تعریف و اصطلاحات:
1_ تعریف اموال
چیزی که قابل تملک، مبادله و ارزش باشد اصطلاحاً مال گفته می شود. به
موجب آیین نامه اموال دولتی :(کلیه اموالی نه در تصرف مالکانه وزارتخانه
یا مؤسسه دولتی بوده یا به نحوی ازآنجا به تصرف مالکانه انها درآید ، به
عنوان اموال دولتی محسوب می شود.)
.........................................................................................
2_ اموال غیر منقول
اموالی که غیر قابل حمل و انتقال باشد، به نحوی که حمل و جابجایی آن
موجب خرابی آن مال گردد اموال غیر منقول نامیده می شود.
.........................................................................................
3_ اموال منقول
اموالی که نقل آن از محلی به محل دیگر بدون اینکه لطمه ای به آن وارد شود
امکان پذیر باشد در ردیف اموال منقول قرار می گیرد.
.........................................................................................
به موجب همین آیین نامه اموال اموال منقول به دو دسته تقسیم می شود:
الف-اموال مصرفی:شامل اموالی است که بر اثر استفاده جزیی یا کلی از بین
می روند مانند مواد مصرفی،خوردنی و...
ب-اموال غیر مصرفی: شامل اموالی است که بدون تغییر محسوس و از دست
دادن مشخصات اصلی بتوان آن را مکرر مورد استفاده قرار داد.
اموالی که به علت کمی قیمت ارزش نگهداری حساب اموالی نداشته باشد،مانند
مصالح و لوازم یدکی اتومبیل در ردیف اموال (در حکم مصرفی) محسوب
میشود. اموال در حکم مصرفی اغلب با اموال دیگرغیر از خود مورد استفاده
قرار می گیرند.مانند لوازم یدکی.
طبق قانون محاسبات عمومی کشور محل نگاهداری اسناد اموال دولتی اداره
کل اموال دولتی وزارت امور اقتصادی و دارایی می باشد و کلیه عملیات
مربوط به ثبت اموال دولت طبق آیین نامه اموال دولتی به اجرا گذارده میشود.
طبق این آیین نامه اموال مربوط به دولت به چهار طبقه تقسیم می شود.
.........................................................................................
4_ ذیحساب و وظایف آن
ذیحساب مأموری است که به موجب حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی به
منظور اعمال نظارت و تأمین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و
محاسباتی در وزارتخانه یا مؤسسه و شرکتهای دولتی و دستگاههای اجرایی
محلی و مؤسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی به این سمت محسوب میشود.
اهم وظایف ذیحساب در ارتباط با اموال به شرح زیر است:
- نظارت بر امور مالی و محاسباتی و نگاهداری و تنظیم حسابها طبق قانون
و ظوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آنها
- نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر مالی
- نگاهداری حساب اموال دولتی و نظارت بر اموال مذکور
............................................................................................
5_ جمعدار اموال و وظایف آن
به موجب ماده 34 قانون محاسبات عمومی مصوب شهریور ماه 1366
اصطلاح «جمعدار» به امین اموال تغییر نام پیدا کرده است طبق این قانون امین
اموال مأموری است که از بین مستخدمین واجد صلاحیت و امانت دار با حکم
وزارتخانه یا مؤسسه مربوط به این سمت منصوب می گردد و مسئولیت حراست
و تحویل و تنظیم حسابهای اموالی و اوراقی که در حکم وجه نقد است وکالاهای
تحت ابواب جمعی به عهده او واگذار می شود.
اهم وظایف امین اموال به شرح زیر است:
* اختصاص شماره برچسب به اموال غیر مصرفی
* تنظیم و نگاهداری حساب اموال صورتحساب اموال رسیده و فرستاده
* ثبت مشخصات اموال در دفاتر مربوط
* صورت برداری از اموال هر اطاق و تحویل آن مسئول واحد مربوط
............................................................................................
6_ بودجه و اعتبار
بودجه کل کشور برنامه مالی دولت برای یک سال مالی است که در آن
درآمدها و سایر منابع اعتبارو برآورد هزینه ها پیش بینی می شود وبه هدفهای
دولت در اجرای برنامه های مالی تحقق می بخشد .بودجه هر سازمان نیز شامل
پیش بینی درآمدها و هزینه های مربوط به یک سال مالی آن سازمان است و از
سه قسمت به شرح زیر تشکیل می شود :
1_ بودجه عمومی دولت
2_ بودجه شرکتها دولتی و بانکها
3_ بودجه مؤسساتی که تحت عنوانی غیرازعناوین فوق دربودجه کل کشورمنظورمی شود.
اعتبار عبارت از مبلغی است که برای مصرف یا مصارف معین به منظور نیل
به اهداف و اجرای برنامه ها به تصویب می رسد.
............................................................................................
7_ پیش پرداخت و علی الحساب
پیش پرداخت عبارت است از پرداختی که از محل اعتبار مربوط طبق احکام و
مقررات و قراردادها پیش از انجام تعهد صورت می گیرد
علی الحساب عبارت است ازپرداختی که به منظورادای قسمتی ازتعهد با رعایت
مقررات صورت می گیرد .
............................................................................................
8_ تنخواه گردان پرداخت
به موجب ماده 27 محاسبات عمومی مصوب 1/6/1366 تنخواه گردان عبارت
است از وجهی که از محل تنخواه گردان حسابداری از طرف ذیحساب پس از
تأیید وزیر یا رئیس مؤسس و یا مقامات مجاز از طرف آنها برای انجام پاره ای
هزینه ها دراختیار واحدها ویا مأمورینی که به موجب این قانون وآیین نامه های
اجرایی آن مجاز به دریافت تنخواه گردان هستند قرار می گیرد .
............................................................................................
9_ کارپرداز و وظایف آن
کارپرداز مأموری است که از بین مستخدمین واجد صلاحیت دستگاه زیربط به
این سمت منصوب می شود و نسبت به خرید و تدارک کالا و خدمات مورد نیاز
طبق دستور مقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام می کند.
10-انواع خریدها:
1/10_ خریدهای برنامه ریزی شده
این نوع خریدها معمولاًدرآغاز هرسال براساس برنامه های پیش بینی شده انجام
می شود .در واحدهای تولیدی و صنعتی برنامه خرید بر اساس میزان تولید و با
همکاری واحد کارپردازی یا تدارکات ،امور مالی ،دفتر طرح وبرنامه و تولید و
سایر واحد های مرتبط تدوین می گردد.
در مؤسسات غیرانتفاعی مانند وزارتخانه و مؤسسات خدماتی برنامه ی خرید
شامل کالاهای اساسی می باشد که با وظایف مستمر ودائمی مؤسسه ارتباط دارد
در خریدهای برنامه ریزی شده مراحل زیر طی میشود:
-درخواست کننده کالا با تکمیل فرم اعلام نیازمندیها احتیاجات خود را به واحد
سفارشات یا واحد تدارکات اعلام می دارد.
فرم مذبور پس از تأیید موجودی انبار با مراجعه به کاردکس انبار و تأیید
انباردار درپرونده مربوط به اعلام نیازمندیها درواحد سفارشات یا واحد تدارکات
بایگانی می گردد وبا توجه به الویتها نسبت به تنظیم برنامه خریداقدام به سفارش
آن می شود. فرم اعلام نیازمندیها در سه نسخه تهیه و به شرح زیر توزیع و
نگهداری می شود :
نسخه اول ودوم درپرونده اعلام نیازمندیهاجهت اقدام درواحدسفارشات نگهداری
می شود.نسخه سوم به بایگانی واحد در خواست کننده ارسال می گردد.
پس از انجام سفارش نسخه دوم نیز جهت اطلاع از جریان سفارش به واحد
درخواست کننده ارسال می گردد.
این خریدها براساس درخواست واحدها وطی تشریفات خاصی صورت می گیرد
معمولاً این نوع خریدها برحسب درخواست واحدهای مصرف کننده ی کالاهایی
که لزوم تهیه آنها نیازی به برنامه ی سالانه نداردانجام می گیرداین نوع خریدها
از محل تنخواه گردان صورت می گیرد .
معمولاً کالاهای خریداری شده از محل تنخواه گردان تحویل انبار نمی شود و بر
اساس تأیید دریافت کننده ی جنس انباردار مبادرت به صدور قبض و حواله انبار
نموده و مراتب در کارتها و یا دفاتر انبار ثبت می شود .
............................................................................... 2/10_ خرید به صورت متمرکز
در صورتی که یک واحد سازمانی به نام کارپردازی یا تدارکات کل،مسئول تهیه
و تدارک وارائه خدمات درکل سازمان باشد به این نظام تمرکزخرید گفته میشود
اگرسازمانی آمادگی کامل از نظرامکانات مادی ونیروی انسانی لازم داشته باشد
اعمال سیاست تمرکز اداری مزایای زیر خواهد بود:
-خریدهای مکررتوسط مأمورین خرید،شرایط خرید را سهل تروآنها را به بازار
خرید آماده تر و آشناتر می سازد.
-خرید به صورت متمرکز ،موجب صرفه جویی در نیروی انسانی می گردد.
-کنترل موجودی در سیستم متمرکز بهتر و سریعتر انجام می شود.
-سفارش کالا در مواقع مناسب انجام می گردد.
-برنامه ریزی و تأمین اعتبار خرید با سهولت صورت می گردد.
4/10_ خرید به صورت غیر متمرکز
در نظام غیر متمرکز خرید ،هر واحد سازمانی ،با داشتن اختیارات لازم نسبت
به خرید و لوازم مورد نیاز خود اقدام می کند.این نظام دارای مزایای زیر است:
-تهیه ی کالاهای اختصاصی و فنی با همکاری واحد ذینفع بهتر و صحیحترانجام
می شود.
-خرید با نیازمندیهای واقعی هر واحد منطبق می گردد.
لازم به یادآوری است که انتخاب یکی از دو نظام مذکور با خط مشی و سیاست
مدیریت هر سازمان و به وظایف آن سازمان ارتباط دارد.
11-انواع خریدها از نظر قیمت:
به موجب قانون محاسبات عمومی مصوب6 /11/1362 نصب و نحوه انجام
معاملات با رعایت صرفه و صلاح دولت به شرح زیر می باشد:
1/11_ خریدهای جزئی
مبلغ این نوع خریدها نباید از 300000 ریال تجاوز نماید.این نوع معاملات باید
به کمترین بهای ممکن وتشخیص ومسئولیت کارپرداز و مأمور خریدانجام گیرد.
............................................................................................
2/11_ خریدهای متوسط
مبلغ خریدهای متوسط از 300000ریال تا 5000000ریال تعیین شده است.این
نوع معاملات باید به کمترین بهای ممکن و به تشخیص و مسئولیت کارپرداز و
مسئول واحد تدارکات و تأیید وزیر یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی در مرکزویا
استان و یا مقامات مجاز از طرف آنها انجتم گیرد.
............................................................................................
3/11_ خریدهای عمده
خریدهای عمده خریدهایی هستند که مبلغ مورد معامله از5000000ریال به بالا
باشد . معاملات عمده با انتشار آگهی مناقصه ی عمومی و یا ارسال دعوتنامه
(مناقصه ی محدود) و به تشخیص وزیر یا بالاترین مقام دستگاه اجرایی و یا
مقامات مجاز از طرف آنها انجام می شود.
لازم به یادآوری است که در بخشهای تولیدی و صنعتی مبالغ فوق الذکر مورد
توجه قرار داده نمی شود و هر سازمانی سقف مشخصی برای خرید های خود
منظور کرده است.
............................................................................................
12- اصول تدارکات
هدف مدیریت تدارکات کاهش هزینه و بهینه سازی سیستم و استفاده از روش
سیستماتیک در امور تدارک کالا می باشد.
در راستای نیل به اهداف به نکاتی چند در مورد سیستم روش سیستماتیک و
موارد استفاده از آن اشاره می شود.
...........................................................................................
13-تعریف سیستم و روش سیستماتیک
شناخت اجزاء به هم پیوسته که با یکدیگر ارتباط داشته و به یک هدف همکاری
و تلاش می کنند سیستم یا روش سیستماتیک گفته می شود.
سیستم دارای مشخصات زیر است:
1- مرتبط بودن اجزاءیک سیستم با یکدیگر
2- هدف دار بودن سیستم
3- وجود سلسله مراتب درسیستم
به طور کلی در روش سیستماتیک هر جزء از اجزاء با توجه به کلیت سیستم
مورد بررسی قرار داده می شود . روش سیستماتیک کمک می کند تا مدیر
وظایف خود را با توجه به هدف کلی سازمان بررسی و مورد نظر قرار دهد.
بنابراین به منظورتسریع دررسیدن به اهداف یک شرکت باید سعی شودهماهنگی
میان اجزاء آن را بیشتر کرده و اجزاء یک سازمان و ارتباط هر جزء مورد
بررسی قرار داده و سپس به بررسی نقش هر یک بپردازیم.