مقدمه: در بررسی مؤسسات و سازمان های مختلف، خصوصاً تولیدی و صنعتی، ملاحظه می شود که اکثر سرمایه های آن ها را مواد لازم و کالاهای مصرفی تشکیل می دهد و قسمت عمده سرمایه آن ها مصرف تهیه اجناسو وسایل مذکور می گردد.
اگر موجودی های جنسی یک مؤسسه بیش تر از اندازه مورد احتیاج باشد.
قسمتی از سرمایه آن مؤسسه به حال رکورد در می آید و اگر این موجودی کمتر از حد لزوم باشد در برنامه عملیاتیو خدماتی آنها وقفه حاصل می شود.
در راستای جلوگیری از رکورد سرمایه و یا ایجاد وقفه در اجرای وظایف سازمان و یا مؤسسه لازم است روشی صحیح، اساسی و مقرون به صرفه در انجام خرید نگهداری و مصرف کالا به مورد اجرا گذارده شود.
در سازمان های موفق و پیشرفته، وظایف مربوط به انبار داری و کنترل مواد در درجه اول اهمیت قرار دارد.
با توجه به نکات مذکور تهیه تدارکات کالا و ارائه خدمات موردنیاز با کیفیت مناسب و رعایت صرفه جویی و همچنین حفظ و حراست اموال و کالا و در دسترس قرار دادن سریع آن ها از وظایف عمده کارپردازی و انبار می باشد.
استفاده از برنامه هایعلمی و کاربرد آن در تهیه و تدارک کالا و مخصوصاً انبارداری و نتایج زیر را در بر دارد: مواد و کالا با حداقل قیمت تهیه و تدارک می شود.
از رکود سرمایه و کالا جلوگیری می شود.
ازتوقف و کندی کار جلوگیری می شود.
بررسی و کنترل موجودی ها، میزان مصرف، تعیین نقطه سفارش و همچنین میزان سفارش به سهولت امکان پذیر می باشد.
عملیات حسابرسی و حسابداری به آسانی انجام می شود.
میزان ضایعات انبار تقلیل می یابد.
حفظ و حراست و جلوگیری از سوء استفاده احتمالی امکان پذیر می باشد.
اطلاعات و آمار لازم در اسرع وقت در اختیار مدیریت قرار داده می شود.
با توجه به نکات مذکور، تهیه و تدارک کالا و ارائه خدمات مورد نیاز با کیفیت مناسب و رعیت صرفه جویی و همچنین حفظ و حراست اموال و کالا در دسترس قرار دادن سریع آنها از وظایف عمده کارپردازی و انبار می باشد.
فصل اول فصل اول : اصول انبارداری : در امور تدارکات کارپردازی، سیستم انبار داری، دارای اهمیت خاصی است و همکاری این دو واحد خدوماتی با یکدیگر اجتناب ناپذیر است.
سیستم صحیح انبار داری متضمن مزایای زیر است: دریافت، حفاظت و در دسترس قرار دادن کالا، مواد و وسایل موردنظر به سهولت و سرغت انجام می شود.
با اعمال کنترل دقیق از بالا رفتن خارج از حد موجودهای که ممکن است بر اثر تغییر قیمتها باعث زیان گردد، جلوگیری می شود.
با استفاده صحیح از سیستم انبار داری، میزان موجودی کالا در انبار و میزان مصرف آن در هر واحد کالا که پایه و اساس حسابداری صنعتی می باشد محاسبه می گردد.
کنترل میزان موجود در انبار از نظر قیمت به سهولت صورت می گیرد.
صدور قیض انبار (رسید جنس به انبار) موجبات تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده و عملیات حسابداری می گردد.
چون میزان موجودی ها معمولاً به قیمت تمام شده در انبار ها نگهداری می شود، لذا در صورت خسارت ناشی از آتش سوزی و تعیین سایر ضایعات و خسارت وارد شده محاسبه می شود.
تعریف انبار و مخزن به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف که براساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردد، انبار گفته می شود.
انبار از نظر فرم به سه صورت می باشد: 1- انبار های پوشیده: این مکان از تمام اطراف بسته و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشد.
2- انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف است ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی می باشد.
این نوع انبارها، کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می کند.
3- انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه می باشد و معمولاً برای نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
وظایف انبار دار: انبار دار کسی است که عهده دار وظایف زیر می باشد: تحویل اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا صدور حواله انبار هنگام تحویل کالا صدور فرمهای رجوعی، برگشت از خرید و سایر فرمهای مشابه صدور برگ درخواست خرید کالا در صورت لزوم ثبت مشخصات و تعداداجناس وارد و صادر شده در دفاتر و کارتهای انبار همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل، حداکثر و نقطه سفارش حفظ و حراست اجناس انبار و رعایت اصول ایمنی بایگانی و حراست اجناس انبار و رعایت اصول ایمنی بایگانی اسناد و مدارک انبار ارائه گزارش های لازم به مقامات ذیربط انواع موجودی های انبار اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از مؤسسات تولیدی یا غیر تولیدی را می توان به پنج دسته به شرح زیر تقسیم نمود: 1- مواد خام یا اولیه این مواد برای تولیدکالا استفاده می شود.
2- مواد و لوازم مصرفی مواد و لوازم مصرفی به موادی اطلاق می شود که به طور غیر مستقیم در تولید کالا دخالت دارد و در سازمان های تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرا داده می شود.
ایم موارد بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و یا وسایل بسته بندی در سازمان های تولیدی.
3- مواد و لوازم در جریان ساخت به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه آن داده شده ولی هنوز به وصرت کامل ساخته نشده است، مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.
4- کالای تمام شده به کالاهایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله تکمیلی رسیده قابل عرضه به بازار باشد.
5- اجناس خریداری شده جهت فروش این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری در آنها به بازرا جهت فروش عرضه می گردد و به طور موقت در انبار نگهداری می شود مانند انبار فروشگاه و مؤسسات بازرگانی.
سازمان انبار به طوری که گفته شد یکی از وظایف انبار طبقه بندی، کدگذاری و تنظیم اجناس و کالاها می باشد.
از ترکیب چند انبار یک «مخزن» یا «دپو» بوجود می آید.
تعداد هریک از مخازن بستگی به نوع و کمیت و همچنین حدود فعالیت آنها دارد.
انبار قطعات و مواد اولیه در واحدهای تولیدی معمولاً زیرنظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد و در بعضی از کارخانه ها، انبار مستقیماً زیر نظر مدیر کارخانه انجام وظیفه می نماید انبار قطعات و مواد اولیه در واحدهای تولیدی معمولاً زیرنظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد و در بعضی از کارخانه ها، انبار مستقیماً زیر نظر مدیر کارخانه انجام وظیفه می نماید.
«نمودار موقعیت سازمانی انبار در یک واحد تولیدی» در سازمان های بزرگ صنعتی، واحد انبار دارای مدیریت مستطیلی است که مستقیماً زیر نظر مدیرعامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار، انبارهای مختلفی مانند انبار مواد قطعات و ابزار آلات که هریک از آنها دارای مسئول می باشد وجود دارد.
در سازمان های دولتی و غیر دولتی، معمولاً واحد انبار تحت نظر تدارکات و کارپردازی که خود این واحدها نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود انجام وظیفه می نماید.
«نمودار ارتباط سازمان انبار با مخازن و اداره امور انبارها» نقش انبار در اقتصاد کشور درصد قابل توجهی از درآمد ناخالص ملی هر کشور به صورت مواد اولیه محصول نیم ساخته و کالاهای ساخته شده در انبار نگهداری می شود.
البته نقش انبارها در اقتصاد کشورهای مختلف متفاوت است.
در کشورهای پیشرفته انبارها حلقه هایی از زنجیره تولید توزیع و مصرف می باشند و بدین وسیله تولید انبوه کارخانه و صنایع بدست مصرف کنندگان داخلی رسیده یا به مراکز صادراتی منتقل میشود در برخی از کشورها نظیر ایران که واردات کالاها و مواد مختلف درصد زیادی ارز نیازهای کشور را تشکیل می دهد انبارها به طور عمده نقش واسطه را در انتقال کالا از کشور به مناطق مختلف و سپس توزیع مهمی بر عهده دارند.
نقش انبار در تجارت انبار یکی از پایه های اصلی تجارت محسوب می شود زیرا سرمایه شرتهایتجاری را موجودی انبار تشکیل می دهد عصر کالا برای مصرف کننده از دو جهت دارای ارزش است: 1- قابلیت کاربرد 2- قابلیت دسترسی قابلیت کاربرد به طراحی و ساخت محصول بستگی دارد قابلیت دسترسی فیزیکی موجود بودن کالا در محلی که به آن نیاز داریم بستگی دارد مصرف کننده قابلیت کاربرد و سهولت دسترسی را با هم می خواهد نه یکی بدون دیگری که کالا را فاقد ارزش می کند و پیوستگی این دو عامل با یکدیگر ارزش کیفی کالا را بالا می برد و نقش عمده ی خود را نشان می دهد.
نقش انبار در صنعت فعالیت و تلاش صنایع و کارخانه ها تهیه مواد اولیه و ساخت و تولید محصول می باشد در هر کارخانه انبارهای مختلفی از قبیل مواد اولیه انبار مواد نیم ساخته انبار محصول ابزار آلات انبار قطعات یدکی دستگاهها انبار قالب انبار ملزومات انبار ضایعات و...
وجود دارد.
هدف از استقرار یک سیستم انبار داری: هدف از تشکیل و ایجاد انبارها در سازمان های دولتی و چه در بخش خصوصی تأمین و نگهداری کالاهای موردنیاز سازمان است بطوریکه اگر مواد و لوازم به موقع تهیه و در دسترس مصرف کننده داده نشود در گردش کار و فعالیتهای آن مؤسسه وقفه ایجاد می شود تا زمانیکه یک سیستم انبارداری صحیح در یک ساختمان مستقر نگردد اختلاف فاحشی بین موجودیهای فیزیکی داخل انبار با بانک موجودیهای واقعی در پایان سال که طی انبار گردانی این اختلاف خود را نشان می دهد وجود خواهد داشت.
از طرفی هدف مهمتر دسترسی داشتن به موجودی انواع کالا در هر زمان می باشد که با استفاده از رایانه می توان این موجود را برای هر نوع از اقلام موجود در انبارها در تاریخ معین اعلام نمود به عبارت دیگر آگاهی کامل به آنچه در انبارهای یک شرکت سازمان مجموعه فروشیهای غیردولتی تعاونیها کارخانجات اداره ی کل سودآوری از طریق تولید حتی مغازه ای ساده و...
موجود است و دانستن اینکه چه میزان کالا و مواد وارد انبار آن دستگاه شده و چه میزان خارج و موجودی انبار کالاهای مختلف و مواد در هر زمان در این واحدها چقدر می باشد یعنی هدف استقرار یک سیستم انبارداری با علم به اینکه کلیه ی مراحل به نحوه ی مطلوب صورت می گیرد در دسترسی داشت به اطلاعات سه گانه ورود خروج مانده ی انواع کالا و مواد از انبار می باشد مدیران سازمانها در پی آن هستند که با حداقل امکانات حداکثر استفاه و مطلوبیت را از آن خود سازند موجودیها یکی از پرهزینه ترین دارای بسیاری از مؤسسات اقتصادی می باشد و تحقیقات نشان داده است که حدود 40% سرمایه گذاری شرکتها را موجودیهای انبار به خود اختصاص داده است.
لذا مدیران اجرایی همگی بر این باورند که نگهداری و کنترل موجودی به نحو مطلوب یک ضرورت است مؤسسات از طریق کاهش سطح موجودیها هزینه های خود را کاهش داده و از طرف دیگر با حفظ موجودی بهینه تأمین نیاز مشتریان و رضایت آنها را فراهم می نماید.
بنابراین مؤسسات باید نیازی و موجودی تعادل ایجاد نمایند و به نحوی که این امر حداقل هزینه انجام می گیرد.
این خبر از طریق برقراری یک سیستم مطلوب خرید و مدیریت انبارداری میسر نیست.
یکی از مشکلات مؤسسات اقتصادی عدم وجود مدیران و کارشناسان در این زمینه می باشد.
تعدادی از مؤسسات تولیدی که نتوانسته اند سیستم مطلوب انبارداری را برقرار نمایند به موقعیتهای چشمگیری در عرصه رقابت دست یافته اند.
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است و این کار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده از فرآورده های دیگران را امکان پذیر میسازد.
انبار می تواند در عرضه به موقع محصول، جریان عادی تولید، ثبات قیمت، تعمیر و نگهداری ابزار و تجهیزات نقش مهمی را ایفا نماید.
به طوری که نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است.
ارزش ریالی موجودی های انبار در منابع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی و تجاری مؤثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین آلات.
نوع محصول ساخته شده، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی و بالاخره سیستم های تدارکاتی و سفارشات واحدهای تولیدی.
انبار به دلایل متفاوتی برای مؤسسات و مراکز تجاری- صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار است که اهم آنها عبارتند از: 1- ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می شود (بعضی اوقات 60% سرمایه در گردش را شامل می شود).
2- ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخشی از انبار با بخش های تولید، تعمیر و نگهداری سایر بخش ها جهت تأمین احتیاجات و نیازهای آنها.
3- ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه ریزی به نحوی که ضربه های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی کند، به عبارت دیگر حکم ضربه گیر را در سازمان داشته باشد.
سیستم انبارداری و مزایای آن سیستم مجموعه ای از اجزاء و عناصر است که با هم دارای ارتباط متقابل می باشند و هر سیستم دارای هدف است و غالباً فرآیندی غیر از فرآیند حاصل جمع فرآیندهای اجزاء خود دارد وجود این کلیات اجزاء با ویژگیهای خاص خود در امور انبار داری مزایای زیادی را عاید ما می سازد که اهم مزایا عبارتند از: 1- شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترس راحت تر به کالاها به خصوص در مؤسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع.
2- تشکیل فایلهای اطلاعاتی دقیق تر در بخش های مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم گیریهای مدیریت.
3- دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخش های مؤسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها.
4- رفع اشکال ناشی از اتکاء سیستم و موسسه به افراد معین در صورتیکه فرد جدیدی مسؤلیت انجام بخشی از فعالیتهای سیستم را به عهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیت و روابط سیستم اطلاع حاصل می نماید.
5- ایجا اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخشها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم گیری بجا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کامل.
6- ایجاد کنترل دقیق در سیستم از طریق دائمی و ادواری موجودیهای انبار و بررسی و رفع مغایرات احتمالی.
7- کاهش هزینه های سربار ناشی از سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد و پیش بینی های غلط به علت نداشتن اطلاعات صحیح و کافی.
8- ارائه اطلاعات دقیق و درست از موجودی انبار که پایه و اساس سیستم حسابداری صنعتی است.
9- اطمینان خاطر ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین از میزان دقیق موجودیها و کاهش و یا حذف احتمال سوء استفاده توسط متصدیان انبار.
10- اعمال کنترل دقیق در ارتباط با ازدیاد خارج از حد موجودیها که ممکن است در اثر تغییر قیمتها باعث زیان گردد و با کنترل دقیق از اینگونه زیانها جلوگیری می شود.
اگر سیستمی مناسب را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی مبذول نگردد مشکلاتی گریبانگیر سازمان خواهد شد که اهم آنها عبارتند از: 1- کمبود فضا: اگر کالاها خوب چیده نشده و محلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً در نظر گرفته نشده باشد، احتمالاً با کمبود فضا مواجه خواهد شد.
2- جا به جای اضافی ناشی از عدم وجود نظم، سبب اتلاف وقت پرسنل انبار و صدمه دیدن کالاها خواهد شد.
3- تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی های حین کار و کاهش راندمان کاری مسئول انبار و کارکنان.
4- وابستگی سازمان به شخصی و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی به علت نامرتب بودن انبارها.
5- ضایع شدن مواد و محصول به علت عدم توجه به مسائل ایمنی، نحوه استقرار کالا، حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا که حتی می توان موجب بروز خسارات مادی و جانی برای مؤسسه شود.
خط مشی های انبارداری 1- نزدیک بودن انبار به واحد مصرف کننده 2-تقلیل تعداد و انواع انبارها به صورت بهینه 3- اطمینان از اینکه کالای مورد نیاز در اختیار واحدهای سازمانی قرار خواهد گرفت.
4- تعیین مقامات مجاز برای دریافت کالا از انبار و تقلیل تعداد افرادی که باید تقاضای خروج و مصرف کالا را تعیین نمایند.
5- قیمت گذاری و شماره گذاری انواع کالا.
6- تعیین روش ساده حسابداری انبارها از نظر مصرف و موجودی انبار.
7- کنترل عملیات انبارها توسط واحد مرکزی کنترل انبارها.
8- تنظیم روشهای ساده برای انتقال و تحویل اجناس به تناسب احتیاج بین انبارها.
9- مراقبت در تحویل و تحول کالا و بازرسی فنی و تطبیق با مشخصات مقرر.
10- محافظت و مراقبت و نگهداری اجناس کالاهای موجود در انبار و جلوگیری از خطرات احتمالی.
برای انجام وظایف بالا به ترتیب، انباردارها، رئیس انبار و رئیس مخزن و رئیس اداره انبارها و اداره کنترل انبارها انجام وظیفه خواهند کرد.
فصل دوم فصل دوم: مراحل اجرایی خرید: قسمت اول: خریدهای داخلی درخواست خرید درخواست خرید کالا در سیستم تدارکاتی و انبارداری مستلزم تکمیل فرم درخواست خرید از طرف انبار و ارسال آن به واحد تدارکات می باشد.
فرم درخواست خرید در موارد زیر تهیه می گردد: الف) در صورت موجود نبودن کالای مورد تقاضا در انبار.
ب) در مواقع رسیدن میزان موجودی به حد سفارش.
فرم درخواست خرید درخواست رسمی برای خرید می باشد.
این فرم معمولاً در سه نسخه تهیه و پس از امضای مجاز، نسخه سوم آن در انبار بایگانی و سپس سایر نسخ آن جهت اخذ تصمیم در مورد خرید کالای مورد در خاست و تأمین اعتبار از طرف امور مالی به واحد تدارکات ارسال می گردد.
در صورت موافقت با درخاست خرید واحد تدارکات پس از امضای مجاز اقدام به صدور فرم سفارش کالا می کند.
واحد تدارکات نسخ فرم درخواست خرید را به شرح زیر تفکیک و توضیح می نماید: نسخه اول فرم: امور مالی نسخه دوم فرم : تدارکات یا کارپردازی نسخه سوم فرم: سفارش کالا را جهت اطلاع انبار و ثبت آن روی کاردکس و ستون مربوط به سفارش ها به واحد مذکور ارسال می دارد.
در صورت عدم موافقت با خرید، نسخه دوم فرم درخواست خرید صادر شده به انبار عودت داده می شود تا انبار دارد در جریان امور قرار گیرد و مراقبت را به اطلاع درخواست کننده کالا برساند.
سمه تعالی تعاونوا علی البر و التقوی شرکت تعاونی راد درخواست خرید کالا نام انبار درخواست کننده:به : اداره تعاون: اجناس مشروحه ذیل که مورد درخواست واحد .....
می باشد در انبار موجود نیست، در صورت موافقت خواهشمند است خریداری و تحویل این انبار گردد.
نام و امضاء مسئول انبار: نام و امضاء مسئول تعاون از محل اعتبار ............
ماده ...............
ردیف ...........
تأمین اعتبار گردید.
اجازه داده می شود که طبق مقررات خریداری شود.
نام و امضاء مسئول مالی: مدیر مؤسسه: سفارش خرید کالا به فروشنده پس از وصول «درخاست خرید» واحد تدارکات فرم مزبور را مورد بررسی قرار می دهد و در صورت موافقت با خرید کالای مورد نظر اقدام به تهیه و تکمیل «فرم سفارش خرید» به فروشنده می نماید.
فرم سفارش خرید درخاست رسمی خرید می باشد.
این فرم یکی از مهمترین فرمها در سیستم های کنترل تدارکاتی محسوب می شود و نقش بسیار مهمی در امور نظارت برکالاها و اجناس رسیده یا برنامه سفارشها در آینده دارد.
از فرم سفارش خرید می توان برای کنترل خرید و جلوگیری از سفارشهای زاید و تکراری استفاده نمود.
فرم سفارش خرید معمولاً در چهارشنبه و به شرح زیر توضیح می گردد: نسخه اول: فروشنده کالا نسخه دوم: حسابداری نسخه سوم: انبار(بدون ذکر قیمت) نسخه چهارم: واحد تدارکات نسخه چهارم به ضمیمه فرم درخاست خرید باید در پرونده سفارش ها در واحد تدارکات بایگانی می شود.
باید توجه داشت که کلیه فرمها و اسناد مربوط به معامله در امور مالی باید یک جا بایگانی گردد.
بر این منظور توصیه می شود شماره سفارش خرید، روی کلیه این اسناد قید شود.
لازم به تذکر است با توجه به اینکه کنترل موجودیهای انبار به منظور فراهم ساختن مقدمات سفارشها با همکاریواحد تدارکات از اجناس و کالاهای مورد مصرف از وظایف انبار محسوب می گردد، لذا در صورت استفاده از دفاتر راهنمائی سفارش ها که در بعضی از سازمان ها رایج است، استفاده از کاردکس انبار به منظور کسب اطلاعات لازم در مورد سفارشها نیز توصیه می گردد.
دفتر راهنمائی سفارش ها بعضی از سازمان ها و مؤسسات تولیدی به منظور اطلاع از میزان و نوع سفارش های رسیده ازطرف واحدهای مختلف سازمان، فهرستی از کلیه سفارش ها تهیه می کنند تا در پایان سال اطلاعات دقیقی از میزان و نوع آنها در اختیار داشته باشند.
برای سهولت دسترسی به نوع کالای سفارش شده علاوه بر فهرست مذکور یک راهنمای الفبایی نیز با توجه به نام کالای مورد سفارش تنظیم می شود.
نمونه هایی از دفاتر مورد بحث در شکل های زیر نشان داده می شود.
بسمه تعالی تعاونوا علی البر و التقوی شرکت تعاونی راد فهرست کالای سفارش شده بسمه تعالی تعاونوا علی البر و التقوی شرکت تعاونی راد راهنمای الفبایی کالاهای سفارش شده قسمت دوم: خریدهای خارجی کلیات خریدهای خارج از کشور متضمن طی مراحل ذیل است: اولین مرحله برای خریدهای خارجی تماس با فروشنده یا فروشندگان کالای مورد نظر و در خواست پیش فاکتور (Proforma invoice) می باشد.
پیش فاکتور یا پروفرما، فرمی است که کلیه مشخصات کالای مورد معامله از نظر قیمت، نوع، مشخصات فنی، وزن و همچنین اطلاعات لازم در مورد فروشندگان کالا در آن قید شده است.
این فرم توسط فروشندگان کالا پس از امضاء و مهر اتاق بازرگانی کشور فروشنده و تأیید مهر مزبور از طرف کنسولگری کشور وارد کشور وارد کننده کالا برای خریدار ارسال می گردد.
مؤسسه خریدار، پیش فاکتور را همراه با تقاضای درخاست خرید کالا به واحد تدارکات یا بازرگانی خود ارسال می دارد در واحد مزبور، پیش فاکتور ریده از طرف فروشنده مورد بررسی قرار می گیرد و پس از تأیید قیمت و مشخصات فنی و سایر شرایط لازم و در صورتی که در این مورد از چند کمپانی نیز استعلام شده باشد، کمپانی مورد قبول انتخاب و پس از تأیید مقامات تصمیم گیرنده و تماس با بانک مرکزی و گشایش اعتبار اسنادی و انجام سایر سفارشات مربوط به واردات اقدام به معامله می شود قیمت کالا براساس یکی از موارد رایج زیر است: 1- قیمت براساس سیف (CIF) این کلمه مخفف Cost Insurance Freight و عبارتست از قیمت کالا با محاسبه حق بیمه و هزینه حمل آن تا مقصد.
2- قیمت براساس سی اند اف (C&F) براساس سی اند اف یا Cost and Freight قیمت تنظیم شده در پیش فاکتور شامل قیمت کالا و هزینه حمل آن تا مقصد می باشد.
بنابراین پرداخت حق بیمه به عهده خریدار خواهد بود.
3- قیمت براساس فوب (F.O.B) فوب یا Free on Board عبارتست از قیمت کالا و حمل آن روی وسایط نقلیه اعم از کشتی، کامیون یا قطار.
در این نوع قرار داد وسیله حمل توسط خریدار تعیین می شود و پس از حمل کالا روی وسایط نقلیه فروشنده هیچ گونه مسئولیتی از نظر پرداخت هزینه حمل، بیمه و سایر نکات را نخواهد داشت.
4- قیمت براساس اف-آ-اس (F.A.S) اف– آ- اس یا Free Along Side عبارتست از قیمت تنظیم شده در پیش فاکتور یا محاسبه قیمت کالا و حمل آن تا کنار وسایل نقلیه.
سایر هزینه ها به عهده خریدار می باشد.
فصل سوم فصل سوم: منابع ورود کالا به انبار از طریق خریدهای داخلی این نوع خریدهای داخلی این نوع کالاها در مقابل برگ درخواست توسط واحد تدارکات تهیه شده، به انبار ارسال می گردد.
خریدهای داخلی ممکن است از طریق مناقصه صورت پذیرد.
این سری از اجناس پس از کنترل و تنظیم صورت جلسه و انجام تشریفات به انبار تحویل می شود.
(که در فصل اول قسمتاول توضیح داده شده است) از طریق خریدهای خارجی خرید از خارج کشور مستلزم طی مراحل خاصی است که در فصل اول قسمت دوم توضیح داده شده است.
کالای انتقالی از سایر انبارها و اجناس برگشتی این نوع کالا و اجناس معمولاً از کالاهای مازاد بر احتیاج و یا اجناسی که موردنیاز خاصی نمی باشد به انبار دیگر منتقل می گردد مازادکالای صادر شده جهت عملیات تعمیر یا طرح های ساختمانی و نیز اجناس اسقاط گاهی به انبار عودت داده می شوند.
در این صورت لازم است صورت دقیقی از کلیه کالاهای قابل استفاده برگشتی به انبار تهیه شود تا بتوان حساب انبار را با قیمت آنها بدهکار و حساب هزینه عملیاتی یا دستور کار ساختمانی مربوط را بستانکار نمود.
نحوه و موارد استفاده از فرم انتقال دیگر کالا از یک انبار به انبار دیگر: انتقال کالا از انباری به انبار دیگر به منظور استفاده و تکمیل فرم خاصی به همین منظور می باشد.
فرمهای مذکور قبلاً شماره گذاری می شود و مشخصات کالا، کد جنس و مقدار مورد درخاست توسط انباردار متقاضی در آن ثبت می گردد.
معمولاً فرمهای انتقال کالا در چهار و در بعضی مؤسسات در پنج نسخه تهیه می شود.
سه نسخه اول به انبار تحویل دهنده کالا ارسال می گردد.
و نسخه چهارم جهت پیگیری در انبار متقاضی بایگانی می شود.
انبار تحویل دهنده کالا پس از تحویل فرم تقاضای کالا، ستون مربوط به مقدار یا تعداد تحویلی به انبار متقاضی را تکمیل و سایر نسخ را به ترتیب زیر توضیح می کند: نسخه اول و دوم همراه جنس به انبار متقاضی ارسال می گردد.
انبار متقاضی پس از دریافت جنس نسخه اول تقاضا را بایگانی می کند.
نسخه دوم پس از امضاء و تأیید وصول جنس موردنظر جهت انجام دادن عملیات مالی به حسابداری ارسال می گردد.
نسخه سوم در انبار صادر کننده کالا و در پرونده کالاهای صادر شده بایگانی می شود.
لازم به توضیح است که پس از وصول نسخه اول به انبار تقاضا کننده نگهداری نسخه چهارم (پیگیری) لزومی ندارد.
نحوه و موارد استفاده از فرم بازگشت کالا واحد برگشت دهنده کالا باید فرمی جهت ثبت مبالغ کالای برگشت شده به انبار تنظیم نماید.
این فرم شامل مشخصات و شماره و کد مبنی و مقدار برگشت شده کالا به انبار خواهد بود.
همچنین شماره حساب هزینه عملیاتی یا دستور کار ساختمانی که باید بستانکار شود نیز در بعضی از فرمها قید می گردد.
فرم کالای برگشتی به انبار باید قبلاً شماره گذاری شده و در پنج نسخه صادر می گردد.
چهار نسخه اول ضمن برگشت جنس به انبار ارسال و نسخه پنجم توسط واحد برگشت دهنده بایگانی می شود.
انباردار دریافت کننده جنس باید روی هر چهار نسخه رسید کالا را اعلام و نسخ اول و دوم را به دایره حسابداری کالا جهت ثبت قیمت کالاها در کارت های مربوط ارسال دارد.
نسخه سوم به واحد برگشت دهنده کالا فرستاده میشود و نسخه چهارم توسط انباردار جهت ثبت در کارتها انبار بایگانی می گردد.
کالاها و لوازمی که در کارگاه های یک مؤسسه ساخته می شود.
این اجناس معمولاً در واحدهای تولیدی و هنرستان های صنعتی از مواد اولیه ای که از انبار دریافت و یا خریداری می گردد ساخته شده و سپس بصورت یک کالای جدید به انبار عودت داده می شود.
ورود و تحویل کالاهای خریداری شده به انبار کالاهای خریداری شده برای تنظیم و نگهداری تحویل انبار می شود.
اجناس مذکور همراه یک نسخه از فرم درخواست کالا، تقاضای خرید، فرم سفارش (معمولاً بدون ذکر قیمت) به انبار فرستاده می شود.
پس از کنترل دقیق اجناس و تطبیق آنها با فهرست و امضای مربوط و بالاخره تأیید مقدار آنها توسط انباردار، نسبت به تحویل کالا و صدور «قیض انبار» اقدام می گردد.
قبض انبار یا رسید جنس به انبار یکی از مهمترین فرمها و اسناد انبار و حسابداری به شماره می رود.
به مجموعه فرمهای درخواست کالا، تقاضای خرید، فرم باسکول، فرم سفارش، فاکتور فروشنده، قبض انبار و مدارک خرید گفته می شود.
براساس این مدارک مدرک کالا قابل پرداخت به فروشنده خواهد بود.
تحویل کالا به انبار تحویل فعالیتی است که در ارتباط با ورود کالا به انبار انجام می گردد.
وظایف واحد تحویل در سازمانهای بزرگ و تولیدی عبارتست از : تخلیه مواد و کالا از وسایل نقلیه شناسایی و کنترل کالا یادداشت کالاهایی که معیوب و یا غیر قابل استفاده می باشد.
تحویل کالا به انبار به دو طریق به شرح زیر انجام می گردد: تحویل دایم پس از کنترل اجناس و خریداری شده تطبیق آنها با اسناد مربوط و تأیید مقامات مسئول، تحویل دائم صورت می گیرد.
تحویل موقت در صورتی که اجناس خریداری شده از لحاظ فنی مستلزم کنترل دقیق تر باشد، ابتدا اقدام به تحویل موقت می شود و آنگاه از کنترل فنی و تأیید مقامات و کارشناسان مسئول، تحویل تمام انجام می پذیرد.
معمولاً تحویل کالاهای خریداری شده در معاملات متوسط و عمده، پس از تنظیم صورت مجلس انجام می شود.
باید توجه داشت که فرم سفارش کالا، فاکتور فروشنده و گزارش تحویل کالا و قبض انبار باید با یکدیگر مطابقت داشته باشد.
نحوه و موارد استفاده از فرم قبض انبار: قبض انبار را می توان یکی از اسناد مهم انبار محسوب نمود.
این فرم سند دریافت جنس و تحویل آن به انبار است و براساس فرم مذکور، مبلغ کالای خریداری شده قابل پرداخت به فروشنده کالا می باشد.
فرم قبض انبار یا رسید جنس به انبار در چهار نسخه و به شرح زیر تفکیک و توضیح می گردد: نسخه اول، دوم و سوم به واحد تدارکات ارسال می شود.
در واحد مزبور پس از کنترل آن با فاکتور فروشنده و سایر اسناد، دو نسخه اول را به حسابداری ارسال و نسخه سوم را در بایگانی خود نگهداری می نماید.
نسخه چهارم این فرم پس از ثبت اطلاعات مندرج آن در کاردکس یا دفاتر در انبار، بایگانی میگردد.
درخواست کالا و مواد از انبار دریافت کالا و مواد، طی تکمیل فرم در خواست کالا از طرف متقاضی و مصرف کننده جنس و ارسال آن به انبار انجام می گردد.
این فرم پس از تأیید مسئول واحد ذیربط و امضای مجاز به انبار ارسال می گردد.
انباردار پس از وصول درخواست کالا و اطمینان ازموجود بودن کالا در انبار از طریق مراجعه به کارت با دفاتر موجودی کالا نسبت به ارائه آن اقدام می نماید.
فرم درخواست کالا در سه نسخه تهیه می شود.
نسخه 1 و 2 این فرم جهت دریافت جنس به انبار ارسال می گردد و نسخه سوم جهت پیگیری امر و نگهداری سوابق در بایگانی واحد متقاضی نگهداری می گردد.
در صورت موجود بودن کالا، انبار نسبت به تحویل جنس به درخواست کننده و صدور حواله اقدام می نماید و نسخه دوم درخواست کالا در انبار بایگانی می گردد.
و نسخه 1 آن را به ضمیمه نسخه 1 و 2 حواله انبار از طریق تدارکات به امور مالی ارسال می دارد.
انباردار در صورت موجود نبودن کالا موظف به تکمیل فرم «در خواست خرید» و پی گیری آن می باشد.
تحویل و خروج کالا از انبار با توجه به ارزش موجودی انبار همچنین قابل تبدیل بودن آنها به نقد ضروری است، در مورد صدور جنس از انبار کنترل دقیق به عمل آید و از سیستمهای مناسب در این مورد استفاده شود.
متداولترین روش صدور جنسی از انبار به شرح زیر توضیح داده می شود: صدور جنس از انبار باید با توجه به برگ درخواست کالا که توسط واحد یا شخص متقاضی تکمیل و پس از تأیید و امضای مجاز به انبار ارسال می شود، صورت گیرد.
صدور کالا از انبار مستلزم صدور فرمی است که اصطلاحاً به نام «حواله انبار» معرف است.
پس از دریافت تقاضای جنس از طرف واحد مصرف کنندگان کالا و وجود جنس در انبار کالای مورد نظر اقدام به صدور «حواله انبار» می گردد.