تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت های شغل، رابطه آن شغل با مشاغل دیگر، دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن، و شرایط کار است.
تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیتهای شغل، رابطه آن شغل با مشاغل دیگر، دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن، و شرایط کار است.
هنگام تجزیه و تحلیل شغل باید توجه داشت که شغل را آنچنان که انجام می شود گزارش کرد، نه آنچنان که در گذشته انجام می شده یا آنچنان که باید انجام شود، یا آنچنان که در سازمانها و مؤسسات مشابه دیگر انجام می شود.
مطالعه و بررسی اینکه شغل چگونه باید انجام گیرد، معمولاً بعد از تجزیه و تحلیل شغل صورت می پذیرد و وظیفه ای است که بر عهده متخصصان روش سنجی یا مهندسان صنایع است.
مراحل تجزیه و تحلیل شغل
1- بررسی کلی سازمان- کل سازمان بررسی می گردد تا معتوم شود مشاغل فعلی با بافت و اهداف کلی آن هماهنگی و مطابقت دارد یا خیر.
2- تعیین منظور از تجزیه و تحلیل شغل و موارد استفاده آن
3- انتخاب مشاغل بطور نمونه
4- جمع آوری اطلاعات در باره هر شغل و خصوصیاتی که شاغل آن باید دارا باشد تا بتواند از عهده کارش برآید.
5- تنظیم شرح شغل
6- تنظیم شرایط احراز شغل
7- طراحی شغل- تنظیم وظایف و مسئولیتها در یک شغل یا گروهی از مشاغل وابسته به یکدیگر به نحوی است که حداکثر بازدهی به دست آید و باعث رضایت، رشد و پیشرفت و در نهایت بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان شود.
8- ارزیابی و اصلاحات لازم
روشهای تجزیه و تحلیل شغل: 1- مشاهده مستقیم، 2- مصاحبه، 3- پرسشنامه، 4- مصاحبه گروهی، 5- نشست با متخصصان، 6- ثبت وقایع، 7- پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت ( PAQ- Post Analysis Questionnaire )
مشاهده مستقیم- از یادداشتهای مشاهده مستقیم مواردی از قبیل چه کاری چگونه انجام می گیرد، چه مدت زمانی صرف انجام دادن آن می شود، شرایط محیطی کار چیست و از چه ابزار و آلاتی استفاده می شود. استخراج می گردد.
از روش مشاهده بیشتر برای تجزیه و تحلیل مشاغل ساده، یعنی مشاغلی که تکراری و زمان انجامشان کوتاه است، استفاده می شود.
روش مشاهده مستقیم برای مشاغلی مانند کار یک محقق، دانشمند، وکیل دادگستری یا ریاضیدان که قسمت زیادی از آن را فعالیت فکری تشکیل می دهد، مناسب نیست.
تحلیلگر کار با روش مستقیم باید دقت داشته باشد که حضور او در محیط کار در روال عادی آن تأثیر نگذارد. در غیر این صورت اطلاعات حاصله اعتبار چندانی نخواهد داشت.
مصاحبه- مصاحبه به دوصورت آزاد و بسته انجام می شود. در مصاحبه آزاد که حاصل تجربیات هاتورت است. چهر چوب یا محتوای مشخص و از پیش تعیین شده ای ندارد و جو مصاحبه و رابطه ای که میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده به وجود می آید، مسیر و شکل آن را تعیین می کند. در مصاحبه بسته (منظم) چهار چوب مصاحبه کاملاً معلوم است و سئوالات از قبل تعیین شده اند. تهیه فهرستی از سئوالات و رعایت ترتیب منظمی در طرح آنها و نیز قابلیت تطبیق و مقایسه اطلاعات از مزایای محاسبه بسته می باشد.
مصاحبه (آزاد یا بسته) به سه صورت انجام می شود.
- مصاحبه انفرادی با متصدی شغل
- مصاجبه گروهی با کارکنانی که شغل های یکسان دارند.
- مصاحبه با سرپرستان یا کسانی که انتظار می رود آشنایی کامل با شغل داشته باشند.
نکات مهم در مصاحبه:
- از میان کارکنان باید کسانی را انتخاب کرد که بیشترین دانش و اطلاعات را در باره شغل داشته باشند.
- باید رابطه خوب و دوستانه ای با مصاحبه شونده برقرار نمود.
- مصاحبه باید تا حد ممکن منظم و سازمان یافته باشد و بدین منظور از فرمهای استانداردی شامل سئوالات از قبل تعیین شده و فضایی برای ثبت پاسخها به وسیله تحلیلگر، استفاده شود. باید دقت نمود که پاسخ دهنده را مقید به پاسخگویی در چهارچوب تعیین شده ای نکرد و به او اجازه داد در صورت تمایل، نظرات خود را ابراز نماید