دانلود تحقیق سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی

آشنایی با شرکت سهامی ذوب آهن اصفهان ذوب آهن اصفهان یکی از عظیم ترین صنایع زیر بنایی کشور و اولین تولید کننده محصولات فولادی درایران تاریخ توافق نامه : 23 دی ماه 1344 بین کشورهای ایران و شوروی سابق مکان : کیلومتر 45 جاده اصفهان شهرکرد در 5 کیلومتری زاینده رود آغاز عملیات اجرایی : سال 1346 شروع بکار : دی ماه سال 1350 تولید چدن ، 1351 تولید فولاد ادامه کار : سال 1369به ظرفیت یک میلیون نهصد هزار تن در سال واکنون : با ظرفیت دومیلیون دویست هزار تن در سال مقاطع طویل بخش های اصلی ذوب آهن اصفهان: واحد آگلومراسیون : تولید آگلومره از سنگ آهن واحد کک سازی : تولید کک از ذغال سنگ واحدهای کوره بلند 1و2 : تولید چدن مذاب واحد فولادسازی : تولید فولاد مذاب واحدهای ریخته گری : تولید شمش فولادی واحدهای نورد : تولید مقاطع طویل شامل انواع تیر آهن / میلگرد /ناودانی/نبشی / مفتول مقدمه : چرخش سریع و صحیح اطلاعات در سازمانهای بزرگ و سوق دادن فعالیتها و تصمیم گیریهای لحظه ای و بعضا" سلیقه ای به سمت سیستمهای مبتنی بر استانداردهای متداول و پذیرفته شده ، یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمان به حساب می آید.اصولا" دامنه اطلاعات و داده هائیکه در کارخانجات و سازمانهای بزرگ بایستی مبادله شوند به حدی است که نمیتوان در غیاب یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه به صحت آن اطمینان داشت و غالبا" گزارشات استحصالی تحت تاثیر شرایط خاص و تفسیرهای مختلف تهیه کنندگان متفاوت و مغایر می باشدو احتمالا" مدیریت را در تحلیل داده ها و اتخاذ تصمیم مناسب گمراه می کند.

امروزه پیشرفت فن آوری ارتباطات و اطلاعات ، اقتصاد دیجیتالی و تجارت الکترونیکی را به دنیا هدیه کرده و این پدیده جدید عرصه رقابت برای ماندن در چرخه اقتصاد را بسیار تنگ و سخت کرده است.

در چنین شرایطی تنها سازمانهایی یارای ماندن و پیروز شدن را دارند که خود را برای این چالش آماده کرده و با سرعت و زیرکی ابزارهای لازم برای پذیرش تحول را در اختیار بگیرند.

برای مکانیزه کردن سازمان بصورت یکپارچه یعنی ایجاد سیستم های اطلاعاتی جامع راههای مختلفی وجود دارد ، بعنوان مثال ، مطالعه همه جانبه گردش اطلاعات و فرآیندهای کاری در سازمان و سپس طراحی بانک های اطلاعاتی و نهایتا" با برنامه نویسی، سیستم های مورد نیاز تولید می شوند.

روند فوق بسیار زمانبر وهزینه بر است.

اما با انتخاب بسته های نرم افزارهای ERP می توان راه میانبر را انتخاب کرد و از مزایای آن بهره مند شد.

در این روش به جای برنامه نویسی و ایجاد سیستم های اطلاعاتی مخصوص یک سازمان ، از سیستم های اطلاعاتی و برنامه های استاندارد از پیش آماده شده استفاده می شود.

ERP یا Enterprise Resource Planning به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی (بنگاه اقتصادی ) که مفهوم ساده این کلمات عبارت است از «یک راه حل نرم افزاری که می کوشد کلیه فعالیت های واحد های مختلف سازمان (اعم از صف و ستاد) را بطور یکپارچه در یک سیستم نرم افزاری واحد تعریف و ایجاد نماید، بنحویکه آن واحدها بتوانند نیازهای کاری و اطلاعاتی خود را از آن دریافت نمایند » اما از نظر علمی ERP مجموعه نرم افزار و سیستمی است که فرآیندهای کاری یک سازمان رابابکارگیری محیط کاری یکپارچه ، داده ها و بانک اطلاعاتی یکپارچه و زبان برنامه ریزی یکپارچه در زمینه های مالی / فروش / خرید / انبارها / تولید ومنابع انسانی مکانیزه می کند.

مجموعه نرم افزارهای ERP نتیجه بیش از 40 سال تجربه و سعی و خطا است و بدلیل بهبود مستمر در تکنیک های موجود در مدیریت سازمان ها و رشد سریع تکنولوژی اطلاعات ، این مجموعه نرم افزار نیز به همراه آن رشد کرده و روند تکاملی خود را طی کرده است.

این بسته های استاندارد به راحتی در هر سازمان در زمان نسبتاکوتاهی که فقط برای بومی سازی سیستم صرف خواهد شد قابل پیاده سازی و بهره برداری می باشد.

شرکت سهامی ذوب آهن اصفهان در راستای ایجاد سیستم های اطلاعاتی یکپارچه به دلیل ویژگیهای ERP این ابزار را بعنوان گزینه برتر برای سیستم اطلاعات مدیریت کارخانه برای اولین باردر کشور بعنوان یک پروزه مستقل سازماندهی و اجراء کرده است و هم اکنون در مرحله عملیاتی کردن این مجموعه در کلیه واحدهای تولیدی ، پشتیبانی ، و ستادی می باشد.

به منظور آشنایی همکاران / دانشجویان و علاقمندان با مفاهیم بنیادی در سیستم های اطلاعات مدیریت و سیر تکاملی آنها و جایگاه ERP و توانمندیهای آن ، مجموعه مقالاتی در طی دوره پیاده سازی سیستم ERP تدوین شده که در هفته نامه آتشکار ذوب آهن ، سایت ذوب آهن ، همایش ها و مجلات کامپیوتری انتشار یافت به منظور استفاده علاقمندان تمامی آن مقالات در این مجموعه آورده شده است.

در پایان از دوستان و همکاران عزیزم که اینجانب را در تهیه این مجموعه یاری کردند صمیمانه تشکر می کنم و امیدوارم این تلاش جمعی مورد رضای حق تعالی قرار گیرد .

مرتضی حسین نخعی معاون فن آوری اطلاعات وسیستم ها ذوب آهن اصفهان اهمیت سیستم های اطلاعات مدیران : امروزه اطلاعات عامل اصلی کسب قدرت است و تسلط واقعی در جهان کنونی ، تسلط اطلاعاتی است دستیابی به ماده و انرژی و تبدیل آن به محصول ، پایه های قدرت در جامعه های سنتی به شمار می آید و امروزه مهمترین مشخصه جامعه قدرتمند اولویت دادن به اطلاعات و استفاده بهینه از آن است و به جرأت می توان گفت پیشرفت و توسعه نمودی عینی از کاربرد اطلاعات می باشد.

زیباترین و موثرترین جلوه اطلاعات در مدیریت تجلی می یابد که ثمره اصلی آن تصمیم گیری و راهبرد سازمانهاست.

اطلاعات مدیران تنها ابزاری است که آنها را در اتخاذ تصمیم یاری می کند .

مدیران با دریافت اطلاعات و پردازش آن به شناختی دست می یابند که براساس آن گزینه های ممکن در حل مسائل را تشخیص داده و مناسب ترین آنها را انتخاب می کند و در حقیقت سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی کامل به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار میگیرد.

اطلاعات در مدیریت امور فردی و خانوادگی نیز نقش اصولی یافته و پیشرفت انسان و بهره برداری مناسب در زمان و منابع در اختیار فرد ، ارتباط مستقیم با حجم اطلاعات جذب شده وی دارد.

امروزه توسعه و پیچیدگی سازمانهای تخصصی ، مدیریت سنتی گذشته را غیر کارآمد ساخته و سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS ، پدیده ای است که می توان آن را مشخصه گذر از مدیریت سنتی به مدیریت مؤثر جدید دانست .

مدیران سنتی با حضور فیزیکی در محیط سازمان به کسب مستقیم اطلاعات می پردازد و با آزمون و خطا روشهای مورد نظر را تجربه میکنند.

شبکه اطلاعاتی آنها به تعداد اندکی از افراد مورد اعتماد که در نقاط حساس گمارده می شوند محدود میگرددو گاه نفوذ در این گونه شبکه های اطلاعاتی امکان خط دهی به مدیران را فراهم می سازد.

این مکانیزم کسب اطلاعات پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی تواند در برخورد با مسائل بغرنج صرفاً به ذهنیات و یا گزارشات محدود اقوال دست اندرکاران متکی شد.

اداره امور به شیوه های موثر و کارآمد مستلزم پردازش حجم انبوهی از اطلاعاتی گوناگون است که با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آنها را دشوارتر می سازد .

نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان انجامیده و نمود نگرش سیستمی به سازمانها به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS منجر می گردد .

این سیستمها که از جمع آوری و سازماندهی داده ها شروع و به تولید اطلاعات ، سطح بندی و انتقال آن به مدیران می انجامد ، همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد.

لازم به توضیح است که سیستم های اطلاعات مدیریت همپای تحول در شیوه های مدیریتی متحول و پاتر تر شده اند تا بتوانند نیازهای مدیریت موثر قرن حاضر را تامین کنند.

تجزیه وتحلیل کلمه های سیستم / داده/ اطلاعات/ پردازش : درمقالات وکتاب های مختلف اسامی متفاوتی برای سیستم های اطلاع رسانی جامع آورده شده است ازجمله : سیستم های اطلاعات مدیریت - MIS Management Information System سیستم پشتیبانی تصمیم گیری - DSS Decision Support System برنامه ریزی منابع سازمانی - ERP Enterprise Resource Planning سیستم اطلاعات استراتژیکStrategic Information System – SIS درنهایت همه این عناوین دلالت بر سیستم های اطلاع رسانی جامعی است که مدیران را در رهبری سازمان وتصمیم گیری ودستیابی به اهداف یاری می رساند.اگر چه اصطلاح MIS از دهه 1960 به کاربرده شده اما هنوز درباره مفهوم آن یک توافق جهانی وجود ندارد برای درک بهتراین ا صطلاح تعاریف زیر رامطرح می کنیم.

سیستم System به مجموعه ای از اجزاء که با یکدیگر در تعامل باشند وهدف خاصی را دنبال کنند سیستم می گویند با توجه به این تعریف یک سیستم اولا بیش از یک عضو دارد ثانیا اجزاء وقطعات یک سیستم باید باهم ارتباط منطقی داشته باشند به عنوان مثال ساعتها ، ماشین ها ودوچرخه ها همگی سیستم می باشند زیرا بیش از یک قطعه دارند وقطعات نیز با هم ارتباط منطقی دارند اما یک صخره نمی تواند یک سیستم باشدلازم به توضیح است یک ساعت مچی خراب که دیگرزمان صحیح را نشان نمی دهد نیز یک سیستم است ولی یک سیستم معیوب مانند سازمانی که درست عمل نمی کند.

مورد دیگری که در تعریف سیستم قابل تامل است قصد مشترک برای دستیابی به یک هدف می باشد هر سیستم برای دستیابی به یک یا چند هدف طراحی می شود وتمام اجزاء به جای دستیابی به اهداف شخصی برای دستیابی به اهداف کل سیستم فعالیت می کنند.

سیستم هایی که شامل انسان می باشند(مانند سازمانها )برخلاف سیستم های مکانیکی از پیچیده گی زیادی برخوردارند زیرا انسان ها در فرهنگ ، خلق وخو ، روابط انسانی و .....

متفاوتند همه این موارد بر روی عملکرد سیستم های انسانی اثر میگذارند وکارمدیران در سیستم های انسانی برای دستیابی به اهداف سازمان به مراتب مشکل تر خواهد بود.

داده Data/ اطلاعات Information/ پردازش Processing اطلاعات به داده های خامی گفته می شود که بعد از پردازش نتیجه خاصی را ارائه دهند.

افراد زیادی داده واطلاعات را به جای هم بکار میبرند این مسئله در مکالمات غیر رسمی قابل قبول است ولی باید بین این دو تفاوت قائل شد .داده چیزی است که برای تصمیم گیری ، محاسبه ویا اندازه گیری مورد استفاده قرار می گیرد .

به عنوان مثال داده ممکن است تعداد ساعت کارکردهر یک از کارکنان شرکت باشد وقتی این داده ها پردازش شد می تواند به اطلاعات منجرشود برای نمونه وقتی ساعت کارکرد هر یک از کارکنان در نرخ دستمزد ساعتی وی ضرب شود حاصل آن درآمدناخالص فرد خواهد بود و وقتی درآمد های ناخالص کلیه کارکنان با هم جمع شودحاصلجمع عبارت است از کل مبلغ قابل پرداخت شرکت به کارکنان .

حال این ارقام یک اطلاعات برای مدیر شرکت به حساب می آید پس اطلاعات به مدیر چیزی رامی گوید که وی قبلا نمی دانسته است.نکته قابل توجه در بحث داده و اطلاعات این است که اطلاعات استخراج شده از یک سیستم می تواند داده ای برای سیستم دیگر منظور شوددر مثال قبل ارقام مجزا برای هر یک ازکارکنان اطلاعات به حساب می آیند زیرا هر عدد به کارمند می گوید در ماه گذشته چه مقدار پول بدست آورده است ولی برای مدیر قسمت این ارقام فقط داده است ومدیر می خواهد بداند که مبلغ حقوق پرداختی شرکت چقدر می باشد بنابراین این ارقام فردی می بایست برای تولید این اطلاعات مجددا پردازش شود.

پردازش داده ها می تواند توسط دست ویا به کمک ابزار مانند ماشین حساب ویاکامپیوتر انجام شود که به آن سیستم پردازش داده Data Processing System گفته می شود.

معمولا بین زمانی که داده ها جمع آوری می شوند وزمانی که به اطلاعات تبدیل می شوند فاصله زمانی وجود دارد.

به عنوان مثال داده های حقوق بگیران تا پایان دوره پرداخت یعنی هنگامی که لیست حقوق بگیران آماده شود نگهداری می گردد ودرپایان ماه به اطلاعات تبدیل می شود وهمچنین اطلاعات تولید شده برای استفاده کاربر می باید ذخیره سازی وحفاظت شود تا در صورت نیاز به آن مراجعه کنند بنابراین نگهداری وذخیره اطلاعات در سازمان از اهمیت خاصی برخوردار است که این مهم جزء وظایف مدیریت پایگاه داده ها Database Management System - DBMS می باشد که یکی از اجزاء مهم سیستم اطلاعات مدیریت MIS به شمار می رود.با بکارگیری وسیع کامپیوترها در امر پردازش وذخیره سازی داده ها وایجاد سیستم های اطلاعات مدیریت MISدر عصر حاضراطلاعات بیشترین توجه را به خود جلب کرده است.

در پایان این قسمت بایدگفت گردش اطلاعات در سازمان ها از ارزش بالایی برخوردار شده است ودر واقع این گردش در سازمانها مشابه گردش خون در بدن انسان است همانطور که اگر در بدن انسان به عضوی خون نرسد آن قسمت از کار می افتد ودرنهایت اعمال سایر اعضا نیز مختل میشود در سازمانها نیز مختل شدن روند گردش اطلاعات منجر به روند عدم اجرای وظایف کامل یک قسمت ویا تمامی قسمت های سازمان خواهد شد.

چرخه فرآیند مدیریت : همانگونه که توضیح داده شد MIS از سه کلمه سیستم،اطلاعات و مدیریت تشکیل شده است .

در بالا در مورد دو کلمه سیستم و اطلاعات توضیح داده شد و اکنون به تجزیه و تحلیل کلمه مدیریت می پردازیم.

مدیریت یعنی فن و دانش انجام کار توسط دیگران ، این تعریف توسط پایه گذاران علم مدیریت عنوان شده است .

اما در علم مدیریت روز ، مدیریت بصورت یک چرخه فرآیند تعریف می گردد.

این چرخه از برنامه ریزی ، سازماندهی ، نظارت ، کنترل ، رهبری ، و نوآوری تشکیل شده است .

در مبحث برنامه ریزی اهداف، استراتژی و ماموریت سازمان مشخص می شود و براساس آن سازماندهی مناسبی جهت نیل به اهداف تعریف میگردد.

در مبحث سازماندهی مباحث انواع ساختار سازمانی مورد بررسی قرار میگیرد که شامل ساختارهای سلسله مراتبی ، افقی، کارگروهی و غیره است که براساس نوع فعالیت و محیط، مورد استفاده شرکتها و موسسات مختلف قرار میگیرند.

بعد از مشخص کردن ساختار سازمانی مباحث مربوط به نظارت و کنترل مطرح می گردد.

منظور ازنظارت اطمینان مدیر یا مدیران از چگونگی انجام کار در حین انجام آن است و به منظور اطمینان خاطر از اینکه خروجی های ایجاد شده با تعاریف اولیه انجام شده دربرنامه ریزی مطابقت داشته باشد، مبحث کنترل مطرح می شود .

در بخش کنترل یک بازخورد (فیدبک) به بخش برنامه ریزی وجود دارد تا در صورتیکه مشکلی بوجود آمده باشد آنرا حل کنند.

در ادامه چرخه فرآیند به رهبری می رسیم.

پس از تصمیم گیری در سازمان توسط مدیران عالی معمولاً بعضی یا تمامی تصمیم ها عملی نمی شوند و این بدین خاطر است که از طرف بدنه سازمان در مقابل این دستورات و تصمیمات مقاومت وجود دارد.

برای برطرف نمودن این مشکلات مدیران نقش رهبری را پیدا می کنند و برای ایجاد رهبری باید نظریات سازمان بصورت جمع بندی شده ای در اختیار مدیران قرار گیرد و مدیر آنها را درتصمیمات خود لحاظ کند.بعبارتی چون سازمان نقش خود را در اجرای تصمیمات حس می کند دیگر با تصمیمات گرفته مقابله نمی کند.

مهمترین مرحله چرخه فرآیند نوآوری است که بدون وجود آن چرخه مدیریت پویا نخواهد بود.

در صورتیکه نوآوری وارد این چرخه فرآیند شود این حلقه از حالت سکون خارج و بصورت حلقه ای درمی آید که مرتباً در حال رشد و ارتقاء خواهد بود.

از عواملی که در موفقیت رهبری سازمان موثر می باشد عوامل فشار بر مدیریت است.

دیده شده مدیری در یک سازمان موفق بوده اما عملکرد همان مدیر در سازمان دیگر ناموفق بوده است .

این موضوع به عوامل فشار بر مدیر یک سازمان بر میگردد .

این عوامل عبارتند از: دولت ، سهامداران ، بازار (مشتری ، رقبا) ، کارکنان ، اعتبار دهندگان ، استاندارد گذاران ، تامین کنندگان، و مقامات محلی.

هرکدام از این موارد می توانند عامل فشار مثبت و یا منفی به عملکرد مدیران باشد .

دولت با وضع قوانین ، سهامداران با طرح خواسته های خود ، مشتریان با توجه به اینکه انتظار محصولات و خدمات بهتر و ارزانتری را دارند ، رقبا با ارائه محصولات و خدمات جدید، کارکنان بعنوان عامل فشار داخلی (اگر کارکنان یک سازمان پویا باشند حرکت مدیر به سوی اهداف سازمان سریعتر خواهد بود و اگر این روند بر عکس باشد کارکنان حرکت مدیر را کند می کنند)، اعتبار دهندگان بعنوان تامین کننده منابع مالی مانند بانک ها، استاندارد گذاران با مباحثی مانند ایزو و غیره ، تامین کنندگان به عنوان فراهم کننده مواد اولیه و قطعات و در آخر مقامات محلی با طرح مسائل خاص خود، می توانند عوامل فشار مثبت و منفی بر مدیریت یک سازمان باشند.

با توجه به نکات فوق باید گفت مدیریت کار مشکلی است و بدون داشتن اطلاعات کامل و دقیق از سازمان، بدون سیستم های جامع و یکپارچه اطلاعات مبتنی بر کامپیوترهای پیشرفته و سریع با بستر مناسب انتقال اطلاعات در یک سازمان ، نمی توان توقع داشت مدیران آن سازمان موفق عمل کنند.

زیرا یکی از عوامل موفقیت ،تصمیم به موقع و بجاست و آن حاصل نمی شود مگرآنکه اطلاعات قابل اطمینان ، بموقع ، دقیق و مرتبط با موضوع به مدیر داده شود و این ضرورت پیاده سازیMIS در سازمان را توجیه می کند .

تعریف کلی از MIS : در قسمت های قبل با سه جزء اصلی MIS یعنی مدیریت ، سیستمها و اطلاعات بصورت مجزا آشنا شدیم و اکنون در این بخش یک تعریف جامع از MIS ارائه میدهیم.

همانطور که اشاره شد اصطلاح MIS از دهه 1960 بکار برده شده اما هنوز در باره مفهوم آن یک توافق جهانی وجود ندارد امامی توان گفتMIS شامل تمام پردازشهای داده در یک سازمان میباشد .

این تعریف کلی به این معنی است که MIS چیزی بیش از تولید اطلاعات برای مدیران است.

در بعضی از منابع برای MIS تعریف جامع زیر آورده شده است : سیستمهای رسمی و غیر رسمی که اطلاعات گذشته و حال و اطلاعات مربوط به برنامه های آینده را بصورت کتبی و شفاهی ، مرتبط با عملیات داخلی سازمان و محیط آن فراهم می سازد و سپس به وسیله اطلاعات فراهم شده در چهار چوب زمانی مقتضی بمنظور بکار بردن در تصمیم گیری ، از مدیران ، پرسنل و اجزاء کلیدی محیط پشتیبانی می کند.

چند کلمه کلیدی در تعریف فوق ، اصل و ماهیت MIS و چگونگی کاربرد آنرا نشان میدهد که در زیر به آنها می پردازیم .

سیستمهای رسمی و غیر رسمی : یک سیستم رسمی ، سیستمی است که به وسیله رویه ها تعریف شده است مانند جدول زمان بندی جلسات ، و سیستم غیر رسمی بصورت پیش بینی نشده اجراء‌ می گردد مانند جلسات برنامه ریزی نشده و تلفنهای غیر منتظره .

MIS شامل تمام سیستمهای اطلاعاتی رسمی و غیر رسمی می باشد.

اطلاعات گذشته - حال و آینده : اطلاعات بدین منظور فراهم میشود که مدیر بداند سازمانش در چه وضعی بوده ، الان کجاست و به چه سمتی در حرکت است .

در سالهای قبل سیستمهای اطلاعاتی گزارشات قدیمی را برای مدیران فراهم می کردند و مدیر آن گزارشات را بعنوان مبنایی برای تصمیم گیری در مورد اینکه در آینده چه کاری باید انجام دهد استفاده می نمود و این سیستم ها به قدری کند بودند که مدیر بندرت دید مناسبی از مسائل در حال وقوع داشت .

در صورتیکه در سیستم های MIS مدرن قابلیت گزارش اطلاعات ( نزدیک به حال ) و طراحی برای آیند مد نظر است و این موضوع قبل از عصر کامپیوتر غیر ممکن بود.

کتبی و شفاهی : در MIS اکثر اطلاعاتی که مدیران از کامپیوترها دریافت می کنند بصورت کتبی همراه با گراف ها و نمودار ها است و تقریباً تمام اطلاعات شفاهی دریافت شده از منابع غیر کامپیوتری ناشی می شود .

در اینجا مدیر می تواند اهمیت اطلاعات کامپیوتری و غیر کامپیوتری را تشخیص دهد.

اطلاعات داخلی و محیطی : در سیستم های اطلاعاتی قدیمی عمدتاً اطلاعات از داخل سازمان فراهم میشد.

در صورتیکه MISعلاوه بر اطلاعات داخلی سازمان، اطلاعات محیطی زیادی را نیز در خود نگهداری می کند.

این اطلاعات محیطی مخصوصاً برای مدیران سطح بالا دارای اهمیت است.

بعنوان مثال برای مدیر عامل یک شرکت تولید فولاد اطلاعات مربوط به بازار جهانی فولاد و تعرفه های واردات فولاد در کشور از اهمیت خاصی بر خوردار می باشد.

چهار چوب زمانی مقتضی : اطلاعات حاصله از MIS باید در موقع نیاز در دسترس مدیران قرار گیرد.

این الزام مخصوصاً برای اطلاعاتی که عملیات رایج را شرح می دهد از حساسیت خاصی برخوردار میشود.

بعنوان مثال مدیر می خواهد مطلع شود به ازای هر تن تولید محصول میزان مصرف برق ، آب ، گاز ، روغن ،… همچنین نفر ساعت کار چگونه می باشد و با تغییر در سیستم تولید و سازماندهی، این موارد چگونه تغییر می کند.

در صورتیکه سیستم نتواند این اطلاعات را در زمان مقتضی در اختیار مدیر قرار دهد اطلاعات از درجه اهمیت خارج میشود.

بنابراین با رشد کمی و کیفی سازمان و محیط، نیاز به کامپیوترهای بزرگتر و گران تر و بستر مناسب جهت انتقال اطلاعات بمنظور پاسخگویی سریع مطرح می گردد.

بکار بردن در تصمیم گیری : MIS برای کمک به مدیران در تصمیم گیری طراحی میشود .

منظور تصمیم گیری برای مدیر نیست بلکه فراهم کردن اطلاعات برای پشتیبانی ازتصمیم گیری وی مد نظر است.

MIS علاوه بر تصمیم مدیران به تصمیم های پرسنل و اجزاء محیطی نیز کمک قابل توجهی می کند.

بعنوان مثال شرکت تصمیم دارد تولید خود را افزایش دهد، سهامداران می خواهند بدانند وضعیت سهام آنها بعد از افزایش تولید چگونه خواهد شد و مشتریان میخواهند وضعیت قیمت محصول را در بازار مطلع شوند، MIS می تواند تمام موارد فوق را پوشش دهد.

با توجه به مطالب فوق باید گفت MIS از بعضی جهات شبیه به یک ارگانیزم زنده است،متولد میشود ، رشد می کند ،‌عمل می کند و دیر یا زود می میرد.

به همین دلیل برای MIS سیکل حیات تعریف می کنند(MIS Life Cycle).

لذا جهت بقای یک سیستم اطلاعاتی باید مراقبتهای لازم از سیستم یا بعبارتی نگهداری و پشتیبانی سیستم در چهار چوب برنامه ای منسجم اجرا گردد تا با گذشت زمان و بوجود آمدن نیازهای جدید کاربران، تغییر تکنولوژی، تغییر فرآیندهای کاری ، سیستم اطلاعاتی بتواند پاسخگوی این تغییرات و نیازها باشد.

مراحل تکامل سیستم های اطلاعاتی : از بدو اختراع کتابت در 3 هزار سال قبل از میلاد مسیح تا بحال چنین پیشرفتی در زمینه تهیه و پردازش اطلاعات ، آنچنانکه امروزه به کمک ابراز محاسبه الکترونیک فراهم شده وجود نداشته است .

در تکنولوژی کامپیوترجهش های بسیار سریعی اتفاق افتاده و خواهد افتاد بطوریکه یک کامپیوتر می تواند بیش از میلیاردها کاراکتر را در حافظه خود نگه دارد و از طریق پردازش موازی در هر ثانیه بیش از هزار میلیارد عملیات قابل اجرا می باشد .

توسعه تکنولوژی کامپیوتر و سیستمهای انتقال اطلاعات با سرعت زیادی ادامه دارد.

کامپیوتر که در ابتدا در دید مدیریت بصورت ابزاری برای پردازش اطلاعات بود حال به عنوان دستیاری قوی در تصمیم سازی ، برنامه ریزی و کنترل مطرح است .

در این دنیای متحول اندیشه یک کامپیوتر برای یک شرکت به ایده یک کامپیوتر برای هر نفر تبدیل شده است.

رشد سیستم های اطلاعات مدیریت MIS مدیون رشد روز افزون تکنولوژی کامپیوتر است که مراحل ذیل را برای تکامل و رشد سیستمهای اطلاعاتی می توان بیان نمود: سیستمهای دستی : که شامل فرم ، گزارش و دفاتر است که بطور معمول در سازمانها مشاهده می شود.

سیستم عملیاتی رایانه ای : در این روش هر کامپیوتر بطور معمول کار خود را انجام میدهد و با سیستم نزدیک خود هیچ ارتباطی ندارد و به همین علت نام جزایر اطلاعاتی را به آنها نسبت داده اند .

مانند سیستم حسابداری سیستم انبارداری ، سیستم حقوق و … سیستم های عملیاتی رایانه ای مرتبط به هم : در این روش بر خلاف حالت قبل سیستم ها به هم مرتبط می شوند بعنوان مثال در صورتیکه سیستم حسابداری مالی و سیستم حسابداری فروش در یک سازمان وجود داشته باشد، سیستم حسابداری مالی تعاریف حساب ها را در اختیار سیستم حسابداری فروش قرارداده و این برنامه برای سیستم حسابداری مالی سند حسابها را صادر میکند.

در هر سه نوع از سیستم های مذکور یک نقص بزرگ وجود دارد که عبارتست از تکرار اطلاعات، که این امر علاوه بر صرف هزینه زیاد سبب ایجاد مشکل در ارائه اطلاعات مناسب به مدیریت سازمانها می شود.

سیستم های عملیاتی یک پارچه : در این روش مشکل تکرار اطلاعات برطرف می شود.یعنی تکرار اطلاعات در این سیستم ها وجود ندارد و این بخاطر وجود یک مبداء اطلاعاتی مشترک می باشد که هر سیستم بنا به تقاضای خود از این مبداء استفاده می کند که به آن پایگاه داده یا Data Base می گویند.

سیستم های جامع و یکپارچه : در صورتیکه تمامی سیستم های یک سازمان بصورت کامپیوتری انجام گیرد و همچنین کلیه این سیستم ها یک پارچه باشند به عبارتی از یک مبداء اطلاعاتی مشترک (پایگاه داده) استفاده کنند، سیستم های جامع و یکپارچه خواهیم داشت .

این سیستم ها برای استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت MIS در یک سازمان ضروری می باشند.

سیستم های اطلاعات مدیریت: این نوع سیستم بر مبنای جامعیت و یکپارچگی سیستم ها استقرار پیدا می کند و این بدان معناست که اطلاعات بطور اتوماتیک بین سیستم ها رد و بدل می شود و پس از پردازش های مورد نیاز در نهایت اطلاعاتی که به مدیران ارائه می شود قابل اطمینان خواهد بود و اشتباهات انسانی در آن وجود نخواهد داشت .

مراحل پیکربندی MISدر سازمان : در قسمت های قبل در مورد مفهوم سیستم ، داده ، اطلاعات و مدیریت توضیح داده شد همچنین تعریف کلی از MIS ارائه گردید و مراحل تکامل آن مورد بحث قرار گرفت.

در این قسمت به مراحل پیکر بندی MIS می پردازیم .

برای استقرار و یا پیاده سازی MIS در سازمان به یک پیکر بندی نیاز داریم.

اولین بخش این پیکر بندی بستر ارتباطی مناسب در سازمان است که به آن Backbone گویند.

این بستر مسیر عبور داده ها و اطلاعات می باشد که بصورت یک پارچه کلیه سیستم های سازمان را به یکدیگر متصل می نماید.مشابه رگ های بدن که مسیر عبور خون برای کلیه اعضا و سلولهاست.

هر چه این مسیر ها مطمئن تر و سریعتر طراحی شود قابلیت و ظرفیت MIS در آن سازمان بیشتر خواهد بود.

امروزه فیبر نوری گزینه بسیار مناسبی جهت ایجاد Backbone پیشنهاد می گردد که دارای مزایایی از جمله پهنای باند زیاد ، سرعت بالای انتقال اطلاعات و عدم نویز پذیری میباشد .

لازم به توضیح است که اگر سازمانی از نظر فیزیکی در یک محل مستقر باشد، بستر ارتباطی، همان شبکه محلی و یا LAN است اما اگر سازمان در دو محل یا بیشتر مستقرر باشد در آن صورت به وسایل ارتباطی دیگری همچون خطوط ماهواره ای ، خطوط Lease Line ( خطوط اختصاصی ) یا ارتباطات رادیوی از نوع FM نیاز داریم تا بتوانیم اطلاعات سازمان را در اختیار بقیه سیستم های سازمان قرار دهیم .

دومین بخش این پیکر بندی تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مناسب میباشد که به آن Platform گویند.

لازم به توضیح است که تجهیزات سخت افزاری شبکه و ارتباطات به دو گروه تجهیزات فعال Active و غیر فعال Inactive تقسیم بندی می شوند .

منظور از تجهیزات سخت افزاری Server ها ( سرویس دهنده مرکزی ) و Client ها ( ایستگاههای کاری ) وتجهیزات شبکه مانند کابل ها وسوئیچ ها هستند که تجهیزات مناسب با طرح MIS سازمان انتخاب و خریداری میشود و منظور از نرم افزار برنامه هایی است که بر روی سرویس دهنده مرکزی و ایستگاههای کاری نصب می گردد.

بعنوان مثال می توان نرم افزار ویندوز 2000 و ویندوز NT را برای Server ها و نرم افزار ویندوز 98 و ویندوز XP را برای Client ها در نظر گرفت .

سومین مرحله در پیکر بندی MIS نصب سیستم مدیریت پایگاه داده ها می باشد که بر مبنای بستر سخت افزاری و نرم افزاری طراحی و ایجاد می گردد که به آن DBMS یا Database Management System گویند.

این سیستم وظیفه ذخیره ، کنترل، امنیت و ارتباط بین داده های مختلف را به عهده خواهد گرفت و برای ایجاد آن از نرم افزارهای مختلفی می توان استفاده نمود.

لازم به توضیح است که هر سازمان برای ایجاد MIS نیازمند داشتن DBMS نیست اما وقتی سازمان بزرگ باشد وداده ها و اطلاعات انبوهی مورد پردازش قرار گیرد، داشتن DBMS از ضروریات یک سیستم اطلاعات مدیریت خواهد شد.

در ایجاد سیستم مدیریت پایگاه داده در ذوب آهن اصفهان از نرم افزار اوراکل (ORACLE) استفاده خواهد شد که در آینده در مورد آن توضیح بیشتری خواهیم داد.

در مرحله چهارم پیکر بندی MIS به ایجاد سیستم های پردازش عملیاتی یا Transaction Processing System که به اختصار TPS گویند ، خواهیم رسید.

TPS ها به طور مستمر مورد استفاده کارشناسان و یا کاربران قرار می گیرد که شامل سیستم های حسابداری ، انبارداری ، حقوق و دستمزد ، فروش ، سفارشات وبه عبارتی شامل کلیه سیستم هایی میشود که اطلاعات روز مره را در سازمان فراهم می کنند.

لازم به توضیح است که محل ورود داده و اطلاعات کلیه TPS ها همان DBMS خواهد بود و این همان اصل یکپارچگی و جامعیت سیستم اطلاعات مدیریت میباشد.

مراحل بعدی پیکر بندی MIS بر پایه TPS ها استوار خواهد بود که شامل موارد ذیل می باشد و با ایجاد آنها سیستمهای اطلاعات مدیریت که همان استفاده بهینه از اطلاعات است محقق خواهد شد.

سیستم گزارشات مدیریت یا Management Report System که به اختصار MRS گویند .

سیستم پشتیبان تصمیم گیری یا Decision Support System که به اختصار DSS گفته میشود سیستم اطلاعات مدیریت ارشد یا Executive Information System که به آن EIS گفته میشود.

سیستم گزارشات مدیریت MRS : همانطور که گفته شد پس از ایجاد بستر ارتباطی مناسب جهت انتقال داده ها در سازمان و نصب تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز و ایجاد مدیریت پایگاه و سیستم های پردازش عملیاتی TPS)ها) ، می توان سیستم اطلاعات مدیریت MIS را در سازمان مستقر کرد و از سه بخش اصلی آن یعنی سیستم گزارشات مدیریت MRS، سیستم پشتیبانی تصمیم گیری DSS ، و سیستم اطلاعات مدیران عالی EIS بهره مند شد.

در این قسمت به توضیح سیستم گزارشات مدیریت یاManagement Report System می پردازیم : MRS رایج ترین نوع سیستم های پشتیبانی مدیریتی بعد از استقرار MIS در سازمان است.

این سیستم بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم گیری تأمین می کند.

این سیستم گزارشات متنوعی تهیه کرده و در اختیار مدیران قرار میدهد.

محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص میشود و بنابر این کاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد.

نحوه عملکرد این سیستم ها بدین صورت است که اطلاعات واقعی که توسط سیستم های پردازش عملیاتی یا TPS)ها) ایجاد شده است با اهدافی که توسط مدیران به عنوان استراتژی سازمان مشخص شده مقایسه می گردد.

در حقیقت اطلاعات واقعی با شاخص های کلیدی موفقیت Critical Success Factor یا CSF ها که اهداف عملیاتی واحدها هستند مقایسه میشوند و مسائل و مشکلاتی که در رسیدن به این اهداف وجود دارد به مدیران سازمان گزارش داده میشود که بر مبنای آن بتوانند تصمیمات مقتضی را در رابطه با مشکل بوجود آمده اخذ نمایند.