سیستم کنترل داخلی در معنای وسیع کلمه و در ارتباط با مجموعه ای از هدفها به شرح زیر تعریف می شود:«هر سیستم یا مجموعه ای از کنترلها ، اعم از مالی و غیرمالی،که برای دستیابی به اطمینانی منطقی تحقق موارد زیر برقرار میشود»:
1-اثر بخش و کار آمد بودن عملیات
2-قابل اتکا بودن اطلاعات مالی و گزارشگری آن
3-رعایت قوانین و مقررات(1)
چرا سیستم کنترل داخلی سودمند است؟
سیستم کنترل داخلی به دلایل زیر سودمند است:
1-واحد های اقتصادی هم از لحاظ اندازه و هم از لحاظ پیچیدگی فعالیت چنان رشد میکنند که کنترل مستقیم و انفرادی آنها نا ممکن میشود و از این رو، استقرار کنترل های داخلی برای اعمال مدیریت و سرپرستی در راستای برنامه های استراتژیک ، ضروری می گردد.
2- واحد های اقتصادی دارای الزاماتی قانونی می باشند که باید به آنها عمل کنند، از این رو باید کنترل های داخلی لازم را برای شناسایی و کنترل میزان رعایت اینگونه الزامات قانونی ، برقرار نمایند.
3- واحد های اقتصادی با انواع مخاطرات در زمینه های ، مالی ، اداری و تجاری روبرو می باشند که هدفها و سیاستهای سازمانی آنها را چه از درون و چه از برون تهدید میکنند . مدیران اجرایی و غیر اجرایی واحد های اقتصادی برای انجام دادن وظیفه مباشرت خود نسبت به صاحبان سرمایه ، مسئولیت این مخاطرات را در هر سازمان به عهده دارند . در نتیجه وجود کنترلهای داخلی برای تشخیص ، ارزیابی و کنترل اینگونه مخاطرات ، ضروری است .
عناصر تشکیل دهنده سیستم کنترل داخلی اثر بخش کدام است؟
عناصر تشکیل دهنده سیستم کنترل داخلی اثر بخش عبارت است از :
1- بررسی موثر و کارآمد توسط مدیریت غیراجرایی، مانند کمیته حسابرسی
2- وجود سیستم های کنترل مدیریتی شامل تعیین و تدوین هدفها و برنامه ها، نظارت و سرپرستی یا کنترل مسائل مالی و سایر عملیات و همچنین اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی. وجود ساختارهای مناسب سازمانی، سیاست های مناسب اداره امور کارکنان و روشهای نظارت و بررسی از جمله ابزارهای لازم است تا این کنترل ها به گونه ای اثر بخش اعمال شود. نقش اصلی این سیستم ها تعیین وظایف و مسئولیت هاست.
3- وجود سیستم ها و روشهای کنترلی مالی و عملیاتی. شامل محافظت از دارایی هاف تفکیک وظایف، روشهای صدور مجوز و تصویب و سیستم های اطلاعاتی.
4- وجود یک واحد حسابرسی داخل یاثر بخش که طبق اصول و استانداردهای حسابرسی داخلی و سایر قوانین و مقررات فعالیت کند.
چنانچه سیستم کنترل داخلی اثر بخش نباشد چه روش می دهد؟
امروزه نیاز به استقرار یک سیستم اثر بخش کنترل داخلی« بعنوان جزیی لاینفک از مدیریت آمد1»به شدت مورد توجه قرار گرفته است. مطالب زیادی در این باره در روزنامه های انگلستان به چاپ رسیده است. دلیل توجه مطبوعات انتشار گزارش کدبری (Cadbury) است که واکنشی بود درباره نگرانی جامعه نسبت به مسایل مربوط به استانداردهای گزارشگیری و حسابدهی. رسواییهای مالی در بخش خصوصی ورشکستگی بانک BCCI و شرکتهای ماکسون (MAXWELL) و پلی پک (POLLY PECK) نیز بر شدت این موضوع افزود.
ورشکستگی بانک تجارت برینگز (Barings) در چند سال پیش، سبب بحث هایی جدی پیرامون نارسایی های سیستم کنترل داخلی شده است که منجر به تحمل زیانهای جبران ناپذیر گردید. گزارش کدبری با تحقیق درباره موجه بودن یا نبودن ضعفهای موجود در سیاستهای مدیریت، ابهام در گزارشگیری مالی و عملکرد ضعیف حسابرسی، تلاشی بود برای کاهش انتقادهای عمومی. گزارش یاد شده بر لزوم ایجاد تغییرات برای بهبود استانداردها تاکید کرده و پیشنهادهایی در مورد کنترل های داخلی، گزارش گیری عملکرد مدیریت و نقش حسابرسان، بویژه درباره گزارشگیری مالی و مسئولیت حسابدهی، ارائه کرده است.
چرا سیستم کنترل داخلی با موسسات خدماتی عمومی مربتط است؟
گرچه گزارش کدبری اساسا درباره شرکت های سهامی عام بود، اما در مورد گزارشگیری مالی و مسئولیت حسابدهی موسسات عمومی نیز نگرانیهای مشابه ای وجود دارد. پیدایش و گسترش زمینه های رقابتی، ایجاد واحدهای اقتصادی خاص دربازارهای داخلی و گرایش هر چه بیشتر به مدیریت با سبک و روشهای تجاری، جو و فرهنگ متفاوتی را به وجود اورده است که با روشهای سنتی موسسات خدمات عمومی، یعنی کار بدون انگیزه، مغایرت دارد. این تغییر و تحولات نیاز به اعمال مراقبت و توجه ویژه را برای حصول اطمینان، هم از ایجاد و استقرار سیستم های خوب و مناسب اداره امور شرکت ها و هم از اعمال صحیح آن ها، افزایش می دهد. اساسی ترین جزء این فرایند، وجود حسابرسی اثربخش است.
گزارشهایی چون گزارش کمیته حسابهای عمومی درباره نحوه صحیح تجارت عمومی یا گزارشان حسابرسان مناطق شهرداری، خطرات شکست برنامه ها را به گونه ای کامل توصیف کرده است.
در واقع عملکرد سست و ضعیف موسسات خدمات عمومی باعث شده است تا کمیته ای در ارتباط با استانداردهای رفتاری در بخش عمومی ایجاد شود. در مورد اینکه مدیران و اعضای سطح بالای سازمان ها، اعم از اجرایی یا غیراجرایی، یا نسبت به وظایف و مسئولیت های سازمانی خود دایر بر اداره امور سازمان به حفاظت از وجوه عمومی و استفاده ان در امور ارزشمند آگاه نیستند یا مسئولیت های خود را به طور کامل انجام نمی دهند، نگرانیهایی وجود دارد. هیات مدیره و مدیران سازمان ها برای انجام دادن وظایف و مسئولیت های خود به تکیه محیط کنترلی اثر بخش نیاز مبهم دارند.
1 . گزارش کمیته بررسی جنبه های مالی اداره یک شرکت ( گزارش Cadbury) منتشر شده در دسامبر 1992.