تعریف انبار:
انبار به هر محل و فضای که بتوان در آن مواد اولیه قابل مصرف و شناخت انواع محصولات و یا محصولات ساخته شده و قابل فروش و یا کالای منجر ساخته و انواع قطعات و لوازم یدکی و تجهیزات و ماشین‌آلات ملزومات و مجهزآلات و هرگونه متسعمل و غیر قابل استفاده و اقساطی را در آن بطور منظم و سیستماتیک با مدیریت معین و یا نامعلوم نگه داری کرد اطلاق می‌شود.
)هدف از استقراریک مستقیم انبار:
به طور کلی هدف از ایجاد یک سیستم در یک سازمان سه هدف اساسی می‌باشد:
الف- استقرار و برقراری سیستم کنترلهای داخلی:
به طور کلی در یک سازمان تجاری رعایت دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها ی مدیریتی حفاظت از دارائیها تأمین منافع سهامداران و در نهایت بهینه نمودن سیستم کاری یک نیاز و اصل می‌باشد که این شرکت نیز از این قاعده مستثنی نمی‌باشد یک سیستم کنترل داخلی دارای اجزاء و بخشهای مختلفی می‌باشد یکی از این اجزاء و بخشها که دارای حساسیت بسیار بالایی می‌باشد بخش موجودیها و اقلام جنسی شرکت می‌باشد.
که جهت اجرای هدف اساسی کنترلهای داخلی در بخش انبار لازم به اجرا می‌باشد در حقیقت با پیاده شدن مستقیم گردش موجودیها چهار هدف اساسی کنترلهای داخلی بر آورده می‌گردد و البته میزان دستیابی به این اهداف نیز بستگی به نوع سیستم و گردش موجودیها در شرکت دارد.
ب – ارزشیابی صحیح موجودیها:
برای پرداختن به این هدف لازم است به این سوال پاسخ منتقی داده شود، چرا در یک سا زمان تجاری ما نیازمند ارزیابی موجودیها می‌باشیم؟
پاسخ این سوال می‌تواند بسیار متنوع باشد اما در اینجا به نکات اساسی آن تکیه می‌نماییم که 2 نکته می‌باشد؟
1- اندازه‌گیری دقیق، میزان سود و زیان شرکت
2- امر گزارشگری موجودیها به سهامداران با توجه به رعایت اصل محافظه کاری. برای رسیدن به پاسخ ادل در یک سیستم انبار روشها و مراحل اجرایی وجود دارد که قاعدتاَ با انجام آن روشها و مراحل میسر می‌گردد اما نکته مهم در این قضایا پاسخ به سوال دوم می‌باشد که چرا می‌بایست گزارشگری صحیحی از موجودیهای شرکت به سهام‌دار ارائه گردد پاسخ به این سؤال تا حدودی در ارتباط با اصول مفروضات بنیادین حسابداری می‌باشد. مفروضات حسابداری حسابداران را ملزم می‌کند که در امر گزارشگری اقلام خود را در صورتهای مالی رعایت محافظه گری و ارتباط را دارند یعنی اینکه حسابدار موضف است ارزش موجودیهای خود را طوری نشان دهد که این موجودیها کمتر از ارزش واقع باشد و بدون آنکه صورتهای مالی تحلیف گردد.
ج ) فراهم نمودن بستر مناسب جهت فرایند گزارش دهی به استفاده کنندگان
داخلی و خارجی:
امروزه با توجه به مسائل پیچیده اقتصادی فرآیند گزارش دهی داخلی به مدیران
یک سازمان نقش بسزایی پیدا کرده است به طوری که گزارش دهی ناقص یکی از نیازهای روزانه ولاینفک مدیران امروز گردیده است. در یک سازمان تجاری زمانی می‌توان بهترین اطلاعات را تهیه نمود که بستر مناسب جهت فراهم نمودن اطلاعات باشد یکی از این بسترهای مناسب سیستم انبار و گزارش موجودیها می‌باشد.
2) فرمهای مورد نیاز در انبار:
به طور کلی تعداد و انواع فرمهای انبار باتوجه به ماهیت و عملکرد سیستم انبار می‌تواند متنوع باشد اما جهت برقراری یک سیستم عمده آن انبار حداقل فرمهای مورد نیاز می‌باشد.
در شرکت افراتاب تغیر از فرمهای استفاده می‌شود ه به مختصری از آنها ذکر می‌کنیم.
3 کنترلهای مورد نیاز هنگام دریافت کالا از فروشگاه:
الف – اطمینان از صحت و سقم خروج کالا:
جهت ایجاد این اطمینان انباردار می‌بایست دقیقاَ برگ درخواست کالا از انبارها کنترل نموده و اندوده‌های مجاز و هر آنچه که مستلزم ایجاد یک فروش در سیستم می‌باشد را کنترل نماید.
ب – اطمینان از وجود کالا در انبار
ج- اطمینان از تحویل صحیح براساس کنترلهای داخلی به تحویل گیرنده
4) مجوزهای مورد نیاز برای دریافت کالا از انبار:
با توجه به ساختار مجوز لازم جهت دریافت کالا می‌تواند به دو شکل باشد.
1)برگ درخواست کالا از انبار 2) حواله خروج از انبار
1) برگ درخواست کالا از انبار به این صورت می‌تواند باشد که واحد ذینفع مثلا قروش طی فرمی از انبار درخواست نماید که مثلاَ لامپ 18 وات به شخص تعیین شده در برگ درخواست تحویل دهد.
2) حواله خرو ج از انبار فرمیت شبیه برگ درخواست کالا که پی آن واحد حسابداری فروش از واحد انبار می‌خواهد که جنس با مشخصات ذکر شده را به شخصی مشخص شده و با تعداد اعلام شده تحویل دهد.
5) مشخصات مکان لازم برای نگهداری کالا و تعداد انبارهای مورد نیاز در کارخانه
جهت تعیین مکان لازم برای انبار دو متغیر ساده می‌بایست در نظر گرفت:
1) استاندارد دنباله داری 2) مشخصات شخصی کالای مورد نگهداری
1) استاندارد انبارد داری منظور مجموعه روشهایی می باشد که واحد انبار جهت بهتر نمودن و بهینه سازی گردش انبار ملزم به اجرای آن می‌باشد مانند:
1- چیدمان کالا 2- نکات حفاظتی و امنیتی 3- رعایت اصل بهره‌وری
2) مشخصات فنی کالا به طور کلی مجموع قواعد فنی جهت نگهداری آن کالا می‌باشد. مثلاَ یک انبار بیسکوئیت شرایط هوای گرم محیاست بین مقادیر می‌باشد.
در این شرکت نیز انبار باید در جای امنی واقع شود تا از شکسته شدن شیشه لامپها جلوگیری شود.
این کارخانه دارای چهار انبار می‌باشد . 4 انبار مواد‌بسته بندی
1) انبار قطعات 2-انبار میانی 3- انبار ضایعات 4- انبار مواد بسته بندی
5- انبار محصول 6- انبار ملزومات مصرفی و آبدارخانه
ابتدا قطعه از انبار قطعات خارج می‌شود و وارد انبار میانی می‌گردد این عرم بدلیل آنست که بهتر است برای صرفه‌جویی در انجام کارها بعضی قطعات بدلیل سنگین بودن یا دور بدان انبار قطعات از محل تولید وارد انبار میانی شود و بعد قسمت درخواست کننده با گرفتن قطعات مورد نیاز و انجام دادن کارهای روی خط تولید ضایعاتی به دست می‌آید.
که آنها را جمع‌آوری کرده و به قسمت انبار ضایعات تحویل می‌دهند و کالای بدست آمده تا پس از بسته‌بندی به انبار محصول انتقال می‌دهند.
انبار ملزومات مصرفی که شامل لوازم و‌تحریر کاغذ پاکت نامه ، بسیکویت ، جای ، قند ، مواد شوینده و پاک کننده و …می‌شوند. در انبار ملزومات مصرفی و آبدارخانه واگذار می‌شوند.
انبار دفتر مرکزی که برای سرعت بخشیدن به امر فروش می‌باشد که دارای تعداد محدودی محصول تولید شده می‌باشد نیز درین شرکت وجود دارد.