دانلود تحقیق روش اجرایی نگهداری سوابق کیفی

هدف : هدف از این روش اجرایی تشریح نحوه شناسایی ، جمع آوری ، ثبت ، شماره گذاری ، دستیابی ، تشکیل پرونده ، بایگانی ، نگهداری و تعیین تکلیف سوابق کیفیت می باشد.

2-محدوده کاربرد: این روش اجرایی کلیه سوابق مرتبط با سیستم کیفیت را شامل گردیده و در تمام واحدهای مرتبط با این سیستم نافذ می باشد .

3-مسئولیتها : مدیر تضمین کیفیت موظف است همواره از تطبیق کامل سوابق درج شده در مدارک با آنچه در این روش اجرایی ذکر گردیده است اطمینان حاصل کند.

مدیران و سرپرستان موظفند کلیه سوابق و مستندات مربوط به هر روش اجرایی را به دقت ثبت و ضبط نمایند و از صحت شماره و تاریخ آن اطمینان حاصل نمایند.

مسئولین واحدهایی که دفتر کار آنها به عنوان محل نگهداری قید شده است مسئول نگهداری صحیح سوابق ، تفکیک و طبقه بندی آنها در واحدهای ذیربط ، مطابق با شرایط قید شده در این روش اجرایی می باشند.

مسئول بازبینی هر سابقه ، موظف است تا در پایان زمان قید شده نسبت به بررسی سوابق ، تعیین لزوم نگهداری بیشتر آنها ، تهیه صورت جلسه و انهدام سوابق اقدام نماید.

4- شرح فعالیت : سوابق کیفیت باید به منظور اثبات انطباق محصول با نیازمندیهای مشخص شده و عملکرد موثر بر سیستم کیفیت ثبت و نگهداری شود .

مراحل ثبت و نگهداری سوابق می بایست به ترتیب زیر توسط مسئولین مربوطه دنبال گردد.

4-1- شناسایی سوابق : در قسمت سوابق و مستندات کلیه روشهای عمومی نظام کیفیت و دستورالعملهای مربوطه ، نوع سابقه مربوط به آنها آورده شده است .

همچنین در صفحات بعدی این روش اجرایی نیز سوابق مرتبط با سیستم کیفیت شرکت ، بر اساس بندهای استاندارد لیست گردیده و کاملا" مشخص می باشد.

شناسایی سوابق کیفیت توسط مدیران واحدهای مربوطه صورت گرفته و پس از درج در روشها یا دستورالعملهای در برگیرنده آن سوابق ، به تائید مدیر تضمین کیفیت نیز می رسد .

مدیر تضمین کیفیت موظف است همواره از تطبیق کامل سوابق درج شده در مدارک با آنچه در این روش اجرایی ذکر گردیده است اطمینان حاصل نماید.

4-2- جمع آوری ، ثبت و شماره گذاری : مسئولیت جمع آوری و ثبت کیفیت در قسمت شرح فعالیت روشهای عمومی و دستورالعمل‌ها دقیقا" مشخص گردیده و برای ثبت اغلب سوابق فرمهای انحصاری طراحی و جاری گردیده است .در فرم هر محلی برای شماره گذاری و تاریخ ثبت در نظر گرفته شده است و از طریق این شماره وتاریخ به راحتی می توان به پیگیری موضوع پرداخت .

چنانچه بر حسب نیاز بعضی از سوابق کیفیت نیز خارج از فرمت مشخص ثبت گردند، مسئولین جمع آوری وثبت سوابق می بایست بر اساس روند واحد خود نسبت به اختصاص شماره و تاریخ و سابقه اقدام نمایند.

مدیران یا سرپرستان تائید کننده سوابق باید دقت نمایند که سوابق کاملا" خوانا باشند و در غیر این صورت مسئول مربوطه را موظف به اصلاح آنها نمایند.

4-3- دستیابی ، تشکیل پرونده و بایگانی سوابق : پس از اینکه سوابق جمع آوری و ثبت گردید، مدیران یا سرپرستان که مسئول بررسی و تائید سوابق می باشند اقدام به تشکیل پرونده نموده و آنها را بر اساس سابقه تفکیک می نمایند.

به این منظور مسئول مربوطه به هر نوع از سوابق یک زونکن یا پوشه ( بسته به میزان جمع آوری سابقه مذکور درآینده ) اختصاص داده و سوابق مذکور را به ترتیب شماره در این زونکن ها قرار می دهد .

این زونکن ها یا پوشه ها باید در محلهای مشخص شده ای که امکان آسیب رسیدن یا مفقود شدن آنها وجود نداشته باشد مانند قفسه‌های مخصوص بایگانی و نگهداری شوند در این محلها باید نام سابقه مشخص گردد.

پس از اینکه هر زونکن یا پوشه تکمیل گردید.

مسئول نگهداری آنها تاریخ اولین برگ سابقه و آخرین برگ بایگانی شده در آن را بر روی جلد می نویسد.

این امر جهت تسهیل کار بازیابی مدارک موثر خواهد بود.

4-4- نگهداری و تعیین تکلیف : بر اساس نوع سابقه و شرایط حاکم بر آن محل و مدت نگهداری و مسئول بازبینی آن به شرح قید شده در این روش اجرایی تعیین گردیده است .مسئولین واحدهای مشخص شده، موظفند مطابق سوابق با بند 4-3 این روش اجرایی از نگهداری صحیح و مناسب سوابق اطمینان حاصل نمایند.

مسئول تعیین شده جهت بازبینی سوابق موظف است در زمان تعریف شده ( طبق جدول همین روش اجرایی ) به بررسی سوابق مربوطه پرداخته و با توجه به شرایط ، سوابق را که باید معدوم گردند مشخص نماید.

سپس طی صورت جلسه ای که به امضاء مسئول بازبینی و مرجع بالاتر او می رسد ، سوابق منهدم می گردد مسئول تعیین شده جهت بازبینی سوابق موظف است در زمان تعریف شده ( طبق جدول همین روش اجرایی ) به بررسی سوابق مربوطه پرداخته و با توجه به شرایط ، سوابق را که باید معدوم گردند مشخص نماید.

سپس طی صورت جلسه ای که به امضاء مسئول بازبینی و مرجع بالاتر او می رسد ، سوابق منهدم می گردد.

در مواردی که مسئول بازبینی به این نتیجه می رسد که علی رغم اتمام زمان نگهداری سوابق ، هنوز به وجود آنها نیاز می باشد، با ذکر دلیل مدت زمان نگهداری بعدی را تعریف می نماید.

همچنین مدیر تضمین کیفیت می بایست در ممیزیهای داخلی نسبت به اجرای این روش اجرایی اطمینان حاصل نماید.

در انهدام سوابقی که حاوی اطلاعات محرمانه ( از قبیل دانش فنی و…) می باشد، می باید از روشهای انهدام مناسب ( مثل سوزاندن یا رشته رشته کردن) استفاده نمود.

توضیح :در شرکت چشمه نور کلیه سوابق بر روی کاغذ ثبت و بایگانی میگردد و چنانچه در مواردی مانند فنون آماری یا نقشه ها سوابق توسط کامپیوتر تولید گردند بلافاصله چاپ گردیده و بایگانی می گردند و سابقه موجود بر روی کامپیوتر از درجه اعتبار ساقط می گردد.

در کلیه مواردی که قراردادهای مستقل مدت دار فروش فی مابین مشتری وشرکت برقرار باشد و محصول درمحموله های متفاوت تحوی گردیده باشد.

سوابق مرتبط در صورت نیاز مشتری دارای مدت نگهداری توافق شده با وی خواهند بود.

هرگاه طبق قرار داد توافق شده باشد، سوابق کیفیت باید به مدت توافق شده با مشتری جهت ارزیابی در دسترس مشتری یا نماینداو قرار داده شود .

این موضوع در زمان بازنگری قرارداد مورد بررسی قرار گرفته و پس از عقد قرار داد به مسئولین ذیربط اعلام می گردد.

توجه : کلیه سوابق که حاوی اطلاعات محرمانه می باشد باید داخل پوشه یا زونکن نگهداری شود که برروی آن مهر محرمانه خورده باشد و ارائه آن به افراد خارج از شرکت فقط با اجازه کتبی مدیر عامل یا مدیر تضمین کیفیت صورت گیرد.

5 – مراجع : استاندارد ISO 9001- 2000 .

6-مدارک ذیربط : کلیه روشهای عمومی سیستم کیفیت .

7-سوابق و مستندات : - صورتجلسات بازبینی و انهدام سوابق.

8-توزیع نسخ : مدیرتضمین کیفیت .

مسئولین حسابداری و آموزش .

مدیر بازرگانی .

مدیر تولید .

مدیر برنامه ریزی .

مدیر فنی مهندسی .

شماره مدرک : P-QA-06 شماره ویرایش : صفر نسخه شماره :یک محل نگهداری :تضمین کیفیت تاریخ تهیه : 2/3/83 تهیه کننده : نماینده مدیریت تائید کننده : نماینده مدیریت تائید کننده نهایی : مدیر عامل شماره ویرایشتاریخ ویرایششماره صفحات تغییر یافتهشرح تغییرات صورت گرفتهمنشاء تغییرات لیست سوابق بر اساس بندهای استانداردمحل نگهداریحداقل زمانمسئول بازبینی4- سیستم مدیریت کیفیت4-2-3- کنترل مدارکسوابق مدارک تهیه شدهتضمین کیفیتنامحدودسوابق مدارک جاری شدهتضمین کیفیت3 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریت4-2-4- کنترل سوابقسوابق بازبینی دوره‌هاواحدهای مربوطه3 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریت5- مسئولیت مدیریت 5-4- طرحریزی - سوابق تعریف اهداف کبفی و طرحهای تجاری سازمانمدیریتنامحدود5-6- بازنگری مدیریتسوابق جلسات بازنگری مدیریتدفتر مدیریت و تضمین کیفیت3 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق تدوین اهداف کیفیتدفتر مدیریت و تضمین کیفیتنامحدود6- مدیریت منابع6-2-2- صلاحیت ، آگاهی و آموزشسوایق یرنامه‌ریزی و جذب نیروی انسانی سوابق آموزشی (استانداردها و اهداف آموزش،نظرخواهی از دوره آموزش،بررسی اثر بخشی ، گواهینامه‌های آموزشی و..)مالی و اداری مالی و اداری5 سال تا 2 سال پس از تمام همکاری فرد با شرکت چشمه نورمدیر مالی و اداری مدیر مالی و اداریسوابق کمیته تخصصیتضمین کیفیت2 سالدبیر کمیته تخصصی – نماینده مدیریت6-3-زیر ساختسوابق ماشین‌الات و تجهیزاتفنی و مهندسینامحدود7-تحقق محصول7-1-طرح ریزی تحقق محصولشناسنامه های محصول (طرح کیفیت )فنی و مهندسینامحدودشناسنامه مواد اولیهفنی و مهندسینامحدودسوابق تولیدتولید2 سالمدیرتولید – مدیر تولیدسوابق بازرسیهاتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریت7-2- فرآیندهای مربوط به مشتریسوابق مربوط به بازنگری قراردادبازاریابی و فروش2 سالمدیر بازرگانی-نماینده مدیریت- سرپرست فروشسوابق اصلاح قراردادبازاریابی و فروش2 سالمدیر بازرگانی-نماینده مدیریت- سرپرست فروشسوابق شکایات مشتریان سوابق کنترل پوشش قراردادها و سفارشات مشتریبازاریابی و فروش برنامه ریزی2 سالمدیر بازرگانی-نماینده مدیریت- سرپرست فروش مدیر بازرگانی – مدیر برنامه ریزی – نماینده مدیریت لیست سوابق بر اساس بندهای استانداردمحل نگهداریحداقل زمانمسئول بازبینی7-3- طراحی و توسعهسوابق APQPفنی و مهندسینامحدودسوابق اعمال تغیرات فنیفنی و مهندسینامحدود7-4- خریدسوابق خریدتدارکات2 سالمدیر بازرگانی – نماینده مدیریتسوابق ارزیابی تامین کنندگانتدارکاتنامحدودسوابق تهیه نمونه هاتدارکات1 سالسرپرست تدارکات – مدیر تضمین کیفیتسوابق بازرسی مواد اولیه و نمونه‌هاتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیتسوابق تهیه طرح کیفیت پیمانکارانتدارکاتنامحدودسوابق تعیین سطح کیفی اقلام دریافتیتدارکات2 سالسرپرست تدارکات – مدیربازرگانی - نماینده مدیریت7-5- تولید و ارائه خدمات7-5-1- کنترل تولید و ارائه خدماتسوابق نگهداری و تعمیراتفنی ومهندسی3 سالمدیرفنی و مهندسی – تضمین کیفیت- نماینده مدیریتسوابق برنامه‌ریزی و کنترل تولیدبرنامه‌ریزی2 سالمدیر برنامه‌ریزی – نماینده مدیریتسوابق تولیدتولید2 سالمدیر تولید – مدیر تولیدسوابق کالیبراسیون و تجهیزات اندازه گیریواحد کالیبراسیون2 سالمدیر تضمین کیفیت – مسئول کالیبراسیونسوابقMSAتضمین کیفیتنامحدودسوابق تحویل و ارسالانبار – بازرگانی2 سالمدیر تضمین کیفیت – مسئول کالیبراسیونسوابق اندازه گیریتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریت7-5-2- صحه‌گذاری فرآیندهای تولیدسوابق کنترل فرآیندهای ویژهتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق بازرسیهاتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق APQPفنی مهندسینامحدودصورتجلسات کمیته تخصصیفنی مهندسینامحدود7-5-3- شناسایی و ردیابیسوابق تولیدواحد تولید2 سالمدیر تولید – مدیر تولیدسوابق بازرسیتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق انبارانبار2 سالمدیر برنامه ریزی – مدیر تولید7-5-4- دارایی مشتریسوابق مواد تامین شده توسط مشتریانبار1 سال پس از اتمام قراردادمدیر برنامه ریزی – مدیر تولیدسوابق کنترل مواد تامین شده به وسیله مشتریتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – مدیر بازرگانی لیست سوابق بر اساس بندهای استانداردمحل نگهداریحداقل زمانمسئول بازبینی7-6- کنترل وسایل پایش و اندازه گیریسوابق تجهیزات اندازه گیریکالیبراسیوننامحدودسوابق کالیبراسیونکالیبراسیون2 سالمدیر تضمین کیفیت – مسئول کالیبراسیونسوابق تجزیه و تحلیل سیستمهای اندازه‌گیری (MSA)تضمین کیفیتنامحدود8- اندازه گیری ، تحلیل ، بهبود8-2- پایش و اندازه گیری8-2-1- رضایت مشتریسوابق نظرخواهی و تعیین سطح رضایت مشتریفروشنامحدودسوابق بکارگیری روشهای آماریتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریت8-2-2- ممیزی داخلیسوابق ممیزیهای داخلیتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق ممیزیهای خارجیتضمین کیفیتنامحدود8-2-3- پایش و اندازه‌گیری فرآیند8-2-4- پایش و اندازه گیری محصولسوابق بازرسی مواد اولیه و نمونه‌هاتضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق بازرسی محصولات (میانی ، نهایی )‌تضمین کیفیت2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق ترخیصهای اضطراریتولید و تضمین2 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریت8-3- کنترل محصول نامنطبقسوابق محصولات غیر منطبقتضمین کیفیت – تولید2 سالمدیر تضمین کیفیت – مدیرتولید – نماینده مدیریتسوابق مواد غیر‌منطبقانبار – بازرگانی2 سالمدیر تضمین کیفیت - مدیر بازرگانی8-4- تجزیه و تحلیل داده‌هاسوابق مدیریت داده‌ها و اطلاعاتمرکز تحلیل2 سالمدیر واحد – نماینده مدیریتسوابق بکارگیری روشهای آماریتضمین کیفیت3 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریت – مدیر بازرگانیسوابق شکایات و نظرات مشتریبازاریابی و فروش3 سالنماینده مدیریت – مدیر بازرگانیسوابق بازرسی محصولات نهاییتضمین کیفیت2سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق ارزیابی عرضه‌کنندگانبازرگانینامحدودسوابق اقدامات پیشگیرانهتضمین کیفیت3 سالنماینده مدیریت – مدیر تضمین کیفیت8-5- بهبود8-5-1- بهبود مداومسوابق طرحریزی بهبود مستمرتضمین کیفیتنامحدودسوابق تحلیل هزینه‌های کیفیتتضمین کیفیتنامحدودمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریت لیست سوابق بر اساس بندهای استانداردمحل نگهداریحداقل زمانمسئول بازبینی8-5-2- اقدام اصلاحیسوابق پیشنهاداتتضمین کیفیت3 سالمدیر تضمین کیفیت – نماینده مدیریتسوابق اقدامات اصلاحی و تمام ورودیهای منجر به تعریف اقدامتضمین کیفیتنامحدود8-5-3- اقدام پیشگیرانهسوابق پیشنهاداتتضمین کیفیت3 سالتضمین کیفیت - نماینده مدیریتسوابق اقدامات انجام شدهتضمین کیفیتنامحدود