1 اهمیت و ضرورت موضوع: اهمیت و نقش اصلاح و بهبود روش ها در نظام اداری انکار ناپذیر است.
هماکنون به خوبی مشهود است که سازمانهای ما در تحقق اهدافشان چنانکه باید موفق نیستند در حالیکه به لحاظ منابع و امکانات نه تنها کمبودی نیست بلکه اغلب، منابع به هدر میرود.
بررسی مطالعات محققین و تجارب مدیران موفق در کشورهای پیشرفته و یا در حال توسعه مبین آنست که اصلاح و تجدیدنظر مستمر در سیستم ها و روشهای انجام کار با توجه به پیشرفت علوم و فنآوری امری اجتنابناپذیر است چرا که در غیراینصورت سیستم پاسخگوی نیازهای جامعه نبوده و محکوم به زوال خواهد بود.
سیستمها و روشهای انجام کار از جمله عوامل نرمافزاری بهرهوری هستند که در اثر بهبود و اصلاح مستمر قابلیت انطباق با تغییرات محیط را در سازمانها امکانپذیر نموده و آن را در مقابله با مشکلات اجرایی یاری مینمایند.
در مجموع تأثیر مستقیم اصلاح و بهبود سیستمها و روشها در بهبود عملکرد و فعالیتهای دستگاهها بهگونهای است که در صورت غفلت و کم توجهی امکان استفاده از توانمندیهای موجود به حداقل ممکن تقلیل یافته و عملاً منجر به عقبافتادگی نظام اداری کشور میگردد، کما اینکه مقایسه فاصله ایجاد شده ما بین نظام اداری موجود سیستم های اداری پیشرفته و یا حتی در حال توسعه متأسفانه مبین نگاه سطحی ما به این مهم است حال آنکه نیروی انسانی و منابع و امکانات بالقوه کشور کاملاً پاسخگوی این امر خواهد بود تنها چنانچه خواست و اراده راستین مدیریت عالی دستگاهها و توان بالفعل اجرای ان با هماهنگی لازم به مرحله بروز و ظهور برسد.
سیستم ها و روشها در قانون استخدام کشوری سال 1345 بند ب ماده 104 قانون استخدام کشوری در زمینه امور تشکیلاتی و روشها و تشریفات زائد اداری قسمت 4 بند ب ماده 104 قانون استخدام کشوری درخصوص بررسی و تهیه پیشنهاد درباره حذف تشریفات زائد به منظور تسهیل و بهبود جریان کارها سیستم ها و روشها در قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ماده 1 فصل اول درخصوص اصلاح ساختار اداری مدیریت که مقرر میدارد: بهمنظور تصحیح، بهسازی و اصلاح نظام اداری در ابعاد نظام اداری تشکیلات، سازماندهی و ساختار اداره امور کشور، کاهش تصدی های دولت ، سیستم ها و روشها، مدیریت منابع انسانی، مقررات و (آئیننامهها و دستورالعملها) و افزایش بهرهوری دستگاههای اجرایی، شورای عالی اداری با ترکیب، صلاحیتها، وظایف و اختیارات پیشبینیشده تشکیل میگردد.
بند 6 قسمت ب ماده 1 (فصل اول): اصلاح و مهندسی مجدد سیستمها و روشها و رویههای مورد عمل در دستگاههای اجرایی کشور با گرایش سادهسازی مراحل انجام کار، خودکارسازی و کاهش میزان ارتباط کارمندان با مراجعهکنندگان ، افزایش رضایت مراجعان ، کاهش هزینههای اداری و اقتصادی نمودن فعالیتها بند 54 اصلاح روشها و فنآوری اطلاعات (برنامه تحول نظام اداری برنامه سوم توسعه و برنامه تحول نظام اداری): آموزش فنون اداری و مستندسازی روشهای انجام کار و اصلاح و اطلاعرسانی نحوه انجام آنها در دستور کار دستگاههای اجرایی قرار گرفته است.
در طول سه سال گذشته در تعداد زیادی دستگاههای اجرایی نسبت به مهندسی مجدد روشهای انجام کار و بهینهسازی آنها و استقرار نظام مناسب اطلاعرسانی نحوه ارائه خدمات دولتی اقدامات اولیه شروع شده و این اقدامات در عرصههایی مانند صنعت بازرگانی و حمل و نقل نتایج خوبی داشته.
در این رابطه طرح نظام اطلاعرسانی نحوه ارائه خدمات دستگاههای دولتی تصویب و به دستگاهها ابلاغ شده است.
ضمناً طرح سادهسازی، تسریع، تسهیل و تصحیح ارتباطات و همچنین استانداردنمودن فرآیندها و روشهای عمومی انجام کار در دستگاههای اجرایی به تصویب شورای عالی اداری رسیده است.
بند 10 قسمت ب ماده 1 تصویب ضوابط ناظر بر بهرهبرداری مطلوب از فضاهای اداری و جابجائی و تأمین ساختمانهای اداری ماده 89 قانون تنظیمی بخشی از مقررات مالی دولت بند ب حق استفاده از ساختمانهای مازاد بر نیاز دستگاههای وابسته به وزارتخانهها، مؤسسات و سازمانهای دولتی درمرکز به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و تصویب هیأت وزیران در استانها به پیشنهاد استاندار با رئیس سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان و تصویب شورای برنامه‌ریزی بلاعوض به دستگاههای دولتی نیازمند واگذار گردد.
بند 213 راهبرد اصلی، اصلاح ساختارها رویکرد اصلی بهبود مستمر و مهندسی مجدد فرآیندها: روش عمومی و به تعبیری رویکرد اصلی، مهندسی مجدد این فرآیندها و طی مراحل به صورت تدریجی است که شامل موارد زیر خواهد بود: مقرراتزدایی و تسهیل فعالیتهای معطوف به تأمین اشتغال روشمندکردن علمی فعالیتها و تجهیز آنها به فنآوری اطلاعات و ارتباطات اصلاح یا وضع قوانین و مقررات جدید برای تأمین اصول سه گانه حاکم بر فعالیتهای اقتصادی 42 سیستمها و روشها در برنامه تحول اداری: ششمین طرح در برنامه تحول اداری به اصلاح فرآیندها، روشهای انجام کار و فنآوری اداری اختصاص یافته است که سیاستهای اجرایی آن بشرح ذیل میباشد: نظامهای مکانیزه در دستگاههای اجرایی با هدف تسریع، تسهیل، دقت و ارتقای سطح کیفیت طراحی و توسعه یابد و به تدریج، رویهها و شیوههای انجام کار خود کار گردد.
نظم و انضباط اداری در رفتار وعملکرد مقامات، مدیران و کارکنان دستگاههای دولتی تقویت گردد و دستگاههای اجرایی کشور با توجه به این معیار و سایر معیارهای پیشگفته، مورد ارزیابی قرار گیرند.
استفاده و بکارگیری فنون و روشهای نوین در دستگاههای دولتی با اولویت پیگیری شود و برای ترغیب دستگاههای دولتی نسبت به اینگونه اقدمات، سازوکارهای تشویقی و انگیزشی لازم پیش‌بینی شود.
برای تحول در نظام اداری کشور از دیدگاهها و تجربیات متخصصان داخل و خارج استفاده گردد و تجربههای موفق کشورها اخذ، منتشر و موارد مطلوب و مناسب، مورد بهرهبرداری قرار گیرد.
چالشهای موجود: روشها و رویههای موجود عموماً قدیمی بوده و مدت زیادی از طراحی آنها میگذرد .
در این مدت تلاش برای ایجاد هماهنگی بین روشهای انجام کار متناسب با تحولات اجتماعی، نیازهای مردم و ضرورت تسریع در انجام امور کمتر صورت گرفته است.
به رغم تلاش سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور در راستای مأموریتهای شورای عالی اداری، بهبود روشهای عمومی و مشترک منجر به نتایج مورد نظر نگردیده است و به تبع آن تلاش برای بهبود روشهای اختصاصی نیز بعضاً با مقاومت دستگاهها روبرو شده است.
کارکنان دستگاههای اجرایی با روشها و رویههای موجود و نیز به صورت کامل آشنایی نداشته و آموزشهای لازم را برای اجرای صحیح و آنها قرار نگرفتهاند.
ضمن اینکه این روشها مضبوط و مدون هم نیست.
ـ کارکنان دستگاههای اجرایی با روشها و رویههای موجود و نیز به صورت کامل آشنایی نداشته و آموزشهای لازم را برای اجرای صحیح و آنها قرار نگرفتهاند.
ـ توسعه فنآوری اداری و استفاده از فنآوری اداری از منطق مشخصی تبعیت نمیکند و در توسعه و ترویج آنها دیدگاه هزینه ـ منفعت حاکم نیست.
ـ مفهوم اصلاحات و تحول در نظام اداری کمتر به بخش فنآوری (روشها ـ رویهها) تسری پیدا کرده و علم تحول و اصلاح در این بخش دیگر قسمتهای نظام اداری را به شدت متأثر نموده است.
ـ با توجه به تأکید مستمر در مورد کاستن از حجم تصدی دولت، لغو و کاهش انحصارات دولتی و واگذاری امور به بخش غیردولتی، ضرورت بازنگری در فنآوری انجام کارها شدیداً احساس میگردد که با توجه به مقاومت طبیعی کارکنان و مدیران در این موارد، روشها و رویههای مورد عمل نیز به شدت مورد دفاع قرار میگیرد و هرگونه تغییر در این موارد با مقاومت شدید مواجه میشود.
ـ کمبود کارشناسان و متخصصین کارآمد در مباحث اصلاح و بهبود روشها، عدم پرداختن مراکز آموزش کارکنان دولت و نیز مراکز آموزش عالی به آموزشهای خاص روشها و سیستمها و اندک بودن سهم دروس مربوطه به بخش (همچون تجزیه و تحلیل سیستمها، مهندسی سیستم، پژوهش عملیاتی و ...) در آموزشهای علوم اداری و مدیریت، موجب رکود و توقف اقدامات اصلاحی در این بخش گردیده است.
ـ روشها و رویههای مورد عمل دستگاههای اجرایی به هیچ وجه پاسخگوی نیازهای واقعی مردم نبوده و در این روشها و رویهها توجه به سازمان بعنون اصل مطرح است و هرگونه تغییر در این موارد قبل از آنکه حل مشکلات مردم را توجه نماید به حفظ منافع و مصالح سازمانها اندیشیده است.
ـ حجم وسیع قوانین و مقررات و تغییرات سریع در آنها موجب کم توجهی به طراحی و برقرای نظامهای اجرایی مربوط به آنها گردیده و بسیاری از قوانین و مقررات علیرغم اینکه در متن خود مشکلات مردم را توجه قرار دادهاند بدلیل فقدان روشهای اجرایی مناسب برای آنها به اهداف خود نرسیدهاند.
ـ تراکم بیش از حد امور جاری و گرفتاری کارکنان و مدیران در جوابگویی به مراجعات مردم، آنها را از پرداختن به اصلاح روشها بازداشته و کم کم ناکارآمدی این روشها برای مجریان و مردم امری عادی و قابل قبول شده است.
ـ در برخی موارد همانند استفاده از رایانه و فنآوری نوین نیز که امکان تحول و تغییر در روشهای انجام کار را میتوانست فراهم نماید فقدان سیاستگذاری و نظارت لازم از طرف مراجع ذیربط منجر به توسعه بیرویه و پرهزینه اینگونه موارد گردیده و کارآمدی لازم نیز کمتر حاصل شده است.
ـ روشهای اجرایی و آئیننامهها متناسب با قوانین و مقررات موضوعه نبوده ومجموعه این سازوکارها در جهت حل مشکلات مردم نمیباشد.
نقاط قوت: ـ قانونگرایی و توجه به قانونمندی ـ درک اهمیت و اصرار مدیریت عالی بر اصلاح سیستمها و روشها ـ وجود سازوکارهای لازم برای اصلاح سیستمها و روشها نظیر هیأت دولت و شورای عالی اداری ـ توجه به مهندسی سیستمها و روشها ـ برقراری روشهای مدون و منطقی در دستگاههای اجرایی کشور ـ رفع نارساییها و ابهامات موجود در قوانین و مقررات دستگاههای اجرایی ـ ضابطهمندکردن عملیات اداری ـ امکان اطلاعرسانی صحیح و به موقع به خدمتگیرندگان نقاط ضعف: ـ مدوننبودن و عدم ضابطهمندی عملیات اداری ـ فقدان برنامه‌ریزی مدون در زمینه بهبود سیستمها و روشهای انجام کار ـ کمبود نیروی انسانی متخصص در زمینه سیستمها و روشها ـ عدم آموزش لازم کارکنان شاغل در واحد سیستمها و روشها ـ عدم توجه به آشنایی مدیران بر اهمیت و جایگاه بهبود سیستمها و روشها ـ فقدان توجه به مستندسازی روشهای مورد عمل ـ فقدان شبکه راهبردی سازوکارهای حماتی ـ پشتیبانیهای تخصصی ـ عدم همکاری لازم از سوی برخی مدیران و کارکنان در امر اصلاح سیستمها و روشها ـ کمتوجهی به نقش بهبود روشها و رویههای جاری مورد عمل در جلب رضایت مراجعین و مخاطبین فرصتها: ـ تحولطلبی در نهادهای تصمیمگیری و اجرایی ـ پیشرفت روزافزون در قابلیتهای تکنولوژی اداری تهدیدها: ـ حاکمیت ساختارهای غیرهدفمند و غیرمتناسب با تغییرات و مقتضیات (فقدان عقلانیت علمی) ـ فقدان ساختارها و نظامهای اساسی هماهنگکننده فراقوهای رویکردهای اصلاح سیستم ها و روشها اصلاح سیستم ها و روشهای انجام کار به لحاظ ماهیت و نوع عملیاتی که طلب میکند و نیز گستردگی و فراگیری آن لزوماً رویکردی برنامهای با گرایش راهبردی ـ کاربردی در امر سیاستگذاری و برنامه‌ریزی و رویکردی مشارکتی در عملیات و اجرا میباشد.
از اینرو لزوماً میبایستی سیاستها و خطمشیها و ضوابط و اصول کلی آن توسط یک مرکزیت کشوری انجام و هدایت و رهبری گردد و در اجرا نیاز به مشارکت فعال، فراگیر و همه جانبه بخشهای مختلف دولت و تمامی اعضاء و کارکنان بین بخشی و بخشهای داخلی دستگاههای دولتی دارد.
لذا رویکردهای زیر پیشنهاد میگردد: ـ اصلاح فرایند با رویکرد مدیریت کیفیت جامع شامل: ـ توجه به اصل بهبود مستمر ـ مشتریمداری و توجه به رضایت مخاطبان ـ مشارکت همه جانبه کارکنان ـ یادگیری سازمانی (بعنوان بستر استقرار مدیریت کیفیت جامع مبتنی بر اصول سازمانهای یادگیرنده: 1ـ دورنمای مشترک 2ـ عامل بودن افراد (ویژگیهای فردی) 3ـ یادگیری تیمی 4ـ اصلاح مدلهای ذهنی 5ـ دید سیستمی اهداف: ـ افزایش اثربخشی و کارآیی و بهسازی و مدیریت بهرهوری در دستگاههای دولتی ـ افزایش رضایتمندی در کارکنان مردم ـ توقف گسترش بیرویه و غیرضرور تشکیلات دولت ـ ارتقاء سطح پاسخگوی دولت ـ کاهش هزینههای عمومی (هزینه های مردم و دستگاههای دولتی ـ کاهش مراکز تصمیمگیر و کنترل در طی فرآیندهای عملیاتی) ـ افزایش کیفیت *راهبرد اصلی ـ بهبود مستمر فرایندها ـ مهندسی مجدد ساختارها و استانداردهای اداری معطوف به اهداف توسعه ـ فراگیر کردن فنآوری اطلاعات و مدیریت مناسب و هماهنگ با تحولات جهانی * راهبردهای اختصاصی: ـ کاهش مراکز تصمیمگیری و مراحل انجام کار و اعمال کنترل در طی فرآیند ـ توزیع صحیح اختیار و مسئولیت و تفویض اختیار به واحدهای خارج از مرکز ـ طراحی مجدد ساختار سازمانی و ایجاد اصلاحات ریشهای از طریق فرآیند کارها ـ ترویج فرهتگ بهبود فرآیندها در واحدهای اجرایی و بهبود مستمر ـ ایجاد مبنا و معیار برای اندازهگیری درجه اثربخشی فرایندها ـ آموزش شیوهها و مهارتهای مستندسازی به کارکنان و انجام فعالیتهای استاندارد شده ـ بهبود ترکیب نیروی انسانی سازمانها از طریق اصلاح فرآیندها ـ افزایش توان تخصصی کارکنان در حوزه فعالیت های سازمانی ـ اصلاح و تعدیل سیستم های زائد در جهت تسهیل فرایندهای عملیاتی ـ ایجاد زمینهها و بسترهای لازم برای تحول در قوانین و مقررات، دستورالعملها و آئین نامههای مورد عمل.