1 اهمیت و ضرورت موضوع:
اهمیت و نقش اصلاح و بهبود روش ها در نظام اداری انکار ناپذیر است. هماکنون به خوبی مشهود است که سازمانهای ما در تحقق اهدافشان چنانکه باید موفق نیستند در حالیکه به لحاظ منابع و امکانات نه تنها کمبودی نیست بلکه اغلب، منابع به هدر میرود.
بررسی مطالعات محققین و تجارب مدیران موفق در کشورهای پیشرفته و یا در حال توسعه مبین آنست که اصلاح و تجدیدنظر مستمر در سیستم ها و روشهای انجام کار با توجه به پیشرفت علوم و فنآوری امری اجتنابناپذیر است چرا که در غیراینصورت سیستم پاسخگوی نیازهای جامعه نبوده و محکوم به زوال خواهد بود. سیستمها و روشهای انجام کار از جمله عوامل نرمافزاری بهرهوری هستند که در اثر بهبود و اصلاح مستمر قابلیت انطباق با تغییرات محیط را در سازمانها امکانپذیر نموده و آن را در مقابله با مشکلات اجرایی یاری مینمایند.
در مجموع تأثیر مستقیم اصلاح و بهبود سیستمها و روشها در بهبود عملکرد و فعالیتهای دستگاهها بهگونهای است که در صورت غفلت و کم توجهی امکان استفاده از توانمندیهای موجود به حداقل ممکن تقلیل یافته و عملاً منجر به عقبافتادگی نظام اداری کشور میگردد، کما اینکه مقایسه فاصله ایجاد شده ما بین نظام اداری موجود سیستم های اداری پیشرفته و یا حتی در حال توسعه متأسفانه مبین نگاه سطحی ما به این مهم است حال آنکه نیروی انسانی و منابع و امکانات بالقوه کشور کاملاً پاسخگوی این امر خواهد بود تنها چنانچه خواست و اراده راستین مدیریت عالی دستگاهها و توان بالفعل اجرای ان با هماهنگی لازم به مرحله بروز و ظهور برسد.
سیستم ها و روشها در قانون استخدام کشوری سال 1345
بند ب ماده 104 قانون استخدام کشوری در زمینه امور تشکیلاتی و روشها و تشریفات زائد اداری
قسمت 4 بند ب ماده 104 قانون استخدام کشوری درخصوص بررسی و تهیه پیشنهاد درباره حذف تشریفات زائد به منظور تسهیل و بهبود جریان کارها
سیستم ها و روشها در قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران
ماده 1 فصل اول درخصوص اصلاح ساختار اداری مدیریت که مقرر میدارد:
بهمنظور تصحیح، بهسازی و اصلاح نظام اداری در ابعاد نظام اداری تشکیلات، سازماندهی و ساختار اداره امور کشور، کاهش تصدی های دولت ، سیستم ها و روشها، مدیریت منابع انسانی، مقررات و (آئیننامهها و دستورالعملها) و افزایش بهرهوری دستگاههای اجرایی، شورای عالی اداری با ترکیب، صلاحیتها، وظایف و اختیارات پیشبینیشده تشکیل میگردد.
بند 6 قسمت ب ماده 1 (فصل اول):
اصلاح و مهندسی مجدد سیستمها و روشها و رویههای مورد عمل در دستگاههای اجرایی کشور با گرایش سادهسازی مراحل انجام کار، خودکارسازی و کاهش میزان ارتباط کارمندان با مراجعهکنندگان ، افزایش رضایت مراجعان ، کاهش هزینههای اداری و اقتصادی نمودن فعالیتها
بند 54 اصلاح روشها و فنآوری اطلاعات (برنامه تحول نظام اداری برنامه سوم توسعه و برنامه تحول نظام اداری):
آموزش فنون اداری و مستندسازی روشهای انجام کار و اصلاح و اطلاعرسانی نحوه انجام آنها در دستور کار دستگاههای اجرایی قرار گرفته است. در طول سه سال گذشته در تعداد زیادی دستگاههای اجرایی نسبت به مهندسی مجدد روشهای انجام کار و بهینهسازی آنها و استقرار نظام مناسب اطلاعرسانی نحوه ارائه خدمات دولتی اقدامات اولیه شروع شده و این اقدامات در عرصههایی مانند صنعت بازرگانی و حمل و نقل نتایج خوبی داشته. در این رابطه طرح نظام اطلاعرسانی نحوه ارائه خدمات دستگاههای دولتی تصویب و به دستگاهها ابلاغ شده است. ضمناً طرح سادهسازی، تسریع، تسهیل و تصحیح ارتباطات و همچنین استانداردنمودن فرآیندها و روشهای عمومی انجام کار در دستگاههای اجرایی به تصویب شورای عالی اداری رسیده است.
بند 10 قسمت ب ماده 1
تصویب ضوابط ناظر بر بهرهبرداری مطلوب از فضاهای اداری و جابجائی و تأمین ساختمانهای اداری
ماده 89 قانون تنظیمی بخشی از مقررات مالی دولت
بند ب حق استفاده از ساختمانهای مازاد بر نیاز دستگاههای وابسته به وزارتخانهها، مؤسسات و سازمانهای دولتی درمرکز به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و تصویب هیأت وزیران در استانها به پیشنهاد استاندار با رئیس سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان و تصویب شورای برنامه‌ریزی بلاعوض به دستگاههای دولتی نیازمند واگذار گردد.
بند 213 راهبرد اصلی، اصلاح ساختارها رویکرد اصلی بهبود مستمر و مهندسی مجدد فرآیندها:
روش عمومی و به تعبیری رویکرد اصلی، مهندسی مجدد این فرآیندها و طی مراحل به صورت تدریجی است که شامل موارد زیر خواهد بود:
مقرراتزدایی و تسهیل فعالیتهای معطوف به تأمین اشتغال
روشمندکردن علمی فعالیتها و تجهیز آنها به فنآوری اطلاعات و ارتباطات
اصلاح یا وضع قوانین و مقررات جدید برای تأمین اصول سه گانه حاکم بر فعالیتهای اقتصادی
42 سیستمها و روشها در برنامه تحول اداری: ششمین طرح در برنامه تحول اداری به اصلاح فرآیندها، روشهای انجام کار و فنآوری اداری اختصاص یافته است که سیاستهای اجرایی آن بشرح ذیل میباشد:
نظامهای مکانیزه در دستگاههای اجرایی با هدف تسریع، تسهیل، دقت و ارتقای سطح کیفیت طراحی و توسعه یابد و به تدریج، رویهها و شیوههای انجام کار خود کار گردد.
نظم و انضباط اداری در رفتار وعملکرد مقامات، مدیران و کارکنان دستگاههای دولتی تقویت گردد و دستگاههای اجرایی کشور با توجه به این معیار و سایر معیارهای پیشگفته، مورد ارزیابی قرار گیرند.
استفاده و بکارگیری فنون و روشهای نوین در دستگاههای دولتی با اولویت پیگیری شود و برای ترغیب دستگاههای دولتی نسبت به اینگونه اقدمات، سازوکارهای تشویقی و انگیزشی لازم پیش‌بینی شود.
برای تحول در نظام اداری کشور از دیدگاهها و تجربیات متخصصان داخل و خارج استفاده گردد و تجربههای موفق کشورها اخذ، منتشر و موارد مطلوب و مناسب، مورد بهرهبرداری قرار گیرد.
چالشهای موجود:
روشها و رویههای موجود عموماً قدیمی بوده و مدت زیادی از طراحی آنها میگذرد . در این مدت تلاش برای ایجاد هماهنگی بین روشهای انجام کار متناسب با تحولات اجتماعی، نیازهای مردم و ضرورت تسریع در انجام امور کمتر صورت گرفته است.
به رغم تلاش سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور در راستای مأموریتهای شورای عالی اداری، بهبود روشهای عمومی و مشترک منجر به نتایج مورد نظر نگردیده است و به تبع آن تلاش برای بهبود روشهای اختصاصی نیز بعضاً با مقاومت دستگاهها روبرو شده است.
کارکنان دستگاههای اجرایی با روشها و رویههای موجود و نیز به صورت کامل آشنایی نداشته و آموزشهای لازم را برای اجرای صحیح و آنها قرار نگرفتهاند. ضمن اینکه این روشها مضبوط و مدون هم نیست.