دانلود مقاله اصول انبار داری

مقدمه: هدف‌ از تشکیل‌ و ایجاد انبارها، چه‌ در سازمانهای‌ دولتی‌ و چه‌ در بخش‌ خصوصی‌، تأمین‌ ونگهداری‌ کالاهای‌ مورد نیاز سازمان‌ است‌ و انبارداری‌ به‌ کلیه‌ فعالیتهای‌ مربوط‌ به‌ تهیه‌ و نگهداری‌ وسپس‌ تحویل‌ مواد و اقلام‌ مورد نیاز سازمان‌ در زمان‌ مناسب‌، اطلاق‌ می‌شود.

وظایف‌ انبارها در سازمان‌را می‌توان‌ در سه‌ بخش‌ زیر خلاصه‌ کرد: الف‌) برنامه‌ریزی‌ و مراقبت‌ جهت‌ حفظ‌ مقدار موجودی‌ هر یک‌ از اقلام‌ کالاهای‌ مورد نیازسازمان‌ در حد مطلوب‌ خود.

ب‌) همکاری‌ و مساعدت‌ در خرید و تأمین‌ و تهیه‌ کالاها و کنترل‌ و دریافت‌ کالاهای‌خریداری‌ شده‌.

ج‌) نگهداری‌ کالا در انبار به‌ نحو صحیح‌ و تسریع‌ در امر تحویل‌ با رعایت‌ مقررات‌ ودستورالعملهای‌ سازمان‌.

انبارها را از دو جهت‌ می‌توان‌ مورد بررسی‌ قرارداد، یکی‌ از لحاظ‌ فیزیکی‌ نظیر محل‌ انبار، نوع‌قفسه‌بندی‌ها، محل‌ کالاها در انبار، نور، ایمنی‌ و وسایل‌ حفاظت‌ کالاها و وسایل‌ حمل‌ و نقل‌ و...

ودیگری‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار که‌ به‌ طرح‌ و گردش‌ فرمها بنحوی‌ که‌ اطلاعات‌ به‌ بخشهای‌ مختلف‌سازمان‌، به‌ موقع‌ و به‌ مقدار لازم‌ برسد و به‌ کنترلهای‌ لازم‌ در رابطه‌ با کالاها می‌پردازد.

منظور از سیستم‌ اطلاعاتی‌ انبار، ایجاد روشی‌ نظام‌مند و منطقی‌ برای‌ اجرای‌ عملیات‌ مربوط‌ به‌کالاهای‌ موجود در انبار و همچنین‌ اعمال‌ کنترلهای‌ لازم‌ روی‌ مراحل‌ مختلف‌ این‌ عملیات‌ می‌باشد.

انبار بنا به‌ نیاز همه‌ بخشها، عموماً با تمام‌ واحدها و کارکنان‌ آن‌ در تماس‌ و رابطه‌ است‌.

این‌ رابطه‌ وتماس‌ چه‌ در مورد تحویل‌ دادن‌ و گرفتن‌ اجناس‌ و چه‌ در مورد نگهداری‌ حسابها و مبادله‌ اسناد و مدارک‌آن‌ها، باید بر ضوابط‌ مستدل‌ و مجاز و رسمی‌ مبتنی‌ باشد نه‌ مناسبات‌ شخصی‌ و دوستانه‌ چرا که‌ اینگونه‌روابط‌، موجبات‌ کندی‌ کار و بروز اشتباهات‌ را فراهم‌ می‌سازد.

بدیهی‌ است‌ در روابط‌ متقابل‌، رفتارهای‌دوستانه‌ صرفنظر از دستورالعملها، سبب‌ تسریع‌ کارها خواهد بود ولی‌ نباید باعث‌ ابهام‌ در حسابها ومدارک‌ و اسناد باشد.

در طراحی‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار بایستی‌ توجه‌ نمود که‌ آیا از قبل‌ سیستمی‌ وجود دارد یا خیر، درصورت‌ وجود سیستم‌، شناخت‌ سیستم‌ و نقاط‌ قوت‌ و ضعف‌ آن‌ جزو مقدماتی‌ترین‌ فعالیتها محسوب‌می‌شود.

در این‌ گزارش‌ وضعیت‌ موجود انبار مرکز به‌ لحاظ‌ جایگاه‌ سازمانی‌ و شرح‌ وظایف‌؛ نیروی‌انسانی‌ موجود؛ نوع‌ انبار؛ انواع‌ موجودیهای‌ آن‌ و نحوه‌ چیدمان‌؛ سیستم‌ کدگذاری‌ کالاها؛ تجهیزات‌موجود؛ گردش‌ اطلاعات‌ و فرمهای‌ مربوطه‌،...

تشریح‌ گردیده‌ و کاستیها و محدودیتهای‌ آن‌ تبیین‌می‌گردد.

بدیهی‌ است‌ شناخت‌ وضعیت‌ موجود مبنای‌ طراحی‌ سیستم‌ مطلوب‌ مرکز قرار خواهد.

وضعیت‌ موجود سیستم‌ انبار در مرکز: وضعیت‌ موجود سیستم‌ انبار طی‌ چند مرحله‌ بازدید و مذاکره‌ حضوری‌ جداگانه‌ با مسئول‌ انبار،سرپرست‌ تدارکات‌ و رئیس‌ امور اداری‌ مالی‌ و در ابعاد مختلف‌ شناسایی‌ شده‌ و به‌ شرح‌ زیر تبیین‌می‌گردد.

جایگاه‌ سازمانی‌ و شرح‌ وظایف‌: در ساختار سازمانی‌ مصوب‌ مرکز اطلاعات‌ و مدارک‌ علمی‌ ایران‌، فعالیتهای‌ مربوط‌ به‌ انبار در یک‌پست‌ سازمانی‌ با عنوان‌ انباردار و زیر مجموعه‌ اداره‌ امور اداری‌ و مالی‌، خلاصه‌ می‌گردد.

هیچگونه‌شرح‌ وظیفه‌ای‌ از انبار، انباردار و یا مسئول‌ انبار تدوین‌ نگردیده‌ و یا در دسترس‌ مشاهده‌ نمی‌شود و شرح‌وظایف‌ انباردار بر اساس‌ انتظاراتی‌ که‌ بطور معمول‌ و یا موردی‌ وجود داشته‌ توسط‌ وی‌ درک‌ گردیده‌است‌.

نیروی‌ انسانی‌ موجود: در حال‌ حاضر یک‌ نفر با تحصیلات‌ دیپلم‌ و بطور قراردادی‌، متصدی‌ فعالیتهای‌ انبار می‌باشد و لازم‌است‌ آموزشهای‌ لازم‌ در خصوص‌ انبارداری‌ و حسابداری‌ انبار را طی‌ کند.

لازم‌ به‌ ذکر است‌ علی‌رغم‌وجود دو پست‌ حسابدار در کنار یک‌ پست‌ کارشناس‌ مسئول‌ امور مالی‌ و یک‌ پست‌ حسابدار و امین‌اموال‌ در اداره‌ امور اداری‌ و مالی‌، فعالیت‌ حسابداری‌ انبار بدون‌ متصدی‌ است‌ و از انباردار انتظارمی‌رود.

نوع‌ انبار: انبار مرکز به‌ لحاظ‌ فرم‌ ساختمانی‌ جزو انبارهای‌ پوشیده‌ محسوب‌ می‌شود، ولی‌ به‌ لحاظ‌ موقعیت‌فیزیکی‌ و شرایط‌ محیطی‌ همچون‌ نور، رطوبت‌، گردوغبار، نظافت‌، رفت‌ و آمد و ایمنی‌ شرایط‌ مناسبی‌ندارد.

کالاهای‌ موجود در انبار و نحوه‌ چیدمان‌ آنها: ترتیب‌ عمده‌ کالاهای‌ موجود در انبار را ملزومات‌ اداری‌ تشکیل‌ می‌دهد که‌ شامل‌ ملزومات‌ الکتریکی‌همچون‌ کلید، لامپ‌ مهتابی‌...

و ملزومات‌ رایانه‌ شخصی‌ و لوازم‌ التحریر و مواد خوراکی‌ و بهداشتی‌می‌باشد.

کلیه‌ این‌ ملزومات‌ در دو بخش‌ مصرفی‌ و غیرمصرفی‌ تقسیم‌ بندی‌ می‌شوند.

چیدمان‌ اجناس‌موجود در انبار، خاصی‌ نداشته‌ و بر اساس‌ فضای‌ موجود، کلیه‌ اقلام‌ جایابی‌ شده‌اند.

سیستم‌ کدگذاری‌ کالاهای‌ انبار: علی‌ رغم‌ وجود یک‌ سیستم‌ کدگذاری‌ (طراحی‌ شده‌ توسط‌ مشاور) که‌ برای‌ هر کالای‌ ورودی‌ به‌انبار، کدی‌ مرکب‌ از 5 رقم‌ در نظر می‌گیرد، کلیه‌ کالاها بدون‌ کد در انبار نگهداری‌ شده‌ و کد کالا در هیچ‌یک‌ از فرمهای‌ گردش‌ اطلاعات‌ انبار ثبت‌ نمی‌شود.

لازم‌ به‌ ذکر است‌ کارت‌ انبار کالاهای‌ انبار در چهاردسته‌؛ برقی‌، خوراکی‌ بهداشتی‌، لوازم‌ التحریر، و لوازم‌ کامپیوتر در کاردکس‌ مربوطه‌ تفکیک‌ گردیده‌ و به‌این‌ شکل‌ تا حدودی‌ کار جستجوی‌ کارت‌ سوابق‌ کالا را تسهیل‌ می‌کند.

(کد 5 رقمی‌ ذکر شده‌ نشان‌دهنده‌ مصرفی‌ یا غیرمصرفی‌ بودن‌ کالا، گروه‌ کالا و نوع‌ کالا در هر گروه‌ است‌).

تجهیزات‌ موجود در انبار: بجز چند قفسه‌ انبار، هیچ‌ گونه‌ تجهیزات‌ خاص‌ انبارداری‌ همچون‌ پالت‌، نردبان‌ دوپایه‌، تهویه‌مناسب‌ و نیز علائم‌ هشدار دهنده‌ و ایمنی‌ و ملزومات‌ مناسب‌ جهت‌ رفع‌ خطر آتش‌ سوزی‌ بچشم‌نمی‌خورد.

همچنین‌ به‌ جهت‌ عدم‌ مکانیزه‌ بودن‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار، رایانه‌ای‌ در انبار موجود نیست‌.

فرایند درخواست‌ کالا از انبار و تحویل‌ آن‌: بطور کلی‌ فرایند درخواست‌ کالا تا تحویل‌ آن‌ طی‌ مراحل‌ زیر انجام‌ می‌شود: 1.

درخواست‌ کالا در 3 نسخه‌ توسط‌ واحد درخواست‌ کننده‌ تنظیم‌ می‌شود.

2.

پس‌ از تأیید مسئول‌ واحد درخواست‌ کننده‌، درخواست‌ کالا به‌ تأیید رئیس‌ امور اداری‌و مالی‌ رسیده‌ و به‌ انبار ارسال‌ می‌شود(کالاهایی‌ که‌ سرمایه‌ای‌ نبوده‌ و زیر 5000 ریال‌می‌باشد، توسط‌ واحد تأیید می‌شود و تأیید رئیس‌ امور اداری‌ و مالی‌ نیاز نیست‌).

3.

در صورت‌ وجود کالا در انبار، انباردار کالای‌ درخواستی‌ را به‌ نماینده‌ واحد تحویل‌می‌دهد.

4.

یک‌ نسخه‌ از فرم‌ درخواست‌ کالا به‌ حسابداری‌ ارسال‌ می‌گردد و یک‌ نسخه‌ آن‌ در انباردر زونکن‌ مربوطه‌ به‌ واحد متقاضی‌، بایگانی‌ می‌شود.

5.

اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ ورود و خروج‌ کالا از انبار در کارت‌ انبار و دفتر سیاهه‌ انبار (فرم‌شماره‌15) توسط‌ انباردار ثبت‌ می‌گردد.

6.

در صورت‌ عدم‌ وجود کالای‌ درخواستی‌ در انبار، انباردار موظف‌ به‌ صدور فرم‌درخواست‌ خرید گردیده‌ و فرم‌ را برای‌ کارپرداز ارسال‌ می‌کند.

7.

گردش‌ خرید کالا طی‌ گردیده‌ و کالای‌ خریداری‌ شده‌ همراه‌ با فاکتور جهت‌ صدور قبض‌انبار تحویل‌ انبار می‌گردد.

8.

انباردار اقدام‌ به‌ صدور قبض‌ انبار در 3 نسخه‌ کرده‌ و ضمن‌ ممهور کردن‌ قبض‌ انبار به‌ مهرانبار، 2 نسخه‌ اول‌ آن‌ را به‌ کارپرداز جهت‌ تکمیل‌ مستندات‌ اداری‌ تحویل‌ می‌دهد ویک‌ نسخه‌ را در انبار بایگانی‌ می‌کند (در صورتیکه‌ کالای‌ خریداری‌ شده‌ جزء اموال‌ باشد، هر 3نسخه‌ به‌ کارپرداز تحویل‌ می‌شود و یک‌ نسخه‌ اضافی‌ برای‌ انبار تکمیل‌ می‌گردد).

فرمهای‌ مورد استفاده‌ در سیستم‌ فعلی‌ انبار مرکز: گردش‌ کارها و عملیات‌ مربوط‌ به‌ سیستم‌ انبار مرکز، در قالب‌ 7 فرم‌ با عناوین‌ زیر انجام‌ می‌شود: 1.

درخواست‌ کالا از انبار 2.

قبض‌ انبار 3.

درخواست‌ خرید 4.

کارت‌ انبار 5.

فرم‌ برگشت‌ کالا از واحدها به‌ انبار 6.

دفتر سیاهه‌ اموال‌ دفتر سیاهه‌ کتاب‌ برنامه‌ریزی‌ تأمین‌ کالا: در حال‌ حاضر برنامه‌ریزی‌ خاصی‌ در تأمین‌ کالاهای‌ مورد نیاز انبار صورت‌ نمی‌گیرد.

به‌ بیان‌ دیگرهیچ‌ یک‌ از کالاهای‌ انبار نقطه‌ سفارش‌ مشخص‌ نداشته‌ و طبق‌ برنامه‌ از پیش‌ تعیین‌ شده‌ با درخواست‌انباردار تهیه‌ و تأمین‌ نمی‌شوند.

البته‌ در بعضی‌ موارد خاص‌ همچون‌ تأمین‌ اقلام‌ مصرفی‌ خوراکی‌ مثل‌قند، تأمین‌ بطور عمده‌ و در مقاطع‌ مشخصی‌ از سال‌ انجام‌ می‌ شود.

انبار گردانی‌: انبارگردانی‌ در مرکز هر ساله‌ توسط‌ تیمی‌ مرکب‌ از امین‌ اموال‌، مسئول‌/متصدی‌ انبار، و رئیس‌ اموراداری‌ و مالی‌ جهت‌ کسب‌ اطمینان‌ از صحت‌ عملیات‌ موجودی‌ انبارها و جهت‌ کشف‌ و اصلاح‌تفاوتهای‌ موجود میان‌ مقدار واقعی‌ موجودی‌ و مانده‌ کارتهای‌ انبار انجام‌ می‌شود.

کاستیها و محدودیتهای‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار در مرکز: در ادامه‌ به‌ نقائص‌ و مشکلاتی‌ که‌ در حال‌ حاضر نسبت‌ به‌ وجود یک‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار مطلوب‌ وکارا پیش‌ روی‌ مرکز است‌ می‌ پردازیم‌: - شرح‌ وظایف‌ انبار و انباردار و چگونگی‌ ارتباط‌ آن‌ با سایر واحدها همچون‌ تدارکات‌ وحسابداری‌ مدون‌ نیست‌.

- انباردار آموزشهای‌ لازم‌ در خصوص‌ انبارداری‌ ، حسابداری‌ انبار و گزارشدهی‌ انبار راطی‌ نکرده‌ است‌.

- انبار فاقد کاردکس‌ مناسب‌ است‌.

- کالا های‌ انبار کدگذاری‌ نشده‌ است‌.

- جایابی‌ کالاها در انبار مبتنی‌ بر نظم‌ خاصی‌ نیست‌.

- عدم‌ وجود فهرستی‌ از کالاهای‌ موجود در انبار.

- انواع‌ کالاهایی‌ که‌ باید و یا می‌توانند در انبار نگهداری‌ شوند مشخص‌ و مدون‌ نیست‌.

- کارت‌ حسابداری‌ انبار در محل‌ انبار و توسط‌ خود انباردار مورد استفاده‌ در حد کارت‌انبار دارد.

- عدم‌ صدور حواله‌ انبار که‌ خود می‌تواند مبنای‌ ثبت‌ کارت‌ حسابداری‌ انبار بوده‌ و درتعیین‌ بهای‌ تمام‌ شده‌ فعالیتها نقش‌ بسزایی‌ ایفا نماید.

- گردش‌ کارهای‌ مربوط‌ به‌ انبار، از درخواست‌ کالا گرفته‌ تا مرحله‌ تأمین‌ آن‌ و یا موارد دیگرهمچون‌ درخواست‌ خرید و یا برگشت‌ کالا به‌ انبار و یا مراحل‌ انبارگردانی‌ و...

مدون‌نیست‌.

- وجود گردش‌ کارهای‌ غیر ضروری‌ و یا تکراری‌ در فرایند درخواست‌ کالا از انبار همچون‌ارائه‌ درخواست‌ خرید به‌ تدارکات‌ و هماهنگی‌ تدارکات‌ با انبار.

- نقطه‌ سفارش‌ برای‌ هیچ‌ یک‌ از کالاهای‌ موجود در انبار پیش‌بینی‌ نشده‌ است‌.

- حداقل‌ موجودی‌ و یا حداکثر موجودی‌ مجاز کالاهای‌ موجود در انبار مشخص‌ نیست‌.

- عدم‌ وجود برنامه‌ ریزی‌ در خرید اقلام‌ مورد نیاز مرکز که‌ موجبات‌ خریدهای‌ مکرر و یاخرید بیش‌ از نیاز و ایجاد سرمایه‌ راکد را فراهم‌ می‌ سازد.

- گزارشهای‌ برنامه‌ ریزی‌ شده‌ جهت‌ ارائه‌ به‌ مسئولان‌ یا سایر واحدها برای‌ انبار پیش‌ بینی‌نشده‌ است‌.

- فرمهای‌ مورد استفاده‌ در سیستم‌ اطلاعات‌ انبار ، کیفیت‌ و کارائی‌ لازم‌ را ندارد.

- هیچ‌ یک‌ از فرمهای‌ مورد استفاده‌ در سیستم‌ اطلاعات‌ انبار شماره‌ سریال‌ ندارد.

- از فرمها در چند رنگ‌ که‌ موجبات‌ تسهیل‌ در انجام‌ کار می‌ گردند استفاده‌ نمی‌ شود.

- فرمهای‌ درخواست‌ کالا با شمارههای‌ مشابه‌ برای‌ واحدهای‌ متقاضی‌ کالا ، امکان‌ اشتباه‌در بایگانی‌ سوابق‌ و تحلیلهای‌ مالی‌ را فراهم‌ می‌ سازد.(تنها نکته‌ متمایزکننده‌ فرمها درحال‌ حاضر، جدا بودن‌ زونکن‌ مربوط‌ به‌ هر واحد است‌).

- عدم‌ قیمت‌ گذاری‌ کالاهای‌ صادره‌ از انبار به‌ واحدها بر مبنای‌ قیمت‌ گذاری‌ مشخص‌.

- عدم‌ تحلیل‌ کارت‌ حسابداری‌ انبار به‌ جهت‌ شناسایی‌ اقلام‌ کم‌ گردش‌ و راکد.

- عدم‌ شناسایی‌ دوره‌ گردش‌ موجودیها.

- عدم‌ اطلاع‌ مسئولین‌ از آمار و اطلاعات‌ موجودیهای‌ انبار به‌ علت‌ عدم‌ وجود سیستم‌پویای‌ تعیین‌ موجودیها.

- مشخص‌ نبودن‌ تکلیف‌ کالاهای‌ معیوب‌ برگشتی‌ به‌ انبار.

- ارزش‌ کالاهای‌ موجود در انبار را بجز در مواقع‌ انبار گردانی‌ نمی‌ توان‌ انتظار داشت‌.

- عدم‌ امکان‌ محاسبه‌ جمع‌ ارزش‌ کالاهای‌ مصرفی‌ و غیر مصرفی‌ که‌ متعلق‌ به‌ پروژه‌خاصی‌ بوده‌ به‌ عنوان‌ بخشی‌ از فعایتهای‌ حسابداری‌ قیمت‌ تمام‌ شده‌.

- انبارگردانی‌ انبار در مرکز رویه‌ مدونی‌ ندارد.

- اتلاف‌ وقت‌ به‌ هنگام‌ انبار گردانی‌ به‌ علت‌ نامنظم‌ بودن‌ انبار.

- اتکاء سیستم‌ به‌ افراد معین‌ بجای‌ اتکاء به‌ نظامی‌ مشخص‌.

- عدم‌ وجود یک‌ سیستم‌ ردیابی‌ و کنترل‌ موجودیهای‌ انبار.

- نظارت‌ لازم‌ بر صحت‌ انجام‌ عملیات‌ ثبت‌ انبار صورت‌ نمی‌ گیرد.

- فردی‌ به‌ عنوان‌ حسابرس‌ داخلی‌ و یا حسابرس‌ انبار وجود ندارد.

- عدم‌ وجود فضای‌ مناسب‌ برای‌ انبار.

انبار دار کیست ؟

کلیه موجودی های مواد باید تحت اختیار و ابواب جمعی یک انباردار مسؤل باشد.این شخص باید تجربه کافی در روشهای انبارداری داشته،لیاقت وکفایت اداره عملیات انبار را دارا باشد،در امانت و درستی او تردیدی نباشدو بتواند افراد تحت سرپرستی خود را به خوبی اداره کند.

شرح و ظایف و مسؤولیت های انباردار به قرار زیر است: الف) تمیز و مرتب نگهداشتن انبارها ب) تحویل گرفتن مواد وارده به انبار پس از اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش کالا و برگ رسید کالا یا در اعلامیه بدهکار انبار.

ج) قرار دادن مواد در جای صحیح آنها در انبار.

د) مقابله مانده های کارتهای انبار با موجودی های واقعی انبار.

ه)ارسال تقاضای خرید کالا به اداره خرید در مواقعی که موجودی هر یک از اقلام به حد تجدید سفارش می رسد.

و) ممانعت از ورود اشخاص غیر مجاز به داخل انبرها .

ز) صدور مواد از انبار در مقابل حواله های انبار که به امضاهای مجاز رسیده باشد.

ج) تهیه گزارش مواد ناباب و کم مصرف جهت اطلاع هیأت رئیسه.

تشکیلات داخلی انبارها تقسیم بندی داخلی انبارها : قفسه ها و محفظه‌های محتوی مواد انبار باید در راهروی مشخص قرار گرفته باشند تا دسترسی به آنها به آسانی میسر باشد.

در بسیاری از موارد ممکن است لازم باشد راهروهای کافی برای عبور وسایل گذاشت و برداشت مواد در داخل انبار تعبیه شود ، در این صورت بهتر است خطوط سفیدی در کف انبار نقش شود که محل محفظه‌ های مواد مختلف را مشخص نماید.

محسنات و معایب تمرکز انبارها مزایای انبارهای مرکزی در مقایسه با انبارهای فرعی به شرح زیر است : الف) صرفه جویی در تعداد کارمندان و تمرکز متخصصین انبارداری در یک اداره ب) کاهش هزینه های دفتری و صرفه جویی در مدارک و نوشت افزار .

ج) امکان نظارت بهتر .

د) کارمندان انبارها با انواع مواد انبار آشنایی پیدا میکنند و در صورت غیبت هر یک از کارمندان سایرین میتوانند کار او را انجام دهند .

ه) امکان تقسیم بندی بهتر انبارها .

و) تسهیل کنترل موجودیها .

ز) امکان تقلیل موجودیها به حداقل و در نتیجه تقلیل فضای انبارها خ) کاهش مقدار کالای ناباب و کم مصرف ط) امکان تقلیل سرمایه مصرفی در موجودیها به حداقل .

- معایب احتمالی تمرکز انبارها عبارتند از : الف) افزایش هزینه حمل و نقل داخلی ب) محل انبارها ممکن است از بسیاری دوایر مصرف کننده دور باشد و موجب ناراحتی و تاخیر در تحویل جنس گردد .

ج) خرابی وسایل حمل و نقل داخلی یا بروز سایر موانع در انبارهای مرکزی موجب ایجاد وقفه در کار دوایر گردد .

برخی‌ الزامات‌ قانونی‌ در محاسبات‌ عمومی‌ اموال‌ دولتی‌: در این‌ بخش‌ به‌ برخی‌ الزامات‌ قانونی‌ استخراج‌ شده‌ از فصل‌ پنجم‌ قانون‌ محاسبات‌ عمومی‌ اموال‌دولتی‌ در خصوص‌ اموال‌ منقول‌(اموالی‌ که‌ نقل‌ آن‌ از محلی‌ به‌ محل‌ دیگر بدون‌ اینکه‌ لطمه‌ای‌ به‌ آن‌ واردآید امکان‌ پذیر باشد) می‌پردازیم‌.

لازم‌ به‌ ذکر است‌ در یک‌ دسته‌بندی‌ کلی‌ اموال‌ منقول‌ به‌ دو نوع‌ اموال‌مصرفی‌ و اموال‌ غیر مصرفی‌ تقسیم‌ می‌ شوند.

همچنین‌ اموالی‌ که‌ به‌ علت‌ کمی‌ قیمت‌، ارزش‌ نگداری‌حساب‌ اموالی‌ ندارد مانند لوازم‌ یدکی‌، در ردیف‌ اموال‌ «در حکم‌ مصرفی‌» محسوب‌ می‌ شود.

طبق‌قانون‌ محاسبات‌ عمومی‌ کشور، محل‌ نگداری‌ اسناد اموال‌ دولتی‌، اداره‌ کل‌ اموال‌ دولتی‌ وزارت‌ اموراقتصادی‌ و دارایی‌ می‌باشد.

ماده‌ 106 - مسئولیت‌ و حفظ‌ و حراست‌ و نگهداری‌ حساب‌ اموال‌ منقول‌ دولتی‌ در اختیاروزارتخانه‌ها و مؤسسات‌ دولتی‌، با وزارتخانه‌ یا مؤسسه‌ دولتی‌ استفاده‌ کننده‌ و نظارت‌و تمرکز حساب‌ اموال‌ مزبور با وزارت‌ امور اقتصادی‌ و دارائی‌ می‌باشد.

در اجرای‌ این‌ ماده‌ وزارت‌ امور اقتصادی‌ و دارائی‌ مجاز است‌ در مواردی‌ که‌ لازم‌تشخیص‌ دهد به‌ حساب‌ و موجودی‌ اموال‌ وزارتخانه‌ها و مؤسسات‌ دولتی‌ به‌ طرق‌مقتضی‌ رسیدگی‌ نماید و دستگاه‌های‌ مزبور مکلف‌ به‌ همکاری‌ و ایجاد تسهیلات‌ لازم‌در این‌ زمینه‌ خواهند بود و در هر حال‌ رسیدگی‌ و نظارت‌ وزارت‌ امور اقتصادی‌ ودارائی‌ رافع‌ مسئولیت‌ دستگاه‌های‌ مربوط‌ نخواهد بود.

ماده‌ 107 - انتقال‌ بلاعوض‌ اموال‌ منقول‌ دولت‌ از یک‌ وزارتخانه‌ یا مؤسسه‌ دولتی‌ دیگر درصورتیکه‌ امکان‌پذیر خواهد بود که‌ علاوه‌ بر موافقت‌ وزارتخانه‌ یا مؤسسه‌ای‌ که‌ مال‌ رادر اختیار دارد موافقت‌ وزارت‌ امور اقتصادی‌ و دارائی‌ قبلاً تحصیل‌ شده‌ باشد.

ماده‌ 110 - وزارتخانه‌ها و مؤسسات‌ دولتی‌ و شرکت‌های‌ دولتی‌ می‌توانند اموال‌ منقول‌ خودرا به‌ طور امانی‌ در اختیار سایر وزارتخانه‌ها و مؤسسات‌ دولتی‌ و شرکتهای‌ دولتی‌ ومؤسسات‌ و نهادهای‌ عمومی‌ غیر دولتی‌ قرار دهند.

در این‌ صورت‌ وزارتخانه‌ها ومؤسسات‌ دولتی‌ و شرکت‌های‌ دولتی‌ و مؤسسات‌ و نهادهای‌ عمومی‌ غیر دولتی‌تحویل‌ گیرنده‌ بدون‌ این‌ که‌ حق‌ تصرفات‌ مالکانه‌ نسبت‌ به‌ اموال‌ امانی‌ مذکور داشته‌باشند مسئول‌ حفظ‌ و حراست‌ و نگهداری‌ حساب‌ این‌ اموال‌ خواهند بود و بایدفهرست‌ اموال‌ مزبور را به‌ وزارت‌ امور اقتصادی‌ و دارائی‌ ارسال‌ و عین‌ اموال‌ را پس‌ ازرفع‌ نیاز به‌ وزارتخانه‌ها یا مؤسسه‌ دولتی‌ و یا شرکت‌ دولتی‌ ذیربط‌ اعاده‌ و مراتب‌ را به‌وزارت‌ امور اقتصادی‌ و دارائی‌ اطلاع‌ دهند.

ماده‌ 112 - فروش‌ اموال‌ منقول‌ وزارتخانه‌ها و مؤسسات‌ دولتی‌ که‌ اسقاط‌ شده‌ و یا مازاد برنیاز تشخیص‌ داده‌ شود و مورد نیاز سایر وزارتخانه‌ها و مؤسسات‌ دولتی‌ نباشد، بااطلاع‌ قبلی‌ وزارت‌ امور اقتصادی‌ و دارائی‌ و اجازه‌ بالاترین‌ مقام‌ دستگاه‌ اجرای‌ ذیربط‌با رعایت‌ مقررات‌ مربوط‌ به‌ معاملات‌ دولتی‌ مجاز می‌باشد.

وجوه‌ حاصل‌ از فروش‌ این‌قبیل‌ اموال‌ باید به‌ حساب‌ درآمد عمومی‌ واریز شود.

تعاریف اولیه(انبارها، واحد و ...) واحد سنجش دوم: سیستم سامان امکان درج واحد دوم سنجش را به شما میدهد.

کلیه اطلاعات مقداری بر اساس واحد سنجش اول که واحد اصلی است محاسبه خواهد شد و واحد سنجش دوم یا واحد فرعی فقط جهت نگهداری اطلاعات در اختیار کاربر قرار دارد.

خروج کالا هنگام فروش: انتخاب این گزینه این امکان را به شما می دهد که با هر بار صدور فاکتور فروش، قبض خروج از انبار بصورت خودکار صادر گردد و عدم انتخاب این گزینه این امکان را فراهم می سازد که فروش و خروج از انبار در زمانهای مجزا ثبت گردد.

کنترل موجودی انبار: انتخاب این پارامتر باعث می گردد که سیستم در هنگام صدور فاکتور فروش یا قبض خروج از انبار ( در ضمن کنترل موجودی انبار) مجوز ثبت اطلاعات خروج با تعداد بیش از موجودی را ندهد.

انبار کل: در نرم افزار سامان قابلیت تعریف 30000 انبار برای کاربر فراهم است.

کنترل موجودی انبار تعداد موجودی کالا در انبار را کنترل کرده و بر مبنای آن مجوز صدور و خروج کالا را صادر میکند.

گزینه انبار کل در صورتی که انتخاب شده باشد به موجودی کالا در کل انبارها نگریخته و در صورت موجود بودن کالا در کل انبار ها به سیستم مجوز خروج کالا را می دهد.

در این حالت برای سیستم مهم نیست که موجودی یکی از انبارها منفی گردد، به شرط انکه موجودی آن کالا در کلیه انبارها بصورت تجمیعی منفی نشود.

اگر گزینه انبار کل انتخاب نشده باشد.

انتخاب انبار هنگام ورود و خروج کالا الزامی است و نرم افزار موجودی کالا در یک انبار را در نظر گرفته و اگر خروج از آن انبار باعٍث منفی شدن موجودی کالا در همان انبار گردد مجوز خروج داده نخواهد شد، حتی اگر از آن کالا در انبار دیگر یا انبار ها بصورت تجمیعی موجودی داشته باشیم.

منع فروش بالای سقف اعتبار: انتخاب این گزینه باعث می گردد که صدور فاکتور برای اشخاصی که مجموع بدهی آنها از اعتبار ایشان فراتر می رود متوقف گردد.

سقف اعتبار هر شخص در فیلد بودجه در فرم تعریف سرفصلها به روش پیشرفته قابل ثبت است.

نمایش فی: برخی از شرکتها بعلت نوع و شیوه کار خود نیازی به ستون فی فروش در فاکتور ندارند.

شرکتهای خدماتی عموماً از این قبیل اند.

برای برداشتن فی فروش در فاکتور ها این گزینه انتخاب نشده باشد و برای استفاده از ستون فی در فاکتورها و نمایش فی فروش در هنگام صدور فاکتور این پارامتر را انتخاب کنید.

موجودی در فاکتور ها: اگر این گزینه انتخاب شده باشد، به هنگام صدور فاکتور فروش جدید تعداد کل موجودی کالا در انبارها جهت اطلاع کاربر در ستون تعداد انعکاس می یابد.

این به کاربر کمک میکند تا به سرعت از موجودی یک کالا اطلاع حاصل کرده و از فروش کالایی که موجود نمیباشد اجتناب کند.

تکرار انبار در فاکتورها: اگر این گزینه انتخاب شده باشد، هنگام صدور فاکتور جدید با انتخاب یک انبار در اولین ردیف فاکتور همین انبار بعنوان پیش فرض بقیه ردیف های فاکتور نمایش داده میشود.

سریال شماره مرجع انبار: با انتخاب این گزینه فیلد شماره مرجع در قبوض ورود و خروج از انبار بصورت خودکار شماره سریال می خورد.

در غیر این صورت این فیلد برای درج اطلاعات از سوی کاربر باز است.

کاربرد این فیلد جهت تطبیق سیستم دستی با نظام کامپیوتری می باشد.

ارزیابی انبار: روش محاسبه ارزش کالای موجود در انبار را از میان یکی از سه روش زیر انتخاب کنید: 1- Average (میانگین موزون) 2- LIFO ( آخرین وارده اولین صادره) 3- FIFO ( اولین وارده اولین صادره) در صورت تغییر روش ارزیابی انبار در میان دوره مالی کلیه اسناد صادره قبلی که به نحوی در گیر قیمت تمام شده می باشند، به هنگام بازسازی فاکتورها و اسناد تولید اصلاح میگردند.

درصد سود: قیمت فروش کالا می تواند بر اساس قیمت تمام شده محاسبه گشته و بعنوان مبلغ پیشنهادی فروش در فرم فاکتور فروش بصورت خودکار نمایش داده شود.

درصد سودی را که قصد دارید برنامه به قیمت تمام شده کالا در فاکتور های فروش اضافه نماید، مشخص کنید.

توجه داشته باشید که ارزش این فیلد را بدون استفاده از علامت درصد یا ممیز وارد کنید.

برای نمایش قیمت های پیش فرض فروش در فرم فاکتور فروش روشهای دیگری نیز وجود دارد به فصل های مرتبت مراجعه شود.

کد کالا و شماره فنی: ثبت عملیات مربوط به کالا در فاکتور ها میتواند بر اساس کد کالا و یا شماره فنی آن صورت گیرد.

یکی از روشهای فوق را از لیست مربوطه انتخاب نمایید.

در صورتی که بخواهید از شماره فنی در پنجره های مربوط به کالا استفاده نمایید تعداد ارقام شماره فنی خود را ذکر فرمایید.

این شماره تا 25 کاراکتر قابلیت افزایش دارد.

شماره فنی عموماً هنگامی مورد بهره برداری قرار می گیرد که کد کالا الزاماً باید مشتمل بر حرف و عدد باشد همچنین زمانی که بخواهید از دستگاه بارکد ریدر جهت صدور فاکتورها و قبوض استفاده کنید از شماره فنی استفاده کنید.

تعداد کاراکترهای مورد نیاز شماره فنی را با درج تعداد آن در فیلد شماره فنی مشخص کنید.

تعیین تعداد صحیح کاراکتر های شماره فنی هنگام استفاده از بارکد ریدر الزامی است.

زیرا در هنگام خواندن از روی بارکد فقط تعدادی که در این فیلد ثبت شده است خوانده خواهد شد.

انبارهای فیزیکی: شما میتوانید تا حداکثر 30000 انبارفیزیکی برای بانک اطلاعاتی خود تعریف کنید.

همچنین در این ویرایش شما میتوانید ورود و خروج کالاها را در هر ردیف به انبارهای مختلف نسبت دهید.

برای تعریف انبار جدید از منوی پرونده فرم اطلاعات جانبی را انتخاب نموده و در بخش انبارها ، انبار جدید را انتخاب کنید.

فی فروش: برای هر قلم کالای تعریف شده انبار می توان یک یا چند فی فروش بعنوان پیش فرض قیمت فروش تعریف نمود.

حداقل موجودی و حداقل سفارش: برای هر قلم کالای تعریف شده انبار می توان اطلاعات حداقل موجودی و حداقل سفارش را تعریف نمود.

شماره فنی : به ازای هر کد حسابداری کالا می توان یک شماره فنی نیز تعریف نمود.

شماره فنی می تواند حداکثر تا 25 حرف و عدد ، فارسی یا لاتین باشد.

تعاریف واحدها: در پنجره تعریف سرفصل ها در صورت تمایل می توانید برای هر کالا واحدی را به عنوان واحد مبنای شمارش آن کالا تعریف کنید.

اما چنانچه خرید یا فروش شما بر مبنای اجزا و یا اضعاف این واحد اصلی صورت می گیرد ( بعنوان مثال اگر واحد اصلی اندازه گیری کالای شما کیلوگرم باشد و خریدها و یا فروش های شما بر مبنای گرم یا تن صورت گیرد) پس از تعریف این مقادیر در پنجره واحدها و به هنگام صدور فاکتور می توانید هر یک از اجزا و یا اضعاف واحد اصلی را انتخاب کنید.

بدین ترتیب پس از ثبت فاکتور های فوق برنامه سامان مقادیر مذکور را بر اساس معیارهای تعیین شده در پنجره واحدها به واحد اصلی تبدیل می نماید و سپس آن را از انبار کم و یا اضافه می نماید.

رزرو کالا: در صورتی که بخواهید با انتخاب این گزینه میزان تعدادی کالایی که پیش فاکتور میشود تا تاریخ اعتبار آن رزرو خواهد شد.

این بدان معنا است که اکر با صدور فاکتور فروش یا قبض خروج از انبار تعداد موجودی کالا در انبار کمتر از میزان رزرو شود نرم افزار قبل از ثبت اطلاعات پیغامی مبنی بر رزرو بودن کالا خواهد داد.

کاربردهای فناوری RFID در مدیریت انبار در جریان سریع توسعه فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی (RFID)، انبارها و سیستم‌های توزیع بسیار مورد توجه می‌باشند.

این فناوری موفق شده است تا قابلیت‌ها و کارایی خود را به عنوان یک ابزار مقرون‌به‌صرفه در صرفه‌جویی در زمان، بهبود عملکرد و میدان‌عمل، کاهش هزینه‌های نیروی انسانی و منابع مورد نیاز فعالیت‌های مختلف در مدیریت انبار ثابت نماید.

این مقاله مقدمه‌ای بر نحوه بکارگیری فناوری RFID در مراکز نگهداری و توزیع و در نهایت معرفی انبارهای هوشمند (Intelligent Warehouse) می‌باشد.

فناوری RFID می‌تواند برای بسیاری از عملیات معمول مدیریت کالا در انبارها و شبکه‌های گسترده توزیع مورد استفاده قرار گیرد، ازقبیل: ورود و دریافت، طبقه‌بندی، جانمایی و مدیریت نگهداری، برداشت و تحویل، خروج و انتقال.

با بررسی دقیق فرآیندها و خصوصیات سیستم و همچنین طراحی و انتخاب مناسب تجهیزات، این فناوری می‌تواند با قابلیت‌ها و خصوصیات منحصربفرد خود در حل مشکلات و رفع محدودیت‌های قبلی، افزایش کارآمدی فرآیندها و فراهم آوردن بستر پردازش قدرتمند و یکپارچه استفاده شود.

بعلاوه بازگشت سریع و مناسب سرمایه را نیز بدنبال خواهد داشت.

در ادامه برخی از این کاربردها بررسی شده است: تگ‌ها: معمولترین تگ‌ها برای استفاده در انبارها و مراکز توزیع، برچسب‌های غیرفعال یا برچسب‌های هوشمند(Smart Labels) است که به بسته‌ها و یا پالت‌ها الصاق می‌شوند.

یک برچسب هوشمند نمونه دارای یک تگ RFID است (که در داخل آن قرارداده شده) و کد بارکد و متن مناسب نیز برای پشتیبانی سیستم‌های قدیمی مدیریت انبار بر روی آن چاپ شده است.

آنتن و تراشه RFID همچنین می‌تواند در پوشش‌های مقاومتر برای الصاق دائمی بر اموال، شناسایی و تعیین موقعیت و یا مقاومت در شرایط مختلف از قبیل درجه حرارت بالا، مایعات صنعتی، فشار، ضربه و شرایطی که روش‌های دیگر جمع‌آوری داده ممکن نمی‌باشد، قرار داده شود.

تگ‌خوان‌ها دارای آنتن جهت ارسال و دریافت سیگنال‌های رادیویی، یک پردازنده جهت بازخوانی اطلاعات تگ و کنترل‌کننده و نرم‌افزاری جهت انجام پردازش‌ها و عملیات پیشرفته مدیریت داده‌ها، می‌باشند.آنتن ممکن است برای نصب در محل‌های مختلف جدا از سیستم پردازنده بوده و از طریق یک کابل به آن متصل شود.

انواع مختلفی از تگ‌خوان‌ها فراهم شده‌است؛ مانند تگ‌خوان دستی قابل حمل و یا تگ‌خوان ثابت که معمولا در ورودی انبار و خطوط نوار نقاله نصب می‌شود.

خصوصیات و قابلیت‌ها: قابلیت بکارگیری تگ‌های RFID در مکان‌های صنعتی فقط یکی از خصوصیاتی است که آن را از بارکد و یا سایر فناوری‌های شناسایی و جمع‌آوری خودکار داده‌ها یا AIDC (Automatic Identification and Data Collection) مجزا و برتر می‌سازد.

یکی از بارزترین خصوصیات این فناوری عدم نیاز آن به دید مستقیم بین تگ و تگ‌خوان جهت تبادل داده است که موجب می‌شود در شرایطی که تگ و تگ‌خوان در زاویه مناسبی قرار ندارند و یا اجسام و یا پوشش بسته‌بندی، مانع ایجاد کند ، نیز عملیات شناسایی و ثبت اطلاعات تگ انجام شود.

تگ‌خوان‌ها همچنین می‌توانند تعداد زیادی تگ را با هم و در یک زمان شناسایی کند.

تگ‌های RFID همچنین حافظه‌های امن و قابل نوشتن را فراهم نموده‌اند که می‌تواند در گسترش میدان‌عمل، ردگیری و کنترل سوابق و امنیت مورد استفاده قرار گیرد و مزایای بسیاری را موجب گردد.

بیشتر تگ‌های RFID قابلیت خواندن/نوشتن را دارند، بسیاری حافظه‌هایی دارند که حتی می‌تواند به چندین قسمت تقسیم شود که برخی از قسمت‌ها غیرقابل تغییر باشد (مانند محل نوشتن شماره سریال) و دیگر قسمت‌ها قابل تغییر و بروز رسانی بوده و محلی برای ثبت سوابق جابجایی و تراکنش‌ها، سوابق نگهداری، اطلاعات ساختار و اجزاء و سایر اطلاعات متغیر باشد.

سیستم کد محصول الکترونیکی یا EPC (Electronic Product Code) در فناوری RFID، یک شماره سریال استاندارد منحصربفرد برای هر تگ فراهم می‌نماید.

بسیاری از فرآیندها و پردازش‌های نوین ایجاد شده در حوزه زنجیره تامین بر مبنای استفاده از مزایای این شماره منحصربفرد، استاندارد و امن ارائه شده‌اند.

این شماره‌ها با طول‌های مختلف 64، 96 و 256 بیتی استفاده می‌شوند.

در شکل زیر ساختار انواع کدهای استاندارد جهانی EPC آمده است: خصوصیت دیگر فناوری RFID که اغلب برای کاربردهایی مانند مدیریت انبار و مراکز توزیع بسیار مهم می‌باشد، محدوده قابل‌خوانده‌شدن تگ می‌باشد.

با توجه به ساختار و نوع تگ، طراحی آنتن، فرکانس مورد استفاده و سایر متغیرهای موثر، تگ‌های غیرفعال تا فاصله حدود 6 متری قابل شناسایی و خواندن می‌باشند.

تگ‌های فعال از فاصله بیشتری قابل خواندن و شناسایی می‌باشند و به‌طور معمول برای مدیریت محوطه‌ها، ردیابی و موقعیت‌یابی بسته‌ها و کانتینرها و سایر کاربردهای مشابه استفاده می‌شوند.

بُرد و محدوده قابل شناسایی، یک پارامتر بسیار مورد توجه است و اغلب یک نشانگر نادرست و گمراه‌کننده از عملکرد و کارایی یک سیستم RFID است.

کنترل و حساسیتی که آنتن و تگ‌خوان فراهم می‌کنند و دقت شناسایی معمولا بسیار مهمتر از بُرد است.

محدوده‌های وسیع از خواندن می‌تواند احتمال ثبت ناخواسته تگ‌ها را بیشتر کند.

بنابراین تنظیم جهت خواندن و فاصله مناسب بسیار مهم و ضروری خواهد بود.

فرکانس‌ها و استاندارد EPC: فرکانس یکی از مهمترین پارامتر‌های موثر در بُرد و کارایی سیستم RFID است.

تقریبا کلیه سیستم‌های RFID استفاده شده در کاربرهای انبار، مراکز توزیع و زنجیره‌های تامین در یکی از سه خانواده فرکانسی زیر می‌باشد: § فرکانس (HF) 13.56MHz: معمولا برای فواصل کوتاه و در حدود یک متر.

§ فرکانس (UHF) 860~960MHz: که استاندارد شناخته شده EPC-global نسل دوم (Gen2) را شامل می‌شود و بُرد تا 6 متر را خواهد داشت.

§فرکانسGHz 2.45 : که در تگ‌های فعال استفاده می‌شود و بُرد بالایی دارد.

معمولا در شناسایی و تعیین موقعیت در محوطه‌های بزرگ کاربرد دارد.

فناوری UHF، محدوده پوشش مناسب، سرعت، امنیت و تجهیزات مقرون‌بصرفه‌ای را که بیشتر برنامه‌های کاربردی و سیستم‌های انبار، مدیریت کالا و تولید نیاز دارند فراهم می‌نماید.

استاندارد EPC Gen 2 UHF برای رفع نیازهای زنجیره‌های تامین ارائه شده است و در محدوده فرکانسی 860~960MHz عمل می‌کند، همچنین احتمال تداخل با سیستم‌های رادیویی مانند استاندارد شبکه‌های رادیویی802.11 کمتر می‌باشد.

این استاندارد سرعت بالا در شناسایی و خواندن تگ‌ها، فاصله مناسب، کد‌های الکترونیکی محصول که شماره‌گذاری سریال منحصربفرد را فراهم می‌کند و میزان حافظه مناسبی را نیز برای ذخیره اطلاعات کاربر، ارائه می‌نماید.

منابع‌: 1.

امیرشاهی‌، منوچهر.

اصول‌ کارپردازی‌ و انبارداری‌ در سازمانهای‌ دولتی‌ و مؤسسات‌ تولیدی‌.

تهران‌:انتشارات‌ مرکز آموزش‌ مدیریت دولتی.

۲.

یاراحمدی، احمد، اصول انبارداری، جزوه دانشگاهی http://samansoft.ir/tabid/229/Default.aspx