دانلود مقاله حسابداری پرداخت دستمزد

لفظ سیستم به مجموعه‌ای از عناصر اطلاق می‌شود که ورودی‌های مشخصی را دریافت نموده و سپس روی آنها پردازش انجام داده و در نهایت خروجیهای معینی را تولید می‌کند سیستم مجموعه‌ای است از چندین جزء وابسته به هم که در جهت حصول هدفهای مشخص در تعامل با یکدیگر هستند در فرهنگ انگلیسی آکسفورد یک سیستم به عنوان مجموعه‌ گروهی از اشیاء مرتبط یا غیر مرتبط به نحوی که یک واحد پیچیده را تشکیل دهند و یا ترکیب کل از اجزا که در حسب طرح یا جزء برنامه‌ای نظام یافته باشد تعریف شده است.

یک سیستم همواره دارای هدف مشخصی است و به صورت مجزا وجود ندارد.

معرفی سیستم امروزه کاربرد کامپیوتر در ارتباط با سیستم‌ها برخلاف ایده اولیه استفاده از آن تنها ذخیره و بازیابی اطلاعات نیست بلکه به عنوان ابزار ارتباطی و مشاور در امور از اهیمت خاصی برخوردار است.

سیستمی که به عنوان پروژه در اینجا انتخاب شده به عنوان سیستم اطلاعات منابع انسانی مربوط به اداره آب‌ و فاضلاب می‌باشد.

برای ایجاد یک سیستم ایده‌آل مکانیزه عملیات ورودی و خروجی سیستم نیروی انسانی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌دهیم تا نیازها شناسائی شوند.

با شناخت هر نیاز امکان ایجاد پشتیبانی اطلاعاتی و سیستم‌های خبره و هوشمند کامپیوتری در جهت رفع آن نیاز مطرح می‌شود.

خروجی‌ها عملیات زیرسیستم ورودی مدیریت نیروی انسانی ثبت مشخصات اطلاعات پرسنلی پاداش آموزش گزارشات ثبت عائله و روزهای مرخصی حقوق و مزایا طرح عملیات زیر سیستم نیروی انسانی در ارتباط با کلیه امور مربوط به پرسنل و افرادی است که در داخل یک سیستم فعال هستند در واقع این زیر سیستم ارتباط با کلیه عملیاتی است که بر روی جریان نیروی انسانی در داخل یک سیستم صورت می‌گیرد.

قسمت ثبت مشخصات در این قسمت اطلاعاتی را از کارمندان دریافت و آنها را در یک فایل ثبت می‌کنند و یک شماره کارمندی را به آنها اختصاص می‌دهد.

قسمت آموزش در این قسمت از شروع تا خاتمه استخدام یک نیرو مراتب شغلی وی را مشخص می‌کند و در صورت هرگونه تغییراتی قادر به تهیه گزارش می‌باشد.

قسمت ثبت عائله و روزهای مرخصی تعداد عائله کارمندان و نسبت آنها را به کارمند و قسمت روزهای مرخصی همه تعداد ساعات مرخصی‌های استفاده شده کارمندان جهت تهیه گزارش برای قسمت حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

قسمت حقوق و دستمزد در این قسمت با استفاده از اطلاعاتی مانند حقوق پایه کارمند و … که دریافت می‌شود حقوق وی را محاسبه و فیش را صادر می‌کنند.

طرح ورودی شامل زیر سیستم ساده ورود اطلاعات: داده‌های ورودی کلاً در ارتباط با سوابق افراد و امور مالی مربوط است سوابق افراد در ارتباط با مشخصات پرسنلی، تاریخ شروع استخدام تحصیلات و در مجموع مشخصات نسبتاً ثابت افراد است داده‌های مالی در ارتباط با محاسبات مالی هستند از این جمله می‌توان حقوق ماهیانه ساعات کارکرد مالیات بردرآمد را نام برد.

طرح خروجی زیر سیستم در مدیریت نیروی انسانی: جهت کنترل نیروی کار است که شامل تولید گزارشهای از آموزش و مهارتی و مؤفقیتهای می‌باشد.

زیر سیستم پاداش (فیش حقوق) در ارتباط با گزارش حقوق و دستمزد و سایر مزایای پرداختنی به پرسنل که شامل گزارشاتی از قبیل لیست حقوق و لیست حضور غیاب و … است.

زیر سیستم گزارشات در ارتباط با تهیه گزارشات منابع انسانی برای محیط خارج که در این سیستم قسمت آمار موجود در ثبت مشخصات در نظر گرفته شده.

تجزیه و تحلیل سیستم هدف از متدولوژی‌های تحلیل و طراحی ارائه روش مدون برای تولید و سند سازی نرم‌افزار مطابق با نیازهای متقاضیان است.

اجزاء سیستم هر سیستمی دارای هدفی می‌باشد و اگر دارای این مشخصه نباشد فلسفه وجودش بی‌معناست که در این سیستم هدف ما پرداخت حقوق پرسنل اداره و ثبت مشخصات آنهاست.

ورودی‌های سیستم شامل داده‌های شخصی پرسنل و داده‌های مالی می‌باشد.

خروجی‌های سیستم سیستمی که درنظر گرفته شده شامل خروجیهای زیر گزارشات (آمار و …) پاداش (فیش حقوق و روزهای حضور غیاب) مدیریت نیروی کار ( آموزش) توالی سیستم از گرفتن داده‌های ورودی و پردازش روی این داده‌ها تا نتیجه نهایی و تولید داده‌های خروجی، احتیاج به نظم و ترتیب و توالی خاصی دارد که باید رعایت گردد که در این سیستم پرداخت حقوق پس از محاسبه تعداد ساعت کار و … می‌باشد.

مشخصات آموزش درخواست اطلاعات عائله اعلام گزارش از عائله و روزهای مرخصی اعلام گزارش از آموزش اعلام گزارش آماری اطلاعات شخصی کارمندان مشخصات کارمندان اطلاعات فیش حقوق اطلاعات حقوق تهیه فیش حقوق کارمند فایل حقوق محاسبه حقوق ثبت مشخصات کارمندان فایل مشخصات ثبت عائله و روز‌های مرخصی ثبت دوره طی شده ثبت آمار فایل عائله مرخصی فایل آموزش فایل آمار تهیه گزارش عائله و روز مرخصی تهیه گزارش آموزش ثبت آمار محاسبه حقوق مشخصات کارمندی اطلاعات آماری اطلاعات آموزشی اطلاعات عائله و مرخصی مشخصات عائله و روزهای مرخصی درخواست اطلاعات آموزشی اطلاعات آمار درخواست آمار دوایر کنترل‌کننده حقوق و دستمزد به منظور کنترل حقوق و دستمزد از دوایری نظیرکارگزینی، ثبت اوقات کار، حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.

الف- کارگزینی وظیفه عمده این واحد تهیه و تدوین و یا اصلاح دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های استخدامی و فرمهای پرسنلی می‌باشد به گونه‌ای که با قانون کار و مقررات بیمه و تأمین اجتماعی منطبق باشد از وظایف دیگر این دایره ، امور مربوط به استخدام، آموزش، ترفیعات، مرخصی، نقل و انتقالات، اجرای طرح، طبقه‌بندی مشاغل و تعیین شرح وظایف و برقراری ارتباط با سازمان‌ها و اتحادیه‌های کارگری می‌باشد.

ب- دایره حسابداری حقوق و دستمزد وظیفه این واحد تهیه و تنظیم است حقوق و دستمزد کارکنان با توجه به احکام کارگزینی آنها و اطلاعات رسیده از سایر دوایر و محاسبه کسورات قانونی و توافق و بلاخره مبالغ ناخالص و خالص حقوق و دستمزد می‌باشد.

اوقات کار و کنترل آنها در این مرحله اوقات کار صرف‌شده با استفاده از کارت ساعت و کارت اوقات کار مشخص و ثبت و نگهداری می‌شود کارت حضور و غیاب با کارت ساعت حضور هر یک از کارکنان در کارخانه و ساعات شروع و خاتمه کار آنان در هر روز و یا هر نوبت کار همچنین ساعات اضافه کاری را نشان می‌دهد در مورد حضور و غیاب از کارتهای متنوعی استفاده می‌شود ثبت زمان ورود و خروج کارکنان بر روی این کارتها و برقی به وسیله ماشین، ساعت کارت زن و کامپیوتر و برخی دیگر با دست انجام می‌گیرد.

و اطلاعات مربوط به اوقات کارکردن از کارت اوقات کار استفاده می‌شود که در این حالت برای هرکارگر یک کارت اختصاص می‌یابد.

-روش پرداخت دستمزد کلیه اطلاعیه ها از قبیل کارت اوقات کار و احکام صادره مانند حکم اضافه دستمزد نوبت کاری و غیره که به حسابداری دستمزد واصل می گردد، باید از طرف ادارات یا اشخاص ذیصلاحیت صادر و تایید شده باشد.

در واقع هیچ گونه ثبتی که متکی به مجوز نباشد،در حسابداری دستمزد بعمل نخواهد آمد.

احکام نامبرده در بالا در پرونده هایی که تحت کنترل حسابداری دستمزد می باشد، بایگانی می‌شود و در اداره مذکور نگهداری می گردد.

محاسبه دستمزد دستمزد بر اساس واحد زمان (ساعت کار یا ماهانه) یا مقاطعه (پارچه کاری) یا به موجب طرح تشویقی یا طرحهای دیگر پرداخت می گردد.

به هر حال،دستمزد کارگران براساس اطلاعات رسیده به حسابداری دستمزد وباتوجه به مفروضات دیگر محاسبه وپرداخت می گردد.

یکی از طرق بسیار متداول،پرداخت دستمزد بر اساس نرخ ساعت کار می باشد.در این طرح کلیهاقات کارکرد کارگران از قبیل کار عادی،اضافه کاری،شب کاری وغیره بر حسب ساعت مشخص می‌شود.

بنابراین برای سهو لت امر محاسبه، دستمزد را هم براساس نرخ برای یک ساعت کار بدست می آوریم.

بدین ترتیب، محاسبه دستمزد از حاصلضرب جمع ساعات کارکرد در نرخ یک ساعت دستمزد به دست خواهد آمد.

محاسبه کسور نیز با توجه به تعرفه های قانونی مانند مالیات و بیمه‌های اجتماعی ودیگر ضوابط بعمل می آید و با وضع کسور از کل دستمزد محاسبه شده، دستمزد خالص قابل پرداخت به کارگران بدست خواهد آمد.

دستمزد بر اساس واحد زمان (ساعت کار یا ماهانه) یا مقاطعه (پارچه کاری) یا به موجب طرح تشویقی یا طرحهای دیگر پرداخت می گردد.

روش پرداخت دستمزد نمودار گردش فرمهای روش دستمزد دستورالعمل تکمیل فرمها پس از تنظیم نمودار گردش فرمها با توجه به مراحلی که برای طرح یک روش لازم است،مرحله بعدی،تدوین دستورالعمل اجرای روش میباشد.بنابراین به طور اختصار نحوه تکمیل فرمهای مذکور در بالا و وظایف اشخاص یا ادارات ذیربط مورد بحث قرار می گیرد.

1-کارت مشخصات کارگر با استخدام یا انتقال هر کارگر،رونوشت حکم او از طریق کارگزینی به حسابداری دستمزد واصل می گردد.در این اداره برای هر کارگرکارت مشخصات نگاهداری می شود که احکام واصل با ذکر تاریخ ومبلغ دستمزد در کارت مشخصات ثبت می گردد وهمچنین اطلاعاتیا احکام دیگری که نسبت به تغییرات دستمزد کارگران همچنین اضافات یا تغییرات مزایای نامبردگان که حسابداری دستمزد برسد،باید بلافاصله در کارت مذکور ثبت گردد.

به طوری که این کارت،آخرین وضع دستمزد،مزایا وکسور مستمر را در هر آن نشان دهد ودر واقع با ایجاد این روش در حسابداری دستمزدنگاهداری پرونده برای هر کارگر لزومی نخواهد داشت.

2-کارت اوقات کار در ابتدای هر دوره پرداخت،قسمت مشخصات کارت اوقات کار توسط حسابداری دستمزد تکمیل مس شود وبه تعداد کارگران هر قسمت،کارت تهیه ودر اختیارادارات یا مراکز هزینه ای که دارای کارگر باشد،قرار می گیرد.قسمت های مذکور کارتهای اوقات کارگران را در اختیار سرکارگران میگذارند که با استفاده از شیوه حضور وغیاب ستونهای ساعت ورود وخروج کارتها تکمیل شود وبقیه ستونهای مربوط توسط سر کارگران در هر روز تکمیل گردد به طوری که پس از شروع کار یا در پایان کار امکان رسیدگی به ارقام ثبت شده در کارتها از لحاظ حضور وغیاب وساعات کار امکان داشته باشد.برای تکمیل کارت اوقات،توسط سر کارگران یا ادارات مربوط نکات زیر باید رعایت گردد: 1-کارکرد هر روز درمقابل تاریخ همان روز که در ستون تاریخ درج گردیده است،ثبت شود.

2-ساعات کارکرد عادی(8 ساعت در روز)در ستون مخصوص به ساعات کار عادی ثبت گردد.

3-چون برای هر کارگر در ازای هر ششروز کار یک روز مرخصی با استفاده از دستمزد منظور می گردد،پس از هر شش روز کار 8 ساعت کار در ستون جمعه ثبت می گردد(در صورتی که بجز ایام جمعه ایام دیگری را تعطیل نماید،روز استراحت هفتگی پس از هر شش روز کار تعیین می گردد).

4- برای هر یک روز غیبت از ساعتی که برای جمعه منظور می گردد ، کسر خواهد شد .

5- ایامی را که کارگر در مرخصی سالانه می گذارند ، در ستون مخصوص مرخصی در کارت اوقات علامت گذاری خواهد شد .

در این صورت ، کارت اوقات با حکم مرخصی کارگر که یک نسخه آن از کارگزینی به حسابدا ری کارگران میرسد ، قابل تطبیق است و بدین وسیله نسبت به مرخصی کارگران کنترل بیشتری مبذول می گردد.

6- چون نسبت به ساعت اضافه کاری و شب کاری معادل 35% اضافه تعلق میگردد ، در کارت اوقات ، ساعت اضافه کاری و شب کاری به دو ستون ساعت و 35% تقسیم گردیده است .

به این ترتیب ، می توان برای ساعات مذکور 35% محاسبه در ستون 35% ثبت نمود .

در این صورت تمام ایام کارکرد کارگر را به ساعت در اختیار خواهیم داشت ( با توجه به قانون کار، ساعت شب کاری فقط بین ساعات 22 تا 6 صبح میباشد ).

7- به منظور امکان تسهیم دستمزد به هر قسمت یا هر شماره حساب در کارت اوقات ، ستونی به نام شماره کار پیش بینی می گردد تا چنانچه کارگری در ایام هفته برای قسمتهای مختلفی کار کرد ، باشد ، شماره حساب یا نام قسمت مربوط در ستون مذکور ثبت گردد و با استفاده از اطلاعات مندرج در این ستون ، دستمزد یک کارگر ممکن است به قسمتهای مختلفی تسهیم گردد .

در پایان دوره پرداخت دستمزد ، کارت های تکمیل شده از طرف سرپرست کارگرامضاء می شود و پس از تحویل به اداره مربوط و تایید مراتب مندرج در کارت از طرف رئیس اداره ، کارتها برای محاسبه و پرداخت دستمزد کارگران به حسابداری دستمزد ارسال می گردد .

نام دارندگان امضای مجاز باید طی اطلاعیه ای به حسابداری دستمزد اعلام گردد .

بنابراین حسابداری دستمزد اجازه نخواهد داد که بر اساس کارتهای بدون امضای مجاز دستمزد محاسبه و پرداخت می گردد .

3 – صورت دستمزد پس از وصول کارت اوقات کارگران به حسابداری دستمزد ، قسمت اوقات ، صورت دستمزد براساس اطلاعات مندرج در کارت اوقات تکمیل می گردد ، سپس به موجب اطلاعات مندرج در کارت مشخصات کارگر ستون دستمزد و دیگر مزایای صورت دستمزد ثبت می شود .

پس از تکمیل قسمت های مربوط به اوقات و مزایا و نرخ ساعت کار ، جمع دستمزد محاسبه می‌گردد .

در قسمت کسور صورت دستمزد نیز آنچه که مربوط به کسور قانونی است ، از قبیل مالیات ها ، بیمه های اجتماعی و کسور مستمر با توجه به تعرفه مالیاتی و جدول حق بیمه محاسبه و ثبت می شود و چنانچه کسور دیگری باشد که به موجب احکام اداری یا مراجع قانونی ( حکم اجرا ) به حسابداری واصل شده باشد ( کسور غیر مستمر مشخص ) آنها نیز در ستونهای مربوط در قسمت کسور ثبت می گردد و پس از ثبت کسور متفرقه دیگر و بدست آوردن جمع کسور و تفریق آن از جمع دستمزد و مزایا ، دستمزد خالص کارگران بدست خواهد آمد .

صورت دستمزد کارگران براساس تقسیم بندی ادارات یا مراکز هزینه یا هر تسهیمی که مورد نظر باشد ، تهیه و تنظیم می گردد .

صورتهای دستمزد پس از تکمیل از طرف تهیه کننده و رئیس دایره حسابداری دستمزد امضا می شود و پس از امضای رئیس حسابداری ، اصل صورت به انضمام سند هزینه (دستور پرداخت ) برای وصول وجه به صندوق ارسال می گردد و صندوقدار پس از تطبیق جمع ستون دستمزد خالص با جمع صورت اسکناس و پشیزو با مبلغ مندرج در سند هزینه،اقدام به پرداخت وجه می نماید .

این پرداخت از طریق دفتر پرداختها از یک طرف به بدهکارحساب کنترل دستمزد و از طرف دیگر ، به بستانکار حساب صندوق منظور می گردد .

وجوه دریافتی از صندوق باید بر طبق ریز مندرج در صورت اسکناس و پشیز (تفکیک وجوه ) باشد تا بدین ترتیب ، پر کردن پاکتهای کارگران با سرعت انجام پذیرد .

4 ـ پاکت دستمزد پس از تکمیل صورت های دستمزد ، پشت پاکتها بر اساس اطلاعات مندرج در صورتها تکمیل می شود و دستمزد خالص هر کارگر بر اساس صورتهای دستمزد در پاکت مخصوص به او قرار می گیرد .

چنانچه کارگاههای مؤسسه از محل حسابداری دستمزد دور باشد ، به منظور صرفه جویی در وقت ، حسابداری دستمزد میتواند با تصویب مقامات ذیصلاحیت مؤسسه پاکتهای دستمزد را به محل کارگاه ببرد و پرداخت دستمزد را در محل کارگاه بعمل آورد .

5 ـ برگ رسید دستمزد با استفاده از اطلاعات مندرج در صورتهای دستمزد ، قسمتهای مربوط به مشخصات کار گر و دستمزد خالص در برگ رسید دستمزد ثبت می گردد و به طوری که در بالا شرح داده شد از طریق ادارات مربوط و سرکارگران توزیع می گردد .

کارگران پس از امضا برگ رسید دستمزد ، در روز یا ساعتی که مشخص گردیده است ، به حسابداری دستمزد مراجعه می کنند و با تسلم برگ مذکور پاکت دستمزد خود را دریافت میدارند .

6ـ خلاصه صورتهای دستمزد کارگران ، حسابداری دستمزد با استفاده از همان فرمهای مخصوص صورت دستمزد و با توجه به سر ستونهای مندرج در صورت های دستمزد جمعهای هر اداره یا هر مرکز هرینه یا هر قسمت ( براساس که جوابگوی احتیاجات مؤسسه و راهنمای مدیران در اتخاذ تصمیم باشد )بصورت خلاصه دستمزد نقل می گردد و با جمع بندی مجدد اقلام ثبت شده در خلاصه جمع کل دستمزد و مزایا و کسور و تفتیک بدست می آید .

به منظور محاسبه کل هزینه دستمزد ، متصدی مربوط با توجه به جمع ستون دستمزد و مزایای شمول بیمه و نسبت قانونی سهم کار فرما ، حق بیمه ، سهم کار فرما را محاسبه و در زیر ستونهای حق بیمه ( در قسمت کسور ) و جمع دستمزد و مزایا اضافه و مجددا جمع بندی می کند .

بدین ترتیب ، جمع کل ستون دستمزد و مزایا مبلغ کل هزینه دستمزد مؤسسه خواهد بود .

جدول حسابها حسابهای که در این مرحله مورد لزوم خواهد بود به شرح زیر است .

حسابهای بدهکار حسابهای بستانکار الف .

حساب کنترل دستمزد ب .

حساب صندوق ج .

حساب هزینه دستمزد د .

حساب کسور وزارت دارائی بیمه های اجتماعی متفرقه هـ .

حساب کنترل و .

حساب صندوق ( برگشت ز .

دستمزد مطالبه نشده .

دستمزد پرداخت نشده ) حسابهای الف و ب ( طرف بدهکار حساب کنترل دستمزد و بستانکار حساب صندوق ) از طریق دفتر پرداختها ضمن پرداخت وجه دستمزد خالص عمل خواهد شد .

حسابهای ج، د ، ه از طریق سند روزنامه ای که در حسابداری دستمزد صادر خواهد شد ، عمل می گردد .

حسابهای و ، ز ، در صورتیکه دستمزدی پرداخت نگردد ، باید در مهلت مقرر ، در روش ، به صندوق برگشت گردد .

در این حالت حساب بدهکار و حساب دستمزدهای مطالبه نشده بستانکار خواهد شد .

با اعمال این روش ، حساب دستمزدهای پرداخت نشده همیشه مشخص و قابل کنترل میباشد .

و بعلاوه با ثبت سند روزنامه در دفاتر مانده حساب کنترل دستمزد در دفتر کل صفر می شود این نتیجه مؤید که آنچه به منظور پرداخت دستمزد توسط صندوق پرداخت گردیده با آنکه در صورت دستمزد به عنوان دستمزد خالص محاسبه گردیده ، برابر بوده است .

7 - تهیه سند روزنامه برای تنظیم سند روزنامه در حسابداری دستمزد ، جمع کل دستمزد و مزایا ( به انضمام حق بیمه سهم کار فرما ) به حساب هزینه دستمزد بدهکار می گردد ، سپس هر یک از کسور به حسابهای مربوط بستانکار می شود و جمع مبلغ دستمزد خالص نیز به حساب کنترل دستمزد بستانکار می گردد .

سند روزنامه پس از تنظیم به انضمام نسخه دوم خلاصه صورتهای دستمزدجهت ثبت در دفاترمالی به قسمت دفترداری ارسال می شود.بدیهی استبه موازات تهیه سند روزنامه به منظور تسویهحساب کسور کارگران از طرف حسابداری دستمزد،اعلامیه های بستانکار جهت ارسال به مؤسسات یا ادارات ذینفع تنظیم وبه حسابداری مالی ارسال می گردد.

بایگانی رونوشت احکام صادره که از طرف کارگزینی به حسابداری دستمزد واصل گردیده است،پس از ثبت در کارتهای مشخصات کارگران بر اساسموضوع،تفکیک می شود وترتیب شماره کارگری در پرونده های مجزا بایگانی می گردد وچون برای هر کارگر کارت مشخصات تنظیم گردیده است،نگاهداری پرونده برای هر کارگرزاید خواهد بود(پرونده کارکنان در کارگزینی تکمیل ونگاهداری می شود).

صورتهای تهیه شده وخلاصه صورتهای دستمزد به ترتیب ماه در پرونده های مجزا بایگانی خواهد شد.

روش پرداخت حقوق در روش پرداخت حقوق ابتدا باید توجه نمود که کلیه عملیات وخدمات مربوط به حقوق پرداختی به کارمندان مورد بحث ومطالعه قرار گیرد.آن قسمت که مربوط به استخدام وطریقه تعیین میزان حقوق وتخصیص اضافات ونحوه ترفیعات سالانه میباشد،فعلا مورد بحث نیست و در صورت لزوم به طور اختصار مورد گفتگو قرار خواهد گرفت.

کلیه عملیاتی که در حسابداری حقوق برای محاسبه میزان حقوق ومزایا وکسور وحقوق قابل پرداخت انجام می یابد باید بر اساس مدارک واحکامی که از طریق ادارات ومنابع مجاز به حسابداری حقوق رسیده است،صورت می گیرد.

بدیهی است محاسبه کسور یا کسر مبلغی مشخص از حقوق کارمند باید بر اساس مفادقانون یا به موجب مدارکی باشد که از طرف مقامات مجاز صادر شده باشد ویا با موافقت شخص کارمند.انجام پذیرد.

پرداخت حقوق محاسبه حقوق ممکن است با شیوه دستی یا ماشینی باشد و برای پرداخت آن می توان از طریق نقدی یا چک اقدام نمود ودر مورد نقدی نیز امکان دارد که کلیه حقوق در روز پرداخت یک جا پرداخت گردد یا به شکل حساب جاری یا اعتبار در حساب کارمند باقی بماند که در صورت اخیر کارمند با توجه به احتیاجات خود،مبلغ مورد نیاز را از حساب جاری خود برداشت می نماید وبه عبارت دیگر،حقوقش را به تدریج از صندوق دریافت می دارد.

فرمها فرمهای مورد احتیاج در این روش به قرار زیر می باشد: 1-کارت حقوق 2-صورت حقوق 3-کارت اعتبار 4-خلاصه صورت حقوق 5-سند روزنامه 1-کارت حقوق پس از تکمیل جدول مشخصات کارمند ، احکام استخدامی یا اضافات و ترفیعات با توجه به تاریخ و شماره حکم آن در جدول مربوط ثبت به نحوی که مندرجات جدول در هر زمان آخرین وضع حقوقی کارمند را روشن سازد .

محل خدمت مندرج در جدول مشخصات به منظور تعیین مرکز هزینه یا هر تقسیم بندی دیگری که از لحاظ هزینه یابی لازم باشد ، مورد استفاده قرار میگیرد .

محاسبه حقوق ماهانه کارمند براساس اطلاعات ثبت شده در جدولهای مندرج در کارت حقوق صورت خواهد گرفت .

علاوه برمطالب مندرج در جدولهای مشخصات و حقوق و مزایای کارمند، ممکن است اطلاعات دیگری نیز از کار کزینی یا مقامات ذیصلاحیت به حسابداری حقوق واصل گردد که در محاسبه حقوق کارمند موثر باشد،از قبیل اعلام بدهی کارمند واقساد قابل وصول .بنابراین ، پس از ثبت اصل بدهی در جدول بدهیها، اقساط وصولی ماهانه نیز در جدول مذکور ثبت می گرد .

به طوری که جمع ستون مانده جدول مذکور در کلیه کارتها همیشه با مانده حساب کنترل بدهکاران (در مورد کارمندان ) در دفتر کل مطابقت نماید.

قسمت دوم کارت حقوق به منظور محاسبه حقوق خالص کارمند تنظیم گردیده است .

بدین سبب با استفاده از اطلاعات مندرج در جدول حقوق و مزایا ستونهای مربوط تکمیل می گردد .

مزایا و در آمدهای دیگر که مستمر نمی باشد و برای هر پرداخت طی حکم جداگانه ای به حسابداری حقوق ابلاغ می گردد ، به موجب رونوشت احکام و اصل در ستونهای مربوط درج ، سپس جمع حقوق و مزایای مستمر و اتفاقی در ستون جمع کل حقوق و مزایا ثبت می گردد .

قسمت کسور با توجه به نکات زیر تکمیل می شود : کسور کارمندان به دو دسته کاملاً متمایز تقسیم می شود : الف .

کسور قانونی .

این کسور شامل دو گروه کسور مستمر وغیر مستمر مشخص است .

مستمر ، مثل مالیات و بازنشستگی .

محاسبه این کسور با توجه به مفاد قانون راسا از طرف حسابداری صورت می گیرد و برای کسر این مبالغ از حقوق ، مجوز جداگانه ای ضرورت نخواهد داشت .

غیر مستمر مشخص ، مثل دستور اجرای ثبت .

در مورد این قبیل کسور احتیاجی به محاسبه نیست و عینا مبلغی که ابلاغ می شود جزو کسور کارمند محسوب می گردد .

ب .

کسور متفرقه .

مانند مساعده ، جرایم ، وام و غیره .

نکات مورد توجه در محاسبه کسور مربوط به حقوق کارمندان به شرح زیر می باشد : الف.

محاسبه مالیات حقوق 1 ـ مبلغ مالیات با توجه به نرخ مالیات پر در آمد نسبت به جمع مبلغ مشمول مالیات محاسبه می شود .

بدیهی است در این محاسبه ، مبلغ بخشودگی ماهانه نیز منظور خواهد شد .

2 ـ در صورتی که کارمند در قسمتی از ماه از مرخصی بدون حقوق استفاده کرده باشد ، از کلیه بخشودگی آن ماه استفاده خواهد نمود .

3 ـ چنانچه تاریخ استخدام کارمندی منطبق با روز اول ماه نباشد ، ابتدا مالیات نامبرده با فرض یک ماه حقوق کامل محاسبه می شود ، سپس مالیات متعلق نسبت به روزهای خدمت محاسبه و منظور خواهد شد .

محاسبه سهم بازنشستگی با توجه به نرخ مصوب بعمل خواهد آمد .

کسور متفرقه این کسور نسبت و ارتباطی با حقوق و مزایای کارمند ندارد ؛ بلکه کسوری است که به موجب احکام اداری یا معاملاتی که کارمند با اداره یا با اشخاص ثالث انجام داده ، بوجود آمده است .

بنابراین ، کسور مذکور احتیاجی به محاسبه ندارد و آنچه به موجب احکام یا موافقت کارمند به حسابداری حقوق ابلاغ می گردد ، از حقوق آن کارمند قابل کسر خواهد بود .

حسابداری حقوق پس از دریافت احکام و دستورها ، اقلام قابل کسر را در ستونهای مربوط در کارت حقوق درج ، سپس جمع مبالغ کسور مختلف را در ستون جمع کسور ثبت می نماید .

علاوه بر کسور مذکور هیچ مبلغی از حقوق کارمند کسر نمی گردد ، مگر با موافقت یا با اجازه قبلی کارمند .

آخرین جزء کارت حقوق که از یک ستون تشکیل گردیده است ، به ترتیب زیر در این مرحله تکمیل می گردد.

جمع ستون کسور از جمع ستون حقوق و مزایا کسر می شود و باقیمانده که عبارت از مانده ماه جاری کارمند است ، در این ستون ثبت می گردد .

به منظور امکان ثبت تعدیلات ، اصلاحات، علاوه بر 12 ماه مندرج در کارت حقوق یک دورهیا یک ماه اضافی به نام متمم اسفند یا اسفند نهایی در نظر گرفته می شود تا پایان هر سال قبل از بستن حساب ها هر گونه اضافه پرداخت یا تعدیلی که لازم باشد ، نسبت به حقوق و یا مالیات کارمندان بعمل آید ، در آن قسمت ثبت گردد .

به منظور امکان پرداخت حقوق در اولین روز هر ماه ، کلیه اطلاعاتی که ( مثلا تا پایان روز 26 هر ماه ) به حسابداری حقوق رسیده است ، در همان ماه عمل خواهد شد و احکام و نامه ها و دستورهایی که بعد از تاریخ مذکور به حسابداری برسد ، در صورت حقوق ماه بعد منظور خواهد گردید .

بنابراین ، حسابداری حقوق مجاز نخواهد بود ، بعد از تاریخ مذکور در هر ماه دستور پرداختی صادر نماید .

بدیهی است تعیین ضرب الاجل با توجه به اوضاع و احوال مؤسسه ، صورت خواهد گرفت .

با توجه به ضرب الاجل مذکور در تاریخ معین به موجب اطلاعات واسله ، کارتهای حقوق کارمندان ثبت و تکمیل و جمع بندی می گردد .

در این مرحله برای تنظیم صورت حقوق ، کارتها مهیا خواهد بود .

2 ـ صورت حقوق پس از اینکه کارتهای حقوق تکمیل گردید ، بر اساس مندرجات قسمت (( ب )) کارتهای مذکور ، صورتهای حقوق ثبت و تکمیل می گردد .

به طوری که در شرح مربوط به فرم صورت حقوق تشریح شد ، علاوه بر آنچه در کارت حقوق درج گردیده بود ، اطلاعات دیگری در صورت حقوق ثبت می شود که اینکه به تشریح آنها اقدام می گردد : 1 ـ ستون مخصوص هزینه‌یابی با توجه به روش تسهیم هزینه ها در هر مؤسسه از ستونهای متعددی که برای این منظور در نظر گرفته شده است ، استفاده می گردد به عبارت دیگر ، اگر در تسهیم هزینه ها بخواهیم جمع کل هزینه های مؤسسه یا هزینه های هر قسمت را جداگانه داشته باشیم ، ممکن است دو تا سه ستون را به این منظور اختصاص دهیم .

2 ـ ستون مانده ماه قبل با توجه به ستون مانده در کارتهای اعتباری که در صفحات بعدی مورد بحث قرار خواهد گرفت ، ممکن است یک کارمند در پایان یک ماه کلیه حقوق خود را دریافت ننماید .

در این حالت آن کارمند معادل مبلغ دریافت نشده از مؤسسه طلبکار خواهد بود .

این مبلغ در ستون مانده کارت اعتبار کارمند منعکس است .

بنابراین، عین ماندهای که در کارت اعتبار حقوق ثبت گردیده است ، به صورت حقوق نقل می شود و در ستون مذکور ( مانده ماه قبل ) ثبت می گردد .

3 ـ ستون مبلغ قابل پرداخت پس از تکمیل صورت حقوق و انجام شدن کلیه عملیات ، حقوق خالص ( مانده ماه جاری ) در ستون مربوط بدست می آید به طوری که در بالا نوشته شد ، علاوه مانده ماه جاری ممکن است کارمندان طلبی از ماههای قبل داشته باشند که در این صورت ستون حقوق خالص با ستون مانده ماه قبل جمع می شود و در ستون مبلغ قابل پرداخت ثبت می گردد .

به طوری که از عنوان ستون ( قابل پرداخت) پیداست، اقلام مندرج در این ستون مبلغ قابل پرداخت به کارمند میباشد.

صورتهای حقوق پس از تکمیل از طرف تهیه کننده و رئیس حسابداری حقوق و دستمزد و رئیس کل حسابداری امضاء خواهد شد.

به طوری که از نمودار گزارش فرمها پیداست ، صورتهای حقوق در چهار نسخه تهیه می گردد .

اصل صورت در حسابداری حقوق باقی می ماند .

نسخه دوم صورت که به طور پر فراز شده تهیه گردیده است ، به ترتیب شماره کارمند از یکدیگر مجزا می شود و با الصاق به کارت اعتبار به دایره صندوق ارسال می گردد تا به عنوان صورت حساب ، ضمن پرداخت حقوق به کار مندان تسلیم شود .

نسخ سوم وچهارم در صورت لزوم به ترتیب به قسمت باز نشستگی و وزارت دارایی ارسال خواهد شد.

3ـ کارت اعتبار حقوق به منظور ایجاد سرعت لازم در امر پرداخت حقوق و ایجاد کنترل مؤثر و کافی در مورد حقوق مطا لبه نشده ، روش کارت اعتبار مورد استفاده قرار میگیرد.

با اعمال این روش ، علاوه بر ایجاد تسهیلات لازم وسرعت کافی در پرداخت حقوق ، حساب حقوق مطا لبه نشده نیز به سرعت و دقت قابل کنترل میباشد .

با توجه به جدول حسابها که در صفحات بعد بحث می شود ، ملاحظه خواهد شد که جمع ستون مانده کارتهای اعتبار حقوق همیشه با مانده حساب کنترل حقوق در دفتر کل مطابقت خواهد داشت .

به طوری که در قسمت شرح فرمها تشریح گردید ، کارت اعتبار از دو قسمت مشخص تشکیل یافته است .

این کارت از طرف حسابداری حقوق تکمیل می گردد و برای این منظور پس از ثبت مشخصات کارمند ، قسمت دوم کارت که شامل سه جزء می باشد ثبت می گردد .

از ستون تاریخ برای مشخص نمودن ماه و سال استفاده می شود و به عبارت دیگر ، ماههای سال در آن ثبت می گردد .

ستون مربوط به اعتبار کارمند به موجب اقلام مندرج در آخرین ستون صورت حقوق مبلغ قابل پرداخت تکمیل می گردد و به عبارت دیگر ، مبلغ ثبت شده در ستون مذکور عینا به ستون اعتبار کارت نقل می شود .

پس از نقل مبلغاعتبار به کارت دارنده ، امضای مجاز ، ستون مخصوص تأیید اعتبار را امضا می نماید .

پس از تکمیل این قسمت در آخرین روز ماه کارتهای اعتبار به انضمام صورتحساب کارمندان ، به دایره صندوق ارسال می گردد .

کارمندان با امضای کارت اعتبار هر مبلغی از حقوق خود را که مایل باشند ، برداشت می نمایند .

برای به حساب منظور نمودن مبالغی که به موجب کارتها پرداخت گردیده است ، در پایان هر روز جمع اقلام پرداختی کارتها به بدهکار حساب کنترل حقوق و بستانکار حساب صندوق منظور می گردد .

و پس از صدور سند ، کارتها به دایره صندوق عودت داده می شود .

4 ـ خلاصه صورت حقوق برای تهیه خلاصه صورت حقوق از همان صورت های حقوق استفاده می شود .

فقط به منظور تسهیم حقوق ، مبنای تسهیم در ستونهای مشخصات کارمند نوشته خواهد شد و به طورکلی ، به ترتیبی که برای خلاصه صورت دستمزد عمل می گردد ، در این مورد نیز عمل خواهد شد .

5 ـ تهیه سند روزنامه پس از انجام شدن کلیه مراحل مذکور و آماده شدن خلاصه صورتهای حقوق ، سند روزنامه بر اساس خلاصه های مذکور تنظیم می شود و به انضمام یک نسخه از خلاصه صورت ، جهت ثبت در حسابهای دفتر کل به حسابداری مالی ارسال می گردد.

در تنظیم سند از یک طرف،مبلغ کل حقوق ومزایا(به انضمام سهم بازنشستگی کارفرما)به بدهکار حساب هزینه حقوق منظور می شود واز طرف دیگر،کلیه کسور تحت سر فصلهای مندرج در خلاصه صورت بستانکار خواهد شد وهمچنین مبلغ حقوق خالص نیز به حساب کنترل حقوق بستانکار می گردد.علاوه بر صدور سند مذکور،حسابداری حقوق به منظور تسویه حساب کسور کارمندان به اعلامیه هایی بستانکار را تنظیم وجهت ارسال به مقامات یا ادارات ذینفع به حسابداری مالی ارسال می دارد.