لفظ سیستم به مجموعه‌ای از عناصر اطلاق می‌شود که ورودی‌های مشخصی را دریافت نموده و سپس روی آنها پردازش انجام داده و در نهایت خروجیهای معینی را تولید می‌کند سیستم مجموعه‌ای است از چندین جزء وابسته به هم که در جهت حصول هدفهای مشخص در تعامل با یکدیگر هستند در فرهنگ انگلیسی آکسفورد یک سیستم به عنوان مجموعه گروهی از اشیاء مرتبط یا غیر مرتبط به نحوی که یک واحد پیچیده را تشکیل دهند و یا ترکیب کل از اجزا که در حسب طرح یا جزء برنامه‌ای نظام یافته باشد تعریف شده است.
یک سیستم همواره دارای هدف مشخصی است و به صورت مجزا وجود ندارد.
معرفی سیستم
امروزه کاربرد کامپیوتر در ارتباط با سیستم‌ها برخلاف ایده اولیه استفاده از آن تنها ذخیره و بازیابی اطلاعات نیست بلکه به عنوان ابزار ارتباطی و مشاور در امور از اهیمت خاصی برخوردار است.
سیستمی که به عنوان پروژه در اینجا انتخاب شده به عنوان سیستم اطلاعات منابع انسانی مربوط به اداره آب و فاضلاب می‌باشد.
برای ایجاد یک سیستم ایده‌آل مکانیزه عملیات ورودی و خروجی سیستم نیروی انسانی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌دهیم تا نیازها شناسائی شوند.
با شناخت هر نیاز امکان ایجاد پشتیبانی اطلاعاتی و سیستم‌های خبره و هوشمند کامپیوتری در جهت رفع آن نیاز مطرح می‌شود.
خروجی‌ها
عملیات
زیرسیستم ورودی
مدیریت نیروی انسانی
ثبت مشخصات
اطلاعات پرسنلی
پاداش
آموزش
گزارشات
ثبت عائله و روزهای مرخصی
حقوق و مزایا
طرح عملیات
زیر سیستم نیروی انسانی در ارتباط با کلیه امور مربوط به پرسنل و افرادی است که در داخل یک سیستم فعال هستند در واقع این زیر سیستم ارتباط با کلیه عملیاتی است که بر روی جریان نیروی انسانی در داخل یک سیستم صورت می‌گیرد.
قسمت ثبت مشخصات
در این قسمت اطلاعاتی را از کارمندان دریافت و آنها را در یک فایل ثبت می‌کنند و یک شماره کارمندی را به آنها اختصاص می‌دهد.
قسمت آموزش
در این قسمت از شروع تا خاتمه استخدام یک نیرو مراتب شغلی وی را مشخص می‌کند و در صورت هرگونه تغییراتی قادر به تهیه گزارش می‌باشد.
قسمت ثبت عائله و روزهای مرخصی
تعداد عائله کارمندان و نسبت آنها را به کارمند و قسمت روزهای مرخصی همه تعداد ساعات مرخصی‌های استفاده شده کارمندان جهت تهیه گزارش برای قسمت حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
قسمت حقوق و دستمزد
در این قسمت با استفاده از اطلاعاتی مانند حقوق پایه کارمند و … که دریافت می‌شود حقوق وی را محاسبه و فیش را صادر می‌کنند.
طرح ورودی
شامل زیر سیستم ساده ورود اطلاعات: داده‌های ورودی کلاً در ارتباط با سوابق افراد و امور مالی مربوط است سوابق افراد در ارتباط با مشخصات پرسنلی، تاریخ شروع استخدام تحصیلات و در مجموع مشخصات نسبتاً ثابت افراد است داده‌های مالی در ارتباط با محاسبات مالی هستند از این جمله می‌توان حقوق ماهیانه ساعات کارکرد مالیات بردرآمد را نام برد.
طرح خروجی
زیر سیستم در مدیریت نیروی انسانی: جهت کنترل نیروی کار است که شامل تولید گزارشهای از آموزش و مهارتی و مؤفقیتهای می‌باشد.
زیر سیستم پاداش
(فیش حقوق) در ارتباط با گزارش حقوق و دستمزد و سایر مزایای پرداختنی به پرسنل که شامل گزارشاتی از قبیل لیست حقوق و لیست حضور غیاب و … است.
زیر سیستم گزارشات
در ارتباط با تهیه گزارشات منابع انسانی برای محیط خارج که در این سیستم قسمت آمار موجود در ثبت مشخصات در نظر گرفته شده.
تجزیه و تحلیل سیستم
هدف از متدولوژی‌های تحلیل و طراحی ارائه روش مدون برای تولید و سند سازی نرم‌افزار مطابق با نیازهای متقاضیان است.
اجزاء سیستم
هر سیستمی دارای هدفی می‌باشد و اگر دارای این مشخصه نباشد فلسفه وجودش بی‌معناست که در این سیستم هدف ما پرداخت حقوق پرسنل اداره و ثبت مشخصات آنهاست.
ورودی‌های سیستم شامل داده‌های شخصی پرسنل و داده‌های مالی می‌باشد.
خروجیهای سیستم
سیستمی که درنظر گرفته شده شامل خروجیهای زیر گزارشات (آمار و …) پاداش (فیش حقوق و روزهای حضور غیاب) مدیریت نیروی کار ( آموزش)
توالی سیستم از گرفتن داده‌های ورودی و پردازش روی این داده‌ها تا نتیجه نهایی و تولید داده‌های خروجی، احتیاج به نظم و ترتیب و توالی خاصی دارد که باید رعایت گردد که در این سیستم پرداخت حقوق پس از محاسبه تعداد ساعت کار و … می‌باشد.
مشخصات آموزش
درخواست اطلاعات عائله
اعلام گزارش از عائله و روزهای مرخصی
اعلام گزارش از آموزش
اعلام گزارش آماری
اطلاعات شخصی کارمندان
مشخصات کارمندان
اطلاعات فیش حقوق
اطلاعات حقوق
تهیه فیش حقوق
کارمند
فایل حقوق
محاسبه حقوق
ثبت مشخصات کارمندان
فایل مشخصات
ثبت عائله و روزهای مرخصی
ثبت دوره طی شده
ثبت آمار
فایل عائله مرخصی
فایل آموزش
فایل آمار
تهیه گزارش عائله و روز مرخصی
تهیه گزارش آموزش
ثبت آمار
محاسبه حقوق
مشخصات کارمندی
اطلاعات آماری
اطلاعات آموزشی
اطلاعات عائله و مرخصی
مشخصات عائله و روزهای مرخصی
درخواست اطلاعات آموزشی
اطلاعات آمار
درخواست آمار
دوایر کنترل‌کننده حقوق و دستمزد
به منظور کنترل حقوق و دستمزد از دوایری نظیرکارگزینی، ثبت اوقات کار، حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.
الف- کارگزینی
وظیفه عمده این واحد تهیه و تدوین و یا اصلاح دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های استخدامی و فرمهای پرسنلی می‌باشد به گونه‌ای که با قانون کار و مقررات بیمه و تأمین اجتماعی منطبق باشد از وظایف دیگر این دایره ، امور مربوط به استخدام، آموزش، ترفیعات، مرخصی، نقل و انتقالات، اجرای طرح، طبقه‌بندی مشاغل و تعیین شرح وظایف و برقراری ارتباط با سازمان‌ها و اتحادیه‌های کارگری می‌باشد.
ب- دایره حسابداری حقوق و دستمزد
وظیفه این واحد تهیه و تنظیم است حقوق و دستمزد کارکنان با توجه به احکام کارگزینی آنها و اطلاعات رسیده از سایر دوایر و محاسبه کسورات قانونی و توافق و بلاخره مبالغ ناخالص و خالص حقوق و دستمزد می‌باشد.
اوقات کار و کنترل آنها
در این مرحله اوقات کار صرف‌شده با استفاده از کارت ساعت و کارت اوقات کار مشخص و ثبت و نگهداری می‌شود کارت حضور و غیاب با کارت ساعت حضور هر یک از کارکنان در کارخانه و ساعات شروع و خاتمه کار آنان در هر روز و یا هر نوبت کار همچنین ساعات اضافه کاری را نشان می‌دهد در مورد حضور و غیاب از کارتهای متنوعی استفاده می‌شود ثبت زمان ورود و خروج کارکنان بر روی این کارتها و برقی به وسیله ماشین، ساعت کارت زن و کامپیوتر و برخی دیگر با دست انجام می‌گیرد.
و اطلاعات مربوط به اوقات کارکردن از کارت اوقات کار استفاده می‌شود که در این حالت برای هرکارگر یک کارت اختصاص می‌یابد.
-روش پرداخت دستمزد
کلیه اطلاعیه ها از قبیل کارت اوقات کار و احکام صادره مانند حکم اضافه دستمزد نوبت کاری و غیره که به حسابداری دستمزد واصل می گردد، باید از طرف ادارات یا اشخاص ذیصلاحیت صادر و تایید شده باشد.
در واقع هیچ گونه ثبتی که متکی به مجوز نباشد،در حسابداری دستمزد بعمل نخواهد آمد. احکام نامبرده در بالا در پرونده هایی که تحت کنترل حسابداری دستمزد می باشد، بایگانی می‌شود و در اداره مذکور نگهداری می گردد.
محاسبه دستمزد
دستمزد بر اساس واحد زمان (ساعت کار یا ماهانه) یا مقاطعه (پارچه کاری) یا به موجب طرح تشویقی یا طرحهای دیگر پرداخت می گردد. به هر حال،دستمزد کارگران براساس اطلاعات رسیده به حسابداری دستمزد وباتوجه به مفروضات دیگر محاسبه وپرداخت می گردد. یکی از طرق بسیار متداول،پرداخت دستمزد بر اساس نرخ ساعت کار می باشد.در این طرح کلیهاقات کارکرد کارگران از قبیل کار عادی،اضافه کاری،شب کاری وغیره بر حسب ساعت مشخص می‌شود. بنابراین برای سهو لت امر محاسبه، دستمزد را هم براساس نرخ برای یک ساعت کار بدست می آوریم. بدین ترتیب، محاسبه دستمزد از حاصلضرب جمع ساعات کارکرد در نرخ یک ساعت دستمزد به دست خواهد آمد. محاسبه کسور نیز با توجه به تعرفه های قانونی مانند مالیات و بیمه‌های اجتماعی ودیگر ضوابط بعمل می آید و با وضع کسور از کل دستمزد محاسبه شده، دستمزد خالص قابل پرداخت به کارگران بدست خواهد آمد.