هدف :
هدف از این روش اجرایی تشریح نحوه شناسایی ، جمع آوری ، ثبت ، شماره گذاری ، دستیابی ، تشکیل پرونده ، بایگانی ، نگهداری و تعیین تکلیف سوابق کیفیت می باشد.
2-محدوده کاربرد:
این روش اجرایی کلیه سوابق مرتبط با سیستم کیفیت را شامل گردیده و در تمام واحدهای مرتبط با این سیستم نافذ می باشد .
3-مسئولیتها :
مدیر تضمین کیفیت موظف است همواره از تطبیق کامل سوابق درج شده در مدارک با آنچه در این روش اجرایی ذکر گردیده است اطمینان حاصل کند.
مدیران و سرپرستان موظفند کلیه سوابق و مستندات مربوط به هر روش اجرایی را به دقت ثبت و ضبط نمایند و از صحت شماره و تاریخ آن اطمینان حاصل نمایند.
مسئولین واحدهایی که دفتر کار آنها به عنوان محل نگهداری قید شده است مسئول نگهداری صحیح سوابق ، تفکیک و طبقه بندی آنها در واحدهای ذیربط ، مطابق با شرایط قید شده در این روش اجرایی می باشند.
مسئول بازبینی هر سابقه ، موظف است تا در پایان زمان قید شده نسبت به بررسی سوابق ، تعیین لزوم نگهداری بیشتر آنها ، تهیه صورت جلسه و انهدام سوابق اقدام نماید.
4- شرح فعالیت :
سوابق کیفیت باید به منظور اثبات انطباق محصول با نیازمندیهای مشخص شده و عملکرد موثر بر سیستم کیفیت ثبت و نگهداری شود . مراحل ثبت و نگهداری سوابق می بایست به ترتیب زیر توسط مسئولین مربوطه دنبال گردد.
4-1- شناسایی سوابق :
در قسمت سوابق و مستندات کلیه روشهای عمومی نظام کیفیت و دستورالعملهای مربوطه ، نوع سابقه مربوط به آنها آورده شده است . همچنین در صفحات بعدی این روش اجرایی نیز سوابق مرتبط با سیستم کیفیت شرکت ، بر اساس بندهای استاندارد لیست گردیده و کاملا" مشخص می باشد. شناسایی سوابق کیفیت توسط مدیران واحدهای مربوطه صورت گرفته و پس از درج در روشها یا دستورالعملهای در برگیرنده آن سوابق ، به تائید مدیر تضمین کیفیت نیز می رسد . مدیر تضمین کیفیت موظف است همواره از تطبیق کامل سوابق درج شده در مدارک با آنچه در این روش اجرایی ذکر گردیده است اطمینان حاصل نماید.
4-2- جمع آوری ، ثبت و شماره گذاری :
مسئولیت جمع آوری و ثبت کیفیت در قسمت شرح فعالیت روشهای عمومی و دستورالعمل‌ها دقیقا" مشخص گردیده و برای ثبت اغلب سوابق فرمهای انحصاری طراحی و جاری گردیده است .در فرم هر محلی برای شماره گذاری و تاریخ ثبت در نظر گرفته شده است و از طریق این شماره وتاریخ به راحتی می توان به پیگیری موضوع پرداخت . چنانچه بر حسب نیاز بعضی
از سوابق کیفیت نیز خارج از فرمت مشخص ثبت گردند، مسئولین جمع آوری وثبت سوابق می بایست بر اساس روند واحد خود نسبت به اختصاص شماره و تاریخ و سابقه اقدام نمایند. مدیران یا سرپرستان تائید کننده سوابق باید دقت نمایند که سوابق کاملا" خوانا باشند و در غیر این صورت مسئول مربوطه را موظف به اصلاح آنها نمایند.
4-3- دستیابی ، تشکیل پرونده و بایگانی سوابق :
پس از اینکه سوابق جمع آوری و ثبت گردید، مدیران یا سرپرستان که مسئول بررسی و تائید سوابق می باشند اقدام به تشکیل پرونده نموده و آنها را بر اساس سابقه تفکیک می نمایند. به این منظور مسئول مربوطه به هر نوع از سوابق یک زونکن یا پوشه ( بسته به میزان جمع آوری سابقه مذکور درآینده ) اختصاص داده و سوابق مذکور را به ترتیب شماره در این زونکن ها قرار می دهد . این زونکن ها یا پوشه ها باید در محلهای مشخص شده ای که امکان آسیب رسیدن یا مفقود شدن آنها وجود نداشته باشد مانند قفسه‌های مخصوص بایگانی و نگهداری شوند در این محلها باید نام سابقه مشخص گردد. پس از اینکه هر زونکن یا پوشه تکمیل گردید. مسئول نگهداری آنها تاریخ اولین برگ سابقه و آخرین برگ بایگانی شده در آن را بر روی جلد می نویسد. این امر جهت تسهیل کار بازیابی مدارک موثر خواهد بود.
4-4- نگهداری و تعیین تکلیف :
بر اساس نوع سابقه و شرایط حاکم بر آن محل و مدت نگهداری و مسئول بازبینی آن به شرح قید شده در این روش اجرایی تعیین گردیده است .مسئولین واحدهای مشخص شده، موظفند مطابق سوابق با بند 4-3 این روش اجرایی از نگهداری صحیح و مناسب سوابق اطمینان حاصل نمایند.
مسئول تعیین شده جهت بازبینی سوابق موظف است در زمان تعریف شده ( طبق جدول همین روش اجرایی ) به بررسی سوابق مربوطه پرداخته و با توجه به شرایط ، سوابق را که باید معدوم گردند مشخص نماید. سپس طی صورت جلسه ای که به امضاء مسئول بازبینی و مرجع بالاتر او می رسد ، سوابق منهدم می گردد