مقدمه:
مدیر امور مالی که طبق ماده 79 قانون شهرداری در معیت شهردار ذیحساب شهرداری می باشد بر کلیه واحد ها و شعبه مالی ریاست نظارت خواهد داشت و شهردار مجاز به تعیین یا تغییر او بدون موافقت انجمن شهر نخواهد بود .
در شهرداریهای کوچک و متوسط ممکن است به ذیحساب مذکور که کلیه کارهای مالی را رؤسا و یا به کمک تعدادی کارمند انجام می دهد عنوان رئیس حسابداری اطلاق شود .
وظائف مسئول امور مالی که در معیت شهردار ذیحساب میباشد به طور معمول در شهرداریهای متوسط و بزرگ به قرار زیر است :
الف تهیه برنامه عملیات مالی و هماهنگ ساختن عملیات مذکور .
ب تهیه گزارشهای مالی و ترازنامه و تفریغ بودجه سالانه و بررسی و تأیید آنها .
ج بررسی و کنترل کیفیت اجرای بودجه .
د راهنمائی کارکنان مالی در اجرای مقررات و دستورالعملهای مربوطه .
شرکت در جلسات مناقصه و مزایده و هیأت عالی معاملات و انجام سایر تکالیفی که طبق آئین نامه معاملات شهرداری بعهده مدیر امور مالی
محول است .
بررسی قراردادها از نظر انطباق آن با اصول و موازین حقوق مالی .
امضای چکها و اسناد پرداخت بعنوان یکی از امضاء کنندگان مجاز طبق ماده 79 قانون شهرداری .
امضای مکاتبات مربوط به امور مالی در حدود مقررات مربوط .
اعمال اختیاراتی که از طرف شهردار در عقد قراردادها و ایجاد تعهد یا تشخیص یا صدور حواله به عهده او محول می شود .
تماس با سازمانها و اشخاص خارج از شهرداری و پیمانکاران و مذاکره با آنها در امور مالی و معاملات شهرداری .
در شهرداریهای بزرگ ممکن است به تناسب حجم کارهای مالی بتعداد مورد لزوم حسابدار و کارمند در دفتر مدیر امور مالی برای همکاری و کمک به او گمارده شود .
بخش اول :
سازمان مالی شهرداری ها
1 بودجه و اعتبارات
وظایف مسئول بودجه و اعتبارات شهرداری یا واحد سازمانی مربوط که عهده دار این وظیفه می باشد بترتیبی است که در دستورالعمل بودجه شهرداری مقرر شده است .
مسئولیت امور مربوط به بودجه طبق ماده 26 آئین نامه مالی شهرداریها اساساً بعهده شهردار و مسئول امور مالی شهرداری ( ذیحساب) است و نامبردگان باید در شهرداریهای کوچک و متوسط رؤسا اقدام نموده و در شهرداریهای بزرگ مراقبت بعمل آورند که مسئول بودجه واعتبارات وظایف خود را بموقع و بنحو احسن انجام دهد .
2 درآمد
وظایفی که در این قسمت انجام می شود بشرح زیر است :
الف تهیه و جمع آوری اطلاعات مربوط به منابع مختلف درآمدهای شهرداری .
ب تهیه پیشنهاد برای برقراری عوارض جدید و تعرفه های درآمد .
ج نگهداری دفاتر جزء و جمع یا کارت مودیان عوارض و میزان عوارض مودیان .
د صدور ابلاغ پیش آگهی های عوارض یا برگه های تشخیص و فیشهای بانکی عوارض .
ه وصول درآمدها و صدور قبض وصول و تودیع آنها در حساب بانکی شهرداری . تحت نظارت شعبه خزانه و تسلیم مدارک مربوط به تشخیص فوق الذکر .
و رسیدگی به عوارض معوقه و بقایا .
ن رسیدگی به شکایات و اعتراضات مودیان عوارض و عنداللزوم طرح آنها در کمسیون های مقرر در قانون .
ر تهیه گزارشها و آمارهای مربوط به درآمد .
ز انجام اقدامات قانونی و تعقیب عملیات مربوط برای وصول درآمدها.
3 حسابداری
وظایفی که در این قسمت انجام می شود بقرار زیر است :
الف تنظیم اسناد هزینه های جاری و اسناد خرید و لیست های حقوق کارکنان و لیست های دستمزد کارگران و رسیدگی قبل از پرداخت .
ب نگهداری حساب پرداخت ها و هزینه های مربوط به تنخواهگردان واحدهای مختلف .
ج رسیدگی به حسابها و صورت وضعیت های پیمانکاران و اشخاص طرف معامله با شهرداری و سایر صورتحسابها .
د نظارت در مناقصه ها و مزایده ها و معاملات شهرداری در حدود مقررات و آئین نامه معاملات شهرداریها .
ه نگهداری و نظارت در حساب انبارها .
و نگهداری حساب درآمد و هزینه و تأسیسات و اموال شهرداری .
ت صدور حواله برای پرداختهای عهده خزانه شهرداری .
پ ثبت کلیه عملیات مالی در دفاتر روزنامه و معین و کل .
ث تهیه گزارشها و صورتهای مالی و ترازنامه و گزارش تفریق بودجه.
بایگانی اسناد و مدارک مالی .
س نظارت و مراقبت در حسن انجام فعالیتهای حسابداری که در سایر واحدهای تابعه امور مالی انجام می شود و تمرکز انعکاس و ثبت نتایج آنها در سیستم حسابداری شهرداری .
4 خزانه
وظایف واحد خزانه بقرار زیر است :
الف وصول و تمرکز درآمدها و تنظیم حساب وصولی های روزانه و
مراقبت در توزیع بموقع درآمدها در حسابهای مربوطه بانکی .
ب انجام کلیه پرداختها و ثبت آنها در دفاتر و گزارشهای دریافت و پرداخت روزانه .
ج نگهداری حساب سپرده ها و استرداد آنها بر اساس حواله های صادره .
د پرداخت مالیاتها و حق بیمه های مکسوره در اسناد هزینه بمراجع ذیربط .
ه نگهداری کلیه اوراق بهادار و اسناد دریافتی شهرداری و حساب آنها.
و نگهداری حساب اسناد پرداختی .
ی تنظیم گزارشهای مربوط و ارسال آنها به حسابداری و سایر مراجع ذیربط که در دستورالعمل مقرر است .
5 تدارکات یا کارپردازی
وظایفی که در این قسمت انجام می شود بقرار زیر است :
الف صدرو برگ سفارش و خرید .
ب انجام تشریفات مناقصه و مزایده در معاملات شهرداری با رعایت آئین نامه معاملات شهرداریها .
ج برآورد قیمت ها و هزینه در معاملات .
د تهیه قراردادهای مربوط به معاملات .
ه تحویل گرفتن کالاهای خریداری شده و صدور قبض انبار با تنظیم صورتجلسات تحویل .
و نظارت در حسن اداره انبارهای شهرداری و نگهداری حساب آنها .
ن صدور حواله انبار برای تحویل کالا به واحدها .
ی نظارت و حفظ و نگهداری وسایل موتوری و انجام تعمیرات آنها .
پ تنظیم صورت ها و گزارشهای مالی مربوط به خریدها و اموال و انبار .
6 حسابرسی داخلی
وظایف حسابرسی داخلی بترتیبی است که در دستورالعمل حسابرسی شهرداریها مقرر شده است .
در شهرداریهای کوچک و متوسط وظایف حسابرسی داخلی بعهده یک نفر حسابرس ( ممیز حسابها ) خواهد بود .
7 اموال
وظایف مربوط به واحد سازمانی در شهرداری که عهده دار اداره امور
اموال می باشد به ترتیبی است که در آئین نامه اموال شهرداریها مقرر است .
در شهرداریهای کوچک و متوسط انجام وظایف مربوط به تهیه اموال حسابداری است.
8 شعب و تعداد کارکنان امور مالی
در شهرداریهائی که جمعیت آنها از 10 هزار نفر تجاوز نکند کلیه کارهای مالی شهرداری توسط شهرداری و شخصی که در معیت شهردار ذیحساب شهرداری می باشد انجام می گردد و در صورت لزوم معدودی کارمند و کمک گمارده می شوند . شهرداریهای متوسط ممکن است یک یا چند شعبه از شعب امور مالی قرار گیرد یا یک نفر رئیس شعبه برای دو یا سه کار مختلف که یک شعبه تأسیس شده انجام وظیفه نماید .
بخش دوم :
سرفصل حسابهای دفتر کل و دفتر معین
بانک پس از تهیه صورت مغایرات بانکی در پایان هر ماه این حساب به مبلغ جمع دریافتی ها و به میزان چکهای صادره و هزینه های بانکی بستانکار می شود و در صورتیکه حسابهای متعدد از طرف شهرداری در بانک افتتاح شده باشد برای هر یک از آنها یک حساب جداگانه در دفتر کل به منظور و به ترتیب فوق عمل خواهد شد .
تنخواه گردان چون ریز اقلام هزینه های پرداختی از محل تنخواه گردان در دفتر تنخواه گردان ثبت می شود فقط در ابتدای سال حساب تنخواه گردان دفتر کل نسبت به مبلغ کل تنخواه گردان بدهکار می شود و در موقع تجدید تنخواه گردان در پایان هر ماه وجه چک دریافتی به حساب هزینه ها در دفتر کل بدهکار و به حساب بانک بستانکار می شود .
بدهکاران مطالبات تحقق یافته شهرداری از اشخاص و موسسات اعم از موسسات دولتی و غیر دولتی در بدهکار این حساب منظور می شود ( طرف این حساب از لحاظ عوارض در حسابهای بامانده بستانکار ذخیره مطالبات قابل وصول است ).
مطالبات از حساب مخصوص در صورتیکه برای فعالیتهای اختصاصی یک گروه حساب جداگانه ایجاد گردد بدهی آن گروه حسابها به گروه حسابهای عمومی ، در این حساب ثبت می گردد .
درآمدهای پیش بینی شده این حساب در ابتدای سال نسبت به جمع کلّ درآمدهای مصوب در بودجه بدهکار و حساب مازاد بودجه به همان میزان بستانکار میشود . در پایان هر ماه معادل جمع درآمدهای وصولی که در دفتر معّین درآمد ثبت گردیده این حساب بستانکار و طرف آن ( حساب مازاد بودجه ) بدهکار می شود .
پیش پرداختها برای ثبت پیش پرداخت به فروشندگان یا پیمانکاران بر اساس قرار دادهای منعقده یا سفارشهایی که داده می شود به مبلغ پرداختی حساب پیش پرداخت بدهکار و به بستانکار حساب بانک منظور می گردد .
اسناد دریافتی
حسابهای عمومی ( با مانده بستانکار )
مازاد بودجه طرف این حساب درآمدهای پیش بینی شده است .
ذخیره مطالبات قابل وصول طرف این حساب در گروه حسابهای با مانده بدهکار حساب بدهکاران می باشد .
درآمدها با وصول درآمدها که قاعدتاً از طرف بانک صورت می گیرد این حساب بستانکار می شود .
پیش دریافتها این حساب در مقابل دریافتهای زودتر از موعد بستانکار می شود .
بستانکاران
اسناد پرداختی
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول آن قسمت از درآمدهای قابل وصول را که مشکوک قلمداد می گردد می توان از حساب ذخیره مطالبات قابل وصول خارج ساخته و دراین حساب منظور نمود . (در صورتیکه به طرق بازرگانی اداره گردد ).
حسابهای انتظامی دارایی های ثابت
زمین و ساختمان .
ماشین آلات و وسایل نقلیه .
اثاثه .
کار در جریان ساخت .
سرمایه گذاری برای دارایی ثابت .
حسابهای انتظامی دارایی های جاری
موجودی انبار .
سرمایه گذاری برای دارایی جاری .
دفتر معین درآمد
برای هر یک از منابع درآمد که در بودجه مصّوب شهرداری منظور گردیده است باید یک حساب در دفتر معین درآمد منظور گردد .
رعایت تفکیک عناوین منابع درآمد بر اساس فهرست طبقه بندی درآمدها که ضمیمه دستورالعمل بودجه شهرداری میباشد الزامی است .
بنا به پیشنهاد متخصصّان حسابداری و تایید مدیر امور مالی شهرداری و شهردار در صورتیکه در بعضی از شهرداریها ایجاب کند برای یک منبع درآمد ممکن است چند منبع فرعی در نظر گرفته شده و حسابهای جداگانه برای منابع فرعی مذکور در دفتر معین درآمد منظور شود .
حداقل سر فصل حساب درآمد در دفتر معین طبقات اصلی درآمد طبق فهرست طبقه بندی درآمد ها بشرح زیر است مگر اینکه بعضی از منابع مذکور مطلقاً در یک شهرداری وجود نداشته باشد .
سهمیه شهرداری از پرداختهای وزارت کشور .
عوارض توأم با مالیات وصولی در محل .
عوارض بر ساختمانها و اراضی .
عوارض بر ارتباطات و حمل و نقل .
عوارض بر پروانه های کسب و فروش و تفریحات .
درآمدهای حاصل از فروش و درآمدهای وصولی در مقابل خدمات .
درآمد تأسیسات شهرداری و جرائم تخلفات .
درآمدهای حاصل از وجوه و اموال شهرداری .
کمکهای بلاعوض و هدایا و وامها و استفاده از موجودیهای نقدی دوره قبل .
دفتر معین هزینه
برای هر یک از قالبهای بودجه یک حساب انتظامی و برای هر یک از
فصول چهارگانه آنها( هزینه های پرسنلی اداری سرمایه ای انتقالی ) یک حساب جداگانه در دفتر معین هزینه منظور می گردد و جمع اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه در پایان هرماه در دفتر معین هزینه ثبت می شود .
جمع اقلام هزینه های ثبت شده در دفتر معین ماهی یک بار رسیدگی و کنترل شده به دفتر کل منتقل و ثبت می گردد .
بنا به تشخیص متخصصان حسابداری و تأیید مدیر امور مالی شهرداری و شهردار ممکن است علاوه بر سر فصل حسابهای فوق الذکر سر فصلهای دیگری نیز برای ثبت حساب هزینه ها بر اساس مواد هزینه داخل در هر یک از فصول چهارگانه هزینه برای مجموع هزینه های شهرداری یا مجموع هزینه های هر یک از وظائف یا برنامه ها با فعالیتها و یا قالبهای بودجه ای در دفتر معین هزینه منظور شود .
در شهرداریهای بزرگ و متوسط در صورتیکه از کامپیوتر در نگهداری حسابهای شهرداری استفاده شود این حسابها باید با تفکیک مواد هزینه و حتی اجزاء آن و بر اساس فصول چهارگانه هزینه ها در قالبهای بودجه ای هر یک از قالبهای وظایف برنامه ها و فعالیتها تنظیم گردد .
تفکیک وظایف و برنامه ها و فعالیتها که مبنای نگهداری حساب هزینه بر اساس آنها خواهد بود تابع فهرست طبقه بندی ضمیمه دستورالعمل طرح و تنظیم برنامه 5 ساله عملیات نوسازی و عمران اصلاحات شهری در شهرداریها می باشد .
حداقل سرفصل حسابهای هزینه دردفتر معین فصول چهارگانه هزینه ها برای هر یک از قالبها بودجه ای که بر اساس تفکیک وظایف و برنامه ها و فعالیتها و طرحها تنظیم می گردد به شرح زیر خواهد بود :
فصل اول هزینه های پرسنلی .
فصل دوم هزینه های اداری .
فصل سوم هزینه های سرمایه ای.
فصل چهارم هزینه های انتقالی .
در اسناد و اوراق فرمها و دفاتر مالی مربوط به هزینه ها ذکر شماره قراردادی وظیفه و برنامه و فعالیت قبل از شماره قراردادی هزینه الزامی است و با این ترتیب که هزینه ها 7 رقمی خواهد بود که با سه رقم اول سمت چپ نماینده فعالیت و برنامه و وظیفه و چهار رقم سمت راست که با علامت ( ) از سه رقم سمت چپ جدا می شود نشان دهنده فصول چهارگانه مواد هزینه و عنداللزوم مواد هزینه می باشد .
بخش سوم :
حسابداری اموال
با توجه به اینکه طبق ماده 45 آئین نامه مالی شهرداریها اموال شهرداری بر دو نوع اموال عمومی و اموال اختصاصی تقسیم گردیده و در مورد اموال عمومی شهر وظیفه شهرداری حفاظت و آماده و مهیا ساختن آن برای استفاده عموم و جلوگیری از تجاوز اشخاص نسبت به آنها است عمل حسابداری و ثبت در دفاتر حساب در مورد این دسته از اموال مصداق نخواهد داشت .
وظیفه واحدهای سازمانی تابعه شهرداری درمورد آمار گیری و صورت برداری از اموال عمومی شهر در دستوالعمل اموال شهرداریها مقرر شده است .
اداره امور اموال شهرداری
در مورد اداره امر اموال شهرداری ( منقول و غیر منقول ) و تهیه کارت اموال برای هر یک از دو نوع منقول و غیر منقول و صورت برداری و کنترل آنها و طرز عمل در دستوالعمل اموال شهرداری مقرر شده است .
در شهرداریهای کوچک و متوسط که برای اموال شعبه خاصی وجود ندارد وظائف مربوط به عهده حسابداری می باشد .
ثبت اموال در دفاتر
کلیه اموال منقول و غیر منقول شهرداری که در موقع تصویب این دستورالعمل در مالکیت هر شهرداری است باید صورت برداری شده برای هر یک از آنها کارت مشخصات تنظیم و در صورتی که قیمت خرید یا قیمت تمام شده آنها مشخص نباشد به قیمت روز ارزیابی و در کارتها درج و به ترتیب طبقه بندی ضمیمه دستوالعمل اموال در دفاتر معین اموال غیر منقول و دفتر معین اموال منقول که نمونه آنها ضمیمه دستورالعمل مربوط می باشد به ثبت برسد و خلاصه آن به حساب مربوط در دفتر کل منتقل شود .
در مورد اموالی که در آینده خریداری یا به هر ترتیب به مالکیت شهرداری در آید کارت اموال تهیه و به قیمت خرید یا قیمت تمام شده یا قیمت ارزیابی دردفاتر مربوطه ثبت شود .
پس از مشخص شدن قیمت کلیه اموال به طرق فوق و جمع کل آنها به حساب دارائی ثابت بدهکار و حساب سرمایه گذاری در دارائی ثابت معادل همان مبلغ بستانکار می شود و به تدریج که اموال جدیدی خریداری و یا به تصرف شهرداری در می آید به طریق فوق عمل می شود .
در صورتیکه در پایان دوره مالی و در موقع بستن حساب ها تعدادی از دارائیهای ثابت در دست انجام و یا در شرف تکمیل باشد قیمت تمام شده تا آن تاریخ در حساب بدهکار کارهای دردست انجام و بستانکار حساب سرمایه گذاری در دارائیهای ثابت ثبت و منظور گردد .
پس از تکمیل کار حساب دارائی مربوط نسبت به قیمت تمام شده کل بدهکار و حساب کارهای در دست انجام به مانده خود بستانکار گردیده و این دو قلم در حساب سرمایه گذاری در دارائیهای ثابت ثبت میشود .
تهیه گزارش سالانه اموال و ثبت آنها در دفاتر
در پایان هر سال دو گزارش در مورد اموال تنظیم می شود :
الف صورت کامل اموال موجود در پایان سال
ب گزارش تغییرات اموال در طول سال شامل موجودیهای آغاز سال به اضافه اموال اضافه شده یا کسر اموالی که اسقاط یا فروخته و یا خارج شده است .
نتیجه صورتهای مذکور در حسابهای اموال دردفتر کل و دفاتر معین اموال به ثبت می رسد و ضمیمه گزارش سالانه وضع مالی شهرداری همراه با تفریق بودجه و ترازنامه جهت بررسی و تصویب انجمن شهر تسلیم می گردد.
استهلاک اموال
نگهداری و ثبت حساب استهلاک اموال در مورد شهرداریها جز در مورد واحدهای تابعه شهرداری که ممکن است به صورت انتفاعی عمل کنند و قیمت تمام شده برای آنها مورد پیدا کند ضرورت نخواهد داشت .
در مواردی که هزینه هائی در بعضی از عملیات ضرورت داشته باشد از حساب استهلاک اموال طبق آئین نامه استهلاک مورد عمل وزارت دارائی تنظیم و محاسبه می شود .
بخش چهارم :
سازمان و طرز گردش کار حسابرسی در شهرداریها
1 انتخاب مدیر مالی یا رئیس حسابداری :
چون طبق ماده 79 اصلاحی قانون شهرداری و ماده 26 آئین نامه مالی شهرداریها مدیر امور مالی یا رئیس حسابداری ( بر اساس تشکیلات شهرداری مربوط ) در معیت شهردار ذیحساب و مسئول حسن گردش کار مالی شهرداری می باشد شهردار مجاز نخواهد بود نامبرده را بدون جلب نظر و موافقت انجمن منصوب یا تغییر دهد .
2 انتخاب حسابرس داخلی :
در شهرداریهایی که جمعیت شهری کمتر از یک صد هزار نفر می باشد تعیین حسابرس داخلی الزامی است . حسابرس داخلی با تصویب انجمن شهر و تأیید شورای استخدامی شهرداریها انتخاب می گردد . در شهرداریهایی که جمعیت آنها بیش از یک صد هزار نفر باشد حسابرسی داخلی به صورت یک واحد سازمانی مرکب از تعداد کافی کارمند تشکیل می گردد .
3 تشکیل گروه حسابداران متخصص :
در آن تعدادی از استانها و فرمانداریهای کل که وضع حوزه استان یا فرمانداری کل ایجاب کند وزارت کشور اقدام به تشکیل یک گروه حسابدار متخصص برای انجام حسابرسی های داخلی شهرداریها و سازمانهای تابعه و
وابسته در تمام یا تعدادی از شهرداریهای آن حوزه خواهد نمود .
4 واحد حسابرسی شهرداریها در وزارت کشور :
در اجرای مواد 62 و 79 قانون شهرداری از تاریخ تصویب این دستورالعمل واحد حسابرسی وزارت کشور عهده دار وظایف زیر خواهد بود:
الف راهنمائی شهرداریها در اجرای مفاد این دستورالعمل و کیفیت تعیین حسابرسیهای داخلی و طرز انجام وظایف مربوط توسط آنها .
ب تأمین تشکیل گروه های حسابرسی داخلی در استانها و فرمانداریهای کل و تقویت کادر گروههای مذکور .
ج هماهنگ کردن فعالیتهای حسابرسی قبل از خرج و بعد از خرج در کلیه شهرداریهای کشور .
د راهنمائی و مراقبت در جلوگیری از تخلفات حسابداری مالی و راهنماوی در تعقیب و مجازات متخلفین .
ه جمع آوری آمارهای مالی شهرداریها و بررسی و تجزیه و تحلیل آنها و تنظیم جداول آماری مالی از شهرداریهای سراسر کشور .
و انجام مطالعات و اقدامات لازم به منظور اصلاح و تکمیل کار حسابرسی در شهرداریها .