واژه‌های کلیدی سیستم اطلاعات مدیریت[1](MIS)، طراحان، راهبران، کاربران، موانع انسانی، موانع سازمانی، موانع محیطی چکیده امروزه رشد روز افزون فناوری اطلاعات[2] و تأثیر چشمگیر آن درافزایش بهره وری سازمانهای دولتی و خصوصی در سطح جهان، حرکت جهانی را به سمت بهره گیری از انواع مختلف سیستم های اطلاعاتی به ویژه سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ، موجب شده است که کشور مانیز در مسیر این حرکت قرار گیرد.
این حرکت در داخل کشور در پیش روی خود با تحولات، موفقیت ها، شکست ها، چالش ها و مقاومتهای فراوانی مواجه بوده است.
سازمانهای دولتی و خصوصی زیادی از (MIS) به عنوان یک ابزار خوب مدیریتی و مؤثر در امر تصمیم گیری بهره گیری نموده اند و سازمانهای بیشتری هم دراین فرایند از مزایای آن بی بهره مانده اند.
بررسی مسایل و مشکلات مربوط به فرایند طراحی، استقرار، بهره برداری و توسعه سیستم های اطلاعات مدیریت در کشور می تواند در چنین فضایی در تصمیم گیری کلیه ارکان دولتی و خصوصی حایز اهمیت باشد.
چرا که استفاده سنجیده و آگاهانه از فناوری های اطلاعاتی مدرن به ویژه (MIS) در کشور می تواند راه توسعه و پیشرفت و ترقی کشور را هموارتر نماید و کارآیی و اثربخشی آنها را بیشتر نماید.
در این مقاله به بررسی این مسایل و مشکلات ، موانع پیش روی سازمانها به ویژه سازمانهای دولتی پرداخته شده است و موانع پیش روی سازمانها به سه گروه موانع انسانی، موانع سازمانی و موانع محیطی تقسیم و درمورد آنها مباحثی ارایه و به ویژه با تمرکز بر موانع انسانی و با بهره گیری از نتایج تحقیقات میدانی که در تعداد زیادی از سازمانها به ویژه سازمانهای دولتی انجام شده، این موانع معرفی گردیده اند.
در پایان نیز پیشنهاداتی به کاربران، طراحان و راهبران سیستم های اطلاعات مدیریت برای برخورد با این موانع ارایه گردیده است.
1- مقدمه یکی از نامهای دوره کنونی زندگی بشر، عصر اطلاعات و یا عصر اطلاعات و ارتباطات است.
علت این نامگذاری در واقع به خاطر توجه بسیار زیاد و فعالیتهای گسترده ای است که در این دوران در زمینه جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات انجام گرفته و می گیرد.
درعصر حاضر ، مدیران نیاز پیدا کرده اند که اطلاعات [3] مربوط به اموری را که با آن سروکار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل کنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه که در همه فعالیتهای سازمانهای عصر حاضر بدون استثناء دیده می شود، آنرا مبادله کنند.
برخی از صاحبنظران مدیریت را مترادف با تصمیم گیری می دانند.[4] لذا مدیر برای آنکه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات ، راجع به وضعیت یا مشکلات مربوط به موضوعی که می خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد.اگر تعریف مدیریت تصمیم گیری در نظرگرفته شود، آنگاه برخی از صاحب نظران معتقدند که یک تصمیم خوب، تصمیمی است که 80 تا 90 درصد متکی به اطلاعات و 10 تا 20 درصد متکی به مهارت، توان و تجربه مدیر باشد.
بدین ترتیب ارزش و اهمیت اطلاعات مشخص می گردد.
یعنی اگر به مدیر اطلاعات غلط و نامربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطع دارای اشتباه خواهد بود.
ولی اگر به مدیر اطلاعات صحیح و مربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطعی نه، ولی به احتمال زیاد دارای صحت و تناسب لازم برای سازمان، خواهد بود، البته به شرط آنکه توان تصمیم گیری و بکارگیری اطلاعات در مدیر وجود داشته باشد.
اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است که دانش و آگاهی[5] آن سیستم را تشکیل می دهد.
این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده[6] و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است.
اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات کسب کند، دانش آن پیوسته درحال افزایش و گسترش بوده و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید.
[1] رمز موفقیت هر مدیر ونظام مدیریت در هر سازمان این است که بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد.
بکوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیرمجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان بالا ببرد .
دقت نماید که از یک طرف، سازمان با هجوم داده های جدید، در حالی که آمادگی درک یا پذیرش آنها را ندارد، مواجه نشود و از طرف دیگر، بین پیش داشته ها و یافته های جدید ، شکاف عمیقی به وجود نیاید.
چرا که اگر جز این شود، نظام مدیریت نه تنها به دلیل حضور حلقه های مفقوده فراوان، قادر به پیوند اطلاعات جدید بر پیکر سازمان نخواهد بود بلکه به لحاظ بیگانگی سازمان با اطلاعات جدید ، توان هرگونه تصمیم گیری صحیح برای پیشرفت و توسعه را نیز از دست خواهد داد.
فقر و ضعف اطلاعات موجب می شود که مدیریت سازمان نه تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد.
در نتیجه نه می تواند هدف گذاری صحیح بکند و نه قادر است فعالیتهای مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد کرد.
لذا می توان یکی از عمده ترین دلایل عدم کارآیی و عدم موفقیت سازمانها را تصمیم گیری ضعیف یا غلط یابی موقع مدیریت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات کافی و مناسب دانست و این می تواند به دلیل اهمیت کافی قایل نشدن برای اطلاعات، تأمین نکردن زیربناهای مناسب، و ضعف در تولید ، سازماندهی، ذخیره سازی و اشاعه اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد ، به هنگام و کامل باشد.
اداره امور سازمانها به شیوه ای کارآمد، به ویژه در دنیای پیچیده امروز، مستلزم جمع آوری و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که با آهنگی سریع در حال رشد است.
کمیت و کیفیت اطلاعات مورد نیاز سازمان و مدیریت آن، در فرآیند تصمیم گیری به عوامل متعددی بستگی دارد و لیکن ویژگیهای خود اطلاعات همچون دقت، صحت، تازگی ، تکرار، خلاصه بودن، جامع و کامل بودن، مناسب بودن و قابل اعتماد بودن و ....
عوامل مهمی هستند که شدت و ضعف آنها متأثر از تفاوت وظایف در سطوح مختلف مدیریت و همچنین تفاوت عملیات اجرایی ونوع سازمان می باشد.
[1] روشن است که برنامه ریزی و کنترل از یکدیگر تفکیک ناپذیرند.
برای تحقق فرایند برنامه ریزی و کنترل اجرای برنامه در هر سازمان ، می باید داده های متنوعی را از درون و بیرون سازمان گردآوری و از طریق مجاری ارتباطی و ارتباطات مناسب به سیستمی که پردازش اطلاعات را انجام می دهد، منتقل نمود.
پردازش اطلاعات نیزبایستی به گونه ای باشد که سیستم بتواند اطلاعات ضروری ، به هنگام و در عین حال کافی و مناسب برای تصمیم گیری را تولید و به تصمیم گیرندگان ارایه نماید.
چرا که از یک طرف داشتن اطلاعات اضافی و غیر ضرور ، صرف نظر از اتلاف وقت و هدر دادن منابع ، خطر درگیر شدن مدیران با انبوهی از اطلاعات مربوط به جزییات غیر لازم را پیش می آورد و موجب بروز آلودگی اطلاعات [7] گردیده و خطرغرق شدن مدیر در انبوه اطلاعات و سردرگمی وی را، به دنبال دارد و ادامه فعالیت برخی فعالیتهای سازمان را مختل و چه بسا متوقف می کند.
و ازطرف دیگر اطلاعات کم و ناقص نیز برنامه ریزی ، کنترل و تصمیم گیری را از اعتبار انداخته ویا مشکل نموده و از نظرعلمی و عملی هم، آن را کم اثر یا بی پایه می سازد.
مدیریت امروز در مواجهه با افزایش حجم و پیچیدگی تصمیم گیریها در یافته است که سیستم های دستی گسترده ، پراکنده و در برخی موارد غیر مرتبط موجود، با توجه به اهمیتی که برای اطلاعات در فوق بر شمرده شد، قادر به تامین اطلاعات مورد نیاز و ارایه آنها در زمان مناسب، نمی باشند.
اغلب مدیران با انبوهی از داده ها و یا طوماری از سوابق اطلاعاتی روبرو هستند که تاثیر چندانی برای آنها در تصمیم گیری،برنامه ریزی، سازمان دهی و کنترل و هدایت صحیح و مطلوب در سازمان ندارد.
شکاف بین سیستم های اطلاعاتی ثابت و محیط و ساختارهای سازمانی متغیر به ویژه در سازمانهای پویا، نیز مشکل بنیادی دیگری است که موجبات ضعف اطلاعاتی را فراهم می سازد زیرا هر تغییری در ساختار سازمان، تغییراتی را در مشاغل ، مسوولیت ها، حیطه اختیارات،سلسله مراتب مدیریت و...
به وجود می آورد و این تغییرات به نوبه خود موجب بروز نیازهای اطلاعاتی جدیدی می شود که به طور معمول سیستم های ثابت اطلاعاتی موجود فاقد این اطلاعات جدید هستند و می بایستی تغییرات لازم در آنها ایجاد گردد.
مجموعه این عوامل وابسته به هم، موجب می شوند که سازمانها همواره از بحران اطلاعاتی به وجود آمده با مشکل مواجه باشند و این در حالی است که خود نیز دربرخی مواقع متوجه این فقدان و مشکل نیستند.
رفع نقایص مذکور و فراهم کردن موجبات دسترسی مدیریت به یک مجموعه اطلاعاتی منظم، کامل، صحیح و قابل انعطاف در گرو تهیه مجموعه ای جامع، کامل و به هم پیوسته از سیستم ها و ساز و کارهایی است که به آن سیستم اطلاعات مدیریت گفته می شود.
[1] سیستم اطلاعات مدیریت، سامانه سازمان یافته و ابزار مناسبی است که اطلاعات به هنگام، صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصمیم گیرندگان سازمان ارایه داده و امکان تصمیم گیری صحیح و دقیق را برای مدیران سازمان فراهم می سازد.
هدف نهایی ازایجاد سیستم ها گردآوری، پالایش، تجزیه و تحلیل، پردازش، فشرده و تلخیص کردن، ذخیره کردن و سرانجام انتقال تمامی اطلاعات گذشته و حال سازمانها و پدیده های مرتبط با آنها، در یک بانک اطلاعاتی متمرکز با امکان دسترسی سریع برای مدیران آنها است.
در یک سیستم اطلاعاتی مدیریت مشخص می شود که در سازمان: اطلاعات چه چیزی (چه اطلاعاتی)؟
اطلاعات برای چه کسی؟
اطلاعات در چه زمانی؟
اطلاعات به چه شکلی؟
اطلاعات به چه وسیله ای؟
باید تأمین و منتقل شود.
[2] سیستم های اطلاعاتی مدیریت موجبات افزایش آگاهی های مدیران و حتی کارشناسان سطوح مختلف سازمان را فراهم ساخته، با طرح مفاهیم جدید نه تنها حیطه دانش آنها را در مورداینکه قادر به انجام چه کارهایی و اتخاذ چه تصمیم هایی خواهند بود وسعت می بخشد، بلکه آنان را درهرچه بهتر انجام دادن مسوولیتها و فعالیتهایشان یاری می نماید.
سیستم های اطلاعاتی مدیریت موجبات افزایش آگاهی های مدیران و حتی کارشناسان سطوح مختلف سازمان را فراهم ساخته، با طرح مفاهیم جدید نه تنها حیطه دانش آنها را در مورداینکه قادر به انجام چه کارهایی و اتخاذ چه تصمیم هایی خواهند بود وسعت می بخشد، بلکه آنان را درهرچه بهتر انجام دادن مسوولیتها و فعالیتهایشان یاری می نماید.
2- معرفی انواع سیستم های اطلاعاتی و سیستم اطلاعات مدیریت با توجه به مقدمه فوق ملاحظه می شود که سیستم های اطلاعاتی یکی از ابزارهای مناسبی هستند که دراختیار سازمانها قرار دارند و سازمانها می توانند به کمک این ابزارها در جهت دستیابی به اهداف و افزایش کارایی و بهره وری خود استفاده نمایند.
سیستم های اطلاعاتی انواع مختلفی دارند و در جایگاه های مختلفی در سازمان از آنها بهره گیری می شود.
در تعیین انواع سیستم های اطلاعاتی و دسته بندی آنها نگرشهای متفاوتی وجود دارد.
اما در اکثراین دسته بندی ها با عناوینی همچون: سیستم اطلاعات مدیریت (M.I.S) سیستم اطلاعات مدیران عالی (E.I.S) سیستم اطلاعات پشتیبانی تصمیم گیری (تصمیم یار ) (D.S.S) سیستم های خبره (متخصص) (E.S) سیستم های پشتیبانی گروه کار (W.G.S.S) سیستم های اطلاعات پردازش عملیات (رخدادها) (T.P.S) سیستم های اتوماسیون اداری (O.A.S) برخورد می شود.
[2] و [3] و [4] و [5] با توجه به گستردگی مفاهیم مربوط به انواع سیستم های اطلاعاتی، در این مقاله تلاش گردیده که فقط مباحث مربوط به سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) که در سطوح مختلف مدیران در سازمانها مورد استفاده قرار می گیرند ، مورد توجه قرار گرفته و مباحث، پیرامون این سیستم ها متمرکز گردد.
البته ذکر این نکته ضروری است که در کشور ایران به ویژه در سازمانهای دولتی آن، از سیستم های اطلاعات مدیریت با معنا و مفهومی که از (MIS) در کشورهای توسعه یافته رایج است کمتر بهره گیری می شود و در برخی از سازمانها هر سیستم اطلاعاتی، حتی از انواع دیگر آن به عنوان مثال (TPS) ها که گزارشهایی برای مدیران سازمانها تهیه وارایه می نماید، (MIS) تلقی و نامگذاری می شوند.
در حالی که این سیستم ها تمامی خصوصیات و ویژگی های یک (MIS) واقعی را ندارند.
از طرفی چون در ایران (MIS) به معنای حقیقی آن کمتر وجود دارد و لیکن سیستم های اطلاعاتی مدیریتی زیادی در سازمانها شکل گرفته و از آنها بهره گیری می شود و از سوی دیگر چون در این تحقیق تلاش بر این بوده است که بیشتر از سازمانهای دولتی، به عنوان جامعه آماری بهره گیری شود، لذا کلیه سیستم های اطلاعات مدیریت که در این سازمانها ایجاد و مستقر گردیده و مورد استفاده مدیران آنها قرار می گیرد را به جهت اختصاص و بامقداری اغماض (MIS) تلقی نموده و در این تحقیق از آنها به عنوان (MIS) نام برده می شود.
برای سیستم های اطلاعاتی همچنین تعاریف مختلفی ارایه گردیده است.
در اکثر این تعاریف سیستم های اطلاعاتی را مجموعه ای از: افراد (کاربران، راهبران، طراحان) ، داده ها ، روشها و نرم افزارها ، سخت افزارها و ابزار می دانند.
[4] براساس همه این تعاریف افراد و به تعبیری انسان رکن اصلی و اساسی در سیستم های اطلاعاتی محسوب می گردد.
در صورتی که این عامل اصلی، نقش و وظیفه خود را به خوبی ایفا ننماید، به طور قطع در کارآیی و بهره وری سیستم های اطلاعاتی باید شک نمود.
به این لحاظ و به دلیل اهمیتی که این عامل در هریک از مراحل فرایند ایجاد و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی دارد (یعنی مراحل مطالعات امکان پذیری، برنامه ریزی ، تجزیه و تحلیل نیازها، طراحی، برنامه نویسی و ساخت، استقرار و پیاده سازی، آزمایش، اجرا و بهره برداری و نگهداری و توسعه ، تحقیق و بررسی پیرامون این موضوع به ویژه درکشور ما مفید فایده به نظر میرسد.
[6] و [4] و [3] به ویژه آنکه شرایط فرهنگی واجتماعی کشور ما با کشورهای غربی که خاستگاه این سیستم ها بوده اند تفاوت اساسی دارد.
منظور از شرایط فرهنگی و اجتماعی نیز در این تحقیق کلیه عواملی است که از دید مدیریت، محیط کشور ما را از محیط جوامع دیگر متماز می سازد و این عوامل می بایستی در فرایند طراحی و پیاده سازی و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی به طور کامل مدنظر قرار گیرند.
البته پرداختن به موضوع انسان و موانع انسانی که بر سر راه ایجاد و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی وجود دارد به معنای عدم وجود موانع دیگر در این راه نیست.
چرا که این موضوع، یکی ازچندین مانع موجود بر سر راه بکارگیری این ابزار مدیریتی مناسب در کشور ما می باشد.
لیکن از میان موانعی همچون موانع انسانی، موانع نرم افزاری، موانع سخت افزاری، موانع ساختاری و سازمانی، موانع ارتباطاتی، موانع مربوط به طراحی های نامناسب و ...
انسان به عنوان اصلی ترین عامل در بهره گیری مناسب از سیستم های اطلاعات مدیریت شناخته شده و در این تحقیق سعی شده که ابعاد و زوایای آن مورد بررسی قرار گیرد.
به ویژه آنکه جای پای انسان در سایر مسایل و مشکلات و موانع و بکارگیری مناسب و صحیح از سیستم های اطلاعات مدیریتی، به وضوح دیده می شود و بررسی این موضوع خود می تواند کمکی در شناخت هرچه بهتر این سیستمها باشد.
چرا که در فرایند طراحی، پیاده سازی و بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت به طور معمول سه گروه از انسانها شامل: (1) بکارگیرندگان سیستم یا کاربران (که همان مدیران می باشند)، (2) طراحان یا برپاکنندگان سیستم (که همان طراحان، برنامه نویسان و سازندگان سیستم می باشند)، (3) راهبران (که همان متصدیان و دست اندرکاران ارسال، گردآوری، آماده سازی و تغذیه اطلاعات به سیستم و اپراتورها و متصدیان و مدیران عملیات راهبری، ارایه خدمات اطلاعاتی و نگهداری سیستم می باشند)، نقش اساسی را ایفاد می نمایند و علاوه بر آنکه ویژگی ها و خصوصیات فردی هریک از این سه دسته در افزایش بهره دهی سیستم مؤثر است، نکاتی که در برقراری ارتباط بین این سه دسته از افراد مرتبط در سیستم (مطابق نمودار شماره 1) بروز می نماید نیز بسیار مهم و اساسی می باشد که پرداختن به آنها امری مهم محسوب می گردد.
[3] و [3] 3- چرا مدیران به سیستم های اطلاعات مدیریت نیاز دارند؟
مدیران موفق کسانی هستند که قادر باشند اطلاعات را در جهت تصمیم گیری به موقع و مؤثر و حل مسایل سازمان، بهتر مدیریت کرده و از آن به خوبی استفاده نمایند.
سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها، موجبات تسهیل در بکارگیری بهینه دو عامل اساسی یعنی انسان و اطلاعات را در سازمان فراهم می آورند.
ضمن آنکه از سایر عواملی که در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند، یعنی مواد اولیه، پول، خدمات، انرژی ، ماشین آلات ، تجهیزات، ابزار ، ساختمان و ...
نیز به طور بهینه بهره گیری می شود.
عمده دلایلی که موجب می گردد مدیران در سازمانها رو به سیستم های اطلاعات مدیریت آورده و به آن نیاز پیدا نمایند عبارتند از [4] و [5]: بروز پدیده انفجار اطلاعات و عدم تأمین اطلاعات مناسب و مورد نیاز برای تصمیم گیری محیط متحول و متغیر سازمانها و رشد سریع تغییرات افزایش پیچیدگی مدیریت استقلال واحدهای مختلف سازمانی بهبود و افزایش بهره وری (کارآیی و اثربخشی) فعالیتهای سازمان بروز پدیده قدرت اطلاعاتی در کارکنان و مدیران سطوح پایین تر در سازمان مشغله زیاد مدیران و کمبود وقت وجود ارتباطات نامناسب در سازمان عدم وجود نظام های کنترلی مناسب در سازمان ضرورت افزایش سرعت در تصمیم گیری ها کمبود منابع مالی و کاهش هزینه ها 4- ویژگی های سیستم های اطلاعات مدیریت و نقش آن در سازمان (MIS) دو نقش اساسی را در تصمیم گیری مدیران بازی می کند.
اول آنکه به مدیران کمک می کند تا براساس اطلاعاتی که آماده نموده و در اختیار آنان قرار می دهد، تصمیم گیری نمایند.
دوم آنکه در شرایطی که الگوی تصمیم گیری و تصمیمات ثابت می مانند و فقط داده های ورودی آن تغییر می نماید، به عنوان تکرار کننده مناسب جهت پشتیبانی انواع تصمیمات مدیران خواهد بود.
یعنی (MIS) ابزاری است که به عنوان یک منبع اطلاعات سازمانی، اطلاعات مورد نیاز مدیران را آماده نموده و برای تصمیم گیری آنها مهیا می نماید.
دیگر آنکه مدیران از (MIS) به عنوان ابزاری جهت تعریف و درک مسایلی که با آن مواجه هستند بهره گیری می نمایند.
چرا که نوری که از (MIS) ساطع می گردد به عنوان چراغی برای مدیران جهت درک اولیه مسایل و کشف راه حلهای آن مسایل ، عمل می نماید.
[3]و[6].
اگر مجموعه اطلاعاتی که در مقابل مدیران سازمانها قرار دارد به مثابه یک سطح بزرگی که باموزاییک های متفاوت و رنگارنگ ودر ابعاد و اندازه های مختلف مفروش گردیده است، فرض شود، هر مدیری از میان این مجموعه متنوع و گسترده، به طور طبیعی به دنبال آن قطعه یا قطعات می گردد که مرتبط با مسوولیت وی بوده و برای وی آگاهی و دانش لازم را برای تصمیم گیری تأمین نماید.
برخی از این قطعاتی براساس مشاهداتی که خود مدیران دارند شناسایی و تأمین می گردد و بخش عمده آن از طریق سیستم های اطلاعاتی به ویژه سیستم اطلاعات مدیریت وی تأمین خواهد گردید.
[7] برخی ویژگی هایی را که می توان برای سیستم های اطلاعات مدیریت خوب و مناسب برشمرد عبارتند از [8]: اطلاعات را با ویژگی های مناسب از نظر محتوی، زمان و شکل برای مدیر فراهم آورد.
اهداف و نیازهای اطلاعاتی مدیر را به طور کامل پاسخگو باشد و بتواند درحل مسایل و تصمیم گیری، وی را یاری نماید.
قابلیت توسعه و بهبود در آینده را داشته باشد چرا که نیازهای اطلاعاتی مدیران در طول زمان تغییر می نماید.
مورد پذیرش و قبول کارکنان (راهبران) و کاربران آن قرار گیرد و جنبه های انسانی در آن خوب لحاظ شود.
هزینه طراحی، استقرار ، بهره برداری ونگهداری آن از نظر اقتصادی مقرون به صرفه باشد.
طرز کار با سیستم ساده باشد.
سیستم با کاربر آن ارتباط خوبی برقرار کند و راهنمایی های لازم را در مواقع مورد لزوم به کاربر بنماید و کاربر پسند باشد.
دارای سرعت کافی و مناسب در پردازش داده ها و ارایه گزارش های مورد نیاز مدیر در کوتاه ترین زمان ممکن باشد.
مدیر را دچار زیادی اطلاعات و آلودگی اطلاعات ننماید سیستم انعطاف پذیر باشد و بتواند همراه با تغییرات سازان، تغییر و بهبود یابد.
5- عوامل مؤثر در موفقیت سیستم های اطلاعات مدیریت امروزه سازمانهای زیادی در جهان از سیستم های اطلاعاتی به ویژه سیستم اطلاعات مدیریت در سطوح و لایه های مختلف سازمانی بهره مند هستند و برخی از آنها پروژه های زیادی در رابطه با استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت در دست اجرا دارند و یا در برنامه های آینده خود در نظر دارند که آنها را به مرحله ی اجرا در آورند.
تحقیقات انجام شده نشان می دهد با وجود پیشرفت های زیادی که در عرصه دانش و مهارتهای مرتبط با (MIS) و بهره گیری از این ابزار خوب مدیریت در کشورهای توسعه یافته صورت پذیرفته، اجرای پروژه های مربوط در این حوزه در کشور ما چندان موفق نبوده است.
در جمهوری اسلامی ایران که در حال توسعه و گذر از محدوده کشورهای جهان سوم به سوی تعالی و رشد بیشتر می باشد، در دو دهه ی اخیر بحث های مرتبط با حوزه فناوری اطلاعات رونق فراوانی یافته است و تمایل سازمانهای خصوصی و دولتی به این مقوله و به ویژه به بحث استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت، بسیار قابل توجه بوده است.
اما باید اذعان نمود که عملکرد این سیستم ها (MIS) با ناکامی های زیادی همراه بوده و میزان شکست جزیی و کامل این سیستم ها در این حوزه قابل توجه است.
آنچه در این میان اهمیت زیادی دارد، توجه به علت ها و عوامل بروز این ناکامی ها و عدم موفقیت ها می باشد.
در واقع با شناخت و تبیین مسایل اساسی و با لحاظ نمودن نگرش سیستمی و بهره مندی از الگویی جامع برای بررسی پروژه های استقرار (MIS) در سازمان ها، می توان فرایند توسعه آنها را در راستای دیگر اهداف سازمانها، اجرا نمود و به موفقیت های بیشتری دست یافت.
لازم به ذکراست که آمار شکست و موفقیت پروژه های اجرا شده در حوزه فناوری اطلاعات در سال 2004 میلادی در کشورهای پیشرفته و توسعه یافته جهان نیز این واقعیت را آشکار می سازد که تنها در حدود 15 درصد این پروژه ها به موفقیت کامل دست یافته اند.
یا به عبارتی ماهیت عملکرد نتایج پروژه ها، مطابق آنچه که در طرحهای اولیه و پیشنهادی برای این پروژه ها به عنوان اهداف ترسیم گردیده بوده اند، نمی باشند.
براساس تحقیقات انجام شده حدود 50 درصد این پروژه ها با شکست جزیی و حدود 30 درصد آنها با شکست کامل مواجه شده اند.
[9] و [10] و [11] براساس مطالعات انجام شده از سوی کنت لاودن که از صاحب نظران مشهور در این زمینه می باشد، عوامل مؤثر در موفقیت یا شکست یک سیستم اطلاعاتی را می توان در سه حوزه فنی ، مدیریتی و سازمانی تقسیم بندی نمود.
در تقسیم بندی دیگری که توسط مدیسون و دارنتون ارایه شده است عوامل مؤثر در موفقیت و شکست این سیستم ها به عوامل فنی، انسانی ، سازمانی و محیطی تقسیم و معرفی شده اند.
ضمن آنکه برخی از پژوهشگران مهمترین عامل را در این رابطه، عامل انسانی و رفتاری می دانند.
معیار میزان شکست یا موفقیت پروژه ها می تواند شکاف بین وضع مطلوب (برنامه ها) با طرح پیشنهاد پروژه پیاده شده باشد.
به عبارتی دیگر هرچه این شکاف بیشتر باشد، احتمال میزان شکست پروژه بیشتر شده و اگر این فاصله از بین برود احتمال موفقیت پروژه بیشتر خواهد شد.
با نگرش سیستمی و جامع می توان دریافت که این شکاف در حوزه های مختلف می تواند حاصل شود.
برای مثال این شکاف می تواند در موضوع هایی همچون فناوری ، فرایندها، اطلاعات، ارزشها، مهارتهای کارکنان، ساختار و سبک های مدیریت به وجود آید و عوامل متعددی می توانند علل بروز این شکاف باشند.
[12] 6- معرفی موانع و مشکلات بکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمانها ورود سیستم های اطلاعاتی به سازمانهای کشور ایران به ویژه سازمانهای دولتی، همواره موفقیت آمیز وبدون دردسر نبوده است.
در بسیاری از موارد سیستم های ایجاد شده نتوانسته اند انتظارات به جا و نا به جای متقاضیان (به خصوص مدیران) را برآورده سازند و همین عدم رضایت به هر حال باعث شده نه تنها مشکلات قبلی حل نشود، بلکه سیستم و سازمان دچار اختلال گردیده وعلاوه بر صرف هزینه و وقت زیاد از کیفیت و بازدهی آنها نیز کاسته شود.
اگرچه این مشکل در کشورهای پیشرفته نیز وجود دارد، ولیکن در کشورهای جهان سوم از جمله کشور ایران که دانش و فناوری اطلاعات سابقه طولانی نداشته و سیاستها و استانداردهای رسمی نیز یا وجود ندارد ویا هنوز در مراحل اولیه و درحال شکل گیری می باشد، حادتر به نظر می رسد.
بدون اینکه در این بخش قصد تحلیل جامعی از علل شکست سیستم های اطلاعاتی وجود داشته باشد، لازم است بر این نکته مهم تأکید شود که تجارب قبلی نشان می دهد مشکلات در این زمینه بیشتر جنبه مدیریتی و ساختاری دارد تا فنی، علت اصلی ناکامی اکثریت قریب به اتفاق سیستم های اطلاعاتی، عدم اجرای صحیح و کامل مراحل طراحی، ایجاد و بکارگیری این سیستم ها به ویژه مرحله تجزیه و تحلیل و بررسی اولیه بوده است.
[ 1] در بیشتر سیستم های ناموفق، یا بررسی اولیه انجام نشده و یا به طور بسیار ناقص انجام شده است.
به ویژه آنکه عدم شناخت کافی استفاده کنندگان و همچنین تبلیغات نادرست فروشندگان تجهیزات سخت افزاری و خدمات نرم افزاری نیز مزید بر علت گردیده است.
عدم انجام کامل بررسی های اولیه موجب می شود که بستر اجرای سیستم های اطلاعاتی، مشخص و آماده نگردد و سیستم طراحی شده با سایر سیستم های موجود (به ویژه سیستم های سنتی و دستی) سازمان، هماهنگی و همخوانی نداشته و نتواند به صورت مناسب با آنها ارتباط و داد و ستد داشته و مجموعه منظم و مفیدی را به وجود آورد.
مشکلی که اغلب در اجرای موفقیت آمیز مرحله تجزیه و تحلیل و بررسی نیز وجود دارد، مسأله ارتباط تحلیل گران (طراحان) با استفاده کنندگان (کاربران) سیستم است.
به طور معمول کاربران شناخت کمی از رایانه و سیستم های اطلاعاتی دارند و تحلیل گران نیز از امور سازمانها آگاهی و شناخت اندکی دارند.
این مسأله موجب آن می گردد که سیستم های طراحی و اجرا شده به طور کامل پاسخگوی نیازهای واقعی کاربران نباشند.
افزون بر مسایل فوق، شتاب مدیران نه تنها برای ایجاد و راه اندازی سیستم های اطلاعاتی منفرد، بلکه نسبت به ایجاد(MIS)، همچنین کمبود منابع مالی، کمبود نیروی انسانی کارشناس و باتجربه و کارآمد و با انگیزه نیز از عوامل دیگری هستند که موجب گردیده اند تا سازمانهای دولتی نتوانند آنگونه که باید و شاید از این سیستم ها در سازمانهای خود بهره گیری نمایند.
اگر از مجموعه نتایج تحقیقاتی که صورت پذیرفته استفاده نموده و کلیه موانع و مشکلات موجود بر سر این راه به سه گروه عوامل انسانی، عوامل سازمانی و عوامل محیطی تقسیم گردند، عمده ترین نارسایی ها و دلایل عدم موفقیت و بکارگیری سیستم های اطلاعاتی به ویژه (MIS) در سازمانهای دولتی به شرح زیر معرفی می گردند [ 5] ، [ 7] ، [ 8] ، [ 9] ، [ 10] ، [ 11] ، [ 13] ، [ 14]: الف) عوامل انسانی: 1) عدم آگاهی مدیران و کاربران از اینکه به طور دقیق نمی دانند چه می خواهند و چه نیازهای اطلاعاتی دارند.
2) عدم درک صحیح خواسته ها و نیازهای کاربران توسط طراحان (عدم تعریف صحیح نیازها و تحلیل آنها) 3) عدم اطلاع و آگاهی و شناخت مدیران و کاربران درخصوص چگونگی همکاری با تیم طراح 4) عدم مشارکت مدیران و کاربران در طراحی سیستم 5 ) درک نامناسب مدیران از سیستم های نرم افزاری و اطلاعاتی 6) عدم آشنایی بسیاری از تحلیلگران و برنامه نویسان(طراحان) با محیط کار سیستم جدید 7 ) عدم پذیرش مجریان سیستم (راهبران) و بروز پدیده مقاومت در برابر تغییر 8 ) فقدان دقت لازم در اطلاعات گردآوری شده 9 ) نبودن (کمبود) انگیزه فعالیت در کارکنان 10) نبودن باور و نگرش کافی و مناسب در مدیران ارشد و میانی برای بهره گیری از سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه به جای سیستم های دستی 11) نگرانی مدیران عالی از بابت کاهش ضریب حفاظتی اطلاعات در سازمان 12) کمبود تجربه مدیران و نبودن نظام شایسته سالاری مناسب در انتصابات مدیران (به ویژه در سازمان های دولتی) 13) عدم رضایت افراد از وضعیت رفاهی خود ب) عوامل سازمانی 1)عدم وجود شرایط مناسب جهت امکان مشارکت و همکاری مدیران و کاربران و راهبران سیستم 2) عدم تناسب و پیچیده بودن سیستم های دستی موجود 3) عدم انجام تجزیه وتحلیل سیستم ها و روشهای موجود قبل از طراحی سیستم 4) عدم ارزیابی توان موجود 5) وضعیت نامطلوب آموزش و تربیت نیروهای متخصص 6) عدم وجود نیروی انسانی با دو زمینه تخصصی مدیریت و رایانه و سایر تخصص های لازم (مشکلات جذب نیروی انسانی) 7)عدم وجود معیارهای مالی برای پروژه های سیستم هایی اطلاعاتی مدیریت و تخصیص کمتر اعتبار برای پروژ های نرم افزاری به نسبت سخت افزاری 8) مستند سازی ناکافی و ناقص 9) پیاده سازی نامناسب و ناصحیح سیستم 10) آموزش ناکافی کاربران 11) عدم انعطاف پذیری سیستم درحین بکارگیری 12) موانع فناوری و ساختاری 13) ناقص بودن اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی سیستم 14) به هنگام نبودن اطلاعات موجود 15) عدم رعایت اختصار در جمع آوری اطلاعات 16) عدم امکان ارایه اطلاعات در شکل مناسب 17) وجود اشکال و نارسایی درنرم افزار مورداستفاده سیستم 18) عدم وجود هماهنگی لازم بین اداره مرکزی آمار و اطلاعات با شعبات و مناطق 19) کمبود تجهیزات ووسایل کار به میزان کافی 20) نبودن (کمبود) کنترلهای مناسب از نحوه فعالیت کارکنان 21) عدم وجود فرهنگ مناسب در به کارگیری رایانه و سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها ج) عوامل محیطی: 1) عدم وجود معیار سنجش کیفیت سیستم های اطلاعاتی موجود در کشور 2) عدم وجود مشاوران مناسب برای طراحی سیستم و نرم افزار 3) نبود رویه ها، متدولوژی و مراحل ایجاد سیستم 4) عدم بررسی جوانب محیطی در سیستم های اطلاعات مدیریت 5) عدم بهره گیری مناسب از وسایل ارتباط جمعی و رسانه های گروهی برای توسعه فرهنگ بکارگیری رایانه و سیستم های اطلاعاتی 6) عدم برگذاری دوره های آموزش تحصیلات تکمیلی مناسب در دانشگاه ها و عدم تربیت نیروی انسانی مناسب و لازم در این رابطه 7) عدم وجود یا کم فعال بودن انجمن ها و کانون های علمی مرتبط 8) عدم توجه جدی و کافی دولت و عدم سرمایه گذاری کافی در این رابطه 9) عدم برگزاری همایش ها و نمایشگاه های علمی و تخصصی مرتبط 10) عدم تصویب قوانین و مقررات مناسب در مجلس شورای اسلامی و هیأت دولت و کمبود چشمگیر در این زمینه 7- دسته بندی موانع و مشکلات انسانی بکارگیری و استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمانهای دولتی براساس تحقیقی که داده های مورد نیاز برای انجام آن از طریق مشاهده و مصاحبه و به طور عمده توزیع پرسشنامه گردآوری شدند و با مشاهده تجربه سازمانهای مختلف در طراحی و پیاده سازی و بکارگیری (MIS) و مصاحبه با مسؤولین ودست اندرکاران این امر و صاحب نظران مربوطه، که زمینه ساز طراحی و استفاده از پرسشنامه های مورد استفاده در این تحقیق گردید، چون هدف تحقیق مزبور، بررسی عوامل انسانی مؤثر بر موفقیت در استقرار و بکارگیری (MIS) در سازمانها به ویژه سازمانهای دولتی بود، لذا تمرکز تحقیق بر انسانهای ذیربط در این موضوع به طور عام قرار گرفت.
به این لحاظ کلیه انسانهای درگیر در امر طراحی، پیاده سازی و استقرار و نگهداری و بهره برداری از (MIS) به سه گروه طراحان و راهبران و کاربران براساس تعریفی که در بخش قبلی ارایه شده، تقسیم گردیدند.