یعنی ایجاد و نگهداری مجموعه حساب ها با سرفصل های جداگانه برای هر یک از انواع منابع و مخارج فعالیتهای مالی را که با هم در ارتباطند، به منظور خاصی دریافت و پرداخت می شوند. اصطلاحا حساب های مستقل برای وجوه مستقل می گویند.
در حساب مستقل عمومی ،وجوه جاری، درآمد اختصاصی و برخی از حسابها ی مستقل دیگر، کنترل بودجهای که یکی از اصول متداول حسابداری دولتی می باشد باید از طریق نگهداری حسابهای بودجه ای اعمال گردد. حسابهای بودجهای که بر خلاف حسابهای عادی متضمن ارقام درآمدها و هزینه های پیش بینی شده می باشند؛ دارای خصوصیات زیر هستند :
1- حسابهای بودجه ای باید میزان اعتبارات مصوب برای هر برنامه، فعالیت و طرح، منبع مالی اعتبارات، اعتبارت اختصاص یافته، تعهدات قطعی نشده، اعتبارات هزینه شده و نیز مانده مصرف نشده اعتبارات مصوب را نشان دهند.
2- حسابهای بودجه ای باید امکان ارائه اطلاعات کافی به اجرا کنندگان بودجه مصوب در مورد میزان مسئولیت آنها، عملکرد آنها و جریان پیشرفت آنها متناسب با منابع مالی بکار گرفته شده را فراهم نمایند.
3- حسابهای بودجه ای باید میزان بازده و کفایت استفاده از منابع انسانی، منابع مالی و نحوه اعمال تکنیکهای مدیریت در استفاده مطلوب از اعتبارات مصوب را به درستی نشان دهند.
4- حسابهای بودجه ای باید مسئولیتها و وظایف واحدهای سازمانی و کارکنان آنها در وصول درآمدها، تعهد اعتبارات و پرداخت هزینه ها را دقیقا مشخص نمایند. این حسابها باید همیشه قابل حسابرسی توسط حسابرسان مستقل دولتی باشند.
5- حسابهای بودجهای باید امکان تجزیه و تحلیل نتایج وآثار اقتصادی درآمدها و هزینههای دولت درآمد ملی و اشتغال، تأثیر فعالیتهای دولت بر توزیع عادلانه درآمدها و تولید ناخالص ملی را فراهم می کند
نحوه ثبت حسابهای بودجه ای
در ابتدای هر سال مالی حساب "در آمد های پیش بینی شده " که یک حساب کنترل در دفتر کل می باشد، به میزان جمع درآمدهای منظور شده در بودجه مصوب، که انتظار می رود در سال مالی اجرای بوجه شناسایی شوند، بدهکار می گردد. همچنین، میزان درآمدهایی که برای هر منبع درآمد تعیین شده در بودجه مصوب برآورده شده است در بدهکار حساب معین مربوط ثبت می گردد، به ترتیبی که جمع مبالغ حسابهای معین با حساب کنترل درآمدهای پیش بینی شده تطبیق نمایند. از طرف دیگر، معادل مبلغی که به حساب " درآمد های پیش بینی شده " بدهکار شده است حساب تحت عنوان " مازاد تخصیص نیافته " یا " مازاد حساب مستقل " بستانکار می گردد .
حساب " مازاد تخصیص نیافته " قبل از ثبت ارقام بودجه هر سال، معمولا دارای مانده بستانکاری است که نمایانگر مازاد داراییهای حساب مستقل بر بدهیهای آن ( که باید از محل داراییها پرداخت شوند ) می باشد. بدیهی است در صورتی که بدهیهای یک حساب مستقل از داراییهای آن بیشتر باشند " حساب مازاد تحصیص نیافته " دارای مانده بدهکار خواهد بود.
بعد از ثبت درآمدهای پیش بینی شده، حساب مازاد تخصیص نیافته نشان دهنده مجموع داراییها و درآمدهای پیش بینی شده برای دوره مالی بر بدهیهای هر حساب مستقل – که باید از محل داراییهای آن پرداخت شوند – خواهد بود که در حقیقت معادل جمع وجوه و منابع مالی موجود برای تأمین اعتبارت مصوب می باشد.
در اول هر سال مالی اجرای بودجه، بعد از ثبت درآمدهای پیش بینی شده، حساب مازاد تخصیص نیافته با مازاد حساب مستقل به میزان کل اعتبارات مصوب بدهکار و حساب اعتبارات مصوب که یک حساب کنترل می باشد به همان میزان بستانکار می گردد. اعتباراتی که برای هر یک از برنامهها، فعالیتها و مواد هزینه حساب مستقل تصویب شده است در بستانکار حساب معین مربوط ثبت میگردد، به ترتیبی که مجموع مبالغ حسابهای معین با حساب کنترل اعتبارات مصوب تطبیق نماید.
حسابداری درآمدها
درآمدهای واقعی هر سال مالی با بستانکار کردن حساب درآمدها که یک حساب کنترل در دفتر کل می باشد و بدهکار کردن " حسابهای دریافتنی " یا "بانک" ثبت می شوند. برای حساب کنترل درآمدها باید حسابهای معین، با همان طبقه بندی و عناوین حسابهای معین درآمدهای پیش بینی شده، نگهداری شوند که جمع ماندههای آنها قابل تطبیق با حساب کنترل مذکور باشد.
حسابداری تعهدات قطعی نشده و هزینه ها
اعتبارات مبالغی می باشند که برای مصارف معین در بودجه مربوط به تصویب می رسند. به عبارت دیگر، اعتبارات مصوب، اجازه ایجاد تعهد یا بدهی برای مدت معین به مبلغ معین و برای مصارف معین است. بنابراین تعهدات یا بدهیهای مجازی که از محل اعتبارات مصوب ایجاد می شوند اعتبارات مصوب تلقی می گردند.
در حسابداری دولتی، اصل احتیاط ایجاب می کند که تمام سفارشات خرید و قراردادها قبل از تأمین اعتبار به دقت بررسی شوند تا وجود اعتبار کافی برای هزینه های که در مقابل دریافت کالا و خدمات انجام می شوند اطمینان حاصل گردد. بدهیها و تعهدات احتمالی و غیر قطعی، ناشی از انعقاد قراردها و صدور سفارشات خرید، تعهدات قطعی نشده نامیده می شوند.
در حساب مستقل عمومی و برخی دیگر از حسابهای مستقل که شامل حسابهای بودجهای میباشند هنگام ایجاد تعهدات احتمالی و قطعی نشده حساب "تعهدات قطعی نشده " بدهکار و حساب " اندوخته تعهدات قطعی نشده " معادل مبلغ قرارداد یا سفارش بستانکار می شود. حساب "تعهدات قطعی نشده" یک حساب کنترل در دفتر کل است که دارای حسابهای معین مربوط با طبقه بندی و عناوین اعتبارات مصوب می باشد.
در اغلب حسابهای مستقل هزینه ها هنگام ایجاد تعهدات قطعی ناشی از دریافت کالا و خدمات شناسایی می شوند. بنابراین بعد از دریافت کالا و خدماتی که از محل اعتبارات مصوب خریداری شده اند باید ثبتهای زیر در حسابها منعکس گردد:
1-حساب"اندوخته تهدات قطعی نشده " معادل قیمت تمام شده کالا و خدمات دریافت شده بدهکار و متقابلا"حساب تعهدات قطعی نشده " (همراه با حساب معین مربوط ) بستانکار میشود.
2- حساب "هزینه ها" همراه با حسابهای معین معادل مبلغ قابل پرداخت بابت قیمت کالا و خدمات بدهکار و حساب "بانک " با حسابهای پرداختنی به همین مبلغ بستانکار می شود. به منظور امکان مقایسه حسابهای اعتبارات مصوب تعهدات قطعی نشده و هزینه ها، طبقه بندی معین حسابهای مذکور باید مشابه و یکنواخت باشد. حساب اندوخته تعهدات قطهی نشده که فاقد حسابهای معین می باشند معمولا به عنوان بخشی از از ارزش ویژه هر حساب مستقل تلقی می گردد.
اصلاح بودجه مصوب
اگر در سال مالی اجرای بودجه ارقام برآوردی مندرج در بودجه مصوب یک حساب مستقل که دارای حسابهای بودجه ای می باشد اصلاح شود ثبتهای زیر باید در دفاترانعکاس یابد :
الف – در صورتیکه اعتبارات مصوب به علت کاهش درآمدهای پیش بینی شده تقلیل یابد حساب " اعتبارات مصوب" به میزان کاهش بدهکار و حساب "درآمدهای پیش بینی شده" به میزان افزایش بستانکار می گردد. اگر میزان کاهش اعتبارات مصوب کمتر از میزان کاهش درآمدهای پیش بینی شده باشد مابهالتفاوت به حساب "مازاد تخصیص نیافته" منظور میگردد.