دانلود ‫پروژه طراحی و پیاده سازی مکانیزم انبارداری

فصل اول بررسی مفاهیم لازم و جمع آوری داده ها تجزیه و تحلیل سیستم ها،کاربرد رویکرد سیستمی در طراحی سیستم های اطلاعاتی است.

سایر علوم ممکن است برای تشریح پدیده های که با آن روبرو هستند، از مفاهیم سیستم ها استفاده نمایند.

اما طرز تفکر سیستمی ،زیر بنای فعالیت های تجز یه وتحلیل سیستم ها است .

سازمان ها سیستم های پیچیده ای هستند که دارای زیر سیستم های به هم وابسته و متعاملند .تغییرات در یک بخش باعث ایجاد تغییرات قابل پیش بینی و غیر قابل پیش بینی در سایر بخش های آن می شود .

رویکرد سیستمی به سازمان ، بصورت یک کل و به اجزای آن در رابطه با نقشی که در کل دارند ،می نگرد و این یکی از راههای منطقی بررسی سیستم ،ارتباطات درونی و یکپارچگی عملیات سازمانی ، به خصوص در زمان معرفی یک سیستم جدید اطلاعاتی می باشد .

با بررسی چندین سیستم موجود در انبار و با بررسی عملیات دستی آنها ، اکثر موارد آنها مشترک بود .

همچنین با مشخص شدن ویژگی هائی که این شرکت در نظر دارد اطلاعات زیر در تهیه این بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار گرفتند .

در دنیای امروز وجود سیستم انبار بسیار ضروری و لازم است.

با پیشرفت علم و تولید کالاهای بسیار زیاد که در زندگی ما بسیار کاربرد دارند،نیازمند آن است که انبارداران با داشتن یک سیستم با اطلاع شوند .

با وجود انواع کالاها ،شمارش دستی موجودی ،بسیار وقتگیر و خسته کننده و همراه با اشتباه خواهد بود،اما اگر آمار ورود و خروج کالاها را در کامپیوتر داشته باشند از مشکلات آنها کاسته و حتی می تواند بدون اشکال باشد .برای اجرا و بهره برداری از سیستم ، تعریف اطلاعات اولیه زیر ضروری است: تعریف انبارها: در واقع یک تقسیم بندی منطقی از انبارها است.لازم است این تقسیم بندی طوری باشد که در برگیرنده کلیه نیازهای استاندارد باشد .

واحد کالاها: واحد های شمارش و مصرف هر قلم جنس می باشد .

کد گذاری کالاها: کلیه کالاهای مصرفی مورد استفاده بایستی ابتدا کد گذاری شوند بطوری که کنترل گردش کالا با استفاده از کد به آسانی صورت گیرد و این کدها در عین جامعیت، بایستی ساده و قابل استفاده توسط کاربران باشد .بعد از تعریف اطلاعات فوق سیستم قابل استفاده بوده و عملیات زیر توسط سیستم پشتیبانی می شود .

قبض انبار: کارپرداز خرید با مراجعه به قسمت انبار اجناس مورد نیاز را تحویل می دهد ، انبار از لحاظ تعدادی قبض انبار صادر می کند سپس کارپرداز به قسمت مالی مراجعه نموده و اسناد خرید مورد نیاز را ارائه می نماید تا قسمت مالی نیز از لحاظ ریالی اطلاعات قبض انبار را تکمیل کند .

حواله انبار: انبار اجناس در خواستی واحد ها را تحویل داده و اطلاعات آنرا در حواله انبار ثبت می نماید .

انبار گردانی: هنگام انبارگردانی سیستم لیست کالاهائی را که باید در مراحل اول،دوم و سوم شمارش شوند در اختیار سیستم شمارش کننده قرار می دهد و بعد از انجام شمارش اطلاعات مربوطه را دریافت می کند و تغییرات مورد نیاز را در کاردکس انبار اعمال می نماید .

فصل دوم تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها، کاربرد عملی رویکرد سیستمی در بررسی و طراحی سیستم های اطلاعاتی است .

در واقع ایجاد ، بهبود یا توسعه سیستم های اطلاعاتی ،به نوعی حل یک مسئله خاص یازمانی یعنی نیاز به داشتن سیستمی است که اطلاعات را به موقع ، صحیح، قابل اطمینان و با توجه به نیاز استفاده کنندگان سیستم ، فراهم کند .

روش تجزیه و تحلیل سیستم ها دارای 3 مرحله عمده است .این مراحل عبارتند از: تجزیه و تحلیل سیستم- طراحی سیستم- اجرای سیستم طراحی شده - تحلیل سیستم موجود در این مرحله با تحلیل سیستم موجود ،به تعریف مسئله،تعیین اهداف و محدودیت ها ،تشخیص نیازها ،تعیین راه حل های مختلف و انتخاب بهترین راه حل پرداخته می شود .

سیستم انبار شامل کلیه اطلاعات گردش کالاهای مصرفی استاندارد از مرحله درخواست کالا توسط مجموعه های سازمانی تا مرحله وصول توسط انبار و تحویل آن به مجموعه درخواست کننده می باشد .

نیاز قطعات توسط مسئولین واحد فنی ارزیابی می شود سپس درخواست به انبار می رود اگر جنس در انبار وجود داشته باشد جنس به درخواست کننده تحویل داده می شود و سند/حواله صادر می شود .اگر جنس در انبار موجود نباشد با مهرعدم موجودی ،سفارش جدید به واحد سفارشات فنی ارجاع داده می شود .این سفارش شامل میزان موجودی قطعات در حال حاضر و نیز میزان قطعات برای سفارش می باشد .

در واحد سفارشات باید منابع خرید و مشخصات دقیق فنی قطعات مشخص شود "فرم سفارش" باید توسط مسئول واحد سفارشات ،انباردار،مسئول واحد فنی و مدیرعامل امضاء شود و به واحد تدارکات فنی منتقل شود و این واحد عمل خرید را انجام دهد و قطعات توسط بخش های مختلف به انبار منتقل شود .

در شکل زیر ارتباط این واحدها را مشاهده می کنید.

انبارداردر زمینه نگهداری ،ارسال و دریافت اجناس در انبار فعالیت دارد .

بطور کلی 2 سند اصلی در انباروجود دارد: سند رسید که در مورد اقلامی که وارد انبار می شوند و سند حواله وقتی که جنسی از انبار خارج می شود، صادر می شوند .

انباردار به محض دریافت جنس موظف است میزان قطعات وارد شده به انبار را چک کند که تعداد آنها کمتر یا بیشتر از مقدار سفارش نباشد .

انباردار پس از روئیت اجناس، فرم "اطلاعیه ورود جنس به انبار" را به درخواست کننده اصلی می فرستد حال این فرم یا مورد تأیید درخواست کننده است و یا خیر،درهر صورت باید در نامه ذکر شود.برای اجناسی که تأیید شده مرجوع می شود .

از وظایف دیگر انباردار این است که مقدار اجناس را کنترل کند .این کنترل شامل محاسبه نقطه Max و نقطهMin قطعات ،نقطه موجودی قطعات ونقطه سفارش می باشد که هر یک در زیر به اختصار توضیح داده شده است.

نقطهMin: عبارت است از حداقل تعداد قطعات که باید در انبار موجود باشد.

نقطهMax: عبارت است از حداکثر تعداد قطعات که باید در انبار موجود باشد.

نقطه سفارش: تعداد قطعات سفارش داده شده توسط درخواست کننده است.

وظیفه دیگر انباردار در دوره انبارگردانی شامل شمارش عینی اجناس موجود در انبار هر شش ماه یکبار یا هرسال کاری و یا در یک زمان مشخص شده است که ورود و خروج اجناس صورت نمی گیرد همچنین انباردار توسط کدبندی محل استقرار کالا را مشخص می کند .

فصل سوم پیاده سازی سیستم معرفی امکانات سیستم در این سیستم اطلاعات مربوط به فرآیند انبارداری پوشش داده شده تا این سیستم بتواند جایگزین مناسبی در برابر روش های سنتی گذشته باشد .از قابلیت های پیاده سازی در این سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد: - امکان تعریف انواع کالا : در تعریف هر کالا اطلاعات کد کالا و نام کالا درج شده و اطلاعات دیگر نظیر نام شرکت تولید کننده ،تاریخ ورود کالا به انبار و همچنین تاریخ خروج کالا از انبار و تعداد کالا موجود در انبار در جائی دیگر به نام جزئیات کالا تعریف کرده ایم .

- امکان تعریف حواله : در تعریف حواله ،شماره قبض حواله،نام کالا،تعداد کالا، شرح کالا و شماره پرسنلی شخص درخواست کننده کالا از انبار ثبت می گردد .

- امکان تعریف پرسنل در ارتباط با امور انبارداری : در معرفی هر کارمند اطلاعاتی نظیر نام ونام خانوادگی ،کد پرسنلی ،سمت پرسنلی،تاریخ استخدام و جنسیت ثبت می گردد .

البته در تعیین کد پرسنلی این گونه عمل می کنیم که کد پرسنلی مدیر11876 ،معاون 11362 تا11400 ،نگهبانی از 11420 تا 11700 و کد پرسنلی انباردار از 12000 تا 12500 باشد .

شناسنامه سیستم انبار سیستم انبار دارای 4 موجودیت زیر می باشد : الف) کالا ب) جزئیات کالا ج) حواله د) کارمند بررسی موجودیت های سیستم انبار الف) کالا فیلدها: 1- نام کالا: این فیلد کلید اصلی بوده و داده ای از نوعText .

2- کد کالا: از نوع داده ای Number می باشد با مقدار بزرگتر از 100 2- کد کالا: از نوع داده ای Number می باشد با مقدار بزرگتر از 100 .

ب)جزئیات کالا فیلدها: 1- کد کالا: این فیلد کلید اصلی می باشد و داده ای از نوع Number با مقدار بزرگتر از 100 .

2- شماره کالا: تعداد کالای موجود در انبار با نوع داده ای Number .

- 3 تاریخ ورود: تاریخ ورود کالا به انبار است با نوع داده ای Date/Time .

4- تاریخ خروج: تاریخ خروج کالا از انبار با نوع داده ای Date/Time .

5- شرکت تولیدی: این فیلد از نوع داده ای Text است .

ج)حواله فیلدها: 1- شماره قبض: کلید اصلی از نوع داده ای AutoNumber می باشد .

2- نام کالا: داده ای از نوع Text است .

3- شماره پرسنلی: شماره پرسنلی انباردار می باشد با نوع داده ای Number .

4- تعداد کالا: تعداد کالای موجود در انبار می باشد با نوع داده ای Number .

5- شرح کالا: توضیحات کالا است با نوع داده ای Text .

د)کارمند فیلدها: 1- شماره پرسنلی: کلید اصلی با نوع داده ای Number (توضیح: کد پرسنلی مدیر 11876، معاون از 11400-11362،نگهبانی از 11700-11420 وکد پرسنلی انباردار از 12500-1200 می باشد.) 2- نام: نام کارمند با نوع داده ای Text .

3- نام خانوادگی: نام خانوادگی کارمند با نوع داده ای Text .

4- سمت: سمت کارمند با نوع داده ای Text .

5- سال استخدام: فیلد با نوع داده ای Number .

6- جنسیت: جنسیت کارمند بوده با نوع داده ای Text .

نمودار ERD در شکل زیر ارتباط بین جدولها را مشاهده می کنید .

با استفاده ازERD جدولها با یکدیگر ارتباط دارند مثلأ وقتی جدول مربوط به جزئیات کالا را باز کنید (مانند شکل صفحه بعد) می توانید به اطلاعات بیشتری دسترسی داشته باشید .

شرح فرم ها در سیستم انبار الف) فرم جزئیات کالا این فرم شامل اطلاعاتی از قبیل کد کالا، تعداد کالا موجود در انبار،تاریخ ورود و خروج کالا از انبار و نام شرکت تولید کننده می باشد .

ب) مشخصات حواله صادر شده این فرم شامل شماره قبض صادر شده، نام کالا، تعداد کالا، شماره پرسنلی انباردار و همچنین شرح کالا است .

ج)فرم کارمند این فرم تمامی اطلاعات کارمند از نام ونام خانوادگی تا سا ل استخدام را دربرمی گیرد.

د) فرم مشخصات کالا این فرم شامل کد کالا و نام کالا در انبار می باشد .

شرح گزارشات در این پروژه ما 3 نوع گزارش به شرح زیر داریم : الف)گزارش حواله های موجود در انبار این گزارش دارای نام کالا، تعداد کالا، شماره قبض و شماره پرسنلی انباردار و شرح کالا می باشد .

ب)گزارش کارمندان شرکت این گزارش براساس سمت کاری کارمندان تعریف شده است ،همانطور که مشاهده می کنید این گزارش فیلد های دیگری مثل نام و نام خانوادگی ،شماره پرسنلی و… را نشان می دهد .

ج)گزارش کالا این گزارش تمام اطلاعات کالا اعم از نام ،تعداد و… را شامل می شود .

راهنمای استفاده از برنامه در ابتدا ورود به برنامه با استفاده از قابلیت ماکرو در Access پیغامی مشابه شکل زیر باز می شود .

پس از آنکه دکمهOk را بزنیم وارد برنامه می شویم .

زمانی که وارد سیستم شویم ، برنامه این قابلیت را دارد که زمان و تاریخ ورود به محیط را از کامپیوتر شما دریافت کند ودر گوشه سمت چپ به رنگ آبی نشان دهد مانند شکل زیر .

در صفحه ای که باز شده در آن با کلیک بر روی هرگزینه قادر خواهید بود تا اطلاعات منوی خودتان را مشاهده کنید .

به عنوان مثال شما می توانید با کلیک برروی گزینه مشخصات کالا ، اطلاعات مورد نظر راجع به هر کدام از کالاهای درخواستی مورد نظرتان را در فرم مشخص شده مشاهده نمایید .

لازم به ذکر است که اطلاعات به گونه ای طراحی شده اند که قابل تغییر نمی باشند مثلأ اگر گزینه فرم کارمندان را باز کنید مشاهده می کنید که فقط می توانید اطلاعات کارمندان را ببینید ولی نمی توانید تغییر در آن بوجود آورید، برای تغییر یا اضافه کردن باید به خود برنامه مراجعه کنید.

از دیگر گزینه های موجود گزینه خروج می باشد که اگر این دکمه را کلیک کنید کلأ از محیط برنامه خارج می شوید .

پیوست آموزش نرم افزار بانک اطلاعاتی Micorosoft Access 2003 مقدمه مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است.

به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط و فروش DBase بر امپراطوری کامپیوتر بودیم.

بعد از این امر ظهور برنامه cobol گرافیکی شاهد حکومت زبان حیرت آور آن، خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد .

در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر می کند عرضه کرد .

این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و اینترنت را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری، برنامه نویسان، طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.

معرفی بانک اطلاعاتی بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده(DataBase) یک ساختار منظم برای ذخیره و بازیابی اطلاعات است.

با استفاده از بانکهای اطلاعاتی امکان ذخیره سازی اطلاعات با شکل مشخصی وجود دارد که امکان جستجو و بازیابی اطلاعات در قالب پرس و جو را ساده تر می کند.

از موارد استفاده از بانک اطلاعاتی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در یک باشگاه و حتی نگهداری و جستجو در بین اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.

شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار دهید .

با استفاده از بانک اطلاعاتی رابطه ای، امکان تعریف رابطه بین منابع اطلاعاتی نیز وجود دارد با این کار از تکرار داده ها و بی نظمی در اطلاعات جلوگیری خواهد شد .

اکسس یک بانک اطلاعاتی رابطه ای نیز هست.

معرفی اکسس اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( (Microsoft Office است که برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.

برای این کار احتیاج به فضایی برای ذخیره سازی اطلاعات دارید .

همچنین این برنامه دارای قابلیت ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه است.

شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کنید.

ایجاد یک بانک اطلاعاتی جدید اجرای بانک اطلاعاتی Access برای اجرای اکسس از فهرست شروع (Start) گزینه All programs را انتخاب کنید .

سپس از فهرست Microsoft office گزینه access Microsoft را انتخاب کنید.

برای اجرای این برنامه از طریق دستور Run کافی است عبارت msaccess را در کادر مربوطه وارد کنید و دکمه Okرا بزنید.

پنجره زیر نمایش داده خواهد شد.

مرحله بعدی ایجاد یک بانک اطلاعاتی است.

می خواهیم یک بانک اطلاعاتی جدید را برای Accessتعریف و مقدار دهی کنیم: وارد برنامه Accessشده ازمنوی File گزینه Newرا انتخاب می کنیم و از کادر وظیفه سمت راست گزینه database blankرا انتخاب می کنیم.

نام پروژه را State-City میگذاریم و هدفمان این است که یک جدول State(استان)و یک جدول) City شهر) راتعریف کنیم، سپس اطلاعات مربوطه را در هر یک از جدولها، وارد می کنیم و در پایان جدولها را لینک خواهیم کرد.

• در File Name نام پروژه را تایپ می کنیم (State-City ) و دکمه Create - را کلیک می کنیم.

پنجره زیر ظاهر می شود.

همانطور که دیده می شود اجزای یک بانک اطلاعاتی به شرح زیر است: شرح گزینه محل نگهداری داده های بانک اطلاعاتی Table پرس و جو ها) جستجو و مرتب سازی داده ها( Queries نمایش و ویرایش اطلاعات جداول) رابط گرافیکی برای کاربر در Forms بانک اطلاعاتی( گزارشات) خروجی های قابل نمایش یا قابل چاپ از بانک Reports اطلاعاتی( طراحی صفحات اینترنتی از روی بانک اطلاعاتی Pages برنامه و دستورات آماده برای اجرای فرامین کاربر در فرم ها Macros برنامه و دستوراتی که کاربر با زبان Visual Basic برای کنترل Modules و اجرای فرامین در فرم ها می نویسد – ایجاد یک جدول برای بانک اطلاعاتی Table یک جدول از ساختار سطری و ستونی تشکیل شده است.

هر ستون جدول یک فیلد Field- نام دارد.

فیلدها برای نگهداری مقادیر استفاده می شوند.

به مجموعه مقادیر در یک سطر جدول( مقادیر فیلدها) یک رکورد Record– گفته می شود.

با استفاده از جدول مقادیر و اطلاعات را در یک بانک اطلاعاتی ذخیره می کنیم.

گزینه Create table in Design View را دوبار کلیک کنید.

پنجره زیر را خواهیم داشت) در اینجا اولین جدول یعنی State را طراحی می کنیم ( نام فیلد Field name در Field name نام فیلد اطلاعاتی را که می خواهیم در قبال آنها در جدول، مقدار وارد کنیم را تایپ می کنیم.

قواعد نام گذاری فیلدها • باید به هر فیلد، نامی تخصیص دهید.

• طول نام آن تا 64 حرف می تواند باشد.

• نام فیلد باید عنوانی منحصر بفرد باشد.

• نام فیلد می تواند فضای خالی و سایر علایم خاص بجز نقطه ،علامت تعجب ،علامت تکیه صدا (')یا براکت را شامل شود.

• نام فیلد نباید با فاصله خالی شروع شود.

• توجه داشته باشید که هنگام کار با جدول برای رجوع به فیلد از نام آن استفاده می شود.

پس بهتر است نام را برای فیلد انگلیسی انتخاب کنید.

نوع داده Data Type در ستون Data Type نوع داده هایی را که باید وارد جدول شود را وارد می کنیم .

انواع داده هایی که یک فیلد میتواند در اکسس داشته باشد ذکر شده است.

شرح گزینه داده متنی (Text)درج اطلاعاتی متنی تا حداکثر 256 حرف Text داده یادداشت(Memo)درج اطلاعاتی متنی تا حداکثر 65535حرف Memo داده های عددی، درج اعداد که قابلیت محاسباتی داشته باشد.

Number داده های تاریخ و ساعت، درج تاریخ یا ساعت در فیلد Date/ Time اعداد با واحد ارزی ، قابلیت محاسبه مانند اعداد Currency شماره گذاری خودکار، کاربر قادر به تعیین مقدار این فیلد نیست و number Auto اکسس به طور خودکار مقدار این فیلد را با اعداد شماره گذاری می کند.

مقدار صفر و یک (بله /خیر) برای فیلدهایی به کار می رود Yes/no که دو مقدار درست یا غلط دارند.

درج یک شئی خارجی در اکسس - مانند فایل صوتی – Ole (Object link and embede) تصویری یا برای مثال فایل نقشه یک ساختمان داده از نوع ابر اتصال به فرم آدرس صفحات اینترنت Hyperlink جستجو و تعیین مقدار یک فیلد از یک لیست یا جدول Lookup wizard دیگر معمولا این مقادیر از نوع متن خواهند بود و این گزینه فقط برای جستجو و تعیین این گونه مقادیر در فیلد به کاربر کمک می کنند.

- توضیحات مربوط به فیلد Description درج توضیحات کاربر در مورد هر فیلد در این قسمت نوشته می شود .

این توضیحات در عملیات جداول و بانک اطلاعاتی تاثیری ندارد.

در پایین پنجره نیز در قسمت Generalجزئیات فیلد وارد می شود که در آینده بیشتر به آنها می پردازیم.

وارد سازی اطلاعات مطابق بالا، اطلاعات وارد شده را تحت عنوان State ذخیره می کنیم.

برای این کار از فهرست File دستور Save را انتخاب کنید.

پس از ok ازما پرسیده می شود که آیا می خواهید در حال حاضر کلید اصلی ایجاد کنید؟

آری/خیر که می توانیم فعلا "خیر" را انتخاب کنیم.در مورد کلید اصلی بعدا بحث می شود.

به پنجره اصلی Data Base برمی گردیم و دوباره بر روی گزینه Create table in Design View کلیک میکنیم تا این بار برای City جدول بسازیم.

جدول تکمیل شده پس از انتخاب گزینه Save به شرح زیر می باشد: همانگونه که ملاحظه می شود، جدول با نام City ذخیره شده است.

در پنجره بعدی همانند جدول قبلی"No" را انتخاب می کنیم و مجددا به پنجره اصلی Data Base باز می گردیم.

وضعیت Data Base پس از طراحی این دو جدول به حالت زیر خواهد بود: مرحله مقدار دهی به جدولهای طراحی شده ابتدا برای جدول استان به مقداردهی می پردازیم : در پنجره Data Base بر روی آیتم State دوبار کلیک می کنیم .

پنجره ورود اطلاعات نمایش داده می شود.

ملاحظه می شود که جدول City با فیلدهای خالی ظاهر می شود .

همنطور که گفته شد، هر ردیف از اطلاعات یک Record نامیده می شود.

در اینجا جدول را با دو رکورد تکمیل شده می بینیم.

برای ورود به فیلد بعدی در هنگام ورود اطلاعات از کلید Enter استفاده کنید.

توجه داشته باشید داده های هر فیلد با نوع آن فیلد هماهنگ باشد.

در پایین جدول کادری به شکل زیر دیده می شود که با استفاده از دکمه های آن می توان رکورد جدید یا رکوردهای قبلی را مرور کرد.

اطلاعات را ذخیره کرده خارج می شویم.

برای این کار کافی است پنجره را ببندید.

داده ها در جدول ذخیره شده اند.

به طریق مشابه جدول City را نیز مقداردهی می کنیم.

تعریف کلید اصلی (Primary Key) کلید اصلی به فیلدی می گویند که : 1- دارای ارزش منحصر به فرد (Unique) باشد ) .هرگز تکرار نشود( -2حتما دارای مقدار باشد )خالی رها نشود( توجه : فیلدهای با نوع داده OLE نمی توانند کلید اصلی انتخاب شوند.

ملاحظه می شود که تنها فیلدهای واجد این دو خاصیت، از جدول State فیلد ، State Name و از جدول City فیلد ، City Name هستند.

چنین فیلدی بعدها برای ایجاد رابطه مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

ولی در حال حاضر انتخاب یک فیلد به عنوان کلید اصلی جدول را براساس آن فیلد مرتب کرده و امکان جستجوی سریعتر براساس آن فیلد را در جدول اطلاعاتی فراهم می کند.

برای ایجاد کلید اصلی در جدول State در پنجره Data Base گزینه State را highlight می کنیم سپس گزینه Design در را بالای پنجره کلیک می کنیم، پنجره زیر ظاهر می شود .

در بالای این پنجره علامت یک کلید را می بینیم که اگر بر روی آن کلیک کنیم، در کنار فیلد انتخابی علامت کلید قرار می گیرد.

وضعیت را ذخیره کرده خارج می شویم.

برای جدول Cityنیز به طریق مشابه فیلد City Name را بعنوان کلید اصلی قرار می دهیم.

تعیین خصوصیات فیلد به محض آنکه شما نوع داده را از لیست قسمت Data Type انتخاب کردید در پایین همان پنجره قسمتی که به Field Properties مشهور است در پایین گوشه چپ نمایان می شود که در این پنجره کوچک که دارای دو شاخص Lookup و General می باشد ما اقدام به تنظیم خواص فیلد می کنیم.

بسیاری از فیلدهای خواص فیلد، اختیاری است .

برخی از فیلدها به هیچ فیلد خاصه ای نیاز ندارند حال آنکه برخی دیگر از فیلدها به چندین فیلد خاصه نیاز دارند.

شما می توانید در شکل خواص فیلد برای یک فیلد متنی را مشاهده کنید.

هر فیلدی که دارای نوع خاصی است همچنین دارای خصوصیات مربوط به خود می باشد که با خصوصیات دیگر فیلدها متفاوت می باشد.

برای مثال در شکل بالا لیست خصوصیات فیلدی از نوع Text نشان داده شده است.

اگر به جای آن یک نوع دیگر فیلد مانند اعداد (Number) را انتخاب می کردیم خصوصیات فیلد متفاوت دیده می شد.

این موضوع در مورد انواع دیگر داده نیز صدق می کند.

همانطور که برای فیلد، نوع داده ای را انتخاب کردیم مانند Text باید برای آن خصوصیات مخصوص به آن نوع فیلد را نیز ذکر کنیم.

برای این کار می توانیم بر روی کادرهای موجود در قسمت خصوصیات فیلد کلیک کرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها وارد کنیم.

بخش) Field properties خصوصیات فیلد (خاصه هایی از قبیل اندازه فیلد، شکل نمایش و تعداد اعشار را مشخص می کند .

هر نوع فیلد داده، مجموعه فیلدهای خاصه خودش را دارد.

در زیر به ترتیب به معرفی خاصه های مختلف هریک از انواع داده می پردازیم.

خواص فیلد متنی Size Field )اندازه فیلد: ( حداکثر طول داده ای را که در فیلد قابل نگهداری است تعیین می کند مثلا اگر ما بخواهیم که کاربر در فیلد نام بیش از 15 کاراکتر قرار ندهد می توانیم با تنظیم این خصوصیت روی 15 بیش از این مقدار را قبول نکنیم.

توجه داشته باشید که هر چه مقدار این گزینه بیشتر انتخاب شود حجم فضایی که برای نگهداری مقادیر متنی در نظر گرفته می شود بیشتر شده و باعث افزایش حجم غیرضروری بانک اطلاعاتی خواهد شد.

Format (شکل) : شکلی را که اکسس برای نمایش داده فیلد بکار می برد تعیین می کند.

مثلا ما می توانیم در این قسمت تعیین کنیم که حرف اول فیلد ما به صورت بزرگ نشان داده شود.

) Input Mask قالب ورودی ( :نحوه ورود داده به فیلد را تعیین می کنیم مثلا اگر ما کد کارگری به شکل2-2225 داشته باشیم می توانیم تعیین کنیم که کاربر به هنگام وارد کردن کد در این قسمت حتما باید در دومین کاراکتر خط فاصله قرار دهد.

)Caption عنوان(: برچسبی است که در هنگام نمایش جدول به صورت Datasheet به عنوان اسامی ستون ها دیده می شود.

) Value Defaultمقدار پیش فرض : (مقداری است که کاربر همواره در فیلد مشاهده می کند مگر آنکه آن را تغییر دهد مثلا در فیلد جنسیت می توان مقدار مرد را همواره برای کاربر نشان داد و اگر کاربر مایل باشد می تواند آن را تغییر دهد و یا آنرا به صورت پیش فرض قبول کند.

) Validation Rule قاعده مقبولیت) : مقادیری که کاربر در فیلد وارد می کند را محدود می سازد.

به این ترتیب می توان مقدار فیلد را به مقادیری که مناسب برای آن هستند محدود کرد.

توجه داشته باشید که این قاعده به محض ورود در فیلد چک می شود.

چنانچه مقدار مناسب نباشد پیغام خطا ظاهر شده و از ثبت رکورد جلوگیری می شود.

text Validation (متن مقبولیت) : پیام خطایی است که در صورتیکه کاربر اقدام به ورود مقداری کند که قاعده مقبولیت را نقض کند نمایش داده می شود.

Required (ضرورت) : مشخص می کند که آیا کاربر می تواند در هنگام ورود داده در جدول این فیلد را خالی رد کند یا حتما باید مقداری در آن وارد کند مثلا اگر کاربر فیلد که کلید اصلی می باشد خالی رد کند برنامه با مشکل روبرو می شود.

Allow Zero Length (مجاز بودن طول صفر) : مشخص می کند که آیا متنی با طول صفر در فیلد قابل قبول است.

Indexed (نیاز به ایجاد اندیکس) :مشخص می کند که آیا فیلد به اندیکس نیاز دارد یا نه.

فیلد اندیکس مرتب کردن و جستجو را تسریع می کند.

) Unicode Compression فشرده سازی یونیکد) : در این قسمت تعیین می کنیم که مایلیم فیلد ما با استفاده از Unicode فشرده سازی شود که این گزینه برای قابلیت فارسی نویسی در اکسس مفید می باشد.

قالب ورودی (Input Mask) و قالب (Format) پیچیده ترین خاصه های هر فیلد هستند.

به عبارت دیگر، هنگامی که نحوه نمایش و ورود داده با استفاده از این خاصه ها را یاد می گیرید چنان است که گویی زبان جدیدی را فرا می گیرید.

اینکه اکسس چگونه داده های وارد شده در فیلد را نمایش دهد، توسط فیلد خاصه Format تعیین می شود و خاصه Input Mask چگونگی ورود داده در فیلد را تعیین می کند.

در زیر مقادیری را که شما می توانید در فیلد خصوصیت شکل وارد کنید Format تشریح شده اند که به وسیله آنها می توانید نحوه نمایش داده ها را تعیین کنید: : !

برخلاف پیش فرض تراز از سمت راست، داده های درون فیلد را تراز به سمت چپ می کند.

: * در این مکان از فیلد کاراکتری باید قرار گیرد.

: & در این مکان از فیلد وجود کاراکتر دلخواه است.

: : > در این مکان از فیلد کاراکتر به حروف بزرگتر تبدیل می شود.

: \ بجای اینکه کاراکتر بعدی را حرفی در نظر گیرد، آنرا بعنوان کد شکل در نظر می گیرد.

(برای نمایش * مفید است، در غیر اینصورت اکسس ستاره را به عنوان کاراکتر علامت محل فیلد در نظر می گیرد( .

در زیر هم به معرفی مقادیری که شما می توانید در خاصه Input Mask قرار دهید ذکر شده است: : 0 در این مکان از فیلد عدد باید استفاده شود.

: 9 در این مکان از فیلد عدد یا فاصله باید استفاده شود.

: # در این مکان از فیلد عدد، علامت مثبت، علامت منفی یا فاصله می تواند قرار گیرد.

L : در این مکان از فیلد باید یک حرف الفبایی باشد.

؟

: در این مکان از فیلد هر حرف الفبایی به دلخواه می تواند باشد.

A : در این مکان از فیلد باید یک حرف یا یک عدد باشد.

a : در این مکان از فیلد به دلخواه یک حرف یا عدد می تواند قرار گیرد.

: &در این مکان از فیلد باید یک کاراکتر یا فاصله قرار گیرد.

c : در این مکان از فیلد یک کاراکتر دلخواه قرار می گیرد.

: > کاراکتر در این محل به حرف بزرگ تبدیل می شود.

: : !

باعث می شود تا کاراکترهای ورودی در فیلد به جای آنکه از سمت راست شروع شوند، از سمت چپ شروع شوند.

: \ بجای اینکه کاراکتر بعدی را حرفی در نظر بگیرد آنرا به عنوان کد شکل در نظر می گیرد )برای نمایش کاراکترهای مانند * و !

مناسب است.( خواص فیلد عددی در زیر مقادیر خاصه های فیلد از نوع Number تشریح شده است ( به خاطر تکرار نکردن آنچه قبلا ذکر شد آنهایی که مشابه فیلد از نوع Text می باشند ذکر نشده اند( .

) Field Size اندازه فیلد : (اگر فیلدی از نوع عدد داشته باشید و بخواهیم اندازه فیلد را در خصوصیات آنرا تعریف کنید.

شما می توانید از لیست موجود در این قسمت یکی را انتخاب کنید که هر کدام را عناصر لیست را با نوع کاربرد آنرا ذکر می کنیم: ) Byte برای نگهداری یک عدد کوچک بین 0 تا 255) ، Integer(یک عدد بزرگتر تا32767) ، Long Integer (یک عدد باز هم بزرگتر تا 2/1 میلیون ) ، Single (عدد اعشاری) ،) Double عدد اعشاری با دقت زیاد)،) Replication ID یک مقدار عدد شناسائی انعکاسی برای هماهنگ کردن چندین جدول پایگاه داده( Decimal( برای اعدادبر مبنای دسیمال).

Format (شکل): در این بخش از خصوصیات هم باید یکی از موارد موجود در لیست را انتخاب کنید که به ذکر آنها بسنده می کنیم : برای مقادیری با واحد پول یورو (Eur ) ،برای مقادیر پولی (Currency) ، برای مقادیر معمولی (Number General) در اعداد بزرگ ویرگول نشان می دهد ( Standard )، همواره باید یک رقم اعشار داشته باشد (Fixed) ، برای نمایش ارقام علمی (Scientific)، برای نمایش ارقام درصدی همراه با علامت درصد (Percent) ، Decimal Places (ارقام اعشار) : تعداد ارقام اعشاری که برای یک مقدار نشان داده می شود.

دیگر موارد موجود در خصوصیات فیلد از نوع عدد تکراری بوده و آانها را می توانید مانند فیلد از نوع متن تنظیم کنید.