‫پروژه طراحی و پیاده سازی مکانیزم انبارداری

فصل اول         

 بررسی مفاهیم لازم و جمع آوری داده ها                   

تجزیه و تحلیل سیستم ها،کاربرد رویکرد سیستمی در طراحی سیستم های اطلاعاتی است. سایر علوم ممکن است برای تشریح پدیده های که با آن روبرو هستند، از مفاهیم سیستم ها استفاده نمایند.  اما طرز تفکر سیستمی ،زیر بنای فعالیت های تجز یه وتحلیل سیستم ها است .

سازمان ها سیستم های پیچیده ای هستند که دارای زیر سیستم های به هم وابسته و متعاملند .تغییرات در یک بخش باعث ایجاد تغییرات قابل پیش بینی و غیر قابل پیش بینی در سایر بخش های آن می شود .

رویکرد سیستمی به سازمان ، بصورت یک کل و به اجزای آن در رابطه با نقشی که در کل دارند ،می نگرد و این یکی از راههای منطقی بررسی سیستم ،ارتباطات درونی و یکپارچگی عملیات سازمانی ، به خصوص در زمان معرفی یک سیستم جدید اطلاعاتی می باشد .

با بررسی چندین سیستم موجود در انبار و با بررسی عملیات دستی آنها ، اکثر موارد آنها مشترک بود . همچنین با مشخص شدن ویژگی هائی که این شرکت در نظر دارد اطلاعات زیر در تهیه این بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار گرفتند .

در دنیای امروز وجود سیستم انبار بسیار ضروری و لازم است. با پیشرفت علم و تولید کالاهای بسیار زیاد که در زندگی ما بسیار کاربرد دارند،نیازمند آن است که انبارداران با داشتن یک سیستم با اطلاع شوند .

با وجود انواع کالاها ،شمارش دستی موجودی ،بسیار وقتگیر و خسته کننده و همراه با اشتباه خواهد بود،اما اگر آمار ورود و خروج کالاها را در کامپیوتر داشته باشند از مشکلات آنها کاسته و حتی می تواند بدون اشکال باشد .برای اجرا و بهره برداری از سیستم ، تعریف اطلاعات اولیه زیر ضروری است:

تعریف انبارها: در واقع یک تقسیم بندی منطقی از انبارها است.لازم است این تقسیم بندی طوری باشد که در برگیرنده کلیه نیازهای استاندارد باشد .

واحد کالاها: واحد های شمارش و مصرف هر قلم جنس می باشد .

کد گذاری کالاها: کلیه کالاهای مصرفی مورد استفاده بایستی ابتدا کد گذاری شوند بطوری که کنترل گردش کالا با استفاده از کد به آسانی صورت گیرد و این کدها در عین جامعیت، بایستی ساده و قابل استفاده توسط کاربران باشد .بعد از تعریف اطلاعات فوق سیستم قابل استفاده بوده و عملیات زیر توسط سیستم پشتیبانی می شود .

قبض انبار: کارپرداز خرید با مراجعه به قسمت انبار اجناس مورد نیاز را تحویل می دهد ، انبار از لحاظ تعدادی قبض انبار صادر می کند سپس کارپرداز به قسمت مالی مراجعه نموده و اسناد خرید مورد نیاز را ارائه می نماید تا قسمت مالی نیز از لحاظ ریالی اطلاعات قبض انبار را تکمیل کند .

حواله انبار: انبار اجناس در خواستی واحد ها را تحویل داده و اطلاعات آنرا در حواله انبار ثبت می نماید .

انبار گردانی: هنگام انبارگردانی سیستم لیست کالاهائی را که باید در مراحل اول،دوم و سوم شمارش شوند در اختیار سیستم شمارش کننده قرار می دهد و بعد از انجام شمارش اطلاعات مربوطه را دریافت می کند و تغییرات مورد نیاز را در کاردکس انبار اعمال می نماید .

فصل دوم             تجزیه  و  تحلیل    و طراحی سیستم

تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها، کاربرد عملی رویکرد سیستمی در بررسی و طراحی سیستم های اطلاعاتی است . در واقع ایجاد ، بهبود یا توسعه سیستم های اطلاعاتی ،به نوعی حل یک مسئله خاص یازمانی یعنی نیاز به داشتن سیستمی است که اطلاعات را به موقع ، صحیح، قابل اطمینان و با توجه به نیاز استفاده کنندگان سیستم ، فراهم کند .

روش تجزیه و تحلیل سیستم ها دارای 3 مرحله عمده است .این مراحل عبارتند از:

  تجزیه و تحلیل سیستم-

  طراحی سیستم-

اجرای سیستم طراحی شده -

تحلیل سیستم موجود

در این مرحله با تحلیل سیستم موجود ،به تعریف مسئله،تعیین اهداف و محدودیت ها ،تشخیص نیازها ،تعیین راه حل های مختلف و انتخاب بهترین راه حل پرداخته می شود .

سیستم انبار شامل کلیه اطلاعات گردش کالاهای مصرفی استاندارد از مرحله درخواست کالا توسط مجموعه های سازمانی تا مرحله وصول توسط انبار و تحویل آن به مجموعه درخواست کننده می باشد .

نیاز قطعات توسط مسئولین واحد فنی ارزیابی می شود سپس درخواست به انبار می رود اگر جنس در انبار وجود داشته باشد جنس به درخواست کننده تحویل داده می شود و سند/حواله صادر می شود .اگر جنس در انبار موجود نباشد با مهرعدم موجودی ،سفارش جدید به واحد سفارشات فنی ارجاع داده می شود .این سفارش شامل میزان موجودی قطعات در حال حاضر و نیز میزان قطعات برای سفارش می باشد .

در واحد سفارشات باید منابع خرید و مشخصات دقیق فنی قطعات مشخص شود "فرم سفارش" باید توسط مسئول واحد سفارشات ،انباردار،مسئول واحد فنی و مدیرعامل امضاء شود و به واحد تدارکات فنی منتقل شود و این واحد عمل خرید را انجام دهد و قطعات توسط بخش های مختلف به انبار منتقل شود .

در شکل زیر ارتباط این واحدها را مشاهده می کنید.

 انبارداردر زمینه نگهداری ،ارسال و دریافت اجناس در انبار فعالیت دارد .

بطور کلی 2 سند اصلی در انباروجود دارد: سند رسید که در مورد اقلامی که وارد انبار می شوند و سند حواله وقتی که جنسی از انبار خارج می شود، صادر می شوند .

انباردار به محض دریافت جنس موظف است میزان قطعات وارد شده به انبار را چک کند که تعداد آنها کمتر یا بیشتر از مقدار سفارش نباشد . انباردار پس از روئیت اجناس، فرم "اطلاعیه ورود جنس به انبار"  را به درخواست کننده اصلی می فرستد حال این فرم یا مورد تأیید درخواست کننده است و یا خیر،درهر صورت باید در نامه ذکر شود.برای اجناسی که تأیید شده مرجوع می شود .

از وظایف دیگر انباردار این است که مقدار اجناس را کنترل کند .این کنترل شامل محاسبه نقطه Max و نقطهMin قطعات ،نقطه موجودی قطعات ونقطه سفارش می باشد که هر یک در زیر به اختصار توضیح داده شده است.

نقطهMin: عبارت است از حداقل تعداد قطعات که باید در انبار موجود باشد.

نقطهMax: عبارت است از حداکثر تعداد قطعات که باید در انبار موجود باشد.

نقطه سفارش: تعداد قطعات سفارش داده شده توسط درخواست کننده است.

وظیفه دیگر انباردار در دوره انبارگردانی شامل شمارش عینی اجناس موجود در انبار هر شش ماه یکبار یا هرسال کاری و یا در یک زمان مشخص شده است که ورود و خروج اجناس صورت نمی گیرد همچنین انباردار توسط کدبندی محل استقرار کالا را مشخص می کند .

                                                                                                                                                                                                        فصل سوم                       پیاده سازی سیستم     

معرفی امکانات سیستم

در این سیستم اطلاعات مربوط به فرآیند انبارداری پوشش داده شده تا این سیستم بتواند جایگزین مناسبی در برابر روش های سنتی گذشته باشد .از قابلیت های پیاده سازی در این سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- امکان تعریف انواع کالا :

در تعریف هر کالا اطلاعات کد کالا و نام کالا درج شده و اطلاعات دیگر نظیر نام شرکت تولید کننده ،تاریخ ورود کالا به انبار و همچنین تاریخ خروج کالا از انبار و تعداد کالا موجود در انبار در جائی دیگر به نام جزئیات کالا تعریف کرده ایم .

- امکان تعریف حواله :

در تعریف حواله ،شماره قبض حواله،نام کالا،تعداد کالا، شرح کالا و شماره پرسنلی شخص درخواست کننده کالا از انبار ثبت می گردد .

- امکان تعریف پرسنل در ارتباط با امور انبارداری :

در معرفی هر کارمند اطلاعاتی نظیر نام ونام خانوادگی ،کد پرسنلی ،سمت پرسنلی،تاریخ استخدام و جنسیت ثبت می گردد .

البته در تعیین کد پرسنلی این گونه عمل می کنیم که کد پرسنلی مدیر11876 ،معاون 11362 تا11400 ،نگهبانی از 11420 تا 11700 و کد پرسنلی انباردار از 12000 تا 12500 باشد .

شناسنامه سیستم انبار

سیستم انبار دارای 4 موجودیت زیر می باشد :

 الف) کالا

ب)  جزئیات کالا

ج)   حواله

د)    کارمند

بررسی موجودیت های سیستم انبار

الف) کالا 

   فیلدها:  1-  نام کالا: این فیلد کلید اصلی بوده و داده ای از نوعText  .

            2-  کد کالا: از نوع داده ای Number می باشد با مقدار بزرگتر از 100