طرح (پروژه کارآفرینی) شرکت خاور پرس

1-هدف و دامنه کاربرد

کلیات

سند حاضر مبین عملکرد و چگونگی اجرای بندها و مصوبات نظام مدیریت کیفیت مبتنی بر استاندارد ISO 9001; 2000 می باشد که نشان دهنده توانایی شرکت در رعایت خواسته های مشتری درون و برون مرزی و بهبود مستمر در کیفیت محصولات و تضمین انطباق با الزامات مربوط به قوانین و مقررات برای افزایش رضایت مشتری می باشند.

1-2کاربرد

با توجه به الزاماتی که در استاندارد موجود می باشد کلیه الزامات در شرکت برای تمامی محصولات رعایت و اجرا می گردد و استثنایی وجود ندارد.

2-مراجع الزامی

استانداردهای زیر به عنوان مرجع در شرکت مورد استفاده قرار گرفته است.

استاندارد ایران-ایزو 9000 - 2000 سال 1380-سیستم های مدیریت کیفیت-مبانی و واژگان

استاندارد ایران- ایزو9001 - 2000 سال 1380- سیستم مدیریت کیفیت-الزامات.

3-اصطلاحات و تعاریف

کلیه تعاریف و اصطلاحات به کار رفته در این نظامنامه و روش های مربوطه به همان معنی و مفهوم که در استاندارد ایران ISO 9001;2000, ISO9000;2000 می باشد به کار رفته است.

4-سیستم مدیریت کیفیت

4-1- الزامات عمومی

شرکت خاور پرس با ایجاد سیستم مدیریت  کیفیت و مدون کردن آن در قالب نظامنامه کیفیت، روش های اجرایی، خط مشی و اهداف برای هر یک از فرآیندهای خود اعم از فرآیند های مدیریتی فرآیندهای فراهم کردن منابع، فرآیند پدید آوری محصول و فرآیند اندازه گیری تجزیه و تحلیل و بهبود، اهداف و شرح وظایف را مشخص کرده است و همین طور چگونگی دسترسی به هدف تعیین شده و فرد(افراد) مسئولیت یافته نیز مشخص اند که به این وسیله چارچوب سیستم و شمای کلی آن مشخص شده و منجر به معلوم شدن دروندادها و بروندادهای فرآیند می گردد.(رجوع به بندهای 5-6-7-8 و دفترچه فرآیندهای شرکت).

نوع توانایی و تعامل بین فرآیندها با توجه به اسناد و مدارک تهیه شده در قالب فرم  موجود می باشد که به صورت یک دفترچه با عنوان ” دفترچه فرآیند های سازمان“ به وجود آمده است.

شرکت با توجه به مدارکی که به صورت مستند در آورده است و با استفاده از بازنگری مدیریت به صورت دوره ای و به طور مداوم و گذاشتن جلسه ای پس از بازنگری به همراه اعضاء هیات مدیره و کنترل موارد مشاهده شده از فرآیندها که باید بر طبق الزامات و مطابق با آنان عمل گردد، از اثر بخشی اجرا و کنترل فرآیند اطمینان حاصل می‌کند.(رجوع به مدارک و مستندات که جزئی از الزامات می باشد و بازنگری مدیریت.)

شرکت خاور پرس توانسته است با راه اندازی یک سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم اطلاعاتی پردازشی(تراکنشی) به صورت اتوماسیون اطلاعات را دسته بندی کرده و در اختیار افراد ذینفع و از جمله نماینده مدیریت در کیفیت برای تجزیه و تحلیل و همچنین موجود بودن در جلسات قرار دهد.

به تناسب فعالیت ها و فرآیندهای مختلف، نسبت به پایش، اندازه گیری و تحلیل آنها به طور مقتضی اقدام می شود و به منظور دستیابی به نتایج مورد انتظار از آنها و نیز بهبود مستمر آنها، اقدامات لازم برنامه‌ریزی می شود.

در صورتی که هر یک از فرآیند های تعریف شده به هر دلیل به پیمانکاران شرکت واگذار شود، بر اساس مستندات مربوطه پیش‌بینی‌های لازم برای نظارت و کنترل آنها انجام می شود.

4-2-الزامات مربوط به مستندات

4-2-1 کلیات

سیستم مدیریت کیفیت در کارخانه خاور پرس در قالب نظامنامه کیفیت، روش‌های اجرایی، نظامنامه های مرجع ISO 9001 سال ویرایش (2000) ، دستور العمل های کاری، استانداردها، مدارک فنی محصول و طرح ها و روش های کنترل و سوابق مربوط به کیفیت مستند شده است.(رجوع به مدارک گفته شده در بند بالا) این مستندات در مجموع تشریح کننده سیستم مدیریت کیفیت بر اساس خط مشی کیفیت و اطمینان از تطابق با خواسته های استاندارد ISO9001, 2000 می باشد. که هرم اطلاعات و مستندات را به 5 سطح تقسیم کرده است. 

سطح اول) خط مشی و اهداف کیفیت

سطح دوم) نظامنامه کیفیت

سطح سوم)روش های اجرایی سطح

سطح چهارم)دستورالعمل ها و موارد بازنگری و کنترلی

سطح پنجم)سوابق و هرم های اطلاعاتی

4-2-2-نظامنامه کیفیت

تشریح عملیات سیستم مدیریت کیفیت به طور کامل در نظامنامه، پیوست ها، روش های اجرایی مدون گردیده است. شرکت خاور پرس سیستم مدیریت کیفیت را با تمامی بندها از جمله طراحی برای تمامی دستگاه های پرس ضربه‌ای و هیدرولیکی از نظر کیفیت پیاده کرده است و بدین منظور استثنایی در قبال محصولی در نظر نگرفته است. لذا روش های اجرایی مدون برای سیستم مدیریت کیفیت ایجاد شده که به افراد بر حسب مسئولیت آنها در ارتباط با کیفیت محصول که  می بایست روش مذکور را بر قرار نگه دارد در قالب دستورالعمل های کاری و روش های اجرایی داده شده است و توزیع گردیده است.(رجوع به روش های اجرایی در قالب زونکن مستندات)

لازم به ذکر است نسخه اصلی نظامنامه کیفیت و نسخه فرعی برای استفاده کارکنان توزیع می گردد و در دسترس مدیر تضمین کیفیت قرار دارد.

نوع توالی و تعامل بین فرآیند ها و توصیف مربوط به آنها در قالب فرم  در شرکت موجود می باشد که در دفترچه فرآیندهای شرکت تعریف شده است.

4-2-3-کنترل مستندات

مستندات تعریف شده در فعالیت های مختلف مطابق با روش اجرایی کنترل مدارک تحت کنترل می باشد و در صورت ایجاد مستندات جدید و با ایجاد تغییر در مستندات موجود طبق روش اجرایی مذکور نسبت به انجام اقدامات لازم به شرح زیر اقدام می شود:

الف)تأیید و تصویب مستندات توسط افراد ذیصلاح طبق روش اجرایی کنترل مدارک پیش از انتشار

ب)بازنگری و به روزآوری به موقع مستندات در صورت نیاز و تصویب مجدد آنها

پ)بازنگری و به روز آوری به موقع مستندات معتبر برای کاربران طبق لیست‌های مدارک

ث)کنترل خوانا و قابل تشخیص ماندن مستندات در مکان های مختلف

ج)تحت کنترل بودن و شناسایی و توزیع مستندات از جمله مستندات با منشاء برون سازمانی

چ)تحت کنترل بودن مدارک منسوخ و غیر معتبر، امضاء آنها و شناسایی نسخ نگهداری شده آنها با مهر قرمز رنگ.

4-2-4-کنترل سوابق

روش چگونگی تشخیص، جمع آوری، فهرست برداری، محل بایگانی، نگهداری و امحاء سوابق کیفیت در این شرکت مدون و به مرحله اجراء گذاشته شده است. که در قالب روش اجرایی کنترل سوابق می باشد. سوابق کیفی به عنوان مدرکی دال بر وجود و کار کرد نظام کیفیت نگهداری می گردند. کلیه سوابق مربوط به محصولات مختلف به نحوی ثبت می شوند که ارتباط آنها با نوع محصول به روشنی مشخص باشد. بر این اساس نحوه بایگانی و نگهداری این سوابق به منظور اطمینان از سهولت بازیابی مجدد و شرایط مطلوب نگهداری به جهت کاهش خطرات ناشی از مفقود شدن و یا بروز آسیب به آنها مدون و مکتوب شده است. دوره نگهداری این سوابق در روش اجرایی مشخص شده است. در صورت توافق قراردادی، این سوابق قابل ارائه به مشتری و یا نماینده او با تأیید نماینده مدیریت در کیفیت می باشند.

5-مسئولیت مدیریت

5-1تعهد مدیریت

مدیریت رده بالایی با گذاشتن سمینارهای آموزشی برای تمامی افراد دوره‌های مختلف شغلی و همچنین مصاحبه در روزنامه ها، بیانیه ها و ابلاغیه‌هایی که به کارکنان شرکت عرضه می نماید و گاهاً توسط برد عمومی در محل کارخانه خاورپرس ارئه می گردد سعی در انتقال خواسته های مشتری و سعی در تفهیم اهمیت برآورده کردن خواسته های مشتری و همچنین الزامات مربوط به قوانین و مقررات دارد. مدیریت رده بالا با سمت و سویی که کارخانه در نظر دارد، خط مشی کیفیت را تعیین کرده تصویب و تأیید می نماید و برای استحضار کارکنان در برد و در نشریات داخلی شرکت عرضه می نماید.

مدیریت رده بالا با گرفتن گزارشات در جلسات هیأت مدیره از نماینده مدیریت و اعضاء هیأت مدیره و مدیران میانی از تعیین اهداف کیفیت در قسمت های مختلف اطمینان حاصل کرده و با یک جلسه بحث و گفت و گو میان مدیران، اهداف کیفیت را وضع کرده، تأیید نموده و به عنوان اهداف کیفیت در برد شرکت عرضه می نماید.

به منظور اطمینان از تطابق با خواسته های استاندارد ISO 9001-2000 مدیریت رده بالای شرکت عملکرد نظام و سیستم مدیریت کیفیت در دوره های مشخص شده را مورد بررسی و بازنگری قرار می دهد. بازنگری هر سال به میزان 2 دفعه در پایان هر 6 ماه انجام می گیرد. در جلسه بازنگری باید سوابق کیفیت و صورتجلسه تنظیم گردد.(رجوع به بازنگری مدیریت بند 5-6)

منابع در سازمان و شرکت خاورپرس هم اطلاعات و هم مدارک تعریف می گردند. پس مدیریت رده بالا در مورد اطلاعات با یک سیستم MIS و در مورد مدارک نیز با تنظیم مدارک و در اختیار دادن نماینده مدیریت از دسترس بودن آن اطمینان حاصل می نماید. البته یکی از منابع اصلی در شرکت افراد می باشند که مدیریت رده بالا سعی بر به وجود آوردن یک سیستم مدیریت در کیفیت رفتار با ایشان دارد.

مدیریت رده بالا با پیشگری تعریف و اجرای پروژه های بهبود و مستمر و تعریف اقدامات اصلاحی پیشگیرانه سعی دارد روز به روز سیستم شرکت را منطبق بر QMS نماید.

5-2-مشتری محوری

 مدیریت رده بالا با گرفتن یک گزارش در قالب خواسته های مشتری از نماینده مدیریت در کیفیت و مدیران میانی از نیازها و خواسته های مشتری آگاهی پیدا کرده و در جهت احقاق آنها در صورت توانایی گام بر می دارد. تا سطح رضایت مشتری را افزایش دهد. البته این نکته حائز اهمیت است که در این مورد الزامات و همچنین خواسته های مشتری مربوط به محصول همگی معلوم و مشخص هستند و قبل از قرارداد بازنگری الزامات و خواسته ها انجام می گردد تا در مورد توانایی خود در تحقیق خواسته مشتری اطمینان حاصل نماید (رجوع به بندهای 7-2-1 و 8-2-1)

5-3-خط مشی کیفیت

در شرکت خاورپرس جهت خط مشی کیفیت مستندات برنامه ریزی استراتژیک مورد مطالعه قرار می گیرد و بر اساس آن خط مشی کیفیت حاصل می گردد. به این روش است که مستندات برنامه ریزی استراتژیک خود، چارچوبی برای خط مشی می باشند و از مناسب بودن خط مشی کیفیت با مقاصد و اهداف کلان سازمان اطمینان حاصل می نمائیم.