مقدمه:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها، چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی، تأمین ونگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است و انبارداری به کلیه فعالیتهای مربوط به تهیه و نگهداری وسپس تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب، اطلاق میشود. وظایف انبارها در سازمان‌را می‌توان در سه بخش زیر خلاصه کرد:
الف) برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیازسازمان در حد مطلوب خود.
ب) همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای‌خریداری شده.
ج) نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات ودستورالعملهای سازمان.
انبارها را از دو جهت می‌توان مورد بررسی قرارداد، یکی از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع‌قفسه‌بندی‌ها، محل کالاها در انبار، نور، ایمنی و وسایل حفاظت کالاها و وسایل حمل و نقل و... ودیگری سیستم اطلاعات انبار که به طرح و گردش فرمها بنحوی که اطلاعات به بخشهای مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به کنترلهای لازم در رابطه با کالاها می‌پردازد.
منظور از سیستم اطلاعاتی انبار، ایجاد روشی نظام‌مند و منطقی برای اجرای عملیات مربوط به‌کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات می‌باشد.
انبار بنا به نیاز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و کارکنان آن در تماس و رابطه است. این رابطه وتماس چه در مورد تحویل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداری حسابها و مبادله اسناد و مدارک‌آن‌ها، باید بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمی مبتنی باشد نه مناسبات شخصی و دوستانه چرا که اینگونه‌روابط، موجبات کندی کار و بروز اشتباهات را فراهم می‌سازد. بدیهی است در روابط متقابل، رفتارهای‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسریع کارها خواهد بود ولی نباید باعث ابهام در حسابها ومدارک و اسناد باشد.
در طراحی سیستم اطلاعات انبار بایستی توجه نمود که آیا از قبل سیستمی وجود دارد یا خیر، درصورت وجود سیستم، شناخت سیستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتی‌ترین فعالیتها محسوب‌می‌شود. در این گزارش وضعیت موجود انبار مرکز به لحاظ جایگاه سازمانی و شرح وظایف؛ نیروی‌انسانی موجود؛ نوع انبار؛ انواع موجودیهای آن و نحوه چیدمان؛ سیستم کدگذاری کالاها؛ تجهیزات‌موجود؛ گردش اطلاعات و فرمهای مربوطه،... تشریح گردیده و کاستیها و محدودیتهای آن تبیین‌می‌گردد. بدیهی است شناخت وضعیت موجود مبنای طراحی سیستم مطلوب مرکز قرار خواهد.
وضعیت موجود سیستم انبار در مرکز:
وضعیت موجود سیستم انبار طی چند مرحله بازدید و مذاکره حضوری جداگانه با مسئول انبار،سرپرست تدارکات و رئیس امور اداری مالی و در ابعاد مختلف شناسایی شده و به شرح زیر تبیین‌می‌گردد.
جایگاه سازمانی و شرح وظایف:
در ساختار سازمانی مصوب مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران، فعالیتهای مربوط به انبار در یک‌پست سازمانی با عنوان انباردار و زیر مجموعه اداره امور اداری و مالی، خلاصه می‌گردد. هیچگونه‌شرح وظیفه‌ای از انبار، انباردار و یا مسئول انبار تدوین نگردیده و یا در دسترس مشاهده نمی‌شود و شرح‌وظایف انباردار بر اساس انتظاراتی که بطور معمول و یا موردی وجود داشته توسط وی درک گردیده‌است.
نیروی انسانی موجود:
در حال حاضر یک نفر با تحصیلات دیپلم و بطور قراردادی، متصدی فعالیتهای انبار می‌باشد و لازم‌است آموزشهای لازم در خصوص انبارداری و حسابداری انبار را طی کند. لازم به ذکر است علی‌رغم‌وجود دو پست حسابدار در کنار یک پست کارشناس مسئول امور مالی و یک پست حسابدار و امین‌اموال در اداره امور اداری و مالی، فعالیت حسابداری انبار بدون متصدی است و از انباردار انتظارمی‌رود.
نوع انبار:
انبار مرکز به لحاظ فرم ساختمانی جزو انبارهای پوشیده محسوب میشود، ولی به لحاظ موقعیت‌فیزیکی و شرایط محیطی همچون نور، رطوبت، گردوغبار، نظافت، رفت و آمد و ایمنی شرایط مناسبی‌ندارد.
کالاهای موجود در انبار و نحوه چیدمان آنها:
ترتیب عمده کالاهای موجود در انبار را ملزومات اداری تشکیل می‌دهد که شامل ملزومات الکتریکی‌همچون کلید، لامپ مهتابی... و ملزومات رایانه شخصی و لوازم التحریر و مواد خوراکی و بهداشتی‌می‌باشد. کلیه این ملزومات در دو بخش مصرفی و غیرمصرفی تقسیم بندی می‌شوند. چیدمان اجناس‌موجود در انبار، خاصی نداشته و بر اساس فضای موجود، کلیه اقلام جایابی شده‌اند.
سیستم کدگذاری کالاهای انبار:
علی رغم وجود یک سیستم کدگذاری (طراحی شده توسط مشاور) که برای هر کالای ورودی به‌انبار، کدی مرکب از 5 رقم در نظر می‌گیرد، کلیه کالاها بدون کد در انبار نگهداری شده و کد کالا در هیچ‌یک از فرمهای گردش اطلاعات انبار ثبت نمی‌شود. لازم به ذکر است کارت انبار کالاهای انبار در چهاردسته؛ برقی، خوراکی بهداشتی، لوازم التحریر، و لوازم کامپیوتر در کاردکس مربوطه تفکیک گردیده و به‌این شکل تا حدودی کار جستجوی کارت سوابق کالا را تسهیل می‌کند. (کد 5 رقمی ذکر شده نشان‌دهنده مصرفی یا غیرمصرفی بودن کالا، گروه کالا و نوع کالا در هر گروه است).
تجهیزات موجود در انبار:
بجز چند قفسه انبار، هیچ گونه تجهیزات خاص انبارداری همچون پالت، نردبان دوپایه، تهویه‌مناسب و نیز علائم هشدار دهنده و ایمنی و ملزومات مناسب جهت رفع خطر آتش سوزی بچشم‌نمی‌خورد. همچنین به جهت عدم مکانیزه بودن سیستم اطلاعات انبار، رایانه‌ای در انبار موجود نیست.
فرایند درخواست کالا از انبار و تحویل آن:
بطور کلی فرایند درخواست کالا تا تحویل آن طی مراحل زیر انجام میشود:
1. درخواست کالا در 3 نسخه توسط واحد درخواست کننده تنظیم میشود.
2. پس از تأیید مسئول واحد درخواست کننده، درخواست کالا به تأیید رئیس امور اداری‌و مالی رسیده و به انبار ارسال میشود(کالاهایی که سرمایه‌ای نبوده و زیر 5000 ریال‌می‌باشد، توسط واحد تأیید میشود و تأیید رئیس امور اداری و مالی نیاز نیست).
3. در صورت وجود کالا در انبار، انباردار کالای درخواستی را به نماینده واحد تحویل‌می‌دهد.
4. یک نسخه از فرم درخواست کالا به حسابداری ارسال می‌گردد و یک نسخه آن در انباردر زونکن مربوطه به واحد متقاضی، بایگانی میشود.
5. اطلاعات مربوط به ورود و خروج کالا از انبار در کارت انبار و دفتر سیاهه انبار (فرم‌شماره15) توسط انباردار ثبت می‌گردد.
6. در صورت عدم وجود کالای درخواستی در انبار، انباردار موظف به صدور فرم‌درخواست خرید گردیده و فرم را برای کارپرداز ارسال می‌کند.
7. گردش خرید کالا طی گردیده و کالای خریداری شده همراه با فاکتور جهت صدور قبض‌انبار تحویل انبار می‌گردد.
8. انباردار اقدام به صدور قبض انبار در 3 نسخه کرده و ضمن ممهور کردن قبض انبار به مهرانبار، 2 نسخه اول آن را به کارپرداز جهت تکمیل مستندات اداری تحویل می‌دهد ویک نسخه را در انبار بایگانی می‌کند (در صورتیکه کالای خریداری شده جزء اموال باشد، هر 3نسخه به کارپرداز تحویل میشود و یک نسخه اضافی برای انبار تکمیل می‌گردد).
فرمهای مورد استفاده در سیستم فعلی انبار مرکز:
گردش کارها و عملیات مربوط به سیستم انبار مرکز، در قالب 7 فرم با عناوین زیر انجام میشود:
1. درخواست کالا از انبار
2. قبض انبار
3. درخواست خرید
4. کارت انبار
5. فرم برگشت کالا از واحدها به انبار
6. دفتر سیاهه اموال
دفتر سیاهه کتاب
برنامه‌ریزی تأمین کالا:
در حال حاضر برنامه‌ریزی خاصی در تأمین کالاهای مورد نیاز انبار صورت
نمی‌گیرد. به بیان دیگرهیچ یک از کالاهای انبار نقطه سفارش مشخص نداشته و طبق برنامه از پیش تعیین شده با درخواست‌انباردار تهیه و تأمین نمی‌شوند. البته در بعضی موارد خاص همچون تأمین اقلام مصرفی خوراکی مثل‌قند، تأمین بطور عمده و در مقاطع مشخصی از سال انجام می شود.
انبار گردانی:
انبارگردانی در مرکز هر ساله توسط تیمی مرکب از امین اموال، مسئول/متصدی انبار، و رئیس اموراداری و مالی جهت کسب اطمینان از صحت عملیات موجودی انبارها و جهت کشف و اصلاح‌تفاوتهای موجود میان مقدار واقعی موجودی و مانده کارتهای انبار انجام میشود.
کاستیها و محدودیتهای سیستم اطلاعات انبار در مرکز:
در ادامه به نقائص و مشکلاتی که در حال حاضر نسبت به وجود یک سیستم اطلاعات انبار مطلوب وکارا پیش روی مرکز است می پردازیم:
- شرح وظایف انبار و انباردار و چگونگی ارتباط آن با سایر واحدها همچون تدارکات وحسابداری مدون نیست.
- انباردار آموزشهای لازم در خصوص انبارداری ، حسابداری انبار و گزارشدهی انبار راطی نکرده است.
- انبار فاقد کاردکس مناسب است.
- کالا های انبار کدگذاری نشده است.
- جایابی کالاها در انبار مبتنی بر نظم خاصی نیست.
- عدم وجود فهرستی از کالاهای موجود در انبار.
- انواع کالاهایی که باید و یا می‌توانند در انبار نگهداری شوند مشخص و مدون نیست.