کلید واژه ها:
فن آوری اطلاعات، سیستم های اطلاعاتی، موفقیت پروژه، مدیریت پروژه
مقدمه:
امروزه گسترش فعالیتهای بازرگانی، جهانی شدن و تغییرات وسیع تکنولوژیک در محیط سازمانها باعث گردیده که آنها برای حفظ بقاء و مزایای رقابتی خود از انعطاف پذیری لازم برخوردار باشند لازمه انعطاف پذیری تغییرات سریع است و تغییرات سریع بدون داشتن اطلاعات امکان پذیر نیست، در نتیجه اطلاعات که به عنوان یک منبع بسیار پر ارزش در کنار سایر عوامل موثر در هر سازمان مطرح است. وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه از ضروریات حرکت به سمت کسب و کار الکترونیک و رقابت بوده و استفاده از فن آوری اطلاعات (IT) و سیستم های اطلاعاتی (IS) برای کلید سازمانها و شرکتها ضرورتی اجتناب ناپذیر می باشد. بسیاری از سازمانها به اهمیت فن آوری اطلاعات و تاثیر آن بر سرعت و دقت گردش کارها، رضایت بیشتر مشتریان یا سیستم های پشتیبانی، تصمیم گیری مدیران و به ویژه کارآیی آن واقف شده اند و این امر باعث گردیده که به سرعت به سمت استفاده از آن روی آورند. هر شرکت یا سازمانی شامل 3 هسته اصلی یعنی فرایند تصمیم گیری، جریان اطلاعات و جریان مواد است، که فن آوری اطلاعات روی هر 3 هسته فوق می تواند تاثیر بگذارد. کاربرد فناوری اطلاعات، شرکت ها را قادر می سازد امتیازات مهمی از قبیل موارد زیر کسب کنند:
1- صرفه جویی در هزینه و بهبود بخشیدن جهت تبادل اطلاعات .
2- اجتناب از خطاهای انسانی هنگامی که وظایف، تکراری یا بسیار پیچیده است.
3- صرفه جویی مالی بدلیل کاهش خطاها و زمان انجام وظایف.
4- ادغام و هماهنگی چندین وظیفه در یک وظیفه.
5- بهبود بخشیدن کارایی و اثربخشی سازمانی.
6- بهبود مدیریت میانی و کاهش فرآیندهای زائد از طریق اطلاعات مفیدتر.
ولی اجرای پروژه های (IT) در آنها بدون مشکل نبوده و اجرای غیر صحیح، ناقص یا بدون برنامه ریزی مناسب باعث شکست یا توقف آنها با تحصیل هزینه های هنگفت می گردد. علی رغم وابستگی زیاد سازمانها به (IT)، باوراین که هنوز کل پروژه های IT، به نوعی با شکست مواجه می شوند مشکل است. مطالعات نشان می دهد که بالغ بر 50 درصد پروژه های فن آوری اطلاعات شکست می خورند، 83 درصد از آنها اهداف تحویل و قیمت را محقق نمی کنند و بیش از 30 درصد آنها قبل از تحویل به طور کامل منحل می شوند. و این در حالی است که شکست یا موفقیت پروژه (IT) توان تاثیر روی تمام افراد درگیر در پروژه، از تیم پروژه گرفته تا کل سازمان و نهایتا مدیریت عالی را دارا است. پروژه های (IT) موفق منابع قابل سنجشی را برای سازمان داشته و پیشرفت شغلی افرادی را که در این نوع پروژه ها کار می کنند، بهبود می بخشند، در صورتیکه پروژه های ناموفق از لحاظ راهبردی به دلیل شکست در ایجاد تغییر و به لحاظ عملیاتی به دلیل شکست در ارائه راه حلهای قابل اجرا که خواسته های سازمان را برآورده می سازند در سازمان عدم اطمینان بوجود می آورند.
به منظور برنامه ریزی جهت رسیدن به موفقیت بایستی دلایل و عوامل شکست پروژه های (IT) را شناخت و درک کرده، با مشخص شدن راهبرد دفاعی ما در برابر شکست و تعیین عوامل موفقیت می توان با استفاده از مناسبترین روشها به ایجاد موثر پروژه های (IT) مبادرت ورزید. این مقاله تلاشی است در جهت تبیین عوامل شکست و در نتیجه عوامل موفقیت در اجرای پروژه های (IT) در سازمانها و شرکتها.
تقسیم بندی انواع پروژه های (IT):
از مواردی که در موفقیت یا شکست پروژه های (IT) موثر است خود پروژه می باشد. پروژه ها را می توان از نظر اندازه، سطح تکنولوژی و ماهیت تقسیم بندی نمود. از نظر اندازه پروژه ها به سه دسته کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم می شوند.
از نظر سطح تکنولوژی پروژه ها به 4 گروه پروژه های بر اساس تکنولوژی تکامل یافته، نسبتا تکامل یافته، پیشرفته و بسیار پیشرفته تقسیم می شوند. از نظر ماهیت می توان آنها را به 4 دسته پروژه های ساده، فازی یا مبهم، قطعی و اضطراری تقسیم کرد. بدیهی است که پروژه های کوچکتر از پروژه های بزرگتر و پروژه هایی با تکنولوژی تکامل یافته نسبت به پروژه های بسیار پیشرفته از ریسک کمتر و در نتیجه احتمال شکست پائین تری برخوردار هستند.
1- پروژه های ساده:
این نوع پروژه ها دارای مشخصات زیر می باشد:
1- طرح و برنامه مفصلی برای کل پروژه وجود دارد.
2- تمام منابع لازم برای تکمیل پروژه در دسترس است.
3- بر عملیات کاری موجود تاثیر کمی دارد.
4- برای اجرای آن، یک راه حل واحد و واضح وجود دارد.
پروژه های ساده، معمولا به گام های طویل امکان سنجی و تحقیق که برای پروژه های پیچیده تر ضروری هستند، نیاز ندارند، ولی با این حال، باید بازنگری ها و کنترل های منظمی بر پروژه انجام گیرد تا از متمرکز ماندن پروژه بر برآورده ساختن اهداف کاری و بالاتر از همه اجرای آن اهداف اطمینان حاصل شود. در این نوع پروژه احتمال شکست کم است و از اطمینان بالا و ریسک پائینی برخوردار است.
2- پروژه های فازی یا مبهم:
پروژه های فازی از آن دسته پروژه هایی هستند که در آنها جزئیات آنچه که بایستی اجرا شود و هم چنین نحوه انجام کار مشخص نیست، بنابراین صفت مشخصه پروژه های فازی، نیاز به اجرا و تکرار گامهای امکان سنجی و تحقیق، تا زمانی که بتوان شناخت کافی از وضعیت بدست آورد باشد. بدیهی است که این نوع پروژه دارای ریسک بالا بوده و احتمال شکست زیاد است.
3- پروژه های قطعی:
این نوع پروژه ها، وقتی بوجود می آیند که سازمان ملزم شود خواسته مشخصی را برآورد سازد، ماهیت این خواسته ها چنان است که تا وقتی برآورد نگردد بعید است سازمان یا شرکت بتواند بکار خود ادامه دهد، ریسک در این پروژه ها بالا و احتمال شکست زیاد است.
4- پروژه های اضطراری:
مواردی پیش می آید که بایستی مجوز پروژه ها را سریعاً صادر و هر چه زودتر آنها را آغاز کرد. پروژههای اضطراری ریسک بالایی دارند ولی در صورتی که به خوبی سازماندهی و مدیریت شوند احتمال شکست پائین است.
انواع شکست پروژه های (IS):
شکست پروژه های (IS) می تواند از طریق یک یا چند مورد از رویدادهای زیر شناخته شود:
1- کاهش توان کاری موجود
2- کاهش مزیت رقابتی
3- افزایش هزینه های عملیاتی
4- شکست در برآورده ساختن خواسته های اصلی کاری
5- سطوح پائین رضایت کاربر
6- عدم کنترل بر مدیریت خواسته ها
7- عدم کنترل بر برنامه ریزی
محیط و دامنه شکست پروژه های (IS):
محیطی که در آن پروژه انجام می شود در بردارنده راه حل چگونگی افزایش احتمال موفقیت پروژه است.
که به سه دسته تقسیم می شود، محیطی که از پروژه پشتیبانی می کند. محیط موسسه و محیط تجارت پروژه های (IS) صرفا در نتیجه مدیریت نامناسب پروژه با شکست مواجه نمی شوند. پروژه های (IS) موفق متکی به هم راستایی و هم افزایی اجزا بسیار متفاوتی از محیطهای مذکور است که بعضی از آنها نظیر راهبرد (IT) و رفتار طرفهای ذی نفع درون سازمان مربوط به داخل سازمان بوده و بقیه عوامل خارجی است نظیر سیاستها ß مجموعه قوانین صنایع و رفتار تامین کنندگان. آنچه که واضح است، این است که بسیاری از عواملی که بر موفقیت پروژه تاثیر می گذارند، خارج از حوزه مدیریت پروژه قرار دارند.
هر چند تمام طرفهای ذی نفع درون پروژه دارای اهمیت هستند، ولی در نهایت مشتری است که نقش رهبری را در سرتاسر چرخه عمر پروژه ایفا می کند. در واقع مشتری به مانند یک ذی نفع خارجی است.
ولی پروژه های بسیاری نیز وجود دارد که در آنها مشتری یک ذی نفع داخلی است. همانند پروژه هایی که در یک بخش از سازمان برای کمک به بخش دیگر انجام می گیرد.
برخی علل اصلی شکست پروژه های :(IS)
متاسفانه علی رغم منافعی که می توان به واسطه استفاده موثر از (IT) در سازمان بدست آورد، تعدادی از مدیران سازمان، نقش (IT) را بصورت زیر می بینند.
1- یک بلای اجباری که برای خودکار کردن وظایف بزرگ تکراری و عادی مورد نیاز است.
2- تلف کردن مقادیر قابل توجهی پول.
3- نداشتن منافعی برای سازمان.
4- غیر منعطف و مانع تغییرات سازمانی.
5- بی توجه نسبت به روشهای اصلی و کنترل مالی.
این دیدگاهها باعث می شود که وظیفه (IT) در بسیاری از سازمانها با سایر وظایف بیگانه شده و علل اصلی شکست پروژه های (IS) از این جا سرچشمه می گیرد که عبارتند از:
1- فقدان رابطه روشن بین راهبرد سازمان و راهبرد (IT).
2- شکست برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی در اینکه جزو فرایند برنامه ریزی سازمان شود.
3- فقدان ارتباط و مشارکت بین (IT) و سازمان که به کاهش بیشتر تعهد و حس از خود دانستن پروژه (IT) می شود.
4- شکست در پی گیری منافع و خواسته ها.
بنابراین، بدیهی است که برای موثر بودن راهبرد (IT) بایستی با راهبرد سازمان همسو شود تا مدیران شرکت و سازمان تشویق شوندو برای اطلاعات به عنوان یکی از منابع سازمان ارزش قائل شود و طی اجرای راهبرد (IT) موارد زیر را اجرا کند:
1- آگاه کردن افراد کلیدی از روش اطلاعات.
2- نشان دادن اینکه چگونه (IT) می تواند به ارزش افزوده عملیات کاری اضافه کند.
3- فراهم کردن مبنایی برای اصلاح و بهبود فرایند کاری.
عوامل شکست پروژه های (IT):
با بررسی اخیری که توسط شرکت خدماتی و مشاوره KPMG انجام شده، 6 عامل اصلی شکست پروژه های (IS) مشخص شده:
1- برنامه ریزی ضعیف پروژه 2- طرح توجیهی ضعیف 3- عدم درگیری و پشتیبانی مدیریت ارشد 4- عدم درگیری کاربر 5- تازه بودن تکنولوژی برای سازمان 6- عدم از خود دانستن پروژه
هر یک از عوامل ممکن است موفقیت پروژه را به شیوه های گوناگون به خطر بیاندازد، منتهی 1 یا چند مورد از این عوامل می تواند در نهایت آنقدر ریسک پروژه را افزایش دهد تا از آن پس آنرا بی فایده سازد، در صورت بروز چنین وضعیتی خاتمه ی زود هنگام پروژه تنها راه حلی است که برای سازمان باقی می ماند.
با بررسی دقیق تر می توان عوامل اصلی شکست پروژه های (IS) را که برای سازمان، عوامل داخلی محسوب می شوند در دو حوزه شکست پروژه و شکست مدیریت پروژه، تقسیم بندی نمود.
هر یک از این عوامل می تواند ناشی از شکست انسانی، فنی و یا فرایند باشد.
1- عوامل شکست پروژه:
1- مالکیت ضعیف پروژه (شکست انسانی)
2- تکنولوژی تکامل نیافته یا تثبیت نشده (شکست فنی)
3- عدم درگیری کاربر (شکست انسانی)
4- طرح توجیهی ضعیف (شکست انسانی)
5- ارتباطات ضعیف (شکست انسانی)
6- شکست در بررسی فرایندها و اهداف سازمان قبل از بکارگیری تکنولوژی
2- عوامل شکست مدیریت پروژه:
1- مدیریت پروژه بی تجربه (شکست انسانی)
2- برنامه ریزی ضعیف پروژه (شکست فرایند)
3- مدیریت ضعیف خواسته ها (شکست فرایند)
4- وابستگی به ابزارهای مدیریت پروژه (شکست فنی)
5- عدم وجود تاریخ پایان کار (شکست فرایند)
6- رهبری ضعیف (شکست انسانی)
7- آزمایش ناکافی (شکست فرایند)
1- عوامل شکست پروژه ها:
1-1- مالکیت ضعیف:
هر پروژه ای باید با میزان مشخصی از پاسخگویی و مسئولیت از جانب کسانی که درصدد کسب منافعی از پروژه هستند، همراه باشد. در این ارتباط به ویژه مالک / حامی مالی پروژه (IS)، نقش مهمی دارد که دست کم باید نیاز به پروژه را درک کرده و توجیه کند، ریسکهای آنرا ارزیابی و مدیریت نماید و از لحاظ مالی آنرا تامین کند.
با وجود نقش مالکیت در پروژه در اکثر موارد ضعیف بوده و بدتر از همه اینکه گاهی اصلا وجود ندارد.
مدیران ارشد اجرایی، از لحاظ پیگیری پیشرفت پروژه و هزینه های آن در سازمان، از جایگاه خوبی برخوردارند، ولی اغلب در انجام اینکار شکست می خورند، یا اینکه آنرا خیلی دیر انجام می دهند.
1-2- تکنولوژی تکامل نیافته یا تثبیت نشده:
همانطور که قبلا اشاره شد، پروژه های IS را می توان از نظر فن آوری به 4 گروه تقسیم کرد.