روش تحقیق بررسی محتوای قضیه زمان از دست رفته ا ز کتاب مدیریت استرس

مقدمه

برای مدیریت موثر و مفید، کیفیت کار مدیر، بسیار مهمتر از کمیت آن می باشد. جزییات امور یک سازمان نباید مشی کلی مدیریت را منحرف کند و علیرغم اینکه مدیر باید به کلیه شئونات سازمان اشراف داشته باشد و توانایی مدیریت اتفاقات غیر مترقبه و بحران را داشته باشد، لیکن شالوده کلی مدیریت نباید به گونه ای باشد که کار و امور سازمان، مدیر را به دنبال خود بکشاند، بلکه مدیر باید با انتخاب چارت مناسب و تفویض اختیار، مسیر از پیش تعیین شده ای برای امور جاری سازمان تهیه کند و زمان و انرژی خود را به صورت بهینه برای مواردی که دخالت وی، لازم می باشد صرف نماید. آنچنان که علاوه بر گردش صحیح کار، توان شخصی مدیریت که وابسته به چگونگی تلاش او در محیط کار و سلامت زندگی شخصی اش می باشد حفظ شود.

قضیه:

داستان مربوط به مدیری است که علیرغم داشتن خصوصیات فردی و اخلاقی ممتاز و همت بالا و مصمم برای نائل شدن به اهداف بزرگ، در راستای موفقیت بیشتر سازمان تحت مدیریتش، مدیریت خلاق، موثر و با کیفیتی ندارد و هر روز پس از ساعتها تلاش بی وقفه، برای پرداختن به جزییات پراکنده و غیر پیش بینی شده روزمره، با فکری خسته و ناراضی از نائل نشدن به خلاقیتهای مدیریتی و نپرداختن به اهداف و مسائل کلان سازمان، به نزد خانواده‌ای می رود که خود را در قبال آنها، مدیون می داند و احساس می کند فرصت رسیدگی و توجه لازم به خانواده و خودش و مسائل روحی و معنوی‌اش را نیز نداشته است. طی داستان به نکته ظریف دیگری نیز بر می خوریم و آن گویای اینست که او حتی از محیط و مسیر زیبای زندگی اش نیز لذت نمی برد، بلکه در حین رانندگی، احتمال پیشامد حادثه نیز می رود. از خصوصیات قابل توجه در این داستان ظرفیت بالای این مدیر در مواجه با انبوه کارها و مشکلات پراکنده و غیرمترقبه می باشد که نه تنها او را مشوش نمی کند، بلکه امور را با آرامش، یکی پس از دیگری هدایت می کند و توانایی بالایی در مدیریت بحران و باز کردن گره‌های روزمره را دارد. منتها، اعتماد به نفس بیش از حد او و در همین راستا، عدم تفویض اختیار، باعث درگیر شدن بیش از اندازه او در امور جزیی و کم اهمیت می شود و به نوعی، بیانگر عدم تشریک مساعی و همچنین وجود نوعی خود محوری می باشد. در عین حال، مراحل ترقی شخصی را از یک expediter ، به مدیر کارخانه ای بزرگ، به سرعت طی کرده است، اما عملاً در پست مدیریتی نیز همان رفتار تسریع بخشی امور را دارد و به اموری که اغلب در حد یک کارمند تسریع بخش است یعنی کارهای غیر مهم و ضروری و فوری می پردازد. پس به این موضوع اشاره دارد که اگر یک کارمند به دلیل لیاقت، امانتداری، همت عالی و دلسوزی، سزاوار رشد و ارتقاء به پست های بالاتر مدیریتی باشد، این ارتقاء، بدون آموزش مدیریت، مخصوصاً آموزش مهارتهای عمومی مدیریت، منجر به عدم موفقیت وی و سازمان خواهد شد. لذا در داستان مشاهده می کنیم که چارت سازمانی این مدیر به نوعی است که شاخه های در ارتباط با وی بسیار متعدد و زیاد، ولی از لحاظ کیفیت در حد ارتباط مستقیم با مدیر کارخانه نیستند.

پاسخ به سئوالات بحث

1- کدام یک از ویژگیهای شخصی چت از مدیریت موثر او بر زمان جلوگیری می کند؟

1) عدم تفویض اختیار 2) عدم مدیریت کارا و مؤثر زمان

احساس مسئولیت غیر آگاهانه و اعتماد به نفس بیش از حد، از ویژگیهایی بود که باعث می شد چت، تفویض اختیار نکند. همچنین عدم استفاده از معاون و طراح و برنامه ریز و عدم تدوین فهرست انجام کار، (شاید حالا دارم با دلیل تراشی کارهایم را توجیه می کنم، زیرا کار را به طور ضعیفی زمانبندی می کنم، اما من فکر می کنم که برنامه ریز هوشیارانه ای دارم و به درستی تفویض اختیار می کنم. آیا به یک معاون نیاز دارم؟) همینطور ناتوانی وی در «نه گفتن» در مواجه با امور نامناسب برای سطح مدیریت وی، (اِل یک لحظه درنگ کرد: بسیار خوب چت، شما می توانید کسی را برای من پیدا کنید؟ من باید امروز، بار این دو ماشین را خالی کنم. چت جواب داد: تا نیم ساعت دیگر با شما تماس می گیرم و به شما خبر می دهم.) از جمله مواردی است که باعث پراکندگی و اتلاف وقت وی می شد و این از نتایج عدم مدیریت کارا و  موثر زمان است. در یک جمله: کارها، چت را مدیریت می کرد و او را بدنبال خود می کشاند، نه چت، کارها را.

2- مسائل و مشکلات سازمانی او چه هستند؟

1) بیشتر مسائلی که به شکل اتفاقی حادث و مطرح می شدند، به علت عدم پیش بینی های لازم قبلی و برنامه های پیش گیرانه به شکل غیرمترقبه جلوه می نمودند (مارلین ادامه داد: می توانید به جای اپراور که به علت بیماری در حال استراحت است، اپراتور دیگری برای ماشین چاپ پیشنهاد کنید. همچنین به چت گفت که جین، مهندس صنایع تماس گرفته و منتظر جواب اوست.)

2) چارت سازمانی به شکلی است که اکثر شاخه هایی که مستقیماً با مدیر در ارتباط هستند از نظر کمیت زیاد و از لحاظ کیفیت در حد ارتباط مستقیم با مدیر شرکت نیستند.

3) نداشتن معاون یا معاونین

4) نداشتن سلسله مراتب سازمانی مناسب و تفویض اختیار و مشخص نبودن شرح وظایف مدیر و کارکنان

5) عمل کردن مدیر به عنوان یک expediter

3- کدام یک از اصول مدیریت زمان و استرس در این مطالعه مورد نقض شده است؟

هر سه عامل: تفویض اختیار، مدیریت مؤثر زمان و مدیریت کارآیی زمان در این مطالعه موردی نقض شده است. در مورد تفویض اختیار، چارت سازمانی طوری است که شاخه هایی که مستقیماً با مدیر در ارتباط هستند، از نظر کمیت زیاد و از لحاظ کیفیت در حد ارتباط مستقیم با مدیر شرکت نیستند یعنی او معاون یا معاونینی برای خود اختیار نکرده است به همین علت هر روز مجبور است، ساعتها وقت خود را به امور جزیی و مسائل متعدد و پراکنده غیر پیش بینی شده، صرف کند و در نتیجه، این مسائل، مانع نائل شدن وی به خلاقیتهای مدیریتی و پرداختن به اهداف و مسائل کلان سازمان می شود. در مورد مدیریت مؤثر زمان هم چت موفق نیست زیرا با کار زیاد و فقدان کنترل این کارها مواجه است و به همین علت دچار استرس زمانی می‌شود. او به عنوان مدیر شرکت «نوریس» قادر نیست مسائل مهم و مسائل ضروری را به وضوح تشخیص دهد و از هم تفکیک کند، (او ترتیب کارهای روزانه را مرور کرد، اول یک پروژه، بعد دیگری. تلاش می کرد که اولویتها را رعایت کند. بعد از چند دقیقه به این نتیجه رسید که برنامه زمان بندی واحد open-end احتمالاً مهمترین و مطمئناً ضروری ترین موضوع است، اما به یاد آورد که معاون مدیر کل به طور تصادفی از او پرسید آیا فکر بیشتری صرف پروژه کرده است) او بیشتر اوقاتش را به مسائل ضروری و فوری می پردازد و زمان کمتری برای امور مهم صرف می کند و فعالیتها را برحسب اهمیت و فوریت نسبی دسته بندی نمی کند.

(آل نورن سرکارگر انبار کالا به چت گفت: شما می توانید کسی را برای من پیدا کنید؟ من باید امروز بار این دو ماشین را خالی کنم.) (ماریلین مدیر دفتر از چت پرسید اینها باید فرستاده شوند یا بازرسی کنیم و ادامه داد به جای اپراتور که به علت بیماری در حال استراحت است، اپراتور دیگری برای ماشین چاپ پیشنهاد کنید؟ (چت به سرکارگر اتاق جلد در پیدا کردن فضای ذخیره موقت برای تثبیت محموله کارلود کمک کرد، با یک کارگر چاپخانه که کار کمتری بر عهده داشت درباره کنترل کیفیت بحث کرد. قرار گذاشت تعدادی از افراد را به طور موقتی به بخشهای مختلف انتقال دهد.) می بینیم که در این موارد و موارد مشابه دیگری که در کتاب ذکر شده، اولاً چت در پاسخ به خواسته های فوری اما غیرمهم قدرت نه گفتن ندارد، ثانیاً استراتژیهایش بیشتر بر روشهای انجام کارها متمرکز است تا بر نتایج. اما در مورد مدیریت کارای زمان هم، باز چت به کسب دستاوردهای بیشتر بدون اتلاف وقت نائل نشده است زیرا جزئیات امور، خط مشی کلی وی را منحرف می کند و کارهای سازمان، چت را بدنبال خود می‌کشاند، در حالیکه می بایست با تهیه فهرستی از کارهای روزانه و اولویت بندی وظایف و تعیین 20% از وظایف بسیار مهم و حساس که باعث به بار آمدن 80% نتایج می شود (قانون پارتو) و اختصاص بهترین اوقات برای مهمترین مسائل و همچنین تهیه گزارش روزانه و برهم زدن ملاقاتهای غیرمهم و کم ارزش، زمان و انرژی خود را به صورت بهینه برای مواردی که دخالت وی لازم می باشد، صرف کند.

4- اگر به عنوان مشاور چت استخدام می شدید، پیشنهاد شما به او چه بود؟

رعایت همه موارد ذکر شده، یعنی:

1) به او پیشنهاد می کردم که یک فهرست انجام کار برای کارهای روزانه اش تدوین کند تا طبق آن به وظایف مدیریتی اش عمل کند، نه به عنوان یک تسریع بخش

2) پیشنهاد انتخاب یک معاون یا معاونین به عنوان اولین زیر مجموعه برای تفویض اختیار

3) برنامه ریزی، پیش بینی و تمهیدات لازم برای بسیاری از اموری که می توان مسیر از پیش تعیین شده ای به آنها داد.

4) طراحی مجدد نمودار سازمانی به طوری که سلسله مراتب و تفویض اختیار رعایت شود و شرح وظایف هر موقعیت مشخص و واضح باشد.

5) پیشنهاد برای استفاده از طراحان و برنامه ریزان برای تدوین برنامه های زمان بندی شده

6) نهایتاً به او توصیه می کردم که در مواجه با امور نامناسب، امور جزئی و کم ارزش که در حد مطرح کردن با مدیریت ارشد نمی باشد و باعث اتلاف وقت و پراکندگی وی می شود، «نه گفتن» و دادن پاسخ منفی را بیاموزد.

نتیجه بحث

مدیریت برای استفاده بهینه از زمان، توان، تخصص و مهارتهای مدیریتی همراه با کاهش استرس، باید موارد ذیل را رعایت نماید:

1) دانستن و عمل نمودن به شرح وظایف مدیر با توجه به اهداف کلان سازمان و داشتن یک نگرش کل نگر، نه جزء نگر.

2) ایجاد چارت سازمانی مناسب به نحوی که وظایف هر موقعیت، درخور و مناسب آن باشد.

3) پیش بینی و برنامه ریزی برای امور، در کلیه موقعیتها جهت پیش‌گیری از بحران در حد امکان.

4) تعریف و شرح وظایف محوله برای هر فرد در سازمان به طوری که در حد توان، موقعیت، دانش، قابلیت و صلاحیت وی باشد و راندمان از کلیه جهان، حفظ شود و جوانب سلامتی جسمی و روحی و عدم وجود استرس، رعایت شود.

6) امور مهم و امور ضروری و فوری از هم تفکیک شوند و کارها اولویت بندی شوند و مسئولیتهای هر حوزه تفویض شود.

7) به آموزش و پرورش مهارتهای مدیریتی مدیران، پرداخته شود.

پایان

مقدمه

در خودشناسی افراد، شرایط اجتماعی و فشارهای محیطی اثرگذار می باشد، البته بسته به اینکه افراد در چه مرحله ای از بلوغ ارزشهاشان باشند. بیشترین اثر محیط بر خودشناسی افرادی که در نخستین سطح بلوغ خود یعنی همان (قبل از سنت) قرار دارند، بوده و به ترتیب برای مرحله دوم (سنت) کمتر است و برای افراد در مرحله سوم (فراسنت) کمترین اثر را خواهد داشت. فشارها و عوامل محیطی مانند آنچه در زندان کمونیستی می بینیم، در افرادی که در مراحل اول و دوم بلوغ ارزشها هستند، باعث انهدام هویت شخص و خود فراموشی و به دنبال آن تغییر هویت و تبدیل شدن به انسانی با ارزشهای متفاوتی که دیگران برای او خواسته اند، می شود که آن ارزشها حتی در حقیقت ضد ارزش هم می توانند باشند.

قضیه

خلاصه تجربه زندان کمونیستی بر روند تغییر هویت انسانها، از طریق فشارهای شدید جسمی و روحی، تحقیر و تحریم می باشد که در طی آن، ابتدا باعث احساس ابهام و تناقض و بعد القای گناهکاری و احساس تقصیر در آنها می شد. به صورتی که زندانی پس از پرهیز غذایی کامل، بازجویی طولانی، انزوا، تحقیر و بی احترامی و حتی محرومیت از نیازهای اولیه انسانی، بدون اطلاع از جرم خود، تنبیه و تحقیر می شد تا به مرحله ای برسد که احساس ندامت و پشیمانی کند و شروع به اعتراف به جرم نماید. حتی به کارهایی که در اصل و واقع خود جرم نبودند، به خاطر فرار از تنبیه و ارضای ابزاری نیازهای خود و خشنود و راضی کردن دیگران، به چشم گناه نگاه کند. پس از آن در صورتیکه زندانی همراهی و همکاری نمی کرد، فشارهای روحی و جسمی را بیشتر کرده و در حد حیوان با او رفتار می کردند و او را برای نیازهای اولیه خود، محتاج هم سلولیهای خشن و بازجوها نموده و رفته رفته شخصیت انسانی او را منهدم و ویران می کردند. در صورتیکه پس از این مرحله در او ذلت و زبونی را احساس می کردند، او را با پاداشهای کوچک، در حد برآورده کردن نیازهای بسیار اولیه، او را برده خود نموده و پس از آن، در او شروع به ساختن شخصیتی که مدنظر خودشان بوده می کردند. در این مرحله زندانی برای گریز از انهدام فیزیکی و شخصیتی، شروع به اعتراف نموده و با معرفی و تقبیح دوستان و همدستان خود در ارتباط با جرائم مورد نظر، شروع به اثبات وفاداری خود می کرد. به این  ترتیب زندانی پیش از پیش با دنیای گذشته خود بیگانه می شد و برای حفظ امنیت فردی خود، حتی در ذهنش نیز فقط در هویت جدید و روابط اجتماعی جدیدش سیر می‌نمود.

پاسخ به سئوالات بحث

1- عقیده شخصی تا چه اندازه از عوامل محیطی یا عوامل ذاتی متأثر است؟

عقیده شخصی برای اکثر انسانهایی که به خود آگاهی کامل نرسیده‌اند متأثر از عوامل محیطی می باشد. عوامل ذاتی در صورت شناخته شدن توسط فرد و رسیدن به خودآگاهی و خودشناسی، آنقدر مفید می باشد که می تواند از اثرات عوامل محیطی به طور چشمگیری بکاهد یا حتی آنها را بی اثر نماید. یکی از این عوامل شناخت هر انسانی از ارزشهای شخصی خویش است. یعنی شناخت از فلسفه زندگی خودش و نتایج و اهداف مطلوبی که به دنبال آنهاست به عنوان ارزشهای نهایی زندگی و همچنین شناخت استانداردهای مطلوب رفتاری و اخلاقی که روشهای دستیابی به آن اهداف مورد نظر و ارزشهای نهایی را معلوم می سازد. البته افراد از نظر سطح رشد، ارزشهایشان نیز متفاوت است. مشهورترین نگرش پژوهشی مربوط به موضوع بلوغ ارزشها را، مدل کوهلبرگ ارائه می کند که مدلی از قضاوت اخلاقی در سه سطح اصلی و هر سطح دارای 2 مرحله می‌باشد.

همچنین شناخت هر انسان از نحوه درک خود از مسائل، تفسیر و واکنش او به اطلاعات و نحوه جمع آوری و ارزیابی آن اطلاعات به عنوان شالوده سبک شناختی و همچنین شناخت از میزان رفتار انعطافی و تطابقی در مقابل شرایط ابهام و تحمل ابهام و طرز تلقی خود از میزان کنترل بر سرنوشت خویش و نیز شناخت ویژگیهای روانشناختی فرد از خویش در راستای تمایلات شخصی و گرایشهای رفتاری در ارتباط با سایر افراد به عنوان گرایش روابط انسانی از مهمترین عوامل ذاتی است که در رسیدن به خودشناسی برای کم اثرتر کردن عوامل محیطی بر عقیده شخصی و حتی تأثیرگذاری بر عوامل محیطی مفید می باشد.

2- چه رابطه ای بین خودآگاهی و فشار اجتماعی وجود دارد؟

هر چقدر خودآگاهی بالاتر باشد، اثر فشار اجتماعی کمتر است و بالعکس فشارهای اجتماعی بر کسانیکه خودآگاهی کمتری دارند، اثرات مخرب تری دارد. افرادی که در سطح اول و دوم بلوغ مدل کوهلبرگ قرار دارند، فشارهای اجتماعی بسیار اثرگذاری می باشد و می تواند بسته به شدت آن، باعث خودفراموشی، انهدام هویت شخص، تغییر هویت و تبدیل شدن به انسانی با ارزشهای متفاوتی که دیگران برای او خواسته اند شود که آن ارزشهای حتی در حقیقت ضد ارزش هم می‌تواند باشد چون در مرحله اول که آن را سطح خود محوری هم می‌توان گفت، فرد چیزی را خوب یا، بد ارزیابی می کند که آن چیز سبب پاداش فردی یا جلوگیری از تنبیه باشد و اقدام مناسب، اقدامی است که برای ارضای ابزاری نیازهای فردی و گاه نیازهای دیگران باشد. همچنین در مرحله دوم که آن را مرحله مطابقت هم می توان گفت، درست یا غلط بودن رفتارها و توجیه اخلاقی بر مطابقت بار سوم و انتظارات جامعه و قوانین تدوین شده در مراجع معتبر و مراعات آنها، استوار است و گرایش به خوب بودن در گرو تأیید نمودن و خشنود کردن دیگران و موافقت با دیدگاه اکثریت می باشد و گرایش به انجام وظیفه در گرو احترام به اقتدار، حفظ ترتیب اجتماعی و احترام به انتظارات دیگران استوار است. به همین علت در مرحله اول و دوم بلوغ، فشار های اجتماعی اثرات مخرب تری دارد.