مقدمات داده پردازی تعریف داده(Data) هر اطلاع مفید ولازم درباره چیز یا امری رایک داده می گویند.به شناسنامه خود نگاه کنید.نام، نام خانوادگی،نام پدر ،سال تولد،محل تولد،شماره شناسنامه وسایر اطلاعات آن ،همه درباره شماست.
اینها داده های مرتبط با شما هستندوشما را از دیگران متمایز ومجزا می کنند؛ به شما سود می رسانند؛ حقوق شما را محفوظ می دارند وبه دولت امکان می دهند که برای شما برنامه ریزی کندو امکانات فراهم سازد.
داده ها در همه امور، نقش بازی می کنند.مثلا در دادوستد، داده ها نقش بسیار بزرگی دارند.اطلاع ازاین که چه مقدارپول دارید؛ بابت چه کالا وخدماتی پول گرفته یا پرداخته اید؛ از چه حسابی پول برداشته وبه کدام حساب واریز کرده اید؛ چقدر طلبکبرید وچقدر بدهکارید؛و….
همه، داده های مالی شما هستند .
حسابداران با چنین دا ده های مالی سروکاردارند وآن را مدیریت می کنند وازآن ها نتیجه گیری می کنند.
گفتیم که داده ها باید مفید ولازم باشند.مثالی می زنیم: اگردر شناسنامه شما وزن یا قد شما را می نوشتند،صحیح بود؟
پاسخ منفی است.ذکر وزن وقد در شناسنامه کاربردی ندارد و وجود آنها لازم نیست، هر چند که مفید است.اما در پرونده پزشکی شما هم لازم هستند وهم مفید،زیرا به شناسایی وضع سلامت شما ونیز، به شناخت ودرمان بیماری شما یاری میرسانند.
داده ها با هم ارتباط دارند.
اگر بدانید شماره شناسنامه شخصی 259 است، آیا می توانیداورا پیدا کنید؟
این کار دشوار است.
ممکن است شماره شناسنامه خیلی از مردم259 باشد.
حالا اگر بدانید که نام آن شخص مثلا مسعود است یافتن او آسانتر می شود؛ هر چند که هنوز هم شاید اسم خیلیها مسعود وشماره شناسنامه شان 259 باشد.اما اگر در همین حال، نام خانوادگی او را هم بدانید دیگر یافتن اوساده می شود.نتیجه ارتباط داده ها به یکدیگر، شناسایی سریعتر است.داده هایی که به هم ارتباط نداشته باشند یا نتوان ارتباط آنها را نسبت به هم پیدا کرد، کاربرد زیادی ندارد وشاید اصلا به درد نخورد.
داده های نامرتب کاربرد ندارند.
اگر اطلاعات وداده های زیادی را بدون نظم وترتیب در جاهای مختلف پخش کنید، چطور می توانید به هنگام نیاز ازمیان آنها چیز خاصی را پیدا کنید؟داده ها هم مثل اشیای یک خانه یا انبار هستند وفقط از طریق نظم دادن وطبقه بندی وتازه کردن آنهاست که می توان از آنها سود برد .
داده ها چگونه مرتب میشوند؟
راههای مختلفی برای مرتب کردن داده ها وجود دارد.یکی از آسانترین روشها آن است که داده هارا به شکل یک جدول در آوریم.
همه شمامی دانید جدول چیست.برنامه دانشگاه شما یک جدول است.دفتر حضور وغیاب کلاس شما یک جدول است صورتحساب بانکی پدر ومادر شما یک جدول است .
اصول تمام جدولها یکی است ودرک آن نیز بسیار آسان است.در تمام آنها،برای مرتب کردن اطلاعات صفحه را خط کشی کردند وآن به شکل سطر ها وستونها در آوردند.به این ترتیب ، مجبورید اطلاعات را به شکل مرتب و زیر هم ،در جدول وارد کنید.در بالای هر ستون جدول،نام آنچه را که قرار است در آن ستون وارد کنید،می نویسید.در هر سطر اطلاعات،نام شخص یا چیزی را که آن داده ها به او مرتب است می نویسید.مثالی می زنیم.کتابهایی را که در خانه یا دانشگاه دارید،در نظر بگیرید.می توانید یک جدول درباره ی آنها تشکیل دهید و اطلاعات مرتبط با کتابها را در آن نگهداری کنید.در مورد هر کتاب می توانید داده هایی از قبیل نام کتاب،نام نویسنده،نام مترجم،نام ناشر،تعداد صفحات،تاریخ نشر و… را به صورت زیر،تبدیل به یک جدول کنید.
البته می توان این جدول را به هر شکل دیگری تهیه کرد و درباره ی هر کتاب اطلاعات دیگری مانند نوبت چاپ،شماره ی شناسایی کتاب و…را نیز در جدول وارد کرد.مهم،اطلاعاتی ست که شما درباره ی هر کتاب مفید و لازم می دانید و داده های شما به شمار می آیند.این جدول،داده های شما را مرتب می کند.به این جدول داده ها(Data Table)می گویند.
جستجو در جدول داده ها گفتیم که مرتب کردن اطلاعات ، جستجو در آن را آسان می کند فرض کنید که جدولی از کتاب های موجود در خانه یا دانشگاه خود را تهیه کرده اید واینک می خواهید بدانید که مثلا کدامیک در سال 1371چاپ شده است.
در این صورت، به شکل زیر عمل می کنید: ستون تاریخ نشر را می بینیم وآن را از بالا به پایین مرور می کنید .
در هر خانه ای از این ستون که عدد 1371 که دیدید آن سطر جدول را با یک قلم رنگی رنگ می زنید یا بیرون جدول ، کنار نام کتاب ،یک علامت می گذارید.
وقتی همه جدول را مرور کردید تمام سطرهایی که علامت دارند یا رنگ شده اند، کتابهای مورد نظر شماهستند به همین شکل، جستجوی نام نویسنده خاص ویا هر مورد دیگر ،آسان می شود.
با ارزان شدن وتوانمندشدن رایانه ها،بزودی برنامه نویسان بر آن شدند تا برنامه های کاربردی قدرتمندی را برای کار با اطلاعات ایجاد کنند.که در عین حال آسان وهمه فهم باشد.یکی از آخرین محصولات نرم افزاری ویژه ی این کار،برنامه های اداری شرکت میکروسافت است،این سلسله از برنا مه های میکروسافت آفیس(MicrosaftOffice)نام دارد و مجموعه ای از چند برنامه ی ک اربردی برای ماشینی کردن دفاتر کار است.
یکی از قطعات این مجموعه برنامه ها،برنامه ی کاربردی اکسس است که برای داده پردازی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده است.این برنامه می تواند یک پایگاه داده ها را اداره کند.اینک ببینیم که پایگاه داده ها چیست؟
تعریف پایگاه داده ها گفتیم که یکی از روشهای آسان اداره ی داده ها،ایجاد جدول مرتبی از آنهاست که به آن جدول داده ها (DataTable)می گویند.
برنامه ی اکسس،دو یا چند جدول داده را،پایگاه داده ها (Database)می نامدو می تواند آن رابه خوبی اداره کند.برنامه ای را که می تواند یک پایگاه داده ها را اداره کند،برنامه ی مدیریت پایگاه داده ها(Database Management Program)می گویند.اکسس،یک برنامه ی مدیریت پایگاه داده هاست.به مجموعه ای از جدولهای داده ها،پایگاه داده ها می گویند.
تعریف فیلد(Field)و رکورد(Record) همان طور که قبلا گفتیم،اکسس با جدول های داده ها کار می کنیم.هر جدول،از تعدادی سطرو ستون تشکیل شده است.اکسس به هر یک از ستون ها،یک فیلد،(Field) میگویند.بنابراین،جدول کتابخانه ی ما در مثال قبلی 6فیلد دارد.همچنین اکسس،هر سطر جدول داده ها را نیز یک رکورد می خواند.
در همان جدول کتابخانه ها،در مثال قبلی ،شما سه رکوردرا می بینید.به این ترتیب، هر رکورددر آن داده ها را نیز یک رکورد(Record)می خواند.در همان جدول کتابخانه ها،در مثال قبلی،شما سه رکورد را می بینید.به این ترتیب،هر رکورد در آن جدول شامل شش فیلد است.درک مفهوم فیلدو رکورد در کار با اکسس بسیار مهم است،اما پس از مقداری تمرین،به راحتی آن را فرا گرفته،به کار گفتیم که هر پایگاه داده،از تعدادی جدول تشکیل می شود.حال ببینیم چرا چند جدول رادر یک پایگاه داده ها می گذارند؟و این کار چه مزیتی دارد؟به مثال زیر توجه کنید: فرض کنید یک جدول داده ها دارید که فیلد های آن اطلاعاتی درباره ی سفارش های مشتریان یک فروشگاه مثل نام و نام خانوادگی و تاریخ ومقدار خرید هر کالاست و جدول دیگری داریدکه در آن فیلد های دیگری مثل اطلاعاتی درباره ی شهر،محله،خیابان،کوچه،تلفن وموارد از این دست درباره ی همان مشتری ها موجود است.حال،چگونه بایدمثلا کشف کنید که فلان مشتری ساکن فلان خیابان،چقدر خرید کرده است.اطلاعات خرید وفروش مشتری در یک جدول و اطلاعات سکونتی همان مشتری،در جدول دیگر است.
برای این کار،باید در هر یک از جدول های یک فیلد مشترک پیدا کنید.یعنی فیلدی که هم در این جدول و هم در آن جدول موجود باشد.بعد: 1اطلاعات را از جدول اول برمی دارید و به فیلد مشترک نگاه می کنیدوداده ی موجود در آن،مثلا نام خانوادگی یا شماره ی شناسنامه را جایی یادداشت می کنید.
2در جدول دوم،فیلد مشترک را پیدا می کنیدو در آن داده ای را که یادداشت کرده اید می یابید.حالا رکورد مورد نظررا پیدا کرده ایدوباید در آن به سراغ فیلد نشانی بروید وآن را یادداشت کنید.
به این ترتیب،این دو جدول به هم ربط پیدا می کنند.ربط دادن جدول ها به هم،از طریق یک فیلد مشترک،قدرت مانور شمارا در جستجوی داده هاو نتیجه گیری از آنها بسیار افزایش می دهد ودر حجم جدولها صرفه جویی می کند.زیرا،دیگر لازم نیست که مثلا در مقابل هر رکوردی که برای خرید و فروش مشتری به وجود می آورید،یک بار هم،آدرس او را در همان جدول بنویسیدو می توانید این داده را از جدول دیگری بردارید.به این مدل از پایگاه داده ها،پایگاه داده ها ی ارتباطی (Relational Database).اکسس،از این مدل پایگاه داده ها استفاده میکندو به همین سبب به آن مدیرپایگاه داده های ارتباط (Relational Database Management System) به طور خلاصهRDMBSمی گویند.
تعریف پایگاه داده های ارتباطی پایگاه داده های ارتباطی،مجموعه ای از جدولهای داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولها وجود دارد و از طریق آن می توان داده ها را به هم ربط داد.
تعریف کلید اکسس،به فیلدی که لا اقل در دو جدول داده ها مشترک باشد،فیلد کلیدی(KeyField)یا به اختصار (کلید)می گویند.علت این نام آن است که این فیلد،کلید وارد شدن از یک جدول به جدول دیگر است.گفتیم که دو جدول اکسس از طریق یک فیلد مشترک می توانند به همدیگر ارتباط یابند.حالا،این موضوع را برای بیش از دو جدول بررسی می کنیم.در این مورد مثالی را مشاهده کنید.
فرض کنید دو جدول داده هایاکسس دارید که در اولی مشتریان معرفی می شوندو به هر یک از آنها یک شماره ی مشتری که حتما باید غیر تکراری و بدون مشابه باشد،اختصاص می یابد.حالا اگر جدول دیکری داشته باشیم که به خرید های مشتریان اختصاص یافته باشدو در آن هم،برای هر بار خرید مشتریان یک رکوردثبت و نگهداری شود.اگر در این جدول،از همان شماره ی مشتری های تعریف شده در جدول مشتریان استفاده کنید،این دو جدول به هم ارتباط می یابند.هر چند که در هر دو جدول،داده های تکراری وجود دارد(یعنی فیلد شماره ی مشتری)،اما این تکرار اجتناب ناپذیراست و در عوض،باعث می شودکه از تکرار بزرگتری که همان اطلاعات کاملجدول مشتری هاست،در جدول خرید مشتریان،جلوگیری شود.
حالا فرض کنید یک جدول دیگر هم داریدکه یکی از فیلدهای آن نام مشتریست اما فیلدشماره مشتری ندارد.آیا این جدول را هم می توان به جدول اولیوصل کرد؟بله.اگر فیلد نام مشتری در هر دو فایل یکسان تعریف شده باشد،می توان از این فیلد برای اتصال دو جدول داده ها استفاده کرد.بنابراین،فیلد کلید ما در این حالت،فیلد نام مشتری است.وقتی این دو جدول داده ها به هم مرتبط شوند، در حقیقت،به جدول دیگرهم وصل شده اند؛زیرا دو جدول دیگر نیز از طریق یک فیلد مشترک به هم متصل بودند.به این طریق ،هر سه جدول،از طریق فیلدهای دوبه دو مشترک به هم وصل شده اند.بنابراین لازم نیست که فیلد های ارتباط دهنده در هر سه جدول(یا بیشتر)،یکی باشند.بلکه فقط کافیست دو به دو یکی باشند.
چگونه یک پایگاه داده ها بسازیم؟
روش ساختن یک پایگاه داده های خوب را اولین باردر سالهای اولیه ی رواج یافتن رایانه ها یعنی حدود سال1960 م تبیین کرده اند و این اصول تا کنون تغییر چندانی نیافته است.البته،کار ایجاد پایگاه داده ها به مرور زمان پیشرفت بسیار زیادی کرده است.مثلادر روزگاران گذشته،دست بردن در ساختمان یک پایگاه داده ها،کار بسیار مشکل و حتی غیر ممکن بود و به همین دلیل،دست بردن در ساختمان پایگاه داده ها خیلی گران تمام می شدو برخی اوقات،این کار،6% به قیمت طراحی اولیه می افزود.اما امروزه ایجاد پایگاه داده ها با کمک یک عدد رایانه ویک برنامه ی پایگاه داده ها ی ارتباطی مانند اکسس بسیار سریع انجام می شود و دست بردن در ساختمان پایگاه داده ها نیز در هر لحظه ممکن ومیسراست.امروزه میتوان با اطلاعات کم و ناقص،کار را آغاز کرد و به مرور،ساختمان پایگاه داده ها و اجزای گوناگون آن و داده های داخل آن را تغیر داد تا به حالت ایده آل رسید.اما توصیه های کلی زیر را در مورد ساختن پایگاه داده ها در نظر داشته باشید.
1-کارهایی را که می خواهید با پایگاه داده هاانجام دهید معین کنید: پیش از آغاز ایجاد یک پایگاه داده ها، باید تقریبا بدانیدکه از ایجاد آن چه انتظاری داری.
دانستن این نکته، کار سختی نیست.قلم وکاغذی بر داریدوعمده کارهایی را که می خواهید با پایگاه داده های مورد نظر انجام دهید زیر هم بنویسید.
این فهرست می تواند شامل کارهایی که هم اکنون می خواهید ونیز کارهایی که انتظار دارید بعد ها انجام دهید باشید .
وقتی می گوییم کارهای عمده را بنویسید، یعنی بنویسید که می خواهید چه چیز هایی را در پایگاه داده ها وارد کنید وچه گزارشهایی را از آن دریافت دارید.بنابراین ،مثلا یکی از عناوین فهرست شما می تواند این باشد:‹‹وارد کردن سفارش مشتری››؛اما لازم نیست جزییاتی مانند محاسبه جمع کلی صورتحساب ویا کسر مقدار تخفیف از مبلغ دریافتی را در این فهرست بگنجانید.
اینها اعمال اصلی نیستند.
2-نمودار گردش عملیات را رسم کنید: رسم نمودارعملیات یعنی این که مشخص کنید کدام عمل قبل از کدام عمل انجام می گیرد .تعیین این که اگر عمل خاصی انجام نشود، کدام عمل بعدی قابل انجام نخواهد بود ، بسیار مهم است.به این ترتیب ، جریان کار شناسایی می شود وبنابراین ، کاری که هر کس باید انجام دهد مثل پر کردن فرم خاص یا تایید کردن یک عمل خاص ، مشخص می گردد.
رسم نمودارعملیات یعنی این که مشخص کنید کدام عمل قبل از کدام عمل انجام می گیرد .تعیین این که اگر عمل خاصی انجام نشود، کدام عمل بعدی قابل انجام نخواهد بود ، بسیار مهم است.به این ترتیب ، جریان کار شناسایی می شود وبنابراین ، کاری که هر کس باید انجام دهد مثل پر کردن فرم خاص یا تایید کردن یک عمل خاص ، مشخص می گردد.
3-شناسایی داده های لازم: وقتی دو مرحله قبل را انجام دادید تقریبا خواهید که به چه داده هایی که به چه داده هایی احتیاج دارید.مثلا می توانید تعیین کنید که در مورد هر مشتری ،چه داده هایی نیاز دارید ویا در مورد صدور صورت حساب فروش ، چه داده هایی را لازم دارید .این داده ها،پایه ایجاد پایگاه داده های شما هستند.
بنابراین باید تا حد امکان بکوشیدتا فهرست کاملی از داده های مورد نظر را درآورید وزیر هم بنویسید.
4-گروه بندی داده ها: در این مرحله، مشخص میکنید که داده ها چگونه باهم گروه بندی می شوند.مثلا شماره مشتری ،نام مشتری،نام خانوادگی مشتری،شماره تلفن مشتری،نشانی مشتری،داده های مرتبط به همهستندومیتواننددر یک گروه جای بگیرند.
پس از انجام کار گروه بندی باید چند فهرست داشته باشیدکه در زیر هر یک نام اجزای آن نوشته شده باشد.
5-سازماندهی داده ها:در این مرحله، تقریبا ساختمان جدولهای داده های موردنیاز برای برای یک پایگاه داده ها مشخص شده است.هرکدام از فهرستهایی که در مرحله قبل به وجود آورده ایدمی تواند یک جدول دادها را تشکیل دهد.
در اکسس می توانید در هر مرحله که لازم شد.
جدول جدید داده ها درست کنید ویاجدول های قبلی را دست کاری وتصحیح کنید.اما اصلاح مکررتوصیه نمیشود وبهتر است، ازهمان ابتدای کار طرحی تقریبی از آنچه را که روی کاغذ انجام میدهیدپیاده کنید.به این شکل،ازسردرگمی نجات می یابید.
6-ایجاد فرمها وگزارشها: حال، جدول داده ها ایجاد شدهاست وشما در این مرحله شروع میکنید به ارتباط دادن آنها به یکدیگر وساختن فرمها وگزارشها.در این مرحله،ازماکروها وزبان ویژوال بیسیک هم استفاده میشود ورابطه کاربر نیز ساخته می شود.
7-آزمایش وتجدید نظر وتصفیه: در این مرحله متوجه کمبودها شده ودر نکاتی تجدید نظر می کنید ودر برخی ودر برخی از داده ها، عناصر دیگری را که متوجه می شوید به درد نخواهد خورد وزایداست،حذف کنید.این مرحله آخر کار است ومعمولا،پس از تحویل پایگاه داده هابه مشتری ودر حین کار آن نیز تا مدتی باید این کار را انجام دهید تا پایگاه داده ها از هر جهت، احتیاجات کاربر را برآورد وبدون نقص شود.
کسانی که پایگاه داده ها راطراحی می کنند، معمولا وقت زیادی را برای تحقیق وتفحص درباره آنچه کاربران ومدیران می خواهند اختصاص می دهند.آنها جریان عادی کاری را که می خواهند برای آن پایگاه داده ها تهیه کنند مطالعه می کنند.
آشنایی با Access بازجست(Query) فرض کنید اطلاعات جمعیتی یک دبیرستان را به شکل یک جدول داده ها در اختیار دارید.
می خواهید بدانید چند نفر از دانش آموزان ،کمتر از 14سال چند نفر از آنها 15سال، چند نفر بین 16سال وچند نفر 17سال وبیشتر سن دارند.برای این کار، کسی را مامور میکنیدتا این اطلاعات را برای شما بیابدوآن را به شما گزارش کند.
این شخص به سراغ اطلاعات می رود وآن را جستجو وبازیابی میکند.
به طوری که از این توده داده ها ، اطلاعات مورد نیاز شما استخراج ودر اختیار شما قرار گیرد.این عمل را‹‹بازجست اطلاعات›› می گویند.این فرد ،مامور جستجو وکارآگاه شماست.شما به مامور خود ضابطه ای را اعلام می کنید واو بر اساس آن ضابطه برای شما در اطلاعات جستجو کرده .آن رازیرورو میکند.در واقع ،بدون بازجست در داده ها ،که باعث می شوداطلاعات مفید استخراج شود،جمع آوری اطلاعات کاری بیهوده ووقتگیر است.ما داده ها را جمع می کنیم تا بعدها ، به کمک ضابطه ها وقواعد خاص آن، نتایج مهمی می گیریم.در همین پایگاه داده های جمعیتی،اگر به دنبال کسانی بگردید که نامشان باحرف ‹‹س›› شرروع می شود یا تمام کسانی متولد ‹‹شیراز›› هستند ودر کلاس اول نظری مشغول تحصیل هستند، باز هم عمل بازجست اطلاعات را انجام داده اید.بازجست،همیشه تا این حد ساده نیست.خیلی وقتها می خواهیداز اطلاعاتی که در یک جدول دارید استفاده کنید واز طریق ارتباط دادن دو یاچند جدول به یکدیگر وارتباط ایجادکردن بین داده ها،اطلاعات دیگری رادر جدول دیگری بازیابی کنیم.بازجست، میتواند دو یاچندجدول رابه هم وصل کندواز اتصال آنها نتیجه بگیرد و… نتیجه بازجست، همیشه یک جدول دیگر است.این جدول زیر مجموعه ای از اطلاعات وداده های جداول دیگر داده هاست اماموقتی ست ویک جدول واقعی داده هانیست.
بازجست،کارآییهای دیگری هم دارد.اگر بخواهید در کاربا اکسس متخصص شوید بایدبتوانیدبه سادگی بازجست ایجاد کنید.
فرم(Form) کار باجدولها آسان نیست.
فرض کنید می خواهید به حسابی در بانک پول واریز کنید.بانک به شما یک فرم می دهد.شما در مکانهای مختلفی از فرم که قبلا در آن مشخص شده است،باید نام ونام خانوادگی خود وشماره حساب ونام شخص وشعبه بانکی که طرف شما در آن بانک،حساب دارد وشاید چیزهای دیگر را در آن بنویسید.بانک،به شما یک جدول ساده خط کشی شده نمی دهدکه شما آن را پر کنید ،بلکه به درستی به شما می گوید که چه می خواهد وداده های خود راباید چگونه در فرم بنویسید.مثلا وقتی دارید شماره حساب طرف را می نویسید،مقابل عنوان شماره حساب را چنان خط کشی میکندکه شبیه جدولی یک سطری شود وشما مجبور باشید در هر خانه آن یک رقم از شماره حساب را بنویسید.وقتی فرم را به بانک می دهید.مامور باجه بانک، به آن نگاه می کند ووادارتان می کند که مقابل هر عنوانی را که خالی مانده است پر کنید یا خودش آن راپر می کند.مثلا اگر تاریخ را ننوشته باشد، خودش می نویسدواحتمالا اطلاعات شماره شناسنامه وشماره گواهینامه رانیز به جاهای خاصی از آن می افزاید.
طراحی فرم در اکسس بسیار آسان است ودر حقیقت مثل تفریح کردن است.اگر یاد بگیرید که فرمهای خوبی را طراحی کنید می توانید از وقوع بسیاری از مشکلات آینده خود، به سادگی جلوگیری کنید.
گزارش(Report) گزارش ،خلاصه ونتیجه گیری مفید از داده ها واطلاعات در اختیار کسانی ست که با آن سروکار مستقیم دارند.اما دیگران هرگز به ریز دادها و اطلاعات نیاز ندارند.مثلاوقتی رئیس بانک در پایان یک روز کاری از صندوق کار می پرسد امروز چقدر دریافتی داشته اید؟نمی خواهد ریز دریافتیها را بداند؛ بلکه می خواهد از جمع کل مبلغ دریافتی آگاه شود مدیربانک فقط وقتی به جزئیات توجه ونیاز پیدا میکند که اختلاف حساب پیش آید ویامبلغ موجود،کمتر یا زیادتر از آنچه باید باشد.وقتی همه چیز درست پیش می رود جزئیات مورد توجه قرارنمی گیرد هنگامی که اطلاعات طوری طبقه بندی میکنید که بتوان از آن یک نتیجه مفید ولازم اخذ کرد در واقع یک گزارش تهیه کرده اید.مدیران وگردانندگان شرکتها وبخشهای مختلف شرکتها به گزارش نیاز دارند.
مثلا؛رئیس حسابداری شرکت گزارش می دهدکه در این ماه،فلان مبلغ خرید انجام شده است وشرکت،فلان مبلغ تعهدپرداخت دارد.
این مقادیر سرجمع کلیه اعمال وتصمیمات گذشته است.به نوبه خود،رئیس انبارگزارش میدهد که موجودی انبار از هرقلم چند عدد است وچه هنگام رقم خاصی از اجناس کم می آیدودر چه تاریخی بایدچه مقدار جنس برای رفع کمبود انبار تهیه کرد.معمولا هر چه رده مسئولیت مدیران بالاتر برودجزئیات کمتر وارقام کلی تری مطرح می شود.
گزارش،عامل بسیارمهمی درتصمیم گیری ست.معمولا در جلسه های مختلف شرکتها، گزارشهای مختلف مطرح ودرباره نقصها وکمبودها برپایه گزارشها تصمیم گیری میشود.مثلا،گزارش کمبود کالای خاصی در انبار باعث میشودمدیر شرکت به مدیر تدارکات،برا ی خرید آن کالا دستور بدهد.
گزارش میزان بدهی شرکت ممکن است باعث شود که رئیس،از زیردستان بازخواست کندیا دستور صرفه جویی کردن صادر کند ویا تصمیم به اخذ وام گرفته شود.
گزارشها،دررفع اشکالات کار هم بسیارمفیداند.گزارش نشان میدهد که کار حسابداری یا انبار درست هست یا نه واختلاف حساب باعث می شود که کار حسابدار وانباردار یا افراد دیگر،مورد دقت وتوجه بیشتر قرارگیرد ونحوه کار آنها اصلاح شود ویا احتمالا افراد کارآمدتر، جای افراد فعلی رابگیرند.
از داده های موجود در اکسس می توان گزارش گرفت.این گزارشها، خودفرم وشکل خاصی دارند که در اکسس می توان به راحتی آن را تعیین کرد.ومطابق آن از سیستم گزارش گرفت.
در گزارشهای اکسس می توان جمعهای فرعی وکلی را نیزبراحتی به کار گرفت.اکسس، می تواند صفحات گزارش را به خط کشی معین وپایین صفحه وبالای صفحه مشخص شماره بزندواز هر گونه اطلاعات گزارش استاندارد و شسته ورفته ای ایجاد کند.
گزارش را هم می توان مستقیما چاپ کرد وهم برای شکل دهی بهتر وحرفه ای Word فرستاد.
ماکرو(Macro) یکی از سهولتهایی که رایانه برای کاربران بوجود می آورد آن است که می تواند بدون خستگی اعمال تکراری را انجام دهد.
در ضمن،بسیاری از کارهایی که یک کاربر در رایانه انجام می دهد اعمال تکراری ست مثلا برای باز کردن یک گزارش خاص، باید اعمال به خصوصی را پشت سرهم انجام داد.اگر هر گاه که می خواهیم کاری را انجام دهیم مجبور باشیم اعمال جزیی فراوان وتکراری را پشت سرهم انجام دهیم، کار باملال و خستگی بسیار همراه خواهد شد.در ضمن ممکن است اشتباه کنیم واعمال را با توالی ندهیم.خوشبختانه در رایانه برای این مساله راهی وجود دارد کسانی که باسیستمDOS کار کرده اند می دانند که بسیاری از اعمال تکراری زمان شروع به کاررایانه را می توان در یک پرونده دیگر قرار دادکه به آن‹‹پرونده اعمال دسته جمعی›› گفته می شود.هر وقت که آن پرونده خاص فراخوانده شود تمام آن اعمال به ترتیب اجرا می شوند.اکسس هم این امکان را به وجود آورده است که به همین قیاس بتوانید اعمال تکراری را درظرفی بنام ماکرو گردآوری کنید وبه آن نامی میدهیم.سپس هر وقت که می خواهید آن سلسله اعمال، پشت سرهم اجرا شود آن ماکروی خاص را فرابخوانید تاآن اعمال بطور خودکار وپشت سر هم اجراشود.اما امکانات ماکرو بیش از این است شما می توانید برای ماکرو یک تکمه تعریف وکاری کنید که هر وقت آن تکمه رابا ماوس فشار می دهید آن ماکرو اجراشود .یا می توانید کاری کنید که وقتی عمل خاصی مانند بازکردن یک فرم یا بستن آن را انجام می دهید ماکروی خاصی اجراشود.
همچنین می توانید در ماکروها شرط بگذارید.
یعنی به اکسس می گویید ‹‹درصورتی که شرایط خاصی بوجود آمد،فلان ماکرو رابه کار بینداز›› عمل شرطی کردن ماکروها از قویترین جنبه های آنهاست .حتی می توانید ماکروهایی درست کنید که در روزهای خاصی فعال شوند وخود به خود گزارش تهیه کنند.گزارشهایی که در روزهای خاصی از ماه تهیه می شود به کمک ماکروهای شرطی بسیار راحت تر ایجاد خواهند شد.
ماجول(Modules) وقتی به کار ایجادپایگاه داده ها بپردازیم ودر این امر متبحر شوید،پس از مدتی متوجه خواهید شد که نمی توان فقط با استفاده از جدول، بازجست،فرم وگزارش وماکرو، یک پایگاه داده های ایده آل ایجاد کرد خیلی وقتها پیش خواهد آمد که فرمول پیچیده ای در مواردی خاص باید اجرا شود واین فرمان را نمی توان به آسانی با ماکروها به وجود آورد.بعضی وقتها برخی تصمیم گیریها بسیار بغرنج اند وبه راحتی نمی توان شرط گذاشت وبا استفاده از آن تصمیم گیری کرد.شرکت مایکرو سافت ،یک زبان برنامه نویسی بسیار کارآمد وقوی بنام ‹‹ویژوال بیسیک›› عرضه کرده است که در بین کاربران رایانه ، در سراسر جهان، بسیار موردقبول واقع شده و مرغوب است .مایکروسافت، نگارش خاصی از این زبان برنامه نویسی به نام ‹‹ویژوال بیسیک برای برنامه های کاربردی›› رادر برنامه های دفتری خود که متشکل از ورد،اکسل واکسس است گنجانیده است .که با آن میتوان در داخل این نرم افزارهای دفتری ،برنامه نوشت وآن را با قدرت تمام به اجرا درآورد شاید اکنون پرسیده شود که ماکرو با ماجول چه فرقی دارد؟باید گفته شود که ماکروها ،مجموعه ای از فرمان های خود اکسس هستند که در ظرف جمع شده اند ویک باره اجرا مشوند وهرگز قدرت زبان برنامه نویس ویژوال بیسیک را ندارند.آنها زمینه عمل محدودی دارند واصولا نمی توانند با بیرون از نرم افزار اکسس کاری داشته باشند،اما زبان ویژوال بیسیک، می تواند در خارج از اکسس هم عمل کند وبا قطعات دیگر نرم افزار دفتری نیز به خوبی فعل وانفعال انجام دهد.
یادگیری زبان ویژوال بیسیک خاص اکسس احتیاج به مقدماتی دارد که از حوصله این تحقیق بیرون است اما منابع بسیاری در این باره وجود دارد که پس از کسب تبحر وتجربه در کار با اکسس، میتوانید از طریق آنها به یادگیری این زبان بپردازید واز امکانات آن استفاده کنید.در یک پایگاه داده های ایجاد شده با برنامه اکسس، می توان چیزهایی مانند جدول ، بازجست ، فرم،گزارش،ماکرو وماجول ایجاد کرد.به اینها‹‹اشیای پایگاه داده ها››یعنی ‹‹اشیای اکسس››می گویند.در واقع، به کمک ایجاد این اشیاء پایگاه داده ها را اداره میکنند.اکنون وارد اکسس شده، باشکل برنامه و جای این این اشیاء را ونحوه عمل برنامه، به طور مقدماتی آشنا میشویم.
ورود به اکسس برای واردشدن به اکسس یاروی شکلک آن، در روی میز ویندوز کلید می زنیم یااز طریق منوی StartگزینهProgram راپیدا کرده، روی آن یک بار با ماوس کلید می زنیم.هر وقت که وارد اکسس شویم با منوی صفحه بعد خواهیم شد.این منو، دوقسمت دارد که باکادر ،از یکدیگرجدا شده اند.ما برای ایجاد پایگاه داده ها باید با قسمت بالای این منو کارکنیم.عنوان این قسمتNew Database Using Creat a (ایجاد پایگاه داده ها بااستفده از)می باشد ودر داخل آن،دو گزینه هست که یکی Blank Database (پایگاه داده های خالی) ودیگری Database Wizard (برنامه کمکی ایجاد پایگاه داده ها)است.اگر بخواهید یک پایگاه داده ها درست کنید، باید مقابل Blank Database علامت بزنید تامنوی زیر ظاهر شود.
ایجاد پایگاه داده ها در اکسس،سه روش متفاوت داردامانتیجه هر سه روش یکی ست واگرمفاهیم اساسی این کار را یادبگیریداستفاده از روش بستگی به نظر خودتان خواهد داشت.
این سه روش عبارتنداز: 1-ایجادجدول به روش دستی 2-ایجاد جدول به روش جادوگر(Wizard) 3-ایجاد جدول به صورت صفحه گسترده(Datasheet) در اینجا به دلیل طولانی شدن مطلب فقط به تشریح ایجاد جدول به روش دستی می پردازیم که به نظر می آید از روشهای دیگر مهمتر وکاربردی تر باشد: ایجاد جدول به روش دستی چرا روش دستی را پیش از همه روشها شرح می دهیم؟
به این علت که تمام مواردی را که بایددر مورد ایجاد جدول داده هایاد بگیرید در این روش مستتر است.برای ایجاد جدول به این روش، پس از ورود به اکسس وایجاد یک پایگاه داده های خالی،منوی Database یا همان پایگاه داده ها ظاهر خواهد شد.این منو،بسیار مهم است ودر اکسس،تقریبا محل شروع هر کاری محسوب می شود.همان طور که قبلا دیدید این منو شش زبانه افقی دارد که اکنون زبانه Table(جدول)آن فعال است واز طریق همین زبانه می توانیم در پایگاه داده هایمان، جدول داده ها درست میکنیم.
برای ایجاد جدول همانندشکل بالا گزینه نیو را کلیک میکنیم تا پنجره ای باز شود به نام نیو تیبل که ازبین گزینه ها،گزینه دیساینگ ویو را برای ایجاد جدول به روش دستی را انتخاب می کنیم.
انواع گوناگون داده ها در اکسس اکسس می تواند ده نوع اطلاع یا داده را بپذیرد ودر جدول داده ها ،فیلد خاصی از آن نوع ایجادکند.
پس از تعیین نوع داده ها،اکسس مراقبت می کند که حتما داده هایی که وارد هر فیلد می کنید از همان نوعی باشد که برایش تعیین شده است وداده هایی را که از نوع دیگری باشند نمی پذیرد وپیام خطا صادر می کند.مهمترین انواع داده های مجاز،به شرح زیر است: Text(نوشته):فیلدی که از نوع نوشته باشد، هر ترکیبی از حروف وکلمات و اعداد را می پذیرد وثبت می کند.طول این نوع فیلد ، می تواند تا 255 علامت باشد.
Number(عدد):فیلدی که از نوع عددی باشد می تواند انواع مختلف اعداد را بپذیرد.
Date/Time(تاریخ/زمان):این نوع فیلدها میتوانندتاریخ وزمان را بپذیرند وبعدا آنها را به درستی جمع وتفریق کند.
Currency(ارز):این نوع فیلدها برای نگهداری داده های ارزی ایجاد می شود ودر عملیات حسابهای ارزی،به راحتی ودقت عمل میکنند.
Memo(یادداشت):فیلد یادداشت،خاص نگهداری نوشته های طولانی ست.نوشته هایی که بیش از 255 علامت در ازاء داشته باشند.مثلا اگر یک دایره المعارف رابه شکل پایگاه داده ها در آورید، شرحهای طولانی در مورد یک واژه خاص را باید در فیلد از نوع یادداشت نگهداری کنید زیرا در فیلدهای معمولی جای نمی گیرد.
داده ها، انواع دیگری هم دارد که ذکر آن به زمانی دیگر وکسب آشنایی بیشتر با اکسس،موکول می شود.به هر حال تا همین حد با مهمترین انواع داده های اکسس شده اید.
حال ببینیم نوع داده ها را چگونه برای فیلد(یا همان ستون مورد نظر مادر جدول داده ها)تعیین می کنیم.
Yes/No(بله/نه): در این نوع فیلد فقط می توانید دو مقدار را ذخیره کنید وآن دوصفرویک است.
صفر، یعنی بله ویک، یعنی نه.این فیلد وقتی به درد میخورد که درمورد چیزی بخواهیم وجود یا عدم وجود چیزی را ثبت کنید.مثلا:موجودی داشتن در انبار یا نداشتن.
Auto Number(شماره خودکار):این نوع فیلد، به ازای هر رکوردی که ایجاد کنید به طور خودکار یک شماره ایجاد می کند.این شماره هم می تواند یک شماره تصادفی باشد وهم می تواند یک شماره ترتیبی باشد که درهر فیلد یک واحد بدان افزوده شود.مثلا در رکورد اول به طور خودکار عدد1،در رکورد دوم 2وغیره…،به همین ترتیب قرار می گیرد.
تعیین نوع داده فیلدها وقتی اسم فیلد یا ستون جدول داده ها راانتخاب کردید باید نوع آن داده های فیلد را هم مشخص کنید.
برای این کار، در منوی طراحی جدول داده ها به ستون Data Type یا نوع داده ها میاییم وروی علامت مثلث روبه پایین در گوشه راست آن با ماوس کلید میزنیم.تا منویی ظاهر شود در این منو، نام انواع فیلدها ذکر شده است شما می توانید یکی از گزینه های این منو را انتخاب کنید به محض انتخاب آن نوع خاص از داده ها منو بسته شده ، مقابل نام فیلد شما، نام نوع داده آن ظاهر خواهد شد.
در شکل پایین توجه کنید که پنج عدد فیلد که نام آنها در ستون Field Name ونوع آنها در ستون Data Type تعیین شده است.
در همین منوی طراحی فیلده ستون دیگری داریم به نام Description که در آن می توانید مقابل هر یک از فیلدها یادداشت بگذارید که این فیلد را برای چه به وجود آورده اید وکار آن چیست واز این قبیل اطلاعات در آن وارد کنید.
حسن این کار آن است که بعدا با نگاهی به این ستون می توانید به یادآورید که چه نقشه ای برای داده ها داشته اید.به این کار مستندسازی یا Documntation میگویند این کار یک حسن دیگر هم دارد وآن اینکه اگر مدتی پس از آن که پایگاه داده ها را تحویل کاربر آن دادید در صورتی که نیاز به ایجاد تغییراتی در آن احساس شد از روی مستندسازی شما میتوانند رد اطلاعات را بگیرند ومقاصد شما را در یابند.در این منو، بخش دیگری به نام File Properitesیا خصوصیات فیلد وجود دارد که در آن خصوصیات دیگری از فیلد نظیر طول آن ،عنوان آن در جدول، نحوه ی ظاهر شدن آن وغیره تعیین میشود.