انبارها را از دو جهت می‌توان مورد بررسی قرار داد: یکی از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع قفسه‌بندی، محل کالاها در انبار، نوع ایمنی و وسایل حفاظت کالاها نور و وسایل حمل و نقل و ... و دیگری سیستم اطلاعاتی انبار که به طرح و گردش فرم‌ها به نحویکه اطلاعات به بخش‌های مختلف کارخانه یا موسسه به موقع و به مقدار لازم و به کنترل‌های لازم در رابطه با کالاها بحث می‌نماید.
انواع انبارها
انبارها از لحاظ فرم ساختمانی به صورت زیر می‌باشند:
انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می‌باشد.
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده، ولی چهارطرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می‌نمایند.
انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سیستم انبارداری و مزیت‌های آن
سیستم مجموعه‌ای از اجزاء و عناصر است که با هم دارای ارتباط متقابلی می‌باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیراز برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزاء خواهد بود.
وجود این کلیت جدا با ویژگی‌های خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می‌سازد که اعم این مزایا عبارتند از:
شناسایی کالاهای موجود در انبار، به نحوی که آسانترو دسترسی راحت‌تر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودی‌های زیاد و متنوع.
تشکیل فایل‌های اطلاعاتی دقیق‌تر در بخش‌های مختلف و تسرع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری‌های مدیریت.
دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخش‌های موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها.
رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و موسسه به افراد معین در صورتیکه فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیتهای سیستم را برعهده گیرد، در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت‌ها و روابط مستقیم اطلاع حاصل می‌نماید.
ایجاد اطمینان خاطر در مدریت و مسئولین بخش‌ها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم‌گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.
ایجاد کنترل‌های دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودی‌های انبار و بررسی و رفع مغیرات احتمالی.
کاهش هزینه‌های مصرف بدون مواد یا سهل‌انگاری در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهای زاید و پیش‌بینی‌های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و به موقع هزینه‌های دیگر.
پایه و اساس جهت سیستم حسابداری صنعتی می‌گردد، اگر سیستم نگهدرای و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود.
تاثیر روحی از وجود نظم و آگاهی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودی‌ها و کاهش یا حذف احتمال سوء استفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها.
اگر سیستم مناسبی را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی ننمود، مشکلاتی گریبانگیر ما می‌شود که اهم آنها عبارتند از:
کمبود فضا، چرا که کالاها خوب چیده نشده و محلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً درنظر گرفته نشده است.
جابجایی اضافی ناشی از عدم وجود نظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف‌کنندگان و صدمه دیدن کالاهها.
تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی‌های حین کار و کاهش راندمان کاری مسئول انبار و یا حتی مدیران رده‌های بالاتر سازمان.
وابستگی سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی (موجودی‌برداری) به علت نامرتب بودن انبارها.
ضایع شدن مواد و محصول، به علت عدم توجه به مسائل ایمنی، نحوه استقرار کالا، حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا که حتی می‌تواند موجب بروز خسارات مادی و جانی برای موسسه گردد.
اهداف از استقلال یک سیستم انبار
با توجه به اینکه هر یک از ادارات، نهادها، موسسات دولتی و حتی خانواده نمی‌تواند بدون داشتن یک نظم و نگهدرای حساب درآمد یا هزینه به زندگی ادامه دهد، لذا ضرورت ایجاب می‌نماید در هر یک از ادارات منجمله اداره‌ی آموزش و پرورش نیز یک محلی را به نام انبار اداره اختصاص داده و اموال و اثاثیه و کالاهای مورد نیاز خود خود و واحدهای تابعه را در آن طبقه‌بندی و بدین‌وسیله کالاهای وارد و صادر شده را در فرم‌ها و دفاتر مخصوص ثبت و صورت‌حساب آن را نگهداری می‌نماید.
کنترل‌های مورد نیاز هنگام دریافت کالا
چنانکه در تعریف انبارداری نیز گفته شده، مسئول انبار موظف است وقتی که کالا یا کالاهایی وارد انبار می‌شود، عین جنس را با صورت خرید مطابقت داده تا کلیه اجناس مندرج در فاکتور به انبار تحویل شود و در مواقع صدور حواله و تحویل کالا به واحدها و شعبات اداره باید آن را در دفاتر نوشته و صورت‌حساب آن را نگهداری نماید.
طرح سیستم نهایی اطلاعاتی انبار و فلوچارت آن:
تعمیم به طرح سیستم اطلاعاتی انبار
بله
بله
مشخص کردن اهداف و محدودیت‌های سیستم
آیا از قبل سیستمی وجود دارد
شناخت سیستم موجود و نقاط قوت و ضعف آن
بله
طرح سیستم پیشنهادی جدید
آیا سیستم قابل ترمیم است
بله
تجزیه و تحلیل سیستم پیشنهادی
بررسی و رفع نقایص موجود
ارائه سیستم پیشنهادی جهت اخذ تائیدیه از سرپرست مربوطه
کار با سیستم بطور آزمایشی و برای مدت معین
رفع نقایص احتمالی که معمولاً در عمل پیش می‌آید
طرح سیستم نهایی
وظایف انباردار
تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان، رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک اولیه.
صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی.
مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه، حادثه ناشی از طبقه‌بندی یا قفسه‌بندی یا چیدن اقلام در انبار
پیش‌بینی، برنامه‌ریزی و کنترل مواد انبار و انجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت و کالاهای آن و سیاست موسسه.
تهیه گزارشات لازم در خصوص ضایعات، موجودی‌ها و نظریات اصلاحی و سایر گزارشات مورد نیاز.
صدور قبض انبار (برگ رسید جنس به انبار) پس از دریافت کالا و حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی و فرم‌های مرجوعی در صورت برگشت کالا و سایر فرم‌های مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و کارتهای مربوطه
بایگانی اسناد و مدارک مربوط به انبار و تعبیه یک کارت برای هر یک از اقلام مورد نیاز.
در این فرم ثبت نموده و از موجودی انبار کسر و اگر اموال غیرمصرفی باشد، مانند ماشین حساب، میز، صندلی و... در این صورت به نام شعبه مربوطه قبض اموال صادر و به اموال آن شعبه اضافه می‌شود و آن هم یک فصل جداگانه برای نگهداری اموال تحت سرپرستی خود دارد که تحت اختیار امین اموال موجود است.
وظایف رئیس یا متصدی انبار
حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می‌باشد و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی.
اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.
مراقبت در اینکه موجودی‌های انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهای انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.
نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صارده و تهیه اسناد مربوط به آن.
مراقبت در بسته‌بندی و حمل محصولات و توزین و شمارش کالاها.
مراقبت در ثبت مدارک و اسناد و دفاتر و کارتهای انبار.
داشتن مهارت کافی در طبقه‌بندی، نگهداری، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبارها و کالاها و کد آنها.
خود را موظف به رعایت اصول امانتداری و حفظ منافع موسسه مربوطه بداند.
از روش‌ها و فنون انبارداری اطلاع کافی داشته و دارای ابتکار شخصی در تسهیل امور انبارها باشد.
گزارشات هر دور، عملکرد (هفتگی، پانزده روز و ماهیانه) را به نحوی صحیح و به موقع ارائه و به مدیریت‌ها گزارش نماید.
مراحل و نحوه انبارداری در اداره آموزش و پرورش منطقه میانه
من جهت انجام امورات مربوط به تنظیم پروژه انبارداری در آموزش و پرورش به ساختمان آن اداره مراجعه کردم، ابتدا از چگونگی چارت سازمانی و طبقات ساختمان و اتاق‌های کارشناس و متصدی آن اطلاعاتی را با مطالعه،مطرح و به شرح زیر بدست آوردم:
مدارک و فرم‌های بکاررفته در سیستم انبارداری آموزش و پرورش:
فاکتور، قبض انبار، حواله انبار، سند هزینه، صورت جلسه تحویل کالا به انبار، دفتر اموال، کالاها اموال تجهیزات و اجناسی که از طریق خریدهای مسئول خرید به انبار وارد می‌شود.
فاکتور: برگ خرید یا فروشی است که از طریق فروشندگان کالا و اجناس مورد لزوم در اختیار خریدار قرار می‌گیرد و در آن ستونها به شرح زیر مندرج است:
نام و آدرس دقیق فروشنده، مثلاً مغازه مرغ فروش جاوید، ردیف، شرح، تعداد، فی یا قیمت جزء و کل، جمع کل به عدد و حروف و در زیر فاکتور نام فروشنده و خریدار درج شده است.
3. حواله انبار (برگ مصرف کالا): این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می‌شود و توسط انبار پر می‌شود و دارای کاربردهای زیر است:
الف) اعلام نوع و مقدار اقلام صادره از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده.
مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار
مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار
مبنای قیمت‌گذاری اقلام صادره
اگر چنانچه مسئولان آموزش و پرورش بخواهند حهت استفاده از ملزومات و اموال اداره چیزی را از انبار خارج کنند، باید مراحل زیر را انجام دهند:
مسئول یا مسئولان مربوطه، کالا یا کالاهای مورد نیاز دایره و یا شعبه خود را به صورت مکتوب از رئیس یا معاونت شاخه مالی درخواست نموده، دستورات لازم جهت تحویل صادر می‌نماید.