مقدمه : با توجه به مشکلات سیستمهای قدیمی ، به اصطلاح دستی بودن آنها ، مشکل نگهداری اطلاعات ، بازبینی اطلاعات ، امنیت اطلاعات و همچنین صرف وقت یا هزینه هایی که متحمل می شدیم باعث تعویق بسیاری از کارها و برنامه های شرکتها بسته به نوع فعالیتشان می گردید.
لذا با توجه به پیشرفت و فن آوریهایی که در مورد سیستمهای کامپیوتری انجام شد نرم افزارهایی که این قابلیت ها را داشتند مثل حسابداری ، پرسنلی و ...
طراحی گردید که دبیرخانه از جمله این سیستمهاست .
این نرم افزار به گونه ای برنامه ریزی شده است که شما می توانید ثبت ونگهداری نامه های وارده ، صادره و داخلی رابه صورت کامپیوتری انجام دهید و احتمال خطا را تا حد زیادی کاهش می دهد.
این سیستم قابلییت چند شرکت را دارا می باشد.
امیدواریم که با استفاده از این نرم افزار تسریع در کار و بهبود در اوضاع کارتان صورت پذیرد .
چگونه شروع نمائیم : برای شروع به کار با سیستم باید مراحل زیر را گام به گام انجام دهید .
گام اول : چگونگی وارد شدن به سیستم دبیرخانه: ابتدا برنامه را انتخاب نموده و دوبار کلیک نمائید ، سپس با وارد کردن کلمه شناسایی ، رمز عبور، نام شرکت مورد نظر و بخش مربوطه ، کلید تائید را انتخاب کنید.
در صورت صحت اطلاعات وارد شده، شما وارد برنامه می شوید.
فرم اصلی سیستم شامل : 1- تعاریف اولیه 1- 1 تعریف شرکتها در این قسمت اسامی شرکتها را ثبت می کنید 1-2 تعیین شرکت فعال در این قسمت شرکت مورد نظر را تعیین می کنید .
1-3 کد ینگ عمومی 1-3-1 اسا می قسمتها وبخشهای داخلی در این قسمت می توانید بخشها وقسمتهای داخلی مربوط به شرکت را تعریف کنید.
1-3-2 دستور مدیریت در این قسمت می توانید انواع دستورهایی که ممکن است از سوی مدیریت صادر شود را تعریف کرده و در قسمت ارجاعات از آنها استفاده کنید.
1-3-3 اسامی فرستند گان وگیرند گان در این قسمت می توانید اسامی فرستند گان وگیرندگان را ثبت کنید.
1-3-4 نوع نامه در این قسمت می توانید انواع نامه هایی را که با ان کار می کنید را تعریف کنید از قبیل وارده ،اصل ...
1-3-5 الویت نامه در این قسمت می توانید الویت نامه ها را در برگشت از ارجاع مشخص کنید از قبیل فوری ،عادی، محرمانه ...
1-3-6-طبقه بایگانی در این قسمت می توانید نامه ها رابر اساس طبقاتی که در بایگانی وجود دارد طبقه بندی کنید.
1-3-7 طبقه بندی نامه در این قسمت می توانید طبقه بندی نامه ها را وارد کنید ازقبیل: محرمانه، عادی...
1-3-8 کدینگ عمومی در این قسمت می توانید به صورت کلی کد ینگ عمومی را تعریف کنید.
1-4 تعریف شهرها در این قسمت شهرهای مربوط به قسمت دفترجه تلفن را وارد کنید .
1-5 شهر فعال در این قسمت می توانید شهری که می خواهید با ان کارکنید را در سیستم مشخص نمائید .
1-6 تعریف تلفن های ضروری در این قسمت می توانید تلفن های ضروری مورد نیازتان را ثبت و نگهداری کنید.
1-7 تعیین مهلت برای انواع نامه در این قسمت می توانید مهلت پاسخگوئی به نامه ها را برحسب الویتشان مشخص نمائید ودر بخش ارجاعات از ان استفاده نمائید.
1-8 تعریف سال فعال در این قسمت می توانید سالی ا که می خواهید با ان کارکنید را در سیستم مشخص نمائید .
1- 9عملیات در این قسمت چند گزینه داریم : 1- می توانید در قسمت تعیین دوره جدید برای نگهداری نامه ها یک دوره جدید تعریف کنید.
2- می توانید در قسمت حذف اطلاعات از سیستم ، از این طریق هم اطلاعات را از سیستم حذف کنید.
3-می توانید در قسمت کنترل کارتابل، کارتابل را به صورت اتوماتیک وبا تعیین زمان برای ان کنترل نمائید .
4- می توانید در قسمت نمایش تصاویر اسکن شده اگر سیستم تان دارای نرم افزارهای pstarter یا ACDSee می باشد تعیین کنید که تصاویررادر کدام نرم افزار نمایش دهد و از امکانات انها استفاده کنید.
5- می توانید در قسمت بازشدن فرم نامه ها تعیین کنید که نامه ها روی کدام رکورد باز شوند.
6- می توانید در قسمت شماره ثبت دفتری که سه صورت امکان دارد برحسب نیازتان شماره ها را ثبت کنید.
7- می توانید در قسمت فرم اطلاعات مربوط به فایلهای متنی اطلاعات مربوط به نامه ها را از قبیل نام فایل ، تاریخ و فرستنده را مشاهده کنید.
2-سیستم دبیرخانه 2-1 نامه های وارده در این فرم می توانید مشخصات نامه های از نوع وارده را ثبت ونگهداری کنید.این نامه ها،نامه هایی هستند که از خارج از مجموعه برای ما ارسال شده اند.
- شماره ثبت دفتری: شماره ثبت دفتری مربوط به نامه های وارده را درج نمائید.
- تاریخ نامه: تاریخ نامه را وارد کنید و این تاریخ نباید کمتر ویا برابر تاریخ دریافت نامه باشد.
- پیوست: اگر نامه وارده دارای پیوست بود در این فیلد تعداد برگهای ان را وارد کنید.
- نوع نامه: نوع نامه وارده را از لیست انتخاب نمائید.
نوع نامه وارده را از لیست انتخاب نمائید.
- فرستنده نامه : فرستنده نامه را از لیست انتخاب نمائید.
- گیرنده نامه : گیرنده نامه را از لیست انتخاب نمائید.
- طبقه نامه : طبقه نامه را از لیست انتخاب نمائید ، این قسمت نحوه دسترسی کاربران به نامه ها را نشان می دهد.
- تیتر نامه: تیتر نامه را وارد کنید.
- اولویت نامه: اولویت نامه را برای برگشت از ارجاع وارد نمائید.
- بستگی به نامه های دیگر: در صورتی که نامه وارده پیرو ویا عطف داشته باشد، می توانید دراین قسمت آن را مشخص کنید.
طبقه بایگانى: در این قسمت طبقه بایگانی را از لیست انتخاب نمائید.
- بایگانی: با انتخاب این فیلد می توانید نامه وارده را، پس از اینکه گردش کار خود را در مجموعه طی نمود بایگانی نمائید.
- تاریخ : تاریخ بایگانی را ثبت کنید.
- شماره زونکن : شماره زونکن که می تواند دسته بندی بر روی نامه ها باشد را وارد نمائید.
- چاپی ارجاع : در قسمت ارجاعات که نامه به بخشهای مختلف ارجاع داده می شود دستورهایی را که بر روی نامه داده شده است را می توا نیم پرینت بگریم و به صورت یک ضمیمه برای نامه در نظر بگیریم .
- جستجو: جستجو بر روی نامه را می توانید بر اساس شماره ثبت دفتری ، موضوع نامه و فرستنده انجام دهید.
- تصویرنامه: با کلیک کردن این دکمه فرم تصویر باز شده و امکان اسکن کردن نامه، درج تصویر برای نامه، تغییر اندازه تصویر، رویت تصویر در محیط گرافیکی و تنظیم موقعیت تصویر در کادر فراهم می شود.
- مشخصات رسید نامه: با کلیک کردن این دکمه فرم رسید نامه باز شده ومی توانید شماره دفتر دریافت کننده، نحوه ارسال، نام تحویل دهنده ونام تحویل گیرنده را در آن وارد نمائید.
- فرم لیست نامه ها : در این قسمت می توانید لیستی ا ز نامه ی وارده را مشاهده کنید.
- فرم ارجاعات : برای پاسخگویی به نامه ها می توانید از این فرم استفاده کنید.
2-2 نامه های صادره در این فرم می توانید مشخصات نامه های از نوع صادره را ثبت ونگهداری کنید.این نامه ها، نامه هایی هستند که به خارج از مجموعه ارسال می شوند.
- شماره ثبت دفتری: شماره ثبت دفتری مربوط به نامه های صادره را درج نمائید.
- تاریخ نامه: تاریخ نامه صادره را وارد کنید .
- نوع نامه صادره : نوع نامه صادره را از لیست انتخاب نمائید.
- بستگی به نامه های دیگر: در صورتی که نامه صادره پیرو ویا عطف داشته باشد، می توانید دراین قسمت آن را مشخص کنید.
- نام فایل: در قسمت امکانات تایپ، هر نامه با یک شماره ذخیره می گردد که در این قسمت می توانید شماره را به مشخصات نامه بیفزایید.
- امکا نات تایپ در word: در این قسمت می توانید با وارد کردن مسیر نامه های تایپ شده به آنها دسترسی داشته باشید.
- جستجو: جستجو بر روی نامه را می توانید بر اساس شماره ثبت دفتری ، موضوع نامه وفرستنده انجام دهید.
- متن نامه: متن نامه را در قالب تصویر نمایش می دهد.
- فرم رو نوشت ها: فرم رونوشت های نامه را نمایش می دهد.
- تائید نامه: گاهی اوقات شما می خواهید نامه ای را به خارج از محل ارسال کنید.احتمال دارد این نامه از سوی مدیریت تائید شود یا نشود، اگر این نامه تائید نشود و قرار باشد این نامه ما بین نامه های دیگر ثبت شده باشد در صورتی که این نامه را حذف کنید، در دفتر اندیکاتور جای این نامه خالی می افتد که این از لحاظ سیستم دبیر خانه صحیح نمی باشد.
برای برطرف کردن این مشکل از ابتدا شماره ثبت دفتری مجازی که از یک میلیون شروع می شود، به نامه ها اختصاص می یابد و هنگامی که هر یک از آنها تائید شود، آخرین شماره ثبت دفتری واقعی به آن اختصاص می یابد.
2-3 نامه های داخلی در این فرم می توانید مشخصات نامه های از نوع داخلی را ثبت ونگهداری کنید.این نامه ها، نامه هایی هستند که از یکی از بخش های داخلی مجموعه برای بخش داخلی دیگری ارسال می شوند.
- شماره ثبت دفتری: شماره ثبت دفتری مربوط به نامه های داخلی را درج نمائید.
- پیوست: اگر نامه داخلی دارای پیوست بود در این فیلد تعداد برگهای ان را وارد کنید.
- نوع نامه: نوع نامه داخلی را از لیست انتخاب نمائید.
- بستگی به نامه های دیگر: در صورتی که نامه داخلی پیرو ویا عطف داشته باشد، می توانید دراین قسمت آن را مشخص کنید.
- جستجو: جستجو بر روی نامه را می توانید بر اساس شماره ثبت دفتری، موضوع نامه و فرستنده انجام دهید.
- فرم لیستی : در این قسمت می توانید لیستی ا ز نامه های داخلی را مشاهده کنید.
- فرم ارجاعات : در این فرم میتوانید ارجاعات نامه را مشاهده نمائید ونامه های خود را به بخش دیگری ارجاع دهید.
2-4 کارتابل نامه ها شما در این فرم می توانید اطلاعات مربوط به نامه های ارجاع شده به بخش خودتان را مشاهده نمائید.
- نامه هاى وارده: برای مشاهده کارتابل مربوط به نامه های وارده این کلید را انتخاب نمائید.
- نامه هاى صادره: برای مشاهده کارتابل مربوط به نامه های صادره این کلید را انتخاب نمائید.
- نامه هاى داخلى: برای مشاهده کارتابل مربوط به نامه های داخلی این کلید را انتخاب نمائید.
- نام بخش یا شخص گیرنده رونوشت: با توجه به اختیارات هر کاربر ، این بخش به شما نشان داده می شود که قابلیت ویرایش ندارد.
- تاریخ نامه از....
تاریخ نامه تا: تاریخ راوارد نمائید.
- تأیید: برای اجرای عملیات این کلید را انتخاب نمائید.
- انصراف: برای خارج شدن از فرم این کلید را انتخاب نمائید.
2-5 اخطار نامه های اقدام نشده دراین قسمت می توانید تعیین کنید که اخطار روی نامه های وارده ، صادره یا داخلی صورت بگیرد.
می توان باید برای اجرای عملیات اخطار بخش یا شخص ا رجاع شونده را مشخص کنید ومی توانید چاپ و فرم لیستی انها را هم داشته باشید.
2-6 - امکا نات تایپ در word که امکا نات تایپ در word را برایتان فراهم می کند.
3- سیستم اتوماسیون دفتری 3-1 برنامه هفتگی شما با استفاده از امکانات این فرم جلسه هایی که برگزار می شود را مشخص کنید.
این فرم بیشتر برای منشی ها قابل استفاده است.
- شماره جلسه: کدجلسه را وارد کنید.
- تاریخ جلسه: تاریخ جلسه را وارد نمائید.
- محل جلسه: محل جلسه را مشخص نمائید.
- ساعت شروع جلسه: ساعت شروع جلسه را وارد نمائید.
- ساعت خاتمه جلسه: ساعت خاتمه جلسه را مشخص نمائید.
- کٌروه جلسه: گروه جلسه را از لیست انتخاب نمائید.
- مدعوین جلسه: افرادی را که به جلسه دعوت شده اند را از لیست انتخاب نمائید.
- غایبان جلسه: افرادی که درجلسه غایب بوده اند را از لیست انتخاب نمائید.
- نتیجه جلسه: نتیجه جلسه را از لیست انتخاب نمائید.
- تاریخ یادآوری: تاریخ یاد آوری جلسه را برای کاربر وارد نمائید توجه داشته باشید که این تاریخ برابر و یا کوچکتر از تاریخ برگزاری جلسه می باشد.
- توضیحات: توضیحات مربوط به جلسه را در این قسمت وارد نمائید.
- صورت جلسه: د ر این فرم می توانید عنوان جلسه ،متن و صورت جلسه و بندهای مربوط به جلسه و افراد مسئول هر بند را مشخص کنید.
3-2 رویت مصوبات صورت جلسه د ر این فرم می توانید عنوان جلسه ،متن و صورت جلسه و بندهای مربوط به جلسه و تاریخ مهلت و اجرا ر ا که مشخص شده است را با انتخاب نام مسئول بند رویت کنید.
3-3 فرم پی گیری کار د ر این فرم می توانید مشخصات کارهای ارجاعی را وارد نمائید .
- موضوع کارارجاعی: موضوع کارارجاعی را وارد نمائید - ارجاع شونده کار: ارجاع شونده به کار را از لیست انتخاب نمائید.
- ارجاع دهنده کار: ارجاع دهنده کار را از لیست انتخاب نمائید.
- تاریخ ارجاع: تاریخ ارجاع کار را به بخش ارجاع شونده وارد نمائید.
- نتیجه کار: نتیجه کار ارجاع شده را از لیست انتخاب نمائید.
- گروه پی گیری: گروه پیگیری کار را از لیست انتخاب نمائید.
- توضیحات: توضیحات مورد نظر در این قسمت را وارد نمائید.
3-4-دفترجه تلفن در این قسمت می توانید تلفن های مورد نیازتان را ثبت، نگهداری، جستجووحذف کنید.
برای حذف رکورد ابتدا باید اطلاعات آن را در فرم اطلاعات تفصیلی دفترچه تلفن حذف کنید(این فرم با کلیک دکمه سبز رنگ در سمت چپ رکورد باز می شود).
3-5 فرم یاداوری شما در فرم یاداوری می توانید پیامی برای خود یا کاربران دیگر که با این سیستم کار می کنند در یک تاریخ خاص بگذارید که هر موقع در تاریخ مورد نظر وارد سیستم شد ند پیغام شما داده شود و تا هنگامی که تیک رویت را نزند پیغام فوق در آن روز با هر بار وارد شدن به سیستم برای آن کاربر اعلام می شود.
3- 6 تقویم در این فرم می توانید تقویم شمسی را مشاهده کنید.
3-7 ثبت پرونده ها در این فرم می توانید پرونده ها را ثبت و یا جستجو نمائید.
پرونده می تواند، پرونده پرسنلی، پرونده پروژه خاص و....
باشد.
- شماره پرونده: در این قسمت شماره پرونده را وارد نمائید.
- نام پرونده: در این قسمت نام پرونده را وارد نمائید.
- تعداد پیوست: در این قسمت تعداد پیوست های پرونده را وارد نمائید.
- طبقه بایگانی: طبقه بایگانی را ازلیست انتخاب نمائید.
- شماره زونکن: شماره زونکنی که پرونده درآن بایگانی شده است را وارد نمائید.
- موضوع پرونده: موضوع پرونده را وارد نمائید.
- موضوع: موضوع هر کدام از برگه ها یا نامه های پرونده را می توانید در این کادر وارد نمائید.
- اسکن کردن نامه: با کلیک کردن این دکمه امکان اسکن کردن برگه ها یا نامه های پرونده، برای شما فراهم می شود.
- تغییر اندازه تصویر: با کلیک کردن این دکمه می توانید اندازه تصویر را در یکی از سه حالت موجود تنظیم کنید.
- درج تصویر: با کلیک کردن این دکمه می توانید یکی از تصاویر موجود را به این نامه یا برگه اختصاص دهید.
- در محیط گرافیکی: با کلیک کردن این دکمه می توانید تصویر را در محیط گرافیکی مشاهده نمائید ودر صورت نیاز آن را تغییر دهید.
گزارشات 4-1 گزارشات دبیرخانه 4-1-1 گزارش تعدادی د ر این فرم می توانید برای مشحص شدن تعداد نامه های وارده،صادره ، داخلی ،ارجاعات ومجموع نامه ها گزارش تهیه کنید.
4-1-2 گزارش تفضیلی د ر این فرم می توانید برای گرفتن گزارش تفضیلی از نامه های وارده،صادره ، داخلی ،ارجاعات به سه صورت (درجریان، بایگانی شده ، کل نامه ها) با وارد کردن مشخصات نامه گزارش تهیه کنید.
4-1-3 گزارش از رسید نامه ها د ر این فرم می توانید برای گرفتن گزارش ازرسید نامه ها با وارد کردن شماره ثبت دفتری و تاریخ برای نامه های وارده و صادره گزارش تهیه کنید.
4-1-4 گزارش پیروهای نامه های صادره د ر این فرم می توانید برای گرفتن گزارش پیروهای نامه های صادره با وارد کردن شماره ثبت دفتری گزارش تهیه کنید.
4-1-5 گزارش از پیگری نامه ها د ر این فرم می توانید از پیگیری نامه های صادره ، وارده وداخلی گزارش تهیه کنید.
4-1-6 گزارش از شماره های جا افتاده د ر این فرم می توانید از نامه هایی که شماره های انها خالی رد شده است گزارش تهیه کنید.
4-1-7 گزارش بر حسب موضوع نامه ها در تمام شرکتها د ر این فرم می توانید برحسب موضوع نامه ها با وارد کردن موضوع نامه گزارش تهیه کنید.
4-2 گزارشات اتوماسیون 4-2-1 گزارش برنامه هفتگی د ر این فرم می توانید از برنامه هفتگی بر حسب (کل ،عناوین ، حضور در جلسات و غایب در جلسات ) گزارش گیری نمائید.
4-2-2 گزارش پیگیری صورتجلسات د ر این فرم می توانید از صورت جلسات تصویب شده گزارش تهیه کنید.
4-2-3 گزارش پیگیری کار ارجاعی د ر این فرم می توانید از کارهای ارجاعی گزارش تهیه کنید.
4-2-4 گزارش نمودار برنامه هفتگی د ر این فرم می توانید گزارش برنامه هفتگی را به صورت نمودار ببینید.
4-2-5 گزارش از دفترچه تلفن د ر این فرم می توانید از دفترچه تلفن گزارش تهیه کنید.
4-2-6 گزارش از فرم یاداوری د ر این فرم می توانید از فرم یاداوری برای برای مشاهده پیام ها و پیام گیران و پیام گذاران گزارش تهیه کنید.
راهبری و تنظیمات 5-1 معرفی کاربران کاربرانی که مجاز هستند با سیستم کار کنند را مشخص می کنید ، بد ین ترتیب که رکورد جدید را انتخاب نموده ، کلمه شناسایی ، کلمه عبورو بخش مورد نظر را وارد کرده و سطح (کاربر و راهبر ) را مشخص می کنید.
کاربر فقط در بخش مربوط به خود می تواند فعالیت کند اما برای راهبر چنین محدودیتی وجود ندارد.
5-2 تخصیص اختیار کاربران در این فرم نام کاربر فعلی و نام فرم مورد نظر را از لیست انتخاب کرده و یکی از اختیارات که شامل موارد زیر است را تخصیص داده و فرم را می بندید .
ویرایش : انجام تمام فعالیتها روی فرم.
فقط خواندن : تنها می تواند فرم را باز کند و جستجو انجام دهد.
ورود اطلاعات : فقط می توان فرم را ورود اطلاعات کرد ( حق حذف و تغییر و ....
ندارد ) و این عمل تا زمانی است که کاربر از سیستم خارج تشود .
عدم اجازه رکورد جدید : نمی تواند رکورد جدید به اطلاعات سیستم (در فرم مورد نظر) بیفزاید .
عدم اجازه باز شدن فرم : فرم را نمی تواند باز و مشاهده کند .
عدم اجازه حذف رکورد : اطلاعات هیچ رکوردی را نمی تواند ، حذف کند.
5-3 تعویض کاربر در این فرم کاربرجدید را با دادن کلمه شناسایی و کلمه عبور جدید با کاربر فعلی جابجا می کنید.
5-4 تغییر کلمه عبور کلمه عبور قبلی که کاربر فعلی با آن وارد سیستم شده است را درج می کنید ، در صورت تغییر رمز عبور ، کلمه عبور جدید را وارد نموده و این رمزرا در فیلد عبور مجدد هم وارد و تایید می نمائید .
5-5 کاربران فعال در سیستم اشخاصی که با سیستم در حال کارند را در دو فیلد نام کاربر و کلمه شناسایی کاربر معرفی می کند و نشان می دهد.
5-6 کپی و برگردان اطلاعات اگر بخواهید از اطلاعات موجود در نرم افزارسیستم دبیرخانه و اتوماسیون دفتری کپی تهیه نمائید ( فیلد مبدا به طور پیش فرض همان مسیری است که وارد سیستم شده اید ) مقصد را بر مسیر دلخواه تعیین نموده و کلید کپی پشتیبانی را کلیک و تایید می نمائید و اگر نیاز بود اطلاعات کپی شده را بازیابی کنید ، کلید بازیابی را فعال و تایید می کنید .
5-7 تنظیمات سیستم این فرم شامل اطلاعات مربوط به مسیر فایل های سیستم دبیرخانه و اتوماسیون دفتری می باشد .
6 درباره ....
6-1 تغییر پس زمینه فرم اصلی تغییر پس زمینه فرم اصلی در این قسمت انجام می شود .
6-2 راهنمای سیستم فایل راهنمای سیستم را باز می کند.
7 خروج پایان