دانلود مقاله سازمان چیست

مشاهده یک سازمان کار چندان ساده ای نیست ما شاهد این هستیم که ساختمان های بلند و آسمان خراش چون قارچ سراز دل خاک شهرهای بزرگ و مراکز عمده تجاری بیرون می آورند و هر روز بلندتر می شوند ما یک شیشه نوشابه یا یک کارگر صمیمی را هم می بینیم ولی کل سازمان در ابری از ابهام پوشیده به صورت تجویدی و انتزاعی است و امکان دارد اجزای آن در نقاط مختلف پراکنده باشند ما از این جهت به وجود سازمان ها پی می بریم که آنها هر روز با ما در تماس هستند.

سازمان هایی مثل کلیسا ، بیمارستان دارای ویژگی ها و وجوه مشترک اند در این متن سازمان به صورت زیر مورد توجه قرار می گیرد :

1- یک نهاد اجتماعی است 2- مبتنی بر هدف می باشد 3- ساختار آن به صورتی آگاهانه طرح ریزی شده است و دارای سیستم های فعال و هماهنگ است 4- با محیط خارجی ارتباط دارد.

اهمیت سازمان

سازمان ها به شکل های مختلف در اطراف ما وجود دارند ولی نقش سازمان چیست ؟ چرا سازمان اهمیت دارد؟ در نمودار زیر هفت دلیل در مورد اهمیت سازمان برای فرد و جامعه ارائه شده است.

1) برای دستیابی به هدف ها و نتیجه های مورد نظر منابع لازم را تهیه و تأمین می کند.

2) کالاها و خدمات را به صورتی کارا و با راندمانی بالا تولید و ارائه کند

3) نوآوری را تشویق و تسهیل نماید.

4) از کامپیوتر و تکنولوژی های نوین استفاده کند.

5) خود را با عوامل محیطی در حال تغییر وفق دهد و بر آنها اعمال نفوذ کند.

6) به آنچه مورد نظر مالکان ، مشتریان و کارکنان شرکت است ارج نهد و براندش آنها بیافزاید.

7) بکوشد تا با چالش های حاصل از ناهمگونی نیروی کار دست و پنجه نرم کند مسائل اخلاقی را رعایت نماید و موجب انگیزتر ، تشوق ، هماهنگی کارکنان شود.

ابعاد طرح سازمان

دیدگاه سیستمی بر این اساس قرار دارد که در درون سازمان فعالیت های دائمی و پویا در جریان است گام بعدی برای درک سازمان این است که به ابعاد ی از سازمان توجه شود که بیان کننده ویژگی های خاص سازمان هستند این ابعاد به همان صورت سازمان را تشریح می کنند که شخصیت و ویژگی های فیزیکی معرف افراد هستند.

ابعاد سازمانی به دو گروه محتوایی و ساختاری طبقه بندی می شوند. ابعاد ساختاری بیان کننده ویژگی های درونی یک سازمان هستند آنها مبنایی به دست می دهند که می توان بدان وسیله سازمان ها را اندازه گیری و با هم مقایسه کرد. ابعاد محتوای معرف کل سازمان هستند مثل اندازه گیری یا بزرگی سازمان ، نوع تکنولوژی ، محیط و هدف های آن . آنها معرف جایگاه سازمان هستند و بر ابعاد ساختاری اثر می گذارند. ابعاد محتوایی می توانند مبهم باشند زیر آنها نشان دهنده سازمان محیطی هستند که ابعاد ساختاری در درون آنها قرار می گیرند برای ارزیابی و درک زمان هر دو بعد ساختاری و محتوایی ضروری است. ابعاد سازمان با یکدیگر رابطه متقابل ( تعامل) دارند و برای تأمین هدف ها یکی از اینها خود را دیگری وفق می دهد.

ابعاد ساختاری

1- رسمی بودن به اسناد و مدارکی اطلاق می شود که در سازمان وجود دارد در این اسناد روش ها ، شرح وظایف ، مقررات و سیاست هایی را که سازمان باید رعایت و اجرا نماید نوشته شده است و این اسناد نشان دهنده نوع رفتار و فعالیت هاست. اغلب میزان رسمی بودن یک سازمان را از طریق شمارش تعداد صفحه های اسناد موجود در سازمان تعیین می کنند.

2- تخصصی بودن : تخصصی بودن یک سازمان یعنی اینکه سازمان مزبور تا چه اندازه یا تا چه درجه ای کارها و فعالیت های خود را به وظایف جداگانه و تخصصی تقسیم کرده باشد گاهی تخصصی بودن را تقسیم کار می نامند.

3- داشتن استاندارد : به موردی اطلاق می شود که بسیاری از کارهای مشابه روشی یکسان ، همانند انجام شوند. سازمانی که کارهایش را در سطح بالایی استاندارد کرده باشد ( مثل مک دونالد)

4- سلسله مراتب اختیارات : مقصود مشخص کردن این موضوع است که هر یک از افراد باید گزارش کار خود را به چه کسی بدهد همچنین حیطه کنترل (نظارت) هر یک از مدیران مشخص می شود.

5- پیچیدگی : مقصود از پیچیدگی تعداد کارها با سیستم های فرعی است که درون یک سازمان انجام می شود یا وجود دارد.

6- متمرکز بودن : به آن سطح از اختیارات گفته می شود که قدرت تصمیم گیری دارد هنگامی که تصمیم در سطح بالای سازمانی گرفته شود آن سازمان را متمرکز می نامند. هنگامی که تصمیم گیری ها به سطوح پایین تر سازمان تفویض گردد می گویند که سازمان غیر متمرکز است.

7- حرفه ای بودن : به سطح تحصیلات رسمی و آموزشی کارکنان اطلاق می شود اگر یک سازمان کارکنان برای گرفتن شغل باید دوره های آموزشی بلند مدت را طی کنند می گویند که سازمان بسیار حرفه ای است.

8- نسبت های پرسنلی : این نسبت بیان کننده به کارگیری افراد است که برای وظایف مختلف و دوایر گوناگون به استخدام سازمان در می آیند نمونه هایی از نسبت پرسنلی عبارت اند نسبت مدیریت ، نسبت اداری ، نسبت ستادی یا نسبت کارکنانی که دستمزد غیر مستقیم می گیرند.

ابعاد محتوایی

1) اندازه : اندازه سازمان عبارت است از بزرگی آن که به صورت تعداد افراد یا کارکنان مشخص می گردد. بزرگی را می توان با توجه به یک واحد خاص ، یک دایره ، یک بخش یا کل سازمان مشخص کرد. از آنجا که سازمان ها سیستم های اجتماعی هستند . بنابراین معمولاً اندازه یا بزرگی آنها را بر حسب تعداد کارکنان مشخص می کنند شاخص های دیگری مثل کل فروش یا کل دارایی ها نشان دهنده اندازه و بزرگی سازمان هستند ولی از دیدگاه و جنبه نیروی انسانی آنها نشان دهنده بزرگی سازمان نمی باشند.

2) تکنولوژی سازمان : عبارت است از ماهیت زیر سیستم تولید و شامل عملیات و روش های فرآیند تولید می شود.

3) محیط :  شامل عواملی می شود که در خارج از مرز سازمان وجود دارند برخی از این عوامل عبارت اند از صنعت ، دولت ، مشتری ، عرضه کنندگان کالا و مؤسسات مالی

4) اهداف و استراتژی سازمان : در این مقوله هدف و شیوه های رقابتی شرکت که آن را از سایر سازمان ها متمایز می کند شخص ... یا محیط و در راه نیل به هدف هایش تعیین می گردد. هدف ها و استراتژی های سازمان مشخص کننده دامنه فعالیت ها و رابطه ای است که سازمان با کارکنان ، مشتریان در قبای خود دارد.

سیزده بعد ساختاری و محتوایی که در اینجا برشمردیم به یکدیگر وابسته اند برای مثال بزرگی سازمان ، نوع تکنولوژی و محیط پایدار باعث می شوند تا سازمانی بوجود آید که از نظر رسمی، تخصصی و متمرکز بودن در سطح بالایی قرار داشته باشد.

نمودار سازمانی

هنگامی که سازمانی رسمیت می یابد اولین سندی که باید تنظیم سود تهیه نمودار سازمانی است.

در نمودار سازمانی نظارت زیر باید رعایت شود.

1) نمایش واحدها با اشکال هندسی

2) قرار دادن قوی ترین واحد در بالای نمودار

3) افزایش قدرت با کاهش فاصله از رأس هرم

4) خطوط رسم شده بین واحدها نمایانگر روابط سازمانی

5) حفظ نقطه چین نمایشگر هماهنگی

6) تفکیک ستاد از خط فرماندهی

نمودارها انواع مختلف دارند

1- عمودی             2- صفی و ستادی           3- وظیفه ای          4- افقی           5- دایره ای

طراحی واحدهای سازمانی

با توجه به رابطه ای که بین تکنولوژی واحد و ویژگی های ساختاری وجود دارد می توان الگوهای مشخص را به کار برد روابطی که بین تکنولوژی و سایر ابعاد سازمان وجود دارند.

1) الگوهای ارگانیک و مکانیکی : در واحدهایی که فرآیند و ساختار مکانیکی است از تکنولوژی عادی استفاده می کنند و در واحدهایی که فرایند و ساختار ارگانیک دارند تکنولوژی پیچیده به کار می برند در واحدهایی که از تکنولوژی عادی استفاده می کنند مقررات رسمی و مدیریت متمرکز حاکم است هنگامی که کار پچیده است مدیریت سازمان بیشتر جنبه پویایی پیدا می کند و آزادی عمل بیشتری دارد.

2) رسمی بودن از ویژگی های تکنولوژی عادی این است که کارها استاندار است در سازمان تقسیم کار شده است و مقررات رسمی باید رعایت است وجود تکنولوژی پیچیده به این معنی است که ساختار سازمانی زیاد رسمی نیست و کارها استاندارد شده نمی باشند. زمانی که تنوع در سطح بالایی باشد کارها کمتر به روش های رسمی انجام می شود.

3) عدم تمرکز : در واحدهایی که از تکنولوژی عادی استفاده می شود مدیریت عالی سازمان بیشتر تصمیمات را می گیرد و تصمیم گیری به صورت متمرکز است . در واحدهایی که از تکنولوژی پیچیده استفاده می شود مسأله عدم تمرکز بیشتر مطرح است و بسیاری از تصمیمات به وسیله کارکنان گرفته می شود.

4) سطح مهارت : در واحدهایی که از تکنولوژی عادی استفاده می شود معمولاً کارکنان نباید هیچ آموزش یا تجربه ای داشته باشند چون بیشتر کارها تکرار است . کارهایی که برای انجام دادن آنها به تکنولوژی پچیده نیاز است افراد باید آموزش و تجربه کاری داشته باشند.

5) حیطه کنترل ( نظارت ) : حیطه کنترل را براساس تعدادی کارکنانی که باید گزارش کار خود را به یک مدیر با سرپرست بدهند تعیین می کنند معمولاً این ویژگی تحت تأثیر تکنولوژی واحد قرار می گیرد.

6 ) ارتباطات و هماهنگی : در سازمان هایی که کارها گوناگون و متنوع باشند فعالیت های ارتباطی رونق زیادی دارد یک واحد هر لحظه به صورت دایم با مسأله ای روبرو می شود که برای حل  آنها افراد باید با هم همکاری و اطلاعات مبادله کنند تا بتوانند کارها را به گونه ای نیکو انجام دهند.

دوایر سازمانی متفاوت اند و هر کدام را می توان با توجه به نوع تکنولوژی که در آن به کار برده می شود طبقه بندی کرد . و فرآیندهای مدیریت و ساختاری براساس تکنولوژی هر واحد متفاوت است مدیران باید واحدها و دوایر خود را براساس نوع تکنولوژی هر واحد متفاوت است. زمانی که ویژگی های سازمان از نظر ساختار و ارتباطات منعکس کننده تکنولوژی ذی ربط نباشند دوایر نمی توانند چندان مؤثر باشند در چنین حالتی کارکنان و اعضای سازمان نمی توانند برای حل مسائل به صورت مستمر ارتباط برقرار کنند گاهی افراد مقررات ناجا را زیر پا می گذارند تا بتوانند رفتار خود را با تکنولوژی ذی ربط وفق دهند.

وابستگی درونی سازمانی :

مقصود از وابستگی درون سازمانی میزان یا حدودی است که دوایر سازمانی ( از نظر منابع یا مواد اولیه ) به یکدیگر وابسته اند اگر میزان وابستگی پایین باشد دوایر یا واحدهای سازمانی می توانند بدون داشتن رابطه ، مشاور یا مبادله مواد به کار خود ادامه دهند و اگر میزان وابستگی بالا باشد دوایر سازمانی باید به صورت دائم منابع خود را رد وبدل نمایند.

انواع وابستگی :

پژوهشگری به نام جیمز تامیسون سه نوع وابستگی بین دوایر سازمانی شناسایی کرد که می توانند بر ساختار سازمان اثر بگذارید.

وابستگی متوالی : هنگامی که وابستگی بین سازمان ها حالت پیاپی داشته باشد به گونه ای که قطعه هایی کوچک واحد ساخته شده باشد به صورت مواد اولیه وارد واحد دیگر شود در آن صورت می گویند که آن دو واحد وابستگی متوالی دارند. سازمان هایی که از تکنولوژی متوالی وابسته استفاده می کنند به هماهنگی و مدیریت بیشتری نیاز دارند.

وابستگی متقابل : وجود چنین رابطه ای به معنی داشتن بیشترین وابستگی بین دوایر سازمانی است . وابستگی متقابل یا دو جانبه در سازمان هایی وجود دارد که تولید با محصول واحد الف به عنوان مواد اولیه واحد ب مورد استفاده قرار گیرد و تولید و محصول ب دوباره به واحد این برگه دارنده شود و به عنوان مواد اولیه مورد استفاده قرار گیرد محصولات این واحدها یا دوایر به صورت متقابل بر یکدیگر اثر می گذارند. سازمان هایی که واحدهای آنها روابط متقابل با دو جانبه دارند به هماهنگی بیشتری نیاز دارند و ساختار این سازمان ها به گونه ای باید باشد که ارتباطات افقی به صورت دائم وجود داشته باشد.

طرح ریزی سازمان

اینک سازمان ها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمانی دارد پی برده اند نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده به شرح زیر است :

1- کاهش ارتقاء هرم سازمان : کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمان ها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند به عنوان مثال شرکت بیمه در آتنا که با استفاده از تکنولوژی اطلاعاتی تیم هایی جایگزین سیستم سرپرستی قدیمی کرد که به سلسله اختیارات منسوخ کار می کردند یعنی می توان به کارکنان و اعضای سازمان اختیارات بیشتری دارد و سطوح مدیریت را از سیزده به چهار کاهش داد.

2- تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر : مدیرانی که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می توانند از این تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کرده تصمیمات بیشتری بگیرند که اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت . از سوی دیگر مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریت خود را غیر متمرکز کنند می توانند یا به کارگیری این تکنولوژی اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیم گیری و استقلال و خود مختاری آنان بیافزایند.

3- بهبود هماهنگی : یکی از بزرگترین ره آورهای تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری برقرار نمایند.

4- شرح دقیق تری از وظایف : با کاهش وظایف اداری کاربرد این تکنولوژی موجب می شود که سیاست ها به صورتی دقیق تر و شرح وظایف به گوای مفصل تر بیان شوند.

5- افزایش کارکنان متخصص : بدان معنی است که کارکنان باید بسیار آموزش دیده و حرفه ای باشند تا بتوانند با این سیستم کار کنند و آن را حفظ نمایند.

اندازه سازمان

سازمان ها چنین احساس می کنند که راهی جز رشد ندارند ولی این پرسش مطرح است که این رشد چگونگه و به چه میزانی باید باشد ؟ سازمان باید در چه اندازه ای باشد که بهتر بتواند در محیط جهانی رقابت کند؟

سازمان های بزرگ ، بسیاری از سازمان ها برای اینکه بتوانند در سطح جهانی رقابت کنند. باید منافعی بسیار عظیم و صرفه جویی های بسیار زیاد داشته باشند سازمان های بزرگ به صورت استاندارد کار می کنند شیوه مدیریت آنها حالت مکانیکی یا ایستایی دارد و بسیار پیچیده اند این پیچیدگی باعث می شود که برای انجام کارها و تولید محصولات پیچیده صدها متخصص مورد نیاز باشد. سازمان های بزرگ پس از تأسیس سال ها در صحنه بازار باقی می مانند.

سازمان های کوچک

نقطه مقابل بحث قبل این است که کوچک زیباست زیرا در سیستم اقتصاد جهانی شرط اول موفقیت این است که سازمان به حد کافی انعطاف پذیر باشد و بتواند در برابر تغییرات بسیار سریع بازارهای و نی از خود دانش مناسب و به موقع نشان دهد. ساختار سازمان های کوچک حالت افقی دارد و تماس نزدیک کارکنان با یکدیگر موجب ایجاد انگیزه و تعهد بیشتر آنان می شود زیرا آنان نه تنها یکدیگر را می شناسند بلکه از هدف ها و مأموریت های دوستان همکاران و سازمان آگاهی کامل دارند.

شرکتی که در سطح جهانی فعالیت می کند و می خواهد هر نوع خدمتی را ارائه نماید باید از نظر منابع ، پایه ای بسیار قوی داشته و به حد کافی پیچیده باشد و سلسله مراتب اداری به گونه ای در آید که بتواند در سراسر دنیا به انواع مشتریان خود خدمات لازم را ارائه کند. برای اینکه یک شرکت بزرگ به صورت واحدهای کوچک در آید باید سطوح مدیران رده میانی را کاهش دهد و در سلسله مراتب اداری چندین سطح مدیریت را حذف کند تا از میزان بزرگی خود بکاهد