دانلود مقاله انبار داری3

مقدمه

در این فصل بیشتر به مسائلی به طور عموم در مورد تمامی انبارهای اتحادیه فرهنگیان می‌پردازیم، بحث خواهد شد همچنین روشها و سیستمهایی که برای انبارداری توسط متخصصین حسابداری ارائه شده است را مورد مطالعه قرار خواهیم داد. در آخرسر با استفاده از بعضی روشها به مطالعه نحوه انبارداری و محاسبه سود و زیان خواهیم پرداخت. در بحث انبارداری اولین مورد قابل توضیح بحث موجودیها می‌باشد.

موجودیهای مواد و کالا شامل موجودهای مواد اولیه، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده است که توسط واحد تجاری برای مدت کوتاهی قبل از اینکه از طریق فروش به پول تبدیل گردند نگهداری می‌شوند. موجودیها یکی از فعال‌ترین عناصر عملیاتی واحد تجاری است که در ترازنامه و صورت حساب سود و زیان ارائه می‌گردد. موجودیها نه تنها از نظر مدیریت بلکه از نظر صاحبان سهام که نسبت به آگاهی از هرگونه تغییر عمده در وضعیت مالی علاقمند باشند نیز اهمیت خاص دارد.

سرمایه‌گذاری یک واحد تجاری در موجودیهای مواد و کالا بخش عمده‌ای از دارائیهای جاری آن را تشکیل می‌دهد ، بنابراین حفظ تعادل در سرمایه‌گذاری در موجودیها نیاز به برنامه‌ریزی  و کنترل دقیق دارد ، زیرا نگهداری موجودیهای مازاد بر میزان موردنیاز موجب افزایش هزینه‌های نگهداری این گونه اقلام از طریق ایجاد زیان ناشی از ضایعات، اشغال فضای انبار و رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری خواهد شد. از طرف دیگر، نبود یا کمبود موجودیهای مواد و کالا به میزان کافی ممکن است موجب ایجاد وقفه در تولید، افزایش هزینه‌های آماده‌سازی ماشین‌آلات و افزایش هزینه‌های سفارش گردد. میزان سرمایه‌گذاری در موجودیها با توجه به شرایط موجود، نوع صنعت و ویژگی واحد تجاری متفاوت است. موجودیها به دو طربق بر سلامت مالی واحد تجاری تأثیر می‌گذارند. از یک طرف چون موجودیها جزء دارائیها محسوب می‌شوند، بنابراین بعنوان ارزشهای شده ارائه می‌گردند که بعد از فروش به درآمد و سود تبدیل می‌گردد.

مدیریت و کنترل موجودیهای مواد و کالا از اهمیت ویژه‌ای برخورداردار است و برای دستیابی به اهداف زیر ضروری است:

1)تولید با حداکثر کارائی.

2)تأمین نیازهای مشتریان از نقطه نظر کیفیت کالا و تحویل به موقع.

3)نگهداری میزان موجودیها در سطوح منطقی و اقتصادی بمنظور جلوگیری از رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری در این گونه دارائیها.

4)به حداقل رساندن هزینه‌های نگهداری موجودیها.

5)به حداکثر رساندن سود طی دوره مالی.

1) اصول کلی کنترل موجودیها

سیستم کلی موجودیها صرف‌نظر از اندازه واحد تجاری، تابع یک چرخه اصلی مشخص است. این چرخه با تعیین نیازمندیهای تولید آغاز و با تأمین تقاضاهای مشتریان تکمیل می‌شود. اصول کلی کنترل موجودیها را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:

1-درواحدهای تجاری کد دایره خرید وجود دارد . هیچ یک از قسمتهای واحد تجاری نباید بدون اعطاء و اجازه دایره خرید، اقدام به خرید یا ایجاد تعهد برای واحد تجاری نماید.

3-بهای کالای خریداری شده باید پس از حصول اطمینان از دریافت کالای مربوطه توسط واحد تجاری و بر اساس نرخ و مبالغ توافق شده قبلی پرداخت شود.

4-کنترلهای کافی نسبت به مقادیر کالاهایی که در انبار نگهداری می‌شود از طریق سیستمهای مناسب انبارداری اعمال گردد.

5-مقادیر اقلامی که توسط قسمتهای مختلف واحد تجاری مصرف می‌شود پیوسته کنترل شود.

6-تعادل مناسبی بین میزان سرمایه‌گذاری در موجودیها و هزینه‌های سفارش کالا، نگهداری موجودیها و زیانهای ناشی از توقف تولید یا از دست دادن فرصتهای فروش، در نتیجه کمبود موجودیهای مواد و کالا وجود داشته باشد.

 2) حفاظت از موجودیها

ضرورت حفاظت از موجودیهای مواد و کالا در واحدهای تجاری مختلف دلایل متفاوت داشته و به نوع ارزش، وزن، اندازه، کاربرد و قابلیت فروش مجدد موجودیها بستگی دارد. اقلام کم ارزش که ممکن است مصارف شخصی نیز داشته باشند نیاز به اعمال کنترلهای اضافی دارد، درحالی که اقلام گرانبها از قبیل ریخته‌گیری به دلیل اندازه و وزن و محدودیت در کاربرد معمولاً نیاز به کنترلهای زیادی نخواهند داشت.

واحد تجاری می‌تواند برای حفاظت از موجودیهای خود از طریق تدوین و اجرای مقرراتی در مورد انبارها و بررسی مستمر عملیات انبارها اقدامات پیشگیری را بعمل آورند. برخی از این گونه اقدامات پیشگیری در مورد عملیات انبارها به طور خلاصه به شرح زیر است: ] 1[ .

1-ممنوعیت یا محدودیت در ورود و دسترسی افراد غیرمجاز به محدوده انبارها.

2-قفل کردن درب انبارها در ساعات غیرکاری.

3-شمارش، توزین یا اندازه‌گیری کلیه اقلام دریافت شده و کنترل دقیق آنها با سفارشهای خرید یا سایر مدارک که در هنگام دریافت کالا در دسترس می‌باشند.

4-کنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ تعداد، وضعیت و مشخصات.

5-وجود درخواست کالا نسبت به کلیه اقلامی که باید از انبار خارج شود.

7-کنترل و شمارش ادواری موجودیها و مطابقت با مدارک مربوطه.

8-بررسی مصارف غیرعادی، کسری‌های احتمالی و مصارف تأثیر نشده.

9-کنترل ادواری برگهای درخواست کالا از انبار از لحاظ معتبر بودن امضاهای مجاز برای دریافت کالا از انبار.

3) انبارداری و عملیات روزمره آن

همانطور که اشاره شد در اغلب موارد بخش قابل توجهی از وجه واحد تجاری صرف سرمایه‌گذاری در موجودیهای کالا می‌شود و آن گروه از واحدهای تجاری که فاقد روشهای انبارداری منظم و مطمئن هستند ممکن است زیانهای عمده‌ای از این طریق متحمل شوند.

به طور مثال در این گونه واحدهای تجاری از یک طرف به علت نبود موجودهای کافی ممکن است وقفه‌های زیانبار در تولید بوجود آید و یا برای جلوگیری از بروز این قبیل وقفه‌ها اقدام به خریدهای عجولانه و سریع شود که این موضوع نیز به افزایش هزینه‌های تولید منجر می‌گردد و از طرف دیگر نگهداری موجودیها به میزانی بیش از حد موردنیاز موجب رکود بیش از حد سرمایه در موجودیها و افزایش هزینه‌های ناشی از انبارکردن مواد و نایابی آنها شود.

 در اکثر واحدهای تجاری کوچک و در پاره‌ای اوقات حتی در واحدهای تجاری بزرگ اهمیت حسن اداره انبارها نادیده گرفته می‌شود و به این موضوع که به هرحال اقلام انبارداری ارزش نقدی معادل قیمت خرید می‌باشند، توجه نمی‌شود. حیف و میل مواد، فاسد شدن آنها و عدم توجه در جابجایی و نقل و انتقالات و حفظ و حراست از آنها به تقلیل سود و یا حتی ممکن است به ایجاد زیان منجر گردد، بنابراین احداث انبارهای مجهز و اداره آنها طبق روشهای صحیح یکی از شرایط ضروری استفاده کامل از یک سیستم حسابداری صنعتی است.

4) سازمان و محل انبار در اتحادیه

سازمان انبارهای واحدهای تولید با توجه به نوع صنعت، سطح فعالیت، خط مشی‌های صاحبان و مدیریت واحد تجاری متفاوت خواهد بود، اما به طور کلی می‌توان انبارها را از لحاظ سازمانی به دو نوع تقسیم کرد:

الف : انبارهای مرکزی

ب : انبارهای فرعی

محل انبارها باید طوری انتخاب شود که حداکثر کارآیی و سرعت عمل را ممکن سازد. انبارها باید حتی‌المقدور نزدیک به محل دریافت و ارسال کالا باشد تا هزینه‌های نقل و انتقال به حداقل تقلیل یابد. در عین حال انبارها باید در مکانهایی احداث شوند که به آسانی در دسترس باشند.

کلیه قسمتها و به خصوص قسمتهایی که مواد سنگین یا پرحجم مصرف می‌شوند، قرار داشته باشد. در کارخانه‌های بزرگ که تعداد دوایر آنها زیاد است انبارها را نمی‌توان در محل‌هایی قرار داد که هم به دایره دریافت کالا و هم به کلیه دوایر مصرف کننده نزدیک باشند تا تحویل مواد به آسانی میسر گردد. به همین دلیل به این گونه موارد ایجاد انبارهای فرعی مناسب برای تحویل مواد به قسمتهای بخصوص کارخانه معمولاً ضروری است.

در این قبیل وضعیتها انبار مرکزی مواد و قطعاتی را که در هر یک از انبارهای فر عی برای تحویل به حوزه عمل خود لازم دارند، هر چند وقت یکبار به آن انبارها صادر کند، در چنین شرایطی حتماً باید کمک انباردارها در مقابل انباردار کل مسئول باشند.

5) ایمنی انبار در اتحادیه

اولین اقدام در جهت بهبود سیستم کنترل کارآمد موجودیها، محدودکردن دسترسی و ورود افراد غیرمجاز به اقلام موجود در انبار و محدوده انبار است. این موضوع حتی می‌تواند به مفهوم مصدرکردن محدوده انبارها از طریق حصار سیمی و آهنی و گذاشتن درب آهنی با قفل نیز باشد.

کنترل اقلام وارده و صادره و وجود انبار محصور از جمله موارد اساسی برای اجرای یک برنامه شمارش صحیح و موفق موجودیهاست. امکان دسترسی افراد غیرمجاز به موجودیها نه تنها امکان تغییر در میزان موجودی را بدون استفاده از مدارک مثبت فراهم می‌سازد، بلکه مسؤلیت صحت اقلام موجودی را، کارکنان انبار نمی‌توانند تقلیل کنند.

به منظور حصول اطمینان از این که تمامی مدارک و اسناد انبار به موقع و به گونه‌ای مناسب مورد استفاده قرار می‌گیرند و اشتباهات در موجودیها به موقع و سریعاً مورد بررسی و رفع می‌گردند. لازم است کوششهایی که در این زمینه بعمل می‌آید هماهنگ شود.

کنترلهای کارآمد باید مستقر، تحکیم و بکار گرفته شوند، بطوری که کارکنان انبار و سایر قسمتهای واحد تجاری نسبت به آثار با اهمیت اشتباه در موجودیها آگاه شوند و به افراد غیرمسئول نباید اجازه داده شود در فعالیتهای مربوط به موجودیها یا انجام تعدیلات مربوط در مدارک موجودیها دخالت کنند.

6) سازمان داخلی انبارها

کلیه موجودیهای مواد و کالا باید تحت اختیار و ابواب جمعی یک نفر مسئول بعنوان انباردار باشد. این شخص باید در زمینه روشهای انبارداری مجرب و آزموده باشد و شایستگی اداره عملیات انبار را دارا باشد.

اهم وظایف و مسولیتهای انباردار را می توان به طور خلاصه به شرح زیر بیان نمود :

qتمیز و مرتب نگه داشتن انبارها.

qدریافت اقلام وارده به انبار پس از حصول اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش کالا و برگ رسید.

qاستقرار کالا در جای مناسب و صحیح در انبارها.

qمقابله مانده‌های کارتهای انبار با موجودیهای واقعی انبار.

qجلوگیری از ورود اشخاص غیرمجاز به داخل انبارها.

qصدور مواد از انبار در مقابل حواله‌های انبار که دارای امضای مجاز باشند.

qتهیه گزارش مواد و کالای معیوب ناباب و کم مصرف جهت اطلاع مدیران.]1[

6)طبقه‌بندی و کدگذاری موجودیها

در واحدهای تولیدی بزرگ که تعداد و تنوع اقلام کالاهای مصرفی زیاد است معمولاً برای هر یک از اقلام انبار، یک شماره رمز یا علامت اختصاری تعیین می‌شود تا به جای اسم و مشخصات فنی آنها به کار رود.

استفاده از شماره‌های رمز، کار کلیه اشخاصی را که با انبار سروکار دارند سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند، به طوری که می‌توان گفت در این قبیل واحدهای تجاری تنظیم فهرست شماره‌های رمز کالا یکی از اقدامات ضروری اولیه برای کنترل موجودیهای مواد و کالا و شکل‌دهی حسابداری انبار به شمار می‌رود. تنظیم فهرست باید با دقت انجام گیرد تا از یک طرف کدهایی که برای انواع مختلف یک کالا تعیین می‌شود وجه مشترکی با یکدیگر داشته باشند و از طرف دیگر از بکارگیری رمزهای نزدیک به هم برای اقلام متفاوت خودداری شود تا حتی‌المقدور از بروز اشتباهات جلوگیری گردد.

برای کدگذاری اقلام موجودی می‌توان اقلام انبار را با حروف یا اعداد یا ترکیبی از حروف و اعداد مشخص نمود. در روشی که بیش از همه متداول است و آن را سیستم اعشاری می‌نامند، کلیه اقلام کالا فقط بوسیله اعداد مشخص می‌گردند. این سیستم برای بکارگیری در زبان فارسی که اغلب حروف آن متحدالشکل هستند و امکان اشتباه آن با یکدیگر زیاد است مزیت دارد.

7)تکنیکهای کنترل و مدیریت موجودیها

مدیریت موجودیها شامل تدوین و اجرای خط مشی‌های سیستمها و روشهایی است که اتخاذ آنها می‌تواند جمع هزینه‌های مرتبط با تصمیمات مربوط به موجودیها و وظایفی نظیر تأمین نیازهای مشتریان، برنامه‌ریزی تولید، خرید، حمل و نقل و امثالهم را به حداقل برساند.

تکنیکهای مختلف کنترل موجودیها را که در این قسمت مورد بحث قرار می‌گیرد، می‌توان از جمله تکنیکهای عملی نام برد که در بسیاری از واحدهای تجاری به طور موفقیت‌آمیزی مورد استفاده قرار گرفته‌اند. درحالی که برخی از تکنیکهای کنترل موجودیها برای بسیاری از واحدهای تجاری بزرگ باارزش و واجد اهمیت است، لزوماً به وضعیت کلی و عمومی موجودیها قابل اعمال و یا از نظر اقتصادی عملی نیست، زیرا این تکنیکها غالباً بر برخی مفروضات و نیازهای خاص مبتنی می‌باشد. باید توجه داشت که بکارگیری تکنیکهای پیچیده لزوماً به خودی خود به سیستم مفید و مؤثر مدیریت موجودیها منجر نخواهد شد.

در بیشتر موارد نبود اطلاعات صحیح و به موقع مزایای بکارگیری تکنیکهای کنترل موجودی را از بین می‌برد. علاوه بر این، مشکل بالقوه این است که تکنیکهای پیچیده کنترل موجودیها ممکن است به دلیل عدم درک مفاهیم اصلی این تکنیکها توسط مدیریت یا کارکنانی که با کنترل موجودیها سروکار دارند به نحوی درست به کار گرفته و اعمال شود.]1[

9) سیستم ثبت دائمی

در سیستم ثبت دائمی موجودیها بعد از هربار دریافت یا صدور کالا از انبار، مانده جدید موجودی در دفاتر و مدارک موجودی (کارت انبار و کارت حسابداری انبار) تعیین و ثبت می‌شود تا کنترل موجودیها به کمک این مدارک تسهیل و از صرف وقت و هزینه‌هایی که لازمه رسیدگی کلی به موجودی انبارها است، جلوگیری گردد.

مانده هر یک از کارتهای موجودی باید با مانده‌ای که کارت انبار برای همان موجودی نشان می‌دهد، مطابقت کند و مانده‌های این مدارک، ثبت عملیات انبار باید در فرصتهای مناسب دیگر مقابله و با موجودیهای واقعی اقلام مربوط مقایسه گردد.