شرکت مهندسی داده پردازی ایلیا در زمینه طراحى و فروش و پشتیبانى نرم افزارهاى فوق الذکر در زمره شرکتهایى است که با سابقه اى کم ، نامى پر آوازه در طراحى نرم افزارهاى با تکلنولوژى بالا دارند.
از آنجایى که امروزه مدیریت نیروى انسانى بعنوان محور اصلى ارتقاء همه جانبه یک سازمان از اهمیت بسیار بالایى برخوردار است، شرکت مهندسی داده پردازی ایلیا نیز تاکید خود را بر مدیریت صحیح نیروی انسانى بمنظور رسیدن به مهم ترین هدف شرکت، یعنى تامین رضایت مشترى قرار داده است 0 از جمله پروژه هاى انجام شده در این شرکت دبیرخانه وگردش اسناد است که سیستمى با کاربرى آسان و داراى مشخصات مطرح شده در دبیرخانه ها و سازگار با نیاز هاى سازمانهاى مختلف مى باشد.
لازم به ذکر است که این شرکت در راستاى هدف تامین رضایت مشترى در صورت خریدارى سیستم شرکت به تحلیل نیازهاى مشترى پرداخته و نیازهاى مورد نظر أنان را نیز به سیستم اضافه مى نماید.
در ذیل به توضیح سیستم مى پردازیم.
مشخصات فنى سیستم: سیستم تحت شبکه چند کاربره زبان پیاده سازى C#.NET بانک اطلاعاتى SQL SERVER سیستم عامل WIN 2000 به بالا مشخصات عمومى سیستم : ا.
تعریف چندین دبیرخانه متفاوت براى سازمان و یکپارچه شدن دبیرخانه هاى آن سازمان 2.
تعریف دفتر هاى اندیکاتور مربوط به سالهاى مختلف 3.
تعریف چارت سازمانى خاص شرکت 4.
تعریف پست هاى سازمانى خاص شرکت 05 شناسایى کاربران به همراه پست سازمانى خود در سیستم و بکارگیرى آن براى کنترل و کارایىدر مراسلات 6 .
تعریف چند پست براى یک فرد در سازمان 7.
تعریف موضوعات مختلف، زمان پاسخ متنوع براى سیستم بنا به خواست مشترى 8 .
تعریف سازمانهاى خارجى و کارکنان آنها که با شرکت مکاتبات دارند 9.
تعریف افراد حقیقى در سیستم و ثبت مشخصات آنها 0 ا .
معرفى مکلانهاى بایگانى شرکت به سیستم بدان صورت که مد نظر مى باشد 011 معرفى پرونده ها بر اساس چارت سازمانى 012 ارسال نامه به چندین سازمان یا اشخاص از ظریق ثبت رونوشت ها 013 تعریف کاربران ، ثبت مشخصات و تصویر هر کاربر 4 ا.
تعریف مجوز هاى مختلف جهت کنترل دسترسى کاربران 5 ا.
تعریف گروه هاى کاربرى و انتساب مجوز هاى تعریف شده به هر گروه کاربرى 6 ا .
کد گذارى تعاریف اولیه بصورت اتوماتیک توسط سیستم 017 کد گذارى تعاریف اولیه بر اساس طبقه بندى مورد نظر 8 ا .
ثبت نامه هاى وارده 9 ا .
ثبت نامه هاى صادره 20.
ثبت مکاتبات داخلى(مکاتبات بین دبیرخانه هاى سازمان) ا2.
ویرایش نامه هاى ذخیره شده 22.
مشاهده کارتابل روزانه 023 مشاهده کارتابل روزهاى گذشته 24.
کارتابل فیلتر شده بر اساس انواع نامه هاى وارده، صادره ، مکاتبات داخلى و ارجاعات 025 امکان تغییر نوع کارتابل از کارتابل دبیرخانه به پرسنلى و بر عکس براى کارکنان دبیرخانه 26.
مشاهده کارتابل قسمت های زیر مجموعه 27.
ثبت شماره نامه هاى قدیمى به همراه شماره نامه هاى جدید جهت پیگیرى نامه هاى قدیمى 28.
پیگیرى نامه هایى که ثبت اندیکاتور نشده اند از طریق شماره کامپیوترى که سیستم به صورت اتوماتیک به هر نامه اختصاص مى دهد صورت اتوماتیک به هر نامه اختصاص مى دهد 29.
تخصیص شماره اندیکاتور بصورت اتوماتیک توسط سیستم 30.
ثبت ارجاعات یک نامه 31.
امکان ارجاع یک نامه به همراه ثبت دستور ارجاع، نوع نامه (اصل یا رونوشت) ، طرف ارجاع، ارجاع دهنده ، مهلت اقدام و...
32.
پیگیرى زنجیره ارجاعات نامه ها در سیستم و امکان چاپ آنها 33.
امکان مشاهده مشخصات نامه از داخل صفحه ارجاع 34.
دسترسى سریع به شماره کامپیوترى و شماره اندیکاتور هنگام ورود به صفحه مشخصات نامه جهت راه اندازى سریع ارباب رجوع هنگام حجم زیاد کار 35.
ثبت عطف، پیرو و بازگشت هر نامه و شناسایى اتوماتیک آن نامه ها توسط سیستم 36.
ایجاد ارتباط بین نامه وارده و نامه صادره در جواب آن نامه (اختصاص یک شماره اندیکاتور به هردو نامه) 37.
امکان پیگیرى نامه هاى مرتبط به هم از طریق شماره هاى عطف، پیرو و بازگشت 038 ثبت پیوست هاى مربوط به یک نامه 39.
امکان بایگانى نامه ها و ثبت مشخصات بایگان ، پرونده و مکان بایگانى نامه 040 امکان مشاهده نامه هاى بایگانى شده 041 امکان ابطال نامه هایى که ثبت اندیکاتور نشده اند (ولى شماره ثبت کامپیوترى به آنها تعلق گرفته است) 042 امکان مشاهده نامه هاى باطل شده 043 امکان بازگردانى نامه هاى باطل شده 044 امکان خروج نامه ها از کارتابل در زمانى که تعداد نامه ها زیاد مى باشد 045 امکان بازگردانى نامه هاى خارج شده به کارتابل 46.
داراى جستجوهاى بسیار قوى شامل: جستجو توسط جداول و مرتب سازى هاى دلخواه اطلاعات بر اساس آیتم هاى اطلاعاتى مورد نظر جستجوى بر اساس حروف و کلمات موجود در عبارت مورد نظر شما جستجو بر اساس همه آیتم هاى اطلاعاتى نامه شامل شماره اندیکاتور، فرستنده، گیرنده، موضوع نامه، مکان بایگانى و ...
جستجوى نامه ها بر اساس شماره نامه هاى قدیمى (قبل از مکانیزه کردن دبیرخانه) جستجوى نامه ها بر اساس بازه زمانى معین جستجو نامه ها بر اساس آیتم هاى اطلاعاتى نامه در بازه زمانى مورد نظر جستجو در پیوست نامه ها بر اساس انواع پیوست هاى موجود جستجو در نامه هاى مرتبط (نامه هاى صادره که در جواب نامه وارده مى باشند) 047 امکان اسکن نامه ها از طریق منوى دسترسى سریع و هنگام ذخیره مشخصات نامه 048 امکان فاکس نامه ها 49 .
چاپ نامه ها از طریق دفتر اندیکاتور هنگام مشاهده نامه 50.
داراى منوى دسترسى سریع براى راحتى کار 051 امکان ذخیره سازى تصاویر نامه ها در سیستم و در صورت نیاز چاپ آنها 052 امکان تایپ نامه از طریق ویرایشگر سیستم(تهیه نامه) 53 .
وجود راهنماى کاربرى و راهنماى استفاده از سیستم 054 امکان مشاهده گزارشات متنوع بر اساس تمامى فیلد هاى نامه و چاپ آنها 55.
تلفیق دو سیستم گردش اسناد و دبیرخانه در یک بسته نرم افزارى