرک جدید شده و تأیید آن تذکر: مسئولیت های مراحل تهیه، تأیید و تصویب در جدول شرح مسئولیت ها در برگ پیوست می باشد.

تذکر: در صورتی که در یک سند تغییر ایجاد کردیم آخرین تغییرات را Bold می نمائیم.با توجه به پیوستمدارک بر حسب نیاز( نظامنامه.

.)6ارسال مدارک تأیید شده برای اخذ تصویب از مدیر عاملمدیر عامل7زدن مهر “ تحت کنترل”نماینده مدیریت8به هنگام کردن فهرست اصلی مستنداتنماینده مدیریت9جمع آوری مدارک قبلی و به روز آوری مدارک قبلی از طریق نامه یا اعمال در مستنداتنماینده مدیریت10آگاه ساختن واحد مربوطه در قبال گرفتن امضا از آنها و پر کردن یک ردیف از لیست توزیع مدارک و اسناد تأیید شدهنماینده مدیریت1 2 3 4 5 6 7 8توضیح: در صورت احتیاج به مدرک جدید داریم: تهیه پیش نویس مدرک جدید تایپ و کد گذاری مدرک جدید و تأیید آن تذکر: کدگذاری به این صورت می باشد که اعداد بعد ممیز میزان بازنگری را نشان می دهد اعداد قبل از ممیز رقم یکان واحد مورد استفاده، رقم صدگان نوع مدرک را نشان می دهد که از روی نحوه کد گذاری در شرکت انجام می شود.

ارسال مدارک تأیید شده برای اخذ تصویب از مدیر عامل ممهور کردن به مهر“ تحت کنترل” به هنگام کردن لیست مدارک( فهرست اصلی مستندات) جمع آوری مدارک قبلی و زدن مهر“ باطل شد” نگهداری یک نسخه از مدارک باطله در فایل مخصوص و مشخص توزیع اسناد تأیید شده در قبال گرفتن امضاء از مدیر واحد و آگاه کردن او نسبت به مدرک جدیدواحد درخواست کننده نماینده مدیریت نماینده مدیریت نماینده مدیریت نماینده مدیریت نماینده مدیریت نماینده مدیریت نماینده مدیریتدستورالعمل کدگذاری نوع مدرکتهیه و بازنگریتأییدتصویبتوزیع و کنترل1نظامنامهنماینده مدیریتنماینده مدیریتمدیر عاملنماینده مدیریت2روش های اجراییواحد مسئولناینده مدیریتمدیر عاملنماینده مدیریت3دستورالعمل هاواحد مسئولنماینده مدیریتمدیر عاملنماینده مدیریت4فرم هاواحد مسئولنماینده مدیریتنماینده مدیریتنماینده مدیریت5نقشه ها و مشخصات فنی و استانداردهاواحد فنی ـ مهندسیمدیر فنی ـ مهندسیمدیر فنی مهندسیمدیر فنی مهندسی6طرح تجاریمدیر عاملنماینده مدیریتمدیر عاملمدیر عامل عنوان سابقهنحوه دستیابیمحل نگهداریمدت نگهداریتعیین تکلیف پس از مدت نگهداریمدت نگهداری در بایگانی راکد1سوابق بازنگری مدیریتمدیر واحد تضمین کیفیتواحد تضمین و کنترل کیفیتدائمــ2سوابق آموزشی پرسنلمدیر واحد تضمین کیفیتواحد تضمین و کنترل کیفیتتا زمان فعالیت پرسنل در شرکتبایگانی راکد10 سال3سوابق کنترل فرآیندمدیر واحد برنامه ریزی تولید و کنترل موجودیواحد برنامه ریزی تولید و کنترل موجودی2سالبایگانی راکد3سال4سوابق برنامه ها و گزارش های تولیدمدیر واحد برنامه ریزی تولیدواحد برنامه ریزی تولید و کنترل موجودی2 سالبایگانی راکد10 سال5سوابق تعمیرات و نگهداریمدیر واحد فنیواحد فنی و مهندسی3 سالبایگانی راکد3 سال6سوابق فروشمدیر واحد مالیواحد مالی، اداری و بازرگانی10سالبایگانی راکددائم7سوابق بازنگری قراردادمدیر واحد مالیواحد مالی، اداری و بازرگانی10 سالبایگانی راکددائم8سوابق بازنگری طراحیمدیر واحد طراحیواحد طراحی10 سالبایگانی راکددائم9سوابق تصدیقمدیر واحد طراحیواحد طراحی10 سالبایگانی راکددائم10سوابق نتایج صحه گذاریمدیر واحد طراحیواحد طراحی10 سالبایگانی راکددائم11سوابق بازنگری طراحیمدیر واحد طراحیواحد طراحی3 سالبایگانی راکددائم12سوابق ارزیابی تامین کنندگانمدیر واحد برنامه ریزی تولیدواحد برنامه ریزی تولید و کنترل موجودی2سالبایگانی راکد2 سال13سوابق بازرسی و آزمون مواد اولیهمدیر واحد تضمین کیفیتواحد تضمین کیفیت2 سالبایگانی راکد3 سال14سوابق مربوط به دارایی مشتریمدیر واحد تضمین کیفیتواحد تضمین کیفیت2 سالبایگانی راکد3 سال15سوابق کالیبراسیونمدیر واحد کنترل کیفیتواحد تضمین کیفیت3 سالبایگانی راکد3 سال16سوابق ممیزی داخلینماینده مدیریتدفتر نماینده مدیریتدائم17سوابق بازرسی و آزمون محصولمدیر واحد تضمین کیفیتواحد تضمین کیفیت2 سالبایگانی راکد3 سال18سوابق و گزارشات محصول نامنطبقمدیر واحد تضمینواحد تضمین کیفیت3 سالبایگانی راکد3 سال19استانداردها و دستورالعمل های باطلهمدیر واحد تضمینواحد تضمین کیفیتدائم20مدارک مربوط به ردیابی محصولمدیر واحد تضمینواحد تضمین کیفیت2 سالبایگانی راکد5 سال21نظرات و انتقادات و شکایات مشتریانمدیر واحد مالیواحد مالی، اداری و بازرگانیدائم22سوابق اقدام های اصلاحی و پیشگیرانهمدیر واحد تضمین کیفیتواحد تضمین کیفیتدائم ردیفشرح فعالیتمسئولیتمدارک مورد نیاز1درخواست اقدام اصلاحی و یا اقدام پیشگیرانه فرد/ واحد درخواست کننده در صورت علم بر علل ریشه ای عدم انطباق و راه کار حل آن، موارد را در فرم درخواست اقدام اصلاحی/ پیشگیرانه مطرح می نماید.کلیه واحدهافرم درخواست اقدام اصلاحی/پیشگیرانه2ارسال فرم برای نماینده مدیریت نماینده مدیریت بررسی های لازم جهت شناسایی علل ریشه ای و اقدامات را انجام می دهد و در صورت نیاز جلسه با مسئولین مرتبط و یا نیاز به تشکیل جلسه حل مسئله پیگیری های لازم را انجام می دهد و در نهایت در فرم اقدام اصلاحی و پیشگیرانه علل ریشه أی و اقداماتی که باید انجام شود و مسئول آن را مشخص می نماید.واحد درخواست کنندهفرم درخواست اقدام اصلاحی/پیشگیرانه3آیا نیاز به جلسه حل مسئله می باشد.

بله: تشکیل جلسه خیر: تعیین علل توسط نماینده مدیریت توضیح: برای تعیین علل ریشه ای می توان از ابزارهای حل مسئله زیر استفاده نمود: 1ـ نمودارهای کنترلی 2ـ نمودار پارتو 3ـ نمودار علت و معلول 4ـ تجزیه و تحلیل عیوب بالقوه FMEA 5ـ نمودار تمرکز نقص ها 6ـ جلوگیری از بروز خطا4ارائه فرم اقدام اصلاحی/پیشگیرانه به واحد مسئول(واحدی که عیب در آن رخ داده است)نماینده مدیریتفرم درخواست اقدم اصلاحی/پیشگیرانه5پیگیری اقدامات تا انجام کامل آن نماینده مدیریت موظف است در سررسید های تاریخ انجام اقدامات، اقدامات صورت پذیرفته را مورد ارزیابی قرار دهد و در صورت انجام شدن، دلایل تأخیر و اقدامات بعدی را همراه تاریخ ذکر نماید.نماینده مدیریتفرم درخواست اقدام اصلاحی/پیشگیرانه6مطالعه اثر بخشی اقدامات انجام شده پس از اتمام اقدامات صورت پذیرفته و گذشت یک ماه از تاریخ تمام اقدام اصلاحی/پیشگیرانه نماینده مدیریت می بایست شرایط ماقبل و مابعد را باهم مقایسه نمایند و گزارش از این شرایط را ضمیمه فرم اقدام اصلاحی/پیشگیرانه نماید.نماینده مدیریتفرم درخواست اقدام اصلاحی/پیشگیرانه7آیا اقدام اثر بخش بوده است بله: ادامه کار خیر: بررسی مجدد و شروع کار از بند 2 و درج شماره درخواست اقدام اصلاحی/پیشگیرانه جدید در فرم8گسترش نتایج اقدام اصلاحی در فرایندهای مشابه و پیاده سازی در این فرایندها( اثر اقدام اصلاحی)نماینده مدیریتفرم درخواست اقدام اصلاحی/پیشگیرانه9توضیح: کلیه اقدامات اصلاحی/پیشگیرانه بلند مدت باید با سیستم مدیریت پروژه هدایت شوند.

ـ در هنگام برنامه ریزی انجام اقدامات اصلاحی/پیشگیرانه باید متناسب با اهمیت مسائل اولویت بندی اقدامات تعیین شوند.

تجزیه و تحلیل برگشتی ها و شکایات مشتری: کلیه محصولات مرجوعی از مشتری مورد تحلیل قرار می گیرد و به عنوان یک عدم انطباق حساس به حساب می آید و سیکل اقدام اصلاحی در اسرع وقت برای آن شروع می شود و گزارش تحلیلی علل ریشه ای و اقدامات انجام شده و گزارش اثر بخشی برای مشتری ارسال می شود.واحد تضمین کیفیت و نماینده مدیریتدستورالعمل حل مسأله