اطلاعات در مورد تصمیم گیری برای مدیریت میانی
این بخش طبیعت مدیریت میانی در سایه نگاه کارهای مدیر را بررسی می کند و اطلاعات جمع آوری شده او را مورد بررسی قرار می گیرد و زخیره می کند. این طور بیان می شود که شغل او یکی از مراحل اطلاعات آماری را در مورد کمک های لازم برای آسان کردن کارش می دهد.
مقدمه
این واقعاً یک بخش مقدماتی است. اگر چه علاقه مند به جمع آوری اطلاعات عادی مدیران هستم، اما اخیراً تصمیم گرفته ام که به مراحل اطلاعاتی در مدیران میان، دقیق تر نگاه کنم. این مدیران نسبت به مدیران ارشد متفاوت عمل می کنند .تصمیم گیران در سطح بالا برای مطالعه سخت است، اما مدیران میانه که هر روز تصمیمات زیادی می گیرند مانند دریای ناشناخته ایی هستند که در اطراف من هستند و برای تمام زندگی کاریم بوده اند. اگر چه بیشتر مشاهدات در طول مطالعات من در کتابخانه انگلیسی بدست آمده است. تصویر فعالیت مدیران میانه دیگر از آنهایی که در کتابخانه بوده اند درست نیست، نسبت به آن چیزی که من در جاهای دیگر مشاهده کرده ام. همچنین دیدگاهها و محاسبات تماماً برای خودم است و محاسبات کتابخانه بریتانیایی را ارائه نمی دهد.
این بخش ابتدایی است به خاطر اینکه افکار اولیه مرا ثبت می کند. این ها ممکن است اطلاعات جامع را بوجود آورند اما آنها اتصلاتی برای رد و انکار هستند. اگر شما مایل باشید . بعضی از وجوه موضوع را برای مطالعات بعدی پیشنهاد می کند. این افکار، بر پایه یک سری از بررسی های نمونه های کوچک از مدیران متوسط خواهم شده توسط دیدگاهها در 30 سال قرار گرفته است. این بخش اطلاعاتی را توضیح می دهد که عادات انواع مدیران میانی را که من با آنها کار کرده ام و می شناسم را بیان می کند. او حداقل یک لایه از مدیریت را داشت که به او گزارش می شد. او در عوض با تعداد زیادی از همکاران در همان سطح مشابه یک مدیر ارشد را گزارش می کرد که می تواند یک راهنمای اجرایی باشد.
سازمان یک سرویس به حساب می آمد ، اگر چه با حداقل فعالیت های تولیدی، یا با داشتن یک بخش بزرگ خدماتی در داخل آن مدیر وسطی ما تمایل دارد که برای یک بخش بزرگ از فعالیت های سازمان مسئول باشد، کارمندانی با 50 تا 500 نفر داشته باشد که تعداد قابل توجهی از آنها فارغ التحصیل شده اند.
در بسیاری از کشورها ، اصطلاح اجرایی ، به نظر می رسد که به عنوان معادلی بالاتر برای مدیر به کار برود. به طور شخصی من این مسئله را ندید می گیریم ، به خاطر اینکه فهم من از کلمات طوری است که اجرایی را کسی می دانم که به سمت تعلیمات و دستورات مفید سوق داده می شود، در حالی که مدیر کسی است که این دستورات را پخش می کند. و از آنجایی که همچنین مخالف هستم که مکانیک ها را مهندس بنامم و تایپیست ها را منشی ، به طور مشخص من یک مدل قدیمی هستم، و اگر شما بخواهید می توانید اجرایی را به جای مدیر قرار دهید (جایگزین کنید)
بنابر این ما تصمیم داریم که فعالیت های تصمیم گیری آنها را بررسی کنیم و ارتباط آنها را با اطلاعات و مدارک ، ما می توانیم با اطمینان تصور کنیم که مدیر میانی ما یک عضو مفید از سازمان است، شخصی که ارزش ها را به هر چیز ی که در ارتباط با آنهاست ، می افزاید. او فقط یک مرد میانی بی تحرک نیست ، بلکه هم جریان اطلاعاتی و هم آزادی عمل در اختیار اوست. اگر ما به این مدارک روی میزش نگاه کنیم ما ممکن است احساس کنیم که همانطور که جلو و عقب می رود، مدیر مشاهده می شود و قضاوتهای سخت را نمی گیرد.
این تصمیم گیری شامل اطلاعات منتقل شده می شود. تصمیم باید با آنهایی که برای انجام آن به کار رفته اند، به کار رود. یا اینکه باید اینطور باشد که در مورد تصمیم هایی که هیچ چیزی انجام نمی دهد و یا منتظر نمی مانند که ببینند چطور وقایع بوجود می آیند؟ این موضوعی نیست که نیاز ب ارتباط داشته باشد. با تطابق و هماهنگی مثالی اتفاق افتاد وقتی که من در خانه در حال نوشتن این پاراگراف بودم. یکی از کارمندانم تلفن کرد که اطلاع دهد که یک برنامه جنجالی خاص تلویزیون دنبال اجاره بود که نمایش را در کتابخانه برای برنامه های ارتباط با مجوزها ، به عهده گیرد. او حدس زده بود که این ممکن است ارتباط داشته باشد با نزاعهای اخیر در مورد خصوصیات عقلانی که براه روشی که سیستم عمل می کند مهم است. بعد از توجهات و جستجوی برای ابزار همکاران ، او اجازه داده ، اما آنرا به عنوان گزارشی در نظر گرفتند. مقتدران عمومی حساس هستند.وقتی رسانه شروع به جستجوی کار می کند و یک دستور وجود دارد که من باید ارتباط داشته باشم، بنابر این می توانم تصمیم بگیریم که آیا به اداره مطبوعات زنگ بزنم یا نه. مسأله مبهم در تماس تلفنی احساسی بود که چیزی نیاز به انجام دادن دارد که تضمین کند که برنامه تغییر نمی کند که به برای کتابخانه بسیار مهم باشد، اگر چه فقط چیزی که انجام می شد واضح نبود و او را به من واگذار کرد که در موردش فکر کنم و در مورد انجام دادن آن تصمیم گیری کنم. اینجا ما اطلاعات ساده ایی داریم که به مدیر میانی داده می شود و او را قادر به تصمیم گیری می کند. به هر حال ، این مسئله ساده مرا قادر می سازد که به سه نکته دیگر هم اشاره کنم. اول اینکه تمام عمل شامل اطلاعاتی می شود و نه چیز دیگر. دوم اینکه تمام اینها به صورت شفهی اتفاق می افتد. هیچ چیزی نوشته نمی شود و هیچ مدرکی نتیجه نمی شود. سوم اینکه مدیریت میانی بعد از اینکه عمل ظاهر شد، بوجود می آید. تمام فعالیت های زنجیره ی مدیریت و تصمیم گیری در حد بالا بوجود نمی آید. بیشتر اوقات مدیر میانی در تصمیم گیری ها و قضاوت و نتایج عظیم تر از وقایع نقش دارند. به همین دلیل بهترین ابزار او تجربه است به عبارت دیگر یادآوری اطلاعات از حافظه او.
اما من خودم را به یک وجه محدود نمی کنم . یعنی اینکه برای گفتن نکات ذکر شده در بخش، وقایع واقعی وجود دارد. وقایع به جزئیات وقوع بررسی می شوند در طول مدت تقریبی کوتاهی ، آنها برای بررسی های عددی در طول سه هفته در ژنویه و در فیبریه یک سال به کار رفتند و بقیه در طول سه ماه اول . اما همانطور که قبلاً گفتم من همچنین تجارب مدیران میانی را در سی سال کار کردن با آنها جمع کرده ام. در اینجا لازم است که تشکر کنم از دکتر فیلیپ هیل در کتابخانه دانشگاه کمیریج ع از آنجایی که کاری که من انجام دادم با پروژه او برای بررسی ارزش تکنولوژیهای اطلاعاتی برای تصمیم گیری مدیران، متناسب است. بدون ثبت ها و یادداشت های او از مطالعات و بحث های ما از درس هایی که ظهور خواهند کرد، این بخش در زمان مشخص نوشته نمی شد.
مراحل مدیریتی = اجازه دهید برای دقایقی کوتاه به مراحل مدیریتی نگاه کنیم. یک مدیر فقط یک کار را انجام می دهد، او اطلاعات را مرحله بندی می کند. کار او به طور کل شامل جذب اطلاعات می شود و به کار بردن آنها برای حل مشکلات ، تصمیم گیری و اطلاعات ارتباطی . ورودی اطلاعات شامل چیزهایی می شود که او می شود، چیزی که می خواند و موقعیت هایی که مشاهده می کند. نتایج و خروجی اطلاعات شفاهی می باشد و یا نوشتاری.
ارتباط شفاهی قسمت اصلی زندگی مدر است. پرفسور ویلسون اطلاعاتی جمع آوری می کرد که در یک هفته متسط کارع یک مدیر الگو تقریباً 13 سال یا 3/1 زمان خود را در جلسات صرف می کن. چک کردن یادداشت هایم آشکار می کند یک دوره هفت روزه غیر معمول را
پنج شنبه = 2/1 .2 ساعت با تلفن یا در جلسه
جمعه = 5 ساعت در جلسه یا با تلفن
دوشنبه = تمام روز در جلسه، 8 ساعت
سه شنبه = تمام روز در جلسه ، 8 ساعت
چهار شنبه = 3 ساعت تلفن یا جلسه
پنج شنبه = 4 ساعت تلفن یا جلسه
جمعه = 1 ساعت تلفن یا جلسه
به طور کل 2/1 .31 از 50 ساعت دوره کار کردن یا 13% که این شامل مباحث نمی شود با منشی من نمی شود. من توسط محاسبات چک کردم با تأثیر بقیه مدیران میانی، و به این نتیجه رسیدم که صرف 3/2 زمان شخصی در گفتگو درست است. اگر چه باید به آنالیزهای دکتر فیلیپ هیل را در نمونه های بزرگتر توجه کنم. فکر می کنم تفاوت بین تام ویلسون و من این است که اطلاعات او فقط در مورد تعیین جلسات فرمال و رسمی است در حالی که برای هدف من تمام مکالمات تلفنی و تمام مباحث را با کارمندان ، همکاران، دیدار کنندها انجام دادم و فقط بحث کردن با منشی کسی را کنار گذاشتم. جالب است که برای مدیران میانی تنها راه فرار از ظلم تلفن شرکت در جلسات است.
اگر ارتباط شفاهی 3/2 از زمان کارش را بگیرد بقیه 3/1 بین ارتباطات نوشتاری و افکار سریع تقسیم می شود (منظور از ارتباطات نوشتاری نه تنها گزارشات نوشته شده ، پاسخ دادن و ویرایش کردن نوشته های دیگران است بلکه خواندن ، چه نامه، اخبار یا چاپ ها، را نیز شامل می شود. زندگی اکثر مدیران میانی طوری است که سخت فکر کردن معمولاً خارج از اداره اتفاق می افتد معمولاً در سفر یا در خانه. این به طور حتمی ، دوباره بسته بندی کردن اطلاعات است و برای بیشتر مدیران امروزه توسط چه هنگام اتفاق افتادن محدود می شود و دور از حافظه او، منابع اطلاعاتی اکثراً دور هستند. این به این دلیل است که نیاز به غیبت گسیختگی ها است اما بعد از چند بار یک شخص می فهمد که توانایی یک شخص برای فکر کردن از طریق مشکلات ، سخت تر می شود با نبود یک قسمتی از اطلاعات که شخص باید تا صبح بعد برای بدست آوردن آن منتظر بماند. مدیران میانی معمولاً پاسخگو نیستند. اگر آنها بخواهند موثر باشد باید همچنین خلاق نیز باشند، باید قادر به پیش بینی کردن باشند. باید طراحی کنند و کار را بوجود آورند. مراحل تمیم گیری می تواند یا خطوط جدید فعالیت های آنها را دنبال کند و یا منابعی که باید به کار ببرند که آنرا دنبال کنند در طول روز او ممکن است که سریعتر و تندتر عمل کند اما در طول غروب یا در بعضی مدیران در طول شب است که فعالیت های دسته بندی اطلاعات ، ارتباط با ایده های و ارزیابی اتفاق می افتد.
یادداشت به عنوان سرچشمه فعالیت ها
بر روی میزهای مدیران جدید آنقدر کاغذ است که توجه کردن به اینکه برای هر کدام چه اتفاق می افتد مهم است. اجازه دهید که خود را به حروف محدود کنیم. هر یک اطلاعاتی را در بر می گیرند. این اطلاعات ممکن است مستقیم باشد ، یا می تواند تقاضایی برای اطلاعاتی باشد که تو برای اطلاعات استخراج شده توسط فروشنده قانع می شود. به هر حال اجازه دهید ببینیم که برای یک حرف چه اتفاقی می افتد وقتی که بر روی میز مدیر قرار می گیرید و مدیر به آن نگاه می کند.
هیچ علاقه ایی برای مدیر اثبات نشود که به سازماندهی بی ربط باشد (A1)
بدون هیچ علاقه ایی برای مدیر، اما مرتبط به شخص دیگری در سازمان (A2)
علاقه اما بدون هیچ فعالیتی (B)
یا حفظ شود – سبد کاغذهای مصرف شده
یا حفظ شود – فایل
یا حفظ شود – به فایل های WPB دیگر منتقل شود.
یا اینکه پاسخ های واضحی برای آنها فراهم شود (به ترتیب عددی) (C)
اطلاعات جستجو شده مورد علاقه را به دیگران منتقل کنید از طریق کارمندان ، همکاران و بالاترها که اجازه دهید پاسخ ها نوشته شوند.