دانلود تحقیق روش اجرایی صدور درخواست خرید و ورود و خروج کالا از انبار

1-هدف : هدف از این روش اجرایی تشریح نحوه صدور درخواست خرید ، روش ورود و خروج مواد اولیه و مصرفی از انبار و دریافت مواد و قطعات برگشتی از قسمتها ، توسط سرپرست انبار می باشد.

2- محدوده کاربرد : این روش اجرایی در داخل شرکت و در واحد های خرید و فروش ، تضمین کیفیت و برنامه ریزی ومجموعه تولید معتبر می باشد.

3-مسئولیتها : سرپرست انبار : مسئول صدور در خواست خرید ، به روز رساندن کاردکس انبار،دریافت مواد و قطعات خریداری شده ، صدور رسید انبار موقت و دائم ، تحویل مواد و توزیع قطعات به واحدها و دریافت مواد یا قطعات برگشتی از قسمتها می باشد.همچنین مسئول دریافت محصول تمام شده و صدور رسید انبار و خروج آن طبق حواله های فروش و به روز رساندن کاردکس انبار می باشد.

مدیران واحدها :مسئول درخواست مواد و قطعات از انبار و اخذ آنها می باشند.

واحد تضمین کیفیت: مسئول بازرسی و اعلام نظر در مورد اقلام ورودی به انبار محصول ، مواد و قطعات و اقلام خروجی از انبار مواد اولیه و بازرسی دوره ای اقلام موجود در انبار می باشد .

مدیرخرید: مسئول پیگیری درخواستهای خرید و هماهنگی با قسمتهای درخواست دهنده کالا در مورد مشخصات کالا و صدور حواله انبا ر محصول می باشد .

مسئول کالیبراسیون و آزمایشگاه : مسئولیت کنترل و تائید درخواست ابزار و تجهیزات اندازه گیری مناسب با کاربرد آن تجهیزات می باشد.

مدیرفنی مهندسی: مدیر فنی مهندسی مسئول تائید قطعات فنی و تجهیزات در رسید موقت انبار می باشد.

مدیر برنامه ریزی: مدیر برنامه ریزی مسئول تایید برگ حواله انبار ، برگ خروج کالا از کارگاه، رسید انبار محصول، برگ برگشت کالا به انبار ، فرم رسید امانی مشتری، فرم رسید خرید کالا و رسید انبار کالا می باشد .

مدیر عامل : مسئول تایید برگ خروج کالا از کارگاه و فرم درخواست خرید کالا ( جهت خریدهای بالای 200000 ریال ) می باشد .

4-شرح فعالیت : 4-1- نحوه صدور درخواست خرید : سرپرست انبار در یکی از 3 حالت زیر اقدام به صدور در خواست خرید می نماید .

4-1-1- چنانچه پس از کم کردن مقدار قید شده در برگ درخواست از موجودی کاردکس ، مقدار باقیمانده برابر یا کمتر از نقطه سفارش باشد ، جهت آن کالا ، درخواست خرید کالا با کد F-ST-11 صادر میگردد.

صنایع لوستر چشمه نور کد مدرک:P-ST-01 4-1-2- هر گاه واحد فروش درخواست تولید محصولی جدید را به واحد برنامه ریزی بدهد و پس از بررسی مشخص شود که موجودی مواد اولیه کمتر از مقدار مورد نیاز جهت تولید آن سفارش است، سرپرست انبار فرم درخواست خرید کالا با کد F-ST-12 را با دقت و با ذکر کلیه مشخصات در ستونهای مربوطه ، صادر می کند.

4-1-3- چنانچه درخواست کالایی جدید از واحدهای گوناگون دریافت شود که به تائید مدیر یا سرپرست مربوطه نیز رسیده باشد ، سرپرست انبار موظف به صدور درخواست خرید با کد F-ST-12 می باشد .

در رابطه با موارد فوق پس از امضا‍‍ء سرپرست انبار ، مدیر برنامه ریزی، برای تائید درخواست خرید (در مورد خریدهای بالای 200000 ریال ) به دفتر مدیر عامل ارسال می‌گردد و نیز واحد خرید موظف است نسبت به خرید اقلام درخواستی مطابق روش اجرایی خریدبا کد P-PU-01 اقدام نموده و تحویل انبار نماید.

در مورد مواد اولیه با توجه به کد مواد که در فرم درخواست خرید با کدF-ST-12 ذکر گردیده است ، مسئول خرید مشخصات دقیق کالای درخواستی را با توجه به کد انبار کالا از شناسنامه مواد اولیه بدست می آورد .مدارک مرتبط با خرید قبل از توزیع می بایست مورد بازنگری و تصویب قرار گرفته باشد .

برای سفارش مواد درخواستی که هنوز در چارچوب شناسنامه مواد و طرح کیفیت قرار نگرفته و به منظور عملیات تحقیقاتی و موارد مشابه مورد نیاز است ، علاوه بر نام کامل کالا وجود شرح کامل مشخصات شیمیایی و فیزیکی آن که به تائید مدیران تولید و تضمین کیفیت رسیده باشد به همراه درخواست خرید الزامی است .

اگر در مورد سفارش داده شده ،‌تصدیق در پیمانکاران فرعی لازم باشد می بایست سرپرست انبار هماهنگی های لازم را جهت بازدید کارشناس تضمین کیفیت یا مدیر واحد درخواست کننده به عمل آورد .

4-2-نحوه تحویل محموله های خریداری شده به انبار : مواد خریداری شده با مدارک مربوطه توسط واحد خرید به انبار کارگاه انتقال می باید .

سرپرست انبار مدارک و مواد ارسالی را با برگ درخواست خرید مربوطه مطابقت می دهد و مقادیر مواد را به همراه قبض های باسکول از طریق شمارش توزین یا متراژ ، کنترل نموده و آنها را طبق روش اجرایی تعیین وضعیت پایش و اندازه گیری با کد P-QA-03 در محل بازرسی قرنطینه ، انبار می نماید .

سپس سرپرست انبار فرم رسید موقت انبار با کد F-ST-09 را صادر نموده و کد محموله را مطابق روش اجرایی ردیابی و شناسایی با کد P-PR-01 به محموله مورد نظر اختصاص می دهد .( کد محموله فقط جهت مواد موثر بر کیفیت محصول صادر می گردد) و با واحد تضمین کیفیت برای نمونه برداری از محموله مورد نظر همکاری لازم را ارائه و تسهیلات مورد نیاز را فراهم می آورد.

واحد تضمین کیفیت پس از بازرسی کیفی محموله گواهی تائید یا عدم تائید محموله را در همان رسید موقت با کد F-ST-09 صادر می نماید.

در صورت تائید ،‌ محموله مورد نظر از انبار قرنطینه خارج شده و در محل مربوطه نگهداری می شود.

در صورت عدم تائید ، سرپرست انبار یک کپی از رسید موقت انبار را به واحد خرید ارسال می دارد تا ضمن هماهنگی با واحد خرید نسبت به عودت کالا اقدام شود .

چنانچه نیاز به کالا فوری باشد مطابق روش اجرایی کنترل کالای نامنطبق با کد P-QA-07 اقدام و در صورت قبول مشروط رسید دائم انبا ر با کد F-ST-12صادر و کالا مورد استفاده قرار می گیرد.

تبصره 1 : مواد موثر بر کیفیت در شرکت توسط کمیته تخصصی تعیین و سپس در کاردکس مواد با گذاشتن ستاره مشخص می گردند.

تبصره 2 : چنانچه مواد ورودی از طرف مشتری تامین شده باشد لازم است سرپرست انبار پس از اطلاع از ورود ، فرم محصول تدارک شده توسط مشتری با کد F-ST-13 را پر نموده و فرم مذکور را جهت اطلاع برای مدیر برنامه ریزی ارسال نماید .چنانچه طبق قرار داد نیاز به کنترل ورودی مواد باشد بقیه مراحل همین روش اجرایی طی می گردد و اگر مشتری درخواستی جهت بازرسی نداده باشد مواد در جای مشخص شده طبق روش اجرایی انبارش با کد P-ST-02 نگهداری می شود .

لازم به ذکر است که حتما"باید نام مشتری در کنار کد محموله نوشته شود.

4-3- نحوه تحویل لوازم و قطعات مصرفی به انبار : لوازم و قطعات مصرفی خریداری شده با مدارک مربوطه توسط واحد خرید به انبار کارگا ه انتقال می یابد سرپرست انبار پس از مطابقت دادن لوازم و قطعات خریداری شده با برگ درخواست خرید ، لوازم و قطعات را به انبار انتقال می دهد و پس از تائید مدیران واحدهای مربوطه فرم رسید دائم را صادر می نماید ، در صورت عدم پذیرش فرم رسید موقت صادر نموده و پس از تائید مدیر برنامه ریزی مطابق بند 4-2 عمل می شود.

4-4- نحوه تحویل ابزارهای اندازه گیری و آزمون و قطعات و دستگاههای فنی به انبار : لوازم خریداری شده با مدارک مربوطه توسط واحد خرید به انبار تحویل داده می شود انباردار موظف است لوازم خریداری شده را با برگ درخواست خرید مربوطه مطابقت دهد و مقادیر خریداری شده را از طریق شمارش ، کنترل نماید و طبق روش اجرایی تعیین وضعیت پایش و اندازه گیری با کد P-QA-03 در محل قرنطینه انبار قرار دهد و فرم رسید انبار موقت را صادر ‌نماید.

فرم رسید موقت انبار با کد F-ST-09 برای قطعات و دستگاههای فنی باید به تائید مدیر فنی مهندسی برسد و فرم رسید موقت ابزار اندازه گیری نیز می بایست به تائید مسئول کالیبراسیون و ابزار دقیق برسد و برای ابزار اندازه گیری و آزمون که احتیاج به کالیبره شدن دارند فرم رسید موقت به همراه ابزار مربوطه تا انجام کالیبراسیون در اختیار واحد کالیبراسیون و ابزار دقیق قرار می گیرد و بعد از کالیبره شدن فرم رسید موقت به تائید واحد کالیبراسیون و ابزار دقیق می رسد و به همراه ابزار به انبار تحویل می گردد و سپس فرم رسید انبار صادر می شود .

4-5- نحوه درخواست و تحویل مواد و قطعات به واحدهای درخواست کننده : 4-5-1-درخواست و تحویل کالا: ابتدا فرم درخواست کالا از انبار توسط واحد مربوطه پر می شود و به تائید مدیر یا سرپرست واحد نیز می رسد .

در این برگ درخواست ، کلیه اطلاعات لازم در مورد کالای درخواستی که در برگ درخواست مذکور قید شده است باید مشخص گردد.

سپس این فرم تحویل سرپرست انبار می شود ، سرپرست انبار مقدار درخواست شده را با کاردکس مطابقت داده و اقدام به صدور حواله انبار با کد F-ST-06 می کند .

چنانچه موجودی کاردکس کمتر از مقدار درخواست بود مقدار تحویلی را در حواله انبار ذکر می کند همچنین وی موظف است کد محموله را در قسمت مربوطه (برای مواد و قطعات موثر بر کیفیت) در فرم حواله انبار یادداشت نماید و پس از تائید بازرس تضمین کیفیت ، جنس درخواست شده را به نماینده واحد درخواست کننده تحویل و یک نسخه از فرم را جهت بایگانی در واحد مذکور تحویل دهد .

4-5-2- درخواست و تحویل کالا و قطعات مصرفی : تحویل کالا و قطعات مصرفی نیز عینا" مانند درخواست و تحویل مواد اولیه می باشد با این تقاوت که تضمین کیفیت هنگام تحویل کالا نظارت ندارد.

فرم درخواست کالا برای ابزار و قطعاتی که احتیاج به کالیبره شدن دارند باید به تائید مسئول کالیبراسیون و آزمایشگاه نیز برسد .

تبصره 3 : اجناس مصرفی اقلامی هستند که پس از مصرف کاملا" از بین می روند .

مواد اولیه اقلامی هستند که در تولید محصول بکار گرفته می شود و کاملا"از بین نرفته و بخشی از محصول می گردند .

اقلام داغی دار اقلامی هستند که کارآئی خود را از دست می دهند و کاملا"از بین می روند.

اقلام ابواب اقلامی هستند که نه کارآئی خود را از دست می دهند و نه از بین می روند مگر در اثر خراب شدن یا پوسیدگی ، لازم به ذکر است که تشخیص موارد بالا جهت عملیات حسابداری به عهده واحد حسابداری می باشد .

تبصره 4 : در خصوص کلیه اقلامی که به نحوی با واحدهای فنی مهندسی مرتبط می باشد مانند قطعات یدکی دستگاه و تجهیزات و ابزارآلات رسید انبار موقت می بایست به تائید واحدهای مصرف کننده آن برسد .

4-6- نحوه برگشت مواد یا قطعات درخواست شده توسط قسمتها به انبار (مازاد بر مصرف ) : در مواقعیکه از مقدار تحویل شده کالا یا مواد توسط انبار ،مواد و قطعات مقداری مازاد بر مصرف در قسمت درخواست کننده بماند واحد مربوطه پس ازتکمیل فرم برگشت کالا به قسمت انبار با کد F-ST-04تائید مدیر قسمت و شخص تحویل دهنده ، آن مقدار مواد یا قطعات مازاد بر احتیاج را تحویل سرپرست انبار می دهد.

در این مورد هم بقیه سیکل مانند بند 4-2 همین روش اجرایی طی خواهد شد .

پس از دریافت مواد یا کالای مازاد بر مصرف انباردار موظف است کاردکس مواد و قطعات را به روز برساند (جهت شناسایی کالای برگشتی به انبار شماره برگ برگشت کالا به انبار به صورت A*** می باشد و در کاردکس انبار به همین صورت درج می گردد‌) و فرم مربوطه را پس از امضاء سرپرست انبار و مدیر برنامه ریزی توزیع نسخ کند.

4-7- نحوه خروج اقلام از کارگاه: در مواقعیکه لازم است به منظور تعمیر ، تعویض ، تحویل به مشتری و…اقلامی از کارگاه خارج گردد، برگه خروج با کد F-ST-05 توسط واحد مربوطه تکمیل می گردد و پس از تائید مدیر برنامه ریزی، مدیر تولید و نگهبانی از کارگاه خارج می گردد.

برگ خروج اقلام درخواستی از انبار برای مصرف در خارج از کارگاه توسط سرپرست انبار صادر می گردد.

4-8- نحوه عودت کالا : در مواردی که کالای ارسالی به انبار با نیازمندیهای خواسته شده در برگ درخواست خرید مغایرت داشته باشد و یا مواد و قطعات خریداری شده که نیاز به تائید کنترل کیفی دارند توسط واحد تضمین کیفیت رد گردد، کالای خریداری شده به واحد خرید عودت داده می شود .

4-9- ورود و خروج محصول : 4-9-1- نحوه ورود محصولات تمام شده به انبار محصول : پس از اتمام عملیات واحد بسته بندی بر روی محصول نهایی و پس از تائید واحد تضمین کیفیت ، محصول نهایی به سرپرست انبار محصول تحویل داده میشود .

وی ابتدا تمامی اقلام ورودی را به تفکیک نوع محصول ، وزن وتعداد یادداشت می کند ، سپس هر نوع محصول را در محل مشخص شده قرار می دهد و مطابق روش اجرایی انبارش با کد P-ST-02 در پایان روز تمامی اقلام وارده به انبار محصول را جمع زده در فرم رسید انبار محصول با کد F-ST-02 ثبت می نماید این فرم پس از امضاء سرپرست انبار ، مدیر برنامه ریزی، مدیر تضمین کیفیت، مدیر تولیدجهت صدور حواله فروش به واحد فروش ارسال می گردد.

4-9-2 نحوه خروج محصول تمام شده از انبار محصول : فرم حواله انبار محصول با کد F-ST-01 صادر شده از طرف مدیرفروش پس از اخذ امضاءهای لازم تحویل مدیر برنامه ریزی می گردد و مدیر برنامه ریزی هماهنگی لازم جهت بارگیری اقلام قید شده در حواله انبار محصول را با مدیر تولید به عمل می‌آورد.

سرپرست انبار ، اقلام قید شده در حواله انبار محصول را بر اساس روش اجرایی بسته بندی جابجایی با کد P-PR-02 و با نظارت بازرس کنترل کیفیت بارگیری کرده و پس از اخذ امضاءهای لازم ، محموله را به همراه 2 برگ از حواله انبار تحویل راننده وسیله ای که بارگیری شده می دهد (در صورتیکه کالای ارسالی در محل تحویل مشتری گردد ) و پس از گرفتن امضاء از تحویل گیرنده نهایی مجددا" یک برگ را به سرپرست انبار محصول تحویل می دهد.(یک برگ نزد تحویل گیرنده باقی می ماند.) سرپرست انبار محصول موظف است پس از هر بار ، بارگیری موجودی انبار محصول خود را به روز برساند.

5- مراجع : استاندارد ISO 9001-2000 نظامنامه کیفیت با کد M-QA-01 6- مدارک ذیربط: روش اجرایی انبارش ، نگهداری و تحویل با کد P-ST-02 .

روش اجرایی نگهداری سوابق کیفی P-QA-06 .

روش اجرایی شناسایی و ردیابی P-PR-01.

روش اجرایی بسته بندی و جابجایی P-PR-02.

روش اجرایی خرید مواد اولیه و قطعات P-PU-01.

روش اجرایی تعیین وضعیت پایش و اندازه گیری P-QA-03.

7- سوابق و مستندات : فرم رسید موقت انبارF-ST-09 .

فرم برگ حواله انبار F-ST-06 .

فرم برگ خروج کالا از انبار F-ST-03 فرم درخواست کالااز انبار F-ST-03.

فرم کارت انبارF-ST-07 .

فرم رسید انبار محصولF-ST-02 .

فرم برگشت کالابه انبار F-ST-04 .

فرم رسید امانی مشتریF-ST-08 .

فرم درخواست خرید F-ST-12 .

فرم رسید دائم انبار F-ST-12 .

فرم حواله محصول F-ST-01.

8- توزیع نسخ:.

مدیر برنامه ریزی.

مدیر عامل.

مدیر خرید.

مدیر فروش مدیر فنی مهندسی .

سرپرست تولید.

سرپرست انبار.

مدیر تضمین کیفیت .

مدیر مالی و اداری.

مدیر تولید .

شماره مدرک : P-ST-01 شماره ویرایش : صفر نسخه شماره :یک محل نگهداری : انبار تاریخ تهیه : 2/3/83 تهیه کننده : نماینده مدیریت تائید کننده : مدیر برنامه ریزی تائید کننده نهایی : نماینده مدیریت – مدیر تضمین کیفیت شماره ویرایشتاریخ ویرایششماره صفحات تغییر یافتهشرح تغییرات صورت گرفتهمنشاء تغییرات