منابع و ماهیت وجوه نقد
وجوه نقد معمول وجوه نزد بانکها ( حسابهای جاری)، وجوه موجود در صندوق ، تنخواه گردان و به ندرت ، شامل موجودیها حسابهای پس انداز است. حسابهای بانکی همانند حسابجاری اشخاص و با دسته چک است. فروشهای نقدی ، وصول مطالبات و واریز افزایش سرمایه نوعا سبب افزایش این حسابها و مخارج واحد تجاری سبب کاهش آنها می شود. گاه بر اساس مفاد قرار دادهای دریافت وام بانکی، موجودی حساب بانکی نباید از مبلغ معینی کمتر شود که به آن مانده جبرابی" گوینده در دیگر موارد حساب خاصی برای نگهداری مانده جبرائی افتتاح می شود.
حسابجاری ویژه حقوق و دستمزد و تنخواه گردان، حسابهای با مانده ناچیز است. هنگام پرداخت حقوق و دستمزد چکی به مبلغ خالص حقوق و دستمزد از حسابجاری شرکت تنظیم و به حسابجاری حقوق و دستمزد واریز می شود . تنخواه گردان که برای مخارج – استفاده می گردد در موارد نیاز و پس از تمام شدن موجودی آن، مجددا و چه آن در اختیار متصدی تنخواه گردان قرار داه می شود.
نظارتهای معمول صاحبکار و روشهای بررسی آن ( مانند مغایرت گیری حساب بانکی) بیشتر اشتباهاتی را که در این گونه حسابها رخ می دهد. کشف می کند از طرف دیگر ماهیت نقدی نگی این حسابها خطر کشف شدن سوء استفاده از آنها را افزایش می دهد.
نحوه برخورد حسابرسان در رسیدگی به وجوه نقد
هدفهای حسابرسان از رسیدگی به وجوه نقد، تعیین موارد ز یر است:
کفایت کنترلهای داخلی معاملات نقدی
اعتبار مبالغ ثبت شده ( وجود مالکیت)
3. ثبت دفاتر بودن تمام حسا بهای وجو ه نقد (کا مل بودن )
4. صحت محاسبات ریا ضی جد اول و صورتهای وجوه نقد و مطا بقت آنها با حسابهای دفتر کل (صحت محاسبات ریاضی )
5. کنایت افشا و مطلو بیت ارائه وجوه نقد ، شامل وجوه با محدویت ( مانند مانده جبرانی ) حسابرسان برای حسابرسی وجوه نقد به اثبات هر گونه در آمد بهره حاصل از سپردن وجوه نیز خواهند پرداخت حسابرسان به ویژه نگران بیش از واقع نشان دادن وجوه نقد می باشند همان گونه که درباره سایر انواع دارا ئبها اعتبار مبالغ مثبت شده بابت وج وه نقد ( هدف شماره حایز اهمیت بیشتری است.
زمان لازم برای حسابرسی وجوه نقد
عامل اهمیت در مورد رسیدگی به وجوه نقد نیز به اندازه رسیدگی به سایر بخشهای کار حسابرسی کاربرد دارد شمارش موجودی یک تنخواه گردان کوچک از لحاظ کلیت وضعیت مالی بی اهمیت است حسابرسان را در ارائه یک نظر مستقل نسبت به صورتهای مالی چندان یاری نمی رساند. با وجود این علی رغم مبلغ اندک وجوه نقد که در ترازنامه نشان داده می شود. حسابرسان در مقایسه با سایر سر فصلهای ترازنامه وقت بیشتری را صرف رسیدگی به آن می کنند. گر چه مانده وجوه نقد درپایان سال ممکن است نسبتا ناچیز باشد ما جمه مبالغ ورودی و خروجی به حساب وجوه نقد در هر کار حسابرسی از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
حسابرسان به چند دلیل بر وجوه نقد تاکید نسبی دارند بدهی ها در آمدها هزینه ها و بیشتر دیگر داراییها با وجوه نقد سرو کارد ارند این اقلام یا از معاملات نقدی حاصل می شود یا به وج وه نقد منجر می گر دد . بدین ترتیب رسیدگی به معاملا ت نقدی حسابرسان را در اثبات اقلام متعددی از صورتهای مالی یاری می رساند.
دلیل دیگر رسیدگی وجوه نقد ، نقدینگی کامل آن است که بیشترین وسوسه را برای سرقت وسوء استفاده بر می انگیزد . خطر ذاتی داراییهای سیال ، بالا ست و واکنش حسابرسان در این گونه موارد پی جویی بیشتر است اما در هر حال کشف تقلب تنها در صورتی بر مطلوبیت ارائه صورتهای مالی اثر می گذارد که مبلغ تقلب ، با اهمیت باشد.
گهگاه ،حسابر سان ممکن است با تقلبات کوچک کارکنان بر خورد کنند . حسا برسان پس از این که تقلب مزبور نمی تواند اثر با اهمیتی بر صورتهای مالی دا شته باشد باید پی جویی بیشتری موضوع را با مدیر یت و کمیته حسابرسی هیات مدیره در میان گذارند . چنین کاری سبب می شود صاحبکار نسبت به مو ضوع هشیار گردد. حسابر سان را از ادعای سهل انگاری در انجام دادن وظیفه مصون دارد و از صرف وقت روی مو ضوعی که نسبت به صورتهای مالی بی اهمیت است و به نحو شا یسته تری می تواند تو سط کار کنان صاحبکار پی جویی شود ، پیشگیر ی بعمل آید.
کنتر لهای داخلی وجوه نقد
امور مالی شرکت ، که معمولا زیر نظر خزانه دار است بیشتر ین مسئو لیت امور مر بوط به وجوه نقد را به عهده دارد. انجام دادن امور دریا فت و تحویل وجوه نقد به بانک ، امضای چکها ، سرمایه گذاری وجوه نقد مازاد بر نیاز و حفاظت از وجوه نقد اوراق بهادار قابل دادوستد و سایر داراییهای قابل دادوستد از جمله وظا یف امور ماملی است . علاوه بر این امور مالی باید بودجه وجوه نقد را تهیه کند و در موارد نیاز تر تیب تا مین مالی کوتاه و بلند مدت را بدهد .
مناسبترین حالت آن است که وظا یف امور مالی و حسابداری به گونه ای تلفیق شود که از بر آورده شدن موا رد زیر اطمینان دهد .
تمام وجوه نقدی که باید وصول شود در واقع در یا فت شده ، به دقت ثبت گر دید ه و به مو قع به بانک واگرذار شده است .
پرداختهای نقدی تنها برای هدفهای مجاز صورت گرفته و به درستی ثبت دفاتر شده است .
موجودی وجوه نقد در حد کفایت ، نه بیشتر و بر اساس پیش بینی دریافت وپرداختهای مر بوط به عملیات عادی ، نگهداری شود.
قواعد کلی برای دستیابی به کنتر لهای داخلی وجوه نقد
به هیچیک از کارکنان اجازه داده نشود که تمام امور مربوط به یک معامله را از ابتدا تا انتها به تنهایی انجام دهد .
امور مر بوط به حفاظت وجوه نقد را از امور دفتر داری آن تفکیک کنید .
امور مربوط به در یافت وجوه نقد را تا سر حد امکان متمرکز کنید .
وجوه در یافتی را بید رنگ درد فاتر ثبت کنید .
مشتریان را ترغیب کنید که بابت وجوه پرداختن خود رسید دریافت کنند و جمع نوارهای صندوق را ( بطور مرتب) مشاهده کنترل کنید .
دریافتهای هر روز را دست نخورده به بانک بسپارید .
تمام پرداختهای نقدی را با چک انجام دهید بجز پرداختها هزینه های اندک که از تنخواه گردان پرداخت می شود.
صورت مغایرات بانک ، همه ماهه و توسط شخصی تهیه شود که مسئولیتی در مورد صدور چک یا حفاظت از وجوه نقد نداشته باشد. صورت مغایرات تهیه شده باید توسط یکی از موسای مربوط کنترل و بررسی گردد.
دلایل زیادی وجود دارد که سپردن تمامی وجوه دریافتی هر روزه را به بانک توجیه می کند. سپردن هر روزه تمامی وجوه دریافتی به معنای این است که وجوه کمتری در صندوق می ماند تا سبب انگیزه ای برای برداشت باشد.
بعلاوه سپردن هر روزه کلیه وجوه دریافتی سبب می شود از جایگزینی وجوه دریافتی روزهای بعدی به جای کلیدیهای احتمالی پیشگیری گردد. هر گونه تأخیر در به حساب خوابانیدن چکهای دریافتی از مشتریان خطر وصول نشدن آنها را افزایش می دهد. علاوه بر این باقی ماندن وجوه دریافتی در صندوق به منزله وجوه نقدی استفاده است که قرآنف نشانه وجود دارایی غیر مواد سود می باشد.
سیستم کنترل داخلی دریافتهای نقدی:
فروشهای نقدی: قوی ترین کنترل برای فروشهای نقدی زمانی بدست می آید که دو یا چند نفر از کارکنان ( معمولا یک فروشنده و یک صندوقدار) در هر معامله مشارکت داشته باشد. رستورانها و کافه تر یا ها اغلب از صندوقداری استفاده می کنند که وجه صوتحسابهای تهیه شده توسط یکی از کارکنان را از مشتریان دریافت می کند بلیط های با شماره ردیف چاپی سینماها عموما توسط متصدی گیشه فروخته می شود و بلیت خریداری شده به نگهبانی در ورودی سینما ارائه می گردد تا تماشاگر اجازه ورود به سالن سینما را پیدا کند چنانچه بلیتهای سینما با صورتحسابهای رستورانهای بطور پیاپی شماره گذاری شده باشد و حساب تمام شماره ها پس داده شود، این مسئولیت معامله، عامل موثری در پیشگیری از تقلب خواهد بود. در بیشتر خرده فروشیها شرایط به گونه ای است که تنها یکی از کارکنان، جنس را می فروشد کالا را تحویل مشتری می دهد وجه معامله را دریافت می کند و ؟؟؟؟ می نماید. در این گونه شرایط، استفاده از صندوقهای نوار نوار دار عبارت است از (1) نمایش مبلغ فروش به گونه ای که در دیر رس مشتری باشد (2) رسید چاپی، که از مشتری خواسته می شود همراه با کالای خریداری از فروشگاه خارج کند و (3) انباشت جمع مبلغ فروشهای روزانه بر روی نوار ماشین در جایگاه قفل دار.
ویژیگهای کنترلی ماشینهای صدور صورتحساب:
بسیاری از واحد های خرده فروشی پی برده اند که استفاده از ماشینهایی که صورتحساب فروش را در سه نسخه تهیه می کند سبب تقویت سیستم کنترل داخلی می شود. با نوشتن هر صورتحساب، دو نسخه آن از ماشین خارج و نسخه سوم، در داخل محفظه رستکاری نسخه مخصوص دایره فروش و اختلاص از وجوه حاصل می کاهد.
وصول مطالبات: بیشتر وصولهایی کارخانجات و عمده فروشان به صورت دریافت چک مشتریان از طریق پشت است . در این گونه موارد، احتمال اختلاس کاهش می یابد مگر آنکه مسئولیت دریافت چک به حساب بانک خوابانیدن چک و ثبت آن در حساب معین اشخاص ، تنها به عهده یک نفر باشد سیستم متداول دریافت چک از طریق پست به شرح زیر است:
نامه های وارد شده معمول در دبیر خانه گشوده می شود و یکی از کارکنان. لیستی به نام لیست کنترل از چکهای دریافتی تهیه می کند. در این لیست، مشخصات یا شماره حساب مشتری شماره و مبلغ چک ثبت می شود. نسخه ای از لیست کنترل برای خزانه دار، نسخه دیگری همراه با چکهای دریافتی برای صندوقدار و نسخه ای از این لیست با نامه های همراه چکها برای مسئول نقد معین اشخاص ارسال می گردد.
صندوق ویژه پستی واحد تجاری که مقادیر قابل ملاحظه ای وجوه نقد را از طریق پست دریافت می کنند از صندوق پستی ویژه بهره می گیرند تا سیستم کنترل داخلی وجوه نقد را تقویت کنند و به حساب خوابانیدن وجوه دریافتی را سرعت بخشند. صندوق پستی ویژه، در واقع گونه ای از صندوق پستی است که توسط بانک طرف حساب واحد تجاری کنترل و اداره می شود. بانک واحد تجاری در هر روز چند نوبت مراسلات دریافتی را زا صندوق مزبور بر می دارد وجوه دریافتی را به حساب واحد تجاری منظور می کند و فیش واریز وجوه مزبور را برای واحد تجاری می فرستد. بدین ترتیب چون بانک به مدارک حسابداری واحد تجاری دسترس ندارد، سیستم کنترل داخلی تقویت می شود.
سیستم کنترل داخلی پرداخت های نقدی
تمام پرداختها به استثناء اقلام جزیی که از تنخواه گردان پرداخت می شود. باید با صدور چک انجام گردد . مزیت اصلی پرداخت با چک، رسیدی است که به شکل پشت نویسی، اعم از هنگام وصول آن از بانک و انتقال چک به دیگران. از مشتری دریافت می شود. سایر مزایای پرداخت با چک (1) تمرکز صدور مجوز پرداخت نزد نفر مشخص، یعنی تنها افراد به امضای چکها (2) وجود مدارکی دایمی برای پرداختها (3) کاهش وجوه نقد موجود در شرکت را شامل می شود.
برای بهره گیری کامل از مزایای کنترلی استفاده از چک لازم است تا چکها از قبل شماره گذاری شده باشد و از چکها به ترتیب شماره گذاری هر سری استفاده گردد.
در ایران برگهای چک توسط بانکها تهیه و شماره گذاری می شود چکهای استفاده شده باید با مراقبت کافی نگهداری شود تا مورد سوء استفاده قرار نگیرند چکهایی که به هر دلیل باطل می شود باید حفظ و ترتیبی داده شود که دیگر قابل استفاده نباشد. مبلغ هر چک باید توسط کامپیوتر یا ماشینهای پر فراژ روی چک نوشته شود. این عمل سبب می شود کسی نتواند مبلغ چک را تغییر دهد.
صاحبان امضای مجاز باید مدارک مثبته هر چک را بررسی و اطمینان حاصل کنند که این مدارک از لحاظ پرداخت دیگر قابل ارائه نباشد ( با مهر باطل شد یا چک صادر شد) و سپس چک را امضاء نمایند. چکهای امضاء شده باید تا زمان تحویل آن به گیرندگان یا ارسال برای آنان تحت کنترل امضاء کننده باشد. معمولا چکهای زمانی به دست امضاء کننده می رسد که از هر لحاظ بجز امضاء کامل باشد. مهم آن است که چک امضاء شده نزد تنظیم کننده چک برنگردد.
بیشتر شرکتهایی که تعداد چکهای صادر شده آنها زیاد است از ماشینهای امضای چک استفاده می کند این گونه ماشینها معمولا با استفاده از کلیشه امضای مجاز، هر یک از چکها را امضا می کند . دستگاه شما ر شکر این ماشینها با امضای هر چک یا شماره می اندازد و خارج کردن چکهای امضاء شده مستلزم استفاده از کلید ویژه است کلیشه امضاء باید پس از هر نوبت استفاده از ماشین خارج و با مراقبت کافی نگهداری شود.
کنترلهای داخلی تنخواه گردان
کنترلهای داخلی در مورد پرداختهای از محل تنخواه گردان در زمان ترمیم مخارج انجام شده اعمال می شود و نه در زمان هر پرداخت ناچیز هنگامی که مسئول تنخواه گردان تقاضای وجه کند مدارک مربوط به هر پرداخت باید از لحاظ صحیح و کامل بودن مورد بررسی قرار گیرد و به گونه ای علامت گذاری شود که دیگر قابل استفاده مجدد نباشد.
آزمونهای حسابرسی تنخواه گردان نیز بر معاملات انجام شده تاکید دارد، نه بر موجودی پایان سال حسابرس ممکن است یک یا چند مورد از جبران مخارج تنخواه گردان را در طول سال از طریق سندرسی و کنترل شماره اسناد آن آزمون
وجوه تنخواه گردانها، گاه در یک حساب بانکی جداگانه نگهداری می شود. در این گونه موارد باید کتبا به بانک دستور داده شود که هیچ چکی را که به نام شرکت است به حساب منظور کند وجوه واریزی به این حساب باید به چکهای جبران مخارجی که در وجه این حساب یا مسئول تنخواه گردان صادر شده است محدود باشد. ممنوعیت واریز چکهای در وجه شرکت به این حساب برای پیشگیری از واریز وصولیهای نقدی به تنخواه گردان است. زیرا در غیر اینصورت فرض اولیه پرداخت مخارج اندک از تنخواه و بررسی هنگام ترمیم مخارج انجام شده را مخدوش می کند.
سیستم کنترل داخلی و کامپیوتر
پردازش کامپیوتری معاملات نقدی می تواند سیستم کنترل داخلی وجوه نقد را تقویت کند همان گونه که بیشتر آمد ، استفاده از پایانه های پیوسته برای دریافت وجوه نقد می تواند کنترل داخلی وجوه نقد را تقویت کند.
تهیه و تنظیم لیست وجوه نقد دریافتی از طریق پست می تواند به کامپیوتر واگذار شود. بسیاری از شرکتهای برای صدور چک و در نتیجه ، تنظیم صورت مغایرت بانک از کامپیوتر استفاده می کنند. پردازش کامپیوتری وجه نقد دریافتی و چک های صادر شده بطور روزانه سبب می شود که کلیه مدارک مورد نیاز مانند دفتر روزنامه دریافتهای نقدی، دفتر صدور چک، معین اشخاص ابد همکاران / بستانکاران) و مانده حساب وجوه نقد. به روز در اختیار مدیریت قرار گیرد. علاوه بر اینها کامپیوتر می تواند حتی با وجود هزاران چک صادر شده و به بانک ارائه نشده ، صورت مغایرات بانکی را با قابلیت اتکای بسیار زیاد تهیه کند و اطلاعات جاری و مورد نیاز برنامه ریزی و پیش بینی وجوه نقد را نیز آماده نماید.