در اصلاحنامه کتابداری (سلطانی ، 1365) در تعریف پایگاه اطلاعاتی آمده است : واحدی است از سوابق و بایگنیهای قابل خواندن با ماشین که برای یک کاربرد واحد تعبیه نشده ، بلکه به منزله یک مجموعه متجانس برای مقاصد مختلف به کار می رود.
در فرهنگ کاربران کامپیوتری تعریف پایگاه داده ها چنین است :
مجموعه ای از اطلاعات مرتبط درباره یک موضوع که به صورتی مفید سازمان یافته اند و پایگاهی برای روالهایی چون بازیابی اطلاعات ، تصمیم گیری و نتیجه گیری در اختیار قرار میدهند.
هر مجموعه اطلاعات که این هدفها را تأمین کند قابلیت یک پایگاه داده ها را دارد ، حتی اگر اطلاعات در کامپیوتر ذخیره نشده باشد ،000
اصلاح پایگاه داده ها در فرهنگ تشریحی اصلاحات کامپیوتری میکروسافت (سماوی ، 1373) به شرح زیر توصیف شده است :
مجموعه ای از داده ها ، فایلی شامل تعداد رکورد (یا جدول) متشکل از چند نوع فیلد (ستون) ، در کنار عمل کننده هایی [1] که جستجو ، 2 مرتب سازی 3 و عملیات مشابه را سهولت می بخشد.
یک پایگاه اطلاعات اغلب به مجموعه کامپیوتری سازمان یافته و مرتبط داده ها 4 ، رکوردها5 ، فایلها6 (مجموعه رکوردها) ، یا اطلاعاتی کلی اطلاق می شود.
تعریف پایگاه اطلاعات در دائره المعارف تکنولوژی اطلاعات (استوک ، 1983) بدین شرح است :
پایگاه اطلاعات عبارت است از نظامی برای ذخیره ، پردازش و دستیابی به مقادیر فراوان اطلاعات که ممکن است توسط چند برنامه کاربردی مورد استفاده قرار گیند. یک نظام اطلاعات کامل ، از اطلاعات و نرم افزارهایی تشکیل شده است که ذخیره ، پردازش و دسترسی به این اطلاعات را
ممکن میسازد.
بانک اطلاعاتی ، مجموعه ای است ازداده های ذخیره شده (در مورد انواع موجودیتهای یک محیط عملیاتی و ارتباطات آنها) به صورت مجتمع و مبتنی بر یک ساختار ، تعریف شده به طور صوری ، با حداقل افزودنگی ، تحت کنترل متمرکز ، مورد استفاده یک یا چند کاربر ، به طور اشتراکی و همزمان.
« بانک اطلاعاتی عبارت از مجموعه ای اطلاعات در یک یا چند موضوع خاص است که هر یک از مجموعه های نرم افزاری ، بین مجموعه فایلهای مجزا از هم (بانکهای اطلاعات) ارتباط برقرار شود به صورتی که کاربران و استفاده کنندگان نهایی بتوانند به آسانی از اطلاعات تمام این مجموعه ها (فایلها) استفاده کنند ، آن را پایگاه اطلاعاتی می نامند»
مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی
سرعت عملیات ذخیره و بازیابی اطلاعات ،
تهیه گزارشهای مورد نیاز با اطمینان از صحت آنها ،
استفاده مؤثر و مطلوب از حافظه رایانه ،
مدیریت بهینه اطلاعات موجود در بانک ،
مفاهیم اولیه در بانکهای اطلاعاتی
داده برای این اصلاح ansi دو تعریف ارائه کرده است
نمایش واقعیات ، پدیده ها ، مفاهیم ، یا معلومات ، به شکل صوری و مناسب برای برقراری ارتباط ، تفسیر، یا پردازش توسط انسان یا امکانات خودکار.
هر نمایشی ، اعم از کاراکتری یا کمیتهای آنالوگ ، که به آن معنای منتسب است و یا باید
منتسب شود ، و به طور کلی عملیاتی که روی داده یا اقلام داده ای انجام می گیرد تا در مورد یک واحد (موجودیتentity) اطلاعاتی تهیه شود.
داده ها ، جمع کلمه لاتین datum به معنای موردی از اطلاعات است. طبق قاعده یک مورد از اطلاعات «داده» و بیش از یک مورد «داده ها» گفته می شود ؛ اما در عمل ، کلمه data به شکل جمع و مفرد به کار می رود.
بیت شکل خلاصه شده binary digit و مقدار یک یا صفر در سیستم عددی دودویی است. در پردازش و ذخیره سازی ، بیت کوچکترین واحد اطلاعت است که رایانه مورد استفاده قرار میدهد ، و به طور فیزیکی به وسیله پالسی که به یک مدار ارسال می شود یا به شکل نقطه کوچکی روی دیسک مغناطیسی ، که قابلیت ذخیره سازی یک یا صفر را دارد ، مشخص می وشد بیت ها کمترین اطلاعات قابل فهم را برای انسان ارائه می کنند. بیتها در گروههای هشت تایی ، بایت ها را تشکیل می دهند که برای ارائه تمام انواع اطلاعات ، از جمله حروف الفباء رقمهای صفر تا 9 علایم دستور زبان ، علایم ریاضی مورد استفاده قرار می گیرند.
بایت شکل خلاصه شده binary term و واحد اطلاعات است که از 8 بیت تشکیل می شود. در پردازش و ذخیره سازی رایانه ، بایت معادل یک کارکتر مثل یک حرف ، عدد یا علامت است. چون بایت نشان دهنده مقدار اطلاعات بسیار کمی مگابایت (104576 بایت) ، گیگابایت 000 اندازه گیری می شود.
بیت در ثانیه حرف اختصاری BPS (بیت در ثانیه) مقیاسی است برای سنجش سرعت مخابره داده ها توسط ابزاری مانند مودم.
فیلد برای ضبط اطلاعات در مورد نمونه های مختلف یک موجودیت باید برای هر صفت خاصه یک حوزه نمایش در نظر گرفت که به این حوزه فیلد گفته می شود. بدیهی است مجموعه فیلدها یک رکورد را تشکیل می دهند.
رکورد یک ساختار داده ای است که مجموعه ای از فیلدها (عناصر) با نامها و انواع داده ای مجزا می باشد. یک رکورد یا به شکل مجتمعی از عناصر و یا به طور تک تک مورد دستیابی و استفاده قرار می گیرد.
رکورد مجموعه اطلاعاتی است که در مورد یک نوع موجودیت از یک محیط عملیاتی گردآوری و ذخیره می شود. محیط عملیاتی در اصل محیطی است که می خواهیم سیستم ذخیره و بازیابی ماشینی برای آن ایجاد کنیم ، و نوع موجودیت مصداق کلی پدیده ، فرد ، شی ء ، یا مفهومی است که می خواهیم در مورد آن اطلاع داشته باشیم. برای مثال کتابخانه را در نظر می گیریم. انواع موجودیتها در کتابخانه عبارت است از : بخش مرجع ، فهرست نویسی و رده بندی ، تهیه و سفارش ، امانت ، مراجعه کننده ، کتاب ، نشریه ، و000 انواع موجودیتها توسط صفات خاصه مشخص می شود که باید با توجه به نیازهای اطلاعاتی محیط ، از بین آنها تعدادی را برگزید. مثلأ در مورد موجودیت نشریه در کتابخانه صفات خاصه زیر موجود دارد: عنوان ، دوره ، شماره ، مقاله ، سردبیر ، سازمان مسئول و000 یا در مورد مراجعه کننده ، نام و نام خانوادگی ، شماره عضویت ، نشانی ، رشته تحصیلی و000
فایل مجموعه ای از نمونه های مختلف یک نوع رکورد با ساختار مشخص درونی را فایل یا پرونده می نامند در یک فایل ، رکوردها با نظم خاصی کنار هم قرار گرفته اند.
این نظم بسته به محیط عملیاتی فرق می کند ؛ مانند ساختار ترتیبی (به ترتیبی که رکوردها وارد
رایانه شده اند) ، ساختار شاخص بندی شده (مثل نمایه عنوان ، نمایه مؤلف ، نمایه شماره ثبت000)
برنامه رایانه مجموعه1 دستورالعملهایی است که به یکی از زبانهای رایانه ای نوشته شده وبرای انجام گرفتن عمل خاصی ، در رایانه به اجرا در می آید.
سخت افزار2 اجزای فیزیکی یک سیستم رایانه ای و تجهیزات جانبی مانند چاپگر ، مودم ، ماوس و000 است.
نرم افزار3 برنامه های رایانه ای و دستور العملهایی هستند که باعث می شوند سخت افزارها (ماشینها) کاری انجام بدهند. نرم افزارها بر اساس کاری که انجام میدهند به گروههای متعددی تقسیم می شوند : دو گروه اول نرم افزارها ، سیستمهای عامل (نرم افزار سیستمی) و نرم افزار کاربردی هستند که به ترتیب ، کار رایانه را کنترل کرده و امور مورد نظر کاربران رایانه ای را انجام می دهند. دو گروه دیگر نرم افزارهای شبکه ای و نرم افزارهای زباین هستند که به ترتیب امکان ارتباط بین گروهی از رایانه ها را فراهم می سازند. و ابزاری را برای نوشتن برنامه ها در اختیار برنامه نویسان قرار میدهند.
ورودی داده ها4 روند نوشتن داده ها در حافظه رایانه ، بخصوص از طریق صفحه کلید.
پردازش اطلاعات.5 دریافت ذخیره سازی ، اصلاح و نمایش داده ها (بویژه ) به وسیله دستگاههای الکترونیکی (رایانه).
بازیابی اطلاعات.6 روند یافتن سازماندهی و نمایش اطلاعات (بویژه) به وسیله رایانه.
شبکه7 گروهی از رایانه ها و وسایل مربوط که به وسیله امکانات ارتباطی به هم متصل می شوند.
شبکه می تواند به کوچکی یک شبکه محلی باشد 1 (LAN) که از چند رایانه ، چاپگر و تجهیزات دیگر تشکیل می شود ویا می تواند از تعداد زیادی رایانه کوچک و بزرگ در یک ناحیه جغرافیایی وسیع2 (WAN) تشکیل گردد. شبکه ، چه کوچک و چه بزرگ ، یک وسیله ارتباطاتی و تبادل اطلاعات اکتریکی در اختیار هستند و برخی دیگر از چندین رایانه تشکیل می گردند که به طور مشترک عملیاتی را انجام می دهند و به عبارت دیگر پردازش اشتراکی دارند.
روند ایجاد بانک اطلاعاتی
روند ایجاد به کارگیری و استفاده از بانک اطلاعات می تواند در پنچ مرحله صورت گیرد :
طرح برنامه ریزی برای دستیابی به موارد مشخص ، مانند ظرفیت ، روشهای کار و پیشرفت کار ،
دستیابی. دستیابی به اطلاعات ، تکنیکها و امکانات مورد نیاز ،
فراهم آوری. شناسایی منابع مدارک ، گردآوری تجزیه و تحلیل ، کد گذاری ،
پردازش. . تبدیل داده ها (منابع ، چکیده ها000) به فرم رایانه ای مناسب ،
به کارگیری. کار با سیستم رایانه ای به کمک متخصص رایانه و کتابدار آشنا به شیوه ها ذخیره و بازیابی.
ساختار پایگاه اطلاعاتی
پایگاه داده ها یا پایگاه اطلاعاتی مجموعه ای است از داده ها ذخیره شده به صورت مجتمع ، فاقد افزونگی و مورد استفاده چند کاربر به طور همزمان (روحانی رانکوهی ، 1372) در این تعریف
اصلاحاتی به کار رفته است که برای آشنایی با آنها توضیحات مختصری داده می شود.
نوع واحد (موجودیت). مفهوم کلی پدیده ، شی ء ، فرد که در مورد آنها می خواهیم اطلاع داشته باشیم. در طراحی پایگاه داده ها ، این اصلاح به موضوعی اطلاق می شود که داده ها بر اساس آن گردآوری می شوند. موجودیت را می توان به عنوان مجموعه ای از ویژگیهای یک موضوع دانست.
صفت خاصه : ویژگی جداساز یک موجودیت از موجودیت دیگر را صفت خاصه می نامند.
در یک محیط عملیاتی انواع متعددی از موجودیتها (واحدها) وجود دارد همه عناصر مجموعه صفات خاصه لزومأ مورد نیاز کاربران محیط عملیاتی نیستند ، بلکه تعدادی از آنها مورد نیاز است و البته مشترکاتی هم ممکن است وجود داشته باشد.