دانلود مقاله نظام ارزیابی عملکرد نیروی انسانی در سازمان

مقدمه مردم بدون اینکه خود متوجه باشند، به طور مداوم به ارزشیابی امور مشغول هستند.

آنها در مورد پدیده های اطراف خود اظهار نظر و داوری می کنند.

به عنوان مثال: چه کارمند وقت شناسی؟

چه بازیکن ماهری؟

البته اینگونه ارزیابی ها بر اساس اطلاعات محدود صورت می گیرد.

مدیران برای تحقق اهداف سازمانی باید ارزیابی دقیق تر و کاملتری از کار خویش و عملکرد کارکنان به عمل آورند.

ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد در تعالیم اسلامی 1.سوره ملک آیه 3: خدایی که مرگ و زندگانی را آفرید که شما بندگان را بیازماید تا کدام نیکوکارتر و خلوص اعمال بیشتر است و او مقتدر و آمرزنده گناه بندگان است.

2.فرازی از نامه حضرت علی (ع) به مالک اشتر: نباید نیکوکار و بدکار نزد تو به یک پایه باشند که آن، نیکوکاران را از نیکی کردن بی رغبت می سازد و بدکاران را به بدی کردن وادارد، هر یک از ایشان را به آنچه گزیده، جزا ده.

تعریف ارزیابی عملکرد(1) به منظور درک صحیح هر پدیده یا موضوع، لازم است آن پدیده تعریف و برداشت و فهم مشترک حاصل شود.

موضوع ارزیابی عملکرد از این قاعده مستثنی نیست.

در ادامه تعاریف رایج از نظر برخی صاحبنظران این رشته مطرح و در نهایت تعریف مورد نظر ارائه خواهد شد.

ارزیابی عملکرد، فرایندی است که به وسیله آن کار کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی مورد بررسی و سنجش قرار می‌گیرد.

محقق دیگر ارزیابی عملکرد را به عنوان مرور و توصیف نظام‌مند عملکرد فرد در شغل مورد نظر تعریف می‌کند.

از نظر وردر و دیوس ارزیابی عملکرد فرایندی است که عملکرد شاغل با آن اندازه‌گیری می‌شود و هنگامی که درست انجام شود کارکنان، سرپرستان، مدیران و در نهایت سازمان از آن بهره‌مند خواهد شد.

کاسیو ارزیابی عملکرد را توصیف نظامدار نقاط قوت و ضعف عملکرد فرد یا گروه در رابطه با اجرای وظایف محوله تعریف می کند.

واژه فرایند در تعاریف بالا بر مجموعه‌ای از اقدامات با ترتیب و توالی خاص به منظور تحقق اهداف دلالت دارد.

به عبارت دیگر نظام‌مند بودن تمامی فعالیتها در فرایند ارزیابی منجر به اثر بخشی نظام ارزیابی می‌شود.

شکل صفحه بعد نشانگر فرایند عمومی ارزیابی است.

ارزیابی کننده ارزیابی شونده نتایج (پیامدها) روش(های) ارزیابی با توجه به توضیحات بالا تعریف مورد نظر به شرح زیر ارائه می شود: به فرایند سنجش واندازه‌گیری عملکرد شاغل در دوره‌ای مشخص، به گونه‌ای که انتظارات و شاخصهای مورد قضاوت برای ارزیابی شونده شفاف و مشخص و به او ابلاغ شده باشد ]توافق شده باشد[، ارزیابی عملکرد اطلاق می‌شود.

نگاه به ارزیابی به عنوان فرایند و جریان مستمر، روشن و شفاف بودن انتظارات و ابلاغ آنها پیش از ارزیابی به ارزیابی شونده از نکات برجسته این تعریف است.

لازم به ذکر است استنباط و مراد از ارزیابی عملکرد این مقاله تعریف بالاست.

هدفهای ارزیابی عملکرد(2) هدف اصلی ارزیابی عملکرد عبارتست از ارائه اطلاعات صحیح و دقیق درباره عملکرد شغلی اعضا سازمان.

هر چه این اطلاعات دقیق‌تر و موثق‌تر باشد ارزش بالقوه آن برای سازمان بیشتر است به بیان دیگر هدف ارزیابی عملکرد، شناسایی میزان اثربخشی و کارآمدی کارکنان سازمانی به وسیله ایجاد و توسعه اطلاعات حیاتی منابع انسانی است.

ارزیابی عملکرد نه تنها اطلاعات معتبر و صحیح در اختیار مدیران قرار می‌دهد بلکه اطلاعات مناسبی هم در اختیار کارکنان قرار می‌دهد.

آنان نسبت به عملکرد و رفتارهای شغلی خود آگاه می‌شوند و به نقاط قوت و ضعف عملکردی خود پی می‌برند.

این اطلاعات پایه مناسبی برای اصلاح و بهبود رفتارای شغلی و رشد و پرورش شخصیت کارکنان خواهد بود.

علاوه بر بهبودی عماکرد کارکنان، موجب بهبودی کیفیت محصولات و خدمات سازمان و در نهایت رضایت مشتری و تضمین منافع سهامداران خواهد شد.

به طور کلی هدفهای ارزیابی عملکرد را می‌توان به شرح ذیل دسته‌بندی کرد: پاداش‌دهی و ایجاد انگیزه در افراد؛تعیین بازدهی، کارآیی و اثربخشی کار؛طرح‌ریزی تمهیداتی برای آموزش و بهسازی منابع انسانی؛برنامه‌ریزی نیروی انسانی؛اقدامات پرسنلی مانند کارمندیابی، انتخاب و انتصاب؛طبقه‌بندی عادلانه کارکنان؛شناسایی استعدادهای فردی و رشد شخصیت کارکنان؛تشویق و تنبیه.

فواید ارزیابی عملکرد کارکنان(3) در صورت تحقق هدفهای ارزیابی عملکرد، فواید و منافع ذیل را برای سازمان و کارکنان به دنبال خواهد داشت: 1.

ایجاد رغبت و میل به کار و پیدایش احساس امنیت در کارکنان؛ 2.

اعمال کنترل صحیح و ایجاد معیارهای اصولی برای انجام کار که باعث هوشیاری مسئولان و تعیین میزان کیفیت و کمیتی از یک کار که برای سازمان قابل قبول است می‌گردد؛ 3.

ایجاد زمینه برای تعالی و پیشرفت کارکنان مستعد.

4.کاهش نارضایتی و شکایات ناشی از تبعیض‌های غیراصولی و یا غیر عمدی؛ 5.

تطبیق هرچه بیشتر شرایط فکری، روحی و جسمی کارکنان با شغلشان از طریق شناخت و اندازه‌گیری نقاط قوت و ضعف آنان؛ 6.

برآورد کمی و کیفی نیروی انسانی در جهت تامین نیازهای سازمان؛ 7.

استعدادیابی و علاقه‌مند کردن افراد ساعی وکار؛ 8.

جهت‌دارشدن برنامه‌های آموزشی؛ 9.

خود شناسی (آگاهی از نقاط قوت و ضعف عملکرد خویش)؛ 10.

تعیین اعتبار و اصلاح معیارهای استخدامی؛ 11.

آگاهی سرپرست یا مدیر از عملکرد کارکنان زیردست و همچنین آگاهی زیردست از نظریه مقام مافوق نسبت به عملکرد خویش؛ 12.

دستیابی به نحوه پراکندگی کیفی و کمی بازدهی، کارآیی و کارآمدی نیروی انسانی سازمانی؛ 13.

بهبودی ارتباطات سازمانی و ایجاد جو روابط انسانی مطلوب؛ 14.

شناخت هنجارها و ناهنجاریهای رفتاری در سازمان؛ 15.

به حداقل رساندن تنشها، تعارضات و اصطکاکهای بین مدیران و کارکنان.

دستیابی به هدفها، منافع و فواید ارزیابی کارکنان مستلزم داشتن طرح و برنامه‌ ارزیابی است؛ طرحی که بتواند اطلاعات درستی به دست دهد؛ مبنای سالمی برای تصمیمات مدیریت سازمان درباره حقوق، پاداشها، ترفیعات و نظایر آن عرضه کند؛ نقاط قوت و ضعف کارکنان را آشکار سازد و فرایند انگیزش و بهسازی کارکنان را تسهیل بخشد.

کارکردهای ارزیابی عملکرد(4) وردرودیوس معتقدند نظام ارزیابی عملکرد می‌تواند اثربخشی نظامهای آموزش، استخدام و انتخاب، اجتماعی‌سازی و دیگر فعالیتهای مدیریتی را مشخص و مدیران عالی سازمان را از میزان تحقق اهداف آگاه و مطلع کند.

آنها به صورت خلاصه، پیامدهای (کارکردهای) نظام ارزیابی عملکرد را تحت عناوین: بهبود عملکرد، اجرای تعدیلات در نظام پرداخت، تعیین نیازهای آموزشی، برنامه‌ریری مسیر شغلی بازنگری و ارزیابی سیاستهای منابع انسانی، بازخورد به افراد در خصوص عملکرد آنها و چگونگی بهبود آن، اخذ تصمیمات مربوط به انتصاب، جایگزینی، ارتقا، تنزیل و… طبقه‌بندی می کنند.

هاروی و بوین اهداف و مقاصد ارزیابی عملکرد را تحت عناوین برقراری نظام حقوق و دستمزد بهینه، بهبود عملکرد، ارزیابی در خصوص تصمیمات مربوط به انتخاب و انتصاب و اخراج و تنزیل و ارتقاء و… ابزاری برای رشد و توسعه نیروی انسانی طبقه بندی می‌کنند.

اساساً دو دسته پیامدهای اساسی را می توان برای نظام ارزیابی عملکرد شناسایی کرد.

دسته اول کارکردهایی که نگاه آن به گذشته است و در واقع ناشی از قضاوت ارزیابی‌کننده می باشد.

دسته دوم مقاصدی که نگاه آن معطوف به آینده می‌باشد و رشد و توسعه نیروی انسانی را هدف اساسی خود از ارزیابی عملکرد، قرار داده است.

مطالعات حاکی از آن است که در دوره معاصر رشد، بهبود و توسعه ارزیابی شوندگان از مقاصد عمده‌ای است که مدیران و ارزیابی‌‌کنندگان دنبال می‌کنند.

در مطالعه گسترده از 256 شرکت که در آنها نظام ارزیابی اجرا می‌شد.

اولویتهای استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد به شرح جدول ذیل استخراج شده است: رتبه بندی کارکردهای ارزیابی در 256 شرکت رتبه کارکردهای ارزیابی 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 افزایش شایستگی ارائه بازخورد/ مشاوره شغلی ارتقاء خاتمه خدمت تشخیص توان بالقوه عملکرد برنامه ریزی جایگزینی برنامه ریزی مسیر شغلی انتقال برنامه ریزی نیروی انسانی اعطای پاداش توسعه و ارزیابی برنامه های آموزش بهبود ارتباطات داخلی معیاری برای تعیین اعتبار روشهای انتخاب کنترل هزینه برداشت مهم از کارکردهای ارزیابی تغییر سمت و سو ارزیابی از قضاوت و امتیازدهی براساس دیدگاه سلسله مراتبی (یا از بالا به پایین) به کمک، مشاوره و ارائه خدمات به ارزیابی شونده به منظور بهبود و افزایش توانایی است.

طبیعی است این تغییر دیدگاهسایر نظام فرعی مرتبط با مدیریت را تحت تأثیر مثبت قرار می‌دهد.

ارزیابان به عنوان افراد نامحرمی که فقط به دنبال شناسایی نقاط ضعف می‌باشند؛ تلقی نمی‌شوند.

به عکس آنها به عنوان مددکاران و مربیانی شناخته می‌شوند که به دنبال بهبود توانایی ارزیابی شوند‌گان هستند.

این دیدگاه تعامل موثر در سازمان را فراهم می نماید که این تعامل موثر به نوبه خود، تحقق اهداف سازمانی را آسان می‌کند.

ویژگیهای نظام ارزیابی اثربخش(5) موفقیت و مطلوبیت هر نظام وابسته به وجود خواص و ویژگیهای مطلوب در اجزای آن است.

اجزای اصلی نظام ارزیابی مشتمل بر معیارها، شاخصها، روشها، موقعیت زمانی و مکانی و اهداف است.

برناردین در مطالعه خود به ویژگیهای چهارگانه اشاره دارد.

او معتقد است وجود ویژگیهایی از قبیل رعایت موارد قانونی در روشهای اجرای ارزیابی، محتوی، مستندسازی و ثبت و ضبط سوابق، تبحر و تخصص در نظام ارزیابان عملکرد باعث اثربخشی آن نظام می‌شود.

در ادامه به صورت خلاصه هر یک از موارد بالا توضیح داده می‌شود: 1.

رعایت موارد قانونی در روشهای انجام ارزیابی: این ویژگی به نکاتی اشاره دارد که لازم است در ارزیابی مدنظر قرار گیرد که عبارت است از: 1- 1.استاندارد‌بودن روش ارزیابی 2- 1.

همسان‌بودن شیوه‌ای ارزیابی در مورد مشاغل یکسان 3- 1.

ابلاغ انتظارات در قالب استانداردها به کارکنان و توافق روی آنها 4- 1.

ایجاد فرصت به کارکنان در خصوص بازنگری به عملکرد خود 5- 1.

وجود دستورالعملهای مکتوب برای اجرای ارزیابی 2.

محتوی: این ویژگی به ماهیت و محتوی ارزیابی اشاره دارد که لازم است در فرایند ارزیابی مدنظر قرار گیرد؛ و برخی از آنها شامل: 1- 2.

ارزیابی مبتنی بر تجزیه و تحلیل شغل باشد.

2- 2.

در هنگام ارزیابی خصوصیات ارزیابی‌شونده بر نحوه ارزیابی غلبه نکند.

3- 2.

اهداف مورد حصول روشن، واضح، قابل اندازه‌گیری و مرتبط با شغل باشد.

4- 2.

زمینه مساعد برای اجرای ارزیابی در سازمان فراهم شود.

5- 2.

دوره ارزیابی معقول باشد.

3.

مستندسازی: با توجه به محدودیت ذهن در نگهداری اطلاعات و نتایج مربوط به ارزیابی، لازم است نظام ارزیابی به گونه‌ای باشد که وقایع، فرایند و مسائل مطروحه در ارزیابی اعم از پیش، حین و پس از ارزیابی ثبت و ضبط شود.

علیرغم تهاجم غیر منصفانه به مستندسازی در قالب بورکراسی و کاغذبازی به نظر می‌رسد مزایای مستندسازی به مراتب بیش از محدودیتهای آن است.

4.

تبحر و تخصص ارزیابان: نظام مطلوب همیشه کفایت نمی‌کند، بلکه وجود مجریان خوب ضمانت‌کننده مطلوبیت آن است.

برای اجرای ارزیابی اثربخش لازم است ارزیابان خبره و مدبر اجرای آن را عهده‌دار باشند.

بدین منظور: 1- 4.

ارزیابان در خصوص نحوه ارزیابی آموزش ببینند.

2- 4.

از ارزیابان متعدد استفاده شود.

3- 4.

زمینه لازم برای دسترسی به اطلاعات دست اول برای ارزیابان در سازمان فراهم شود.

براساس مطالعه دیگری که انجام شده وجود خصوصیات پنجگانه زیر در ارزیابی عملکرد باعث موفقیت و اثربخشی آن است که عبارتند از: الف) روشن و صریح بودن معیارها: بدین معنی که معیارها و شاخصهای مورد ارزیابی دقیق، روشن و به دور از هرگونه ابهام و به صورت قابل درک برای ارزیابی شوندگان باشد.

ب) قابل اندازه‌گیری: منظور عملکرد براساس شاخصهای طراحی شده قابل اندازه‌گیری و قضاوت باشد.

از مشکلات نظامهای ارزیابی رایج، این است که شفاف و دقیق صحبت‌کردن در مورد عملکرد افراد همیشه میسر نمی‌باشد.

برای رفع مشکل انتخاب شاخصهای قابل اندازه‌گیری بخصوص به صورت کمی ضروری است.

ج) قابل حصول‌بودن: بدین معنی که اهداف و انتظارات در زمان مورد نظر قابل حصول باشد.

بر اساس مطالعات زمانی فرد بیشترین انگیزه را برای تلاش، از خود بروز می‌دهد که اهداف صعب‌الوصول یا سهل‌الوصول نباشد به عبارت دیگر اهداف بنسبت قابل حصول باشد.

معمولاً اهداف در نظامهای ارزیابی عملکرد، به صورت استانداردها مطرح می‌شود که استانداردها در واقع ترجمان کمی استراتژیهای سازمان است.

د) معطوف به نتیجه بودن: به هرحال همیشه فرجامها و پایانها مبنا را برای قضاوت فراهم می سازند.

البته این امر به معنی نادیده گرفتن فرایند در ارزیابی نیست: لکن به منظور دقیقتر، نتایج بایستی مورد قضاوت قرار گیرد.

ه) معطوف به زمان بودن: بدین معنی که اجرای ارزیابی در ظرف زمان، معنی پیدا می‌کند.

بنابراین دوره ارزیابی از مواردی است که همواره باید مدنظر باشد.

فرآیند ارزیابی عملکرد(6) فرآیند ارزیابی عملکرد را در شکل مشاهده می کنید.

مراحل اجرای ارزیابی(7) به منظور اجرای ارزیابی موثر، الگوهای مختلفی ارائه شده است.

الگوی فریس از حیث بیان مهارتها و دانشهای مورد نیاز برای هر مرحله، به صورت مفهومی و عملی جالب است؛ و ابزار سودمندی را در اختیار ارزیابی کنندگان قرار می‌دهد.

الگوی او به شرح شکل 1 است.

فریس در مدل فرایندی خود، مهارتها، دانش، اقدامات و اطلاعات مرتبط با هر مرحله را که لازم است در ارزیابی مدنظر قرار گیرد بیان می‌کند.

نظریه های ارزیابی (8) نظریه های موجود در ارزیابی را می توان در قالب سه نظریه کلی زیر دسته بندی کرد: نظریه اول طبق این نظریه بهترین روش ارزیابی عملکرد، اندازه گیری مستقیم کاری است که در شغل مربوطه لنجام می گیرد.

(ارزیابی مستقیم عملکرد) چنین ارزیابی هایی منجر به تشخیص شایستگی گردیده و معیار کاملاً عینی جهت جبران تلاش و خدمت بوجود می آورد.

یعنی سنجش دقیق و عینی عملکرد نظریه دوم طرفداران این نظریه معتقدند به علت جمعی بودن انجام بسیاری از کارها، ارزیابی انفرادی کارکنان بسیار دشوار و در بعضی موارد غیرممکن است از طرف دیگر نتیجه خیلی از کارها آنچنان غیرملموس است که نمی توان آن را اندازه گیری کرد.

بنابراین ارزیابی مشخصات کارکنان را به اندازه گیری محصول آنها ترجیح می دهند.

آنها ادعا می کنند اشخاص با صفات پسندیده ای چون تقوا/ وظیفه شناسی/ دانش/ مهارت و کاردانی مسلماً در حد توان خود در انجام وظایف کوشا خواهند بود.

بنابراین باید صفات و ویژگیهای اشخاص را شناخت و بر مبنای آن ارزش کار آنها را مشخص کرد.

نظریه سوم در این نظریه ارزیابی فرایند یا نحوه انجام وظیفه افراد است.

زیرا همانگونه که در فلسفه TQM مطرح گردیده نظم و ثبات رویه در فرایند کار منجر به دستیابی نتایج یکسان می گردد که خود یک نوع تعریف از کیفیت است.

نگاهی نوین به ارزیابی(9) در این بخش نظام ارزیابی عملکرد از منظری دیگر مورد دقت قرار می‌گیرد.

این مناظر شامل فلسفه، محتوی (چگونگی) و کارکردهای ارزیابی است.

قابل ذکر آن‌که، این سه بعد بر روی هم نظام ارزیابی را شکل می دهند و این تقسیم به منظور آسانی در فهم موضوع است.

در ادامه، آنها به صورت خلاصه توضیح داده می‌شود: الف) فلسفه ارزیابی در اینجا مقصود از فلسفه، علت چرایی نیست؛ بلکه جهت‌گیری عمده و اساس نظام ارزیابی را مورد کنکاش قرار می‌دهد.

در گذشته اساساً جهت‌گیری ارزیابی معطوف به قضاوت در خصوص عملکرد ارزیابی شونده بوده است.

طبیعی است در مقام قضاوت با مشاهده نقص یا کاستی در عملکرد فرد او فراخوانده می‌شود و سپس اقدامات لازم به منظور بهبود عملکرد وی تجویز می‌گردد.

در دیدگاه نوین، جهت‌گیری اولیه به رشد و توسعه ارزیابی معطوف است.

ارزیابی از حالت مچگیری، به کمک و مشاوره شغلی تغییر حالت می‌یابد.

در سطوح مختلف اعم از مدیران، سرپرستان و کارکنان رده پایین احساس مثبتی نسبت به ارزیابی ایجاد می‌شود.

این نگرش مثبت، به ایجاد بستر مناسب برای اجرای نظام ارزیابی و در نهایت پذیرش آن، منجر می‌شود؛ و در نهایتاً اثربخشی نظام ارزیابی را به همراه دارد.

تاکید این نکته لازم است که به منظور افزایش اثربخشی نظام ارزیابی عملکرد، مقامات عالی سازمانها بایستی چرخش به سمت دیدگاه دوم را در دستور کار خود قرار دهند.

به جرأت می‌توان ادعا کرد چنانکه نظام ارزیابی دقیق و منصفانه و به طور کلی اثربخشی در سازمان ساری و جاری شود: بسیاری از مشکلات فراروی سازمان حل یا از شدت آنها کاسته می‌شود.

دیدگاه نوین به ارزیابی، می‌تواند تحرک عمومی در سازمان برای اجرای ارزیابی را آسان کند.

در مطالعه انجام شده، چگونگی فرایندهای ارزیابی براساس این دو نگرش در ابعاد مختلف را به صورت جدول زیر نشان می‌دهد.

مطالعه مذکور تأییدی بر مطالب بالا است.

ویژگیهای دیدگاههای مورد نظر در ارزیابی ملاحظه می‌شود که نقشهای ارزیابی‌کننده، اهداف، استانداردها و دوره ارزیابی و برخی موارد دیگر، در این دو دیدگاه از تفاوت قابل ملاحظه‌ای برخوردار است.

دیدگاه معطوف به رشد و قضاوت بستر مناسب و بهتری را برای یادگیری سازمانی که یکی از ویژگیهای سازمانهای اثربخش می‌باشد، فراهم می‌سازد.

ب) محتوای ارزیابی در نگرش جدید محتوی و عناصر نظام ارزیابی عملکرد برخلاف روشهای سنتی ثابت و دایم نیستند.

الگوی ارزیابی مورد نظر که با توجه به شرایط محیطی، تکنولوژی، اندازه، چرخه عمر و اهداف و استراتژیهای سازمان مولفه‌ها، عناصر و شاخصهای متغیر می‌باشد.

تحت عنوان «سنجش (ارزیابی) اقتضایی متعادل» نامگذاری شده است.

به عنوان مثال در واحدهای تولیدی معمولاً ارزیابی عملکرد براساس شاخصهای مالی صورت می‌گیرد.

اما امروزه این تردید وجود دارد که شاخصهای مالی بتواند ترجمان مناسبی از عملکرد سازمان باشد.

دیگر اینکه شاخصهای مالی نمی توانند به تنهایی نشان دهند که مدیریت تا چه حد فضای مناسب را برای توفیق سازمان از طریق نوآوری در فرایند و محصول رضامندی مشتریان و ارتقای سطح نیروی انسانی و غیره فراهم کرده است.

جنبه دیگر اقتضایی بودن الگوست.

که براساس آن الگوی ثابتی برای ارزیابی نمی‌توان تجویز کرد.

از مشکلات نظام ارزیابی، وجود روشهای عام و فراگیر با شاخصهای تقریباً ثابت است، در حالی‌که می‌دانیم سازمانها از نظر شرایط محیطی روشهای انجام کار، اندازه، چرخه عمر و اهداف و استراتژیها از تنوع برخوردارند، از این‌رو برای پدیده‌های متنوع نمی‌توان الگوی ثابتی را ارائه کرد.

در الگوی مورد بحث که در ذیل چهارچوب مفهومی آن معرفی شده، برحل و رفع چنین مشکلاتی تأکید شده است.

شایان ذکر است در الگوی پیشنهادی با بیان فرضی چهار حیطه اصلی، که سازمان قصد پیشروی و تحقق اهداف مورد نظر در آن حیطه را دارد، مطرح شده است.

پس از تعیین حیطه‌ها برای هر حیطه اقدام به تبیین هدفهای جزئی‌تر و در نهایت شاخصهای اندازه‌گیری عملکرد ارائه می‌شود.

بدیهی است اطلاق اقتضا به الگوی مورد بحث اشاره به تنوع‌پذیری حیطه‌ها از نظر ماهیت و تعداد آنها و همچنین اهداف جزیی و شاخصها دارد.

کشش‌پذیری الگو موید اقتضایی‌بودن آن است.

با این توضیح الگو به شرح زیر معرفی می‌شود: از حیث کارکردی روش سنجش اقتضایی متوازن دارای امتیازاتی است، که بیان محاسن این روش ضمن اشاره به کارکردهای این نظام، در قالب امتیازات آن مطرح می‌شود؛ که اعم آنها به شرح زیر است: 1.

ارزیابی عملکرد در این روش ابزاری برای عملی‌کردن استراتژیهای سازمان می‌باشد.

در واقع نگرش جدید حاوی این پیام است که ارزیابی عملکرد وسیله‌ای برای مطمئن ساختن مقامات عالی سازمان در خصوص اجرای استراتژیهای سازمان می‌باشد.

2.

تبدیل استراتژیها به اهداف عملیاتی مشخص که در نهایت منجر به شاخصهای روشن و صریح برای ارزیابی عملکرد می‌شود، از دیگر نقاط قوت این روش است.

وسیله‌ای برای تأکید و تمرکز سازمان در خصوص فعالیتهای است که به منظور بهبود عملکرد باید اجرا شود.

این امکان را به دست می‌دهد که اهداف و معیارهای ارزیابی کلان سازمان را برای بخشها و واحدهای مختلف به صورت عملیاتی و ویژه متناسب با هدفهای هر بخش به کارکنان و مدیران منتقل کرد.

5.

متوازن یا متعادل‌بودن الگو باعث می شود حیطه یا بخشهایی که برای سازمان اولویت مهمتری دارند به آنها وزن بیشتری داده شود و در نهایت تحقق اهداف سازمانی را آسان کند.

اهمیت تدوین شاخصها در سیستم ارزیابی(10) امروزه سازمانها در راستای رشد و ارتقای پرسنل خود فعالیتهای مشخصی را دنبال و وظیفه اصلی منابع انسانی را بیشتر در قالب فرایندها تعریف می‌کنند.

فرایندهای مختلفی که هر کدام تاثیر زیادی در توسعه و بهبود منابع انسانی دارند.

از عمده زیر فرایندهایی که در داخل فرایند مدیریت منابع انسانی می‌توان گنجاند عبارتند از: فرایند نظام حقوق و مزایا، فرایند جذی، تامین و تعدیل نیروی انسانی، فرایند آموزش و بهسازی، فرایند نگهداری و بالاخره فرایند به کارگیری نیروی انسانی که هر کدام از این فرایندها خود دارای ورودی، خروجیهای خاص و همچنین زیر فرایندهای دیگری هستند که در نهایت خروجی همه این فرایندها می تواند نیروی انسانی ماهر و بهره‌ور، فرهنگ‌سازی، ساختار نیروی انسانی، منافع فرد، سازمان، جامعه، آئین‌نامه‌ها و مقررات مربوطه و رضایت پرسنل سازمان باشد (شکل صفحه بعد) فرایند مدیریت منابع انسانی اولویت سازمانهای کنونی، تعیین هرچه مطلوب‌تر شاخصهای مورد ارزیابی و دقت در تخصیص امتیاز به آنهاست.

در تلاش برای ربودن گوی سبقت سازمانها با بهره‌گیری از مشاوران زبده این کار به تعریف شاخصهای فرد، واحد و سازمان می پردازند که البته با نگرش کنونی که به شکل فرایندی است اصرار بر این است که شاخصهای واحد حذف شده وبا توجه به تعریف فرایندها در داخل سازمان، برای هر فرایند معیارهای ارزیابی تعریف شود.

شاخصهای ارزیابی فردی: در تعیین شاخصهای فرد برای سطوح مختلف سازمان اعم از کارگر، کارمند، کارشناس، رئیس، سرپرست و مدیر شاخصهایی تعیین می‌شود که تعدادی از آنها به شکل عمومی برای همه سطوح کاربرد دارد و یک‌سری از این شاخصها مربوط به آن پست خاص از سازمان است که فرد در آن قرار دارد.

جدول شماره 1 دربرگیرنده مثالهایی از شاخصهای عمومی و یک سری از شاخصهای تخصصی است که به تفکیک رده و سطوح سازمانی در قسمتهای مختلف به کار می‌روند.

در تعیین شاخصهای فردی توجه به شاخصهای تخصصی از اهمیت بالایی برخوردار است، چنانچه امروزه اکثر سازمانها در تعیین شاخصهای تخصصی خود افراد را به سه رده صفی – ستادی – پشتیبانی تقسیم می‌کنند و با توجه به حوزه فعالیت آنها به تدوین شاخص می‌پردازند.

شاخصهای واحد/فرایند: عمده‌ترین شاخصهای واحدها با توجه به کارایی هر شاخص برای فرایند، واحد مربوطه عبارتند از: کیفیت، کاهش هزینه، تحویل به موقع، افزایش درآمد، تحقق برنامه، رضایت کارکنان، آموزش پرسنل، میزان تولید و… که هر کدام از این شاخصها خود عاملهایی برای اندازه‌گیری دارند که با توجه به نوع فعالیت واحد، فرایند به صورت مختلف برای آنها تعریف شده‌اند.

جدول1.

شاخصهای ارزیابی فردی شاخصهای سازمانی در مورد شاخصهای سازمان نیز بحثهای زیادی هست چرا که سازمان باید با تعیین معیارها و شاخصهای خود میزان دستیابی به اهداف و رسالت خود را مورد بررسی قرار دهد.

در عمده موارد شاخصهایی کلی برای سازمان تعریف می‌شود و در کنار آنها نیز باز یک‌سری عوامل برای سنجش این شاخصها در نظر گرفته می‌شود.

برای مثال، در سازمانهای صنعتی شاخصهایی همچون: تحویل به موقع، کیفیت کالای تولیدی، کاهش هزینه‌های سازمان، جلب مشارکت کارکنان، خدمات دهی مطلوب و در نهایت شاخص تحقق اهداف منظور می‌شود.

در توضیح بیشتر این شاخصها برای مثال می‌توان عامل اندازه‌گیری خدمات‌دهی مطلوب را با توجه به توزیع پرسشنامه در میان مشتریان و کسب اطلاع از میزان رضایت آنا تعیین کرد.

وزن‌دهی به شاخصها: پس از تعیین شاخصهای فرد- واحد- سازمان با توجه به درجه اهمیت هر کدام از شاخصها برای هر قسمت به آنها وزن تخصیص می‌دهند تا اولویت آنها به ترتیب مشخص شود.

در بحث امتیازدهی به شاخصها، سازمانها باید به دنبال این موضوع باشند که شاخصهای انتخابی به شکل مطلوبی بیانگر توقعات و انتظارات عملکردی باشند و سپس با وزن‌دهی صحیح، اهمیت هریک از شاخصها را که در راستای اهداف سازمان، واحدی و فردی بیشتر است در سطح بالاتر ببینند.

برای مثال، در واحدی مانند امور مالی درجه اهمیت دقت و توجه به کار می‌تواند عامل بسیار مهمی تلقی گردد که باید وزن بالاتری را نیز به خود اختصاص دهد.

در بعضی از شیوه‌های نوین ارزیابی برای هر کدام از شاخصهای موجود از لحاظ کیفی سطح مشخصی را تعیین کرده و سپس با توجه به اهمیت آن به تعاریف مربوط به شاخص می‌پردازند.

روشهای ارزیابی(11) روشهای مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد؛ وای اینکه کدام روش مناسبترین یا بهترین روش ارزیابی است به هدف سازمان از ارزیابی کارکنان بستگی دارد و معمولاً نیز ترکیبی از روشهای مختلف برای ارزیابی کارکنان به کار گرفته می‌شود با این توضیح مقدماتی، اینک به اختصار به شرح مهمترین روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان می‌پردازیم.

1.

روش مقیاسی روش مقیاسی یکی از قدیمی‌ترین و متداولترین روشهایی است که برای ارزیابی عملکرد کارکنان از آن استفاده می گردد در این روش کارکنان براساس عوامل معینی درجه بندی می‌گردند.

یکی از دلایل عمده محبوبیت و رواج این روش، سادگی و سهولت استفاده از آن است.

در روش مقیاسی، ارزیاب که معمولاً رئیس مستقیم کارکنان است، با استفاده از فرمهای بخصوصی، اقدام به ارزیابی عملکرد آنها می‌نماید.

در فرم ارزیابی، فهرستی از صفات و ویژگیهایی که باید مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند درج شده است.

عامل سنجی از روش مقیاسی به طریق دیگری نیز می‌توان برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده نمود.

بدین ترتیب که به جای ارزیابی عملکرد براساس صفات و خصوصیات شخصیتی فرد، کارآیی او در انجام وظایف و مسئولیتهای ویژه‌ای که در شغلش دارد، ارزیابی می گردد.

با استفاده از شرح شغل، ابعاد شغل و عوامل مهم درآن، شناسایی و برای اندازه‌گیری انتخاب می‌شوند.

روش ثبت وقایع حساس روش ثبت وقایع حساس عبارت است از یادداشت و ثبت عملکرد و تصمیم‌گیریهای بسیار خوب یا بد کارمندان حین انجام وظایف و مسئولیتهایشان.

اگر عمل بخصوصی که فرد در ادای وظایف و مسئولیتهایش انجام می‌دهد، تأثیری مهم و بسزا (چه مثبت و چه منفی) در کارآمدی واحد مربوط داشته باشد، این عمل، یک «واقعه حساس» به شمار می آید.

روش توصیفی در این روش از ارزیاب خواسته می‌شود تا شرحی درباره چگونگی عملکرد فرد بنویسد.

روش قیاسی در روش قیاسی، عملکرد فرد با استاندارد از پیش تعیین‌شده‌ای مقایسه و سنجیده می‌شود.

اگر چه در عمل می‌توان برای هرکاری استاندارد تعیین نمود، ولی تعیین استاندارد، بیشتر برای سنجش کار در مشاغل تولیدی متداول است و مبنای آن بازدهی یک کارگر متوسط تحت شرایط عادی کار می‌باشد.

از جمله روشهای معمول برای تعیین استاندارد تولید در صنعت، حرکت سنجی و زمان‌سنجی است.

6.

روش درجه‌بندی در روش درجه‌بندی از ارزیاب خواسته می‌شود تا کارکنان را براساس یک معیار کلی (مثلاً عملکرد آنها در مجموع)، از بهترین تا ضعیفترین، درجه‌بندی نماید.

بدین ترتیب، فردی که بهترین عملکرد را داشته باشد در بالای جدول، فردی که ضعیفترین عملکرد را داشته باشد، در پایین جدول و سایر کارکنان بین این دو حد قرار می گیرند.

7.

مقایسه دو به دو: نوعی ارزیابی به روش درجه بندی است که کار مقایسه کارکنان را آسانتر می‌نماید.

در اینجا، عملکرد هر یک از کارکنان با عملکرد تک‌تک سایر افراد مقایسه می‌گردد.

8.توزیع اجباری: در توزیع اجباری که مانند روش درجه بندی، نمونه دیگری از یک روش ارزیابی مقایسه ای است، ارزیاب باید عملکرد کارکنان را در گروههای خاصی دسته بندی نماید.

گروهبندی کارکنان مطابق با توزیع نرمال بوده، هر یک از کارکنان بنا به قضاوتی که از عملکرد او به عمل می‌آید، در یکی از این گروهها جای می‌گیرد.

9.

انتخاب اجباری در این روش، ارزیاب باید از میان چند جمله توصیفی درباره کارمند، یکی را که فکر می‌کند شرح مناسبی درباره عملکرد کارمند باشد انتخاب کند.

10.

روش مقیاسی رفتاری روش مقیاسی رفتاری از دو نظر با روش مقیاسی که شرح آن گذشت تفاوت دارد.

اولاً، در اینجا رئیس باید رفتار مرئوس را در شغل براساس مجموعه عواملی بسنجد که به وسیله مطالعه دقیق شغل، ارتباط آنها با هم و نقش مهمشان در انجام موثر شغل، ثابت شده است.

یعنی در حالی که در روش مقیاسی رفتاری، ارزیابی بر این اساس است که کارکنان تا چه اندازه، رفتارهای خاصی را که در ارتباط مستقیم با انجام وظایفشان دارند از خود نشان می‌دهند.

ثانیاً در کنار مقیاسی که برای اندازه‌گیری رفتار، درجه بندی شده است، مثال معینی از رفتار «خوب»، «متوسط»، «ضعیف» و غیره نیز آورده شده است تا راهنمای ارزیاب در ارزیابی دقیقتر کارمند باشد.

11.

ارزیابی براساس مدیریت بر مبنای هدف در مدیریت بر مبنای هدف سعی بر این است مسائل و مشکلاتی که در روشهای سنتی ارزیابی وجود دارد از بین برود.

از جمله اهداف عمده در روش مدیریت بر مبنای هدف، ایجاد رابطه خوب میان رئیس و مرئوس، ایجاد جوی مساعد در محیط کار و در نتیجه، افزایش انگیزه و بالا بردن سطح عملکرد کارکنان می‌باشد.

منابع ارزیابی عملکرد(12) در بسیاری از سازمانها و شرکتها، واحد پرسنلی یا دفاتر برنامه‌ریزی نیروی انسانی برای طراحی و سرپرستی برنامه‌های ارزیابی اقدام می کنند و مسئولیت این امر به عهده آنهاست.

با وجود این مشارکت مستقیم واحدهای صفی در این برنامه ضروری است.

منابع اصلی ارزیابی به شرح زیر است: 1.

سرپرستان بلافصل در بسیاری از سازمانها، فرایند ارزیابی عملکرد توسط سرپرستان بلافصل به کار می‌رود.

با توجه به رابطه تنگاتنگ کاری بین سرپرستان و کارکنان و همچنین درجه مهارت و تخصص، سرپرست نسبت به افراد تحت سرپرستی بلافصل نیازهای شغلی واحدهای کاریشان را می‌شناسند، دقیقاً می‌دانند چه کسی برای چه شغلی مناسب است، استعدادها و قابلیتهای افراد زیردست را می‌شناسند، قوتها و ضعفهای آنها را تشخیص می‌دهند.

با این دلایل، سرپرستان منبع مناسبی برای ارزیابی کارکنان هستند و معمولاً کنترل مکانیسم‌های تشویقی و تنبیهی را به عهده دارند.

خود ارزیابی اگر افراد از وظایف خود، معیارها و استانداردهای کاری، انتظارات سرپرست و هدفهای سازمانی آگاهی داشته باشند تا حد زیادی می‌توان گفت که بهترین موقعیت برای ارزیابی عملکرد خود را دارا هستند.

خود ارزیابی مستلزم این است که افراد خودشان را براساس ویژگیها و قابلیتهایی که دارند درجه‌بندی کنند و در مورد عملکرد خود اظهارنظر کنند گرچه گاهی این اظهارنظر اغراق‌آمیز خواهد بود.

همکاران ارزیابی توسط همکاران هم درجه به ندرت در سازمانها انجام می‌گیرد ولی این روش از معتبرترین منبع اطلاعاتی ارزشیابی است.

همکاران همچون سرپرستان، با نیازمندیهای شغل آشنا هستند، فرصت زیادی برای مشاهده رفتارهای شغلی همکاران خود دارند و می توانند نقش ارزیابی‌کننده را به خوبی ایفا کنند.

طرفداران روش ارزیابی توسط همکاران هم‌رده معتقدند که ارزشیابی توسط همکاران نیاز به رقابت و ایجاد جلب محبوبیت ندارد.

ارزیابی همکاران در صورتی قابل اعتماد است که کار گروهی در یک دوره بلند مدت صورت گیرد و وظایف محوله نیاز به کنش و واکنش نسبی افراد داشته باشد سازمانها به دلایل ذیل ارزشیابی توسط همکاران را نادیده می‌گیرند: الف) همکاران هم‌درجه نسبت به ارزشیابی همکار خود بی‌میل هستند؛ ب) رقابت بین کارکنان برای به دست‌آوردن امتیازات و پاداشها مانع از ارزشیابی توسط همکاران هم درجه می‌گردد؛ ج) همکاران تمایل دارند همکار خود را در سطح پایین‌تر درجه‌بندی کنند؛ د) اکثر همکاران هم درجه، آموزش لازم و دانش ضروری برای ارزیابی و درجه‌بندی رفتار همکاران خود را ندارند.

ارزشیابی کمیته‌ای ارزیابی عملکرد بعضی از سازمانها برای محدودساختن بعضی از سوگیریها (مانند جنس (زن/مرد) نژاد، سن، بومی‌بودن، خودی‌بودن، وضع ظاهر، خودشیرینی، سیاست بازی و…) در درجه‌بندی عملکرد افراد، کمیته ارزشیابی تشکیل می‌دهند.

این کمیته متشکل از مدیران و سرپرستانی است که در مورد کارکنانی که با آنها کار می‌کنند نظر می‌دهند این روش منبع مناسبی برای ارزیابی کارکنان خواهد بود.

مزیت این روش، استفاده از نظرات افراد متعدد است.

اعضای کمیته، رفتارهای گوناگون فرد را مشاهده و ارزیابی می کنند.

از عیبهای این روش، وقت‌گیر بودن و کاهش نقش سرپرست مستقیم فرد است کاربرد این روش مستلزم همکاری و ارتباط نزدیک سرپرستانی است که با رفتار کارمند یا کارگر آشنا هستند.

زیردستان در تعداد کمی از سازمانها برای ارزشیابی مدیران و سرپرستان از زیردستان استفاده می‌شود.

طرفداران این روش براین عقیده‌اند که سرپرستان از نظرات زیردستان آگاه می‌شوند و بهتر می توانند وظایف و کار خود را انجام دهند.

اما عیب این روش، این است که زیردستان، از حداقل دانش سرپرستیب و آگاهی نسبت به وظایف سرپرست برخوردارند این عامل علاوه بر سوگیریهای مذکور، مزایای روش درجه‌بندی و ارزیابی زیردستان را به حداقل می‌رساند.