دانلود مقاله حسابداری هتل

حسابداری هتل

از آن جا که توضیح کامل درباره هر نوع سیستم حسابداری رایج در هتلها از جمله حسابداری دوبل ، با ماشین NCR ویا حسابداری باکامپیوتر احتیاج به زمان بیشتر و گنجایش وسیع تر دارد از شرح و بسط این روشها خودداری می نماییم، چرا که هر یک از این سیستم ها به تنهایی احتیاج به یک کتاب جداگانه و فرصت مجزا دارد. با توجه به اهمیت حسابداری در هتل و تکیه بر این واقعیت که یک مدیر متبحردر صورتی به موفقیت دست خواهد یافت که با رموز حسابداری نیز آشنایی داشته باشد. بر آن هستیم که مختصری درباره حسابداری و بیان سرفصلهای حسابهایی که در سیستم گردش داخلی هتل مورد نیاز است بسنده کنیم. یاد آور می شویم که در سر فصلهای زیر آنچه با حروف فارسی مشخص شده مربوط به دفتر کل است و آنهایی که باعدد معین گردیده بیان کننده ریز سر فصلهای دفتر های معین است.

(ا لف ) در آمد:

01     فروش اتاق؛

02     رستوران؛

03     تریا؛

04     ضیافتها – جشنها؛

05     لباسشویی؛

06     تلفن.

(ب) بدهکاران موقت

1.       مسافران؛

2.       انواع تورها، آژانس های مسافرتی؛

(پ) انبار

(ت)هزینه مصرف مواد غذایی

(ث) خسارات

(ج) کسر و اضافات صندوق

(چ)در آمدهای متفرقه

1. کرایه سالنها؛

2. سایر درآمدها

(ح) حقوق و سایر هزینه کارگران:

1. حقوق و دستمزد؛

2. حق مسکن؛

3. حق خواربار؛

4. حق اولاد؛

5. اضافه کاری؛

6. باز خرید ایام مرخصی؛

7. لباس؛

8. غذای روزانه؛

9. عیدی و پاداش؛

10.   حق بیمه سهم کارفرما؛

11.   سایر هزینه ها.

(خ) هزینه های اداری:

1. اجاره؛

2. هزینه های سوخت (گازوایل ، گاز)؛

3. پست،تلفن، تلکس،فکس؛

4. آب،برق؛

5. ایاب و ذهاب و مسافرت؛

6. تعمیر و نگهداری ماشین آلات؛

7. تعمیر و نگهداری تأسیسات؛

8. تعمیر و نگهداری ساختمان؛

9. تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه؛

10.   تعمیر و نگهداری تزئینات،تشریفات؛

11.   مصارف و ملزومات اداری؛

12.   مطبوعات و تبلیغات؛

13.   کمکهای بلاعوض و امور خیریه؛

14.   سایر هزینه ها.

(د)هزینه های مالی:

1.سود تضمین شده؛

2. هزینه های حسابرسی؛

3. مشاوره حقوقی و …؛

4. خرید اوراق بها دار؛

5. حق الزحمه بازرسان؛

6. سایر هزینه ها.

(ذ) دارایی های جاری:

1. موجودیهای نقدی ( بانک و صندوق)؛

2. پیش پرداختها و سپرده های کوتاه مدت؛

3. اسناد دریافتی؛

4. حساب جاری شرکاء؛

5. بدهکاران؛

6. موجودی های جنسی؛

7. کالاهای در راه ( سفارشات)؛

8. سایر داراییها.

(ر)دارایی های ثابت:

1.زمین؛

2. ساختمان؛

3. تأسیسات؛

4. ماشین آلات؛

5. وسائط نقلیه؛

6. اثاثیه؛

7. ابزار آلات؛

8. سایر داراییهای ثابت.

(ز) سرمایه گذاریها:

1. مشارکت در سایر مؤسسات؛

2. وامهای پرداختی؛

3. سایر سرمایه گذاریها؛

(ژ) بدهیهای جاری:

1. اسناد پرداختی؛

2. اضافه برداشتهای بانکی؛

3. حساب جاری شرکاء؛

4. پیش دریافتها؛

5. بستانکاران متفرقه و ذخیره هزینه های تأخیری؛

6. وامهای کوتاه مدت.

(س) بدهیهای دراز مدت:

1. اسناد پرداختی دراز مدت

2. وامهای دریافتی

(ش) ارزش ویژه:

1. سرمایه؛

2. اندوخته قانونی؛

3. سود و زیان سالهای قبل؛

4. سود و زیان عملکرد.

مأمور کنترل

   امور مالی و اداری و  تجاری هر موسسه ای که با عدد و رقم و خرید و فروش سروکار دارد، هرچند دارای نظام صحیح گردش کار هم باشد ، باز بی نیاز از کنترل و رسیدگی نمی تواند باشد.

   از صحت هر محاسبه ای ، موقعی می توان اطمینان حاصل کرد که مورد تأیید حسابرس واقع شود . بخصوص در امر هتلداری که به طور دائم و مستمر، با خرید و مصرف انواع مواد غذایی و ارائه خدمات مختلف و حساب درآمد و هزینه های گوناگون ارتباط دارد. به کنترل ارقام و آمار شدیداً نیازمند است.

حساب هیچ قسمتی را نمی توان معتبر دانست ، مگر با رسیدگی دقیق و حصول اعتماد کامل از درستی آن.

خرید و تهیه مواد مصرفی و وسایل و لوازم هتل، وصول درآمدهای حاصله از فروش غذا در رستوران و تریا و سالنهای مجالس ومیهمانی ها و لباسشویی و فروش اتاقها و سایر امور مربوط به قسمتها و بخشهای مختلف هتل را نمی توان بدون بررسی دقیق به حال خود رها ساخت.

هر هتلی به تناسب ظرفیت و تعداد اتاقهاو آمار مسافران و مشتریان، مواد غذایی و وسایل پذیرایی مورد نیاز را خریداری، و در سرد خانه و انبارها نگهداری می کند و به تدریج به مصرف می رساند و بابت اقلام خریداری شده وجوهی      می پردازد و در مقابل این هزینه ها، درآمدی دارد و ارقام کلیه عملیات مربوط به خرید و مصرف و درآمد در دفاتری ثبت می شود و این دفاتر، نشاندهنده وضعیت مالی هتل می باشد، چنانچه شیوه عمل و ارقام ثبت شده مورد بررسی قرار نگیرد، مدیریت هتل قادر نخواهد بود تشخیص دهد که جریان کار بر مبنای صحیح می گردد ، یا در آن فعل و انفعالاتی به ضرر هتل اعمال می شود.

 اگر در قسمتی از امور مالی اشتباهی رخ دهد یا خطا و سوء استفاده ای در بین باشد، مدیریت هتل از چه کسی و کدام قسمت باید بازخواست کنند ؟ یا اصولا به چه وسیله ای به کشف اشتباه یا شناختن مقصر موفق شود ؟

 به طور کلی برای آن که امور مالی هتل به نحو مطلوب و منظمی انجام گیرد و کادر مدیریت هتل به درستی کار و اعمال پرسنل مربوط و ارقام و گزارشها و صورتحسابها و دفاتر حسابداری و انبار و سایر قسمتها ایمان داشته باشد و آینده هتل را، روشن و بی خدشه و امید بخش مجسم کند ، باید سیستم کنترل مداوم را در سرلوحه برنامه کار هتل قرار دهد و متوجه باشد که غفلت در این امر ، شالوده مالی هتل را دگرگون خواهد ساخت و زیانی پیش خواهد آورد که جبرانش بسیار مشکل ، بلکه غیر ممکن خواهد بود .

موارد عدیده ای در امور مالی باید مورد رسیدگی مامور کنترل واقع شود . تمام دفاتر و مدارک باید مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که آنچه بابت غذا  و نوشابه و خدمات به حساب گذاشته شده، با قیمتهای واقعی تطبیق می کند یا خیر؟

مخارج مربوط به یک مسافر به حساب او منظور شده است، یا اشتباهاً به حساب اتاق دیگری وارد کرده اند؟

آیا تعداد اتاقهای تخلیه شده هر روز که رسپشن دردفتر مربوط ثبت نموده یا آنچه که وسیله خانه داری اعلام شده و صندوق (کشیر مادر) در گزارش خود ثبت کرده و برگهای خروج که نگهبانی از مسافران دریافت داشته و تعدادی که در دفتر (چک اوت ) یادداشت شده، تماماً با هم مطابقت دارد یا خیر؟

شماره صورت حسابهایی که باز شده از نظر توالی ردیف ، مرتب است یا از وسط ردیفها، تعدادی کم شده است ؟

کلیه اوراق بهادار که در قسمتهای مختلف هتل در جریان است به طور روزانه باید با دقت کنترل شود . مسؤول کنترل، موظف است در آغاز هر شیفت، حساب صندوقهای هتل را صفر کند. گزارش آخر شیفت را نیز بگیرد و با شیت دستی مقایسه و مطابقت نماید و از توازن و تساوی ارقام هر دو گزارش مطمئن شود. نوار ژورنال ماشین های حساب را مرتبا بررسی نماید.

کنترل مواد دریافتی قسمتها، با تعداد یا مقدار مصرفی نیز از  وظایف مسؤول کنترل می باشد . مثلاً اگر 50 عدد نوشابه گرفته شده ، باید در بن ها منعکس باشد و اگر 40 عدد آن به فروش رسیده ، 10 عدد موجودی نشان دهد.

اگر کنترل به درستی انجام گرفته باشد، شیتها معتبر خواهد بود و می توان با اطمینان در دفاتر حسابداری ثبت کرد.