دانلود تحقیق مدیریت پروژه

مقدمه دنیای صنعتی امروزه دارای تغییرات شگرفی در پریودهای خاص بوده است.

این تغییرات به تغییرات محیطی موسوم است.

و به سازمان ها و ارگان ها تاثیر مستقیم دارند.

لذا اهمیت شناخت این تغییرات مشخص است.

این مهم باعث شده است که سازمان های تولیدی به سمت چند محصول حرکت کرده و دائم سیستم خود را به نحوی تغییر و گسترش دهند.

این تحقیق سعی در آن دارد تا با تعریف قدم های اساسی اجرای یک پروژه چگونگی حرکت سازمان را در این مقوله به نمایش بگذارد.

یکی از مهمترین خصیصه های یک سازمان تولیدی سخت سفارش تعریف پروژه های مختلف تولید از جانب مشتریان مختلف است.

لذا عدم شناخت کافی به نوع کار باعث تعریف پروژه برای سازمان مورد نظر شده و دائم مدیران سازمان ( در هر رده سازمانی) با پروژه های مختلف درگیر هستند.

در اجرای پروژه تولیدی سازمان های فوق الذکر هدایت امکانات و افراد سازمان به سمت اجرای پروژه از اهمیت خاصی برخوردار است.

بنابراین لزوم تعریف مدیر پروژه و وظایف اساسی آن احساس می شود.

نظر به اهمیت این موضوع فصل پروژه به مدیریت پروژه و اهمیت آن پرداخته است و کلیه مسائل مختلف در آن مقوله را از دیدگاه اجرای بررسی می نماید.

تعریف پروژه تعریف پروژه از دیدگاه اجرای عبارتست از: "یک پروژه شامل فعالیت های سازمان مشخص بوده که نیازمند صرف منابع مختلف بوده و کلیه فعالیتهای سازمان در جهت اجرای پروژه با امکانات تعریف شده و در زمانهای تعیین شده می باشد" جهت مشخص شدن تعریف فوق شکل 1-1 آمده است.

همان طور که در این شکل دیده می شود محدودیتهای زمانی، هزینه (بودجه) و موارد اجرایی در جهتی سازماندهی و هدایت می شوند که به نقطه مورد نظر که همان انجام پروژه است خواهد رسید.

چرخه عمر پروژه پروژه مانند انسان دارای یک چرخه عمر است.

ابتدا به آرامی شروع می شود که در آن مرحله، کلیه موارد اجرایی و محدودیتها شناسایی و مشخص می شود و بر اساس آن برنامه اجرایی تدوین می گردد سپس بر اساس برنامه اجرایی به مرحله اجرا گذاشته شده و از سرعت بیشتری برخوردار است.

در این مرحله پروژه اجرا شده و در آخرین مرحله که انجام فعالیتهای پایانی است با شرعت کمتری حرکت کرده تا در نهایت پایان یابد.

در این ارتباط در فصول بعدی بیشتر توضیح داده می شود.

منحنی چرخه عمر در شکل 1-2 آمده است.

در سازمانهایی که نوع فعالیت آنها متناسب با پروژه شکل می گیرد عمر پروژه تغییر میکند به دلیل تعریف شدن در پریودهای مختلف پروژه دارای عمرهای مختلف است.

که کل پروژه ها مجموعاً دارای عمر پروژه هستند.

همان طور که در شکل دیده می شود چندین پروژه با عمرهای مختلف وجود دارد که نهایتاً در کل پریود دارای یک پروژه و یک چرخه عمر است.

مدیریت پروژه با توجه به تعریف پروژه، یک مدیر دارای وظایف اصلی ذیل می باشد: - برنامه ریزی - سازمان دهی - کنترل - هدایت - اجرا مدیریت پروژه درگیر برنامه ریزی پروژه و ناظر بر اجرای پروژه بوده که شامل موارد زیر می باشد: برنامه ریزی پروژه - تعریف نیازمندیهای کار - تعریف میزان و مقادیر کار - تعریف منابع مورد نیاز هدایت و نظارت بر پروژه - میزان پیشرفت پروژه - مشابه واقعیت و پیش بینهای انجام شده - آنالیز نحوه اجرای کار و مقایسه با روشهای تعیین و تدوین شده - تنظیم های مورد نیاز در جهت اجرای پروژه با توجه به موارد از پیش تعیین شده و تدوین شده مدیریت پروژه هنگامی میتواند موفق نامیده شود که بتواند در موارد زیر به اهداف مورد نظر پروژه دست یابد: - در زمان - در هزینه - سطح تکنولوژی/ اجرای خواسته شده - بهره مندی از منابع و حداکثر استفاده از آن و راندمان بالا با توجه به تعاریف انجام شده مزایای بالقوه وجود مدیریت پروژه عبارتست از: 1) وظایف و مسئولیت های افراد سازمان برای انجام فعالیتهای خاص مشخص می باشد.

2) حداقل کردن نیاز برای گزارشگیری مداوم، یعنی اینکه با وجود این مدیر نحوه گزارشها و گردش آنها به حداقل می رسد.

3) مشخص کردن محدودیتهای زمانی اجرای پروژه 4) مشخص کردن روشهای اجرایی 5) اندازه گیری میزان پیشرفت طرحها و پروژه ها 6) مشخص شدن مشکلات در کوتاهترین زمان در زودترین زمان جهت انجام فعالیتهای اصلاحی 7) توسعه قابلیت تضمینی و پیش بینی جهت برنامه ریزی های آتی 8) شناخت و فهمیدن عواملی که باعث نرسیدن سازمان به اهداف از پیش تعیین شده می شود.

9) شناخت و فهمیدن اهدافی که سازمان به آنها نخواهد رسید یا نرسیده است.

اما متاسفانه مشکلاتی وجود دارند که سازمان را در رسیدن به اهداف و مزایای بالا دچار اشکال میکند.

این عوامل عبارتند از: 1- پیچیدگی های خاص پروژه 2- نیازمندیهای خاص مشتریان 3- سازن غیر ساختاری 4- ریسکهای پروژه 5- تغییر در تکنولوژی و دیگر عوامل محیطی در کتب مختلف با توجه به فرهنگ حاکم بر سازمان.

مدیریت پروژه دارای تعاریف مختلف است.

اما به طو عمومی مدیریت پروژه به شرح زیر تعریف می شود: " مدیریت پروژه همانا برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل کردن منابع سازمان برای یک هدف کوتاه مدت که برای اهداف و آرمانهای بند مدت و میان مدت ایجاد شده است می باشد.

مدیریت پروژه از روشهای سیستمی برای موارد فوق الذکر استفاده کرده که با استفاده از پرسنل وظیفه ای این اهداف ارضا می شود" جهت فهم آسان وجود مدیریت پروژه شکل1-3 آمده است.

همان طور که در کتب مختلف علوم مدیریت آمده است مدیریت به چهار سطح زیر تقسیم می گردد: 1- مدیریت رده بالا 2- مدیریت رده میانی 3- مدیریت رده پائین 4- علم کننده ها در اکثر سازمانها خلای بین رده ها وجود دارد چنانچه با خلاهای داخل هر دپارتمان تلفیق گردد باعث ایجاد جزیره های عملیاتی شده که هر کدام از آنها با یکدیگر دارای خلا هستند.

لذا مدیریت پروژه دارای وظیفه مهم و سنگین است که این خلاها را از طریق سیستماتیک حل و برطرف نماید.

در شکل های تصویری از محدوده عملکرد مدیریت پروژه را نشان می دهد.

هدف از این تصور نمایش نحوه مدیریت و کنترل مدیریت پروژه منابع سازمان بوده که با توجه به فعالیتهای شناسایی شده و با در نظر گرفتن زمان، هزینه و اجرا، انجام می شود.

زمان هزینه و اجرا، به عنوان محدودیتهایی هستند که در پروژه تعریف می شوند.

چنانچه پروژه برای مشتری خارجی انجام می شود ( که در سازمان های تولیدی تحت سفارش بر همین اساس است ) محدودیت رابطه مناسب با مشتری هم دخیل است.

تعریف پروژه موفق در قسمتهای قبل پروژه موفق چنین تعریف شده که با تکمیل فعالیتهای آن، با در نظر گرفتن محدودیتهای زمان، هزینه و اجرا، به اتمام رسیده باشد.

این تعریف در 20 سال قبل مطرح بود ولی در حال حاضر، امروزه، تعریفی از پروژه موفق بازنگری شده که شامل تکمیل موارد زیر است: 1- با اختصاص پریود زمانی 2- با بودجه بندی هزینه 3- تحت خواص اجرایی 4- با حداقل تغییرات در سیاستها سازمان 5- بدون مزاحمت برای جریان اصلی کار در سازمان 6- بدون تغییر در فرهنگ سازمان سه تا از این عناصر گفته شده نیازمند توضیح بیشتر است.

خیلی از پروژه ها با در نظر گرفتن هدف اصلی سازمان و پروژه تکمیل می گردند.

تغییرات هدف غیر قابل اجتناب بوده و گاهاً این توانایی وجود دارد که علاوه بر این که بر روی اهمیت پروژه تاکید گذارند، بلکه باعث تغییر یافتن کل موضوع پروژه می شوند.

بنابراین تغییرات هدف سازمان بایستی در حداقل نگه داشته شود و در صورت این که نیاز باشد باید به وسیله مدیر پروژه و مشتری تایید شود.

ارتباط مدیریان خطی- مدیر پروژه همان طور که قبلاً اشاره شد مدیر پروژه بایستی منابع شرکت را کنترل نماید که این کنترل ها با محدویتهای زمانی- هزینه – و اجرایی است.

اکثر شرکتها دارای شش نوع منبع هستند.

پول تجهیزات تسهیلات مواد اطلاعات/ تکنولوژی به صورت واقعی، مدیر پروژه هر کدام از منابع را کنترل نمی کند ( به جز پول ).

منابع بوسیله مدیران خطی کنترل می شوند و یا مدیران وظیفه ای که در بعضی اوقات مدیران منابع نامیده می شوند.

در این ارتباط مدیر پروژه باید با مدیران خطی برای تمامی منابع پروژه مذاکره کند و موارد اجرایی را بررسی نماید.

هنگامی که گفته می شود که یک مدیر پروژه منابع را کنترل می کند این بدنی معنی است که واقعاً منابع توسط مدیران خطی کنترل می شود.

موفقیت مدیر پروژه، در این خصوص بستگی به دو عامل زیر دارد: الف) یک ارتباط خوب و منطقی بین مدیریت پروژه و مدیران خطی که به آنها به مدیریت پروژه به صورت افقی هستند گزارش می دهند.

الف) یک ارتباط خوب و منطقی بین مدیریت پروژه و مدیران خطی که به آنها به مدیریت پروژه به صورت افقی هستند گزارش می دهند.

1- ارتباط عمودی: چنانچه افراد یک سازمان به افراد بالای خودشان اطلاعات دهند و یک ارتباط عمودی داشته باشند، ارتباط عمودی نامیده می شود.

2- ارتباط افقی: چنانچه افراد یک سازمان به افراد هم رده خودشان اطلاعات دهند و یک ارتباط افقی داشته باشند، ارتباط افقی نامیده می شود.

این دو آیتم بسیار بحرانی و مهم هستند در اولین آیتم، کارمندان وظیفه ای کسانی هستند که به مدیریت پروژه تخصیص داده می شوند.

هدایت فنی را از مدیران وظیفه ای ( خطی) خودشان به دست آوردند.

دومین آیتم افراد و کارمندانی که به چندین مدیریت گزارش می دهند و اینان همیشه به مدیریت کسی که هدایت کل سازمان را بر عهده دارد گزارش می دهند.

نقش مدیران پروژه مدیریت پروژه دارای وظیفه مهم و محور کردن و مجتمع کردن ( هماهنگ کننده) مدیران وظیفه و خطی می باشد.

به عبارتی دیگر مدیریت پروژه نیازمند داشتن ارتباط قوی و مناسب با افراد داخلی سیستم جهت انجام فعالیتهای محوله است و باید دارای یک دانش عمومی و فنی در ارتباط با فعالیتهای مختلف برقرار گردد در محیط پروژه به نظر می رسد، که هر چیزی با مدیریت پروژه در ارتباط است.

یکی از خصیصه های سازمانهای تولیدی تحت سفارش، ارتباط مشتری ( مشتریان) با سازمان تا زمان اتمام پروژه تعریف شده می باشد.

به دلیل ماهیت کار لزوماً نیازمند فردی است که این ارتباط را بین مشتری و سازمان افراد آن برقرار کرده و طوری این ارتباط ایجاد شود که باعث عدم هماهنگی در انجام فعالیتهای سازمان نشود.

بنابراین مدیریت پروژه در این مرحله دارای نقش بسیار مهمی است چرا که رابطه بین مشتری و سازمان او خواهد بود هر گونه ایراد و اشکالی و نقطه نظری که مشتری دارد باید به مدیریت اعلام کند تا او با آنالیز و فرآیندهای خاص آن، موارد به صورت اجرایی به دیگر دپارتمانها و مدیران خطی و وظیفه ای انتقال داده شود.

از طرفی هر گونه نقطه نظری در سازمان در خصوص اجرای پروژه وجود داشته باشد.

باید از طرف مدیریت پروژه تحلیل و به مشتری انتقال یابد.

تمامی این ارتباطات باید رد چارچوب سیاستهای سازمان بوده و هرگونه عدم هماهنگی به مدیران رده بالای سازمان انتقال داده شود تا تصمیمهای مورد نظر اتخاذ شود.

نقش مدیران وظیفه ای نظر به تعریف نقش مدیران پروژه در ساختار اجرایی سیستمهای پروژه ای در این قسمت به نقش مدیران وظیفه ای اشاره می شود در تعیین نقش مدیران وظیفه ای دو المان وجود دارد: 1- مدیران وظیفه ای دارای مسئولیتی هستند که چگونگی انجام فعالیت و اینکه فعالیت قرار است در کجا انجام شود را مشخص می کنند.

2- همچنین مدیران وظیفه ای، مسئول تدارک و تامین نیروی انسانی و یا به طور کلی منابع جهت تکمیل پروژه که با محدودیتهای و سیاستهای خاص خود همراه است می باشد.

مدیران وظیفه ای در فعالیتهای خود به طور منطقی یا موانع ذیل برخورد و با آنها مقابله می کنند: - درخواست های مکرر کار - زمانهای تحویل غیر پیش بینی شده - اولویت بندی در خواستهای اجرای کار - محدودیت در تعداد منابع - تغییرات غیر برنامه ریزی شده در پروژه - عوامل بازدارنده پروژه ( پیشرفت پروژه ها) - کمبود منابع - درگیری های درون سازمانی ( فاکتورهای انسانی) بنابراین در یک سطح پائین تر از مدیران پروژه، مدیران وظیفه ای مسئول اجرای پروژه ها بوده و موظف به هدایت آن در جهت اهداف و سیاستهای سازمان و مدیران پروژه هستند.

نقش مجریان با توجه به تعریف مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای، حال نقش مجریان مشخص می شود.

همان طور که از ظاهر آن پیداست مجریان مسئول انجام کلیه فعالیتهایی هستند که از جانب مدیریت پروژه به صورت کیل تعریف و از طرف مدیران وطیفه ای جزئی شده اند.

البته ذکر این نکته ضروری است که هرم مدیریت در هر سازمان می تواند متناسب با پروژه ها و نوع آنها تغییر یابد به طوریکه مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای در سطح اول، مجریان در سطح دوم و سرپرستان در سطح سوم در نظر گرفته شوند ولی به هر حال در این قسمت هدف تفکیک نمودن نقش مدیران پروژه و مدیران وظیفه ای از مجریان می باشد.

موفقیت در یک پروژه مشابه یک هرم یا مثلث سه گوش می باشد که در هر گوشه آن مدیران پروژه، مدیر وظیفه ای و مجریان قرار گرفته اند و چنانچه یکی از این سه گوش وجود نداشته باشد بلانس این مثلث به هم می ریزد و دیگر اثری از آن نمی تواند دید.

بنابراین هر کدام از مدیران فوق جایگاه خاص خود را در امر هدایت و اجرای پروژه دارند.

تیم مدیرت پروژه همان طور که در قسمتهای قبلی اشاره شد مدیریت پروژه دارای وظایف و مسئولیتهای مهمی در یک سازمان تولیدی بر اساس سفارش می باشد شاید تا به حال به این نکته اشاره نشده است که این اولین وظایف و مسئولیتها نیازمند یک تیم قوی و مجهز جهت هدایت کردن مدیران وظیفه ای و مجریان می باشد.

تیم مدیریت پروژه می تواند شامل موارد زیر باشد: 1- یک مدیر پروژه 2- یک دستیار مدیر پروژه 3- یک اداره مدیر پروژه 4- یک گروه تیم مدیر پروژه بنابراین یک بخش و اداره پروژه حداقل دارای یک تیمی از مدیریت پروژه بود.

که قسمت نظارت مستقیم مدیر پروژه و دستیاران و کارمندان انجام وظیفه می نماید.

تعداد افراد تیم مدیریت پروژه بستگی به اندازه سازمان، اندازه پروژه، نحوه تقسیم بندی وظایف و نیز چگونگی ارتباط مدیران وظیفه ای و مجریان و مدیران ارشد با مدیریت پروژه دارد.

نتیجه در این فصل، ضرورت، وظایف، چگونگی ارتباط بین مدیریت پروژه به طور مختصر تشریح شده و محدودیت وظایف مدیریت پروژه با مدیران وظیفه ای و مجریان مشخص شد.

مقدمه یکی از مهم ترین وظایف مدیریت پروژه، برنامه ریزی و اجرای طرحها است.

اکثر پروژه ها، به دلیل ارتباطشان با زمان، اولویت گذاری و کنترل منابع نیازمند برنامه ریزی رسمی و جزئی هستند.

برنامه ریزی به صورت عموم، بهترین روش جهت تعیین سیاستها و اهداف و رویه های شرکت یا سازمان بوده که می تواند در موقعیت سازمان موثر باشد.

هدف از ایجاد برنامه ریزی تخمین پیش بینی فعالیتهای سازمان در محیط پروژه است و با توجه به این پیش بینی ها و تخمینها، مدیران رده بالا می توانند تصمیم گیریهای ضروری را انجام دهند.

مدیریت پروژه به عنوان کلید موفقیت برنامه ریزی پروژه است.

برنامه ریزی پروژه بایستی به صورت سیستماتیک انجام شود و قابلیت انعطاف زیادی داشته و از طرفی کنترلها و سازماندهی ها به طور منظم انجام پذیرد.

یکی دیگر از اهداف برنامه ریزی پروژه، تکمیل کلیه فعالیتهای تعریف شده مورد نیاز بوده و به دلیل ذیل، برنامه ریزی به عنوان یک ضرورت در محیط پروژه تشخیص داده شده است.

1- اگر اولویت فعالیتی نا شناخته باشد، در برنامه ریزی پروژه، این اولویت تعریف و مشخص می شود.

2-چنانچه فعالیتی به درستی شناخته نشود و نامفهوم باشد، با ایجاد برنامه ریزی پروژه و اجرای واقعی آن، دانش فنی آن کاملاً شناخته شده و جهت پروژه های آتی استفاده می گردد.

3- چنانچه، فعالیت یا فعالیتهای نامشخص باشند، با اجرای واقعی برنامه ریزی، این فعالیت ها شناخته شده.

در پروژه های آتی استفاده می شود.

موارد که ذکر گردید در یک محیط پروژه، حائز اهمیت می باشند، و علت آن تفاوت در پروژه ها، و نیازمندیهای آنهاست ولی، به صورت کلی، تمامی پروژه ها تحت محدودیت های اجرایی، زمان و هزینه همراه با یک مقدار خطا ( تلرانس) اجرا می شوند.

فعالیت برنامه ریزی در مدلی که در فصول بعدی تشریح خواهد شد، به عنوان قلب و مرکز این پروژه تحقیقاتی است.

برنامه ریزی عمومی همان طور که قبلاً اشاره شد، برنامه ریزی به منظور تعیین: - فعالیت هایی که باید انجام شوند.

- افرادیکه بایستی آن فعالیتها را انجام دهند.

- زمانیکه آن فعالی ها بایستی انجام شود.

- تعیین مسئولیتهای افراد سازمان.

انجام می شود در فازهای برنامه ریزی 9 جز اصلی وجود دارند که به شرح ذیل می باشند: 1- هدف 2- برنامه 3- زمانبندی 4- بودجه 5- پیش بینی 6- سازماندهی 7- سیاست 8- رویه ها 9- استاندارد موارد ذکر شده، می تواند از پروژه ای به پروژه دیگر، تفاوت کند، لذا این وظیفه مدیریت پروژه است که بتواند این اجزا را کنار یکدیگر قرار داده و پروژه ها را مطابق با خواسته های سازمان، هدایت نماید.

اجزاء فوق الذکر، از هر سازمان به سازمان دیگر تفاوت می کند ولی، نقطه مشترک آنها رسیدن به نقطه غایی، که همانا تکمیل پروژه ها مطابق با سیاست های از پیش تعیین شده است.

آنچه که باید به آن توجه داشت، عواملی محیطی است، که قطعاً بر روی برنامه ریزی پروژه عکس العمل محیطی است بایستی دیده شود، تا بدین ترتیب، نقش عوامل محیطی در برنامه ریزی، به حداقل ممکن برسد.

برنامه ریزی پروژه موفقیت یک مدیر پروژه زمانی است که او با استفاده و بهره مندی از تکنیک های برنامه ریزی، بتواند پروژه (ها) را تکمیل و مشتری را راضی نماید.

ابزارهای کمی و کیفی جهت برنامه ریزی پروژه، بایستی تعریف و مشخص شوند از نقطه نظر سیستمی، مدیریت بایستی بهره مندی منابع را موثر سازد.

این بهره مندی موثر روی چندین نوع مختلف از پروژه ها، نیازمند یک طرح سیستماتیک که به صورت یک شبکه ملاحظه می شود، می باشد.

اولین قدم در کل برنامه زمانبدی، شناخت اهداف پروژه (ها) است این اهداف می تواند، توسعه تخصص در سطح سازمان شناخت تسهیلات موجود برای استفاده آتی و یا نگهداشتن کارمندان کلیدی و یا ار ضا مشتریان باشد.

اهداف معمولاً غیر مستقل بوده و تمامی آنها به یکدیگر وابسته هستند چه آنهایی که صراحتاً اشاره می شود و چه آنهایی که بطور ضمنی بیان می شوند.

اکثر اوقات تعریف اهداف غیر ممکن نیست ولی مدیریت بایستی اهداف را اولویت بندی نمایند چه آنهایی که استراتژیک هستند و چه آنهایی که استراتژیک نیستند.

برای اینکه اهداف کاملاً مشخص شوند، بایستی به 4 سئوال ذیل پاسخ داده شود: 1- عناصر اصلی کار که نیازمند تعریف اهداف هستند چه بوده و چگونه این عناصر به یکدیگر وابسته هستند؟

2- دام قسمت وظیفه ای ( دپارتمان وطیفه ای ) با فرض مسئولیت پذیری برای تکمیل و دست یابی به اهداف و عناصر اصلی کار نیازمند است؟

آیا منابع سازمانی و شرکتی مورد نیاز در دسترس می باشند؟

چه جریان اطلاعاتی برای پروژه مورد نیاز است؟

اگر، پروژه بزرگ و پیچیده باشد، بنابراین، دقت در برنامه ریزی و آنالیز آن بایستی به وسیله متصدی مستقیم و یا غیر مستقیم واحد سازمانی مربوطه انجام شود.

ساختار سازمانی بایستی چنان طراحی شود که زمانبندی و برنامه های کاری در جهت ماکزیمم کردن استفاده از منابع باشد و گزارشهای مختلفی به مدیریت به طور صحیح انتقال یابد.

این اطلاعات عبارتند از: - شرح کار - مشخصه های پروژه و تعریف فعالیتهای پروژه - زمان بندی برهه - ساختار شکستگی کار شرح کار (SOW) همان طور که در قسمتهای گذشته اشاره شد، هر پروژه می تواند به فعالیت های کوچکتر تقسیم شود و با انجام تمامی این فعالیتها پروژه تکمیل می شود.

جهت انجام فرآیند برنامه ریزی نیازمند اطلاعات اولیه ای بوده که به تناسب وجود اطلاعات، فرآیند برنامه ریزی، شناخت کلیه فعالیتها، زمانبندی آنها، مسئولیتهای افراد می باشد.

لذا، در اولین مرحله، بایستی کلیه فعالیتها شناسایی شوند.

با توجه به اینکه، اجرای هر پروژه به صورت تیمی انجام شده و هر پروژه بایستی در دپارتمانهای مختلف بر روی آن کار شود، شناسایی فعالیتهای، منوط به شناسایی دپارتمانهای ذیربط است.

با تعریف تیم پروژه که با هدایت مدیر پروژه کلیه فعالیت های آنها سازمان می یابد، کلیه فعالیتهای هر پروژه (ها) تعریف می شوند.

با توجه به نوع پروژه، بایستی اطلاعات مربوط به هر فعالیت به شرح ذیل جمع آوری شوند: 1- تقدم و تاخر فعالیت ها 2- کدگذاری و دسته بندی فعالیتها 3- تعریف منابع مختلف و میزان موجودی منابع 4- تعریف محدودیتهای اجرایی فعالیتها و پروژه(ها) 5- تعیین و یا تخمین مدت زمان اجرای فعالیتها 6- میزان نیاز منابع تعریف شده 7- اولویت گذاری پروژه ها علاوه بر موارد فوق الذکر، با توجه به اینکه چندین پروژه در یک سازمان تولیدی تحت سفارش وجود دارد، بایستی اولویت اجرای پروژه ها، کاملاً مشخص و ارتباط (تقدم و تاخر) فعالیتهای کلیه پروژه ها، تعریف شوند، البته تقدم و تاخر فعالیتهای پروژه، بستگی به اولویت اجرای پروژه دارد.

تقدم و تاخر فعالیتها همان طور که قبلاً اشاره شد، هر پروژه به فعالیتهای متعدد که دارای زمان و منابع مختلف هستند تقسیم بندی می شوند.

این فعالیتها، در حقیقت کلیه مراحل انجام یک پروژه را در بر خواهد داشت.

تعیین و شناسایی فعالیتها، نتیجه بحث و بررسی پروژه ها توسط مجریان پروژه است.

همان طور که اشاره شد، کلیه دپارتمان های یک سازمان به نحوی در اجرای پروژه، درگیر هستند، لذا، با تشکیل جلسات متعدد بین مجریان، کلیه فعالیتها، شناسایی می شوند و با توجه به نوع فعالیتها، ارتباط بین آنها بایستی شناسایی شوند.

هدف از شناخت فعالیتها و ارتباط آنها، تهیه و طراحی شبکه تقدم و تاخر می باشد.

آنچه که تعریف شده، طبق اولویت داده شده از جانب سیاستگذاران سازمان و بررسی عوامل کمی و کیفی شبکه کلی تهیه و طراحی می شود.

در ارتباط با تهیه و طراحی شبکه، بایستی کلیه اصول رسم شبکه مطابق با آنچه که در کنترل پروژه تعیین شده، رعایت شوند.

آنچه که باید متذکر شد، ریز کردن فعالیتها، بستگی به نوع پروژه (ها) داشته و می تواند به سطوح مختلف تقسیم بندی شوند در ارتباط با این موضوع در قسمتهای بعدی توضیح داده خواهد شد.

کدگذاری و دسته بندی فعالیتها پس از مشخص شدن کلیه فعالیتهای پروژه های تعریف شده، دسته بندی و کدگذاری از اهمیت خاصی برخوردار می باشد.

هدف از این دسته بندی و کدگذاری عبارتند از: - شناسایی کامل فعالیت با استفاده از کد - گرفتن گزارشهای متعدد جهت دپارتمانهای مختلف سازمان ( فیلتر سازی) - استفاده از کد جهت نرم افزارهای مورد استفاده - کوتاه سازی و آسان سازی نحوه استفاده از فعالیتها - تفکیک کردن فعالیتها از یکدیگر همان طور که قبلاً اشاره شد، با توجه به نوع پروژه (ها)، فعالیت ها، شناسایی می شوند.

از جهات مختلف فعالیتها می توانند دسته بندی و کدگذاری شوند.

دسته بندی می تواند بر اساس معیارهای ذیل انجام شود: - فعالیتهای مرتبط به هر دپارتمان - فعالیت های مرتبط با نوع آن ( به طور مثال فعالیت طراحی، مونتاژ، خرید…) در کدگذاری فعالیتها، برای تفکیک کردن آنها، با توجه به تعدد پروژه ها، بهتر است، مشخصه پروژه در فعالیت به نحوی قید گردد، تا بدین ترتیب هر کد فعالیت مشخص نماید که مربوط به کدام پروژه است.

جهت کدگذاریها فعالیتها، از روش های مرسوم استفاده می شود.

روش های مرسوم جهت کدگذاری فعالیتها عبارتند از: 1- کدگذاری بر اساس عدد 2- کدگذاری بر اساس حروف 3- کدگذاری بر اساس حروف با اعداد انتخاب روش کدگذاری، می تواند بر اساس محدودیتهای نرم افزاری، فرهنگ و نگرش کاربرها انجام شود ولی هر کدام از روشهای فوق الذکر، می تواند اهداف ذکر شده را ارضا نماید.

شناسایی منابع – دسته بندی، کدگذاری و میزان موجودیت منابع قطعاً، انجام فعالیتهای پروژه (ها) مستلزم مصرف منابع مختلف بوده، که منابع می تواند از نوع نیروی انسانی، مواد اولیه، بودجه و هزینه، ماشین آلات و غیره باشد.

تعیین و تعریف و شناسایی منابع از اهمیت خاصی برخوردار می باشد.

همان طور که قبلاً اشاره شده است، یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه، استفاده از بهینه از منابع و کنترل مصرف آنهاست.

چرا که با توجه به خواسته های سازمان، جهت پیشبرد اهداف پروژه و ابقاء در دنیای رقابت، بایستی این مهم بدست آید همانطور که اشاره شد جهت اجرای یک پروژه، کلیه دپارتمانها درگیر هستند.

لذا، هر دپارتمان به تناسب میزان گستردگی خود، میزان مشخص از منابع را در اختیار فعالیتهای پروژه قرار می دهد.

بنابراین، بایستی کلیه منابعی که به نحوی در اجرای فعالیتهای پروژه ها درگیر هستند.

شناسایی، دسته بندی و کدگذاری شده و میزان موجودیت آنها شناخته شود.

موجودیت منابع می تواند به یکی از اشکال ذیل باشد: 1- منابع ثابت: در این حالت، میزان موجودیت منابع همیشه ثابت می باشد.

2- منابع متغیر: در این حالت در هر پریود، میزان موجودیت متغیر اولی مشخص است.

بنابراین باید نوع منبع مشخص شده و تحت هر شرایط، میزان موجودیت آن تعیین شوند.

تعریف محدودیتهای اجرای فعالیتها و پروژه (ها) قبل از هر چیز محدودیت اجرایی پروژه به صورت ذیل تعریف می شود: ((کلیه عوامل و پارامترهایی که به نحوی مانع پیشرفت واقعی پروژه شده و بایستی روش هایی را اعمال کرد که این عوامل خنثی شده تا پروژه به هدف نهایی خود برسد.)) محدودیتهای اجرایی به دو شکل عمده است: 1- محدودیتهای اجرایی درون سازمانی: به عواملی اطلاق می شود که از جانب داخل سازمان اعمال شده و تاثیر پذیر است.

2- محدودیتهای اجرایی برون سازمانی: به عواملی اطلاق می شود که از جانب خارج سازمان اعمال شده و تاثیر پذیر است.

با توجه به تعریف این دو نوع محدودیتها در هر سازمان نحوه برخورد آنها تفاوت می کند، ولی آنچه که بین تمامی آنها مشترک است تشریک مساعی کلیه افراد سازمان جهت از بین بردن یا تاثیر پذیری کمتر عوامل فوق الذکر می باشد.

شناسایی عوامل و محدودیتهای اجرای درون سازمانی کار مشکلی نیست کلیه فعل و انفعالاتی که به نحوی در پیشرفت و اجرای پروژه می تواند موثر باشد، بایستی شناسایی و چنانچه به عنوان محدودیت اجرایی شناخته گردید، رویه هایی را برای رفع محدودیت در نظر گرفت.

تعیین رویه ها به نوع محدودیتها همچنین سیاستهای سازمانی بستگی دارد.

اما شناخت محدودیتهای اجرایی برون سازمانی به ساده گی حالت قبل نیست.

علت آن عدم شناخت و پیش بینی آینده بیرون سازمان است.

این گونه محدودیتها، که بیشتر از جانب نظام تحمیل می گردد در قالب سیاست های نظام مطرح شده و به صورت عام مطرح است لذا هر سازمان به تناسب شناخت و امکاناتش و توانایی های سیاستگذارانش، در پی خنثی کردن عوامل بیرونی سازمانی است.

شاید به طور کلی نتوان سیاستی یا رویه ای جهت برخورد با محدودیتهای برون سازمانی پیش بینی نمود ولی بهر حال شناخت آن عوامل، گامی است در جهت حداقل کردن تاثیر پذیری آنها.

در این قسمت، نمی توان رویه های برخورد با عوامل درون و بیرون سازمانی را کاملآً تشریح کرد و علت آن نگرش هر سازمان نسبت به محدودیتها است.

ممکن است یک نوع محدودیت اجرایی در دو سازمان مختلف، دو رویه مختلف را ارائه نمایند ولی هر دوی آنها در جهت حداقل کردن تاثیر پذیری آن اقدام نموده اند.

از عوامل درون سازمانی می توان به موارد ذیل اشاره نمود: - تامین و تخصیص بودجه مورد نظر - تامین نیروی انسانی مورد نظر - تامین ماشین آلات مورد نیاز - برنامه ریزی تعمیرات و نگهداری ماشین آلات - تامین مواد اولیه مورد نیاز پروژه ( داخلی و خارجی ) - سیاستهای داخلی سازمان در خصوص موارد فوق الذکر.

عوامل اشاره شده از دو دیدگاه قابل بررسی است.

اولین دیدگاه، تاثیر مدل پیاده شده بر عوامل فوق و دومین دیدگاه، تاثیر موارد فوق الذکر بر مدل است.

چنانچه از دیدگاه اول بررسی شود، مدل می تواند خروجیهایی را ارائه نماید که سیاستهای سازمان در جهت رفع و تکمیل نواقص و مشکلات احتمالی باشد و چنانچه از دیدگاه دوم بررسی شود، عوامل فوق الذکر به عنوان سیاستهایی است که می توان در مدل و یا در شبکه طراحی شده تولید اعمال گردد و به طور خلاصه می تواند، فعالیت هایی را ایجاد نماید که نشان دهنده عوامل اجرایی است و یا اینکه می تواند به صورت کمی در میزان منابع تاثیر گذار باشد.

عوامل برون سازمانی عبارتند از: - سیاستهای دولت در خصوص تامین مواد اولیه و ماشین آلات.

- سیاستهای کارفرما ( مشتری) در خصوص طراحی و نوع محصول، زمانهای تحویل پروژه، بازنگریهای طراحی و بازدیدهای از پیش تعیین شده در هر مرحله از تولید.

- عوامل بازار در خصوص تامین مواد اولیه و ماشین آلات.

- بی ثباتی در قیمتهای مواد اولیه و ماشین آلات.

هر کدام از عوامل فوق الذکر، به عنوان شرایطی است که برای مدیران رده بالا و سیاستگذاران سازمان تعریف شده و باعث اعمال تصمیم گیری و سیاستگذاری در خصوص نحوه انجام و اجرای فعالیت های سازمان، خصوصاً برنامه ریزی پروژه شده و مجریان و مدیر پروژه بر اساس این سیاستگذاریها، فعالیت های خود را به نحوی انجام خواهند داد، که تاثیر پذیری عوامل فوق الذکر به حداقل ممکن برسد.

تعیین و تخمین مدت زمان اجرای فعالیتها همان طور که قبلاً اشاره گردید، از زمانیکه پروژه ها برای اجرا به سازمان تعریف می شوند تا زمانیکه پروژه ها به اتمام می رسند، سازمان ملزم به اجرای فعالیت هایی است که در هر قسمت این فعالیتها مشخص است ( مشخص می شود).

فعالیتهای مشخص شده به دو قسمت تقسیم بندی می شود: الف- فعالیتهایی که نیازمند صرف زمان هستند مانند فعالیت تولید، طراحی، تدارکات… ب- فعالیتهای که نیازمند صرف میزان نیستند و صرفاً به عنوان یک فعالیت جهت رعایت تقدم و تاخر تعریف میشوند مانند هماهنگیهای لازمه، مجوزهای انجام فعالیتهای آتی … .

الف- فعالیتهای که نیازمند صرف زمان هستند.

این دسته از فعالیتها به فعالیتهایی اطلاق می گردد که جهت اتمام آنها، نیاز به صرف میزان بوده و این زمان بایستی به نحوی تخمین زده شود.

جهت تخمین زدن این نوع فعالیتها از سه روش می توان استفاده نمود.

1- زمان سنجی از پیش تعیین شده 2- میزان سنجی بر اساس آمار و اطلاعات گذشته 3- زمان سنجی بر اساس تخمین هر کدام از فعالیتها می توانند از روش های فوق الذکر تخمین زمانی شوند.

ممکن است که در یک مجموعه پروژه، که به فعالیت های متعددی تبدیل می شوند از سه روش فوق استفاده شوند.

در این قسمت هدف این نیست که این روش ها تشریح شوند، ولی جهت یادآوری هر کدام از آنها توضیح مختصری داده می شود.

1- زمان سنجی از پیش تعیین شده 2- این نوع روش خود به روش های متعددی تقسیم بندی می شود که می توانند شامل Stop Watch..

MTM2, MTMI و … که در دروس مختلف ارزیابی کار و زمان به آن اشاره می شود، باشند.

مزایا و معایب استفاده از این روش ها در این تحقیق شامل موارد ذیل می باشد: جدول مزایای استفاده از روش های زمان سنجی از پیش تعیین شده دقت زیاد در میزان اندازه گیری برآورد دقیق نیروی انسانی و ماشین آلات برنامه ریزی دقیق نیروی انسانی و ماشین آلات بوجود آمدن مبنا و پایه جهت برآوردهای مختلف