سیستمهای اطلاعاتی حسابداری برای سازمانهای خدماتی و غیر انتفاعی
در میان پرسشهای مهمی که شما باید قادر باشید پس از خواندن این فصل به آنها پاسخ دهید ، سئوالات زیر مطرح می شوند :
مشکلات معمول سیستمهای اطلاعاتی حسابداری در سازمانهای خدماتی نظیر دفاتر حقوقی و کلینیکهای پزشکی چه هستند ؟
چرا یک سازمان خدماتی نظیر دفتر مشاوره فاقد دارایی « موجودی کالا » در ترازنامه خود می باشد ؟
چرا سیستمهای برنامه ریزی و کنترل بودجه در سازمانهای خدماتی معمولاً اثرگذاری کمتری نسبت به سیستمهای بودجه ای در سازمانهای غیر خدماتی ؟
برنامه ریزی و کنترل بودجه ای موثر در یک سازمان غیر انتفاعی نظیر دانشگاه دولتی مهمتر از یک سازمان انتفاعی محور است ؟
آیا یک بیمارستان به عنوان یک سازمان خدماتی ، یک سازمان غیر انتفاعی یا ترکیبی از هر دو نهاد طبقه بندی می شود ؟
مقدمه
تا اندازه ای هم به سازمانهای خدماتی ( نظیر دفاتر حقوقی ، دفاتر حسابداران مجاز ، دفاتر مشاوره ، کلینیکهای پزشکی ، بانکها و رستورانها ) و هم به سازمانهای غیر انتفاعی ( نظیر دانشگاهها ، ارتش و پلیس ) توجه کمتری شده است . به طور معمول یک نهاد خدماتی به جای « کالاهای ملموس » ، « خدمات ناملموس » را به مشتریان خود ارائه نموده و یک سازمان غیر انتفاعی است. از آنجائیکه یک سازمان غیر انتفاعی ( که گاهی اوقات یک سازمان سودناخواه نامیده می شود ) نیز عمدتاً « خدمات ناملموس » را به مشتریان خود عرضه میدارد ، سازمان غیر انتفاعی نوعی سازمان خدماتی است . با این حال براساس تعریف ، سازمانهای غیر انتفاعی سود محور نیستند . دستاوردها و موفقیت این سازمانها براساس سهم آنها در رفاه عمومی جامعه مورد ارزیابی قرار می گیرد .
در این فصل برخی از جنبه های عملیاتی عمده سازمانهای خدماتی و سازمانهای غیر انتفاعی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است . از آنجائیکه بسیاری از فارغ التحصیلان دانشگاهها سرانجام از سوی یکی از این سازمانها به خدمت گرفته می شوند ، پوشش این نهادها در این فصل ضروری است . توجه عمده, به بحث و بررسی ویژگیهای
سیستم های اطلاعاتی حسابداری که منحصر به نهادهای خدماتی و غیر انتفاعی است اختصاص خواهد یافت . همچنین نمونه های عملی از کاربرد کامپیوتر در سازمانهای خدماتی و غیر انتفاعی فراهم گردیده است .
سازمانهای خدماتی
اصطلاح سازمانهای خدماتی ، محدوده گسترده ای از موسسات تجاری را در بر
می گیرد که خدماتی را به مشتریان خود ارانه می نمایند .
رستورانها ، هتلها ، مغازه های آرایش و زیبایی ، دفاتر حقوقی ، دفاتر حسابداران مجاز ، دفاتر حمل و نقل ، کلینیکهای پزشکی ، دفاتر مشاوره ، استودیوهای تلویزیونی و نهادهای ورزشی نظیر تیمهای حرفه ای بیسبال و فوتبال در گروه تجاری سازمان های خدماتی قرار می گیرند .
ویژگیهای منحصر به فرد سازمانهای خدماتی
سازمانهای خدماتی در مقایسه با سازمانهایی که کالاهای ملموس ( نظیر تولید کنندگان اتومبیل) به مشتریان خود عرضه می کنند ، دارای خصوصیات عملیاتی منحصر به فردی می باشند . ویژگیهای متمایز کننده اغلب نهادهای خدماتی عبارتند از (1) عدم وجود موجودی کالای قابل فروش ، (2) اهمیت کارکنان حرفه ای ، (3) دشواری اندازه گیری کیفی و کمی محصول و فرآورده و (4) کوچکی اندازه .
اکنون به هر یک از این چهار خصوصیت خواهیم پرداخت .
فقدان موجودی کالا
این خصوصیت می تواند بر فعالیتهای کسب درآمد یک سازمان خدماتی تاثیر عمده ای داشته باشد . یک تولید کننده کالاهای ملموس ( نظیر کمپانی Alan که کالاهای ورزشی تولید می کند) برای فروشهای جاری و آتی خود موجودی کالا تولید می کند . این موجودی به عنوان یک ذخیره احتیاطی در مقابل نوسانات احتمالی فروشهای آتی عمل می نماید . به عنوان مثال ، در صورتیکه کمپانی Alan انتظار داشته باشد که فروش ماه بعد وسایل بسکتبال بیش از طرفیت تولیدی کارخانه باشد ، کمپانی می تواند تولید ماه جاری کارخانه را افزایش دهد . و گرنه ، اگر کمپانی مقداری از فروش کالاهای ورزشی را در این ماه در نتیجه بازاریابی ضعیف از دست بدهد ، شاید بتواند در ماههای بعد این فروشها را جبران نماید ( به عنوان مثال از طریق برنامه های بازاریابی موثرند) . اغلب سازمانهای خدماتی نمی توانند ، موجودی کالایی را برای فروشهای فعلی و آتی خود تهیه نمایند . این اصطلاح موجودی که سازمان خدماتی در تلاش برای کسب درآمد خود به فروش می رساند شامل خدماتی است که کارکنان سازمان برای مشتریان آن فراهم می نمایند . این خدمات را نمی توان در یک موجودی ، جمع آوری نمود . بنابراین ، هرگونه نقص در کسب درآمد از ارائه خدمات نمی تواند فردا یا ماه بعد جبران گردد . درآمدی که در نتیجه عدم فراهم نمودن خدمات در امروز از دست میرود ، احتمالا هر گز به دست نخواهد آمد .
به عنوان مثال ممکن است رستوران FINE TASTE شنبه شب ناچار باشدتا برخی از مشتریان خود رابه خاطر رزرو شدن میزهای موجود ، رد کند . احتمالا این مشتریان در رستوران دیگری میز رزو میکنند و در نتیجه رستوران FINE TASTE برای همیشه درآمدی را که می توانست در آن بعد از ظهر از این مشتریان داشته باشد, از دست داده است. البته ممکن است مشتریانی که شنبه شب رد شده اند ، برای یکشنبه شب یا آخر هفته بعد در این رستوران میز رزرو نمایند . بااین حال نکته در این است که یک سازمان خدماتی نظیر رستوران قادر به انبار کردن موجودی برای رفع تفاضای نوسانات فروش نمی باشد . ممکن است میزهای غذاخوری رستوران FINE TASTE در دوشنبه شب خالی بماند ، درحالی که تقاضای میز غذا خوری در شنبه شب بیش از میزان عرضه است . در حالت ایده آل مدیریت رستوران می توانست افزایش تدریجی موجودی خدمات غذاخوری را برای دوشنبه شب طراحی کند و سپس این خدمات شنبه شب به فروش برسد . واضح است که این گونه افزایش تدریجی موجودی ، غیر ممکن خواهد بود.
اهمیت کارکنان حرفه ای
در بسیاری از سازمانهای خدماتی ، "مهمترین منابع" دارایی مهارتهای تخصصی پرسنل آن می باشد . در واقع ، کارکنان ماهر در فعالیت موثر سازمانهای غیر خدماتی نظیر شرکتهای تولیدی از اهمیت فراوانی برخوردارند . اما در مورد بسیاری از سازمانهای خدماتی تنها محصول ارائه شده ، نبوغ حرفه ای منابع انسانی می باشد . به عنوان مثال ، یک دفتر حقوقی نمی تواند بدون وکلای آموزش دیده به خوبی عمل نماید . به همین ترتیب ، چگونه یک تیم فوتبال می تواند بدون نبوغ ورزشکاران خود فعالیت نماید ؟
ارزیابی کمی و کیفی محصول ( خروجی )
در یک شرکت تولیدی نظیر کمپانی Alan ، حسابداران موسسه می توانند استاندارهای کمی و کیفی را برای اقلام تولید شده توسعه دهند . در صورتیکه ، مقدار کالاهای ورزشی تولید شده در یک دوره خاص به گونه ای چشمگیر از مقدار استاندارد از پیش تعیین شده متفاوت باشد ، گزارشهای مدیریتی مبتنی بر این انحرافات را می توان با هدف آشکار نمودن این تغییرات تهیه نمود . علاوه بر این ، هنگامیکه کالاهای ورزشی تولید شده کمپانی Alan از خط مونتاژ خارج می شوند ، کارشناسان کنترل کیفیت می توانند کالاها را برای بررسی اقلام ناقص معاینه نمایند . بنابراین ، هر کالای ناقص را می توان قبل از فروش به مشتری مشخص نمود .
در اغلب سازمانهای خدماتی توسعه و ارائه استاندارهای کمی و کیفی در صورتی که غیر ممکن نباشد ، بسیار دشوار است چرا که محصول یا خروجی ملموسی وجود ندارد . به هنگام تلاش برای پی ریزی استاندارهای کمی خروجی ، مسئله دیگر این حقیقت است که قسمت اعظم کار انجام شده غیر تکراری است ، بنابراین ارائه و توسعه استانداردهای کمی محصول برای یک دوره زمانی خاص ، بی نهایت دشوار است . به عنوان مثال ، در یک روز کاری هشت ساعتی ، یک وکیل ممکن است با چهار مراجعه کننده با چهار مشکل متفاوت ، گفتگو نماید ( ممکن است یکی از مراجعین با اتهام قتل مواجه باشد در حالیکه مراجعه کننده دیگر برای طلاق پرونده دارد ) وکیل با هر یک از مراجعین تقریباً دو ساعت گفتگو می نماید . با این حال ، تعداد ساعتهای سپری شده با یک مراجعه کننده ، شاخص کیفی خدمات ارائه شده به مراجعه کننده نمی باشد زیرا که این خدمات ( توصیه حقوقی ) محصول نامرئی هستند . از آنجائیکه مشکلات هر مراجعه کننده منحصر به اوست هرگونه تلاش برای پی ریزی استاندارد کمی خدمات قانونی در طی یک ساعت بسیار دشوار است. بعلاوه از آنجائیکه هیچ محصول ملموسی از خدمات حقوقی حاصل نمی شود ، ایجاد استاندار کیفی ، بسیار ذهنی خواهد بود . به عنوان مثال ممکن است قاتلی به خاطر اتهام خود محکوم به 20 تا 30 سال زندان شود ، وکیل ممکن است حس کند که دفاع هوشمندانه ای انجام داده چرا که ممکن بود او به حبس ابد مجکوم شود . از سوی دیگر این مشتری ممکن است کاملاً از وکیل ناامید شود چرا که این مشتری تنها انتظار 10 سال محکومیت را داشت .
دشواری در پی ریزی و ایجاد استاندارد کیفی عملکرد برای کارکنان حرفه ای ( چه یک حسابدار ، یک مهندس ، وکیل یا دکتر) وسپس مشخص نمودن این امر که آیا این استاندارد رعایت شده است یا خیر,فاکتور عمده ای در تعداد دعاوی اهمال بر علیه افراد حرفه ای است به عنوان مثال اگر پزشکی بر روی یکی از بیمارانش جراحی قلب انجام دهد و بیمار پس از جراحی بمیرد ممکن خانواده فرد در گذشته این پزشک را بخاطر اهمال تحت تعقیب قانونی قرار دهند . به خاطر دشواری های موجود در ارزیابی کیفیت مراقبت های ارائه شده به بیمار در گذشته ، موضوع اهمال غالباً یک مورد ذهنی است .