مقدمه
در این فصل بیشتر به مسائلی به طور عموم در مورد تمامی انبارها کاربرد دارد ، بحث خواهد شد .همچنین روشها و سیستمهایی که برای انبارداری توسط متخصصین حسابداری ارائه شده است را مورد مطالعه قرار خواهیم داد . در آخر سر با استفاده از بعضی روشها به مطالعه نحوه انبارداری و محاسبه سود و زیان خواهیم پرداخت . در بحث انبارداری اولین مورد قابل توضیح بحث موجودیها می باشد .
موجودیهای مواد و کالا شامل موجودهای مواد اولیه ، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده است که توسط واحد تجاری برای مدت کوتاهی قبل از اینکه از طریق فروش به پول تبدیل گردند ، نگهداری می شوند . موجودیها یکی از فعالترین عناصر عملیاتی واحد تجاری است که در ترازنامه و صورت حساب سود و زیان ارائه می گردد . موجودیها نه تنها از نظر مدیریت بلکه از نظر صاحبان سهام که نسبت به آگاهی از هر گونه تغییر عمده در وضعیت مالی علاقمند باشند نیز اهمیت خاص دارد.
سرمایه گذاری یک واحد تجاری در موجودیهای مواد و کالا بخش عمده ای از دارائیهای جاری آن را تشکیل می دهد ، بنابراین حفظ تعادل در سرمایه گذاری در موجودیها نیاز به برنامه ریزی و کنترل دقیق دارد ، زیرا نگهداری موجودیهای مازاد بر میزان مورد نیاز موجب افزایش هزینه های نگهداری این گونه اقلام از طریق ایجاد زیان ناشی از ضایعات ، اشغال فضای انبار و رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری خواهد شد . از طرف دیگر ، نبود یا کمبود موجودیهای مواد و کالا به میزان کافی ممکن است موجب ایجاد وقفه در تولید ، افزایش هزینه های آماده سازی ماشین آلات و افزایش هزینه های سفارش گردد . میزان سرمایه گذاری در موجودیها با توجه به شرایط موجود ، نوع صنعت و ویژگی واحد تجاری متفاوت است . موجودیها به دو طربق بر سلامت مالی واحد تجاری تاثیر می گذارند . از یک طرف چون موجودیها جزء دارائیها محسوب می شوند ، بنابراین بعنوان ارزشهای ذخیره شده ارائه می گردند که بعد از فروش به درآمد و سود تبدیل می گردد .
از طرف دیگر موجودیها غالباً سرمایه گذاری عمده می باشند و منابع مورد نیاز برای سرمایه گذاری در این گونه اقلام از طریق ارزش ویژه یا ایجاد بدهی تامین می گرد، بنابراین میتوان نتیجه گرفت که :
میزان موجودیها تاثیر مستقیم بر بازده سرمایه گذاری دارد . هنگامی که سرمایه گذاری در موجودیها افزایش می یابند بازده سرمایه گذاری بدلیل افزایش هزینه های تامین مالی کاهش می یابد ، بنابراین نگهداری موجودیها به میزان بیش از سطوح مورد نیاز تاثیر منفی مضاعف بر بازدهی و سرمایه گذاری دارد .
مدیریت و کنترل موجودی های مواد و کالا از اهمیت ویژه ای برخورداردار است و برای دستیابی به اهداف زیر ضروری است :
1)تولید با حداکثر کارائی
2)تامین نیازهای مشتریان از نقطه نظر کیفیت کالا و تحویل به موقع
3)نگهداری میزان موجودیها در سطوح منطقی و اقتصادی بمنظور جلوگیری از رکود بخشی از سرمایه واحد تجاری در این گونه دارائیها .
4)به حداقل رساندن هزینه های نگهداری موجودیها .
5)به حداکثر رساندن سود طی دوره مالی
سیستم کنترل موجودیها ( انبارداری ) شامل مجموع روشهائی است که از زمان و مقدار سفارش مواد و کالا را مشخص می کند . روشهای مزبور با توجه به مدارک ثبت موجودیها ، سیستم ثبت دستی یا سیستم مکانیزه متفاوت خواهد بود که در این جریده هر دو سیستم را مورد مطالعه قرار خواهیم داد .
در بخشهای مختلف این تحقیق روشهای انبارداری دستی و ماشینی بطور تفصیل بررسی و راهکارهای لازم ارائه خواهد شد . در فصل اول بیشتر به مسائل کلی انبارداری و محاسبات مربوط به آنرا و همچنین روشهای انبارداری را توضح خواهیم داد . در فصل دوم یک واحد تجاری را موشکافی خواهیم کرد تا از کارائی و
بهره وری سیستم اطلاع دقیقی داشته باشیم و در فصل سوم موضوعاتی راجع به مزیتهای سیستم ماشینی را خواهیم آورد . در فصل چهارم نرم افزارهای موجود و امکاناتی که در Delphi موجود است برای یک سیستم انبارداری ارائه خواهیم کرد . در فصل آخر نیز نتایجی که از نرم افزار تولید شده توسط Delphi می باشد را توضیح می دهیم . ] 1[
1) اصول کلی کنترل موجودیها
سیستم کلی موجودیها صرف نظر از اندازه واحد تجاری ، تابع یک چرخه اصلی مشخص است . این چرخه با تعیین نیازمندیهای تولید آغاز و با تامین تقاضاهای مشتریان تکمیل می شود . اصول کلی کنترل موجودیها را می توان به شرح زیر خلاصه کرد :
1-درواحدهای تجاری کد دایره خرید وجود دارد . هیچ یک از قسمتهای واحد تجاری نباید بدون اعطاء و اجازه دایره خرید ، اقدام به خرید یا ایجاد تعهد برای واحد تجاری نماید .
2-انبار باید از قبول کالاهاییکه قبلاً سفارش نشده یا منطبق با سفارش خرید نیست ، خودداری کند .
3-بهای کالای خریداری شده باید پس از حصول اطمینان از دریافت کالای مربوطه توسط واحد تجاری و بر اساس نرخ و مبالغ توافق شده قبلی پرداخت شود .
4-کنترلهای کافی نسبت به مقادیر کالاهایی که در انبار نگهداری می شود از طریق سیستمهای مناسب انبارداری اعمال گردد .
5-مقادیر اقلامی که توسط قسمتهای مختلف واحد تجاری مصرف می شود پیوسته کنترل شود .
6-تعادل مناسبی بین میزان سرمایه گذاری در موجودیها و هزینه های سفارش کالا ، نگهداری موجودیها و زیانهای ناشی از توقف تولید یا از دست دادن فرصتهای فروش ، در نتیجه کمبود موجودیهای مواد و کالا وجود داشته باشد.
2) حفاظت از موجودیها
ضرورت حفاظت از موجودیهای مواد و کالا در واحدهای تجاری مختلف دلایل متفاوت داشته و به نوع ارزش ، وزن ، اندازه ، کاربرد و قابلیت فروش مجدد موجودیها بستگی دارد .اقلام کم ارزش که ممکن است مصارف شخصی نیز داشته باشند نیاز به اعمال کنترلهای اضافی دارد ، در حالی که اقلام گرانبها از قبیل ریخته گیری بدلیل اندازه و وزن و محدودیت در کاربرد معمولاً نیاز به کنترلهای زیادی نخواهند داشت.
واحد تجاری می تواند برای حفاظت از موجودیهای خود از طریق تدوین و اجرای مقرراتی در مورد انبارها و بررسی مستمر عملیات انبارها اقدامات پیشگیری را بعمل آورند . برخی از این گونه اقدامات پیشگیری در مورد عملیات انبارها به طور خلاصه به شرح زیر است : ] 1 [ .
1-ممنوعیت یا محدودیت در ورود و دسترسی افراد غیر مجاز به محدوده انبارها.
2-قفل کردن درب انبارها در ساعات غیر کاری .
3-شمارش ، توزین یا اندازه گیری کلیه اقلام دریافت شده و کنترل دقیق آنها با سفارشهای خرید یا سایر مدارک که در هنگام دریافت کالا در دسترس
می باشند .
4-کنترل مستقل اقلام وارده به انبار از لحاظ تعداد ، وضعیت و مشخصات .
5-وجود درخواست کالا نسبت به کلیه اقلامی که باید از انبار خارج شود .
6-نگهداری اقلام گرانبها در محوطه و قفسه هایی که بتوان آنها را بطور کامل محصور یا قفل کرد .
7-کنترل و شمارش ادواری موجودیها و مطابقت با مدارک مربوطه .
8-بررسی مصارف غیر عادی ، کسری های احتمالی و مصارف تاثیر نشده.
9-کنترل ادواری برگهای درخواست کالا از انبار از لحاظ معتبر بودن امضاهای مجاز برای دریافت کالا از انبار .
3) انبارداری و عملیات روز مره آن .
همانطور که اشاره شد در اغلب موارد بخش قابل توجهی از وجه واحد تجاری صرف سرمایه گذاری در موجودیهای کالا می شود و آن گروه از واحدهای تجاری که فاقد روشهای انبارداری منظم و مطمئن هستند ممکن است زیانهای عمده ای از این طریق متحمل شوند .
به طور مثال در این گونه واحدهای تجاری از یک طرف به علت نبود موجودهای کافی ممکن است وقفه های زیانبار در تولید بوجود آید و یا برای جلوگیری از بروز این قبیل وقفه ها اقدام به خریدهای عجولانه و سریع شود که این موضوع نیز به افزایش هزینه های تولید منجر می گردد و از طرف دیگر نگهداری موجودیها به میزانی بیش از حد مورد نیاز موجب رکود بیش از حد سرمایه در موجودیها و افزایش هزینه های ناشی از انبار کردن مواد و نایابی آنها شود .
در اکثر واحد های تجاری کوچک و در پاره ای اوقات حتی در واحدهای تجاری بزرگ اهمیت حسن اداره انبارها نادیده گرفته می شود و به این موضوع که به هر حال اقلام انبارداری ارزش نقدی معادل قیمت خرید می باشند ، توجه نمی شود . حیف و میل مواد ، فاسد شدن انها و عدم توجه در جابجایی و نقل و انتقالات و حفظ و حراست از آنها به تقلیل سود و یا حتی ممکن است به ایجاد زیان منجر گردد ، بنابراین احداث انبارهای مجهز و اداره آنها طبق روشهای صحیح یکی از شرایط ضروری استفاده کامل از یک سیستم حسابداری صنعتی است .
4) سازمان و محل انبار
سازمان انبارهای واحدهای تولید با توجه به نوع صنعت ، سطح فعالیت ، خط مشی های صاحبان و مدیریت واحد تجاری متفاوت خواهد بود ، اما به طور کلی می توان انبارها را از لحاظ سازمانی به دو نوع تقسیم کرد :
الف : انبارهای مرکزی
ب : انبارهای فرعی
محل انبارها باید طوری انتخاب شود که حداکثر کارایی و سرعت عمل را ممکن سازد . انبارها باید حتی المقدور نزدیک به محل دریافت و ارسال کالا باشد تا هزینه های نقل و انتقال به حداقل تقلیل یابد . در عین حال انبارها باید در مکانهایی احداث شوند که به آسانی در دسترس باشند .
کلیه قسمتها و به خصوص قسمتهایی که مواد سنگین یا پر حجم مصرف می شوند ، قرار داشته باشد . در کارخانه های بزرگ که تعداد دوایر آنها زیاد است انبارها را نمی توان در محل هایی قرار داد که هم به دایره دریافت کالا و هم به کلیه دوایر مصرف کننده نزدیک باشند تا تحویل مواد به آسانی میسر گردد . به همین دلیل به این گونه موارد ایجاد انبارهای فرعی مناسب برای تحویل مواد به قسمتهای بخصوص کارخانه معمولاً ضروری است .
در این قبیل وضعیتها انبار مرکزی مواد و قطعاتی را که در هر یک از انبارهای فر عی برای تحویل به حوزه عمل خود لازم دارند ، هر چند وقت یکبار به آن انبارها صادر کند ، در چنین شرایطی حتماً باید کمک انباردارها در مقابل انبار دار کل مسئول باشند .
5) ایمنی انبار ها
اولین اقدام در جهت بهبود سیستم کنترل کارآمد موجودیها ، محدود کردن دسترسی و ورود افراد غیر مجاز به اقلام موجود در انبار و محدوده انبار است . این موضوع حتی می تواند به مفهوم مصدر کردن محدوده انبارها از طریق حصار سیمی و آهنی و گذاشتن درب آهنی با قفل نیز باشد .
کنترل اقلام وارده و صادره و وجود انبار محصور از جمله موارد اساسی برای اجرای یک برنامه شمارش صحیح و موفق موجودیهاست . امکان دسترسی افراد غیر مجاز به موجودیها نه تنها امکان تغییر در میزان موجودی را بدون استفاده از مدارک مثبت فراهم می سازد ، بلکه مسولیت صحت اقلام موجودی را ، کارکنان انبار نمی توانند تقبل کنند .
به منظور حصول اطمینان از این که تمامی مدارک واسناد انبار به موقع و به گونه ای مناسب مورد استفاده قرار می گیرند و اشتباهات در موجودیها به موقع و سریعاً مورد بررسی و رفع می گردند لازم است کوششهایی که در این زمینه بعمل می اید هماهنگ شود
کنترلهای کارآمد باید مستقر ، تحکیم و بکار گرفته شوند ، بطوری که کارکنان انبار و سایر قسمتهای واحد تجاری نسبت به آثار با اهمیت اشتباه در موجودیها آگاه شوند و به افراد غیر مسئول نباید اجازه داده شود در فعالیتهای مربوط به موجودیها یا انجام تعدیلات مربوط در مدارک موجودیها دخالت کنند .
6) سازمان داخلی انبارها
کلیه موجودیهای مواد و کالا باید تحت اختیار و ابواب جمعی یک نفر مسئول بعنوان انباردار باشد . این شخص باید در زمینه روشهای انبارداری مجرب و آزموده باشد و شایستگی اداره عملیات انبار را دارا باشد .
اهم وظایف و مسولیتهای انباردار را می توان به طور خلاصه به شرح زیر بیان نمود :
تمیز و مرتب نگه داشتن انبارها .
دریافت اقلام وارده به انبار پس از حصول اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش کالا و برگ رسید .