مقدمه: همزمان با پانهادن انسان به عرصه هستی و پیدایش اندیشه و تفکر انسانی تلاش بشر برای ثبت انتقال و آموزش فرآورده‌های ذهن و خرد و آنچه ما دانش می‌نامیم به اطرافیان و نسل‌های آینده بعد آغاز گشت.
به گونه‌ای می‌توان گفت نسبت میان دانش بشری و ابزارها و شیوه‌های ثبت و انتقال و آموزش آن به عنوان بخشی از این دانش در گذر زمان ثابت بوده است تکه سنگی که ساکنان غارها، پندارها و انگاه‌های خویش را بر آن نقش می‌کردند سنگ بنایی بوده که دانش بشری را از محدوده قفسه سینه افراد فراتر برده و با دیگران به اشتراک می‌گذاشت و تا امروز که به فشردن کلیدی حضار زمان و مکان را در می‌نوردند با سرعت در حال گسترش و رشد میباشد.
امروز شاید نتوان دانش راحتی با تخصصی‌ترین نگاه هم مرزبندی کرد اما به همان نسبت ابزارها و فن‌آوری ثبت انتقال و آموزش آن در حال پیشرفت میباشد انقلاب اطلاعات و پیشرفت و بروز رسانی سریع در حوزه‌های گوناگون دانش و نیز ابزارهای اطلاع رسانی نوعی عدم ثابت در گستره مفاهیم تفکری و نیز اندیشه‌های پیاده‌سازی شده بر پایه آنرا موجب شده است و این با توجه به عمومیت یا متن ابزارهایی کامپیوتر و گره‌خوردن کوچکترین نیازهای فردی و اجتماعی با آن نیاز به آشنایی و شیوه‌های بهره‌گیری از این ابزارها را به منظور برخورداری از حوزه‌های مختلف دانش به کوتاهترین زمان و کاراترین شیوه ممکن افزایش دهد.
فن‌آوری دیجیتال همسو با فن آوری اطلاعات انسان را در رسیدن به این هدف یاری می‌نماید افزایش قابلیت ذخیره و جابجایی حجم گسترده‌ای از اطلاعات در سخت افزارهای موجود (در مقایسه با ابزارهایی نظیر کتاب) و امکان بهره‌گیری از امکانات دیداری و شنیداری و چند رسانه‌ای و به کارگیری تکنیکهای آموزشی و روانشناسی در برنامه‌های کاربردی نظیر CDهای آموزشی خواست عمومی برای تولید و گسترش آنها را سبب شده است تولید این CDها و برنامه‌ها در کشور ما هم رو به افزایش است با توجه به تأثیر استفاده از ویژگیها و مفاهیم محلی نظیر زبان و با توجه به زمان بر بودن فراگیری و آشنایی با زبان‌های خارجی تولید CDهای آموزشی و برنامه‌های علمی کاربردی به زبان فارسی و نیز برخورداری از ویژگیهای فرهنگی و اجتماعی کاربران ایرانی از اهمیت خاصی برخوردار است علاوه بر این افزایش امکاناتی نظیر آزمون و خطا در محیطهای شبیه‌سازی شده و نیز جستجو دسترسی سریع علاوه بر کاهش زمان کاهش هزینه‌های آموزشی را موجب گردیده است اطلاعات قدرت است اگر در حجم بیشتر و با زمان و هزینه کمتری به صورت بهینه‌تر بدان دسترسی داشته باشیم این امر علاوه بر افراد توجه دولتها را به خود جلب می‌کند و بی‌گمان سازماندهی صنفی و نیز دولتی آن ما را در رساندن به جایگاه شایسته در بهره‌گیری اطلاعات و دانش بشری یاری می‌نماید.
پیشگفتار: برنامه POWER POINT یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارها برای ارائه یک مجموعه اطلاعاتی میباشد این برنامه که در بسته نرم‌افزاری Microsoft office جای دارد اطلاعات جمع‌آوری شده را با امکانات ویژه‌ای در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
گردآوری و ارائه نمایشی یک مجموعه اطلاعاتی گوناگون درباره یک یا چند موضوع ساده و آسان نیست.
حال در نظر بگیرید که می‌خواهید این مجموعه اطلاعات را برای گروهی از مخاطبین که در یک جلسه و یا همایش علمی گرد آمده‌اند به نمایش بگذارید.
چنین اطلاعاتی در رسانه‌های گوناگونی مانند عکس، فیلم، نمودار، صدا، روندنما و متنهای کوتاه قابل ارائه هستند و بهتر است که در عین حال به طور همزمان و به صورت یکپارچه ارائه شوند.
تا چندی پیش چنین اموری را با استفاده از روشهای مختلف مانند نمایش فیلم روی پرده و یا دستگاه ویدئو، پروژکتور و روشهای دیگر به صورت ترکیبی و همزمان با سخنرانی انجام می‌دادند.
این روشها معمولاً توأم با مشکلات فنی و چه بسا سردرگمی مخاطب و سخنران بود.
با پیدایش نوار ویدیویی امکانات جدیدتری برای این گونه برنامه‌ها که به آنها Persentation می‌گویند به وجود آمد.
با پیدایش رایانه‌ها و تهیه نرم‌افزارهای ویژه که هر یک دارای امکانات خاصی می‌باشند ارائه اطلاعات آسانتر و در عین حال زیباتر و جذاب‌تر گردید.
چنین نرم‌افزارهایی با تواناییهای متفاوت برای تهیه برنامه نمایشی رایانه‌ای به بازار عرضه شدند.
تفاوت و برتری نمایشی رایانه ای نسبت به روشهای قبلی این است که امکان گزینش هر بخش و یا هر نوع اطلاعات در یک دموی رایانه‌ای در کوتاهترین زمان میسر است.
دیگر اینکه امکان ترکیب همه رسانه‌ها مانند فیلم، عکس، متن، نمودار یا موسیقی و گفتار روی آن انجام‌پذیر است.
Power point یکی از رایج‌ترین نرم‌افزارهای رایانه‌ای میباشد و قادر است از دیگر نرم‌افزارهای بسته نرم‌افزاری Office و یا دیگر نرم‌افزارهای قابل نصب روی آن نیز بهره جوید.
آشنایی با کاربرد و ویژگیهای Power point این برنامه دارای امکانات ویژه و خاصی شامل اشکال، تصاویر دکمه‌های متحرک ابزارهای ایجاد اسلاید برشهای صدا و دیگر امکانات میباشد که جهت هر چه زیباتر ارائه دادن کار لازم میباشد.
در نهایت می‌توان برنامه نمایشی را توسط دستگاه ویدئو، پروژکتور به صورت سیاه و سفید رنگی و یا اسلایدهای 35 میلی‌متری روی پرده و به صورت فایل در اینترنت و یا روی صفحه مانیتور به نمایش گذاشت.
آشنایی اصول کار با ابزراها و نوارها برای اجرای برنامه Power point 97 روشهای متفاوتی وجود دارد که یکی از ساده‌ترین آنها در صفحه Desktop ویندوز کلیک کردن روی منوی Start انتخاب گزینه Progroms و کلیک کردن روی Power poin میباشد.
نوار عنوان (Title Bar) در بالای صفحه نمایش Power point 97 ابتدا نوار عنوان برنامه مشاهده میشود در گوشه سمت چپ این نوار نام برنامه و نام فایل جاری قرار دارد که در ابتدا به دلیل ذخیره ننمودن فایل نام پیش‌فرض Presentation است.
در سمت راست نوار عنوان دکمه‌های Minimize(کوچک‌نمایی)، Maximise (بزرگنمایی)، Restore(وضعیت قبلی) و Close قرار دارند که این دکمه‌ها روی کل برنامه تأثیر می‌گذارند.
فهرست انتخاب اصلی- نوار فهرست انتخاب (Menu Bar) نوار منو که بالاترین نوار ابزار برنامه است فهرست گزینشی را در اختیار شما قرار می‌دهد که در آن می‌توان فرامین را از طریق کلیک کردن انتخاب نمود.
نوار منو مانند نوار عنوان دارای کادر کنترل میباشد اما این کلیدهای روی فایل جاری عمل می‌کنند.
فعال کردن منوها برای فعال کردن منوها سه روش وجود دارد با نشانگر ماوس روی منوی مورد نظر کلیک کنید با کلید Alt منو را فعال سازید و با استفاده از فلشهای جهت‌دار روی صفحه کلید در نوار منو حرکت کرده و سپس منوی مورد نظر را انتخاب کنید کلید Alt همراه با حرف زیرخط‌دار هر منو نیز آن را فعال سازد خروج از منوها برای خارج شدن از منوها نیز دو شیوه پیشنهاد میشود: نشانگر موس را در خارج از منوی انتخاب شده کلیک کنید برای خارج شدن از منو دوباره و برای خروج از زیر منو سه بار کلید Esc را فشار دهید نوارهای ابزار (Toolbars) نوار ابزارها نوارهای دکمه‌ای هستند که در پایین نوار منو قرار دارند و شامل دکمه‌های کوچک مصور می‌باشند و با کلیک کردن روی هر یک از آنها می‌توان عملیات بخصوصی را انجام داد.
این نوار ابزارها برای دسترسی سریع به فرامین پرکاربرد مورد استفاده قرار می‌گیرند.
Power point 97 نوار ابزارهای از پیش تنظیم شده‌ای دارد که به ترتیب توضیح داده شده‌اند.
نوار ابزار Standard این نوار ابزار که در پایین نوار منو قرار دارد شامل متداولترین دکمه‌های عملیاتی در Power point مانند چاپ، ذخیره‌سازی، غلط‌یاب املایی، باز کردن فایل و دیگر موارد میباشد.
این نوار ابزار که در پایین نوار منو قرار دارد شامل متداولترین دکمه‌های عملیاتی در Power point مانند چاپ، ذخیره‌سازی، غلط‌یاب املایی، باز کردن فایل و دیگر موارد میباشد.
نوار ابزار Formatting نوار ابزار قالب‌بندی در پایین نوار ابزار استاندارد قرار دارد و شامل دکمه‌هایی برای قالب‌بندی و شکل دادن به متن مانند تغییر قلم یا اندازه سیاه و درشت نمودن و یا مایل‌سازی و دیگر موارد میباشد.
نوار ابزار Drawing این نوار ابزار در پایین صفحه بالای نوار وضعیت قرار دارد و شامل دکمه‌هایی است که هنگام ترسیم از آنها استفاده میشود.
نوار وضعیت (Status Bar) نوار وضعیت در Power point 97 پایین‌ترین نوار است که روی Take Bar قرار دارد این نوار سه نوع اطلاعات را به نمایش می‌گذارد.
به ترتیب از سمت چپ: اسلاید (صفحه) جاری که مشغول کار با آن می‌باشید و تعداد کل اسلایدهای فایل در زمان فعال بودن speel check as you type در کادر محاوره‌ای optionاز منوی toolsشمایل sppeling برای غلط‌یابی املایی در این قسمت مشاهده میشود.
روشهای ایجاد یک برنامه نمایشی در Power point به سه روش می‌توان یک برنامه نمایشی را ایجاد کرد که هنگام ورود به برنامه کادر محاوره‌ای باز میشود و این سه شیوه را نمایش می‌دهد.
انتخاب اسلاید Layout انتخاب Blank presentiaton که سومین گزینه در کادر ورودی Power point است امکان ایجاد اسلاید را به صورت Auto layout فراهم می‌سازد پس از انتخاب آن کادر محاوره‌ای نمایان میشود در این کادر با کلیک کردن روی هر یک از جانمایی‌های خودکار و فشردن دکمه okاسلاید باز شده روی صفحه همان قالب جانمایی خودکار را به خود گرفته و آماده تغییرات میشود.
با Power point می‌توانید الگوی طرح زمینه را در هر زمان تغییر دهید.
این امکان زمانی مفید میباشد که برای مثال تصمیم اضافه نمودن یک تصویر به یک نمودار را داشته باشید.
برای این کار اسلاید مورد نظر را کلیک کنید و سپس از منوی Format، گزینه Slide layoutرا انتخاب کنید.
درج متن یا فرم با قلم و سایز دلخواه در این قسمت روشهای مختلف ویرایش و درج متن در Power pointرا خواهید آموخت.
اگر قبلاً کار یک ویرایشگر مانند Wordرا تجربه کرده‌اید متوجه شباهت بسیار این دو با یکدیگر می‌شوید با این تفاوت که در این برنامه متن داخل یک کادر هاشوردار قرار می‌گیرد و به راحتی قابل انتقال و تغییر است.
برای درج متن در Power pointسه روش پیشنهاد میشود: اگر در نمای Outline هستید کافی است نماگر چشمک‌زن را در مکان مورد نظر قرار دهید و سپس شروع به تایپ کنید.
اگر اسلاید شما طرح زمینه Autolayoutرا دارد تنها با یک بار کلیک کردن مکان‌نما ظاهر میشود دراین صورت تایپ را انجام دهید.
روش دیگر اضافه نمودن کادر متن در اسلاید و تایپ متن در این کادر میباشد.
انتخاب متن (select) قبل از انجام هر کاری روی متن لازم است آن را انتخاب کنید تا قبل از این می‌دانستید که انتخاب باید با یک کلیک انجام پذیرد اگر تغییرات شما روی کل متن تایپ شده در یک Box باشد روی کادر هاشوردار آن کلیک کرده و خصوصیات آن را تغییر دهید اما زمانی که می‌خواهید تغییرات را روی یک کلمه و یا قسمتی از متن انجام دهید فقط با ماوس قسمت مورد نظر را با Dragکردن انتخاب کنید زمینه انتخاب شده برای متمایز شدن به رنگ سیاه درمی‌آید.
انتقال و کپی متن (Move, copy) برای کپی کردن متن در محلی دیگر ابتدا آن را انتخاب کنید و سپس در هنگام Drag کردن کلید Ctrl را نگه دارید کپی انجام می‌گیرد.
برای انتقال دادن متن نیز کافی است آن را انتخاب و Drag کنید.
تغییر خصوصیات متن تغییر خصوصیات یک متن برای تأثیرگذاری بیشتر مانند تغییر Fontاندازه، رنگ و موارد دیگر از جمله اعمال بسیار کاربردی در Power pointمیباشد.
انتخاب نوع خصوصیات یک متن می‌تواند یک برنامه نمایشی را بهتر و جذاب‌تر و با حتی بدتر نماید.
اگر از ابتدا قصد قالب بندی متن را دارید زمانی که مکان‌نما در حال چشمک‌زدن است خصوصیات متن را انتخاب کنید در غیر اینصورت اگر بعد از تایپ متن بخواهید آن را قالب‌بندی کنید کافی است آن را انتخاب کرده و سپس تغییرات را اعمال نمایید.
اکثر خصوصیات مربوط به تغییرات فونت در نوار ابزار Formatting وجود دارند.
برای تغییر خصوصیات مربوط به متن به غیر از نوار ابزار Formatting و صفحه کلید از گزینه Font در منوی Formatو کلید سمت راست نیز می‌توان استفاده کرد.
با انتخاب گزینه Font از منوی Format کادر دیگری ظاهر خواهد شد.
در این کادر تمام خصوصیات فونت‌ها یکجا نمایش داده میشود.
این روش تغییر تمام خصوصیات را ساده‌تر می‌کند.
دکمه Previewامکان مشاهده مشخصات را قبل از به کارگیری آن در متن به کاربر می‌دهد.
این پیش‌نمایش تا زمان فشردن OKموقتی است.
کار با متنهای بولت دار (Bullets) در بیشتر موارد استفاده از لیستهای شماره یا بولت‌دار برای داشتن جلوه بهتر در اسلاید مورد توجه قرار می‌گیرد بیشترین تغییری که در این قسمت می‌توان انجام دارد تغییر اندازه، رنگ و تغییر نمای آن میباشد.
اگر گزینه Use a Bullet پنجره Bulletرا که با انتخاب گزینه Bullet از منوی Format ظاهر میشود علامت بزنید به صورت خودکار بولت گلوله‌ای شکل انتخاب میشود برای مشاهده نوارهای داخل کادر در اندازه‌های بزرگ‌تر می‌توان با ماوس روی آنها کلیک کرد و یا با کلیدهای جهت‌دار بولت را انتخاب نمود.
تنظیم متن (Alignment) تنظیم متن روی اسلاید بر اساس حاشیه‌های Text Boxصورت می‌گیرد توجه داشته باشید که متن با حاشیه‌های اسلاید تنظیم نمی‌شود.
چهار نوع تنظیم متن در زیر منوی Alignmentدر منوی Format قرار دارند.
تغییر جهت متن (Text Direction) این گزینه در تایپ متن داخل اسلایدها نقش مهمی دارد.
با انتخاب گزینه Text direction- left to right از نوار ابزار Formattingجهت تایپ از چپ به راست و با انتخاب گزینه Text direction- right to left از نوار ابزار Formatting جهت تایپ از راست به چپ تغییر می‌کند.
زمانی برای زیبایی اسلاید و گاهی برای تایپ فارسی از سمت راست و برای تایپ انگلیسی از سمت چپ از این گزینه‌ها استفاده میشود.
فاصله بین خطوط (Line spacing) برای قرار دادن فاصله بین خطوط از کلید Enterاستفاده میشود اما زمانی که از بولت یا شماره‌گذاری استفاده می‌کنید فشردن کلید Enterباعث بولت میشود.
Power point امکان بهتری در اختیار شما قرار می‌دهد این امکان در منوی Formatدر گزینه Line Spacingوجود دارد.
فاصله بین خطوط با وارد کردن عدد تنظیم میشود.
اگر می‌خواهید فاصله یک پاراگراف بعدی یا قبلی خود تعیین کنید از گزینه Before paragraphو یا طبق نیاز از After paragraphاستفاده کنید.
تبدیل حروف کوچک و بزرگ به یکدیگر (Change Case) بزرگ و کوچک تایپ کردن حروف انگلیسی در Power pointموردی است که قبل از تایپ باید تعیین شود.
اگر بعد از تایپ نیاز به بزرگ و یا کوچک نمودن حروف باشد از گزینه Change case در منوی Formatاستفاده میشود قبل از اعمال این گزینه متن باید انتخاب شود جایگزین کردن فونت متن دلخواه به جای فونت دیگر در کل اسلایدها (Replace Font) فرض کنید اسلایدهای زیادی تهیه شده و متنهایی با فونت‌های مختلف در این اسلایدها تایپ شده‌اند بنا به دلایلی یا به طور سلیقه‌ای در نظر نهایی بعضی از فونت‌ها برای کار شما جالب و گویا به نظر نمی‌آیند استفاده از این گزینه در منوی Formatبهترین امکان برای تغییر نوع فونت میباشد.
برای این کار در قسمت Replaceفونت جاری و در قسمت Withفونت جدید را انتخاب کنید سپس دکمه OK را فشار دهید.
فونت جدید جایگزین فونت جاری میشود.
هر نوع نما در Power pointعمل بخصوصی را انجام می‌دهد.
در این برنامه می‌توانید با تغییر نوع View اسلایدها را به نمایش بگذارید و آنها را قالب‌بندی کنید یادداشت سخنران ایجاد نموده و یا آنها را انتقال و ویرایش نمایید.
توانایی استفاده از روشهای نمایش Power point Power point دارای 5 نوع نما جهت ارائه دادن وکار در برنامه نمایشی است.
Slide Sorter View Notes Pages View Side show View Outline View Slide View هر نوع نما یک عمل بخصوص را انجام می‌دهد.
جهت تغییر هر نوع نما از منوی Viewیا دکمه‌های نما در گوشه پایین چپ پنجره اصلی Power pointمی‌توان استفاده نمود.
نمایش به صورت Slide Sorter در زمان نهایی شدن یک برنامه نمایشی به مفید بودن Slide Sorter View پی خواهید برد.
اسلایدها در این حالت به صورت کوچک نمایش داده خواهند شد.
از طریق Slide Sorter می‌توانید چند اسلاید را به طور همزمان مشاهده نمایید.
از این روش می‌توان اسلایدها را انتقال داد حذف یا کپی نمود.
هنگام مشاهده Slide Sorter نوار ابزار مربوطه نیز فعال می‌گردد.
تعداد اسلایدهای به نمایش گذاشته با بزرگنمایی 100% بستگی به مانیتور و وضوح تصویر صفحه نمایش دارند.
در نوار ابزار Slide Sorter می‌توانید عملیات مربوط به جلوه‌های متحرک متن و اسلاید و همچنین کارهای مربوط به مخفی کردن و نمایش دادن یک اسلاید و تهیه خلاصه و زمان‌بندی اسلاید را نیز انجام دهید.
گزینه Show Formating این نوار ابزار قالب‌بندی خالی اسلایدها و اسلاید انتخاب شده را به نمایش می‌گذارد.
نمایش به صورت Slide show اکنون زمان آن رسیده که بخواهید اسلایدهای خود را به نمایش بگذارید.
در طول تهیه اسلایدها زیباسازی، متحرک‌سازی و موارد دیگر نیز نیاز به این کار دارید تا خطاهای کار را مشاهده و اصلاح کنید در انتهای کار لازم است زمان‌بندی درستی انجام داده و تنظیمات ایجاد گردد.
همچنین می‌توانید طبق نیاز از یک اسلاید دیگر رفته و یا کل اسلایدها را به ترتیب از اول تا آخر مشاهده کنید.
جهت نمایش اسلاید می‌توان به دو روش عمل کرد: از منوی View، Slide show را انتخاب کنید.
از دکمه‌های سمت چپ پایین صفحه بالای نوار Status Bar نیز می‌توان استفاده نمود.
در زمان نمایش می‌توان با استفاده از منو و یا فشردن کلید سمت چپ ماوس و با انتخاب دو گزینه Next و Preview اسلاید بعدی و قبلی را به نمایش بگذارید و یا به کار بردن گزینه go در این قسمت از کادر محاوره‌ای باز شده اسلاید دلخواه را انتخاب و آن را به نمایش درآورید.
جهت برگشت به حالت قبل یا از دکمه Esc استفاده میشود و یا با کلیک روی نماد گوشه پایین سمت چپ صفحه در منوی باز شده و یا انتخاب گزینه End show نمایش به پایان می‌رسد.
نمایش به صورت Outline View این نوع مشاهده امکان کار در صفحه تصویر کامل را فراهم می‌سازد دراین حالت به راحتی می‌توان متن را ویرایش نمود.
در صورت کار با اشکال گرافیکی استفاده از Slide showمفیدتر خواهد بود.
برای درک بهتر Outline View استفاده از Autocontent wizardپیشنهاد میشود گذشته از اینکه در این نما می‌توان متن را تایپ، ویرایش، انتقال، کپی و یا حذف نمود تغییرات به طور خودکار روی اسلاید ظاهر خواهد شد.
عنوان هر اسلاید، شماره اسلاید مربوطه درکنار محتویات آن به نمایش درآمده و اسلاید جاری پررنگ‌تر به نظر می‌آید.
ترسیم اشکال گرافیکی از این اشکال برای زیباسازی استفاده کنید.
هنگامی که می‌خواهید یک برنامه را برای نمایش اسلایدها در Power pointایجاد کنید ترسیم اشکال گرافیکی در طراحی و زیبایی اسلاید نقش بسیار عمده‌ای دارد.
Power pointبا دارا بودن ابزارهای ترسیمی گسترده امکانات متنوعی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
با دانستن اصول و چگونگی مبانی طراحی، اشکال چشمگیری را به وجود خواهد آورد.
با در اختیارداشتن رنگ، صفحه و خطوط همراه با قابلیت تفکیک‌پذیری و گروه‌بندی با تکیه بر تجربه‌های خود در صورتی که فرصت کافی داشته باشید ایجاد اشکال گرافیکی و ترسیم آنها برای شما بسیار لذت‌بخش و هنرمندانه خواهد بود.
هر چند Power pointنمی‌تواند جای یک نرم‌افزار گرافیکی را بگیرد ولی هنگامی که می‌خواهید شکل شیء یا موضوع مورد نظر خود را طراحی کنید باید تجسم دقیقی از اجزای هندسی آن داشته باشید.
پر کردن جلوه‌های ویژه (Fill Effects) از این ابزار برای پرکردن درون شکلها استفاده میشود و کادر زیر را در اختیار شما قرارمی‌دهد.
در این کادر: No Fill داخل شکل را بی‌رنگ می‌کند.
More Fill Colors کادر دیگری را در اختیار شما قرار می‌دهد که در این کادر: برگه Stanard که یک شش ضلعی حاوی رنگهای تعریف شده است و یک طیف رنگ سفید تا سیاه نیز در پایین مشاهده می‌شوند.
Semitransparentقابلیت نیمه شفاف بودن را به رنگ انتخابی می‌دهد.
برگه Customامکان ایجاد و ترکیب رنگ بیشتری به شما می‌دهد و گزینه‌های آن بیشتر مربوط به نرم‌افزارهای گرافیکی می‌باشند پر کردن با جلوه‌های ویژه (Fill Effects) این ابزار نیز برای پر کردن درون شکلها استفاده میشود بخش سایه‌گذاری 1- برگه زمینه تدریجی (Gdient)در این کادر colorبه شما امکان ترکیب رنگها را به صورت تکی با سفید و سیاه دو رنگ با هم و یا استفاده از رنگهای ترتیبی آماده را می‌دهد.
در قسمت shading styleامکان استفاده از طیف رنگها را به ترتیب از بالا به صورت افقی، عمودی، مورب به بالا، مورب به پایین از گوشه و از وسط را برای شما فراهم می‌سازد که هر یک از آنها دارای انتخابهای متفاوتی هستند.
Sample همیشه طرح نهایی خواهد بود.
برگه بافت Texture این قسمت امکان انتخاب بافتهای مختلف را برای استفاده در slideدر اختیار شما قرار می‌دهد و با انتخاب Other Textureمی‌توانید از دیگر بافتهای ذخیره شده در رایانه و یا CDبرای درج بافت استفاده کنید.
بخش الگوی زمینه Pattern این قسمت تعدادی الگوی زمینه را ارائه کند که با دو رنگ پس زمینه و پیش زمینه ترکیب می‌شوند.
بخش تصویر Picture با انتخاب دکمه Select Picture فایل تصویر موردنظر وارد شکل انتخابی میشود.
رنگ خط (Line color) جدول رنگی میز ابزاری مانند ابزار Fill دارد با فرق اینکه خط دور اشکال را رنگ می‌کند رنگ متن (Text color) این ابزار نیز جدولی مانند ابزار Fillدارد با فرق اینکه رنگ متن تایپ شده را تغییر می‌دهد به کارگیری خط‌کش خط‌کش (Ruler) استفاده از خط‌کش برای تقسیم‌بندی اسلاید و اندازه‌گیری آن مفید میباشد.
دو خط‌کش در بالا و سمت چپ صفحه قرار دارند برای ظاهر سازی و مخفی کردن خط‌کش از منوی Viewگزینه Rulerرا انتخاب کنید.
کار با شبکه‌بندی و خطهای راهنما راهنما (Guides) از گزینه Guides برای ظاهرسازی دو خط عمود بر هم که روی اسلاید قرار می‌گیرند استفاده میشود.
این خطوط به وسیله نشانگر ماوس قابل حرکت هستند و برای هم راستا کردن اجزا و اشکال یک اسلاید استفاده می‌شوند.
انتقال متن از Word یکی از کارهایی که در Power pointانجام می‌پذیرد تایپ متن به وسیله کادرهای توضیحی است که با استفاده از Text Boxصورت می‌گیرد.
اگر بخواهید متنی را بدون نیاز به تایپ دوباره از یک سند ساخته شده مثلاً در واژه‌پرداز Word به اسلاید خود وارد کنید از روش زیر استفاده کنید.
برنامه Microsot Word را فعال کرده و فایل مورد نظر را باز کنید محدوده موردنظر را انتخاب نموده و از منوی Editگزینه Copyرا انتخاب کنید تا موضوع انتخاب شده در حافظه موقت قرار بگیرد برنامه Power pointرا فعال ساخته اسلاید دلخواه را باز کنید و با اسلاید جدیدی ایجاد نمایید.
از منوی Edit گزینه Pasteرا انتخاب کنید متن کپی شده در اسلاید جاری درج میشود.
جهت درج کل متن از Word مراحل زیر را انجام دهید: از منوی Incertاسلاید مورد نظر را باز کنید و گزینه Objectرا انتخاب نمایید درکادر محاوره‌ای باز شده گزینه Create From Fileرا انتخاب کنید پس از فعال شدن Browseروی آن کلیک کنید د رکادر محاوره‌ای نمایش داده شده فایل مورد نظر را که در برنامه Word تهیه شده است انتخاب نموده و okکنید.
نام فایل انتخاب شده در قسمت Fillظاهر میشود.
سپس دکمه okرا فشار دهید.
متن Word به طور کامل در اسلاید جاری Power pointظاهر میشود.
انتقال نمودار از Excel یکی از روشهای ایجاد نمودار در Power pointدرج نمودار موردنظر از برنامه Excel میباشد با فرض اینکه این نمودار Excel ایجاد شده و احتیاجی به رسم مجدد آن در اسلایدها نیست مراحل زیر را جهت درج یک نمودار Excel انجام دهید.
برنامه Microsoft را باز کرده و نمودار مورد نظر را فعال سازید نمودار را انتخاب کنید از منوی Editگزینه Copyرا انتخاب کنید برنامه Power pointرا اجرا کنید و اسلاید را به نمایش درآورید از منوی Edit گزینه Pasteرا انتخاب کنید (نمودار در اسلاید درج میشود) در بسیاری از موارد لازم است به جای گزینه Paste از گزینه Paste Special استفاده کنید.
انتقال تصاویر از فایل‌های تصویری در نمایش یک کار یا اسلاید و به طور کلی در برنامه نمایش جهت جذاب‌تر و گویاتر نمایش داده شدن یک مطلب بیشتر از تصاویر استفاده میشود بنابراین نیاز به تصاویر مورد نظر مربوط به یک سازمان کالا، پروژه و موارد دیگر میباشد.
Power pointخود داریا آرشیوی از تصاویر میباشد و همان‌طور که توضیح داده شد درج آنها از منوی Insertصورت می‌گیرد.
حال به فرض اینکه تصویر دلخواه در این آرشیو نباشد و در قسمت دیگری از رایانه ذخیره شده باشد یا تصویری مربوط به کار برنامه نمایشی تهیه شده و توسط اسکنر و یا دوربین دیجیتالی به رایانه منتقل شده باشد و یا تصاویر را در FloppyDisk و CDداشته باشد و بخواهید آن را در اسلاید درج کنید روشهایی برای درج یک تصویر به اسلاید پیشنهاد میشود: استفاده از دستور Coppyو Paste از منوی Edit به کار بردن گزینه Objectاز منوی Insert استفاده از گزینه From Fillدر Picture از منوی Insert حال به تشریح هر یک از موارد فوق می‌پردازیم: استفاده از دستور Coppyو Pasteاز منوی Edit کافی است فایلی را که تصویر در آن وجود دارد باز کنید.
تصویر را به روش خاص آن برنامه انتخاب کنید (این کار معمولاً در برنامه‌های تحت ویندوز با کلیک روی شکل انجام میشود.
از منوی Editجهت کپی شدن گزینه Copyرا انتخاب کنید برنامه Power pointرا اجرا نموده و اسلاید مورد نظر را جاری کنید از منوی Edit گزینه Pasteرا انتخاب کنید تصویر کپی شده در اسلاید جاری درج میشود استفاده از گزینه From Fillدر Pictureاز منوی Insert جهت افزودن یک تصویر از الگوهای برنامه Power point از گزینه Clipartمنوی Insert استفاده میشود اما در صورتی که به فایل تصویری از مسیر دیگری مانند CDو Floppyیا مسیر دیگری در رایانه نیاز دارید مراحل زیر را دنبال کنید: از منوی Insert گزینه Picture و سپس From Fillرا انتخاب کنید فایل تصویری را انتخاب کرده و دکمه OKرا کلیک نمایید تصویر در صفحه اسلاید درج میشود جابه‌جایی یک اسلاید در ردیف اسلایدهای موجود برای درج یک اسلاید از پیش آماده در اسلاید جاری مراحل زیر را دنبال کنید ابتدا اسلاید مورد نظر را باز کنید از منوی Insert گزینه From Fill Side را انتخاب کنید کادر محاوره‌ای شکل 4-6 نمایش داده میشود در این کادر: Fill: مسیر اسلایدهای انتخاب شده را از دکمه Browseنشان می‌دهد.
Select sildes: اسلایدهایی را که توسط Browse انتخاب شده به نمایش می‌گذارد تا بتواند اسلاید دلخواه را از آن انتخاب نموده و روی دکمه Insert کلیک کنید جهت درج تمامی اسلایدهای به نمایش گذاشته شده از دکمه Insert Allاستفاده کنید مرتب‌سازی اسلایدها به کمک Slide Sorter هنگام نهایی شدن یک برنامه نمایشی کار با این نما یعنی Slide Sorterبسیار ضروری میباشد.
همان‌طور که در فصل سوم گفته شد این نما نوار ابزار مخصوص خود را ظاهر می‌سازد.
می‌توان در این نما اسلایدها را انتقال را انتقال حذف و مخفی نمود آنها را زمان‌بندی کرد و از متحرک‌سازی نیز استفاده نمود.
با استفاده از گزینه Zoomمی‌توان تعداد اسلایدهای به نمایش گذاشته شده را تغییر داد و البته قابلیت تفکیک‌پذیری در این قسمت نیز تأثیر زیادی دارد.
در نمای Slide Sorterیک شمایل کوچک در پایین هر اسلاید مشاهده میشود که این شمایل شاخص حرکت، متحرک‌سازی پنهان‌سازی و زمان‌بندی بین اسلایدها میباشد.
انتقال یک اسلاید برای جابه‌جایی اسلایدها Viewدر حالت Slide Sorterقرار دهید تا اسلایدها را بتوان بهتر کنترل نمود.
جهت انتقال یک اسلاید از محلی به محل دیگر از دو روش استفاده میشود.
در نمای Slide Sorterمی‌توانید با Dragکردن یک اسلاید آن را به محل مورد نظر انتقال دهید.
در نمای Outlineبا انتخاب متن و شماره اسلاید مورد نظر با حالت Drag ماوس محل جدید مکان‌نما را مشخص کنید.
خط افقی محل جدید اسلاید را نمایش می‌دهد تعریف Slide Transition نمایش یک اسلاید برای نخستین بار تا حدودی خسته کننده به نظر می‌آید اما می‌توان با افزودن جلوه‌های ویژه به اسلاید هر کدام از اسلایدها را طوری تعریف کنید که پدیدار شد و ناپدید شدن هر اسلاید با جلوه‌های ویژه دیداری و شنیداری همراه شود و نمایش و سخنرانی دلنشین‌تر شوند.
Pereview نحوه نمایش یک اسلاید را قبل از اعمال دستور نشان می‌دهد درکادر شماره 1 نیز منوی جلوه‌های ویژه و سرعت نمایش آن مشاهده میشود.
در قسمت Advanceنحوه نمایش اسلاید به صورت وابسته به کلیک ماوس یا به صورت خودکار بعد از تعیین زمان در کادر Secoundتعیین میشود.
در قسمت Soundصدای اسلایدهای در زمان نمایش مشخص میشود و اگر گزینه Loop until next sound را فعال کنید صدای انتخاب شده مکرر پخش میشود بعد از اتمام تعیین خصوصیات روی دکمه Applyکلیک کنید انتخاب Apply تنها خصوصیات را در اسلاید جاری نمایش می‌دهد اما در صورتی که Apply to All را انتخاب کنید تنظیمها روی کل اسلایدها اعمال میشود Slide Setup تنظیم و استفاده از Slide Showبرای نمایش یک برنامه بسیار ضروری میباشد بدین ترتیب از چند روش جهت به نمایش گذاشتن اسلایدها استفاده می‌گردد می‌توان اجرای یک برنامه نمایشی را توسط یک شخص یا یک سخنران و یا کیوسک تنظیم کرد و اسلایدهای بخصوصی را نمایش و یا رنگ پیش فرض قلم را نی تغییر داد.
متداولترین نوع نمایش به وسیله سخنران و توسط یک دستگاه دیتا پروژکتور میباشد افزودن جلوه‌های پویانمایی به موضوعات هر اسلاید Power point بهترین برنامه برای نمایش دادن و متحرک سازی است به طور معمول برای متنها اشکال ترسیمی، نمودارها، فیلم و موارد مشابه اعمال میشود جلوه‌های ویژه امکان ظاهرشدن این موارد روی صفحه اسلاید را به صورت مجزا فراهم می‌کند به علت قابلیت ترکیبی بودن این جلوه‌ها بعضی از اسلایدها می‌توانند بسیار پیچیده شوند انتخاب این جلوه‌ها به مقدار زمان اسلایدها بستگی دارد و روی بینده تأثیر بسیار زیادی می‌گذارد جهت اعمال جلوه متحرک گزینه Custum Animation انتخاب میشود.
دسترسی به این گزینه از سه روش امکان‌پذیر میباشد: انتخاب گزینه Custum Animation از منوی Slide Show انتخاب دکمه از نوار ابزار Formatting انتخاب Animation Custum با کلیک راست ماوس درمتحرک سازی باید تمامی جوانب از لحاظ نوع کار، نحوه به نمایش درآمدن موضوعات و حتی افراد بیننده در نظر گرفته شوند.
در این قسمت می‌توان محتویات اسلایدها را با جلوه‌های بعدی صدا و زمان‌بندی و حتی ترتیب به نمایش درآمدن تنظیم نمود.
پیش‌نمایش جلوه‌های متحرک‌سازی (Animation Preview) در Power point می‌توان تنظیمات انجام شده را در هر زمان به وسیله پیش‌نمایش اسلاید مشاهده نمود.
Power point شامل یک گزینه برای پیش‌نمایش تنظیم اسلاید جاری بدون شروع به نمایش درآمدن تمامی برنامه نمایشی میباشد.
برای پیش‌نمایش متحرک‌سازی فقط برای یک اسلاید، اسلاید موردنظر را به نمایش بگذارید.
2- از منوی Slide showگزینه Animation Preview را انتخاب کنید.
حال یک اسلاید کوچک مینیاتوری با تمام گزینه‌های متحرک‌سازی اسلاید به نمایش گذاشته میشود.
پنهان کردن یک اسلاید (Hide slide) در زمان نمایش یک برنامه نمایشی نیازی به نمایش بعضی از اسلایدها نیست و یا ممکن است در زمان تنظیم اسلایدها نتوانید تشخیص دهید که نمایش آن اهمیت دارد یا خیر.
در هر صورت نیاز به آماده بودن آن دارید؛ بنابراین آن را نگه داشته و برای احتیاط آن را پنهان کنید.
نمایش اسلایدهای پنهان برای ظاهرسازی مجدد یک اسلایدکافی است مراحل مخفی‌سازی را با این کار برای ظاهرسازی اجرا کنید.
ایجاد دکمه‌های عملیاتی در Power pointمی‌توان با اضافه نمودن دکمه‌های عملیاتی در پیدا نمودن ویژگیهای و اسلایدها خاص بینندگان را یاری نمود.
هنگامی که کاربر یک دکمه عملیاتی را کلیک می‌کند Power point یک عملیات بخصوص را اجرا می‌کند.
شمایل استاتدارد نشان‌دهنده توابع با ویژگیهای متداول می‌باشند.
می‌توان دکمه تصویری سفارشی خود را نیز ساخت.
کنترلهای جهت را می‌توان به اسلاید افزود در این صورت کار بسیار ساده خواهد شد.
می‌توان دکمه‌های جهت و کنترلی را نیز تغییر شکل داد.
برای دکمه‌های عملیاتی به غیر از گزینه‌های داخل منوی Actionکه بیشتر شامل بعدی، قبلی، اولین اسلاید، آخرین اسلاید، راهنما، نمایش اطلاعات اجرای برنامه، سند، صدا و فیلم می‌باشند در کادر محاوره‌ای باز شده Action در کادر Hyperlink toنیز می‌توان نشانی دلخواهی را برای پیوندزدن دکمه به صفحه یا اسلاید دیگری روی رایانه سی‌دی یا وب را به دکمه علیاتی افزود.