دانلود مقاله تعریف انبار

امروزه انبار د یگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی ورضایت بخش است که از دوجهت اطلاعاتی وفیزیکی مورد توجه قرارگیرد به طور کلی انبا رمحل وفضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،‌صنعتی یا مواداولیه یا فرآورده های مختلف که اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد.

انواع انبارها : انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند: انبارهای پوشیده : این مکان از تمام اطراف بسته است ودارای سقف ووسایل ایمنی کامل می باشد .

انبارهای سرپوشیده یا هانگارد : این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است وفاقد حفاظ جانبی است .

این نوع انبارها کالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ می کند .

انبار با ز یامحوطه :‌این انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداری ماشین آلات ولوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.

وظایف انباردار :‌ تحویل اجناس خریداری شده ومورد نیاز سازمان ، رسیدگی وبررسی طبق اسناد ومدارک اولیه.

صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی درصورت عدم وجود موجودی .

مراقبت ونگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ،‌ضایعه ،‌حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام درانبار پیش بینی ،‌ برنامه ریزی وکنترل مواد انبار وانجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت وکالاهای آن وسیاست مؤسسه .

تهیه گزارشات لازم درخصوص ضایعات، موجودیها ونظریات اصلاحی وسایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .

صدور قبض انبار پس از دریافت کالا وحواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی وفرمهای مرجوعی در صورت برگشت کالا وسایر فرمهای مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وکارتهای مربوطه.

بایگانی اسناد ومدارک مربوط به انبار وتعبیه یک کارت برای هریک از اقلام انبار.

کدگذاری کالاها:‌ تعریف وفواید کدگذاری :‌ به ایجادرویه وسیستمی که بوسیله آن اطلاعات ونشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا ازنقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند .

که به معنی رمز یا نشان خاص است وجهت سهولت درکار وتقلیل حجم گفته ها ونوشته ها به کار می رود درکدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگها،‌ نورها ،‌اشکال ، اعداد ،‌الفبا و… یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از : جلوگیری از نوشتن جملات طویل وتوصیفی وشناسایی کردن ساده ودقیق تر کالاها .

استاندارد کردن کالاهاوکمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی .

ثبت عملیات واردات وصادرات کالاها ونگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی پیشرفته .

صدور سفارش خرید بطور ساده ومطمئن ودقیق وپیگیری ساده تر امور وسهولت برنامه ریزی وکنترل.

انواع روشهای کدگذاری :‌ روش ساده با روش اعداد ترکیبی .

روش اعداد گروهی روش اعشاری یا روش دیوئی روش حروفی یا الفبایی روش نیمونیک یا روش استفاده از حرف اول نام کالاها روش مخفی روش کدینگ ویژه روش کدینگ استاندارد .

سیستم کدینگ انبار :‌ دراین بخش مراحل طراحی سیستم کدینگ انبار کارخانه مزبور ارائه می‌شود.

دراین سیستم کد کالاها از ده رقم تشکیل شده است .

شکل زیر تعریف این ده رقم رانشان می دهد .

سایر مشخصات نوع کالاها گروه کالا محل مصرف ماهیت کالا تعریف سیستم اطلاعاتی انبار ونتایج اجرای آن :‌ منظور ازسیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک ومنطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار وهمچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات ،‌یا می توان گفت که ایجاد روشی است ،‌سیستماتیک ومنطقی که امکان انجام عملیات تهیه ونگهداری جنس را ازمرحله درخواست اجناس با مرحله تهیه کامل وتحویل به مصرف کننده میسر می سازد .

جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت وسازمان داخلی ،‌ممکنست با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می شود :‌ ایجادرابطه های بهتر ومنطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات.

تسریع درعملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .

ایجاد کنترلهای بهتر در مؤسسه (کارخانه ) کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود درانبار با توجه به تنوع آنها .

سفارش به موقع کالا وبه میزان مورد نیاز به آن .

ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء‌استفاده در موجودیهای انبار شناسایی کالاهای بلا استفاده که سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن سرمایه مؤسسه می شوند .

انواع فرمهای انبار :‌ متداولترین فرمهای مورداستفاده درسیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می‌باشند.

کارت انبار: این فرم جهت ثبت کلیه نقل وانتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می‌گیرد وتوسط انبار دارتهیه می شود وبرای موارد زیر به کار می رود :‌ الف ) ثبت مقادیر ورودی وخروجی هریک از اقلام موجودی ب ) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار واصلاح مغایرات د) تشخیص اقلام کم گردش وراکد ه) ضبط سوابق سفارش موجودی برگ درخواست جنس از انبار: این فرم جهت دریافت کالا ازانبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود ودارای کاربردهایی به شرح زیر است : الف ) ذکر مشخصات ومقادیر اقلام درخواستی از انبار ب ) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده ج) مبنای صدور درخواست خرید حواله انبار (برگ مصرف کالا ) : این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود وتوسط انبار پر می شود ودارای کاربردهای زیر است : الف ) اعلام نوع ومقدار اقلام صادره از انبار جهت هریک از واحدهای درخواست کننده.

ب ) مبنای ثبت کارت موجودی وحسابداری انبار ج ) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام در انبار د ) مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .

برگ درخواست خرید : این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد.

رسید موقت انبار : این فرم مشخص کننده این است که جنس به انبار رسیده وتحویل انباردار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن کامل اجناس ویا بزرگ بودن محوطه ودر راه بودن بقیه ،‌همه آن نرسیده است ،‌دارای کاربردهای زیر است : الف ) ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکان پذیر نباشد .

ب ) به عنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.

ج ) مبنای پرداخت پس کرایه حمل است .

رسید انبار: ‌هنگام دریافت ورسید کالا به انبار این فرم بمنزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده وتوسط انبار تنظیم می شود ودارای کاربردهای زیر می باشد:‌ الف ) اعلام وتأئید رسید اقلام وارده به انبار وذکر مشخصات اقلام .

ب ) اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .

ج ) اعلام رسید اقلام امانی به انبار .

د ) قیمت گذاری اقلام وارده .

ه )ثبت کارتهای موجود وحسابداری آنها .

کارت حساب انبار: ‌این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود وتقریباً مثل کارت انبار است بااین فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد.

یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی وهم ریالی را کنترل می نماید .

برگ کنترل اسناد : ‌این فرم همراه یک دسته از فرمها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستادده شوندارسال می شود تادرصورتی که فرمهای ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص می شود وتوسط قسمت ارسال کننده فرمها تهیه وتنظیم می شود.

برگ درخواست تأمین کالا : این برگ توسط یکی از دوایر برای انبار جهت درخواست تأمین کالا ارسال می شود .

روشهای مختلف انبار کردن کالا انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با درنظر گرفتن حداکثر موجودی ) انبارکدرن به ترتیب شماره یا حروف ( با درنظر گرفتن حداقل موجودی ) انبار کردن به ترتیب ورود موجودیها ( کالاها ) انبار کردن به ترتیب ورود موجودیها ( کالاها ) انبار کردن به ترتیب ورود وبا دراختیار داشتن سیستم شماره قفسه .

انبارگردانی وکنترل انبارها :‌ برای کسب اطمینان از صحت عملیات موجودی انبارها وجهت کشف واصلاح تفاوتهای موجود میان مقدار واقعی موجودی ومانده کارتهای معین مواد ضروری است تا موجودی گیری ادواری بعمل آید .

تفاوتهای موجود مذکور ممکنست دارای علتهای متعددی باشدکه اهم آنها عبارتند از : اشتباه در نقل وانتقال اطلاعات صورتحسابها به کارتها اشتباه درهزینه یابی مواد مورد درخواست عدم ثبت صورتحسابها یادرخواست مواد هر نوع اشتباه در اثر نرسیدن اطلاعات ورودی وخروجی ضایعات یا اختلاس موجودی گیری ادواری یا انبارگردانی چه در سازمانهای دولتی وچه خصوصی به روشهای مختلف صورت می گیرد.

کنترل انبارها ممکن است توسط مقامات مجاز ومسئول سازمان بعمل آید که کنترل داخلی نامیده می شود یا اینکه توسط مقامات مجاز ویاهیئت حسابرسی ویژه ای از خارج سازمان به عمل می آید که به آن کنترل خارجی گویند .

درطول سال ،‌ممکن است که انبارها درچند نوبت وتوسط گروهها ومقامات مختلف آن هم به طور رسمی یا غیر رسمی مورد بررسی وکنترل قرار بگیرد، لذا کنترل دقیق وکامل گردش عملیات وموجودی انبار ها در پایان سال از اهمیت خاصی برخوردا رخواهد بود وبایدحتماً به مرحله اجرا درآید .

ارزیابی موجودیهای انبار وقیمت گذاری اقلام انبار: تعیین بهای اجناس بخصوص درمؤسسات تولیدی وانتفاعی دارای ارزش خاصی است بطور کلی تمام اقلام هزینه های مربوط به ورود جنس به انبار تامرحله صدور آن از انبار در ردیف عوامل متشکله قیمت تمام شده کالا می باشد اما قبل از بیان شیوه های ارزیابی ادواری یا دائمی موجودیها بهتر است تا ابتدا به گردش فیزیکی وبهای تمام شده که از بخشهای خاص خود در ارزیابی های اقلام انبار ومصرف آنها دست اشاره ای داشته باشیم .

گردش فیزیکی (Physical flow): گردش فیزیکی موجودیها می تواند به صور مختلفی صورت پذیرد در برخی از واحدهای تجاری تولیدی لازم است که موجودیها به طور منظم گردش داشته وهمواره کالاهای جدید وتازه در دسترس باشد مثلاً دریک کارخانه رنگ سازی ممکن است ابتدا قوطیهای رنگ قدیمی بفروش برسد واز ماندن زیاد وفساد آن جلوگیری گردد بدین روش که از اولین موجودیها اول استفاده می شود روش اولین صادره از اولین وارده یا fifo گویند اما درمورد برخی از اقلام دیگر موجودی ،‌روش اولین صادره آن معمولاً از آخرین محموله وارده که د رسطح بالا قرار گرفته است صورت می گیرد،‌اما داروها یا سبزیجات یا کالاهای زود فاسد شدنی باید ابتدا به مصرف برسد یعنی کالاهای اول وارده اول صادر می شود .

به روش اولین صادره از آخرین وارده lifo گویند .

یادرصورتی که از لحاظ تاریخ مصرف یا ترکیب شیمیایی کالاها ماندن آنها اشکالی پیش نیاورد می توان از روش مصرف انتخابی نیز بهره جست .

سیستم ارزیابی ادواری موجودیها (Periodic Inventory Systen):‌ دراغلب واحدهای تجاری وندرتاً درواحدهای تولیدی ،‌سیستم ادواری ارزیابی موجودیها متداول است .

دراین سیستم هم بهای تمام شده کالای فروش رفته وهم موجودیهای پایان دوره در پایان دوره مالی به هنگام تهیه صورتهای مالی محاسبه می شود .

دراین روش موجودیهای آخر دوره شمارش شده وارزش آن بر مبنای یکی از روشهای پذیرفته شده گردش بهای تمام شده تعیین می شود وحسابدارها با کسر کردن ارزش آن از بهای تمام شده کالای آماده برای فرشو ، بهای تمام شده کالای فروش رفته دوره را محاسبه می نمایند :‌ ارزش کالای آماده برای فروش + ارزش موجودی د رابتدای دوره + خرید موجودی طی دوره بهای تمام شده کالای فروش رفته= ارزش موجودی در ابتدای دوره + ارزش موجودی در پایان دوره روشهای مختلف ارزیابی ادواری موجودیها به سه دسته کلی تقسیم می شود که عبارتند از :‌ 1) روش fifo یااولین صادره از اولین وارده (First in first out) 2) روش lifo یا اولین صادره از آخرین وارده (last in first out ) 3) روش میانگین موزون (weighzed average ) مثال : موجودی اول فروردین مساوی 20 واحد وبهای تمام شده یک واحد آن بالغ بر100 ریال است درطول این ماده 50 واحداز این کالا خریداری شده است که به شرح زیر می باشند که وارد انبار شده بودند :‌ ارزش واحد مبلغ کل موجودی اول فروردین 100 * 20 2000 خرید در 11 فروردین 105 * 20 2100 خرید در 15 فروردین 110 * 10 1100 خرید در 30 فروردین 120 * 20 2400 ـــ ـــــ 7600 از 70 واحد کالای خریداری شده بالا ،‌40 واحد آن در طول فروردین بفروش رفته است وت 30 واحد از آن باقی مانده است صورت ریز فروشهای مابه شرح زیر می باشد: 3فروردین 10واحد 12فروردین 20واحد 15 فروردین 5واحد 21فروردین 5واحد ــــــ 40 شرکت فوق برای ارزیابی 30 واحد کالای خود که در انبار مانده است ناگزیر است از یکی از روشهای ادواری قیمت گذاری بهره جوید دراینجا مابه سه روش فایفو، لایفو، میانگین ارزش موجودی پایان دوره وبه تبع آن بهای تمام شده کالای فروش رفته واثرات محاسبه سه روش به سود آوری را محاسبه خواهیم کرد:‌ fifo روش اولین صادره از اولین وارده :‌ ارزش موجودی پایان دوره :‌ کلی 20 واحد 120ریالی 2400 10 واحد 110ریالی 1100 ـــــــ ـــــــ 30 3500 ارزش یا بهای تمام شده کالای فروش رفته طی ماه فروردین 4100= 3500- 7600 lifo روش اولین صادره از آخرین وارده :‌ ارزش موجودی پایان دوره : کلی 20 واحد 100ریالی 2000 10واحد 105ریالی 1050 ـــــــ ــــــ 3050 ارزش یا بهای تمام شده کالای فروش رفته طی ماه فروردین 4550= 3050 – 7600 weighted average میانگین موزون :‌ 571/108= 70 ÷ 7600 بهای تمام شده موجودی آخر دوره فروردین ماه 13/3257 =571/108* 30 760057/108 * 40 بهای تمام شده کالای فروش رفته فروردین ماه 87/4342= 13/3257-7600 همانگونه که ملاحظه می شود بهای تمام شده کالای فروش رفته وبهای تمام شده موجودی آخر دوره روش میانگین موزون مابین ارقام حاصل از اجرای روش های lifo , fifo قرار می گیرد.

عوامل مؤثر درتکمیل وارسال برگ درخواست سفارش مواد : مقداری مواد که باید در انبار نگهداری شود ، به عواملی مانند مصرف روزانه ،‌مدت رسیدن سفارش به انبار ، با صرفه ترین مقدار سفارش وهزینه های نگهدرای مواد ،‌بستگی مستقیم خواهد داشت .

بنابراین ،‌انباردار بایدهنگام تکمیل برگ درخواست مواد، ضمن توجه به عوامل فوق ،‌حد تجدید سفارش ،‌حداقل وحداکثر موجودی را مدنظر قرار دهد.

حد تجدید سفارش : مقدار یا تعدادی است بین حداقل وحداکثر موجودی که به محض تقلیل موجودی به آن میزان ،‌بایدبه خرید مواد مبادرت نمود تااطمینان حاصل شود که مواد خریداری شده قبل از رسیدن موجودی به سطح حداقل ،‌به انبار خواهد رسید .

حدتجدید سفارش ، به دوعامل حداکثر مقدار مصرف روزانه مواد ومدت تحویل مواد سفارش شده ،‌بستگی مستقیم دارد.

حداکثر مصرف روزانه مواد * حداکثرمدت وصول مواد = حدتجدید سفارش مثال 1) یک شرکت تولیدی برای ساخت محصولات خود ،‌روزانه حداکثر به 2000 کیلو مواد نوع الف نیاز دارد ،‌چنانچه مدت تحویل سفارش حداکثر 36 روز باشد ، حدتجدید سفارش چنین محاسبه می شود :‌ کیلو 72000 = 2000* 36 = حد تجدید سفارش نحوه ثبت مواد صادره از انبار: زمانی که قسمتهای مختلف تولید ،‌برای ساخت محصول نیاز به مواد داشته باشند با تکیمل فرم درخواست مواد وسایر تشریفات مربوط ،‌آن را از انبار دریافت می دارند ، حسابداری مواد،‌بهای موادصادره را با توجه به یکی از روشهای ارزیابی محاسبه می کند وبه صورت زیر ثبت می نماید: حساب کنترل کالای درجریان ساخت *** حساب کنترل مواد *** تغییر مؤسسات و کاهش فایده صورتهای مالی : ما معتقدیم که نرخ افزایشی تغییراتی که به وسیله مؤسسات تجاری تجربه شده است ، باتوجه به تأخیر در منظور کردن حسابها به وسیله سیستم حسابداری ، دلیل اصلی کاهش در مفید بودن اطلاعات مالی است .

ما در ابتدا نرخ افزایشی تغییر را که بر مؤسسه تجاری اثر گذاشته است بررسی کرده و سپس اثر تغییر در مؤسسات تجاری را بر مفید بودن اطلاعات حسابداری بررسی می نماییم .

در مؤسسات ، هزینه های تجدید ساختار ، مانند هزینه هایی را که برای آموزش کارکنان ، مهندسی مجدد تولیدات یا طراحی مجدد سازمانی مصرف می شود فورا هزینه شده در حالی که منافع تجدید ساختار به صورت کاهش هزینه های تولید و بهبود خدمات مصرف کننده در دوره های بعد شناسایی می شوند.

در نتیجه در طول تجدید ساختار ، صورتهای مالی منعکس کننده هزینه تجدید ساختار می باشد نه منافع آن و بنا بر این موجب عدم ارتباط با ارزشهای بازاری که منعکس کننده منافع مورد انتظار در مقابل هزینه ها است می گردد .

بطور مشابه می توان هزینه های سرمایه گذاری در نوآوری ( برای مثال تحقیق و توسعه ) که عامل مهم تغییر در تکنولوژی شرکتها می باشد را نیز نام برد .

هزینه های نو آوری در ابتدا شناسایی می شوند در صورتی که منافع در دوره های بعدی ثبت می شود .مواردی که مسا ئل را پیچیده تر می‌کند عدم هماهنگی حسابداری سرمایه گذاری نا مشهود است .

برای مثال یک مؤسسه که یک ابزار را برای استفاده داخلی توسعه می دهد کلیه هزینه های توسعه را به حساب هزینه منظور می کند ولی اگر مؤسسه یک ابزار مشابه را خریداری کند ، آن را به حساب دارایی منظور می نماید.

بنا بر این عوامل ایجاد کننده تغییر مانند خصوصی سازی ، رقابت ، نوآوری ، … بطور معکوس بر تطابق هزینه ها با درآمدها اثر گذاشته و منتج به کاهش در مربوط بودن اطلاعات مالی می شوند .

ما مؤسسات نمونه را به دو گروه شرکتهای ثابت و در حال تغییر تقسیم کردیم .

اولین گروه شامل مؤسساتی است که تغییری نداشته اند و در طول دوره نمونه ( 1996 – 1977 ) در همان سبد دارایی ها باقی مانده اند .

دومین گروه شامل مؤسساتی است که تغییر داشته اند ( از 3000 مؤسسه در سال‌های اولیه نمونه تا 5500 مؤسسه در دهه میانی 1990 ) .

بنا بر این نرخ افزایشی تغییر مؤسسات همراه با عدم کارآیی سیستم حسابداری در انعکاس نتایج تغییر ، باعث ضعیف تر شد ن فایده اطلاعات حسابداری شده است .