دفاع حق مسلم هر شخصی است و از ضروریات و بدیهیات است.
در واقع هر شخصی با حقوقی که قانون برایش در نظر می‌گیرد اعتبار پیدا می‌کند.
بنابراین وظیفه دارد از حق خود و دیگران دفاع کند.
این حق نه تنها برای اشخاص بلکه برای دولت‌ها نیز در نظر گرفته شده است.
منشأ این حق، حقوقی است که جامعه برای انسان در نظر گرفته است.
قانون اساسی به عنوان اساس حکومت و همچنین سایر قوانین، از رعایت وصیانت از این حق سخن رانده و اسباب و لوازم استفاده از آن را در مقررات قرار داده‌اند.
اصل 35 قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران در این زمینه صراحتاً اعلام می‌دارد: «در همه دادگاه‌ها طرفین دعوی حق دارند، برای خود وکیل انتخاب نمایند و اگر توانایی انتخاب وکیل را نداشته باشند باید برای آنها امکانات تعیین وکیل فراهم گردد.
وکلای دادگستری دارای تحصیلات و معلومات حقوقی هستند و طبق مقررات قانون اجازه وکالت به آنها داده می‌شود.» درست است که یکی از حقوق مسلم هر انسان، حق دفاع است اما بسیاری از مردم به دلیل عدم اطلاع کافی از عدم حقوق قادر به دفاع از خود نیستند و نمی‌دانند برای استفاده از این حق چه باید بکنند لذا قانون‌گذار با تشخیص چنین ضرورتی کانون‌هایی را در این زمینه ایجاد نموده است.
یکی از مظاهر تأمین عدالت در جامعه فراهم کردن امکان دفاع متهم و همچنین شرکت دادن وکلا در جریان دادرسی است که وظیفه‌ای بس دشوار و خطیر است.
وکیل علی‌الاصول در حرفه وکالت فردی صاحب نظر و دارای علم و تجربه و کسی است که از دانشکده‌های حقوقی فارغ التحصیل شده و بهتر از دیگران قانون را می‌شناسد، نحوه قانون نویسی و هنر نگارش قانون را می‌داند و با مطالعاتی که در زمینه‌های مختلف انجام می‌دهد کوشش خود را در دفاع از موکل می‌نماید.
وکیل خوب وکیلی است که با استفاده از علم و تجربه در دادگاه صریح، روشن، بی‌غش و استوار صحبت کند و قانون را به خوبی بشناسد، هنر بیان مطلب و نگارش لوایح را داشته باشد، قانون را جدی بگیرد و از تحقیر هراسی نداشته باشد تا بتواند وظیفه خود را به درستی انجام دهد.
قانون‌گذار جمهوری اسلامی ایران نیز با تشخیص چنین ضرورتی و به منظور فراگیر شدن استفاده از وکیل و تسهیل دست‌یابی مردم به خدمات قضایی، ماده 187 قانون برنامه سوم توسعه را به تصویب رسانده و مقرر می‌دارد: «به منظور اعمال حمایت‌های لازم حقوقی و تسهیل دست‌یابی مردم به خدمات قضایی و حفظ حقوق عامه به قوه قضائیه اجازه داده می‌شود تا نیست به تأیید صلاحیت فارغ التحصیل‌های رشته حقوق جهت صدور مجوز تأسیس مؤسسات مشاوره حقوقی برای آنان اقدام نماید.
…) به راه بادیه رفتن به از نشتن باطل که اگر مراد نیابم به قدر وسع بکوشم فصل اول دفتر دادگاه در معیت هر دادگاه، دفتری است که امور اداری آن را انجام می‌دهد.
ریاست دفتر به عهده مدیر دفتر است که خود تحت امر رئیس دادگاه، انجام وظیفه می‌کند.
کارمندان تحت امر مدیران عبارتند از بایگان و ثبات.
در قدیم مأمور ابلاغ و اجراء احکام نیز جزء کارمندان دفاتر دادگاه‌ها بودند ولی اکنون با جدا شدن اجراء احکام از قسمت دادگاه‌ها دیگر اجزاء احکام جز وظایف دفاتر دادگاه‌ها نیست.
در هر حوزه قضایی در صورت تعدد شعب یک دفتر کل نیز دایر میباشد.
دفتر دادگاه انجام کلیه امور دفتری مربوط به پرونده از ثبت پرونده تا تکمیل و انجام اقدامات و تصمیمات اداری که حسب قوانین بر عهده دفاتر میباشد را برعهده دارد.
ارکان دفتر شعبه دفاتر شعب دادگاه‌ها دارای سه رکن میباشد که هر رکن توسط یک نیروی انسانی اداره می‌شود.
این افراد عبارتند از الف) مدیر دفتر ب) متصدی امور دفتری یا ثبات ج) بایگان الف) مدیر دفتر فصل اول: دادرسی نخستین وظایف مدیر دفتر در قبال سایر اعضاء بسیار سنگین‌تر میباشد که این وظایف عبارتند از: مبحث اول: وظایف مدیران در باب دادخواست 1) ثبت دادخواست و ارائه رسید ماده 49 قانون آئین دادرسی مدنی مقرری دارد: مدیر دفتر دادگاه پس از وصول دادخواست باید فوری آن را ثبت کرده، رسیدی مشتمل بر نام خواهان، خوانده، تاریخ تسلیم (روز، ماه، سال) با ذکر شماره ثبت به تقدیم کننده دادخواست بدهد و در برگ دادخواست تاریخ تسلیم را قید بنماید.
تاریخ رسید دادخواست به دفتر، تاریخ اقامه دعوا محسوب می‌شود.
شروع به رسیدگی در دادگاه‌های دادگستری محتاج به تقدیم دادخواست است (ماده 48 قانون آئین دادرسی مدنی).
دادخواست مهمترین برگ پرونده است که در حین دادرسی مورد توجه قاضی قرار می‌گیرد.
دادخواست دارای شرایطی است که ماده 51 قانون آئین دادرسی مدنی به طور مبسوط به آن پرداخته است.
مدیر دفتر وفق ماده 49 وظیفه وصول و ثبت آن را دارد، اما تقدیم رسید به خواهان در دادگاه‌ها مرسوم نیست و فقط شماره پرونده به خواهان برای پیگیری دادخواست، داده می‌شود.
ضمناً دستوری که در ماده 49 داده شده عملاً در دادگستری جریان ندارد زیرا در دادگاه‌ها چنین است که دادخواست و ضائم آن در نقاطی که یک شعبه دارد به دفتر همان شعبه داده می‌شود و در نقاطی که شعب متعددی از دادگاه‌ها وجود دارد قسمتی به نام دایره ثبت دادخواست وجود دارد که دادخواست به آن دایره تسلیم می‌شود که تمام دادخواست‌های روزانه را به نظر رئیس کل محاکم که معمولاً رئیس شعبه اول هست می‌رسانند و وی دادخواست‌ها را به شعب ارجاع می‌کنند.
2- دادخواست را جهت ارجاع به شعب به نظر رئیس شعبه اول یا معاون برساند.
ماده 50 قانون آئین دادرسی مدنی: «هرگاه دادگاه دارای شعب متعدد باشد مدیر دفتر باید فوری پس از ثبت دادخواست، آن را جهت ارجاع به یکی از شعب، به نظر رئیس شعبه اول یا معاون وی برساند».
همان گونه که در قسمت پیشین نیز متذکر شدیم رویه دادگاه‌ها به شکلی که در این ماده آمده نیست بلکه خواهان دادخواست خود را جهت ارجاع به معاونت ارجاع می‌برد و نامبرده دادخواست را به یکی از شعب ارجاع و خواهان پس از ارجاع پرونده آن را به ثبت کل برده و پس از ثبت کل برای ثبت به شعبه مرجوع الیه می‌برد.
3- صدور اخطار رفع نقص مطابق صدر ماده 54 قانون آئین دادرسی مدنی: (در موارد یاد شده در ماده قبل، مدیر دفتر دادگاه ظرف دو روز نقایص دادخواست را به طور کتبی و مفصل به خواهان اطلاع داده و از تاریخ ابلاغ به مدت ده روز به او مهلت می‌دهد.
تا نقایص را رفع نماید) و 66 قانون آئین دادرسی مدنی (در صورتی که دادخواست ناقص باشد و دادگاه نتواند رسیدگی کند جهات نقص را قید نموده، پرونده را به دفتر اعاده می‌دهد.
موارد نقص طی اخطاریه به خواهان ابلاغ می‌شود) و قسمت اخیر ماده 45 قانون آئین دادرسی مدنی (در خصوص این ماده، دادخواست تجدید نظر و فرجام وکیل مستعفی قبول می‌شود و مدیر دفتر دادگاه مکلف است به طور کتبی به موکل اخطار نماید که شخصاً اقدام کرده یا وکیل جدید معرفی کند و یا اگر دادخواست ناقص باشد، نقص آن را برطرف نماید.) مطابق صدر ماده 54 قانون آئین دادرسی مدنی: (در موارد یاد شده در ماده قبل، مدیر دفتر دادگاه ظرف دو روز نقایص دادخواست را به طور کتبی و مفصل به خواهان اطلاع داده و از تاریخ ابلاغ به مدت ده روز به او مهلت می‌دهد.
موارد نقص طی اخطاریه به خواهان ابلاغ می‌شود) و قسمت اخیر ماده 45 قانون آئین دادرسی مدنی (در خصوص این ماده، دادخواست تجدید نظر و فرجام وکیل مستعفی قبول می‌شود و مدیر دفتر دادگاه مکلف است به طور کتبی به موکل اخطار نماید که شخصاً اقدام کرده یا وکیل جدید معرفی کند و یا اگر دادخواست ناقص باشد، نقص آن را برطرف نماید.) مدیر دفتر پس از مشاهده در پرونده‌ها و مدارک ارائه شده اگر نقصی مشاهده نمود باید با ذکر موارد، نقصی را به خواهان ابلاغ تا وی بتواند مبادرت به رفع نقص نماید.
4- صدور قرار رد دادخواست قانون آئین دادرسی مدنی در مواد 54، 55، 56، 64 مدیر دفتر را مکلف کرده است که قرار رد دادخواست نخستین را صادر کند و همچنین در مواد 339، 345 نیز پیش‌بینی کرده است که مدیر دفتر باید پرونده را به نظر رئیس دادگاه برساند تا دادگاه مبادرت به صدور قرار رد دادخواست تجدید نظر نماید.
5- گواهی تطبیق رونوشت با اصل سند ماده 57، قانون آئین دادرسی مدنی: «خواهان باید رونوشت یا تصویر اسناد خود را پیوست دادخواست نماید.
رونوشت یا تصویر باید خوانا و مطابقت آن با اصل گواهی شده باشد.
مقصود از گواهی آن است که دفتر دادگاهی که دادخواست به آنجا داده می‌شود یا دفتر یکی از دادگاه‌های دیگر یا یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی و در جایی که هیچیک از آنها نباشد بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی مطابقت آن را با اصل گواهی کرده باشد در صورتی که رونوشت یا تصویر سند در خارج از کشور تهیه شده باید مطابقت آن با اصل در دفتر یکی در سفارتخانه‌‌ها و یا کنسود گری‌های ایران گواهی شده باشد…» ماده 57 به مدیر دفتر و اشخاص دیگر این اجازه را داده است که رونوشت مدارک را با اصل آن گواهی کنند اما امروزه در دادگاه‌ها برابر اصل کردن مدارک به طور متمرکز و در مکان خاص انجام می‌گیرد و تمام مراجعه کنندگان می‌بایست برای برابر اصل کردن پس از ابطال تمبر، مبلغ 200 ریال به قسمت مربوطه مراجعه کنند.
6- تعیین وقت دادرسی ماده 64، قانون آئین دادرسی مدنی: «مدیر دفتر دادگاه باید پس از تکمیل پرونده، آن را فوراً در اختیار دادگاه قرار دهد.
دادگاه پرونده را ملاحظه و در صورتی که کامل باشد پرونده را با صدور دستور و تعیین وقت به دفتر اعاده می‌نماید تا وقت دادرسی (ساعت و روز و ماه و سال) را تعیین و دستور ابلاغ دادخواست را صادر نماید…» در مواردی که دادخواست به نظر مدیر دفتر کامل است و هیچ اشکالی از نظر قانون ندارد ولی ملزم است به دستور ماده فوق پرونده را به نظر دادگاه برساند تا در صورت تکمیل بودن آن از نظر دادگاه، وقت رسیدگی جهت حضور طرفین دعوی تعیین نماید که این وقت به دستور ماده فوق نباید کمتر از پنج روز از زمان ابلاغ تا روز جلسه باشد و در مواردی که نشانی یکی از طرفین یا هر دوی آنها در خارج از کشور باشد فاصله این زمان نباید کمتر از دو ماه باشد حال آنکه دادگاه‌ها به دلیل کثرت ورودی پرونده‌ها، معمولاً وقت رسیدگی را چند ماه پس از ثبت و تکمیل دادخواست تعیین می‌کنند و عملاً اجرای زمان‌بندی در ماده فوق ممکن نمی‌باشد.
مبحث دوم: وظایف مدیران دفاتر در امر ابلاغ دادخواست 1- ارسال نسخه ثانی دادخواست برای خوانده ماده 67: «پس از دستور دادگاه دایر بر ابلاغ اوراق دعوا مدیر دفتر یک نسخه از دادخواست و پیوست‌های آن را در پرونده بایگانی می‌کند و نسخه دیگر را با ضمائم آن و اخطاریه جهت ابلاغ و تسلیم به خوانده ارسال می‌دارد.» پس از دستور رئیس دادگاه، مدیر دفتر نسخه‌ای از دادخواست را در پرونده ضبط و نسخه دیگر همراه با ضمائم دادخواست و نیز اخطاریه‌ای متضمن تاریخ جلسه دادگاه برای خوانده یا خواندگان دعوی ارسال می‌دارد و برای خواهان نیز فقط یک برگ اخطاریه که متضمن تشکیل جلسه دادرسی است فرستاده می‌شود.
2- انتشار آگهی یکی دیگر از وظایف مدیر دفتر انتشار آگهی مندرج در ماده 73 قانون آئین دادرسی مدنی است که مقرر می‌دارد: «در صورتی که خواهان نتواند نشانی خوانده را معین نماید یا در مورد ماده قبل پس از اخطار رفع نقص از تعیین نشانی اعلام ناتوانی کند بنا به درخواست خواهان و دستور دادگاه مفاد دادخواست یک نوبت در یک از روزنامه‌های کثیر الانتشار به هزینه خواهان آگهی خواهد شد.
تاریخ انتشار آگهی تا جلسه رسیدگی نباید کمتر از یک ماه باشد.» 3- اعلام تخلف رئیس دفتر ادارات دولتی یا قائم مقام او در استنکاف از گرفتن اوراق اخطاریه مطابق ماده 75 قانون آئین دادرسی مدنی که مقرر می‌دارد.
«… در این مورد استنکاف از گرفتن اوراق اخطاریه و ضمائم و ندادن رسید تخلف از انجام وظیفه خواهد بود و به وسیله مدیر دفتر دادگاه به مراجع صالحه اعلام و به مجازات مقرر در قانون رسیدگی به تخلفات اداری محکوم خواهد شد.» هرگاه دعاوی راجع به ادارات دولتی یا سازمان‌های وابسته به دولت باشد و اوراق اخطاریه و ضمائم به رئیس دفتر مخاطب ابلاغ شود و وی از دریافت و رسید آن استنکاف کند، وظیفه مدیر دفتر دادگاه است که این استنکاف را جهت رسیدگی به مراجعه صالحه اعلام کند.
مبحث سوم: وظایف مدیران دفاتر در باب تأمین خواسته 1- پرونده را به نظر دادگاه برساند.
ماده 115 قانون آئین دادرسی مدنی مقرر می‌دارد، «در صورتی که دادخواست تأمین شده باشد مدیر دفتر مکلف است پرونده را فوری به نظر دادگاه برساند، دادگاه بدون اخطار به طرف، به دلایل دادخواست کننده رسیدگی نموده، قرار تأمین صادر یا آن را رد می‌نماید.
منظور از تأمین خواسته توقیف اموال اعم از منقول و غیر منقول است که جهت جلوگیری از تضییع احتمالی به عمل می‌آید به دلیل اهمیت و فوریت امر تأمین، مدیر دفتر موظف است چنانچه چنین درخواستی صورت گرفت فوراً آن را به اطلاع دادگاه برساند تا دادگاه دستور مقتضی را صادر نماید.
هر چقدر مدیر دفتر در این امر سهل انگاری کند ممکن است حقوق خواهان تأمین مورد تضییع قرار بگیرد از اهمیت وظیفه مدیر دفتر در این قسمت فوریت در انجام آن است.
2- ابلاغ قرار تأمین خواسته ماده 117: «قرار تأمین باید فوری به خوانده ابلاغ و پس از آن اجرا شود.
در مواردی که ابلاغ فوری ممکن نباشد و تأخیر اجراء باعث تضییع یا تفریط خواسته گردد ابتدا قرار تأمین اجرا و سپس ابلاغ می‌شود.» پس از اینکه درخواست تأمین به دادگاه واصل شد همان طور که در قسمت قبلی نیز یادآوری شد مدیر دفتر موظف است فوراً آن را به نظر دادگاه برساند.
چنانچه دادگاه قرار تأمین را صادر کرد مدیر دفتر باید قرار را فوراً به خوانده ابلاغ و پس از آن اجرا کند.
چنانچه مالی که خواهان تأمین معرفی کرده مال منقول باشد، مقداری از آن معادل خواسته ضمن صورت جلسه با حضور مدعی علیه توسط مدیر دفتر تأمین می‌شود و چنانچه مال غیر منقول باشد مدیر دفتر مشخصات آن را به اداره ثبت اسناد و مدارک محل ابلاغ می‌نماید تا از نقل و انتقال آن جلوگیری به عمل بیاید.
مبحث چهارم: وظایف مدیران در باب تأمین دلیل و اظهارنامه 1- مجری قرار تأمین دلیل ماده 153 قانون آئین دادرسی مدنی مقرر می‌دارد که: «دادگاه می‌تواند تأمین دلیل را به دادرسی علی البدل یا مدیر دفتر دادگاه ارجاع دهد مگر در مواردی که فقط تأمین دلیل بنای حکم دادگاه قرار گیرد در این صورت قاضی صادر کننده رأی باید شخصاً اقدام نماید یا گزارش تأمین دلیل موجب وثوق دادگاه باشد.» چنانچه طرفین دعوی احتمال دهند که در آینده استفاده از دلائل و مدارک دعوای آنان از قبیل دفاتر تجاری یا نظر کارشناسان متغدر یا متعسر خواهد شد می‌توانند به موجب ماده 149 قانون آئین دادرسی مدنی از دادگاه درخواست تأمین دلیل بنماید.
دادگاه نیز پس از بررسی امر انجام این امر را می‌تواند به عهده دادرسی یا مدیر دفتر بگذارد که معمولاً مدیر دفتر به همراه کارشناس منتخب در معیت مأمور مجری برای تأمین دلیل اقدام می‌نماید.
2- وظیفه مدیر دفتر در باب اظهارنامه اگر دادگاه دارای شعبه‌ای نباشد مدیر دفتر دادگاه اظهارنامه را پذیرفته و آن را ابلاغ می‌نماید ولی چنانچه دادگاه دارای شعب متعدد باشد، انجام آن به عهده مدیر دفتر کل صورت می‌گیرد.
مبحث پنجم: وظایف مدیران دفاتر در باب اسناد 1- خارج نویس کردن سند ماده 211 قانون آئین دادرسی مدنی مقرر می‌دارد که: «اگر ابراز سند دادگاه مقدور نباشد یا ابراز تمام یا قسمتی از آن یا اظهار علنی مفاد آن در دادگاه برخلاف نظم یا عفت عمومی یا مصالح عامه یا حیثیت اصحاب دعوا یا دیگران باشد رئیس دادگاه یا دادرسی یا مدیر دفتر دادگاه از جانب او در حضور طرفین آنچه را لازم و راجع به مورد اختلاف است خارج نویس می‌نماید.» وظیفه دیگری که به عهده مدیر دفتر میباشد خارج نویس کردن اسناد و مدارکی است که ابراز آن در دادگاه به دلیلی مقدور نیست لذا مدیر دفتر به محل نگهداری سند مراجعه کرده و قسمتی را که جهت رسیدگی لازم میباشد را خارج نویس می‌کند.
2- سند مورد ادعای جعل را به نظر دادگاه برساند ماده 220 قانون آئین دادرسی مدنی مقرر می‌دارد که: «ادعای جعلیت و دلایل آن به دستور دادگاه به طرف مقابل ابلاغ می‌شود.
در صورتی که طرف به استفاده از سند باقی باشد، موظف است ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ، اصل سند موضوع ادعای جعل را به دفتر دادگاه تسلیم نماید.
مدیر دفتر پس از دریافت سند، آن را به نظر دادگاه رسانیده و دادگاه آن را فوری مهر و موم می‌نماید…» ادعای جعلیت حتی الامکان باید تا اولین جلسه دادرسی صورت گیرد مگر اینکه جعلیت بعد از جلسه اول و قبل از صدور رأی یافت شود.
پس از اینکه مدعی جعل سند.
دلایل خود را به دادگاه ارائه داد، دادگاه دلایل را به طرف مقابل ابلاغ می‌نماید و سپس مدیر دفتر موظف است سند مورد ادعای جعل را به نظر دادگاه برساند.
3- نگهداری سند مورد ادعای جعل مطابق ماده 221 قانون آئین دادرسی مدنی: دادگاه قبل از اینکه به ماهیت دعوا رسیدگی نماید باید در مورد سندی که نسبت به آن ادعای جعل شده تعیین تکلیف نماید.
اگر ان را معجول تشخیص ندهد، آن را به صاحب سند عودت می‌دهد و اگر آن را معجول بداند باید آن را تا تعیین تکلیف نهایی در دفتر دادگاه نگهدارد لذا در این موارد سند مذکور نزد مدیر دفتر تا تعیین تکلیف باقی می‌ماند.
مبحث ششم: وظایف مدیران دفاتر در باب رجوع به کارشناس 1- صدور اخطاریه برای کارشناس و در اختیار قرار دادن نظریه کارشناس به اصحاب دعوا در مواردی که به تشخیص دادگاه یا به درخواست طرفین دعوی، کارشناس جهت بررسی موضوعی تعیین می‌گردد دادگاه قرار کارشناسی صادر و به کارشناس ابلاغ تا ظرف مهلت معین نظر خود را اعلام کند.
ضمناً مدیر دفتر موظف است وصول نظریه کارشناس را به طرفین ابلاغ کند، اگر طرفین مایل باشد ظرف یک هفته از تاریخ ابلاغ برای رویت نظر کارشناس به دادگاه مراجعه کنند.
مبحث هفتم: وظایف مدیران دفاتر در باب رأی 1- ابلاغ رأی به اصحاب دعوا ماده 300 قانون آئین دادرسی مدنی مقرر می‌دارد که: مدیر دفتر دادگاه موظف است فوری پس از امضاء دادنامه، رونوشت آن را به تعداد اصحاب دعوا تهیه و در صورتی که شخصاً یا وکیل یا نماینده قانونی آنها حضور دارند به آنان ابلاغ نماید والا به مأمور ابلاغ تسلیم و توسط وی به اصحاب دعوا ابلاغ گردد.» مدیر دفتر این نکته را باید در نظر داشته باشد که ابلاغ دادنامه به وکیل در صورتی که حق دخالت در مراحل بعدی را داشته باشد صحیح است و چنانچه وکیل حق دخالت در مرحله تجدید نظر را نداشته باشد و مدیر دفتر دادنامه را به وی ابلاغ کند، ابلاغ بلا اثر است و مبدأ مدتها از زمان ابلاغ به موکل محاسبه خواهد شد و بالعکس چنانچه دادرسی توسط وکیل جریان یابد و وکیل مزبور حق وکالت در مراحل بالا را نیز داشته باشد، ابلاغ به موکل موثر در مقام نیست لذا در اینجا مبدأ مدتها از زمان ابلاغ به وکیل محاسبه خواهد شد.
2- ممنوعیت از تسلیم رونوشت دادنامه قبل از امضاء ماده 301 قانون آئین دادرسی مدنی: «مدیر یا اعضای دفتر قبل از آنکه رأی یا دادنامه به امضای دادرس یا دادرس‌ها برسد، نباید رونوشت آن را به کسی تسلیم نماید.
در صورت تخلف مرتکب به حکم هیأتهای رسیدگی به تخلفات اداری به مجازات بند (ب) ماده (9) قانون رسیدگی به تخلفات اداری ـ مصوب 1372 ـ بالاتر محکوم خواهد شد.
فصل دوم: تجدید نظر و فرجام خواهی و اعاده دادرسی مبحث اول: وظایف مدیران دفاتر در باب درخواست تجدید نظر 1- ثبت دادخواست تجدید نظر ماده 339 قانون آئین دادرسی مدنی: «متقاضی تجدید نظر باید دادخواست خود را طرف مهلت مقرر به دفتر دادگاه صادر کننده رأی یا دفتر شعبه اول دادگاه تجدید نظر یا به دفتر بازداشتگاهی که در آنجا توقیف است، تسلیم نماید.
هر یک از مراجع یاد شده در بالا بلافاصله پس از وصول دادخواست آن را ثبت و رسیدی مشتمل بر نام متقاضی و طرف دعوا، تاریخ تسلیم، شماره ثبت و دادنامه به تقدیم کننده تسلیم و در روی کلیه برگهای دادخواست تجدید نظر همان تاریخ را قید کند.
این تاریخ، تاریخ تجدید نظر‌خواهی محسوب می‌گردد.
در باب تجدید نظر، هرگاه متقاضی تجدید نظر دادخواست خود را به دادگاه صادر کننده رأی یا دفتر شعبه اول دادگاه تجدید نظر بدهد، مدیران دفاتر موظفند دادخواست را وصول نموده و رسیدی به تقدیم کننده تسلیم نمایند.
مدیر دادگاه بدوی موظف است پس از تکمیل، پرونده را جهت رسیدگی به دادگاه تجدید نظر استان ارسال دارد.
2- صدور اخطار رفع نقص ماده 345 قانون آئین دادرسی مدنی: «هر دادخواستی که نکات یاد شده در بندهای (2،3،4،5،6) ماده (341) و مواد 342 و 343 در آن رعایت نشده باشد به جریان نمی‌افتد و مدیر دفتر دادگاه بدوی ظرف دو روز از تاریخ وصول دادخواست، نقایص را به طور تفصیل به دادخواست دهنده به طور کتبی اطلاع داده و از روز ابلاغ ده روز به او مهلت می‌دهد که نقایص را رفع کند و اگر محتاج به تجدید دادخواست است آن را تجدید نماید، در غیر این صورت برابر تبصره 2 ماده 339 اقدام خواهد شد» همان طور که در مرحله بدوی مدیر دفتر موظف بود تا نقایص دادخواست را به خواهان پرونده ابلاغ کند در مرحله تجدید نظر نیز از وظایف مدیر دفتر دادگاه بدوی اینست که نقایص دادخواست تجدید نظر را به دادخواست دهنده به طور کتبی اطلاع داده تا جهت رفع نقص اقدام نماید.
3- ارسال یک نسخه از دادخواست تجدید نظر و ضمائم آن برای طرف دعوا ماده 346 قانون آئین دادرسی مدنی: «مدیر دفتر دادگاه بدوی ظرف دو روز از تاریخ وصول دادخواست و ضمائم آن و یا پس از رفع نقص، یک نسخه از دادخواست و پیوست‌های آن را برای طرف دعوا می‌فرستد که ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ پاسخ دهد، پس از انقضای مهلت یاد شده اعم از اینکه پاسخی رسیده یا نرسیده باشد، پرونده را به مرجع تجدید نظر می‌فرستد.» مبحث دوم: وظایف مدیران دفاتر در باب فرجام خواهی 1- ثبت دادخواست فرجامی و ارائه رسید ماده 379 قانون آئین دادرسی مدنی: «فرجام خواهی با تقدیم دادخواست به دادگاه صادر کننده رأی به عمل می‌آید.
مدیر دفتر دادگاه مذکور باید دادخواست را در دفتر، ثبت و رسیدی مشتمل بر نام فرجام خواه و طرف اول و تاریخ تقدیم دادخواست با شماره ثبت به تقدیم کننده تسلیم و در روی کلیه برگهای دادخواست تاریخ تقدیم دادخواست با شماره ثبت به تقدیم کننده تسلیم و در روی کلیه برگهای دادخواست تاریخ تقدیم را قید نماید.
تاریخ تقدیم دادخواست ابتدای فرجام خواهی محسوب می‌شود.» فرجام خواهی نیز مانند سایر راه‌ها شکایت از آراء محاکم در امر حقوقی با تقدیم دادخواست آغاز می‌شود.
دادخواست دهنده باید دادخواست خود را به دادگاه صادر کننده رأی فرجامی تقدیم کند.
مدیر دفتر دادگاه موظف است پس از وصول دادخواست فرجامی آن را در دفتر ثبت، و رسیدی به تقدیم کننده دادخواست بدهد.
دادخواست فرجام خواهی باید نکات مندرج در ماده 380 قانون آئین دادرسی مدنی باشد همچنین پیوست‌های دادخواست نیز باید طبق دستور ماده 381 تهیه شود.
2- اخطار رفع نقص ماده 383 قانون آئین دادرسی مدنی: «دادخواستی که برابر مقررات یاد شده در دو ماده قبل تقدیم نشده و یا هزینه دادرسی آن پرداخت نگردیده باشد به جریان نمی‌افتد.
مدیر دفتر دادگاه در موارد یاد شده ظرف دو روز از تاریخ رسید دادخواست، نقایص آن را به طور شخص به دادخواست دهنده اخطار می‌نماید و از روز ابلاغ ده روز به او مهلت می‌دهد که نقایص را رفع کند.
در صورتی که دادخواست خارج از مهلت داده شده، یا در مدت یاد شده تکمیل نشود، به موجب قرار دادگاهی که دادخواست به آن تسلیم گردیده رد می‌شود.
این قرار ظرف بیست روز از تاریخ ابلاغ قابل شکایت در دیوانعالی کشور میباشد.
رأی دیوان قطعی است…» 3- ارسال یک نسخه از دادخواست و ضمائم برای طرف دعوا ماده 385 قانون آئین دادرسی مدنی: «در صورتی که دادخواست فرجام خواهی تکمیل باشد، مدیر دفتر دادگاه یک نسخه از دادخواست و پیوست‌های آن را برای طرف دعوا ارسال می‌دارد تا ظرف بیست روز به طور کتبی پاسخ دهد.
پس از انقلاب مدت یاد شده اعم از اینکه پاسخی رسیده یا نرسیده باشد، پرونده را همراه با پرونده مربوطه به رأی فرجام خواسته، به دیوان عالی کشور می‌فرستد.» مدیر دفتر طبق این ماده دو وظیفه بر عهده دارد اول ارسال یک نسخه از دادخواست و ضمائم آن برای طرف دعوا است و دوم ارسال پرونده به همراه پرونده مربوطه به رأی فرجامی به دیوان عالی کشور چه طرف دعوی پاسخی داده باشد و چه پاسخی به دعوا نداده باشد.
مبحث سوم: وظایف مدیران دفاتر در باب اعاده دادرسی 1- وصول دادخواست اعاده دادرسی ماده 433 قانون آئین دادرسی مدنی: «دادخواست اعاده دادرسی اصلی به دادگاهی تقدیم می‌شود که صادر کننده همان حکم بوده است دادخواست اعاده دادرسی طاری به دادگاهی تقدیم می‌گردد که حکم در آنجا به عنوان دلیل ابراز شده است.
تبصره: پس از درخواست اعاده دادرسی باید دادخواست لازم ظرف سه روز به دفتر دادگاه تقدیم گردد.
فصل سوم: وظایف نامعین مدیران دفاتر بسیاری از وظایف مدیران که در قسمت قبلی از آن یاد شد وظایفی هستند که به طور شخصی در قانون آئین دادرسی مدنی بیان شده ولی گاه وظایفی بر عهده مدیران دفاتر میباشد بدون اینکه از آنها در قوانین یادی شده باشد که می‌توان به آنها وظایف نامعین نیز گفت از جمله این وظایف سازش بین طرفین دعوی میباشد که معمولاً در امور مالی بدون نیاز به تأیید رئیس شعبه از سوی مدیر دفتر صورت می‌گیرد.
ب) متصدی امور دفتر یا ثبات مبحث اول: وظایف متصدی امور دفتر وظایفی که ثبات دارد را می‌توان به ترتیب زیر بیان داشت: 1- ثبت عرایض و شکوائیه یا دادخواست 2- ثبت دادنامه در دفتر دادنامه 3- مختومه نمودن پرونده‌ها 4- ابلاغ دادنامه به طرفین و ثبت در دفتر اندیکاتور 5- ثبت نامه‌ها 6- تشکیل پرونده و ثبت و تخصیص شماره برای پرونده مبحث دوم: دفاتری که در شعب دادگاه‌ها برای امور دفتری از آن استفاده می‌کنند: 1- دفتر ثبت عرایض معمولاً در این دفتر شکوائیه‌ها و دادخواست اعم از دادخواست نخستین یا تجدید نظر یا فرجامی یا دادخواهی خواهد بود.
که دارای ستون‌های مختلفی است که هر کدام موضوع خاصی را در بر می‌گیرد که عبارتند از: شماره، تاریخ ثبت، مرجع ارسال کننده، شماره گزارش، خواهان یا شاکی، خوانده یا مشتکی عنه، خواسته یا نوع بزه، نتیجه اقدام و ملاحظات.
2- دفتر اندیکاتور: تمام نامه‌ها در این دفتر ثبت می‌شود.
کلیه نامه‌ها پس از دستور رئیس شعبه توسط ثبات در این دفتر ثبت می‌شود.
شماره‌ای که هر نامه با آن در دفتر اندیکاتور به ثبت می‌رسد در زیر همان نامه نوشته می‌شود.
مضامین دفتر اندیکاتور عبارتند از : شماره، تاریخ ثبت، مشخصات تنظیم کننده نامه، شرح نامه‌های رسیده، شماره و تاریخ نامه‌های وارده، رجوع، کلاسمان، عنوان، شرح نامه‌های ارسالی.
3- دفتر دادنامه رأی که صادر می‌شود با شماره ردیفی که در این دفتر برای رأی مربوطه در نظر گرفته می‌شود به ثبت می‌رسد و طرفین دعوا نیز چنانچه به این رأی اعتراض داشته باشند با توجه به شماره دادنامه اقدام می‌کنند.
مضمامین مربوط به دفتر دادنامه عبارت است از: شماره ردیف، تاریخ، شماره پرونده، تاریخ دادخواست، داد برده (طرفی که رأی به نفع او صادر شده است)، دادباخته (طرفی که رأی بر علیه او صادر شده است)، خواسته، صادر کنند، حکم، تاریخ ختم، تاریخ صدور، شرح دادنامه، نوع محکوم به، ملاحظات.
4- دفتر تجدید نظر هرگاه از حکم یا قرار قابل تجدید نظر، تقاضای تجدید نظر خواهی شود این درخواست در دفتر مربوطه به ثبت می‌رسد، تاریخ درخواست تاریخ تجدید نظر خواهی محسوب می‌شود که برای محاسبه مهلت تجدید نظر خواهی از آن استفاده می‌شود.
مضامین این دفتر عبارتند از: شماره ردیف، تاریخ ثبت، تجدید نظر خوانده، نتیجه اقدام، شماره پرونده، شماره دادنامه.
5- دفتر ارجاعی یا نیابت در این دفتر پرونده‌ها و درخواست‌های نیابت یا ارجاعی به ثبت می‌رسد.
البته فقط ارجاعی که از دادگاه حوزه قضایی دیگر باشد نه از شعبات دیگر همان دادگاه.
مضامین این دفتر عبارتند از: شماره ارجاعی، تاریخ ارجاع پرونده، دادگاه نیابت دهنده، مشخصات متهم، موضوع پرونده، شماره ثبت در دفتر کل، نتیجه اقدام، ملاحظات.
6- دفتر تعیین وقت رسیدگی در این دفتر زمان رسیدگی (عادی، احتیاطی، فوق‌العاده) به پرونده تعیین شده و به طرفین ابلاغ می‌شود تا خود را در موعد مقدر برای حضور در دادگاه آماده کنند.
تعیین وقت در دادگاه به سه صورت میباشد: الف) وقت رسیدگی عادی: این وقت معمولاً برای کلیه پرونده‌ها در نظر گرفته می‌شود و طرفین دعوی باید از زمان معین در دادگاه جهت رسیدگی حضور داشته باشند.
ب) وقت نظارتی یا احتیاطی: گاهی اوقات دفتر برای بعضی از پرونده‌ها وقت احتیاطی در نظر می‌گیرد، که معمولاً نیازی به حضور طرفین دعوی برای رسیدگی ندارد.
ج) وقت فوق العاده: این وقت معمولاً در موارد ضروری و خارج از مهلت مقرر دادگاه برای بعضی پرونده‌ها در نظر گرفته می‌شود.
مضامین این دفتر عبارتند از: شماره پرونده مورد نظر، تعیین تاریخ و نوع رسیدگی.
مبحث سوم: سربرگ‌ها 1- برگ اخطاریه: این سربرگ در دو نسخه تنظیم و به مأمور ابلاغ تحویل و تا ظرف سه روز به طرفین دعوی ابلاغ نماید تا در وقت مقرر در دادگاه جهت رسیدگی حاضر شوند.
در صورت امتناع طرفین از گرفتن اوراق مأمور امتناع آنها را در برگ اخطاریه قید و آن را اعاده می‌نماید.
در برگ اخطار مشخصات اخطار شونده و آدرس و شغل وی، حوزه قضایی و شعبه اخطار دهنده، حوزه نیروی انتظامی ابلاغ کننده و محل و وقت و علت حضور و نتیجه عدم حضور قید می‌گردد.
البته گاهی اوقات دفتر شعبه از ذکر علت حضور در برگ اخطاریه خودداری می‌کند.
2- برگ احضاریه این برگ دارای همان خصوصیات برگ اخطاریه میباشد و به نظر می‌رسد این برگ بیشتر در امور کیفری مورد استفاده قرار گیرد.
3- برگ جلب این برگ در دو نسخه تنظیم می‌شود که یک نسخه در پرونده بایگانی می‌شود و یک نسخه دیگر به مأمور اجرای جلب سپرده می‌شود تا جلب را انجام دهد.
در برگ جلب، تاریخ صدور برگ جلب، شماره نامه، پیوست برگ جلب، همچنین مشخصات کلانتری و متهم و دادگاه صادر کننده برگ قید می‌گردد.
در صورت عدم موفقیت مأمور در جلب متهم معمولآً به درخواست شاکی یا خواهان، دادگاه برگ جلب سیار صادر می‌نماید تا خود آنها بتوانند متهم مورد نظر را جلب کنند.
4- برگ قرار کفالت یا وثیقه طبق این برگ متهم می‌تواند با سپردن وثیقه یا معرفی کفیل تا پایان دادرسی و صدور اجرای دادنامه قطعی پس از قبول رئیس شعبه آزاد باشد.
در این برگ تاریخ، شماره، ضمیمه، مشخصات متهم و نوع اتهام با قید وثیقه یا معرفی کفیل قید می‌گردد.
5- برگ آزادی متهم چنانچه متهم پس از صدور قرار نتواند کفیل معرفی کند یا اینکه وثیقه بگذارد، بازداشت خواهد شد و چنانچه توانایی معرفی کفیل یا تودیع وثیقه را داشته باشد.
طبق این برگ که برای اداره زندان یا بازداشتگاه فرستاده می‌شود آزاد می‌گردد.
در این برگ نیز تاریخ، شماره و پیوست و شماره نامه قبلی که طبق آن شخص بازداشت شده و مشخصات زندانی نوشته شده تا در صورت نداشتن جرم دیگری آزاد شود.
6- برگ قرار قبولی کفالت یا وثیقه چنانچه دادگاه با درخواست متهم قرار قبولی کفالت یا وثیقه را صادر کرد، مشخصات کفیل یا وثیقه گذار در این برگ قید و به امضاء آنان می‌رسد.
در این اوراق تاریخ، شماره، مشخصات کفیل یا وثیقه گذار، آدرس محل سکونت، مشخصات مدارک سپرده شده و ارزش آن و مشخصات متهم و مبلغ وجه اکفاله و تعهد به حضور متهم و نتیجه عدم حضور، نام شعبه قید می‌گردد.