ماده اول قانون محاسبات عمومی، مورخ 21 صفر 1329، بودجه را چنین تعریف میکند «بودجه دولت، سندی است که معاملات دخل و خرج ممکن برای مدت معینی در آن پیش بینی و تصویب شده باشد. مدت مزبور را «سنه مالیه» می گویند و عبارت است از یک سال شمسی این تعریف مشتمل بر سه مطلب است:
اول: بودجه، با اینکه مجلس به آن رأی می دهد، قانونی نیست و به همین جهت قانونگذار آن را «سند» گفته؛ ولی هرگاه در ضمن بودجه موادی هم بگذرد که مربوط به جرح و تعدیل مالیاتی یا وضع نظامات باشد. مواد مزبور «قانون» است. و نظر به اینکه در هیئت مقننه، نمایندگان ملت در بودجه پیش از سایر مطالبی که موضع رأی مجلس واقع می شود اعمال نظر می نمایند، و در حقیقت کمتر موضوعی در هیئت مقننه طرح می شود که تصویب آن مستقیماً یا به طور غیر مستقیم در مالیه مملکت مؤثر نباشد. علاقه مندی نمایندگان به بودجه بیشتر بوده و شور و تصویب آن مدتی از عمر مجلس را اشغال می نماید. به همین لحاظ هم ماده 59 نظامنامه داخلی کجلس شورای ملی می گوید«ترتیبات شور مرتبه اول و مرتبه دوم در موارد ذیل هجوی نخواهد بود: اولاً بودجه دخل و خرج مملکتی؛ ثانیاً، قوانینی که راجع به تقاضای وجوهی برای مخارج خصوصی است؛ ثالثاً، قوانین راجعه به منافع محلی»
دوم: معاملات دخل و خرج مملکتی برای مدت معینی در بودجه پیش بینی و تصویب شده باشد، و بودجه را با حساب نباید اشتباه کرد، زیرا حساب مربوط به اعمال گذشته
و تصویب آن قطعی است و موقع ندارد که بعد خود قانونگذار هم آن را تغییر دهد.
سوم: پیش بینی مخارج و عایدات مربوط به مدتی باشد که معمولاً در تمام ممالک محدود به یک سال شمسی است، و علت هم ظاهراً این است که نوع مالیاتها معدود و سابقاً منحصر به همان مالیاتهای ارضی بوده که مآخذ و موقه وصول آنها در سال یک مرتبه بوده است، و اگر در بعضی از ممالک به مدت طولتری قائل شده اند، استثنایی از قاعده کلی است و این قاعده کلی، که دلیل ایجاد آن مذکور شد.
در ایران هم، مثل اکثریت قریب به اتفاق ممالک خارجه، مدت سال مالیه 12 ماه شمسی، اول آن فروردین و آخر آن اسفند ماه می باشد و کلیه عایدات و مخارج یک سنه مالیه را مجلس شورای ملی در هر سال یک مرتبه تصویب می نماید.
معمولاً در آخر سال مالیه، اعتباراتی که تمام یا قسمتی از آن تأدیه نشده ملغی می گردد. ولی این قاعده کلیت نداشته و در تمام ممالک به صورت واحد مجری نیست. مثلاً در بلژیک اگر برای خرج معینی در بودجه فوق العاده اعتباری تصویب شود، تا سه سال معتبر است.
رسم نقشه یا همان بودجه
این مراحل شما را برای اینکه بودجه را آماده سازی تحویل و حفظ کنید آشنا می‌سازد.
1- اولین گامی که باید بردارید، تعیین هدف است تا بفهمید که چگونه بودجه را آماده کنید اگر مقصد را نشناسید نقشه بی فایده است، بودجه نقشه شماست و هدف شما
مقصد است.
2-سپس باید بدانیم که چه نوع بودجه ای را باید تهیه کنیم. انواع مختلفی از بودجه مانند پیش بینی جریان پول و سود و زیان توزیع وجود دارد. حتی بودجه ادارات هم از شرکتی به شرکت دیگر و حتی از اداره به اداره دیگر تفاوتهای زیادی دارد.
3- پس از این مراحل، نوبت به آماده سازی اساسی می رسد. یعنی جمع آوری اطلاعات، کسب اطلاعات در مورد نحوه بودجه ریزی در سال قبل، تعیین اینکه کدام ارقام در چه جاهایی قرار می گیرند و دلیل آن چیست، کم یا زیاد کردن رقم برای رشد یا نزول بودجه
4- مرحله بعدی نوشتن بودجه اصلی با پر کردن خانه های آن با ارقام و موازنه کلی آن است.
5- سپس باید بدانید که بودجه را چگونه و به چه کسی ارائه دهید و چگونه از آن دفاع کنید. و باید بدانید که چگونه بودجه را حفظ کنید و پا به پای تغییرات، یعنی مقادیری که با آنچه شما تصور می کردید، مغایرت دارند، پیش بروید تا بتوانید از بودجه خود استفاده خوب ببرید.
6- سرانجام، این بودجه را برای دفعات آینده است. زمانی که فرصت بیشتری در اختیار دارید. و می توانید همه راه ها و شگردهای تنظیم سریع بودجه را که آموخته‌اید بایگانی کنید تا برای بودجه سال آینده یا سال های پس از آن آماده باشند.
الهام و انگیزه:
محافظه کاری در بودجه نویسی به همان اندازه اغراق در بودجه نویسی، اشتباه است.
افراط و تفریط در بودجه نویسی کمی شبیه به برنامه ریزی برای رسیدن به برمینگهام و ساکن شدن در اتوک جای نزدیک برمینگهام و نسبتاً شبیه آن است و این شبیه پاک کردن برمینگهام از روی نقشه و نوشتن استوک به جای آن است. بودجه کامل بودجه‌ای است که واقع گرایانه و قابل دسترسی باشد.
مدیریت بودجه:
بودجه را می توان برای هر دوره زمانی نوشت. فرض کنیم که بودجه شی برای سال مالی آینده باشد. این زمان را به بخش های قابل مدیریت تقسیم کنید. بودجه ای که فقط درآمد و هزینه سالانه را داشته باشد تقریباً بی فایده است. چون اگر در این مدت، ماه بدی(یا ماه خوبی) داشته اید، راهی برای داشتن آن وجود ندارد و در نتیجه نمی توانید با تغییر در تعداد کارمندان یا مقدار تولید و یا هر اقدام دیگری بر اساس اطلاعات جدید بودجه را تنظیم کنید.
انواع بودجه
1- فروش
2- تولید
3- انبار
4- خرید
5- هزینه های سرمایه ای
6- گردش نقدینگی
7- سود و زیان (به همراه ترازنامه)
8- کنترل انبار
البته می توان همه این موارد، را در یک نوع بودجه به نام «بودجه کنترل» وارد کرد (یک نوع بودجه جامع که همه چیز را در بر گیرد) باید تصمیم بگیرید که کدام وجه یا وجوه بخشتان باید در بودجه گنجانده شود. بدیهی است که اگر در بخش خدمات فعالیت کنید، قسمت فروشی یا تولید نخواهد داشت.
اما همچنان نیاز به محاسبه هزینه پرسنلی، جریان نقدینگی، کنترل اعتبار و هزینه های سرمایه ای خواهیم داشت.
فرئش: ساده است. در این باره است که می خواهید چقدر یا چه تعداد فروش کنید؟ این مقدار فروش را می توان به انواع متمایز آن تقسیم کرد. باید درباره انواع فروش شرکت خود آگاهی داشته باشید.
1- فروش اعتباری
2- فروش نقدی
3- اقلام فروخته شده مثل جنس، جنس و غیره
4- اقلام توزیع شده/ اقلام مرجوعی
5- فروش تجاری/ فروش عمومی
2- تولید: بارهم ساده است. درباره مقدار کالاهای تولیدی است. بودجه شی معین می کند که هر ماه چه مقدار در ازای چه مقدار هزینه، تولید می شود.
3- انبار: بودجه کنترل انبار، بودجه ای است که درباره انواع دارایی و مستغلات شرکت بحث می کند.
4:هزینه های سرمایه ای: باید برای خرید وسایل و ابزار بزرگ که تجارت شما به آن نیاز دارد، بودجه ای در نظر بگیرید. شاید دستگاه فتوکپی شما نیاز به تعویض باشد در طی 12 ماه
5- گردش نقدینگی: شاید بخش شما مواقعی از سال نیاز بیشتری به پول داشته باشد. بودجه گردش نقدینگی شما این موانع فقریا غنا را مشخص می کند و به شی اجازه می دهد تا تصمیمات لازم را بگیرید و مؤثر برنامه ریزی کنید.
6- سود و زیان: به عنوان مثال می خواهید ماهی ده اتومبیل بخرید و بفروشید.
در این صورت شما احتیاج به یک بودجه سود و زیان دارید تا مطمئن شوید که در این کار سود می برید، نه اینکه ناآگاهانه دارید زیان می کنید.
7- خرید: اگر رئیس قسمت خرید هستید، نیاز به یک بودجه خرید دارید. این بودجه مربوط به خرید مواد اولیه و تخصیص زمان لازم برای خرید بیشتر یا کمتر است. بسیار ساده است.
8- کنترل اعتبار : اگر مدیر قسمت اعتبارات هستید، به یک بودجه کنترل اعتبار نیاز دارید. این بودجه به شما می گوید که چه موقوع نیاز به پول بیشتر یا کمتر دارید، چگونه آنها را جمع و یا پخش کنید و هنگامی که پول را به دست آوردید با آن چه کار کنید.