مرحله در خواست خرید : ابتدا مرحله درخواست خریدا ست که این مرحله با در خواست خرید واحد در خواست کننده و ارسال آن به دیده خرید شروع شده که دایره خرید وظیفه تهیه و تدارک مواد، ملزومات، ابزار آلات و لوازم یدکی مورد نیاز شرکتهای تولیدی را بر عهده دارد در این دایره فهرستهایی از مشخصات فنی کلیه مواد مصرفی مورد نیاز موجودات است(که در این شرکت دایره خرید وجود ندارد).
مرحله استعلام بهاء: که بعد از درخواست خرید مرحله استعلام بهاء از شرکتهای تولید کننده کالاهای مورد نیاز شرکت که معمولاً این شرکتها را به طریق زیر می توان شناسایی کرد.
الف)از طریق سفارتخانه های کشورهای بیگانه ب)از طریق شرکتهای مشابه ج)از طریق سوابق موجود در شرکت د)از طریق مراجعه به اتاق بازرگانی ه)از طریق حضور در نمایشگاههای بازرگانی و صنعتی داخل و خارج کشور و)از طریق مرکز اطلاعات فنی ایران ز)از طریق بررسی نشریات ،مجلات و کانالوگهای تخصصی و فنی ح)از طریق شبکه اطلاع رسانی و بعد از شناسایی شرکتها استعلام بها است که یکی از متداولترین روشهای دریافت قسمت و انجام خرید در این روش خریدار قیمت کالای مورد نظر را از چند فروشنده استعلام می کند و پس از انجام مذاکراتی در خصوص تخفیف قیمت،کیفیت مورد نظر و یا موارد دیگر مناسبترین پیشنهاد دریافتی را انتخاب و سپس بر خرید اقدام می کند.
مذکره: بحث و گفتگوی است که برای تعیین و اخذ بهترین قیمت خرید بین خریدار و فروشنده رّد و بدل می شود با انجام مذاکرات مناسب می توان بهترین قیمت ممکن را برای کالای مورد نیاز بدست آورد اما پرداخت قیمت پایین ،تنها شرط بهترین خرید نیست بلکه باید سعی شود پس از بررسیهای لازم در مورد کیفیت و مشخصه های فنی، با پرداخت پایین ترین قیمت به بهترین خرید اقدام کرد بنابراین در خریدها باید هر دو اصل مهم کیفیت و قیمت مد نظر قرار گیرد.
در خواست نمونه کالا: و سپس در خواست نمونه کالا را می کنیم و کالا نمونه را مورد بررسی و کنترل قرار می دهیم که کنترلی مانند کنترلی کیفی معمولاً درخود شرکت انجام می شود مگر اینکه قطعه از پیچیدگی خاصی برخوردار باشد مثل سایر انجمنهای موتور که برای بررسی آنالیز قطعه نمونه با قطعه اصلی به شرکت آنالیز تهران یا مشهد فرستاده می شود.
در خواست پروفرما: که بعد از مناسب بودن کالا با اعلام شرایط در خواست پروفرما(پیش فاکتور)می کنیم پروفرما سندی است که فروشنده آنرا تنظیم و مهر و امضاء می کند پروفرما حاوی مطالب و اطلاعات زیر است.
نام نشانی فروشنده،تلفن دورنگار2- نام و نشانی خریدار3- شماره و تاریخ صدور پیش فاکتور(پروفها)4- نام و مشخصات کالا5- تعداد کالا 6- ارزش واحد ،ارزش کالا7- کرایه حمل 8- نحوه بسته بندی9- شرایط حمل و زمان تحویل و نام مبدأ و مقصد حمل 10- مدت اعتبار قیمت پیش فاکتور 11- شرایط و نوع ارزی که باید پرداخت شود12- گواهی بازرسی فرم در خواست ثبت سفارش: پس از دریافت پروفرما،برای تکمیل فرم در خواست ثبت سفارش به آیین نامه اجرایی قانون و مقررات صادرات و واردات آن سال مراجعه و شماره تعرفه مربوطه به کالای معین و تکمیل می کنیم فرم ثبت سفارش کالا، معمولاً در هفت نسخه به شرح زیر تنظیم می شود.
نسخه1:ویژه بانک گشایش کننده اعتبار نسخه 2:ویژه بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران نسخه3: ویژه گمرک جمهوری اسلامی ایران نسخه4: ویژه وزارت بازرگانی نسخه5: ویژه کامپیوتر وزارت بازرگانی نسخه6: ویژه وزارتخانه مجوز دهنده ورود کالا/عدم ساخت نسخه7:ویژه وزارتخانه تخصیص دهنده ارز گرفتن مجوز ورود کالا: که مرحله بعد گرفتن مجوز ورود کالا است که این مجوز را باید از وزارت بازرگانی دریافت کنیم که پس از گرفتن مجوز کالا باید کالا را در یکی از موسسات بیمه معتبر بیمه کنیم (که معمولاً برای شرکت ما همزمان بانک کار بیمه را انجام می دهد).
مدارک لازم جهت گشایش اعتبار: پس از اخذ مجوزهای لازم و خاتمه گردش کار مربوط، زمان ارائه مدارک جهت گشایش اعتبار یکی از بانکهای مجاز فرا می رسد.
نقشه نسب تجهیزات:تجهیزات بسته به نوع فعالیت بصورت ردیف تا خط مونتاژ ردیفی و در سالن های مربوط نسب شده.
به لحاظ خصوصیت و ماهیتی که دارند از بیمه نامه مستثنی می شوند اما می توان آنها را با توافق جداگانه در مقابل حق بیمه اضافی بیمه کرد.
فرم درخواست گشایش اعتبار 2- فرم تکمیل شده اعتبار همراه با مدارک مورد نیاز 3- موافقت بانک جهت گشایش اعتبار و دریافت شماره اعتبار4-تعهد نامه واریز نقدی باقیمانده اعتبار (به ریال) در معامله اسناد5- پروفرما اینویس 6- نسخه اول اوراق ثبت سفارش 7- اصل بیمه نامه که از طرف یکی از شرکتهای بیمه ایرانی صادر شده باشد 8- اصل و فتوکپی کارت بازرگانی 9- مجوز وزارتخانه/سازمان ذیربط برای سهمیه ارزی 10- تعهد نامه گشایش اعتبار از طرف هر یک از بانکهای که دارای شعبه ارزی باشند.
فرم گشایش اعتبار: این فرم را متقاضی تکمیل می کند و چنانچه در تکمیل آن دقت نشود شعبه بانک از پذیرش فرم خط خورده و ناقص امتناع می کند فرم مذبور حاوی اطلاعات زیر است.
کلیه مشخصات خریدار کلیه مشخصات فروشنده شرایط خرید نحوه پرداخت شرایط حمل شرایط و ضوابط بانکها و سپس بانک گشایش کننده اعتبار بعد از وصول کار مزد و اعمال بررسیها و محاسبه ارزی و ریال و کنترل از جهت مطابقت با سایر موا زین کلیه مدارک را برای تأیید و تخصیص ارز به بانک مرکزی ارسال می کند.
بانک مرکزی نیز پس از اعمال بررسیهای لازم، چنانچه اشکالی وجود نداشته باشد بر اساس شماره اعتبار اسناد، به باز کردن اعتبار و تخصیص ارز اقدام می کند و مدارک مزبور را به بانک گشایش کننده عودت می دهد بانک گشایش کننده بعد از گشایش اعتبار و ابلاغ آن به خریدار منافع مشتری خود را در چارچوب شرایط و ضوابط خرید که از طریق تلکس نهایی به اطلاع فروشنده و بانک کارگزار رسانده است بعهده گیرد.
مرحله بارگیری و حمل کالا: که بانک کارگزار گشایش اعتبار به فروشنده اطلاع می دهد که کالا را برای ما بارگیری و حمل می کند که شرکت ما معمولاً در موقعه حمل 10% کالا به فروشنده می پردازد و معمولاً حمل کالای ما از طریق آب است و زمان ورود کالا به بنا در کشور،کشتیرانی برای ما گواهی ورود صادر می کند.
ترخیص کالا: در این مرحله باید به بانک مراجعه کرده و اسناد و مدارک را برای ترخیص کالا تحویل بگیریم که در این مرحله باید با بانک تصفیه حساب کنیم (بستگی به نوع قرار داد) که شرکت ما 10 % قیمت کالا از زمان حمل و 90% باقیمانده را 6 ماه یا یکسال در سال و 2% از ما می گیرد و اگر فروشنده حاضر به فروش نسب نباشد زمان حمل 10% قیمت کالا را و زمان دریافت اسناد و مدارک از بانک 90% باقیمانده را به بانک پرداخت می کنیم.
در این مرحله باید به بانک مراجعه کرده و اسناد و مدارک را برای ترخیص کالا تحویل بگیریم که در این مرحله باید با بانک تصفیه حساب کنیم (بستگی به نوع قرار داد) که شرکت ما 10 % قیمت کالا از زمان حمل و 90% باقیمانده را 6 ماه یا یکسال در سال و 2% از ما می گیرد و اگر فروشنده حاضر به فروش نسب نباشد زمان حمل 10% قیمت کالا را و زمان دریافت اسناد و مدارک از بانک 90% باقیمانده را به بانک پرداخت می کنیم.
اعتبارات اسنادی (اعتبار نامه): اعتبار اسنادی قراردادی است که از مقررات منحدالشکل اعتبارات اسنادی مندرج در نشریه u s p-500 اتاق بازرگانی بین المللی تبعیت می کند و به موجب آن بانک محل خریدار یا وارد کننده کالا که به آن بانک گشایش کننده اعتبار می گویند بنا به درخواست و دستور خریدار بانک دیگری را در خارج از کشور به نام بانک کارگزار یا بانک پرداخت کننده اعتبار مجاز می دارد تا اگر فروشنده در مدت اعتبار اسنادی حمل کالای سفارشی را به بانک تحویل داد مبلغ مورد مطالعه را طبق قرارداد منعقده به ذی نفع در خارج از کشور پرداخت و سپس اسناد مذبور را به بانک محل خریدار کالا جهت واگذار به خریدار ارسال می کند.
اسناد حمل: منظور از اسناد حمل اسنادی است حاکی از مالکیت کالای سفارشی داده شده خریدار و حاوی مشخصات کامل کالای حمل شده از یک کشور به کشور دیگر که پس از ارسال از ارسال از بانک کارگزار برای بانک عامل و پشت نویسی در بانک عامل در اختیار خریدار گذاشته می شود تا برای ترخیص کالا اقدام می کند این اسناد عبارتند از سیاهه تجاری (فاکتور): سیاهه فروش سندی است که فروشنده به نام متقاضی مطابق متن اعتبار اسنادی تهیه و صادر می کند.فاکتور فروش حاوی موارد زیر است.
1- شرح کالا2- تعداد بست3- قیمت واحد و قیمت کل کالا4- وزن خالص و ناخالص5- هزینه حمل 6- نام و وسیله و تاریخ حمل 7- شماره اعتبار اسنادی 8- شماره بیمه نامه 9- شماره و تاریخ پروفرما 2- گواهی هبوا: گواهی مبدأ که در اتاق بازرگانی محل صادر شود این اطمینان را به خریدار می دهد که کالا ساخت کشور مورد نظر است این گواهی در کنسولگری کشور خریدار تأیید می شود.
3-گواهی بازرسی: کلیه وارد کنندگان کالا که ارزش کالای وارداتی آنها بیش از بیست هزار دلار است باید از طریق فروشنده گواهی بازرسی کالا را که در یکی از شرکتهای بازرسی کننده معتبر صادر می شود به بانک کارگزار ارائه کننده و شرکت بازرسی کننده خواسته شود که کالا را هنگامی که در وسیله نقلیه قرار داده شده و یا در حال بارگیری است از لحاظ کمی و کیفی بازرسی کند و تأیید کند که کالای بازرسی شده همان کالای مندرج در پروفرما و اعتبار اسنادی است.
4- بیمه نامه: تعدادی از خطرات تحت پوشش بیمه در متن بیمه نامه اصلی و برخی دیگر در شرایط ضمیمه آن بصراحت استثناء می شود.
الف)خطرات تحت پوشش: عبارتند از:خطرات دریایی طوفان، به گل نشستن کشتی، تصادم، برخورد صخره یا کوه یخ، آتش سوزی کالا در کشتی.
ب)خطرات استثناء شده: بخشی از خطرات اصولاً با حمل گاز ارتباط ندارد و نمی توان آنها را بیمه کرد دسته ای دیگر به لحاظ خصوصیت و ماهیتی که دارند از بیمه نامه مستثنی می شوند اما نمی توان آنها را با توافق جداگانه و در مقابل حق بیمه اضافی بیمه کرد.
5- بارنامه: بارنامه سندی است که از طرف حمل کننده یا نماینده وی پس از دریافت کالا با ذکر تعداد و کیفیت محموله برای حمل از یک نقطه (مبدأ) به نقطه دیگر (مقصد) تهیه و تنظیم و بر طبق آن بارگیری می شود بارنامه (B/L) بهترین و معتبرترین سند در معاملات بازرگانی است و در مورد بارنامه دریابی که در مورد حمل کالای ما است به این صورت است که بارنامه مالک کشتی یا شرکت کشتیرانی صادر در آن تأیید می کند که کالاهای نام برده شده یا تعیین نوع، تعدا و علائم بسته ها در بندر مقرر مبدأ به منظور حمل در یک کشتی معین بارگیری و برای تخلیه در بندر مشخص مقصد تحویل گرفته شده اند بارنامه حمل دریابی معمولا در چهار نسخه صادر می شود که به غیر نسخه اول بارنامه، دو، سه یا چهار نسخه اصلی از طرف مقصدی حمل یا نماینده وی امضا و مهر می شود نسخه اصلی، بارنامه معادل سند مالکیت است و حامل آن می تواند در قبال ارائه آن کالا را تحویل گیرد.
6- لیست بسته بندی: در این لیست، مشخصات محموله (تعداد،وزن،حجم،علائم و محتویات هر بسته) قید می شود و اهمیت و فایده این لیست بویژه هنگامی است که کالاها مشخصات مختلفی دارند و بدیهی است محتویات بسته ای که باز می شود و باید عیناً مطابق آنچه در فهرست بسته بندی قید شده است باشد در غیر اینصورت فهرست بسته بندی مخدوش تلقی می شود.
7- سایر گواهیها: ممکن است خریدار یا بانک گشایش کننده اعتبار و یا گمرک برای حصول اطمینان از سالم و درست بودن کالا و یا مطابقت داشتن با مختصاتی معین، گواهیها تأییدیه های دیگری بر حسب مورد در خواست کنند از جمله: گواهی وزن ،گواهی تجزیه و تحلیل و بعد از گرفتن این اسناد و دریافت اجازه ترخیص (ترخیصیه)و سپس در انبار گمرک نوع کالا را بازرسی می کنند و سپس شماره تعرفه- قیمت کالا را با همان شماره تعرفه و اظهارنامه کالا تطبیق داده می شود و سپس کارشناسان بررسی می کنند آیا کالا با پروفه ما تطبیق دارد یا خیر.
دایره ارزش: که این دایره قیمت کل کالا وارداتی را دارد و بر مبناهای نرخهای موجود در این دایره گمرک از شرکتها دریافت می کنند و در صورتی که قیمت که در آن دایره موجود است پائینتر باشد ضمن گرفتن نرخ گمرک کالای مورد نظر جریمه می کنند که این جریمه معمولاً 20% تفاوت قیمت است و در درب ورودی مقدار حجم و وزن و تعداد را طبق ترخیصیه بازبینی می کند و سپس قسمت حراست گواهی بارنامه را صادر می کند.