دانلود مقاله انبار داری آموزش پرورش

انبارها را از دو جهت می‌توان مورد بررسی قرار داد: یکی از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع قفسه‌بندی، محل کالاها در انبار، نوع ایمنی و وسایل حفاظت کالاها نور و وسایل حمل و نقل و ...

و دیگری سیستم اطلاعاتی انبار که به طرح و گردش فرم‌ها به نحویکه اطلاعات به بخش‌های مختلف کارخانه یا موسسه به موقع و به مقدار لازم و به کنترل‌های لازم در رابطه با کالا‌ها بحث می‌نماید.

انواع انبارها انبارها از لحاظ فرم ساختمانی به صورت زیر می‌باشند: انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می‌باشد.

انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده، ولی چهارطرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است.

این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می‌نمایند.

انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سیستم انبارداری و مزیت‌های آن سیستم مجموعه‌ای از اجزاء و عناصر است که با هم دارای ارتباط متقابلی می‌باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیراز برآیند حاصل جمع‌ برآیندهای اجزاء خواهد بود.

وجود این کلیت جدا با ویژگی‌های خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می‌سازد که اعم این مزایا عبارتند از: شناسایی کالاهای موجود در انبار، به نحوی که آسانترو دسترسی راحت‌تر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودی‌های زیاد و متنوع.

تشکیل فایل‌های اطلاعاتی دقیق‌تر در بخش‌های مختلف و تسرع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری‌های مدیریت.

دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخش‌های موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها.

رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و موسسه به افراد معین در صورتیکه فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیت‌های سیستم را برعهده گیرد، در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت‌ها و روابط مستقیم اطلاع حاصل می‌نماید.

ایجاد اطمینان خاطر در مدریت و مسئولین بخش‌ها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم‌گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.

ایجاد کنترل‌های دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودی‌های انبار و بررسی و رفع مغیرات احتمالی.

کاهش هزینه‌های مصرف بدون مواد یا سهل‌انگاری در مصرف و حفظ مواد، رفت و آمدهای زاید و پیش‌بینی‌های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و به موقع هزینه‌های دیگر.

پایه و اساس جهت سیستم حسابداری صنعتی می‌گردد، اگر سیستم نگهدرای و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود.

تاثیر روحی از وجود نظم و آگاهی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودی‌ها و کاهش یا حذف احتمال سوء استفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها.

اگر سیستم مناسبی را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی ننمود، مشکلاتی گریبانگیر ما می‌شود که اهم آنها عبارتند از: کمبود فضا، چرا که کالا‌ها خوب چیده نشده و محلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً درنظر گرفته نشده است.

جابجایی اضافی ناشی از عدم وجود نظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف‌کنندگان و صدمه ‌دیدن کالاهها.

تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی‌های حین کار و کاهش راندمان کاری مسئول انبار و یا حتی مدیران رده‌های بالاتر سازمان.

وابستگی سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی (موجودی‌برداری) به علت نامرتب بودن انبارها.

ضایع شدن مواد و محصول، به علت عدم توجه به مسائل ایمنی، نحوه استقرار کالا، حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا که حتی می‌تواند موجب بروز خسارات مادی و جانی برای موسسه گردد.

اهداف از استقلال یک سیستم انبار با توجه به اینکه هر یک از ادارات،‌ نهادها، موسسات دولتی و حتی خانواده نمی‌تواند بدون داشتن یک نظم و نگهدرای حساب درآمد یا هزینه به زندگی ادامه دهد، لذا ضرورت ایجاب می‌نماید در هر یک از ادارات منجمله اداره‌ی آموزش و پرورش نیز یک محلی را به نام انبار اداره اختصاص داده و اموال و اثاثیه و کالاهای مورد نیاز خود خود و واحدهای تابعه را در آن طبقه‌بندی و بدین‌وسیله کالاهای وارد و صادر شده را در فرم‌ها و دفاتر مخصوص ثبت و صورت‌حساب آن را نگهداری می‌نماید.

کنترل‌های مورد نیاز هنگام دریافت کالا چنانکه در تعریف انبارداری نیز گفته شده، مسئول انبار موظف است وقتی که کالا یا کالاهایی وارد انبار می‌شود، عین جنس را با صورت خرید مطابقت داده تا کلیه اجناس مندرج در فاکتور به انبار تحویل شود و در مواقع صدور حواله و تحویل کالا به واحدها و شعبات اداره باید آن را در دفاتر نوشته و صورت‌حساب آن را نگهداری نماید.

طرح سیستم نهایی اطلاعاتی انبار و فلوچارت آن: تعمیم به طرح سیستم اطلاعاتی انبار بله بله مشخص کردن اهداف و محدودیت‌های سیستم آیا از قبل سیستمی وجود دارد شناخت سیستم موجود و نقاط قوت و ضعف آن بله طرح سیستم پیشنهادی جدید آیا سیستم قابل ترمیم است بله تجزیه و تحلیل سیستم پیشنهادی بررسی و رفع نقایص موجود ارائه سیستم پیشنهادی جهت اخذ تائیدیه از سرپرست مربوطه کار با سیستم بطور آزمایشی و برای مدت معین رفع نقایص احتمالی که معمولاً در عمل پیش می‌آید طرح سیستم نهایی وظایف انباردار تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان، رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک اولیه.

صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی.

مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه، حادثه ناشی از طبقه‌بندی یا قفسه‌بندی یا چیدن اقلام در انبار پیش‌بینی، برنامه‌ریزی و کنترل مواد انبار و انجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت و کالاهای آن و سیاست موسسه.

تهیه گزارشات لازم در خصوص ضایعات، موجودی‌ها و نظریات اصلاحی و سایر گزارشات مورد نیاز.

صدور قبض انبار (برگ رسید جنس به انبار) پس از دریافت کالا و حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی و فرم‌های مرجوعی در صورت برگشت کالا و سایر فرم‌های مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و کارت‌های مربوطه بایگانی اسناد و مدارک مربوط به انبار و تعبیه یک کارت برای هر یک از اقلام مورد نیاز.

در این فرم ثبت نموده و از موجودی انبار کسر و اگر اموال غیرمصرفی باشد، مانند ماشین حساب، میز، صندلی و...

در این صورت به نام شعبه مربوطه قبض اموال صادر و به اموال آن شعبه اضافه می‌شود و آن هم یک فصل جداگانه برای نگهداری اموال تحت سرپرستی خود دارد که تحت اختیار امین اموال موجود است.

وظایف رئیس یا متصدی انبار حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می‌باشد و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی.

اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.

تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن.

مراقبت در اینکه موجودی‌های انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارت‌های انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.

نظارت در دریافت و تحویل کالا طبق دستورات صارده و تهیه اسناد مربوط به آن.

مراقبت در بسته‌بندی و حمل محصولات و توزین و شمارش کالا‌ها.

مراقبت در ثبت مدارک و اسناد و دفاتر و کارتهای انبار.

داشتن مهارت کافی در طبقه‌بندی، نگهداری، جاگذاری اجناس و ترتیب محل انبارها و کالاها و کد آنها.

خود را موظف به رعایت اصول امانتداری و حفظ منافع موسسه مربوطه بداند.

از روش‌ها و فنون انبارداری اطلاع کافی داشته و دارای ابتکار شخصی در تسهیل امور انبارها باشد.

گزارشات هر دور، عملکرد (هفتگی، پانزده روز و ماهیانه) را به نحوی صحیح و به موقع ارائه و به مدیریت‌ها گزارش نماید.

مراحل و نحوه انبارداری در اداره آموزش و پرورش منطقه میانه من جهت انجام امورات مربوط به تنظیم پروژه انبارداری در آموزش و پرورش به ساختمان آن اداره مراجعه کردم، ابتدا از چگونگی چارت سازمانی و طبقات ساختمان و اتاق‌های کارشناس و متصدی آن اطلاعاتی را با مطالعه،مطرح و به شرح زیر بدست آوردم: مدارک و فرم‌های بکاررفته در سیستم انبارداری آموزش و پرورش: فاکتور، قبض انبار، حواله انبار، سند هزینه، صورت جلسه تحویل کالا به انبار، دفتر اموال، کالاها اموال تجهیزات و اجناسی که از طریق خریدهای مسئول خرید به انبار وارد می‌شود.

فاکتور: برگ خرید یا فروشی است که از طریق فروشندگان کالا و اجناس مورد لزوم در اختیار خریدار قرار می‌گیرد و در آن ستونها به شرح زیر مندرج است: نام و آدرس دقیق فروشنده، مثلاً مغازه مرغ فروش جاوید، ردیف، شرح، تعداد، فی یا قیمت جزء و کل، جمع کل به عدد و حروف و در زیر فاکتور نام فروشنده و خریدار درج شده است.

3.

حواله انبار (برگ مصرف کالا): این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می‌شود و توسط انبار پر می‌شود و دارای کاربردهای زیر است: الف) اعلام نوع و مقدار اقلام صادره از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده.

مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار مبنای قیمت‌گذاری اقلام صادره اگر چنانچه مسئولان آموزش و پرورش بخواهند حهت استفاده از ملزومات و اموال اداره چیزی را از انبار خارج کنند، باید مراحل زیر را انجام دهند: مسئول یا مسئولان مربوطه، کالا یا کالاهای مورد نیاز دایره و یا شعبه خود را به صورت مکتوب از رئیس یا معاونت شاخه مالی درخواست نموده، دستورات لازم جهت تحویل صادر می‌نماید.

مسئول یا مسئولان مربوطه، کالا یا کالاهای مورد نیاز دایره و یا شعبه خود را به صورت مکتوب از رئیس یا معاونت شاخه مالی درخواست نموده، دستورات لازم جهت تحویل صادر می‌نماید.

مسئدول فوق‌الذکر دستور خود را به انباردار اداره ارائه داده و با صدور حواله انبار اجناس درخواستی به شرح فرم زیر: نوع حواله: انواع حواله‌های زیر وجود دارد: برگشت از خرید هدیه انتقال داده شده به سایر دستگاه‌ها انتقال داده شده به سایر واحدهای دستگاه صدور انتقالی بین انبارها ...

17.

صدور جهت مصرف مستقیم صدور جهت مصرف مستقیم در بعضی موارد کالا رسیده می‌شود، ولی وارد انبار نمی‌شود، بلکه مستقیماً برای مصرف به مرکز منتقل می‌شود.

در این مورد باید با نوع رسید جهت مصرف مستقیم تنظیم شود.

سپس سند حواله‌ای با نوع صدور جهت مصرف مستقیم به مرکز مصرف تنظیم شود.

از آنجاییکه سند صدور جهت مصرف مستقیم یک سند مستقل نیست و باید بر مبنای سند رسید جهت مصرف مستقیم تنظیم شود، سیستم با گرفتن شماره سند رسید جهت مصرف مستقیم، سند حواله مربوطه را بوجود می‌آورد.

صدور انتقالی بین انبارها اگر یک کالا از یکی از انبارها به انبار دیگری از سیستم منتقل شود، باید برای آن کالا از انبار مبداء یک حواله با نوع صدور انتقالی بین انبارها تنظیم شود.

سپس سند رسیدی با نوع رسید انتقالی بین انبارها به انبار مقصدر تنظیم شود.

از آنجایی‌که سند رسید انتقالی بین انبارها یک سند مستقل نیست و باید بر مبنای سند صدور انتقالی بین انبارها تنظیم شود.

سیستم با گرفتن شماره سند صدور انتقالی بن انبارها سند رسید مربوطه را بوجود آورد.

اداره آموزش و پرورش میانه از سال‌های خیلی پیش حدوداً نزدیک به 150سال قبل تشکیل شده، دارای 3 معاونت حدوداً نزدیک به100 نفر کارمند و کارشناس ستاده و نزدیک به 3500 نفر کارمند شاغل، فعالیت آموزش و پرورش منطقه میانه را برعهده دارند که انبارداری هم یکی از زیرمجموعه‌های شاخه معاونت پشتیبانی بوده و مسئولیت وظایف خود را برابر مقررات انجام می‌دهد.

یک بخش از ساختمان تحت عنوان انبار اداره قفسه‌بندی شده و کلیه اموال و ملزومات منقول آموزش و پرورش به ترتیب منظم در آنجا نگهداری و وقتی که مسئول یا مسئولان شاخه مالی کالاها و اموال مورد نیاز و حتی اموال و ملزومات مصرفی را از بازار و کارخانه‌جات خریداری و به آموزش و پرورش ارائه می‌نمایند، فاکتور آن را به انباردار اداره تحویل می‌دهند.

انباردار اداره کالاهای مورد بحث را با فاکتورهای ارائه شده مطابقت داده و اجناس را تحویل گرفته، در دفتر انبار برابر فرم زیر ثبت و موجودی انبار را برای یک یک کالاها مشخص و موجودی را حفظ می‌نماید.

تا هر موقع مدیریت و مسئولیت ذی‌صلاح و یا خود انبار بخواهد از موجودی کالاها و اموال انبار باخبر باشند به محض مراجعه به دفاتر موجودی انبار برای یکایک کالاها مشخص گردیده، شناسایی و رویت کنند.

4.

برگ درخواست خرید: این فرم توسط انبار تکمیل می‌گردد و به منظور خرید اقلام برنامه‌ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می‌گردد و دارای کاربردهایی به شرح موارد زیر است: الف) درج مشخصات اقلام مورد نیاز مبنای تائید و تصویب خریداقلام درخواستی مبنای انجام استعلام و عملیات خرید (خرید داخلی) مبنای درخواست پیش فاکتور در مورد خریدهای خارجی برگ درخواست خرید اهم مراحل سیستم تدارکات مواد و غیره اول: قسمت مصرف‌کننده پس از تشخیص لزوم دریافت جنس و فرم درخواست کالا را پر نموده و پس از تائید آن توسط مسئول مربوطه (امضاء مجاز) آن را در اختیار انباردار می‌گذارد.

دوم: انباردار از طریق مراجعه به کارت از میزان موجودی جنس اطلاعا حاصل می‌نماید.

سوم: در صورتیکه جنس به اندازه کافی موجود باشد، طی فرم حواله انبار جنس را تحویل داده و پس از عملکرد جنس را تحویل داده و پس از عملکرد در کارت انبار، حسابداری را از جریان مطلع می‌نماید.

چهارم: در مواردیکه جنس موجود نباشد و یا در صورت لزوم درخواست خرید صادر نموده و به تدارکات ارسال می‌کند.

پنجم: قسمت تدارکات مبلغ لازم برای خرید اجناس را برآورده نموده و برای مشخص نمودن وضع اعتباری آن را به حسابداری می‌فرستد.

ششم: حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضعیت اعتباری، فرم مربوطه را به قسمت تدارکات برگشت می‌دهد.

هفتم: حسابداری تصمیم‌گیری در مورد خرید با توجه به آئین‌نامه‌ و شرایط خرید از طرف مدیریت دستگاه و یا قسمت تدارکات.

هشتم: در صورتیکه با خرید جنس موافقت نشود، نتیجه طی برگشت فرم درخواست خرید به انبار و از طریق انبار به اطلاع درخواست‌کننده می‌رسد نهم: عملیات مقدماتی سفارش جنس بر اساس قوانین مربوطه در قسمت تدارکات انجام و فرم سفارش خرید صادر می‌گردد.

دهم: در مورد خرید اجناس داخلی و یا خارجی با توجه به مقررات مربوطه به خرید از جنبه نوع آن (کوچک، متوسط و بزرگ) تصمیم‌گیری لازم به عمل می‌آید.

یازدهم: قسمت تدارکات ضمن انجام عملیات خرید از طریق ارسال یک نسخه از سفارش خرید انباردار را در جریان عملیات سفارش قرار می‌دهد.

دوازدهم: سفارش خرید کالای خریداری شده از طریق فروشنده و یا مامور خرید به انبار اعلام می‌شود.

سیزدهم: انبار پس از کنترل کمی و کیفی جنس از طریق فرم رسید انبار وصول جنس را اعلام می‌نماید.

(قبض انبار) چهاردهم: در صورتیکه جنس با مشخصات لازم مطابقت ننماید، انباردار طی فرم گزارش کالای غیرقابل نتیجه را به اطلاع تدارکات می‌رساند، تا اقدامات لازم به منظور تعویض جنس به عمل آید.

پانزدهم: تدارکات پس از دریافت رسید انبار، مدارک لازم را تکمیل و جهت انجام امور مالی مربوطه به حسابداری ارسال می‌دارد.

شانزدهم: پس از عملکرد در کارت انبار درخواست‌کننده را از جریان رسید جنس مطلع می نماید.

نمونه‌ای از فرم‌ها و فلوچارت آنها به همراه دستورالعمل‌های اجرایی مصرف‌کننده و انبار: 6.

برگ ارسال و تحویل کالا: در شرایطی که کد کالا توسط تدارکات دفتر مرکزی خریداری می‌گردد.

از این فرم برای کنترل ارسال اقلام خریداری شده توسط تدارکات دفتر مرکزی به کارخانه و همچنین برای کنترل و تحویل و تحول اقلام ارسالی از کارخانه به دفتر مرکزی مورد استفاده قرار می‌گیرد و دارای کاربردهای زیر می‌باشد: الف) درج مشخصات کلی اقلام ارسالی به کارخانه.

مبنای ارسال کالا توسط تدارکات مرکز و پی‌گیری رسیدن اقلام ارسالی به شعب و کاخانجات.

مبنای تحویل و تحول اقلام ارسالی به کارخانه به عنوان رسیدن در دست تحویل‌دهنده نحوه ورود کالا به انبار یا ابزار مورد لزوم کالا به انبار کالاهایی خریداری شده طبق فاکتور موجود که در آن تعداد، نوع جنس، قیمت جنس و سریال مربوط مندرج است، وسیله مسئول خرید (کارپرداز) انبار اداره تحویل می‌گردد.

مسئول انبار با مطابقت فاکتور با اجناس رسیده آنها را در دفاتر انبار ثبت و رسید لازم را یعنی رسید انبار را به کارپرداز ارائه می‌دهد.

چگونگی ثبت اطلاعات انبار در دفاتر مالی و مدارک انبار وقتی که یک کالا به انبار اداره وارد می‌شود، مسئول آنها را با عنایت به مشخصات مندرج در فاکتور تحویل گرفته، در دفاتر انبار آنها را به موجودی انبار اضافه می‌نماید و اگر احیاناً کالایی بخواهد، با درخواست مسئولان تابعه و صدور حواله از انبار خارج شود، مشخصات کالا عیناً درج شده از موجودی انبار کسر می‌شود.

5.

رسید انبار: هنگام دریافت و رسید کالا به انبار این فرم به منزله تایئد تحویل کالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم می‌شود و دارای کاربردهای زیر می‌باشد: الف) اعلام تائید رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام اعلام رسید محموله‌های برگشتی از فروش به انبار محصول اعلام رسید اقلام امانی به انبار (در صورت عدم وجود برگشت کالاهای امانی) قیمت‌گذاری اقلام وارده تغذیه اسناد معرفی اسناد سیستم انبار: هر سند در سیستم انبار از دو بخش سربرگ و متن سند تشکیل شده است.

در قسمت سربرگ عمدتاً اقلام اطلاعاتی کلیدی یک سند به نام (فیلد 5) ثبت می‌شود.

متن سند شامل 15 ردیف است که خط 015 خط جمع می‌باشد.

قبض رسید انبار: تمام کالاهایی که وارد انبار می‌شوند، باید دارای سند رسید باشد.

بنابراین سند رسید باعث افزایش موجودی انبار می‌شود.

نوع رسید: انواع رسید وجود دارد: خرید از بازار داخلی خرید مازاد بر نیاز سایر دستگاه‌ها خرید عموم نیاز سایر دستگاه‌ها خرید اقساطی سایر دستگاه‌ها رسید انتقالی بین انبارها 24.

رسید جهت مصرف مستقیم 98.

اعلام موجودی اولیه، راه‌اندازی سیستم 99.

اعلام موجودی اولیه، انتقال موجودی سال قبل اعلام موجودی اولیه، راه‌اندازی سیستم (98) از آنجا که تنها راه ورود موجودی یک کالا به سیستم، سند رسید است، باید سند رسید خاصی تنظیم شود تا موجودی اولیه این کالاها در سیستم ثبت شود.

در این حالت از این نوع رسید می‌توان استفاده نمود.

اعلام موجودی اولیه، انتقال موجودی سال قبل (99) بعد از عملیات پایان سال قبل و شروع سال جدید سیستم به طور خودکار موجودی سال قبل را به سال جدید منتقل می‌کند.

این انتقال به کمک رسیدهایی با نوع اعلام موجودی اولیه صورت می‌گیرد.

رسید انتقالی بین انبارها (9) اگر یک کالا از یکی از انبارها به انبار دیگری از سیستم منتقل شود، باید برای آن کالا از انبار مبداء یک حواله با نوع صدور انتقالی بین انبارها تنظیم شود.

سپس سند رسید با نوع رسید انتقالی بین انبارها به انبار مقصد تتظیم شود.

از آنجایی که سند رسید انتقالی بین انبارها یک سند مستقل نیست و باید بر مبنای سند صدور انتقالی بین انبارها تنظیم شود، سیستم با گرفتن سند حواله انتقالی بین انبارها سند رسید مربوطه را بوجود می‌آورد.

رسید جهت مصرف سیستم (17) در بعضی موارد کالا رسیده می‌شود، ولی وارد انبار نمی‌شود، بلکه مستقیماً برای مصرف به مرکز مصرف منتقل می‌شود.

در این موارد باید رسید با نوع رسید جهت مصرف مستقیم تنظیم شود.

از آنجاییکه سند صدور جهت مصرف مستقیم یک سند مستقل نیست و باید بر مبنای سند رسید جهت مصرف مستقیم تنظیم شود، سیستم با گرفتن شماره سند رسید انتقالی بین انبار سند حواله مربوطه را بوجود می‌آورد.

مشخصات مکان لازم برای نگهداری کالا این بستگی به حجم کالا و مقدار کالای که باید در انبار نگهداری شود، دارد.

مثلاً آموزش و پرورش چندین اتاق جهت طبقه‌بندی و نگهداری اموال و اوراق و کالاهای مورد نیاز اختصاص داده شده است که در آموزش و پرورش اموال کالاهای مصرفی در یک محل و اموال و اثاثیه غیرمصرفی را که جهت استقاده دانش‌آموزان مدارس تهیه شده است، در اتاق‌های دیگر نگهداری می‌نمایند.

مشخصات کارت انبار البته در آموزش و پرورش قبلاً کاردکس‌هایی وجود داشته که در آن ردیف‌، تاریخ، شرح، تعداد و وزن کالا نوشته شده و همواره ورود و خروج مشخص بوده است، ولی با استقرار سیستم رایانه هم‌اکنون حساب‌های کالا از طریق رایانه و نشانه‌ها نگهداری می‌شود.

متداولترین فرم‌های مورد استفاده در سیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می‌باشد: 1.

کارت انبار: این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط انباردار تهیه می‌شود و برای موارد زیر بکار می‌رود: الف) ثبت مقادیر ورودی و خروجی هریک از اقلام موجودی مبنای کنترل گردش اقلام موجودی مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار و اصلاح مغایرات تشخیص اقلام کم گردش و راکد ضبط سوابق سفارش موجودی 7.

کارت حساب از انبار: این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می‌شود و تقریباً مثل کارت انبار است با این فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد.

یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل می‌نماید.

8.

برگ تعدیل (افزایش / کاهش) موجودی: چنانچه درصدد باشیم مقدار آماری موجودی (ریالی یا مقداری) انبار را کاهش یا افزایش دهیم، ولی موجودی واقعی را تغییر ندهیم، این فرم مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مثلاً در انبارگردانی‌ها برای تعدیل حساب‌ها در انبارها از این فرم بهره گرفته می‌شود.

بخش‌های درگیر در سیستم اطلاعاتی انبارها طراحی سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه مستلزم آگاهی از قوانین، محدودیت‌ها و مسئولیت‌های مختلف نسبت به تهیه و نگهداری جنس و اطلاع از بخش‌هایی چون خرید، نگهداری، بازرسی، انبار و حسابداری می‌باشد.

1-1-3 سند تعدیل: پس از اینکه سند رسید و حواله به روزآوری شد، اسناد قابل تغییر نیستند.

در این حالت اگر لازم باشد، یک سند رسید یا حواله به هر دلیل تغییری در آن داده شود، باید بوسیله سند تعدیل صورت گیرد.

در واقع سند رسید یا حواله‌ای که به روزآوری شده است، بجای اصلاح، تعدیل می‌شود.

نوع تعدیل انواع تعدیل به شرح زیر است: 12.

افزایش مقدار رسید 13.

کاهش مقدار رسید 14.

افزایش قیمت رسید 15.

کاهش قیمت رسید 22.

افزایش مقدار حواله 23.

کاهش مقدار حواله تعداد انبارهای لازم برای شرکت: بستگی به حجم و عملیات شرکت‌ها دارد.

ترتیب و تنظیم فرم‌های مختلف هنگام دریافت و خروج کالا و امضاهای مجاز لازم: کالاهای موجود در انبار به صورت منظم و با توجه به نوع کالا طبقه‌بندی می‌شود.

مثلاً کالاهای صوتی و تصویری و شکستنی در قفسه‌های مخصوص و کمدهای موردنظر، میز و صندلی و اموال غیرمصرفی در انبارهای دیگر طبقه‌بندی و نگهداری می‌شود و حتی اموال‌های اسقاطی و معیوب جدا از هم در انبارهای دیگر با تنظیم صورت‌حساب‌های لازم نگهداری می‌شود.

انواع طبقه‌بندی کالاها: طبقه‌بندی کردن کالاهای مورد نیاز سازمان.

طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار.

طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد.

طبقه‌بندی کالاها بر اساس طرح‌ها و برنامه‌ها.

طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.

مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از: جلوگیر از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیق‌تر کالاها.

استانداردکردن کالاها و کمک به جمع‌آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی.

ثبت عملیات واردات و صادرات کالاها و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشین‌های الکترونیکی پیشرفته.

صدور سفارش خرید به طور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساده‌تر امور و تسهیل برنامه‌ریزی و کنترل.

انواع روش‌های کدگذاری: روش ساده با روش اعداد ترتیبی روش اعداد گروهی روش اعشاری روش حروفی یا الفبایی روش نیمونیک یا روش استفاده از حروف اول نام کالاها روش مخفی روش کدینگ ویژه روش کدینگ استاندارد روش‌های مختلف انبارکردن کالاها (موجودی‌ها) انبارکردن به ترتیب شماره یا حروف (با درنظرگرفتن حداکثر موجودی) انبارکردن به ترتیب شماره یا حروف (با درنظرگرفتن حداقل موجودی) انبارکردن به ترتیب ورود موجودی‌ها (کالاها) انبارکردن به ترتیب ورود با در اختیارداشتن سیستم شماره قفسه.

نکات مهم در چیدن در انبار: محبوبیت یا میزان تقاضاب برای کالا وجه تشابه اندازه و حجم مشخصات کیفی محصول نکات مورد توجه در چیدن و حداکثر بهره‌وری از فضای انبار: استفاده حداکثر از فضای بالاسری استفاده از فضای خارج ساختمان رعایت اندازه اجناس انبارکردن عمودی فاصله قفسه‌ها درنظرگرفتن فصل مصرف درنظرگرفتن محل اندازه‌گیری و توزین.

1-2 انبارها و شماره‌گذاری اسناد در سیستم انبار می‌توان اسناد و موجودی چند انبار را بطور همزمان کنترل نمود.

در این حالت و موجودی کالا مربوط به هر انبار جداگانه قابل دسترسی است.

همچنین در مورد یک انبار خاص اسناد یا نوع‌های متفاوت جداگانه در دسترس می‌باشد.

همچنین در مورد یک انبار خاص اسناد یا نوع‌های متفاوت جداگانه در دسترس می‌باشند.

با توجه به توضیحات فوق شماره هر کدام از انواع اسناد جداگانه است.

بدین‌معنی که هم رسیدی سند به شماره 123 می‌توان وجود داشته باشد و هم سند حواله‌ای با همین شماره.

همچنین شماره‌گذاری‌ها برای هر انبار به صورت جداگانه صورت می‌گیرد.

بدین‌معنی که هم سند رسیدی با شماره 123 برای انبار یک می‌توان وجود داشته باشد و هم سند رسیدی با هیمن شماره برا انبار دو.

البته سیستم بطور خودکار برای هر سند شماره‌ای پیشنهادمی‌کند و از شماره‌گذاری‌های تکراری جلوگیری می‌نماید.

وضعیت اسناد: در سیستم انبار، هر سند می‌تواند دارای سه وضعیت زیر باشد: 1) سند نادرست 2) سند ویرایش شده 3) سند بروزآوری‌شده تغذیه اسناد به سیستم: انتخاب نوع سند انتخاب شماره انبار خط عمل 2.

برگ درخواست جنس از انبار: این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط مصرف‌کننده پر می‌شود و دارای کاربردهایی به شرح زیر می‌باشد: الف) ذکر مشخصات و مقادیر اقلام درخواستی از انبار مجوز تحویل جنس به درخواست‌کننده مبنای صدور درخواست خرید مبنای صدور حواله انبار برگ درخواست جنس از انبار برگ برگشت جنس به انبار (مرجوعی): کنترل بین مدارک انبار و مدارک حسابداری: وقتی که فاکتورهای خرید از طریق مسئولین کارپردازی جهت منظورنمودن هزینه و پرداخت بهای آن به حسابداری ارائه می‌گردد، مسئولین حسابداری مدارک لازم را جهت تایید اینکه کالاهای مورد نظر به انبار اداره رسیده است، را می‌خواهند، یعنی اینکه یکی از ضمائم اصلی سند باید رسید انبار با مهر و امضاء انباردار باشد و تائیدکننده این است که وسایل خریداری شده به انبار اداره تحویل گردیده است و اگر چنانچه کالاهای خریداری شده اموال غیرمصرفی باشد، در آن مواقع باید شماره برچسب اموال در قبض انببار زده شود.

سیستم اطلاعاتی انبارها و نقش کامپیتر در آن مراحل ایجاد سیستم کامپیوتری: بررسی مقدماتی به منظور تعیین امکان‌پذیری سیستم کامپیوتری جهت انبارها بررسی و تهیه طرح کلی سیستم طرح جزئیات بیشتر سیستم و مشخصات آن طرح برنامه‌ها و مشخصات آنها برنامه‌نویسی و تست آنها تدارکات جهت پیاده‌کردن سیستم ارزیابی سیستم کامپیوتری جدید بعد از پیاده‌شدن نحوه خروج کالا از انبار در آموزش و پرورش شاخه‌ها و قسمت‌های متعددی وجود دارد و مسئولین هرشاخه زیر نظر معاونت مربوطه انجام وظیفه می‌نمایند.

وقتی یک کالا یا اموال مورد نیاز یکی از واحدهای مربوطه باشد، با درخواست مسئول شعبه یا معاونت مربوطه از ریاست اداره یا معاونت مالی دستور گرفته می‌شود.

یعنی مسئول کالا و اموال مورد نیاز را از ریاست اداره یا معاونت مالی درخواست می‌کند.

مقام فوق، زیر درخواست دستور کتبی به انبار صادر می‌کند.

مسئول انبار با صدور حواله انبار به نام شعبه مربوطه کالای مورد درخواست را با اخذ امضاء تحویل می‌دهد.

نقاط قوت و ضعف سیستم آموزش و پرورش باید بیان کرد که چون اطلاعات و امورات مالی یک طوری هست که همواره در حال پیشرفت می‌باشد.

بنابراین به نظر می‌رسد سیستم مورد استفاده فعلی جوابگوی نیازهای آموزش و پرورش هست، ولی با توجه به پیشرفت علوم مالی و رایانه‌ای و مطابقت با آن سیستم‌های روز دنیا می‌توان گفت هنوز راه‌هایی وجود دارد که این سیستم نیز ترمیم شود.

پیشنهاداتی مینی بر بهتر شدن سیستم نبارداری اگر کلیه امورات انبارداری آموزش و پرورش به صورت شبکه و رایانه‌ای شود، مطمئناً جواب بهتری خواهد داد.

یعنی سیستم انبار با کارپردازی و حسابداری و معاونت مالی شبکه‌ای شود، در آن صورت همه مسئولان از موجودی و اطلاعات انبار مطلع خواهند بود.

منابع کنترل‌ها در آموزش و پرورش مربوط به دستورالعمل‌ها و فرم‌های داخلی وزارت آموزش و پرورش با الهام از قانون محاسبات کشور نظارت بر اجرای بودجه، دیوان محاسباتی وزارت دارایی و خود سازمان به این اداره ابلاغ شده و نسبت به کنترل و نظارت در نهایت نگهداری حساب‌ها اعمال می‌شود.

تعمیم به طرح سیستم اطلاعاتی انبارتعمیم به طرح سیستم اطلاعاتی انبارمشخص کردن اهداف و محدودیت‌های سیستممشخص کردن اهداف و محدودیت‌های سیستمآیا از قبل سیستمی وجود داردآیا از قبل سیستمی وجود داردشناخت سیستم موجود و نقاط قوت و ضعف آنشناخت سیستم موجود و نقاط قوت و ضعف آنطرح سیستم پیشنهادی جدیدطرح سیستم پیشنهادی جدیدآیا سیستم قابل ترمیم استآیا سیستم قابل ترمیم استتجزیه و تحلیل سیستم پیشنهادیتجزیه و تحلیل سیستم پیشنهادیبررسی و رفع نقایص موجودبررسی و رفع نقایص موجودارائه سیستم پیشنهادی جهت اخذ تائیدیه از سرپرست مربوطهارائه سیستم پیشنهادی جهت اخذ تائیدیه از سرپرست مربوطهکار با سیستم بطور آزمایشی و برای مدت معینکار با سیستم بطور آزمایشی و برای مدت معینرفع نقایص احتمالی که معمولاً در عمل پیش می‌آیدرفع نقایص احتمالی که معمولاً در عمل پیش می‌آیدطرح سیستم نهاییطرح سیستم نهایی شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:شماره سند: شماره انبار: تاریخ سند: / / شماره سند عطف: دریافت کننده: نوع حواله: حواله کالا از انبار شماره انبار عطف:ردیفکد کالاشماره قفسهشرح کالادرخواست کالادرخواست کالامقدارمقدارواحدردیفکد کالاشماره قفسهشرح کالاشمارهردیفدرخواستیتحویلیواحدنام و نام خانوادگ تنظیم کننده: امضاء:نام و نام خانوادگ تنظیم کننده: امضاء:نام و نام خانوادگ تنظیم کننده: امضاء:نام و نام خانوادگ تنظیم کننده: امضاء:نام و نام خانوادگ تنظیم کننده: امضاء:نام و نام خانوادگی تائید کننده: امضاءنام و نام خانوادگی تائید کننده: امضاءنام و نام خانوادگی تائید کننده: امضاءنام و نام خانوادگی تائید کننده: امضاء ردیفتاریختاریخشرحتعدادقیمتورودخروجماندهردیفروزماهشرحتعدادقیمتورودخروجمانده128/21/82کاغذ A41005100-100 داخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلداخل شماره خرید تاریخ: شرکت: نوع خرید: شماره شماره : انبار خارج برگ ارسال و تحویلشماره ردیفواحد درخواست‌ کنندهشماره کالانام جنسواحدمقدار تقاضامقدار خریدشماره رسیدموارد مصرفملاحظاتتهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:تهیه کننده: تائیدکننده: تصویب‌کننده: تائید تدارکات: مدیر امور مالی: مدیر عامل:توزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زردتوزیع نسخه: 1- اداره امور خرید 2- حسابداری آبی 3- کاردکس مرکز نارنجی 4- انبار زرد