دانلود مقاله سیستم های اطلاعاتی حسابداری برای سازمان های خدماتی و غیر انتفاعی

سیستمهای اطلاعاتی حسابداری برای سازمانهای خدماتی و غیر انتفاعی در میان پرسشهای مهمی که شما باید قادر باشید پس از خواندن این فصل به آنها پاسخ دهید ، سئوالات زیر مطرح می شوند : مشکلات معمول سیستمهای اطلاعاتی حسابداری در سازمانهای خدماتی نظیر دفاتر حقوقی و کلینیکهای پزشکی چه هستند ؟

چرا یک سازمان خدماتی نظیر دفتر مشاوره فاقد دارایی « موجودی کالا » در ترازنامه خود می باشد ؟

چرا سیستمهای برنامه ریزی و کنترل بودجه در سازمانهای خدماتی معمولاً اثرگذاری کمتری نسبت به سیستمهای بودجه ای در سازمانهای غیر خدماتی ؟

برنامه ریزی و کنترل بودجه ای موثر در یک سازمان غیر انتفاعی نظیر دانشگاه دولتی مهمتر از یک سازمان انتفاعی محور است ؟

آیا یک بیمارستان به عنوان یک سازمان خدماتی ، یک سازمان غیر انتفاعی یا ترکیبی از هر دو نهاد طبقه بندی می شود ؟

مقدمه تا اندازه ای هم به سازمانهای خدماتی ( نظیر دفاتر حقوقی ، دفاتر حسابداران مجاز ، دفاتر مشاوره ، کلینیکهای پزشکی ، بانکها و رستورانها ) و هم به سازمانهای غیر انتفاعی ( نظیر دانشگاهها ، ارتش و پلیس ) توجه کمتری شده است .

به طور معمول یک نهاد خدماتی به جای « کالاهای ملموس » ، « خدمات ناملموس » را به مشتریان خود ارائه نموده و یک سازمان غیر انتفاعی است.

از آنجائیکه یک سازمان غیر انتفاعی ( که گاهی اوقات یک سازمان سودناخواه نامیده می شود ) نیز عمدتاً « خدمات ناملموس » را به مشتریان خود عرضه میدارد ، سازمان غیر انتفاعی نوعی سازمان خدماتی است .

با این حال براساس تعریف ، سازمانهای غیر انتفاعی سود محور نیستند .

دستاوردها و موفقیت این سازمانها براساس سهم آنها در رفاه عمومی جامعه مورد ارزیابی قرار می گیرد .

در این فصل برخی از جنبه های عملیاتی عمده سازمانهای خدماتی و سازمانهای غیر انتفاعی مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است .

از آنجائیکه بسیاری از فارغ التحصیلان دانشگاهها سرانجام از سوی یکی از این سازمانها به خدمت گرفته می شوند ، پوشش این نهادها در این فصل ضروری است .

توجه عمده, به بحث و بررسی ویژگیهای سیستم های اطلاعاتی حسابداری که منحصر به نهادهای خدماتی و غیر انتفاعی است اختصاص خواهد یافت .

همچنین نمونه های عملی از کاربرد کامپیوتر در سازمانهای خدماتی و غیر انتفاعی فراهم گردیده است .

سازمانهای خدماتی اصطلاح سازمانهای خدماتی ، محدوده گسترده ای از موسسات تجاری را در بر می گیرد که خدماتی را به مشتریان خود ارانه می نمایند .

رستورانها ، هتلها ، مغازه های آرایش و زیبایی ، دفاتر حقوقی ، دفاتر حسابداران مجاز ، دفاتر حمل و نقل ، کلینیکهای پزشکی ، دفاتر مشاوره ، استودیوهای تلویزیونی و نهادهای ورزشی نظیر تیمهای حرفه ای بیسبال و فوتبال در گروه تجاری سازمان های خدماتی قرار می گیرند .

ویژگیهای منحصر به فرد سازمانهای خدماتی سازمانهای خدماتی در مقایسه با سازمانهایی که کالاهای ملموس ( نظیر تولید کنندگان اتومبیل) به مشتریان خود عرضه می کنند ، دارای خصوصیات عملیاتی منحصر به فردی می باشند .

ویژگیهای متمایز کننده اغلب نهادهای خدماتی عبارتند از (1) عدم وجود موجودی کالای قابل فروش ، (2) اهمیت کارکنان حرفه ای ، (3) دشواری اندازه گیری کیفی و کمی محصول و فرآورده و (4) کوچکی اندازه .

اکنون به هر یک از این چهار خصوصیت خواهیم پرداخت .

فقدان موجودی کالا این خصوصیت می تواند بر فعالیتهای کسب درآمد یک سازمان خدماتی تاثیر عمده ای داشته باشد .

یک تولید کننده کالاهای ملموس ( نظیر کمپانی Alan که کالاهای ورزشی تولید می کند) برای فروشهای جاری و آتی خود موجودی کالا تولید می کند .

این موجودی به عنوان یک ذخیره احتیاطی در مقابل نوسانات احتمالی فروشهای آتی عمل می نماید .

به عنوان مثال ، در صورتیکه کمپانی Alan انتظار داشته باشد که فروش ماه بعد وسایل بسکتبال بیش از طرفیت تولیدی کارخانه باشد ، کمپانی می تواند تولید ماه جاری کارخانه را افزایش دهد .

و گرنه ، اگر کمپانی مقداری از فروش کالاهای ورزشی را در این ماه در نتیجه بازاریابی ضعیف از دست بدهد ، شاید بتواند در ماههای بعد این فروشها را جبران نماید ( به عنوان مثال از طریق برنامه های بازاریابی موثرند) .

اغلب سازمانهای خدماتی نمی توانند ، موجودی کالایی را برای فروشهای فعلی و آتی خود تهیه نمایند .

این اصطلاح موجودی که سازمان خدماتی در تلاش برای کسب درآمد خود به فروش می رساند شامل خدماتی است که کارکنان سازمان برای مشتریان آن فراهم می نمایند .

این خدمات را نمی توان در یک موجودی ، جمع آوری نمود .

بنابراین ، هرگونه نقص در کسب درآمد از ارائه خدمات نمی تواند فردا یا ماه بعد جبران گردد .

درآمدی که در نتیجه عدم فراهم نمودن خدمات در امروز از دست میرود ، احتمالا هر گز به دست نخواهد آمد .

به عنوان مثال ممکن است رستوران FINE TASTE شنبه شب ناچار باشدتا برخی از مشتریان خود رابه خاطر رزرو شدن میزهای موجود ، رد کند .

احتمالا این مشتریان در رستوران دیگری میز رزو میکنند و در نتیجه رستوران FINE TASTE برای همیشه درآمدی را که می توانست در آن بعد از ظهر از این مشتریان داشته باشد, از دست داده است.

البته ممکن است مشتریانی که شنبه شب رد شده اند ، برای یکشنبه شب یا آخر هفته بعد در این رستوران میز رزرو نمایند .

بااین حال نکته در این است که یک سازمان خدماتی نظیر رستوران قادر به انبار کردن موجودی برای رفع تفاضای نوسانات فروش نمی باشد .

ممکن است میزهای غذاخوری رستوران FINE TASTE در دوشنبه شب خالی بماند ، درحالی که تقاضای میز غذا خوری در شنبه شب بیش از میزان عرضه است .

در حالت ایده آل مدیریت رستوران می توانست افزایش تدریجی موجودی خدمات غذاخوری را برای دوشنبه شب طراحی کند و سپس این خدمات شنبه شب به فروش برسد .

واضح است که این گونه افزایش تدریجی موجودی ، غیر ممکن خواهد بود.

اهمیت کارکنان حرفه ای در بسیاری از سازمانهای خدماتی ، "مهمترین منابع" دارایی مهارتهای تخصصی پرسنل آن می باشد .

در واقع ، کارکنان ماهر در فعالیت موثر سازمانهای غیر خدماتی نظیر شرکتهای تولیدی از اهمیت فراوانی برخوردارند .

اما در مورد بسیاری از سازمانهای خدماتی تنها محصول ارائه شده ، نبوغ حرفه ای منابع انسانی می باشد .

به عنوان مثال ، یک دفتر حقوقی نمی تواند بدون وکلای آموزش دیده به خوبی عمل نماید .

به همین ترتیب ، چگونه یک تیم فوتبال می تواند بدون نبوغ ورزشکاران خود فعالیت نماید ؟

ارزیابی کمی و کیفی محصول ( خروجی ) در یک شرکت تولیدی نظیر کمپانی Alan ، حسابداران موسسه می توانند استاندارهای کمی و کیفی را برای اقلام تولید شده توسعه دهند .

در صورتیکه ، مقدار کالاهای ورزشی تولید شده در یک دوره خاص به گونه ای چشمگیر از مقدار استاندارد از پیش تعیین شده متفاوت باشد ، گزارشهای مدیریتی مبتنی بر این انحرافات را می توان با هدف آشکار نمودن این تغییرات تهیه نمود .

علاوه بر این ، هنگامیکه کالاهای ورزشی تولید شده کمپانی Alan از خط مونتاژ خارج می شوند ، کارشناسان کنترل کیفیت می توانند کالاها را برای بررسی اقلام ناقص معاینه نمایند .

بنابراین ، هر کالای ناقص را می توان قبل از فروش به مشتری مشخص نمود .

در اغلب سازمانهای خدماتی توسعه و ارائه استاندارهای کمی و کیفی در صورتی که غیر ممکن نباشد ، بسیار دشوار است چرا که محصول یا خروجی ملموسی وجود ندارد .

به هنگام تلاش برای پی ریزی استاندارهای کمی خروجی ، مسئله دیگر این حقیقت است که قسمت اعظم کار انجام شده غیر تکراری است ، بنابراین ارائه و توسعه استانداردهای کمی محصول برای یک دوره زمانی خاص ، بی نهایت دشوار است .

به عنوان مثال ، در یک روز کاری هشت ساعتی ، یک وکیل ممکن است با چهار مراجعه کننده با چهار مشکل متفاوت ، گفتگو نماید ( ممکن است یکی از مراجعین با اتهام قتل مواجه باشد در حالیکه مراجعه کننده دیگر برای طلاق پرونده دارد ) وکیل با هر یک از مراجعین تقریباً دو ساعت گفتگو می نماید .

با این حال ، تعداد ساعتهای سپری شده با یک مراجعه کننده ، شاخص کیفی خدمات ارائه شده به مراجعه کننده نمی باشد زیرا که این خدمات ( توصیه حقوقی ) محصول نامرئی هستند .

از آنجائیکه مشکلات هر مراجعه کننده منحصر به اوست هرگونه تلاش برای پی ریزی استاندارد کمی خدمات قانونی در طی یک ساعت بسیار دشوار است.

بعلاوه از آنجائیکه هیچ محصول ملموسی از خدمات حقوقی حاصل نمی شود ، ایجاد استاندار کیفی ، بسیار ذهنی خواهد بود .

به عنوان مثال ممکن است قاتلی به خاطر اتهام خود محکوم به 20 تا 30 سال زندان شود ، وکیل ممکن است حس کند که دفاع هوشمندانه ای انجام داده چرا که ممکن بود او به حبس ابد مجکوم شود .

از سوی دیگر این مشتری ممکن است کاملاً از وکیل ناامید شود چرا که این مشتری تنها انتظار 10 سال محکومیت را داشت .

دشواری در پی ریزی و ایجاد استاندارد کیفی عملکرد برای کارکنان حرفه ای ( چه یک حسابدار ، یک مهندس ، وکیل یا دکتر) وسپس مشخص نمودن این امر که آیا این استاندارد رعایت شده است یا خیر,فاکتور عمده ای در تعداد دعاوی اهمال بر علیه افراد حرفه ای است به عنوان مثال اگر پزشکی بر روی یکی از بیمارانش جراحی قلب انجام دهد و بیمار پس از جراحی بمیرد ممکن خانواده فرد در گذشته این پزشک را بخاطر اهمال تحت تعقیب قانونی قرار دهند .

به خاطر دشواری های موجود در ارزیابی کیفیت مراقبت های ارائه شده به بیمار در گذشته ، موضوع اهمال غالباً یک مورد ذهنی است .

کوچکی اندازه این ویژگی در مورد کلیه موسسات خدماتی کاربرد ندارد .

( به عنوان مثال برخی از دفاتر حسابداران مجاز (CPA)دارای بیش از 500 شریک و دفتر در بیش از 100 شهر هستند ) با اینحال ، بسیاری از موسسات خدماتی ، دفاتر تجاری نسبتاً کوچکی هستند که تنها در یک دفتر به فعالیت مشغولند .

کوچک بودن موسسات خدماتی به مدیریت ارشد چنین شرکتهایی امکان میدهد تا از نزدیک بر فعالیتهای روزانه کنترل داشته باشند تا اینکه ناچار باشند این اعمال کنترل را به مدیران رده های پایین تر بسپارند .

از نقطه نظر هزینه / منفعت ، حجم محدود معاملات مالی که در اکثر سازمانهای خدماتی کوچک صورت می گیرد ، دارا بودن سیستمهای کامپیوتری بزرگ و گرانقیمت پردازش اطلاعات را توجیه نمی نماید .

با اینحال به خاطر رقابت شدیدی که غالباً میان چند موسسه خدماتی در یک منطقه جغرافیایی وجود دارد و در نتیجه نیاز به اطلاعاتی که در تصمیم گیریهای موثر و کارآمد دخالت دارد بسیاری از سازمانهای خدماتی از اشکال پردازش های داده های خودکار بهره می گیرند .

به عنوان مثال ممکن است رستورانی برای پردازش معاملات فروش ماهیانه موجودی غذا برای عرضه و داده های حسابهای پرداختی خود با یک دفتر خدماتی قراردادی را امضاء کند.

دسترسی به سیتمهای میکرو کامپیوتری یا مینی کامپیوتری برای موسسات خدماتی کوچک امری معمول است .

این سیستمها، ارزان قیمت بوده و می توان از آنها به طور موثر برای پردازش اطلاعات حسابداری در موسسات خدماتی کوچک استفاده نمود .

به طور نمونه دارا بودن داده های زمانی در مورد مانده های جاری اقلام غذایی موجود در انبار برای یک رستوران اهیمت فراوانی دارد چرا که یک مورد موجودی خاص را می توان به هنگام پایین آمدن مانده آن دوباره سفارش داد .

در غیر اینصورت ممکن است شرکت تمامی مقدار ماده مورد نیاز را قبل از اینکه بتواند جای آنرا پر کند مصرف نماید .

در نتیجه رستوران قادر به تامین خواسته های مشتریان خود نبوده و ممکن است باعث شود که این مشتریان غذای خود را از رستوران آن طرف خیابان تهیه نماید .

برای بدست آوردن داده های زمانی موجودی و گریز از چنین مشکلاتی ممکن است رستوران میکرو کامپیوتری خریداری نماید تا بجای استفاده از سیستم ثبت دستی, اطلاعات موجودی خود را با استفاده از سیستم کامپیوتری حفظ نماید .

همچنین این رستوران می تواند از میکرو کامپیوتر خود برا ی سایر فعالیتهای حسابداری نظیر دفتر کل ، حقوق و دستمزد و حسابهای پرداختی بهره گیرد .

کاربرد میکرو کامپیوترها در سازمانهای خدماتی در قسمتهای بعدی این فصل بیشتر مورد بحث و بررسی قرار خواهد گرفت .

در چند سال گذشته انواع مختلف سیستمهای مینی کامپیوتری توسعه یافته تا نیاز پردازش داده های خاص سازمانهای خدماتی کوچک را بر طرف نماید .

بعنوان مثال یک سیستم میکرو کامپیوتری که سیستم کامپیوتری مدیریت دندانپزشکی نامیده می شود از سوی کمپانی Praxis.ltd برا ی استفاده از سوی دندانپزشکانی که دارای دفاتر پزشکی کوچک هستند ، طراحی شده است .

این سیتم کامپیوتری شامل پایانه های نمایش ویدئویی تیوپ اشعه کاتودی به اندازه 12 کاتدی ، یک پرینتر با سرعت بالا ، یک واحد ذخیره دیسک سخت مضاعف, یک واحد پردازش مرکزی و یک بسته نرم افزاری داندانپزشکی است .

این سیستم کامپیوتری مدیریت داندانپزشکی قادر به انجام 7 فعالیت اصلی پردازش داده می باشد : ارتباط فردی ، دفتر قرار ملاقاتها ، نگهداری پرونده بیماران ، حسابهای دریافتی ، هزینه ها ، دفتر کل و حقوق و دستمزد.

نمودار 1-18 یک فلوچارت از فعالیتهای خاص پردازش اطلاعاتی که یک سیستم مینی کامپیوتری می تواند در هر یک از این 7 عملکرد انجام دهد را نشان می دهد ( این نمودار همچنین نوع نگهداری و کاربردهایی را که سیستم قادر به اجرای آن می باشد را مشخص مینماید ) .نمونه دیگر کاربرد سیستمهای مینی کامپیوتری در سازمانهای خدماتی مربوط به شرکت خدمات درمانی MCAUTO است که طرحی را بعنوان سیستم بیمارستانی مبتنی بر مینی کامپیوتر ایجاد نموده است .

این سیستم ، بیمارستانها را قادر می سازد تا بر اساس زمان بندی گزارشات داخلی و خارجی را پردازش نماید .

این سیستم که به اختصار MHS نامیده می شود کلیه فعالیتهای مهم حسابداری بیمارستانها را خودکار نموده و امکان دسترسی فوری به اطلاعات بیمار و حسابداری را برای بیمارستان فراهم می آورد.

سیستم مینی کامپیوتری به بیمارستان امکان می دهد تا تنها با یک پایانه شروع کند و آنرا تا 48 مورد توسعه دهد.کامپیوتر بیمارستان می تواند از یک سیستم حافظه 32000 بایتی به سیستم حافظه 512000 بایتی تبدیل شده و تعداد کاراکترهای آن از 20 میلیون به بیش از 514 میلیون کاراکتر ذخیره دیسکی برسد بدون اینکه پردازشگر جدیدی خریداری شود یا نرم افزار کاربردی باز نویسی گردد .

پرینترها می توانند در هر دقیقه 300،150 یا 600 خط و نیز در هر ثانیه 165 کاراکتر را چاپ نماید .

سیستم بیمارستانی مبتنی بر مینی کامپیوتر به اپراتورهای چند تایی CRT پایانه امکان می دهد تا به راحتی به روز شده و اطلاعات ذخیره شده در فایلها را بازیابی نمایند .

گزارشات را می توان همزمان با ورود داده ها به پایانه پرینت گرفت.

نمودار 2-18 یک نمودار از سیستم مبتنی بر مینی کامپیوتر بیمارستانی را نشان می دهد .

سیستم حسابداری MHS فعالیتهایی را انجام می دهد که براساس آنها اطلاعاتی در اختیار مدیریت بیمارستان قرار می گیرد تا حسابهای بیماران را بررسی نموده ، درآمدها ، صورتحساب بیماران و شرکتهای بیمه را کنترل نموده و به حسابهای دریافتی رسیدگی نمایند.

برخی از نمونه گزارشاتی که برای این سیستم فرعی پردازش شده به صورت زیر می باشد: مدیریت حساب بیماران آنالیز زمانی خلاصه فعالیت های روزانه وخلاصه حساب های دریافتی صورت حساب بیماران وشرکت های بیمه: صورت حساب نهایی بیمار ، صورتحساب کامل بیمارو فرمهای اظهار بیمه درمانی.

حساب های دریافتنی .

گزارش حساب ها ، جدول سنی بدهکاران ، لیست حساب های معوق وخلاصه هزینه های متحمل شده .

کنترل درآمد .

گزارش کامل درآمد و آنالیز درآمد بر اساس حوزه و فعالیت و نیز خطاها و انتظارات و ثبت هزینه دیرکرد .

سیستم حسابداری عمومی MHS شامل دفتر کل ، گزارش مسئولیت ، حسابهای پرداختی، حقوق و دستمزد و فعالیتهای پرسنل می شود .

در زیر چند نمونه از گزارشاتی که برای سیستم حسابداری عمومی پردازش گردیده آورده شده است .

گزارش مسئولیت : گزارش مسئولیتها به همراه تجزیه آماری و نیز گزارش انحرافات قابل توجه.

دفتر کل ، صورت سود و زیان تفصیلی ، ترازنامه تفصیلی و گزارشات بودجه بخش ها.

حسابهای پرداختی .

لیست الفبایی فروشنده ، جزئیات شرایط نقدی فروش ، تخفیفات نقدی روزانه ، دفتر صدور چک ، چکها.

حقوق و دستمزد و پرسنل .

دفترحقوق و دستمزد جاری ، آنالیز حقوق دستمزد ، دفتر توزیع نیروی کار ، گزارش ساعتهای غیر عادی و لیست روز تولد کارکنان .

اکنون با تجزیه و تحلیل ویژگیهای عملیاتی اغلب سازمانهای خدماتی به بررسی برخی از خصوصیات خاص برنامه ریزی و کنترل بودجه خواهیم پرداخت که در بسیار از این سازمانها متداول هستند .

ویژگیهایی بودجه ای سازمانهای خدماتی سیستمهای برنامه ریزی و کنترل بودجه اغلب موسسات خدماتی به اندازه سیستمهای بودجه ای شرکتهای تجاری که کالای ملموسی را تولید کرده و به فروش می رسانند ، موثر و کارآمد نیست.

از دلایل عمده ناکارایی سیستمهای برنامه ریزی و کنترل بودجه ای موسسات خدماتی عبارنتد از (1)سرمایه گذاری کمتر بر روی دارایی های مشهود بلند مدت (2) دشواری در تعریف اهداف عملیاتی (3) دشواری در انجام ارزیابی عملکرد .

اکنون هر یک از این سه عامل را با جزئیات بیشتری مورد بررسی قرار می دهیم .

سرمایه گذاری کمتر در دارییهای مشهود بلند مدت همانطور که در فصل 3 گفته شد اغلب تصمیم گیریهای مربوط به برنامه ریزی بودجه های بلند مدت شامل ارزیابی پیشنهادات مختلفی می شود که هر یک از این ارزیابی ها, مستلزم سرمایه گذاری عمده در داراییهای بلند مدت ( مانند ساختمانها یا ابزار آلات جدید) می باشد .

به خاطر هزینه زیاد تحصیل داراییهای مشهود بلند مدت نظیر یک ساختمان یا یک دستگاه اضافی و دشواری در تغییر تصمیم اتخاذ شده ، بسیاری از سازمانها قبل از متعهد نمودن خود به سرمایه گذاری بر روی دارایی های بلند مدت, اقدام به برنامه ریزی بودجه های بلند مدت می نمایند .

بعنوان مثال یک سازمان در هر مورد سرمایه گذاری عمده بر روی داراییهای بلندمدت ، ارزش فعلی جریانات نقدی مورد انتظار از استفاده دارایی را با ارزش فعلی سرمایه گذاری لازم برای کسب دارایی مقایسه می نماید .

سپس آن دسته از سرمایه گذارییهایی که دارای شاخصهای بزرگتر ارزش خالص فعلی هستند برای اجرا انتخاب می شوند .

با این حال در سازمانهای خدماتی معمولا دارایی های اصلی بلند مدت و کوتاه مدت افراد هستند تا اشیاء ( هتلها به خاطر سرمایه گذاری زیاد بر روی تسیهلات ساختمانی استثناء هستند) .

در نتیجه ، تنها برنامه ریزی بودجه ای که در اغلب موسسات خدماتی ( نظیر دفاتر حقوقی ، دفاتر حسابداری مجاز ، رستورانها و سازمانهای ورزشی که به جای خرید تسهیلات ساختمانی آن را اجاره می کنند ) انجام می شود ، پیش بینی نیازهای بلند مدت کارکنان می باشد.

با این حال حتی زمانی که نیازهای کارکنان برنامه ریزی می شوند ، اغلب موسسات خدماتی از شیوه های کمی ( نظیر شاخص ارزش فعلی مازاد) در برنامه ریزی بودجه ای آتی نیروی کار ، استفاده نمی کنند .

تقریباً مدیریت ارشد یک سازمان خدماتی غالباً براساس قضاوتهای بسیار ذهنی در مورد نیازهای فعلی و آتی خود ، نیروی کار اضافی را استخدام می نماید .

یکی از دلایل عمده این شیوه بودجه بندی ذهنی و ناکارآمد ، دشواری سنجش و ارزیابی مزایای حاصل از استخدام نیروی کار اضافه می باشد .

از سوی دیگر ، شرکت تولیدی که به تحصیل تجهیزات جدید تولیدی می اندیشد می تواند مزایای حاصل از این تجهیزات را با آنالیز کالاهای ملموسی که این تجهیزات قادر به تولید آنها خواهند بود تخمین, و برآورد درآمد اضافی که از فروش محصول تولید شده بدست خواهد آمد ، ارزیابی نمایند .

دومین علت شیوه های ناکارآمد برنامه ریزی بودجه در موسسات خدماتی نتیجه انعطاف پذیری افزایش یافته این سازمانها در تغییر تصمیم قبلی است .

به عنوان مثال اگر یک شرکت حسابداری رسمی یا CPA دو عضو دیگر استخدام نماید و سپس ( یک سال بعد) دیگر به خدمات این دو نفر نیازی نباشد ، مدیران ارشد این شرکت می توانند بدون پیش آمدن مشکلی و متحمل شدن هزینه ای ، به کار آنها خاتمه دهند .

با اینحال اگر یک شرکت تولیدی ، دستگاه اضافی را با هزینه 500000 دلار خریداری نماید و یک سال بعد متوجه عدم ضرورت این دستگاه شود ، دشواری و هزینه تغییر تصمیم قبلی می تواند در موفقیت فعالیتهای آن سازمان تعیین کننده باشد .

دشواری در تعریف اهداف عملیاتی همانطور که قبلاً در این متن بر آن تاکید شده ، توسعه سیستم بودجه بندی مستلزم پی ریزی اهداف متنوع عملیاتی بلند مدت در سازمان است .

سپس سازمان براساس این اهداف عملیاتی ( نظیر دستیابی به سطح قابل قبولی از سود خالص و دستیابی به موجودی تولید شده با کیفیت) بودجه عملیاتی بلند مدت و کوتاه مدت خود را توسعه میدهد .

در مورد شرکتهای تجاری که کالاهای ملموس را تولید نموده و به فروش می رسانند و معمولاً دارای سرمایه گذاری کلان بر روی دارایی های مشهود بلند مدت هستند, سطح بودجه بندی سود خالص براساس رضایت از بازده دارایی به کار گرفته شده (یعنی درآمد خالص ÷ کل دارایی) استوار گردیده است .

با این حال در مورد سازمانهای خدماتی کمیت و مقدار دارایی مشهود مورد نیاز برای کسب سود خالص قابل قبول غالبا حداقل است .

منابع عمده ای که در توانایی کسب درآمد در اغلب موسسات خدماتی دخیل هستند مهارت کارکنان حرفه ای (مانند حسابداران در یک دفتر CPA و پزشکان در یک دفتر پزشکی) می باشد.

از آنجاییکه سنجش پولی مهارتهای کارکنان حرفه ای یک سازمان خدماتی اگر غیرممکن نباشد بسیار دشوار است, تعیین رضایتمندی از هدف عملیاتی "بازده دارایی های به کار گرفته شده" برای برنامه ریزی بودجه, غیرقابل حصول است.

بدون داشتن یک مبنای پولی تعیین دارایی که براساس آن سطح رضایتمندی از درآمد خالص برنامه ریزی می شود, پیش بینی بودجه سود خالص آتی یک سازمان خدماتی بی نهایت دشوار است .

یک شرکت تولیدی میتواند در طراحی وبرنامه ریزی بودجه خود ، هدف عملیاتی سطح کیفی را برای موجودی خود پی ریزی نموده وسپس مراحل تولید(یعنی خرید مواد خام با کیفیت مناسب که در فعالیت های تولیدی مورد استفاده قرارمیگیرند)را به گونه ای برنامه ریزی نماید, تا به سطح کیفی برنامه ریزی شده دست یابد .

همان طور که قبلا نیز گفته شد ، محصولات فروخته شده از سوی مؤسسات خدماتی ، ماهیت نامرئی دارند تا مرئی(مانند توصیه ها و رایزنی های تغییر سیستم که از سوی یک دفتر مشاوره به مراجعه کننده عرضه وارائه می شود).

بنابراین هر گونه تلاش از سوی یک شرکت خدماتی برای توسعه اهداف کیفی پی ریزی شده در مورد محصولات نامرئی آن ، مستلزم ذهنیت قابل ملاحظه ای است .

فاکتوردیگری که تعریف اهداف عملیاتی را بسیاردشوارمی سازد ( به خصوص سازمان های خدماتی حرفه ای نظیر دفاتر حقوقی ، دفتر CPA وکلینیک های پزشکی) انگیزش کارکنان حرفه ای است .

یک فرد حرفه ای غالبا اهداف انگیزشی دارد, که دو مسیر قرار گرفته اند(1) اهدافی که در موفقیت عملیاتی شرکت تجاری که وی درآن به فعالیت مشغول است ، دخیل هستند و (2) اهدافی که به تشخیص حرفه ای همکاران نسبت داده می شود .

اهداف گروه اول به شکلی مثبت به اهداف سازمان فرد حرفه ای مربوط می گردد ، در حالیکه دسته دیگر اهداف ممکن است با اهداف سازمان در تضاد باشد .

به عنوان مثال در طی روز کاری هشت ساعته یک پزشک در کلینیک درمانی شش ساعت از این هشت ساعت به مراقبت و معاینه بیماران اختصاص داده میشود ودو ساعت دیگر صرف تحقیقات شخصی وی میگردد.

شش ساعتی که یک پزشک در طی آن با بیماران کارمیکند به طورمستفیم به هدف سود آوری کلینیک مربوط میشود, چرا که خدمات وی درآمدی را نصیب کلینیک مینماید .

با این حال سهم مستقیم پزشک در اهداف کلینیک در طی دو ساعتی که به تحقیق اختصاص می یابد نامعلوم است .

در صورتی که اثر تحقیقاتی, ا ین پزشک را قادر به انتشار چند مقاله در مجلات پزشکی حرفه ای نماید ، این پزشک تایید مثبت همکاران خود را دریافت مینماید .

اما در طول این دوساعت تحقیق روزانه ، به طور مستقیم در کسب درآمد برای کلینیک مشارکت ندارد .

بنابراین زمان کار صرف شده برای تحقیق درواقع با هدف سودآوری کلینیک پزشکی در تناقض است (البته در صورتی که این پزشک از انتشار تحقیقات خود شهرت یابد ، بیماران بیشتری به سوی کلینیک سرازیر می شوند و در نتیجه سود خالص کلینیک به مقدار قابل توجهی افزایش می یابد).

هنگامی که یک سازمان خدماتی تلاش مینماید تا اهداف عملیاتی را به عنوان مبنای برنامه ریزی بودجه پی ریزی نماید ، پیش بینی این که عمل چه تاثیرات مثبتی در سازمان و در نتیجه اهداف حرفه ای کارکنان می گذارد ، بسیار دشوار خواهد بود.

دشواری در انجام ارزیابی در فصول 2و3 اهمیت ارزش گزارش عملکردی منظم در آشکار نمودن انحرافات قابل توجه, در میان پروژه های بودجه ای ونتایج واقعی مورد بحث وبررسی قرارگرفت .

اطلاعات حاصل ازاین گزارشات کنترلی ، به مدیران شرکت امکان میدهد تا انحرافات بودجه ای مهم را بررسی نموده وراه درستی را در پیش گیرند .

دشواری ارزیابی عملکرد سازمان خدماتی از دلایلی که قبلا در مورد این نوع سازمان ها وسیستم بودجه ای نا کارآمد آن ها مورد بررسی قرارگرفت ، ناشی می شود .

این دور تسلسلی بدون گریز است!

به منظور توسعه یک سیستم مؤ ثر برنامه ریزی بودجه ، شرکت تجاری باید نخست اهداف عملیاتی خود را روشن نما ید .

اگر سازمان نتواند اهداف عملیاتی خود را به طور روشن تعریف نماید(همان طور که برای اغلب سازمان های خدماتی صادق است) روند تهیه کردن بودجه های مالی ، بی نهایت دشوارخواهد شد.

بدون دسترسی به داده های بودجه ای معتبرجهت مقایسه آن ها با داده های عملکردی واقعی ، هر گونه تلاش در جهت ارزیابی عملکرد واقعی شرکت بی ثمر خواهد بود .

حتی درموقعیت های خاص که پروژه بودجه بندی تقریبا معتبری را میتوان برای فعالیت های سازمانی خاص تهیه نمود, ارزیابی عملکردی سازمان معمولا بسیاردشواراست .

به عنوان مثال مدیران ارشد یک شرکت مشاوره ای ، چنین براورد می نمایند که تقریبا 350 ساعت برای انجام مطالعه روی سیستمها مشتریان شرکت ، ضروری باشد .

براساس این برآورد ، طراحان بودجه شرکت مشاوره ای می توانند پیش بینی های مالی از هزینه های مورد نظر و درآمد حاصل از مشاوره را توسعه دهند .

هنگامی که کار مطالعه سیستمها به پایان رسید، پژوه های بودجه را می توان با نتایج واقعی مقایسه نمود .

با این حال این مقایسه ها ، کارآیی یا ناکارآیی واقعی خدمات این شرکت را در مورد مراجعین آن مشخص نمی نماید ، این شرکت مشاوره ای هیچ «کالای ملموسی» را به مشتریان خود عرضه ننموده تا بتوان کیفیت آن را مورد بررسی قرار داد .

در عوض کالایی نامرئی (توصیه هایی در مورد تغییر سیستمها ) از کار شرکت مشاوره ای حاصل شده است .

از آنجائیکه در ورای کنترل یک شرکت خدماتی ، متغییرهای زیادی که کارایی سیستم جدید کمپانی (نظیر لیاقت کارکنان وپایداری مالی شرکت مراجعه کننده ) را تعیین می نماید ، هر نوع تلاش در جهت بررسی کارایی یا عدم کارایی سیستمهای مشاوره ای که توصیه ها را تغییر می دهد ، بسیار ذهنی خواهد بود .

به علاوه ، ممکن است سیستمی که به تازگی طراحی شده ، چند سال اجرا گردد بدون اینکه ارزیابی از کارایی سیستم در سهیم شدن در اهداف کمپانی ، صورت گیرد .

کامپیوترها در مؤسسات خدماتی این قسمت از این فصل ، نمونه های عملی را در مورد نحوه کاربرد کامپیوترها در تعداد معدودی از مؤسسات خدماتی ، ارائه نموده وبر نقش میکروکامپیوترها وکاربرد آنها در شرکتهای خدماتی تاکید می کند .

در چند سال گذشته بسیاری از مؤسسات خدماتی میکروکامپیوترها را در سیستمهای اطلاعاتی خود ادغام نموده اند .

قسمت قبلی این فصل، نقش میکروکامپیوترها را برای دندانپزشکان وبیمارستانها روشن نمود .

انواع خاصی از مؤسسات خدماتی که در اینجا بدانها خواهیم پرداخت ، راه آهن ، بانکها ورستوران می باشد .

کامپیوترها خطوط راه آهن هنگامیکه یک قطار باری در حال گذر است ، اولین چیزی که شما می بینید یک لوکوموتیو قدرتمند است که قطار را می کشد .

لوکوموتیوها ، اقلام فوق العاده گرانقیمتی هستند ؛ بنابراین سازمان راه آهن هر ساله میلیونها دلار صرف خرید وتعمیر آنها می نماید .

اکنون میکروکامپیوترها به خطوط راه آهن کمک می کنند تا فعالیتهای مدیریتی خود از جمله برنامه ریزی هزینه را بهبود بخشند .

در واشنگتن دی سی تحلیلگران انجمن خطوط راه آهن امریکا ، یک مدل صفحه گسترده را برای کمک به راه آهن در فعالیتهای برنامه ریزی هزینه ایجاد نمودند.

(این انجمن یک گروه تجاری است که از خطوط راه آهن باری حمایت می نماید ) .

این مدل سفارشی صفحه گسترده از Lo – tus 1-2-3 یا IBM PC/XT بهره می گیرد .

این مدل می تواند با هر عضو خطوط راه آهن برای طراحی هزینه ها به هنگام تعویض یا تعمیر لوکوموتیوهای فرسوده به کار گرفته شود .

با فرمولهای مناسبی که در این مدل برنامه ریزی شده ، هر خط راه آهن می تواند به سرعت تصویر مالی در کنترل لوکوموتیو خود را تشخیص دهد ویا می تواند موارد مالی مختلفی را آزمایش کند .

در گذشته ، خطوط راه آهن ناچار بودند تا هزینه ها را با مداد وکاغذ ترسیم نمایند .

اما از آنجاییکه این کار وقت زیادی می برد ، تحلیل گران توانستند تنها طرح های کم هزینه را مورد توجه قرار دهند .

اکنون می توان این برنامه ریزی را روی میکروکامپیوتر انجام داد.

مثال خاصی از خطوط راه آهن که امروزه از میکروکامپیوترها بهره می گیرند ، خطوط راه آهن Canadian pacific است که فعالیت خود را از سال 1885 آغاز نمود .

اگر چه Canadian pacific یک خط آهن قدیمی است ، اما وارد عصر کامپیوتر شده است .

در ابتدا Canadian pacific این کار را با کامپیوتر وپایانه های بزرگ انجام داد .

امروزه این خط آهن از میکروکامپیوترهای کوچک اما قدرتمند استفاده می نماید .

این میکروکامپیوترها مسیر فعالیتهای صورت گرفته در خط آهن Canadian pacific را هموار نموده اند .

یکی از شگفت انگیزترین شاهکارهای میکروکامپیوتر در خطوط راه آهن ، کمک در گسیل قطارهاست.

گسیل کنندگان ، حرکات و ترخیص قطارها را در طول صدها مایل خط آهن کنترل می نمایند .

آنها در پیروی از قوانین پیچیده امنیتی ، باید مانع از برخورد قطارها یا حرکت آنها در قسمتی از خط آهن شوند که در دست تعمیر است .

در گذشته فعالیت گسیل با کمک الواری دستی انجام می شد .

اکنون این کار از طریق یک IBM PC وبرنامه ای که کلیه قوانین را می شناسد ، انجام می پذیرد .

این برنامه پتانسیل نجات افراد ونیز میلیونها دلار را از طریق حذف این کار بوسیله دست ، دارا می باشد .